RejsUd fr systemadministratrer 1
Indhldsfrtegnelse Persner, grupper g rller Opret ny bruger Udgiftstyper Alternativ kntering Dimensiner (bjekter) Kreditkrttransaktiner Prduktpsætning 2
Tilgå RejsUds webmdul Selve prgrammet RejsUd tilgås via en brwser, f.eks. Internet Explrer, Firefx eller Chrme. Idet de frskellige institutiner kører på frskellige versiner af RejsUd, tilgås de gså fra frskellige adresser (dette er kun midlertidigt, indtil vi får alle institutiner pgraderet til RejsUd 3.8.1). RejsUd tilgås ved følgende links: https://rejsud.es.dk, https://376.rejsud.es.dk eller https://381.rejsud.es.dk. 3
Tilgå administratrmdulet 1) Tryk på Kør i start-menuen 2) Indtast mstsc fr at åbne fjernskrivebrdet 3) Indtast rejsudadm.es.dk OBS: Nrmalt skal du tilgå rejsudadm.es.dk 4
Tilgå administratrmdulet (frtsat) 1) Indtast institutinens brugernavn g passwrd: 2) Når vi er lgget ind på institutinen, er næste skridt at lgge ind sm bruger. Bemærk, at lginplysninger er de samme, sm du bruger til webmdulet. 5
Oversigt ver administratrmdulet Alle ændringer g psætninger i administratrmdulet fregår under hvedmenuerne Stamdata g Afstemning Under Stamdata findes undermenuerne til: Persn: Håndtering af medarbejderens stamdata, rettigheder, gdkendelsesflw, faste dimensiner g kreditkrt Objekter: Håndtering af dimensinsværdier Udgifter: Håndtering af udgiftstyper, herunder faste dimensinsværdier, prduktpsætning g alternativ kntering Ny: Oprettelse af nye brugere 6
Oversigt ver administratrmdulet Alle ændringer g psætninger i administratrmdulet fregår under hvedmenuerne Stamdata g Afstemning Under Afstemning > Frskudstransaktiner findes undermenuerne til Fejlrapprt pr. fejltype: Rapprten viser en liste ver alle kreditkrt- g Rejseknttransaktiner på fejllisten srteret efter årsagen til, at de er fejlet Opdater fejltransaktiner: Her håndteres/ændres fejlede kreditkrt- g Rejseknttransaktiner, så de kan fjernes fra fejllisten Opdater frskudstransaktiner: Håndtering af kreditkrt- g Rejseknttransaktiner, der ikke fejler nget g kan afregnes af brugerne i RejsUd 7
Brugerpsætning, persngrupper g rller 8
Brugerpsætning (Stamdata > Persn> Persn) Stamdata Gule felter: Persnlige plysninger (Navn, ID, adresse, CPR-nummer ) Grønne felter: Rettigheder g rller (se vejledning til rller i RejsUd) Røde felter: Rejseregel-psætning Blåt felt: Den persngruppe, sm brugeren tilhører. 9
Brugerbjekt (Stamdata > Persn> Objekt) Persnalekreditrnummer g faste dimensiner Gule felter: Skal altid være udfyldt 1 Brugerens initialer 2 Fast værdi er altid 2000 (ingen andre muligheder) 3 Persnalekreditrnummer sammenkblingen til Navisin 4 Faste dimensinsværdier en hjælp til brugeren, så visse dimensiner er udfyldt på frhånd Obs: Sm udgangspunkt skal du aldrig prette et brugerbjekt dette sker autmatisk, når du pretter en ny bruger Du skal blt vide, at faste dimensinsværdier fr de enkelte brugere angives her 10
Persngruppe (Stamdata > Persn> Persngrupper) Om Persngrupper Alle brugere er medlem af en persngruppe g kun én. Frmålet med en persngruppe er at samle en gruppe brugere g definere, hvem deres sekretærer, kntrllanter g gdkendere skal være Der defineres en sekretær, en kntrllant g en gdkender fr hver persngruppes hhv. rejseafregninger g udgiftsafregninger Vælg rejse- eller udgiftsafregning g tryk på Redigér fr at ændrepsætningen 1 Persngruppens unikke ID g navn 2 Ved tryk på Vis-knappen vises alle medlemmer af persngruppen 3 Gruppens sekretær. Kan både være en enkelt persn (sm i eksemplet) eller en sekretærgruppe 4 Gruppens kntrllant. Kan både hver enkelt persn (sm i eksemplet) eller en kntrllantgruppe 5 Gruppens gdkender. Kan både hver enkelt persn eller en gdkendergruppe (sm i eksemplet) 11
Stedfrtrædere (Stamdata > Persn> Stedfrtrædere) Om Stedfrtrædere Frmål med stedfrtrædere: Muliggør, at flere persner er sekretærer/kntrllanter/gdkendere fr en persngruppe Hvis Hanne er stedfrtræder fr Peter, så kan Peter fretage de samme handlinger, sm Hanne kan. Dvs. hvis Hanne er kntrllant fr persngruppe 1, så er Peter det gså Eksempel: I persngruppe 10400 er der én persn angivet sm sekretær g kntrllant (hhv. HFS g HHT) Men gdkenderen er en gdkendergruppe (STYR_BIRKEROD): Idet AGV g MASJ er stedfrtrædere fr STYR_BIRKEROD, så er AGV g MASJ i praksis gdkendere fr persngruppe 10400 OBS: AGV g MASJ skal have gdkenderrettigheder i deres brugerpsætning. Ellers kan de ikke udfylde rllen sm (stedftræder fr en) gdkender. 12
Opret ny bruger 13
Opret ny bruger (Stamdata > Ny> Persn) Step 1 - Indtast stamdata: Gule felter: SKAL udfyldes Grønne felter: Bør udfyldes Hvide felter: Skal ikke udfyldes PersnID, LginID g RejsekntID bør altid være ens Step 2 Kpiér standardværdier: Tryk på Hent fr at finde den persn, sm standardværdierne kan kpieres fra Standardværdier inkluderer rettigheder, persngruppe g rejseregler 14
Opret ny bruger (frtsat) (Stamdata > Ny> Persn) Step 3 - Indtast stamdata: Gule felter SKAL udfyldes (alle) Hvis du kpierer standardværdierne fra en anden bruger, er alle felter udfyldt på frhånd Step 5 Udfyld bjekt (OBS: intet step 4) De gule felter skal altid være udfyldt Peride: Altid = 2000 OBS: Hvis du har kpieret en anden brugers standardværdier, så bliver CPRnummeret ved en fejl gså kpieret Derfr: Kreditnummer skal erstattes med den nye brugers CPR-nummer 15
Opret ny bruger (frtsat) (Stamdata > Ny> Persn) Step 6 Opret evt. kreditkrt: Oprettelse af kreditkrt er valgfrit. Tryk på Næste, hvis du ikke ønsker at prette et kreditkrt til persnen (eller hvis du vil prette det senere) Hvis du pretter et kreditkrt, skal de gule felter udfyldes Step 7 Udfør Tryk på knappen Udfør fr at prette den nye bruger i RejsUd 16
Udgiftstyper 17
Udgiftstyper (Stamdata > Udgifter> Udgifter) Opsætning af udgiftstyper Udgiftstyper findes under Stamdata > Udgifter > Udgifter Under Stamdata > Udgifter > Udgiftspsteringslinjer er det angivet, hvilke udgiftstyper kan vælges i hhv. rejse- g udgiftsafregninger Derfr: Ved prettelse af nye udgiftstyper, skal der gøres t ting: 1) Udgiftstypen skal prettes under Stamdata > Udgifter > Udgifter 2) Det skal angives under Stamdata > Udgifter > Udgiftspsteringslinjer, m udgiftstypen skal kunne vælges i udgiftsafregninger (4100), rejseafregninger (1100) eller begge dele Husk: Fr at kunne vælge den nye udgiftstype i RejsUd, skal man både ind under Udgifter g Udgiftspsteringslinjer g prette 18
Udgiftstyper (Stamdata > Udgifter> Udgifter) Oprettelse af nye udgiftstyper Gule felter: Alle nye udgifter SKAL have disse værdier sm standard. Ingen undtagelser 1 Nye udgiftstyper skal have et nyt, ubrugt UdgiftsID. UdgiftsID et skal ALTID være ver 2000 2 Udgiftstypen bør have et sigende navn 3 Vælg hvilken knt, udgiften skal knteres på 4 Overvej, m der kan angives en fast dimensin på udgiften. Denne vil ALTID blive brugt gså selvm den rejsende vælger en anden dimensinsværdi i den verrdnede kntstreng fr hele rejseafregningen 5 Hvis 0, skal frklaring være udfyldt. Hvis 1, behøver frklaring ikke at være udfyldt 6 Hvis bksen er vinget af, skal den rejsende vedhæfte et bilag sm dkumentatin 19
Udgiftspsteringslinjer (Stamdata > Udgifter> Udgiftspsteringslinjer) Oprettelse af nye udgiftstyper (frtsat) Udgiftspsteringslinjer: Her angives hvr man skal kunne vælge den nyprettede afregningstype Anbefaling: Gør altid udgiftstypen tilgængelig både fr udgifts- g rejseafregninger GruppeID 1100: Rejseafregninger GruppeID 4100: Udgiftsafregninger 20
Udgiftstyper (Stamdata > Udgifter> Udgifter) Generelt: ALDRIG slet en udgiftstype, hvis den har været i brug i bare én afregning ALDRIG slet en udgiftspsteringslinje, hvis udgiftstypen har været i brug i bare én afregning Hvis man sletter en udgiftstype/udgiftspsteringslinje, der har været i brug i en afregning, så vil man ikke kunne åbne den pågældende afregning igen. Hvis en udgiftstype ikke længere skal være tilgængelig, så markér den sm Ikke i brug. Ændringer i udgiftstypen (frskelligt kntid, dimensinsværdier, mv.) slår ikke igennem på udgifter, der allerede er blevet prettet i en afregning. Kun nye udgifter. Vær pmærksm på, at såfremt en udgiftstype ikke lever p til kravene Frklaring skal være udfyldt g Bilagsnummer er bligatrisk, så vil brugeren ikke kunne kmme videre med sin afregning. Brug kun når strengt nødvendigt 21
Alternativ kntering 22
Alternativ kntering Om nødvendigheden af alternativ kntering Sm udgangspunkt vil en udgiftstype altid ramme den knt/dimensin, sm er angivet i udgiftstypen (se fx udgiftstypen vedr. Billeje) under Stamdata > Udgifter > Udgifter: I eksemplet rammes Knti 221003 g Indkøbskde 8310. Men hvad sker der, hvis bilen er lejet i udlandet, g udgiftstypen Billeje derfr skal bgføres på en anden knt g have en anden indkøbskategri? Skal man prette en ny ugift, der hedder Billeje udland, g altid få den rejsende til at vælge mellem 2 udgiftstyper afhængig af lkatin? Eller er der et alternativ? 23
Alternativ kntering (Stamdata > Udgifter> Udgiftsbjekttyper) Om alternativ kntering Ved brug af alternativ kntering kan man nøjes med kun at prette én udgiftstype, sm vil kunne bruges uanset m den rejsende rejser i indlandet eller udlandet Knteringen af rejsen kmmer til at afhænge af, hvad brugeren har valgt i dimensinen Afregningstype i afregningens kntstreng: Hvis man ikke har psat alternativ kntering, så vil en udgiftstype ALTID ramme den knti, der er angivet fr udgiftstypen uanset m der er valgt indland eller udland Hvis man har psat alternativ kntering fr udland fr en given udgiftstype, så vil kntien g dimensinsværdierne ændres men kun fr denne ene udgiftstype. 24
Alternativ kntering (Stamdata > Udgifter> Udgiftsbjekttyper) Opsætning af alternativ kntering Eksempel: Billeje i indland skal bgføres på knt 221003 g Indkøbskde 8310 (sm vist på slide 13) Billeje i udland skal bgføres på knt 221004 g Indkøbskde 8320. Gule felter: Skal altid udfyldes 1 Vælg udgiftstypen, der skal psættes alternativ kntering fr 2 Vælg afregningstype (den afregningstype, hvr knteringen skal være frskellig fra default-værdien (fx udland)). 3 Vælg evt. den knt, udgiften skal knteres på, når den valgte afregningstype benyttes. Hvis der ikke angives nget, vælges defaultværdien 4 Vælg evt. en dimensinsværdi der skal benyttes, når den valgte afregningstype benyttes. Hvis der ikke angives nget, vælges defaultværdien Tip: Man skal aldrig vælge Indland sm afregningstype Man kan nøjes med at udfylde enten alternativ knt eller alternative dimensinsværdier. 25
Dimensiner (bjekter) 26
Objektgrupper (Stamdata > Objekter > Objektgrupper) Objektgrupper = Dimensiner Dimensiner: fx Delregnskab, Hvedprdukt, Sted, Indkøbskde. Vises i kntstrengen: Visningen af kntstrengen i RejsUd afhænger af psætningen i Objektgruppekrtets felt PsteringsmetdID: Muligheder: 27
Objekt (Stamdata > Objekter > Objekt) Objekter = Dimensinsværdier Dimensinsværdier: fx Sted 10415 Uddannelsesfrlig Hver eneste pstering/udgift i afregningen får den valgte dimensinsværdi tilknyttet, medmindre der er psat en anden default-værdi fr den enkelte udgift. Hvrdan dette gøres, vises i de følgende afsnit... Hvrdan tilføjer man nye dimensiner/dimensinsværdier i RejsUd? Det gør man ikke! Det gøres via Navisin Hvrdan sletter man dimensiner/dimensinsværdier i RejsUd? Det gør man ikke! Det gøres via Navisin 28
Kreditkrtg Rejseknttransaktiner 29
Frskudstransaktiner (Afstemning > Frskudstransaktiner> Opdatér frskudstransaktiner) Om frskudstransaktiner Her findes en liste ver alle kreditg Rejseknttransaktiner, der ligger til afregning hs brugerne (tryk på kikkerten fr at se alle) 1 Transaktinens kreditkrt-/rejsekrtnummer. MC = MasterCard A = Rejseknt 2 Transaktinsbeløbet (i riginal valuta) 3 Transaktinsbeløbet i DKK 4 Betalingsmåde 5 RejsekntID. Når der er tale m en Rejseknt-transaktin (sm i eksemplet) bliver RejsekntID et matchet med en brugers RejsekntID, g på baggrund af heraf defineres det, hvem transaktinen tilhører, g felt 7 bestemmes 6 Rejse/rute 7 PersnID er bestemt på baggrund af et match af felt RejsekntID (felt 5). PersnID definerer, hvilken bruger kan se g afregne transaktinen 8 Alle transaktiner kmmer ind med et PrduktID, der definerer, hvilken type vare, der er købt 9 Transaktiner kmmer sm standard ind uden UdgiftsID, men dette kan der laves m på (mere m dette senere) 10 Rejseknt-transaktiner er Fakturanummeret lig med CWT s følgeseddelnummer 30
Fejltransaktiner (Afstemning > Frskudstransaktiner> Fejlrapprt g Afstemning > Frskudstransaktiner> Opdater fejltransaktiner) Om fejltransaktiner Rejseknt-transaktiner ender ftest på fejlliste, frdi dét RejsekntID, der er angivet på transaktinen, ikke kan matches med ngen bruger i RejsUd. Dvs. der er ingen bruger, der er prettet med det pågældende RejsekntID. Når det er tilfældet, så ved RejsUd ikke, hvem transaktinen tilhører, g den ryger således på fejlliste. Fr at rette transaktinen skal PersnID g RejsekntID tilføjes MasterCard-transaktiner ender ftest på fejllisten, frdi det benyttede krt ikke er prettet i RejsUd. Fr at rette transaktinen skal kreditkrtet prettes Alle fejltransaktiner findes i rapprten Fejlrapprt (pr. fejltype). Transaktinerne er srteret efter årsagen til, at de er fejlet. En grundig gennemgang af hvrdan fejltransaktiner rettes, findes i en vejledning på Mderniseringsstyrelsens hjemmeside: http://www.es.dk/systemer/rejsud/~/media/files/systemer/rejsud/rettelse%20af%20fejltran saktiner%20v2.ashx 31
Prduktpsætning 32
Prduktpsætning (Stamdata > Udgifter > Prdukter) Om fejltransaktiner Når der bliver indlæst kreditkrt- eller rejseknttransaktiner i RejsUd, skal brugeren sm udgangspunkt selv tildele dem en udgiftstype. Alle transaktiner indehlder dg en prduktkde, sm man i RejsUd s administratinsmdul kan sammenkble med en udgiftstype, således at transaktinen autmatisk får tildelt den rigtige udgiftstype på frhånd. Dermed skal brugeren ikke bruge tid på at tilknytte en udgiftstype, g der er desuden sikkerhed fr, at den krrekte udgiftstype er valgt En grundig gennemgang af hvrdan prduktid psættes, findes i en vejledning på Mderniseringsstyrelsens hjemmeside: http://www.es.dk/systemer/rejsud/~/media/files/systemer/rejsud/vejledning%20til%20ps %C3%A6tning%20af%20prduktkder.ashx 33
Dataverførsel mellem Navisin g RejsUd Hvad bliver verført? Finansknti (udvalgte intervaller sm standard kun finansknti, der starter med 22, 61, 97 g 99) bliver verført fra Navisin til RejsUd. Dimensinsværdier fr de ønskede dimensiner (sted-kder, indkøbskategrier, aktiviteter, mv.) bliver verført fra Navisin til RejsUd. Persnalekreditrnummer (persnalekreditrnummer bliver verført fra Navisin ud fra et match på brugerens CPR-nummer) Batches med afregninger bliver verført fra RejsUd til Navisin (statusfelt pdateres) Hvr fte bliver det verført? Overførslen af stamdata fra Navisin til RejsUd sker en gang dagligt Overførslen af batches fra RejsUd til Navisin sker en gang dagligt 34