REFERAT Dialogmøde 2011 Boligselskabet Teglhaven (Nu Alliken) Dato: 8. november 2011 Mødested: Økonomistaben, Ubby Rådhus, Hovedgaden 62, 4490 Jerslev Deltagere: Boligorganisationen: Formand Maja Hansen (MH) Regionschef Carsten Vammen (CV) Kalundborg Kommune: Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (BDA) Økonomisk konsulent Hanne Pries (HP) 1. Velkomst og præsentation BDA bød velkommen. 2. Orientering fra kommunen. BDA redegjorde for styringsdialogen og bemyndigelser i Kalundborg Kommune samt ændringer i forhold til sidste år. 3. Gennemgang af styringsrapporten. A. Konklusion vedrørende målopfyldelse og behov for aftaler : 1) Boligorganisationens egen konklusion: Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad opnår tilfredsstillende resultater. Boligorganisationen vurderer samlet set, at boligorganisationen i høj grad igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationens udfordringer. Boligselskabet orienterede om sammenlægningen mellem Boligselskabet Domea Kalundborg og Boligselskabet Teglhaven pr. 1. juli 2011. Nyt navn er Boligselskabet Alliken. Det er besluttet, at det nye selskab kører videre med Domea Kalundborg's LBF-nr. 718, og Boligselskabet Teglhavens LBF-nr. 747 vil derefter udgå. Regnskab til indeværende års styringsrapport er 01.07.09 30.06.10. Teglhavens sidste regnskab for perioden 01.07.10 30.06.11 vil danne grundlag for næste års dialogmøde, først ved dialogmødet i 2013 vil der være en fælles styringsrapport for det nye selskab. Dialogmødet afholdes dog samtidlig med Domea Kalundborg, som tilsammen nu udgør Boligselskabet Alliken. 2) Behov for aftaler med kommunen (iflg. boligorganisationen) : Om boligorganisationens forhold : Nej Om særlig indsats i nogle afdelinger : Ja. Afd. 07/09, Lundevej: Behov for dialog med kommunen om den fysiske tilstand. Boligorganisationen har i foråret 2011 ansøgt Landsbyggefonden (LBF) om lov til at rive ned, idet renovering ikke er formålstjentligt, da den er i meget dårlig stand. Afventer stadig svar fra LBF. Efter nedrivning tages stilling (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet Teglhaven nu Alliken) 1/5
til, om grunden skal sælges, eller der skal søges om opførelse af 10 ældrevenlige familieboliger. Der er ingen støttede lån. Boligorganisationen har standset almindelig udlejning til afdelingen nu for at minimere genhusningerne. Boligorganisationen har brug for kommunens medvirken og positive tilkendegivelse overfor LBF. Kommunen: Borgerservice (akutlisten) har ingen problemer med at visitere til afdelingen p.ga. den lave husleje. Borgerservice er dog bekendt med, at boligerne er nedslidte. Borgerservice får ikke længere boliger stillet til rådighed fra boligorganisationen, de seneste er visiteringer er på en midlertidig lejekontrakt til den 15. december 2011. Plan, Byg og Miljø ønsker at blive inddraget i evt. nedrivning så tidligt som muligt. Kommunen afventer redegørelse fra boligorganisationen til politisk behandling og efterfølgende fremsendelse til LBF. Afd. 07/26, Midtbyen: Organisationsbestyrelsen har drøftet mulighed for salg af enkeltejendomme i afdelingen p.g.a. for høj husleje og begyndende udlejningsvanskeligheder. Boligerne ligger meget spredt uden egentlig fællesskab. MH og CV oplyser imidlertid, at der er foretaget diverse vedligeholdelser og forbedringer i afdelingen med lejeforhøjelse til følge, og at der nu ikke mærkes udlejningsvanskeligheder. Afd. 07/14, Kalundborgvej: Afdelingen ligger midt i Holbæk by, og tilsynet med afdelingen ligger derfor i Holbæk Kommune. Afdelingen består af ældreboliger, og det er Holbæk Kommune, som har anvisningsretten 100%. MH og CV orienterede om, at man overvejer at sælge afdelingen til Tornved Ældreboligselskab, v/ Domea, fordi det vil være mere naturligt geografisk, at den flyttes dertil. Tornved Ældreboligselskab skifter i øvrigt navn til Holbæk Ældreboligselskab, v/domea. Kommunen: Ingen bemærkning hertil, udover at boligorganisationen forinden skal søge/orientere begge kommuner i overensstemmelse med lovgivningen. Afd. 07/51, Loch Ness: Boligorganisationen oplyser, at der er vejproblemer (store huller m.v.) ved fællesvej til bebyggelsen ved Årbygade. Kommunen: Der foreligger først et svar herom efter dialogmødet, således: Der er udlagt en privat fællesvej over matr. nr. 1q Årby by, Årby. Som udgangspunkt er alle anliggender i relation til private fællesveje, privat anliggender. Det gælder også vejvedligeholdelse. Brugerne af vejen kan lave aftale om hvem, hvordan og hvornår vejens skal vedligeholdes. Ifølge lov om private fællesveje påhviler ejerne af de til en privat fællesvej grænsende ejendomme at holde vejen i en under hensyn til færdslens art og størrelse god og forsvarlig stand, jfr. 57. Evt. klager kan indbringes til Kalundborg Kommunes vejmyndighed, att.: Anne Marie Pedersen. B. Gennemgang af boligorganisationen. 1) Økonomi/drift : økonomi, administration og drift: Udfordring at huslejen bliver for høj. Mange enkeltboliger. Boliger der ikke er tilstækkelig tidssvarende, særlig for køkken og bad. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift: LBF er søgt vedrørende helhedsplan for Østbyen og nedrivning af Lundevej. Der er ingen kritiske nøgletal i forhold til benchmark. Der har ikke været sager ved beboerklagenævnet i regnskabsåret. (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet Teglhaven nu Alliken) 2/5
Vi har konstateret, at der er fejl i boligorganisationens stamoplysninger i Landsbyggefonden vedrørende lejemålsoplysninger/lejemålsenheder. Forkerte lejemålsoplysninger medfører forkerte oplysninger i bl.a. nøgletallene i styringsrapporten. 2) Ledelse og beboerdemokrati : ledelse og beboerdemokrati: Der mangler fysisk fællesskab i flere afdelinger, hvilket gør det svært at få velfungerende afdelingsbestyrelser. Det er svært at få almindelige afdelingsbestyrelser på botilbud for udviklingshæmmede. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati: Arrangementer til synliggørelse af bestyrelsen. Herudover var boligorganisationen (Alliken) med på Kalundborg Messen 2012, og havde ca. 400 besøgende. Herudover oplyser boligorganisationen, at der er behov for en orientering mellem boligorganisationen og partnerskabsholderne på vores botilbud (Klostermosen, Raklev og Esbernhus), omkring almenboliglovens regler. Personalet mangler kendskab til bl.a. beboernes rettigheder. Boligorganisationen følger selv op på problemet. Bestyrelsen har ikke i det forløbne år ikke drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse). Bestyrelsen har ikke gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det forløbne år. Bestyrelsen har i det forløbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokrati. 3) Udlejning og velfungerende boligafdelinger. Boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for en velfungerende boligafdeling : Øger synligheden med annoncering. Fordeling over udlejningen af boligorganisationens boliger : Efter venteliste 40,63 % Kommunal anvisning 56,85 % Fleksibel udlejning 0 % Kombineret udlejning 0 % Annoncering 2,52 %. Der var 0,51% ledige boliger ultimo regnskabsåret. 4) Byggeri og renoveringer herunder evt. støttesager i Landsbyggefonden status : nybyggeri- og renoveringsaktivitet: Nedrivning af afd. 07/09, Lundevej. Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed: Nedrivning af afd. 07/09, Lundevej. Udover afd. Lundevej (nedrivning) arbejdes der på ansøgning og helhedsplan for afd. 7/25 Østbyen, og der afventer herefter skema A. Nybyggeri af afd. 716, Hestehavebakken og afd. 718, Klostermosen er lige afsluttet. (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet Teglhaven nu Alliken) 3/5
Kommunen: De foreløbige skitser vedrørende afd. 7/25, Østbyen har været fremsendt til kommunen, og Plan,Byg og Miljø ser positivt på det fremsendte. Vedr. afd. 07/09, Lundevej henvises til pkt. 3 A 2). C. Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal (i forhold til benchmark) - herunder gennemgang af afdelingsrapporterne : afd. 709, Lundevej : Fraflytningsprocent og opsamlet underskud. afd. 716, Hestehavebakken: Henlæggelser til vedligeholdelse og flerårige overskud.. afd. 718, Klostermosen: Henlæggelser til vedligeholdelse og flerårige overskud. afd. 726, Midtbyen: Fraflytningsprocent Det skal dog bemærkes at afd. 716 og 718 er nye afdelinger. Bemærkninger til de enkelte afdelinger fra revisor: Styrkelse af henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning: afd. 709, Lundevej af og 726, Midtbyen Styrkelse af henlæggelser til fraflytning: afd. 709, Lundevej afd. 726, Midtbyen De enkelte afdelinger blev drøftet. MH og CV gør opmærksom på, at henlæggelserne til tab ved fraflytninger er forhøjet i det seneste budget. Der er henvises til kommunens bemærkninger til regnskabet. D. Tidligere indgåede aftaler, - herunder status/opfølgning fra sidste dialogmøde : Der blev sidste år aftalt, at boligorganisationen fremsender løsningsmuligheder for fremtidig anvendelse af Lundevej: Nedrivning med salg af grund for øje. Nedrivning og genopførelse af x antal boliger. Evt. anden løsning. Det har kommunen ikke modtaget, hvilket bl.a. skyldes, at der ikke er indgået svar på ansøgning fra LBF. Ny aftale indgået. 4. Drøftelse af eksisterende udlejningsaftale med kommunen Nuværende godkendte aftale er gældende fra den 1. januar 2010. Kommunen: Aftalen omhandler 3 boligorganisationer, som alle administreres af Administrationsselskabet Domea, men hvor der bør være en for hver boligorganisation. Der er behov for ny udlejningsaftale. Ny aftale skal gælde for Boligselskabet Alliken. Kommunen er p.t. i gang med en gennemgang af samtlige vores udlejningsaftaler. Kommunen forventer at kunne melde mere generelt ud herom på fællesmødet i februar 2012. BDA og HP orienterede om kommunens igangværende gennemgang af ældre- og ældrevenlige boliger m.v., herunder at det muligvis kan forventes, at kommunen vil opsige de nuværende ældrevenlige familieboliger med 100% anvisning. Kommunen har svært ved at visitere til de 5 ældreboliger på Årbyvej samt de 10 ældreboliger på Kåstrupvej, begge under afd. 751, Loch Ness. Løsninger blev drøftet. Boligorganisationen er villig til, at de forsøger at leje dem ud for at undgå tomme ældreboliger, såfremt kommunen ikke kan visitere en aktuel ældrebolig. (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet Teglhaven nu Alliken) 4/5
5. Regnskabet for 2010 : Regnskabet for 2009 (01.07.2009 30.06.2010) er fremsendt til kommunen til kritisk gennemgang jf. driftsbekendtgørelsen 71. Kalundborg Kommune tog regnskabet til efterretning med følgende bemærkninger: Vi har påtalt, at henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning bør styrkes, specielt i afd. 709 og 726. Vi har påtalt, at henlæggelser til tab ved fraflytninger bør styrkes, specielt i afd. 709 og 726. Kommunen forventer, at ovennævnte forhold vil blive bragt i orden. 6. Eventuelt : HP oplyste, at de vurderede ventetider i afdelingsskemaerne hentes automatisk fra www.danmarkbolig.dk, Det er derfor vigtigt, at disse er korrekte. Det er i.h.t. almenboliglovens 64 lovpligtigt for boligselskabet at indberette hertil. 7. Næste dialogmøde 2012 : Boligorganisationen har frist for regnskabsindberetning til Landsbyggefonden den 30. november 2011. Styringsrapporten indberettes snarest muligt efter 1. januar 2011, når systemet er klar. Kommunen udsender den endelige mødeindkaldelse efterfølgende. KONKLUSION : Fokuspunkter for boligorganisationen det kommende år : Ajourføring af stamoplysninger i LBF. Styrkelse af henlæggelserne jf. ovenfor. Aftaler mellem boligorganisationen og Kalundborg Kommune : Gensidigt forsøg på udlejning af ældreboligerne, der hvor kommunen har svært ved at visitere til. Boligorganisationen fremsender redegørelse til politisk behandling til brug for fremsendelse til LBF vedrørende nedrivning af afd. 709, Lundevej. Kommunen følger op på problemet vedrørende huller i vejen ved ældreboligerne på Årbygade 32 B F (del af afd. 751, Loch Ness). Nærværende referat godkendes af Boligselskabet Alliken Kalundborg Kommune den 5 / 1-2012 den 3 / 1-2012 Formand Maja Hansen (sign. Underskrift) Økonomichef Bjarne Dybdahl Andersen (sign. Underskrift) (Referat fra dialogmødet 2011 med Boligselskabet Teglhaven nu Alliken) 5/5