Center for Regional Udvikling Healthcare Asset Tracking - Analyse af brugsperspektiver Januar 2014 Center for Regional Udvikling
Projektets partnere På det operationelle niveau er HAT et samarbejde mellem en række projektpartnere. Munin Spot Technology Aps Informi GIS Alectia A/S Herlev Hospital, Intern Service og Logistik Aalborg Sygehus Center for Regional Udvikling, Enheden for Forskning og Innovation, Region Hovedstaden Idéklinikken på Aalborg Sygehus Region Hovedstadens Regionslager Region Hovedstadens Apotek Insero Business Services Styregruppe Der er desuden nedsat en følgegruppe bestående af projektets interessenter samt centrale videnpersoner på området. Gruppen inddrages med henblik på at kvalificere projektets arbejde og sprede dets resultater effektivt. Munin Spot Technology Aps Alectia A/S Center for Regional Udvikling, Enheden for Forskning og Innovation, Region Hovedstaden Herlev Hospital, Intern Service og Logistik Region Hovedstadens Apotek Region Hovedstadens Regionslager Informi GIS Insero Business Services Strategy Lab Idé-klinikken, Aalborg Universitetshospital Følgegruppe Projektets strategiske satsninger bliver varetaget af en styregruppe bestående af: Amgros I/S GS1 Denmark Danmarks Tekniske Universitet Hospitalsenheden Horsens Bispebjerg Hospital Region Hovedstadens Blodbank Center for Økonomi, Enhed for Budget og Byggestyring, Region Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni, Region Hovedstaden Denne rapport er udarbejdet af Center for Regional Udvikling, Enheden for Forskning og Innovation, Region Hovedstaden. En tilsvarende rapport om brugerundersøgelser på Aalborg Universitetshospital er udarbejdet af Idé- klinikken, Aalborg Universitetshospital. For yderlige information om denne brugerundersøgelse, kontakt venligst: Werner Sperschneider, Center for Regional Udvikling, Enheden for Forskning og Innovation, Region Hovedstaden, wspe0002@regionh.dk. 2
Introduktion Metode Varegrupper Trykaflastningsmadrasser Medicinkasser Transportvogne Brugerbehov og brugsperspektiver Supportperspektiv Systemintegration Events Brugergrænsefladen til Go- Find Alarmer 3 3 5 5 5 6 9 9 10 10 11 11 Processtyringsredskab 12 Processtyring i forhold til trykaflastningsmadrasser 12 Processtyring i forhold til transportvogne 13 Processtyring i forhold til medicinkasser og væskevogne 15 Økonomiperspektiv Økonomiperspektiv ved trykaflastningsmadrasserne Økonomiperspektiv ved transportvogne Økonomiperspektiv ved medicinkasser SPOTMAP 16 16 16 16 17 Brugsscenarier fra pilot- test 18 Case: Medicinkassen der blev væk Case: Medicinkassen der blev leveret på forkert dag Case: Kobling af ordre og transportvogn/kasse 18 18 19 3
Introduktion HAT- projektet (Healthcare Asset Tracking) har til formål at teste og tilpasse en intelligent logistikløsning, som kan forbedre sporbarheden og flowet af varer på og omkring hospitaler. Dette sker gennem en systematisk og struktureret brugerinddragelse, hvor løsningen tilpasses i dialog med brugerne. Denne rapport afdækker resultaterne i forbindelse med pilottesten af sporing af varer på Herlev Hospital, Region Hovedstadens Apotek og Region Hovedstadens Regionslager. Rapporten afdækker de to brugernedslag, som er blevet foretaget og undersøger både relevansen af softwaren The SPOTWARE og de brugerbehov, som er blevet afdækket undervejs. I fase 1 blev brugernes behov og arbejdsprocesser afdækket, i fase 2 er der blevet foretaget to brugernedslag, hvor der fremkom forskellige brugsperspektiver i forhold til varegrupperne samt den læring som pilottesten har afstedkommet. Metode I forbindelse med brugerundersøgelsen er der blevet gennemført 13 kvalitative interviews med fokus på brugernes behov i forhold til brugergrænsefladen i The SPOTWARE (TSW). Interviews og brugerinteraktion med systemet er optaget på video, og der blev taget billeder. Interviewene blev gennemført fra oktober til udgangen af december 2013. Gennem brugerinddragelse er det både brugernes erkendte og ikke erkendte behov samt oplevelsen af brugergrænsefladen, der blev undersøgt. De behov som brugerne har, er blevet analyseret og kategoriseret som brugsperspektiver. Brugsperspektiverne beskriver den funktionalitet, som brugerne efterspørger på brugergrænsefladen. De specifikke brugere, som har været i fokus, er funktionsledere for portører, sygeplejersker, farmakonomer, og lagerarbejdere. Ledernes og medarbejdernes behov er afledt af deres arbejdsopgaver (processtyring og drift) og det potentiale, som de ser i sporingen af varer og den teknologiske løsning som TSW tilbyder. 4
Varegrupper De tre varegrupper i projektet på Herlev Hospital: - trykaflastningsmadrasserne Autologic fra ArjoHuntleigh, - transportvogne fra Region Hovestadens Regionslager, og - medicinkasser fra Region Hovestadens Apotek. De tre varegrupper i projektet på Aalborg Universitetshospital: - transportstole - celle & vævsprøver - nødblod Der blev valgt at fokusere på disse tre varegrupper grundet de særlige udfordringer i forbindelse med hver af dem. Trykaflastningsmadrasser: der er blevet sat RFID- tags på pumpen til trykaflastningsmadrasserne Autologic. Trykaflastningsmadrasserne lejes af Herlev Hospital hos virksomheden ArjoHuntleigh, hvor de gøres rent. Transportvognene: der blev sat tags på transportvognene fra Regionslageret fra Region Hovedstadens Apotek, på en måde så de er beskyttet for eventuel fysisk skade. Medicinkasser: ved kølekasser med medicin blev tags sat under låget af selve flamingokassen. Væskevogne: med væskevogne blev der undervejs tilføjet en varegruppe fra Region Hovedstadens Apotek. Væskevogne blev tagget på Herlev Hospital, fordi de ikke kommer retur til apoteket hurtigt nok. Det var ønsket om at få indsigt i returforløbet for at kunne se, hvor væskevognene stagnerer. Med TSW kunne man se, hvor en væskevogn befandt sig. Derudover kan der trækkes værdifuldt data om omløbstid, - intervaller og bevægelsesmønstre. Pilottest Der er gennemført en pilottest på de 3 varegrupper på Herlev Hospital. At der er tale om en pilottest og ikke en egentlig implementering har indebåret en række valg: Der er kun sat et begrænset antal readers op på hospitalet, hvilket betyder, at der ikke er fuld dækning i pilotperioden. En fuld dækning med fuld sporing på hele hospitalet vil kræve en implementering med flere readers. IT- integration er valgt fra. Det er muligt at integrere TSW med andre systemer. I piloten har man dog valgt ikke at gøre dette, da det ville være betydelig mere tidskrævende og omstændigt end at køre et hurtig tidsbegrænset forløb. 5
Readers er placeret ved strømstik, da der er valgt et mobilt setup, som hurtigt kan sættes op og tages ned. Det betyder, at der er begrænsninger i piloten ift. placering af readers. Valget er truffet, fordi en mere stationær løsning ville være mere tidskrævende og omstændig. Ikke alle varer i en varegruppe er tag ede. Det er valgt at foretage en pilottest på en udvalgt gruppe varer, som økonomisk og tidsmæssig er realistisk at spore i en pilot. Disse valg har naturligvis nogle konsekvenser for brugeroplevelsen. Der skal derfor skelnes, når brugerfeedback vurderes, mellem virkeligheden i en pilotopsætning og hvad virkeligheden ville være i en egentlig implementering. Trykaflastningsmadrasser På Herlev Hospital skulle trykaflastningsmadrasserne, før pilottesten, bestilles med fax, madrasserne blev derefter registreret og gen- registreret. Dette arbejde blev udført af en servicebetjent, som skrev registreringerne ind i et Excel ark, hvilket var tidskrævende. Denne praksis blev hurtig ændret i projektets første fase. Sporingen af denne varegruppe, og effekten af sporingen, er i kraft af dette delvist blevet overhalet af ændringer i bestillings- og registreringsprocessen. Herlev Hospital har et princip om nul- tolerance overfor tryksår. Patienter screenes dagligt for tryksår på de respektive afdelinger, hvilket har overflødiggjort den tidligere re- screeningen af patienterne. Under pilottesten foregik bestillingen af madrasserne via Ascom jobagent. Herlev Hospital ejer desuden én seng til bariatriske patienter, en heavy bed, som også er blevet tagget. Via sporingen er det nemmere at finde ud af, hvor sengen befinder sig og kontakte den respektive afdeling, hvis en anden patient har behov for madrassen. Effekten er, at det er nemt, at lokalisere denne vare, hvis den efterspørges af en anden afdeling. Medicinkasser I projektets fase 1 blev det besluttet at tagge kølekasserne fra Region Hovedstadens Apotek, fordi de indeholder kostbare lægemidler, hvor det er afgørende for deres holdbarhed, hvilken temperatur de er blevet opbevaret under. Når kølekasserne bliver stillet forkert, eller af andre årsager ikke kommer frem til deres leveringsadresse, kan det være en yderst bekostelig affære. En kølekasse kan let indeholde lægemidler til en værdi af 250.000kr. Med TSW er det muligt at - spore kølekasser, som er blevet væk, - finde en kølekasse, som er blevet stillet forkert, - finde ud af om den overhovedet er blevet leveret til hospitalet, 6
- se hvilken temperatur lægemidlerne har haft, - via temperaturmålingerne få viden om lægemidlerne fortsat kan bruges i tilfælde af, at de har været undervejs længere end planlagt. TSW leverer viden, som i sidste ende betyder, at farmakonomerne sparer tid på at lede, og at lægemidlerne ikke nødvendigvis skal kasseres, selvom de ikke har holdt temperaturen i en kort periode. I kølekasserne fra Region Hovedstadens Apotek har tags ene været påsat låget. De har derfor registreret den temperatur, som luften har haft og været et par grader varmere end nede ved lægemidlet og køleelementet. I den endelige løsning er det vigtigt, at tagsene bliver placeret nede ved selve lægemidlet, så det viser temperaturen der. Det har i pilotfasen været muligt at genfinde en forsvunden medicinkasse. Pga temperaturtag kunne det påvises, at noget af medicinen kunne anvendes, trods den forsinkede transport. Dette sparede Herlev Hospital for 180.000 kr. ekstra medicinudgift. Transportvogne Udfordringen ved transportvogne: - Hvis vognene bliver stillet et forkert sted på hospitalet, kan det tage lang tid at finde dem. Det kan være frustrerende for det kliniske personale eller forsyningsportøren, som går og venter på en vare. - Problemet ved sampakkede transportvogne, hvor der er varer til flere afdelinger i den samme vogn, er at ikke alle varer fra sampakvognen kommer frem til alle deres leveringsadresser, og at de er lang tid om at komme frem. - Transportvognene bliver brugt som et minilager på afdelingerne i stedet for at komme retur til Regionslageret indenfor 3 dage. I forhold til transportvognene har det ikke været muligt at få dem i et lukket kredsløb, hvor de transportvogne, som var taggede, kun kom til Herlev Hospital. Det var oprindelig planen, at Regionslageret skulle køre vogne til Herlev i et separat spor (et lukket kredsløb). Dette har ikke i praksis været muligt på lageret grundet travlhed. Dette har bevirket, at antallet af transportvogne med tags ikke har været ligeså højt, som de andre varegrupper. Effekten af dette har været, at transportvogne og varer, som er blevet væk i en del tilfælde ikke har været mulige at finde via TSW, fordi de ikke var taggede. Det begrænsede set- up har betydet, at transportvognene ikke er blevet læst i sengetårnet, fordi det ikke har været muligt at sætte RFID- readere op på alle relevante lokationer. Der blev valgt et begrænset set- up, hvilket påvirker effekten af løsningen. Det har været svært at se, hvor en vare befandt sig, hvis varen ikke var blevet læst undervejs eller havde bevæget sig uden for readernes rækkevidde. For Go- find funktion i TSW ville det have givet et bedre og 7
mere præcist billede, hvis der var blevet sat flere readere op. Den begrænsede opsætning har ligeledes betydet, at transportvognene ikke blev registreret, hvis de ikke blev kørt ind på en afdeling. Dermed har det været svært at få information om, hvor lang tid transportvognene opholdt sig på hospitalet og hvor de befandt sig. Når en forsyningsportør leverer varer fra Regionslageret bliver de i sengetårnet stillet ude ved elevatorerne. Her bliver de ikke læst af readerne, som sidder lige ved afdelingerne. Arbejdsprocesserne for forsyningsportørerne kolliderer derfor med opsætningen og giver ikke det ønskede resultat samt en manglende effekt for denne varegruppe. Dette understreger, hvordan pilottestens set- up påvirker effekten, hvilket er en vigtig læring i projektet. For Go- Find funktionen ville et lukket kredsløb samt et mere finmasket set- up have givet en bedre sporbarhed og en mere præcis viden om flowet af vognene. Under pilottesten har kalibreringen af readerne været en udfordring: kalibreringen førte til dobbeltlæsninger af en vare i TSW. Det vil sige, når en bruger har søgt efter en enhed i TSW har der i en del tilfælde været flere læsninger på samme tid. Når en enhed, som f.eks. en Autologic- madras, er læst på to forskellige etager på samme tid, ved brugeren ikke, hvor madrassen reelt set er. Effekten af TSW påvirkes meget af den slags teknologiske mangler. Læring i projektet er, at kalibreringen skal være korrekt justeret. Derudover påvirker betonvægge kalibreringen. Overordnet set har opsætningen stor betydning for den information, som TSW kan videregive, for Go- Find funktionen og for den generelle viden om varernes flow, hvilket er blevet tydeligt under pilottesten. 8
Brugerbehov og brugsperspektiv Brugernes behov er defineret som specifikke behov og krav der stilles til brugergrænsefladen med udgangspunkt i konkrete brugssituationer. Brugerne der har været i fokus er funktionsledere, der arbejder med ledelse, processtyring og drift. Brugsperspektiverne omhandler derfor værdien af en funktionalitet, som er baseret på et behov for overblik over flow og muligheden for at trække data ud af TSW for at lave analyser på baggrund af dette. Det handler f. eks. om at få viden om, hvornår varerne bliver leveret, hvordan de bliver kørt inde på hospitalet, og af hvilke ruter, det er det interessante. Brugsværdien handler også om sporing, f. eks. om at finde varer, der er blevet væk, eller ikke er blevet leveret til Herlev Hospital. Her er det sporbarheden i Go- Find- funktionen, som giver størst værdi. Til sidst vil brugerne gerne anvende TSW som dokumentation for, at de lever op til de aftaler, der blev indgået, og derudover at kunne dokumentere overholdelse af aftaler til kvalitetssikring. Det er ikke ligetil at beslutte, hvilke brugere man skal satse på. Havde man i pilottesten valgt andre grupper af brugere, ville kravene have været anderledes. Læringen er, at man skal have flere forskellige brugergrænseflader til de forskellige brugere af TSW. Det er altså flere forskellige behov, brugerne har, og flere forskellige funktionaliteter, der efterlyses for at mestre hverdagen på en bedre måde med TSW. Supportperspektiv Supportperspektivet handler om sporbarheden i TSW og den Go- Find funktion, som den teknologiske løsning tilbyder. Ved at slå op i TSW kan en bruger finde en vare de (akut) står og mangler. Denne funktion skal, ifølge brugerne, være intuitiv og det skal være let at finde varen, derved sparer personalet tid på at lede, det mindsker frustration og forbedrer kommunikationen mellem de ansatte, idet man kan se, om en vare er blevet leveret til hospitalet eller ej. Uden TSW er der ingen anden mulighed for at finde ud af, om en vare er blevet leveret til hospitalet, eller om den er blevet stillet et forkert sted, end at personalet fysisk går ud og leder efter varen. 9
TSWs Go- Find funktion frigør ressourcer, så brugerne kan bruge tid på andre arbejdsopgaver i stedet for at gå og lede. Til denne funktion efterlyser brugerne, at TSW bliver integreret med andre systemer, så at man i et opslag kan koble ordre og enhed. Systemintegration Under pilotprojektet kobles ordre og enhed manuelt på pakkeriet på Region Hovedstadens Apotek, når kølekasserne pakkes. Varerne fra Regionslageret kræver et opslag i SAP/REFLEX og derfra videre i TSW. I forhold til transportvogne fra Regionslageret efterlyser brugerne, at information fra SAP/REFLEX integreres med transportvognene. Kølekasserne skal kunne integreres med Apovision, som farmakonomerne bestiller lægemidler igennem. Det er selve varen, personalet er interesseret i, derfor er denne integration og kobling mellem programmerne vigtig. Det er desuden afgørende, at det ikke tager for lang tid at slå op, hvis dette er tilfældet, vil personalet nogle gange fysisk kigge efter varer i stedet for at bruge TSW. Events I TSW er der mulighed for at indstille events, dvs. beskeder eller alarmer, som kan give besked videre til bestemte brugere, hvis noget f.eks. er gået galt. Dette giver brugerne muligheden for, at man i stedet for at reagere på noget der er gået galt, kan sætte en alarm, som giver en besked i det øjeblik, der begås en fejl. Brugerne efterlyser her f.eks. en alarm, der kan give besked, hvis beholdningen af en leverance afviger fra bestillingen, så der kan bestilles flere af de manglende varer. I forhold til leveringen af varer fra Regionslageret kan beskeder til forsyningsportørerne effektivisere og forbedre leveringen af varer til afdelingerne, hvis portørerne får en besked om, at er deres varer er blevet leveret. Det værdifulde er muligheden for at indstille forskellige brugerdefinerede events samt foruddefinerede. I forhold til Autologic- madrasserne 1 er det i dag ikke muligt at slå op i TSW og se om der både er en ledig seng og en madras, fordi det er pumpen, der er tagget. For portøren giver det ikke mening at slå op og se om der er en madras i TSW, da han alligevel skal ned til 3. etage og se om der er en ledig seng. 1 Autologic madrassen er en aktiv madras med luftfyldte lameller, der henholdsvis fyldes og tømmes for luft ved hjælp af den tilsluttede selvjusterende pumpe. På den måde fordeles trykkets placering på kroppen. Valg af madrastype foretages ud fra patientens risiko for udvikling af tryksår af plejepersonale ud fra Braden skalaen. 10
På sigt kunne en bestilling af en Autologic- madras integreres med bestillingen af sengen, så afdelingerne kun kan bestille en Autologic, hvis der var en ledig seng. I dag er problemet, at når en afdeling bestiller en seng og Ascom jobagent sender opgaven til en portør, kan han ikke nødvendigvis levere en seng og en Autologic- madras samtidig, hvis én af de to ting mangler. Derfor kan det glippe, portøren kan glemme, at han skulle levere en seng og en madras, fordi han skal gå og huske på at se om der er en ledig seng. Derudover har portørerne begrænset mulighed for at slå op på en computer, hvilket betyder at TSW ikke på nuværende tidspunkt er oplagt for portørerne at anvende i forhold til Autologic- madrasserne. Som nævnt har Herlev Hospital en heavybed, som er til bariatriske patienter. TSW har bevirket, at man har kunnet se, hvor sengen befandt sig, ringe til den pågældende afdeling, høre hvor lang tid de regnede med at have behov for den og give besked videre til den næste afdeling, som gerne ville tage sengen i brug. I stedet for at man skal finde ud af, hvor sengen er, kan man i dag slå op i TSW og dermed let finde sengen og agere i forhold til en forespørgsel på den. Brugergrænsefladen til Go- Find Brugergrænsefladen skal ifølge brugerne være intuitiv, den skal være let at tilegne sig og anvende. Det har ikke været muligt at integrere TSW med SAP/REFLEX eller Apovision. Derfor har det under pilotprojektet været tidskrævende at slå op og finde ordren og derefter gå ind i TSW og slå dette op. Integrationen med både Apovision og SAP/REFLEX er derfor noget brugerne efterspørger. I TSW er det muligt for den enkelte bruger, at indstille længde og bredde på de forskellige faner. Men programmet gemmer ikke de personlige ændringer af indstillinger, hvilket brugerne efterlyser. Derudover efterspørger brugerne mere automatik med drop- down menuer. Det skal også være muligt at dobbeltklikke på f.eks. en transportvogn, som er blevet læst i fordelingscentret, således at den derefter automatisk kommer op med alle enhedens læsninger. Når brugerne laver en søgning, skal det efterfølgende valg afgrænses i forhold til det, så søgningen bliver lettere og mere overskueligt for brugerne. Alarmer Det skal være nemmere, at indstille alarmer. Brugerne efterlyser information om, hvordan man kan gøre dette i TSW samt hvilket tidsinterval man kan indstille. Placeringen af tags i låget af kølekasserne har betydet, at temperaturen er nogle grader højere end den må være, hvilket ville have sat en række unødvendige alarmer i gang. I forbindelse med pilottesten blev det derfor 11
besluttet, at der ikke skulle sættes alarmer på, hvis temperaturen på kølekasserne kom over et interval på 2-8 grader, som er tilladt fra Region Hovedstadens Apotek. Brugerne vurderer temperaturmåling meget positivt, men efterlyser en klar indikation for afslutning af målingen når medicinen er blevet pakket ud. Ellers er det ikke muligt at adskille en ægte alarm (temperaturen i kølekassen er for høj fordi låget er røget af kølekassen), fra tømning af kassen. Den nuværende teknologiske løsning begrænser entydig anvendelse af alarm- funktionen. Der er behov for en differentiering i typologien af alarmer eller beskeder: en ægte alarm i forhold til en besked når kølekassen bliver åbnet og tømt. Processtyringsredskab Der er et stort behov for, at TSW kan bruges som et processtyringsredskab. Det blev understreget i næsten samtlige interviews i de to brugernedslag. Det er muligheden for at få viden om, hvordan flowet er for den enkelte varegruppe, og potentialet i at kunne anvende den viden til at sikre kvalitet, effektivisere og lave kapacitetsudredninger. Der er derfor behov for at kunne eksportere data over i Excel eller lave forespørgsler fra en anden database til TSW. TSW kan med implementering af disse brugerbehov levere viden, man ikke har i dag. Processtyring i forhold til trykaflastningsmadrasser Brugerne efterlyser en live- læsning, hvor man hurtigt kan danne sig et overblik over, hvor mange madrasser der befinder sig på hospitalet og på hvilket lokation de befinder sig. Her burde TSW muliggør et beholdningscheck. Derudover skal TSW kunne bruges til at lave analyser, hvor man kan se, hvilke ruter portørerne kører, den viden vil brugerne f.eks. anvende som et dialogværktøj med portører til ændringer i adfærd. Brugerne efterlyser muligheden for at kunne eksportere data over i Excel, da det vil være muligt at beregne belægningsgraden og justere antallet af madrasser efter behov. For at kunne tilgodese dette, skal brugerne via TSW kunne se alle de steder en enhed er blevet læst. Der skal ikke være nogen 12
begrænsning i antal læsninger, f. eks. på maks. 10 læsninger pr. vare, det skal være uendeligt. I dag kan man i TSW se, hvor en specifik pumpe befinder sig, søge på en bestemt lokation og se, hvor mange pumper der er f.eks. på sengedepotet. Hvis denne information kombineres med en event/alarm, som giver besked om, at nu er beholdningen af madrasser lav, så kan brugerne reagere på dette, for at undgår at løbe tør for madrasser og dermed sikre at patienter, som er i fare for at udvikle et tryksår, kommer over på den rette madras. En værdifuld læring er, at der både er behov for at kunne se på flow og beholdning, så antallet af Autologic- madrasser kan blive justeret samt at man kan få indsigt i kørselsruterne på hospitalet. Processtyring i forhold til transportvogne Brugerne har flere forskellige behov, når det drejer sig om leveringer fra Regionslageret. Internt på Herlev Hospital er det indsigt i flow, som er særdeles værdifuldt, da den viden kan bruges til kvalitetssikring, effektivisering og til dialog. Derudover er det også væsentligt: a) at man via TSW kan dokumentere, at hospitalet lever op til de forretningsaftaler der er indgået, b) at der dokumenteres gennem TSW hvordan transportvognene bliver kørt fra Regionslageret til Hospitalet, og c) retningslinjer for hvordan transportvognene skal køres på hospitalet. TSW kan bidrage med eksakt viden og data om, hvordan transportvognene bliver kørt, om der er bestemte tidspunkter, hvor belastningen er særligt stor og hvor lang tid transportvognene er om at nå frem til deres leveringsadresse. I dag kan man slå op i TSW og se hvor mange transportvogne, der står på en bestemt lokation. Men man kan ikke danne sig et overblik over, hvordan flowet af dem er. Her er det data omkring mængden af vogne, som køres igennem knudepunkter, som f.eks. fordelingscentret, der er relevant. Det er viden, som er meget værdifuld for brugerne, idet den vil kunne bidrage til ændringer i den måde kørslen dimensioneres på. Det er spørgsmål som: hvilke elevatorer der bruges til kørsel i hvilket tidsrum, er der flaskehalse undervejs, hvor er de og hvad kan vi gøre for at ændre på dette. Brugerne efterlyser også indsigt i, hvor lang tid det tager at levere en vare, fra den ankommer i servicebygningen til den lander på afdelingen. 13
Nogle vogne er sampakkede og skal til to eller tre forskellige afdelinger her skal TSW kunne bidrage med data om, hvor lang tid en vogn med varer til en afdeling er om at blive leveret, i forhold til hvis en vogn skal til flere afdelinger, og hvor er det i processen, at det ikke er helt så effektivt, som det kunne være. Endnu en funktion, som er afgørende, er den tid, som transportvognene opholder sig på hospitalet, ifølge den forretningsaftale som hospitalet har indgået med Regionslageret, må transportvognene maksimalt opholde sig tre dage på hospitalet, i dag bruges transportvognene nogle gange som et minilager, hvilket bevirker, at Regionslageret har en overkapacitet af transportvogne og at hospitalet har en overkapacitet af varer. TSW skal vise, hvor lang tid vognene har opholdt sig på hospitalet og der skal være en event, som giver besked om, hvor de vogne, som allerede har opholdt sig for lang tid på hospitalet, står henne. Internt på Herlev Hospital arbejder man med en målsætning om, at vognene skal komme ind og ud af hospitalet i løbet af 24 timer. Der er derfor to forskellige målsætninger; at vognene skal ud i løbet af 24 timer og at Regionslageret skal have dem retur inden de tre dage er gået. For Regionslageret er det desuden interessant, hvis man via en integration med SAP/REFLEX kunne få mulighed for at undersøge, hvor stor deres volumen er, så de kan få indblik i, hvad deres kapacitet er. Her er det information om antallet af ordrer og varer i den enkelte vogn, som bidrager med indsigt i, hvor meget de levere pr. vogn. For de brugere, som er interesseret i flow, kapacitetsberegninger og effektivitet er det relevant at kunne trække data ud af TSW og lave forespørgsler og foruddefinerede rapporter. Det skal være via programmer som Excel, SQL og Access. For brugerne er der ydermere et ønsket om, at man via TSW kan generere viden og indsigt, som kan føre til, at man kan reagere proaktivt i stedet for reaktivt. Brugerne efterspørger derfor en viden, som de kan ændre adfærd på baggrund af, så man via TSW kan handle på en situation før den opstår. TSW giver i kraft af den viden, man kan generere mulighed for at afdække behov og adfærd og derigennem bidrage til ændringer, som kan effektivisere, sikre kvaliteten og forbedre kapaciteten. Regionslageret vil gerne have en temperatur- log til transportvognene, som kan registrere, hvornår en transportvogn er blevet vasket sidst samt en alarm, som giver besked, når en transportvogn skal gennem vask ved ankomst tilbage til Regionslageret. 14
Processtyring i forhold til medicinkasser og væskevogne I forhold til kølekasserne er det muligheden for at kunne dokumentere, at de holder den temperatur, de skal og at der er mulighed for at se, om man lever op til de serviceaftaler, man har indgået. For hospitalet er det information om, hvornår medicinen bliver leveret, hvor lang tid den er om at nå frem til afdelingerne og om der er tidspunkter og dage, der er særligt belastede. Igen er det potentialet i, at kunne effektivisere driften og få indsigt i varernes vej fra de ankommer til hospitalet og er på vej tilbage til leverandøren, som brugerne efterlyser. TSW vil kunne bidrage med denne viden, hvis det er muligt at lave forespørgsler fra en database, såsom Access eller SQL. For at kunne generere viden omkring varernes flow og anvende TSW som et processtyringsværktøj er det nødvendigt, at programmet leverer både foruddefinerede rapporter, men også at det er muligt at integrere TSW med programmer, som gør det muligt for brugerne selv at definere, hvad de gerne vil generere data omkring. Når væskevognene er på vej tilbage til Region Hovedstadens Apotek er det ofte, at de stagnerer i processen, hvilket betyder at de ansatte på apoteket får travlt med at pakke væskevognene og sende dem retur til Herlev Hospital. Her skal TSW bidrage med viden omkring, hvor væskevognene stagnerer i returforløbet, hvor lang tid står de på en etage eller er det et andet sted på hospitalet, de går i stå på vej tilbage til Region Hovestadens Apotek. Når TSW anvendes som et processtyringsredskab, er det både brugervenlighed og muligheden for at få data ud af TSW, som efterlyses. Det er muligheden for at kunne definere rapporter efter behov samt muligheden for at indstille standardrapporter, som genereres efter et bestemt tidsinterval, der er vigtig. I dag er der ikke mulighed for at trække data ud af TSW, hvilket brugerne efterlyser, når den teknologiske løsning anvendes som et processtyringsredskab. Derudover er det ønsket om at reagere proaktivt og aktivt via events, som er værdifuldt for brugerne. 15
Økonomiperspektiv TSW kan levere viden og information, som kan hjælpe brugerne med at dokumentere, at de lever op til deres forretningsaftaler, servicelevel agreement samt kvalitetssikring. Det økonomiske perspektiv, som TSW kan anvendes til, er relevant og værdifuldt, fordi den teknologiske løsning kan bruges til økonomistyring. Den økonomiske relevans af TSW er, at en vare som enten er blevet væk eller stillet forkert repræsenterer en økonomisk værdi. Derudover er indsigt i flowet af varerne samt regulering og effektivisering på baggrund af dette med til at skabe en værdi, som i nogle tilfælde kan være svær at sætte tal på. Økonomiperspektiv ved trykaflastningsmadrasserne: De trykaflastende Autologic- madrasser leaser Herlev Hospital af ArjoHuntleigh. Her kan TSW potentielt bruges til at få et overblik over efterspørgsel på madrasserne samt hvor lang belægningstiden er. Dette kan brugerne derefter benytte til at regulere den eksisterende lejeaftale efter behovet. Økonomiperspektiv ved transportvogne: Regionslageret har indkøbt transportvogne for 10-12 millioner kroner og har i dag en overkapacitet af vogne, når transportvognene anvendes til minilager på Herlev Hospital, er udnyttelsen af transportvognene ikke optimal. TSW kan potentielt sikre, at vognene ikke bliver brugt til lager. Når transportvognene bruges til lager kan det også implicere, at der er en overkapacitet af varer. Derudover vil Regionslageret via TSW gerne kunne dokumentere, at de lever op til de forretningsaftaler, de har indgået. Økonomiperspektiv ved medicinkasser og væskevogne: I dag er det ikke et krav fra Sundhedsstyrelsen, at Region Hovedstadens Apotek skal kunne dokumentere, hvilken temperatur deres lægemidler har haft undervejs, men det kan der komme på sigt. Det er uvist om eller hvornår, dette kan blive et krav. Hvis TSW er en billigere løsning end den temperaturmåler, som Region Hovedstadens Apotek allerede har, kan TSW bruges til at overvåge kvaliteten og sikre den. 16
SPOTMAP SPOTMAP er en funktion der viser Herlev Hospital i 2- D (set fra oven), hvor brugerne kan se, hvor de forskellige varer står henne, og hvor mange det drejer sig om. Brugerne har forskellige holdninger til, hvordan udformningen af SPOTMAP skal være. Nogle brugere synes, at det er fint med et billede af Herlev Hospital fra oven, hvor andre brugere efterlyser et tværsnit af Sengetårnet, så det er muligt visuelt at se, hvor en specifik vare står. Brugerne ser i den sammenhæng SPOTMAP som et øjebliksbillede af, hvad der står på hospitalet. For brugerne er det væsentligt, at SPOTMAP skal vise, hvilken retning varerne er på vej i. Det er afgørende om transportvognene, som f.eks. står i servicebygningen, er på vej ind på hospitalet, og derfor skal hentes af en forsyningsportør, eller om de er tomme og klar til at blive afhentet af Regionslageret. Det samme er gældende for transportvognene, som står enten i sengetårnet eller i behandlingsbygningen, eller om de er på vej ind på hospitalet eller om er de på vej ud. Overordnet set er det en vigtig læring, at man i TSW skal kunne se, hvilken retning varegrupperne er på vej i, da brugernes handlinger afhænger af det. Hvis en forsyningsportør eller en driftsleder skal reagere på, at der f.eks. står 20 transportvogne i servicebygningen, skal det være fordi de lige er ankommet til hospitalet og derfra skal videre ind på hospitalet. Under pilottesten var det et begrænset antal readere, som var sat op på Herlev Hospital. En fuldt udbygget opsætning vil betyde, at der er mange flere enheder, som bliver afbilledet på SPOTMAP, der er det endnu mere relevant, at øjebliksbilledet bliver let at aflæse. Derudover vil der være mange flere lokationer, hvilket implicerer at readernes placering, ifølge brugerne, bør være standardiseret og integreret med den standarddatabase der er over Herlev Hospital. Det kan sikre, at der kun er én måde at definere lokationerne på, som er ens for hele hospitalet. Dette skal også sikre, at det ikke er alle og enhver, som kan ændre på definitionen af lokationerne. Den begrænsede opsætning af readers i pilottesten betyder for SPOTMAP at man ikke kan se de transportvogne, som bliver stående for lang tid på hospitalet, fordi readerne ikke altid kan læse dem. 17
Brugsscenarier fra pilot- test Case: Medicinkassen der blev væk Under pilot- testen var flere kølekasser blevet væk. Kasserne indeholdte lægemidler for mellem 600 kr. og 250.000 kr. I det ene tilfælde drejede det sig om en kasse med lægemidler for 600 kr, her kunne farmakonomen slå op i TSW og se, at kassen slet ikke var blevet leveret til hospitalet. Dette lettede hendes arbejde, idet hun undgik at lede mere end 20-30 min. Hun slog ordren op i TSW og så, at den sidst var blevet set på Region Hovedstadens Apotek. Det var en lettelse for farmakonomen, at kunne ringe og sige til apoteket, at kassen aldrig var blevet leveret til hospitalet, dermed kunne hun gå videre med hendes arbejde og ikke spilde mere tid og flere ressourcer. Dette understreger relevansen af TSW, men fordi det er en pilottest, er brugerne stadigvæk vant til, at gøre som de plejer og venter lidt, før de slår op i programmet. Via TSW fik farmakonomen en dokumentation, som ikke var tilgængelig før. Farmakonomen kunne ringe til apoteket og med sikkerhed sige, at kassen ikke befandt sig på hospitalet. Uden TSW ville hun ikke have haft mulighed for det og hun ville først have ventet, for at se om den dukkede op et andet sted, derefter ville hun have sendt en besked til alle de andre farmakonomer, for at høre om de ved en fejl havde modtaget hendes ordre. Derudover ville hun have ledt på afdelingen. Det er en længere proces, som undgås via TSW. Effekten og værdien af TSW er ikke kun sparet tid, men også visheden om, hvor varen har været og en afklaring på dette. Case: Medicinkassen der blev leveret på forkert dag I et andet tilfælde drejede det sig om lægemidler for 250.000kr, som ved en fejl var blevet leveret på en onsdag, som er medicinfri dag på Herlev Hospital. Dette resulterede i, at medicinen ikke kom frem til afdelingen, da portørerne ikke afhenter og leverer medicin den dag. Om torsdagen slår farmakonomen derfor alarm: hun har ikke modtaget de bestilte varer. Hun slår op i TSW, men kan ikke se registrering af leveringen. Lidt senere slår hun igen op i TSW, og kan se, at varerne alligevel stod i servicebygningen. Pga. tidsintervallet på en dag fra levering til hospitalet og ankomst på afdelingen blev temperaturmåling i medicinkassen meget relevant: medicinkasser har i deres tags en temperatur- log og derigennem kunne Medicinservice fra Region Hovedstadens Apotek se, at lægemidlernes temperatur ikke havde været oppe på mere end 13,1 grader. Her betød det, at man kunne finde varerne, ringe til producenterne og efterfølgende spørge ind til lægemidlernes holdbarhed. Derved kunne de få oplyst, at det ene lægemiddel beholdt sin holdbarhed, det andet fik skrevet holdbarhedsdatoen frem, og med det tredje lægemiddel blev man nødt til at kassere noget af det. I alt blev det nødvendigt at kassere lægemidler for 70.000 kr. i stedet for 250.000 kr. TSW bidrager her med viden om varen, som ikke ville have været muligt at få uden TSW. Effekten er en besparelse på 180.000 kr. 18
Case: Kobling af ordre og transportvogn/kasse Under pilottesten manglede fødeafdelingen en bestemt artikel, hvilket betød, at de ansatte på afdelingen måtte se efter i 10-12 vogne for at finde varen. TSW registrerer kun transportbeholderen, ikke dens indhold 2.. Ud fra et supportperspektiv er en integrationen af ordre og vogn/kasse vigtigt for en effektiv Go- Find funktion. Den nuværende integration mellem TSW og Apovison (apotekets lagerstyrings- og logistiksystem) vurderes som ikke tilstrækkeligt. De 4 sidste cifre i ordrenummeret skal indtastes i taggen manuelt omvendt betyder det, at historikken forsvinder, når en tag genbruges. At sende beskeder videre til brugerne er afgørende, da brugerne efterlyser, at portørerne kan modtage besked via det nuværende Ascom Job Agent på DECT- telefoner, hvis en vare er blevet leveret forkert. Man burde kunne se det som en besked fra varen jeg står et forkert sted, jeg er her, men burde være andetsteds. Det er en besked alarmen burde kunne levere. Netop muligheden for at give beskeder ville betyde, at brugerne i kraft af TSW vil kunne reagere, når der sker en fejl. Potentialet i TSW er, at hvis chaufføren fra f.eks. Region Hovedstadens Apotek ved leveringen til Herlev Hospital havde kunnet få en besked om, at der stadigvæk var varer, som skulle leveres til Herlev Hospital på lastbilen, så kunne man fange fejlleveringen i opløbet. 2 Dette var et valg ifm piloten. Integration med fx SAP var ikke en del af piloten, men er muligt ved en egentlig implementering. 19
Projektpartner: sundhedssektor Projektpartner: erhvervsvirksomheder - Center for Regional Udvikling - Regionslageret 20