SPØRGSMÅL & SVAR TIL UDBUD AF ELEKTRONISK LÅSE-/ADGANGSSYSTEM TIL AALBORG KOMMUNE PRÆKVALIFIKATIONS-, FORHANDLINGS- OG TILBUDSFASEN EU-UDBUD NR. 2016/S 171-307093 (Version 5. af 09. november 2016) Page 1 of 12
1 Udbudsbetingelser og - Begge dokumenter er blevet opdateret med udbudsnummeret "2016/S ESPD 171-307093". 2 Udbudsbetingelserne side 18 3 Udbudsbekendtgørelsens afsnit III.1.3) I tidsplanen på udbudsbetingelsernes side 18 er der nævnt en prækvalifikationsdato, men vi kan ikke andetsteds i materialet se, hvordan prækvalificeringsanmodning skal foretages. Er det mon medtaget i tidsplanen ved en fejl? I udbudsbekendtgørelsen til ovennævnte udbud Del III.1.3 Teknisk og faglig kapacitet står: Der ønskes minimum 1 relevant reference vedrørende levering af et elektronisk nøglesystem, hvor der både er leveret låseenheder, adgangsgivende enheder, montering af enhederne samt levering af administrationssystem i løbet af de seneste 3 år. Ligeledes står i udbudsbekendtgørelsen Del II.1.4 - Kort beskrivelse: Låsesystemet skal kunne placeres ved borgere i eget hjem, hvor det skal være muligt for leverandører af den visiterede hjælp at få adgang til boligen via nøgler, nøglekort eller nøglebrikker. Udbyder bedes venligst bekræfte, det er godkendt at byde med et elektronisk låsesystem, hvor medarbejdernes smartphones, tablets mv. hovedsageligt Prækvalifikationen gennemføres på baggrund af indholdet i udbudsbekendtgørelsen 2016/S 171-307093, hvor det fremgår, hvilke krav til ansøgere om prækvalifikation samt hvordan en eventuel udvælgelse vil gennemføres under udbuddet. Tidsplanen i udbudsbetingelserne er således hovedsagelig udarbejdet med henblik på at fastlægge processen for tilbudsfasen, mens retningslinjerne for prækvalifikationsfasen findes i udbudsbekendtgørelsen. Det er en politisk beslutning, at Aalborg Kommune i nærværende udbud har et ønske om at indkøbe et traditionelt elektronisk nøglesystem. Denne beslutning er truffet af Ældre- og Handicapudvalget den 25. november 2015. Udbudsmaterialet er udformet med henblik på ovenstående beslutning, hvilket kommer til udtryk i bekendtgørelsens afsnit om beskrivelse af anskaffelsen samt ved flere af kravene i kravspecifikationen. Man har dog ikke fra Aalborg Kommunes side ønsket at gøre kravene i udbuddets kontraktmateriale til deciderede mindstekrav for at sikre at man ikke udelukkede nogen leverandører unødvendigt på markedet. Det er dog afgørende for Aalborg Kommune, jf. den politiske beslutning, at der afleveres tilbud på et traditionelt nøglesystem, jf. beskrivelsen i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.4), hvorfor bekendtgørelsens afsnit II.1.4 skal forstås således, at der skal anskaffes en løsning med "nøgler, nøglekort eller nøglebrikker", hvilket ikke inde- Page 2 of 12
udgør de adgangsgivende enheder. bærer en smartphone/tablet løsning. 4 Bilag 2, Kravspecifikation 5 Bilag 2, Kravspecifikation MK 1. Låseenheder skal kunne monteres på alle typer døre. Det er der vel ingen der kan leve op til da døre kan være fredet eller have gamle REX låse. Dette løses andre steder med skift af lås eller nøglebokse på samme system, men sætte som mindstekrav at man kan montere på alle døre er vel lige i overkanten? MK 2. Gælder dette også hvis låsecylinderen skiftes og derved ændre udseende? Kravet indebærer, at låseenhederne skal kunne anvendes på alle gængse dørtyper i DK. Fredede bygninger/døre eller gamle REX låse kræver i hvert enkelt tilfælde en aftale om løsningen mellem ejer/udlejer/myndighed og Nordjyllands Beredskab. Men da det er førstegangsmonteringen som tilbudsgiver skal udføre under udbuddet, så gælder nærværende krav alene på de i forvejen udskiftede låseenheder, hvor dette problem er blevet løst. Typer af døre kan derfor ikke specificeres nærmere end at systemet skal kunne monteres på alle typer af adgangsdøre som er normalt forekommende i danske byggerier og at et nøglerør kan være løsningen for de ukurante dørtyper. Ja, den udvendige låseenhed må ikke, i design eller udseende, afvige fra den øvrige låsemontering i boligområdet, f.eks. i en etageejendom eller et område i en boligforening. 6 Bilag 2, Kravspecifikation 7 Bilag 2, Kravspecifikation 8 Bilag 2, Kravspecifikation MK 5. Hvad forstås ved simpelt værktøj? MK 10. Må den adgangsgivende enhed være en mobil applikation som kommunikere med låseenheden? MK 17. Må den adgangsgivende enhed være en mobil applikation som kommunikere med låseenheden via Ved simpelt værktøj forstås f.eks. et lille skruetrækkersæt. Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 3. Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 3. Page 3 of 12
Bluetooth? Og hvis ja, hvilke smartphones og mobiltelefoner råder kommunen over i dag? Og kan isse indgå i systemet? 9 Bilag 2, Kravspecifikation EK 20. Hvordan vil I måle intuitiv og få klik? Samt lettilgængelig, letforståelig, fleksibel og hurtig. Har I ikke et tidskrav eller lignende som kan måles? Få klik vil blive målt ved at tælle, hvor mange klik, der er i de enkelte arbejdsgange. Ved et letforståeligt, lettilgængeligt, fleksibelt, intuitivt og hurtigt system skal alle visninger være konsistent og indeholde en logisk navigation samt ensartet udseende. På tilbudspræsentationen vil der blive kigget ind på følgende elementer for at vurdere, om systemet besidder ovenstående egenskaber: Alle elementer har konsistent og logisk navigation. Alle elementer har konsistent udseende data præsenteres ens og konsistent i alle elementer. Alle elementer genoprettes efter forventede fejl, f.eks. fejl i en Brugers input. Advarsler, fejlmeddelelser og notifikationer er let forståelige og præcise. Det fremgår tydeligt, når Systemet arbejder eller gennemfører eksempelvis en oprettelse af en bruger. Det fremgår tydeligt, hvilken status (succes eller fejlet) gennemført arbejde eller transaktion har. Genvejstaster og/eller ikoner kan anvendes. Page 4 of 12
Alle data skal overholde danske formater, for eksempel for dato. 10 Bilag 2, Kravspecifikation 11 Pressemeddelelse fra 2014 12 Bilag 2, Kravspecifikation 13 Bilag 2, Kravspecifikation 14 Bilag 2, Kravspecifikation EK 61 Vil Aalborg kommune stille resurser til rådighed ved implementering. Her tænkes på advisering af borgere, personale til rådighed, der kører med ud og låser op / snakker med borger, mens låseenheder monteres? Vedlagte pressemeddelelse er fra 2014 hvor det beskrives at Aalborg har investeret i et nyt låsesystem. Omhandler udbuddet en udvidelse af dette system eller agter man at udskifte hele systemet? Og hvis man agter at udskifte systemet, hvorfor gør man det så kort tid efter det er implementeret? Hvis det er nødvendigt at udskifte låsen hos en borger, og borgerens nøgler dermed ikke kan genanvendes, forventes nøglerne til borgeren så udskiftet 1:1 med det antal nøgler borgeren råder over, eller er der af usbyder fastsat et antal nøgler pr. lås? Hvis JA, hvad er så det fastsatte antal? Vil det være muligt for en borger at ønske flere nøgler end fastsat af udbyder? Hvis det er muligt, hvem skal så betale for de ekstra nøgler? Vi kan i udbudsmaterialet ikke finde en nærmere definition på hvorledes en adgangsgiver skal fungere betyder det at det er op til den leverandøren at beskrive om der er tale om en fysisk nøgle, en virtuel nøgle i en App, en chip, eller en helt anden mu- Borgerne vil blive adviseret af Aalborg Kommune. Hvorvidt der derudover kan stilles ressourcer til rådighed ved implementeringen, vil Aalborg Kommune undersøge og herefter eventuelt tilpasse materialet, såfremt dette kan tilbydes. Udbudsmaterialet vil blive opdateret i forbindelse med opfordring af de tre udvalgte leverandører til afgivelse af det foreløbige tilbud. Nej, udbuddet omhandler ikke en udvidelse af det nuværende system. Aalborg Kommune agter at udskifte hele systemet. I 2006 vandt Ruko et lignende udbud i Aalborg Kommune og der har ikke været indkøbt et nyt system siden, hvorfor pressemeddelelsen fra 2014 kan fremstå misvisende. Der er fastsat, at den enkelte borger får udleveret 3 stk. adgangsgivende enheder. Dette vil blive tydeliggjort i udbudsmaterialet inden budopfordring af tre udvalgte leverandører til at afgive foreløbigt tilbud. Ja, den enkelte borger kan ved egenbetaling bestille flere nøgler hos Nordjyllands Beredskab. Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 3. Page 5 of 12
lighed for teknologi? 15 Bilag 1 og bilag 7 I udbudsmaterialets bilag 1 og 7 beskrives antallet af låse som ca. 2700 stk., men i kravspecifikationen stk. 2 beskrives antal låse til at være ca. 2800 stk. hvilket antal er det rigtige? Da der i materialet ikke er regnet med stykpriser, men udelukkende med en samlet pris vil 100 enheder fra eller til udgøre en væsentlig forskel. 16 Bilag 2, Kravspecifikation Er antallet af låse hvad enten det er 2700 eller 2800 inklusive opgangslåse? De korrekte antal er 2.700. Dette vil blive præciseret i kravspecifikationen enten ved tilpasning af udbudsmaterialet undervejs i udbuddet eller inden indgåelse af kontrakten. Ja, antallet er inklusive de nøglerør som i dag betjener opgangslåsene. 17 Bilag 2, Kravspecifikation 18 Bilag 2, Kravspecifikation 19 Bilag 2, Kravspecifikation 20 Bilag 2, Kravspecifikation Ligger der mere end 1 nøgle til opgange i hvert af de nøglerør der anvendes i dag? Når personalets mobiltelefoner/smartphones skal anvendes som adgangsgivende enheder, ønskes foruden typer som er oplyst i udbudsmaterialet oplyst antal af de enkelte typer. Hvor mange er Windows, IOS etc.? Udbyder bedes definere alle døre. For at overholde betingelserne for udbud skal specificeres klart og tydeligt hvad der ønskes pris på. Vi vil gerne bede om en tilkendegivelse af hvilke typer døre udbuddet omhandler - Terrassedøre, skydedøre, opgangsdøre, døre med kasselåse etc. samt et estimeret antal ah hver type. Som udgangspunkt er der kun én adgangsgivende enhed i hvert nøglerør, men der kan dog være op til 4 adgangsgivende enheder i et nøglerør, da hvert nøglerør betjener flere opgange. Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 3. Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 4. Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 4. De konkrete typer af døre kan ikke specificeres nærmere, da det nuværende låsesystem ikke indeholder oplysninger om de enkelte dørtyper. 21 Udbudsbetingelser Under punkt 9 Forhandling beskrives alle 3 tilbudsgivere Hvilke 3 tilbudsgivere er der tale om? Er der på forhånd sat navne på disse? Der bliver under prækvalifikationsfasen, der er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen, udvalgt 3 leverandører, der opfylder kravene i udbudsbekendtgørelsen bedst. Det er kun de tre leverandører, der får Page 6 of 12
lov til at afgive et foreløbigt tilbud og dermed indgår i forhandlingen, jf. beskrivelsen i udbudsbetingelserne. 22 Udbudsbetingelser I samme afsnit står at de 3 tilbudsgivere bliver inviteret til efterfølgende forhandling uanset om man i øvrigt er konditionsmæssig Kan udbyder forklare dette nærmere? Hvordan kan man komme til forhandling hvis man ikke er konditionsmæssig? 23 Udbudsbetingelser Vil bilag X som ikke er en del af det foreløbige tilbud blive offentliggjort til andre bydende på lige fod med andre dokumenter? De tre udvalgte tilbudsgivere skal indledningsvist afgive et foreløbigt tilbud, der danner grundlag for forhandlingen. Det er ikke et krav, at tilbuddet på dette tidspunkt er konditionsmæssigt, selvom der opfordres til dette. Det er først, når tilbudsgiverne afleverer deres endelige tilbud, at tilbuddet skal være konditionsmæssigt for at være en del af evalueringen og dermed afgørende for at komme i betragtning som den endeligt udvalgte leverandør på udbuddet. Bilag X udarbejdes af tilbudsgiveren og vedlægges alene det foreløbige tilbud og skal danne grundlag for forhandlingen i forhold til at tilbudsgiver kan påpege uhensigtsmæssigheder eller lignende i udbudsmaterialet. Bilaget offentliggøres derfor ikke for andre tilbudsgivere. 24 Bilag 2, Kravspecifikation I udbudsmaterialet beskrives en Reservedelsliste hvor findes den? Er der et bilag/dokument mærket Reservedelsliste? Der er ikke udarbejdet et bilag benævnt "Reservedelsliste", idet man har valgt, at tilbudsgiver prissætter eventuelle tilkøb i prislisten. I henhold til MK 9 i kravspecifikationen kræves det, at der beskrives "type, pris og garanteret levetid " for eventuelle batterier. Udbudsmaterialet vil blive opdateret inden budopfordring til foreløbigt tilbud, således at der indsættes et skema til leverandørens udfyldelse i prisbilaget. 25 Bilag 2, Kravspecifikation Udbyder bedes beskrive hvor mange steder i kommunen medarbejderne forventes at kunne opdatere Dette sker op til 33 steder. Page 7 of 12
deres elektroniske nøgler? 26 Bilag 2, Kravspecifikation I Punkt 18 i kravspecifikationen beskrives at løsningen skal kunne anvendes på adresser hvor der er cylinderaflåsning på både ud- og indvendig side af døren hvor mange steder drejer det sig om? 27 Bilag 5, Servicemål Punkt 31 i Kravspecifikation beskriver en reaktionstid på max. ½ time MEN dette stemmer ikke overens med de i Bilag 5 nævnte Servicemål som indeholder flere muligheder. Kan udbyder forklare forskellen mellem de 2 punkter? 28 Bilag 2, Kravspecifikation 29 Bilag 2, Kravspecifikation I Bilag 3 Implementeringsplan punkt 5 beskrives proceduren for demontering af eksisterende låse Hvor mange steder skal en låsecylinder skiftes, inden påbegyndelse af installation af ny lås kan finde sted? MK 25. Bør ændres, da vi I en anden sag har fået oplyst at vi ikke må logge borgerens brug af nøgler og lås. Dette mindstekrav vil stride mod loven. Pr. den 22. september 2016 findes cylinderaflåsning på 26 adresser. Bilag 5 ændres, således, at mangelkategori A skal være påbegyndt afhjælpning inden for ½ time, så dette er tilsvarende kravspecifikationen. Aalborg Kommune forstår ikke spørgsmålet, så leverandøren bedes uddybe spørgsmålet, hvorefter Aalborg Kommune vil undersøge forholdet. Aalborg Kommune er i gang med at undersøge dette forhold, hvorfor et svar herpå vil blive offentliggjort hurtigt muligt. Leverandøren opfordres til at fremsende relevante oplysninger omkring dette lovkrav fra den anden sag, såfremt det er muligt. 30 Prækvalifikation Det bemærkes, at interesserede leverandører alene inden den angivne frist den 4. oktober 2016, kl. 12.00 skal aflevere et udfyldt ESPD i henhold til oplysningerne i udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S 171-307093 ved at udfylde den vedlagte fil "espdrequest.xml" som findes under fanen "Prækvalifikation" på hjemmesiden med udbudsmaterialet. Leverandørerne skal derfor ikke i denne prækvalifikationsfase aflevere et udfyldt tilbud. 31 Spørgsmål 29 Forståelsen af mindstekrav 25 Der er flere krav i kravspecifikationen, der håndte- Page 8 of 12
rer logning af nøgler. Det er et ufravigeligt mindstekrav, at der ikke må ske automatisk logning af borgernøgler. Dette fremgår af mindstekrav 24 om logning af handlingerne i systemet, hvorefter " Dog skal borgernes og deres pårørendes anvendelse af oplåsning/låsning af døren ikke logges." Dette er ligeledes angivet i mindstekrav 25, hvorefter "Der må ikke ske automatisk logning af borgernøglens brug." Borgernøglens brug må altså ikke registreres i systemet. Aalborg Kommune har ikke behov for oplysninger om borgerens færden og må kun registrere oplysninger i systemet om borgerne, som Kommunen har brug for til dennes sagsbehandling. Aalborg Kommune ønsker derfor kun en registrering af medarbejdernøglen. Der må derfor ikke gemmes data omkring borgernøglens brug i loggen og et evt. udtræk må heller ikke vise oplysninger om borgernøglen. Anden del af krav 25 skal ikke forstås som et krav om, at der skal ske en logning af borgernøgler, jf. indledningen af kravet. Det er en tilkendegivelse af, at hvis systemet på en eller anden måde kan lave en oversigt over borgernøglen, så må dette ikke ske automatisk og det må under ingen omstændigheder fremgå af låsesystemet, herunder hverken af dennes log eller udtræk, og alene tilgås og benyttes ved Myndighedsafdelingens specifikke forespørgsel Page 9 of 12
herom. I den forbindelse skal det påpeges, at Aalborg Kommune ikke ønsker at logge borgernes nøgler, idet dette ikke anses som en relevant behandling af personoplysninger og dermed ikke overensstemmende med persondatalovens regler i 5. Kravspecifikationen indeholder desuden i krav 30 vilkår om, at "Tilbudsgiver skal kunne dokumentere, at systemet overholder persondataloven samt anden lovgivning vedrørende datasikkerhed." Dette underbygger tillige, at systemet ikke må logge borgernes færden, idet dette vil udgøre en irrelevant behandling af persondata for Aalborg Kommune. 32 Spørgsmål 10 Aalborg Kommunes mulighed for at stille ressourcer til rådighed under implementeringen. Denne besvarelse uddyber besvarelsen af spørgsmål 10. Aalborg Kommune stiller som udgangspunkt ikke medarbejdere til rådighed til at låse op og/eller snakke med borger. Det vil kun være i helt særlige tilfælde, at en medarbejder fra Aalborg Kommune kan være behjælpelig med at låse op. 33 Spørgsmål 12 Præciseret i udbudsmaterialet Der er i bilag 7 tilføjet, at "Priserne skal tage højde for, at den enkelte borger får udleveret 3 stk. adgangsgivende enheder." Ændringen er markeret med ændringsmarkering. 34 Spørgsmål 24 Præciseret i udbudsmaterialet Der er i bilag 7 tilføjet et punkt 8, hvor det fremgår, at Leverandøren, jf. besvarelsen af spørgsmål 24, skal udfylde specifikation af batterier, såfremt løs- Page 10 of 12
ningen anvender sådanne. Instruksen til tilbudsgiver er ligeledes opdateret, så det fremgår, at tilbudsgiver skal udfylde punkt 8, såfremt løsningen indeholder batterier. Ændringerne er markeret med ændringsmarkering. 35 Kontraktens 32. Garanti 36 Bilag 2, Kravspecifikation, pkt. 1 Leverandøren skal yde ubetinget garanti på den tilbudte lås. I den forbindelse ønskes det oplyst, om der skelnes mellem garanti på "lås" og evt. andet leveret hardware? Yderligere ønskes en definition af "ubetinget"? Der kræves, at leverandøren har en "godkendt registerforskrift på systemet", hvilket for os umiddelbart ikke er en kendt term. Menes der f.eks., at leverandøren skal være autoriseret forhandler af den tilbudte løsning? Ubetinget garanti betyder, at der skal laves en reparation eller ombytning på låsen uden nogen vilkår fra leverandøren, såfremt låsen ikke er som foreskrevet i kravspecifikationen. Garantien uddybes i øvrigt i kontraktens punkt 32. Det fremgår klart her, at der skal tilbydes en garanti på "lås", herved forstås låseenheden. Derudover skal det bemærkes, at tilbudsgiverne i øvrigt garanterer, at det leverede lever op til kravene i Kontrakten inklusive bilag hertil. En godkendt registerforskrift betyder, at Leverandøren skal have en forskrift på det anvendte system, hvoraf der indeholdes en beskrivelse af - Registerets navn formål m.m. - Dataansvarlig og databehandler - Registerets indhold, anvendelse og sletning m.v. - Sikkerhedsforanstaltninger fysisk og logisk - Registrerede personers adgang til oplysninger om sig selv - Videregivelse af oplysninger Page 11 of 12
37 Kontraktens punkt 11 På en sådan opgave kan der bestilles en stor portion nøgler, og når disse en gang er "skåret" til den nøgleprofil der passer i kommunens låsecylindre, kan de ikke bruges til andet, efter evt. returnering. Antallet af bestilte nøgler leveret indledningsvist afstemmes i forhold til antallet af borgercylindre (3 stk. til hver) samt antallet af ønsket antal til brug for plejen. Spørgsmålet lyder: Henvisning - 11 - Returvarer Er det korrekt forstået at Aalborg kommune ønske ret til at returnere produkter, der er produceret unikt til Aalborg kommunes låsesystem, og derfor ikke normalt kan returneres da de ikke kan anvendes til andre kunder? Selvom nøglerne er skåret til Ordregivers system, så finder Ordregiver ikke, at nøglerne er gået tabt, idet de kan tages i brug senere, ved f.eks. ekstra salg til borgere eller plejen. Der opfordres til, at forholdet angives i bilag X som en uhensigtsmæssighed i udbudsmaterialet, hvorefter dette kan tages op som en del af en forhandlingsrunde. Hvis evt. ja til dette, kan der så aftales en beløbsgrænse, eller kvantum maks, da leverandøren ikke er skyld i fejl bestillingen. Page 12 of 12