Opsætningen af modulet Internet er opdelt i en serverdel og en TimePlan-del. Opsætningen af serverdelen er beskrevet under Teknisk dokumentation.

Transkript

1 Web App - Opsætning i TimePlan WEB APP Frmålet med mdulet Web App er, medarbejdere kan tilgå deres vagtplan via mbilen/internet g hurtigt danne sig et verblik ver deres vagtplan, udbyde vagter til deres klleger, aflyse egne vagter, tage ledige vagter, læse beskeder g infrmatiner fra virksmheden samt læse g sende beskeder til andre medarbejdere. TimePlan WebApp kan indstilles til, m vagter må udbydes, aflyses g tages, g m de skal gdkendes før de træder i kraft, skal ønsket m at tage en byttetid/ledig tid ikke gdkendes, vil varslingsreglerne blive tjekket i det øjeblik medarbejderen tager vagten. Der kan læses systembeskeder, der sendes ud ved gdkendelse af vagtbytte g aflysning af vagter. Samtidigt kan der lægges vigtige infrmatiner ud på TimePlan WebApp, hvilket autmatisk vil vises under nyhedssektinen på TimePlan WebApp. TimePlan Web App sikrer en effektiv vagtbytterdning blandt medarbejderne. Opsætningen af mdulet Internet er pdelt i en serverdel g en TimePlan-del. Opsætningen af serverdelen er beskrevet under Teknisk dkumentatin. WebApp startes første gang i en brwser, ved at angive den serveradresse der er tilknyttet virksmhedens TimePlan 7 g fungerer på alle smartphnes g pc er Alle billeder til Web App er taget sm de vil se ud på mbilen. WebApp en styret fra Administratin > Internet g fra Administratin > Glbale indstillinger > Internet/SignInTS. Ved indtastning af TimePlan Webapp s adresse fr virksmheden på mbilen eller pc vil man se lgin siden. Autfuldførelse på brugernavn g passwrd er deaktiveret fra TimePlans side, men hvis medarbejderne har sat deres brwser til at huske passwrd, vil brwserne ignrere TimePlans indstilling. TimePlan Sftware A/S Side 1 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

2 Manual versin 7.15 Herfra kmmer man på Webapp en ved medarbejdernes lgin inf psat inde fra TimePlan. Fra Webapp en lgin side kan man Skifte sprg Husk mig: Husker medarbejderens lgin plysninger, kun på serveren der bruger Få nulstillet lginplysninger Her kan man sende ind at man har glemt enten ens ID-nummer eller adgangskde, afhænger af hvad der er psat i TimePlan s sikkerhedspsætning fr Internet. Man kan vælge at få det sendt via mail eller telefnnummer. Valget skal være registreret på medarbejderens stamkrt i TimePlan. Side 2 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

3 Web App - Opsætning i TimePlan Opslagstavle: Se de plysninger der er psat fra Administratin > Glbale indstillinger > SignInTS > Medarbejder aktuelt Opsætning i TimePlan Fra Administratin > Internet findes psætningen fr terminalindtastning, medarbejdersøgning, Registrering g frskellige medarbejderværktøjer. Under fanebladet Opsætninger vises de funktiner, mdulet Internet har. Marker i klnnen Vis fr at aktivere en funktin. Når en funktin markeres, vil psætningen til funktinen blive vist, frdelt i faneblade. TimePlan Sftware A/S Side 3 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

4 Manual versin 7.15 Der kan vælges parametre fr lgin fr de valgte funktinsmråder: Terminalindtastning Fraværsregistreringer Medarbejdersøgning Medarbejdertls Manuel Terminal g fravær Firmainfrmatiner Vælges Benyt lgin kan vælges at der skal lgges ind med: under Administratin > Glbale indstillinger > SignInTS > Ved lgin i SignIn brug flg.: Cpr/Id nr. KrtNr Lønkde. Marker i Benyt passwrd ved lgin i SignIN (Opsætning af passwrd indstillinger under Internet Indstillinger) fr at benytte kderd ved lgin. Vælges der intet passwrd kan medarbejderne lgge ind på WebApp en udelukkende med deres lønkde/cpr eller krtnummer. Vælges passwrd funktinen skal passwrd, gyldighedsperide g antal tegn sættes p under Administratin > Internet > Sikkerhedspsætning. Passwrd krav: Hvilke krav skal der være til Passwrd Gyldig: Hvr længe er passwrd gyldigt. Står der 0 skal medarbejderne aldrig ændre passwrd igen. Side 4 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

5 Web App - Opsætning i TimePlan Minimum antal tegn: Hvr mange tegn skal passwrdet indehlde. Skal indehlde bgstaver g tal: Betyder at brugeren skal lave et passwrd bestående af både bgstaver g tal. Skal indehlde mindst 1 specialtegn: Betyder at brugeren skal lave et passwrd bestående mindst 1 special tegn. Specialtegnene der kan bruges er!"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{ }~ Skal indehlde både stre g små bgstaver: Passwrdet skal bestå af en kmbinatin af stre g små bgstaver. Begrænsning af lginfrsøg. Der kan psættes flere kriterier. Frsøg x indenfr y minutter: Her sættes det første kriterie, eks. 5 gange indenfr 5 min. Frsøg x indenfr y minutter: Her sættes det andet kriterie, eks. 10 gange indenfr 30 min. Antal lginfrsøg fr permanent låsning af knt: Her sættes det antal gange der skal til før knten låses permanent. Hvrdan skal det være muligt at tilsendt lgin detaljer: Her vælges hvrledes medarbejderne får tilsendt deres tilfældigt generede engangspasswrd, når de vælger reset passwrd igennem Webapp en. SMS: Brugerne vil få tilsendt lginplysninger på det mbilnummer der er angivet på deres stamkrt, kræver at feltet landekde er synligt g udfyldt. Landekde må ikke skrives i feltet til mbilnummeret. Der skal gså psættes et afsendernummer. Brugerne vil få tilsendt lginplysninger på den adresse der er angivet på deres stamkrt. Der skal gså psættes en afsender adresse. Beder medarbejderne en TimePlan bruger m at nulstille deres passwrd inde fra TimePlan vil det først frsøges sendt via adressen på stamkrtet, hvis denne ikke findes så via SMS. Hvilke plysninger skal kunne sendes: Her vælges hvad der kan sendes til medarbejderne. ID-nummer: Det ID nummer medarbejderne skal lgge ind med. Passwrd: Et tilfældigt genereret passwrd, sm medarbejderne skal lave m. Reset alle: Nulstiller alle medarbejderes passwrds til et tilfældigt genereret passwrd, der sendes til venstående valg. OK: Gemmer valgene. Annuller: Lukker uden at gemme. Under Fraværsregistrering g Medarbejdersøgning kan det psættes således, at TimePlanbrugere gså kan lgge ind, ved at markere i Brugere kan lgge ind. TimePlan Sftware A/S Side 5 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

6 Manual versin 7.15 Ved markering i Brugere kan lgge ind fremkmmer valgmuligheden Brugere benytter rettighedsprfiler, hvilket betyder, at brugere kan knyttes til brugerrettigheder. I felterne/klnnerne under venstående kan der søges/vælges brugere, afgrænset efter status g/eller afdeling. De valgte indstillinger fr de enkelte funktinsmråder vises efterfølgende i tabellen under fanebladet Opsætninger. Under fanebladet Fraværsversigt, når Fraværsregistreringer er valgt, kan en ekstra rettighedsprfil tilføjes, således registrering af fravær g adgang til fraværsversigt kan adskilles. Vælg Brugere skal have følgende rettighedsprfil, hvis brugere skal have tilknyttet en rettighedsprfil, der skal gælde ved Fraværsversigt. Tryk fr at vælge en rettighedsprfil. Side 6 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

7 Web App - Terminal indtastning Vælg Brugere skal ingen rettighedsprfil have, hvis den valgte rettighedsprfil under fanebladet Opsætning skal gælde. Terminal indtastning Opsætningen til terminal indtastning findes under Administratin > Internet Frklaringer: 1. Fr at terminal indtastning skal kunne vises på TimePlans Webapp, skal der markeres i Vis. 2. Der skal altid benyttes lg ind, hvrfr Benyt lg ind er markeret g gråtnet. 3. Der skal vælges, hvilken metde medarbejderen skal benytte fr at lgge ind. Vælg mellem CPR/ID-nummer, Krtnummer g Lønkde. Marker i Med Passwrd, hvis passwrd skal benyttes fr at lgge ind. Numerisk tastatur g sprg ved indlg i Versin 6 Prtal Når man lgger ind på MedarbejderPrtalen via WebSignIN, kan man skifte sprg ved at klikke/vælge pilen ved siden af landeflaget g man kan vælge at bruge et virtuelt numerisk tastatur ved at klikke/vælge iknerne med et tastatur, umiddelbart til højre fr felterne Indtast Id-nummer g Indtast passwrd. TimePlan Sftware A/S Side 7 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

8 Manual versin 7.15 Klikkes/trykkes der på iknerne, vises et virtuelt tastatur, hvrfra medarbejderen kan indtaste sine plysninger. Under Administratin > Glbale Indstillinger > Internet findes følgende psætninger, sm har betydning fr terminal indtastning. Internet: Side 8 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

9 Web App - Terminal indtastning Ved stempling af terminaltider skal der angives en årsag hvis tlerancegrænserne ikke verhldes: Marker her, hvis en årsag skal angives ved verskridelse af tlerancegrænserne i frhld til planlagt tid. Gælder ikke tlerancegrænserne fr pause: Marker her, hvis verskridelse af tlerancegrænsen ikke skal gælde pauser. Arbejdstider, der ligger uden fr gdkendt/lønlåst peride, vises ikke: Marker her, hvis plantider, der ikke er gdkendt eller lønlåst, skal vises. Fravær, der ligger uden fr gdkendt/lønlåst peride, vises ikke: Marker her, hvis fravær, der ikke er gdkendt eller lønlåst, skal vises. Ledige tider, der ligger uden fr gdkendt/lønlåst peride, vises ikke: Marker her, hvis ledige tider i ikke-gdkendte eller lønlåste perider ikke skal vises Medarbejdere må kun registrere terminaltider i deres primære afdeling: Marker her, hvis medarbejdere kun kan se g registrere fravær i deres primære afdeling. Bemærkningsfelt ved tidsregistrering vises altid: Marker her, hvis et bemærkningsfelt skal være tilgængeligt ved tidsregistrering. Hvis en bemærknings skal gøres bligatrisk, psættes under Gdkend > Opsætninger > Terminalprgrammer. Marker årsagskden, tryk Ret g marker Vis g Bemærkning er påkrævet. Bemærkning kan påføres manuelt uden tilhørende tidsregistrering: Marker her, hvis det skal være muligt at tilføje en bemærkning på medarbejderens seneste registrering. Bemærkninger på registreringer vises ved en farve til højre fr feltet ud fra Tid fra terminal under Gdkend. Tillad registreringer fra mbile enheder fr: Alle: Betyder at alle kan registrere tid fra Mbile enheder. Ingen: Betyder at ingen kan registrere tid fra Mbile enheder. Individuelt: Betyder at de medarbejdere der skal kunne registrerede tid fra mbilen, på stamkrtet skal havde markering i Registrering fra mbile enheder, fr at kunne registrere tid fra Mbile enheder. Generelle indstillinger: Visning af kvittering når der mødes ind eller går til tid: Angiv, hvr lang tid kvitteringen fr rettidig ind- g udstempling skal vises på Web Appen Indstillingen kan sættes til mellem 0 g 1000 sek. Autmatisk lgud når der ikke er fretaget nget: Angiv, hvr lang tid inaktivitet skal frårsage autmatisk lgud. Indstillingen kan sættes til mellem 0 g 1000 sek. Sådan kan valgene se ud: På Dashbard kan der klikkes på Genvejen Km/Gå TimePlan Sftware A/S Side 9 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

10 Manual versin 7.15 Tidsregistrering åbner på Km/Gå g medarbejderne vælger Tjek Ind eller Tjek Ud Efter klik på Tjek ind, tjekkes der ind hvis tlerance er verhldt. Tjekkes der ind udenfr tlerance eller er der ingen planlagt tid er der mulighed fr at registrere tid (ved at klikke på billederne): Side 10 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

11 Web App - Terminal indtastning Uden planlagt tid Før planlagt tid Inden fr tlerance Eks.: Aftalt ændring Kmmer fr sent Pause ind Pause ud Adgang Adgang til tidsregistrering kan begrænses ud fra medarbejdernes stilling, verenskmst eller verenskmstgruppe. Fra Administratin > Internet > Terminalindtastning > Adgang sættes kriterier fr hvilke medarbejdere, der skal kunne registrere arbejdstid via Web Appen TimePlan Sftware A/S Side 11 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

12 Manual versin 7.15 Alle: Vælg denne, hvis alle medarbejdere skal kunne tidsregistrere. Ud fra valgte verenskmster g stillinger: Vælg denne, hvis medarbejdere skal være tilknyttet en bestemt verenskmst g stilling fr at tidsregistrere. Vælg under Kriterier fr adgang til tidsregistrering hvilke verenskmster g stillinger, medarbejderne skal have fr at kunne tidsregistrere. Ud fra verenskmstgruppe: Vælg denne, hvis medarbejderne skal have en bestemt verenskmst fr at kunne tidsregistrere. Benyt afdelingsbaseret IP-adgangskntrl: Vælges hvis at der kun må kunne lgges tid fra bestemte IP-adresser. Samme Ip-adresse kan anvendes på flere afdelinger eller på en verrdnet afdeling. Ip-adresserne psættes via Administratin > Afdelinger > Ret > Ip-adresser Fra Dashbardet kan brugeren håndtere sine registreringer efter hvad der er tilladt fra TimePlan tryk/klik på + fr at åbne menuen. Side 12 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

13 Web App - Terminal indtastning Denne side vises, når medarbejderen trykker på Registreringer > Km/Gå. Km / Gå: Herfra registrerer medarbejderen sine arbejdstider sm kmme g gåtider eller tilstedeværelsesregistrering. Fr at kunne registrerede tilstedeværelse skal dette være angivet på medarbejdernes stamkrt. Medarbejderen kan gså se man er tjekket ind eller ud TimePlan Sftware A/S Side 13 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

14 Manual versin 7.15 Ved klik på Tjek Ind Se evt. årsagskder, Kder med * skal udfyldes med en bemærkning. Den relevante årsagskde vælges g der trykkes/klikkes Stempel Ind. Ppup efter udstempling Herfra kan det psættes at der efter x antal udstemplinger skal kmme en ppup, hvrfra man bliver sendt videre til et eksternt link. Side 14 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

15 Web App - Fraværsregistrering Fra fanen aktiveres m der skal kmme en Ppup efter udstemplingen I feltet Redirect linkadresse, skrives den sti, der skal anvendes. Stien skal indehlde eller Og i tekst til ppup skrives den tekst der skal vises. Ved klik på OK sendes man til den adresse der er indsat i redirect linkadresse Fraværsregistrering Vælg Administratin > Internet > Fraværsregistrering TimePlan Sftware A/S Side 15 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

16 Manual versin 7.15 Marker i klnnen Vis fr at Fraværsregistrering skal vises på Web Appen Marker i Benyt lg ind, hvis lgin kræves fr at registrere fravær. Marker Fraværsregistrering, hvr følgende faner til psætninger kan vælges: Fraværsregistrering Fraværsversigt På fanebladet Fraværsregistrering er der følgende muligheder: Fraværstyper: Angiv hvilke fraværstyper, der skal benyttes. Søgefelter: Angive hvilke søgefelter, sm skal benyttes fr at søge efter en medarbejder. Medarbejder Id Felter: Angiv hvilke felter, der skal benyttes fr at identificere en medarbejder ved fraværsstempling. Autfravær har 1. priritet: Vælg denne, hvis andet fravær ligger på den dag autfraværet skal træde i kraft g skal blive slettet eller rykket et døgn frem i tiden. Autfravær stppes autmatisk: Vælg denne, hvis andet fravær ligger på den dag autfraværet skal træde i kraft, g autfraværet stppes autmatisk. Vis afdelinger sm afdelingsnr: Vælg denne, hvis afdelingen skal vises sm afdelingsnummeret. Vis afdelinger sm afdelingsnavn: Vælg denne, hvis afdelingen skal vises sm afdelingsnavnet. Side 16 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

17 Web App - Fraværsregistrering Vis afdelinger sm afdelingsnr g Navn: Vælg denne, hvis afdelingen skal vises sm afdelingsnummeret g -navnet. Tilgængelige felter: Viser de tilgængelige felter til visning af medarbejderplysning under fraværsregistrering. Ret: Ret et felts navn. Det nye navn vil slå igennem på Valgte felter autmatisk. Vælg: Vælg feltet til at blive vist. Valgte felter vil blive vist i gråt. Hent standard: Nulstil alle Alias navne til Original navne. Valgte felter: Felter, der vises på Web Appen Ret: Ret et felts Bredde g Justering (højre, venstre, centrum). Slet: Slet et felt. Det kan vælges igen under Tilgængelige felter. Op g ned: Flyt felterne p g ned i den rækkefølge, de skal præsenteres på Web Appen Hent standard: Nulstil Valgte felter til systemets standardpsætning. På fanebladet Fraværsversigt er der følgende muligheder: Hvis der ikke benyttes lgin, er der ikke adgang til fraværsversigten: Marker her, hvis adgang til fraværsversigten skal kræve lgin. Medarbejder må kun se sine egne fravær: Marker her, hvis medarbejdere må kun se eget fravær. Brugere skal ingen rettighedsprfil have: Vælg denne, hvis brugere ikke skal have en bestemt rettighedsprfil fr at se Fraværsversigt. Brugeren skal have følgende rettighedsprfil: Vælg denne, hvis brugere skal have en bestemt rettighedsprfil fr at se Fraværsversigt. Tryk på fr at vælge en rettighedsprfil. Fravær på Web Appen Anvend Lg-in på Web Appen fr at se fravær, g vælg Mine tider fra genvejen eller vælg Vagtplan > Mine tider: TimePlan Sftware A/S Side 17 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

18 Manual versin 7.15 Herfra vil man kunne se eget fravær. Går man til Vagtplan > Afdelingsplan vil man kunne se det fravær der fra Administratin > Internet > Medarbejdertls > Medarbejder vis arbejdstider er tilladt fra Appen. Side 18 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR

19 Web App - Medarbejdersøgning Medarbejdersøgning Vælg Administratin > Internet > Medarbejdersøgning Marker i klnnen Vis, hvis Medarbejdersøgning skal vises på Web Appen Under fanebladet Visning af medarbejderplysninger er følgende psætningsmuligheder: TimePlan Sftware A/S Side 19 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

20 Manual versin 7.15 Søgefelter: Marker her de felter, det skal være muligt at søge efter. Afdelingsvisning: Her sætter kriterierne fr visning af afdelinger. Vis afdelinger sm afdelingsnr: Vælg denne, hvis afdelingen skal vises sm afdelingsnummeret. Vis afdelinger sm afdelingsnavn: Vælg denne, hvis afdelingen skal vises sm afdelingsnavnet. Vis afdelinger sm afdelingsnr g Navn: Vælg denne, hvis afdelingen skal vises sm afdelingsnummeret g -navnet. Afdelingssøgning: Her sætter kriterierne fr visning af søgning i afdelinger. Alle afdelinger: Her kan der søges i alle afdelinger. Kun primær afdeling: Der kan kun søges i medarbejderens primær afdeling, søgningen vil vise de medarbejdere der har tilknytning til medarbejderens primære afdeling. Kun primær g sekundær afdeling: Der kan søges i medarbejderens primær eller sekundær afdeling. Afdelinger under samme afdelingsgruppe sm medarbejderens afdelinger: det kan søges i alle de afdelinger der har tilknytning til medarbejderens afdelinger. Tillad medarbejderne at sende besked til hinanden: Betyder at medarbejderne kan sende besked til hinanden fra WebApp en. Er denne ikke markeret vil menupunktet Beskeder ikke kunne ses på WebApp en. Side 20 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

21 Web App - Medarbejdersøgning Tilgængelige felter: Viser de tilgængelige felter til visning af medarbejderplysning under fraværsregistrering. Ret: Ret et felts navn. Det nye navn vil slå igennem på Valgte felter autmatisk. Vælg: Vælg feltet til at blive vist. Valgte felter vil blive vist i gråt. Hent standard: Nulstil alle Alias navne til Original navne. Valgte felter: Felter, der vises på Web Appen Ret: Ret et felts Bredde g Justering (højre, venstre, centrum). Slet: Slet et felt. Det kan vælges igen under Tilgængelige felter. Op g ned: Flyt felterne p g ned i den rækkefølge, de skal præsenteres på Web Appen Hent standard: Nulstil Valgte felter til systemets standardpsætning. Hvis Kun primær afdeling eller Kun primær g sekunder afdeling vælges, g medarbejderen ikke har ngle sekundære afdelinger, så vil det kun være medarbejderens primære afdeling, der vil være tilgængelig, sm valgbar afdeling på Medarbejdersøgning. Er tilladt at medarbejderne kan sende besked internt til hinanden, vil der i søgningen fr de ønskede medarbejdere gså vises et brev ikn, derudver vil medarbejderne gså kunne se punktet beskeder i menuen. Er Alle afdelinger, Kun primær eller sekundær afdeling eller Afdelinger under samme afdelingsgruppe sm medarbejderens afdelinger valgt, g medarbejderen har sekundære afdelinger, så vil det stadig være muligt at vælge Alle afdelinger, hvrved der så søges i alle de tilgængelige afdelinger. TimePlan Sftware A/S Side 21 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

22 Manual versin 7.15 Fra App en vil medarbejderne kunne søge via. Uanset hvr man er på Webapp en, kan medarbejderen søge efter kllegaer i firmaet ved at klikke på, Der kan søges enten på afdelinger eller via funktiner. Det navn der indtastes i søgefeltet, vil der blive søgt efter i alle tilgængelige felter på medarbejderne. Klik på Søg: Side 22 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

23 Web App - Medarbejdersøgning Medarbejderen kan nu vælge en eller flere medarbejdere ud fra søge resultatet g sende en besked ved at trykke / klikke på, hvis dette er valgt fra Administratin > Internet > Medarbejdersøgning, Hvis ikke der er valgt ngle medarbejdere vil mail symblet være gråt g der vil intet ske. Vælger man at trykke / klikke på det grønne mail symbl, kan man skrive en besked. Knappen Send besked bliver først aktiv, når der er skrevet nget i indhldsfeltet. Efter beskeden er sendt, får man en lille besked på at meddelelsen er blevet sendt g man vender tilbage til et tmt beskedvindue. Fra medarbejdersøgning kan medarbejderne vælge m de vil kunne kntakte de fremsøgte medarbejdere direkte fra WebApp en, ved fra Dashbard > Indstillinger at aktivere Kntakt kllegaer ved at klikke på telefnnummer/ i Medarbejdersøgning, hvilket gør det muligt fr medarbejderne at kntakte medarbejdere fra medarbejdersøgning direkte fra WebApp en ved at trykke på et link. TimePlan Sftware A/S Side 23 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

24 Manual versin 7.15 Beskeder Fra beskeder kan man sende g mdtage beskeder internt i virksmheden, når der fra Administratin > Internet > Medarbejdersøgning > Visning af medarbejderplysninger er valgt Tillad medarbejdere at sende besked til hinanden. Er punktet ikke aktiveret vil man ikke kunne sende beskeder medarbejderne imellem, men de vil kunne mdtage beskeder sendt fra TimePlan. Fra menupunktet beskeder kan man se hvr mange ulæste beskeder der ligger til en. Når menupunktet åbnes, ser man sm medarbejder alle ens beskeder, både læste g ulæste. Side 24 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

25 Web App - Medarbejdersøgning Oprette besked Der trykkes på fr at prette en ny besked. Fr at vælge mdtager(e) af beskeden trykkes på. Billedet åbner med søgning efter kllegaer. Der kan søges på navn ved at skrive i søgefeltet. Eller man kan trykke sig frem til afdeling g funktiner g derefter trykke på knappen TimePlan Sftware A/S Side 25 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

26 Manual versin 7.15 De medarbejdere der skal have beskeden afkrydses g der trykkes på når der er valgt medarbejdere., sm først bliver grønt Herefter vender man tilbage til billedet hvr man skriver beskeden. Side 26 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

27 Web App - Medarbejdersøgning Vedhæfte fil Der kan vedhæfte en fil til beskeden ved at trykke på, hvrefter Appen, alt efter m den kører fra cmputeren eller fra telefnen vil åbne en mulighed fr at tage stilling til hvrfra man vil hente den fil der skal vedhæftes. Har man vedhæftet en fil, vil man under beskedfeltet se de filer man har vedhæftet. Beskeden sendes ved at trykke, når beskeden er sendt vises. I versigten ver beskeder vil man se den besked der er sendt. Man kan i versigten se hvem beskederne er fra, det står i linjen med dat g hvem der er frfatter på beskeden. Besvare besked Man svarer på en besked, ved at trykke på den fr at læse den g i bunden skriver man så sit svar på beskeden g sender den ved at trykke på. TimePlan Sftware A/S Side 27 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

28 Manual versin 7.15 Også herfra kan der vedhæftes filer. Accepter/afvise besked Beskeder sendt fra medarbejderens planlægger kan være sendt med at man skal bekræfte eller afvise nget. I versigten vil disse beskeder blive vist med gdkend/afvis symbler i højre side. Beskeden åbnes fr at kunne Accepteres eller Afvises. Side 28 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

29 Web App - Medarbejdersøgning Slette besked Egne svar i en besked kan slettes ved, at man inde på beskeden trykker på iknet Medarbejderen vil efter sletning se beskeden, Beskeden er slettet af navn g dat. Samme besked vil fremgå i beskedversigten hs den medarbejder der slettede beskeden. TimePlan Sftware A/S Side 29 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

30 Manual versin 7.15 Medarbejderen der er med i den krrespndance hvrfra der er slettet en vil gså kunne se dette i sin versigt. Frlade samtale (tråd) Er man deltager i en samtale-tråd der kører mellem flere medarbejdere, kan man frlade tråden ved at trykke på iknet i samtalen. Her vil de kunne se hvilke medarbejdere der er deltagere i tråden g hvilke der har frladt tråden. Side 30 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

31 Web App - Medarbejdersøgning Herfra kan man vælge at frlade tråden ved at trykke på Frlad samtale. TimePlan Sftware A/S Side 31 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

32 Manual versin 7.15 Ved at frlade samtalen, vælger man ikke at følge denne samtale længere, samtalen vil ikke være synlig i besked versigter g medarbejderen vil derfr ikke kunne svare yderligere på denne tråd. Andre deltagere i tråden vil stadig kunne ses medarbejderens beskeder, hvis vedkmmende ikke har slettet disse. Når alle deltagere har frladt en tråd, vil den blive slettet. Medarbejdertls Persnplysninger Web Appen, hvr lgin g tidsregistrering kræver passwrd, g hvr Medarbejderaktuelt = Opslagstavle er psat under Administratin > Glbale indstillinger > SignIn TS > Medarbejder aktuelt Side 32 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

33 Web App - Medarbejdertls Ved tryk/klik på Mine Data vises nedenstående side, herfra medarbejderen har adgang til eget stamkrt, afspadseringsknt, lønplysninger, ferieknt g feriefriknt, hvis det er sat p under Administratin > Internet > Medarbejdertls. TimePlan Sftware A/S Side 33 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

34 Manual versin 7.15 Se g ret stamkrtsfelter Opsætningen fr at se g rette stamkrtsfelter findes under Administratin > Internet > Medarbejdertls > Medarbejder stamkrt: Tilgængelige felter: Viser de tilgængelige felter til visning af medarbejderplysning under fraværsregistrering. Ret: Ret et felts navn. Det nye navn vil slå igennem på Valgte felter autmatisk. Vælg: Vælg feltet til at blive vist. Valgte felter vil blive vist i gråt. Hent standard: Nulstil alle Alias navne til Original navne. Valgte felter: Felter, der vises på Web Appen Marker ud fra hvert valgt felt, m det skal være muligt fr medarbejderen at rette feltets værdi på Web Appen Side 34 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

35 Web App - Medarbejdertls Op g ned: Flyt felterne p g ned i den rækkefølge, de skal præsenteres på Web Appen Hent standard: Nulstil Valgte felter til systemets standardpsætning. Kun ngle afdelinger har rettigheder til at ændre data: Herfra er det muligt at afdelingsbestemme hvilke afdelinger der må rette i medarbejdernes stamdata fra Webapp en. Dette aktiveres ved at der klikkes på knappen Afdelinger sm kan rette data, hvrfra man kan vælge hvilke afdelinger der må rette medarbejder data fra Webapp en. Stamkrtsdata på Web App med venstående psætning, ved at gå til Mine Data > Min Prfil: TimePlan Sftware A/S Side 35 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

36 Manual versin 7.15 De grå felter er de felter medarbejderne kan redigere ved at klikke på. Baggrundsfarven frsvinder nu fra felterne der bliver vist med en ramme mkring. Tryk i det/de felt(er) der skal ændres, skriv de nye infrmatiner g afslut ved at trykke på. Frtryder man det indtastede inden man har klikket på kan man klikke på Se afspadseringsknt på Web Appen Denne funktinalitet er kun tilgængelig, hvis mdulet Afspadseringsstyring er installeret. Medarbejderes afspadseringsknti kan vises på Web Appen g det er muligt fr medarbejdere at sende afspadsering til løn. Gå til Administratin > Internet > Medarbejdertls > Medarbejder knti under Afspadsering fr at psætte afspadsering til løn. Side 36 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

37 Web App - Medarbejdertls Medarbejder kan se afspadseringsknt samt bevægelser: Marker her, hvis medarbejdere skal kunne se g sende afspadsering til løn. Der må sendes afspadsering til løn: Marker her, hvis medarbejdere skal kunne sende afspadsering til løn. Afspadseringsknten skal have en minimumsbehldning på: Angiv her et antal minimumstimer før afspadsering kan sendes til løn. Der må max sendes: Angiv her et antal maksimumtimer, der kan sendes til løn. Ovenstående psætning set på Web Appen: TimePlan Sftware A/S Side 37 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

38 Manual versin 7.15 Medarbejderen kan sende afspadsering til løn ved at vælge g der indsætte timer g minutter, g klikke på: Send til udbetaling, fr at angive hvr mange timer man ønsker udbetalt med den næste løn. Man kan maksimalt sende det antal timer afsted sm bliver vist på billedet fr send til udbetaling. Det man har sendt, vil blive vist på versigten. Side 38 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

39 Web App - Medarbejdertls Ferie g feriefri kan ses fra Web Appen Denne funktinalitet er kun tilgængelig, hvis mdulet Feriesaldstyring er installeret. Medarbejderes Ferie g feriefri knti kan vises på Web Appen g det er muligt fr medarbejdere at sende ferie g feriefri til løn eller verførelse. Gå til Administratin > Internet > Medarbejdertls > Medarbejder knti under Afspadsering fr at psætte Ferie/Feriefri på Web Appen Der kan at psættes m der må verføres eller udbetales ferie eller feriefri. Samtidigt kan der angives hvr mange uger inden ferie-/feriefri årets afslutning man kan fretage dette. 0 angiver at medarbejderne kan verføre eller udbetale hele ferieåret. På Web Appen vil det blive vist på Ferieknten, hvr man kan vælge hvr mange dage der skal sendes til udbetaling eller der skal verføres. TimePlan Sftware A/S Side 39 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

40 Manual versin 7.15 Fra versigten ser medarbejderne Dat: Dat fr afhldelse af ferie. Behldning: Restbehldning på den dat man ser på. Brugt: Hvr meget ferie der er brugt. Tilført: Hvis der manuelt er tilført ferie eller ferie verført fra tidligere år. Nederst på siden ses knapper til at verføre eller udbetale ferie, hvis det er tilladt fra psætningen Medarbejderne verfører ferie ved at vælge Side 40 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR

41 Web App - Medarbejdertls Ferieverførelsen vil vises på versigten på den sidste dag i ferieåret. Udbetal ferie ved at vælge Ferieudbetalingen vil på versigten ligge på den sidste dag i ferieåret. Feriefri På samme måde sm med ferie kan man se hvr meget feriefri man har, hvrdan man har brugt det g hvad man har tilbage. Også på feriefri kan man verføre eller udbetale feriefri, hvis det er tilladt fra virksmheden Flextidsknt g SH-tid kan ses fra Web Appen Denne funktinalitet er kun tilgængelig, hvis mdulet SH- g flextid er installeret. Før man kan benytte denne funktinalitet, skal den sættes p under Administratin > Internet > Medarbejdertls > Medarbejderknti. TimePlan Sftware A/S Side 41 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

42 Manual versin 7.15 Marker Medarbejder kan se Flextids-knt samt bevægelser, hvis medarbejdere skal kunne se Flextids-knten. Tryk på fr at angive periden, knten vises fr. Under Mine data > Flexversigt på Web Appen vises medarbejdernes Flextids-versigt fr periden. Ovenstående eksempel: Dags dat 2 måneder til dags dat + de antal uger, der er valgt i psætningen, kan ses i nedenstående billede: Side 42 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

43 Web App - Medarbejdertls På samme måde psættes SH-tid. Klnnen Brugt indehlder gså udbetalt SH-tid Se lønspecifikatiner på Web Appen Denne funktinalitet er kun tilgængelig, hvis mdulet Fileksprt til lønsystem er installeret. Det er muligt fr medarbejderen at se egne lønspecifikatiner på Web Appen Det er muligt fr TimePlan-brugere (med rettighed dertil) at se lønspecifikatiner på medarbejdere via stamkrtet. Fr psætning, gå til Administratin > Internet > Medarbejdertls > Medarbejder vis løn: TimePlan Sftware A/S Side 43 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

44 Manual versin 7.15 Ovenstående menu viser, hvilke lønperider, der vises på Web Appen Det er kun muligt at rette lønperiderne under Prgram > Klargør løn. Marker Vis kun timepgørelse (Ingen lønplysninger), hvis ikke det skal være muligt at se lønplysninger på Web Appen Under Klargør løn aktiveres lønperider til visning på Web Appen sm følgende: Højreklik på en lønperide g klik på Må vises på stamkrt g internet. Kun lønkørsler, sm er tilgængelige under begrænset lønkørsel, kan ses på Web Appen Tidligere lønkørsler skal genberegnes fr at kunne ses. Lønspecifikatiner kan fra TimePlan ses således: Vælg Medarbejderliste > vælg en medarbejder > Lønplysninger > Lønperide Side 44 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

45 Web App - Medarbejdertls Klik på den ønskede lønperide i versigten Medarbejder vis løn g lønspecifikatinen vises således: TimePlan Sftware A/S Side 45 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

46 Manual versin 7.15 Øverste bks viser den samlede pgørelse fr lønperiden Nederste bks viser specifikatinerne fr lønperiden Lønperiderne set på Web Appen: Side 46 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR

47 Web App - Medarbejdertls Klik på ud fr den ønskede lønperide g følgende billede vises: TimePlan Sftware A/S Side 47 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

48 Manual versin 7.15 Se Afdelingsplan Web Appen Planlægningsbilledet kan vises på Web Appen Opsæt under Administratin > Internet > Medarbejdertls > Medarbejder vis arbejdstider: Vælg her, hvilke arbejdstider g fraværstyper medarbejderen skal have ret til at se, g fr hvilke afdelinger denne rettighed gælder. Side 48 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

49 Web App - Medarbejdertls Medarbejderne må se andres arbejdstider: Marker her, hvis medarbejderen må se andre medarbejderes arbejdstider g fravær. Medtag fiktive medarbejdere: Marker her, hvis fiktive medarbejdere skal vises på arbejdstidsversigten Vis planlagt Pause funktin: Planlagt pauser sm funktin kan vises eller skjules således at en arbejdstid fremstår sm en arbejdstid med én funktin frem fr med 3 funktiner. Indstillingen sm default sat til at vise pause sm funktin. I planlægningen ses en planlagt arbejdstid g en ledig tid med planlagt pause På Web Appen vises det sm en pdelt arbejdstid under Vagtplan > Mine Tider g TimePlan Sftware A/S Side 49 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

50 Manual versin 7.15 under Vagtplan > Ledig tider. Afdeling(er) hvr arbejdstiden skal ligge i: Her vælges de afdelinger medarbejderne kan se arbejdstiderne i. Alle afdelinger: Står sm default, medarbejderne kan se arbejdstider der ligger i alle afdelinger. På webappen under Vagtplan > Afdelingsplan. Side 50 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

51 Web App - Medarbejdertls Kun primær afdeling: Medarbejderne kan kun se arbejdstider, der ligger i den primære afdeling. På webappen under Vagtplan > Afdelingsplan TimePlan Sftware A/S Side 51 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

52 Manual versin 7.15 Kun primær g sekundære afdeling(er): Medarbejderne kan kun se de arbejdstider der ligger medarbejderens primære g sekundære afdelinger. På webappen Afdelinger i samme grupper: Medarbejderne kan kun se de arbejdstider der ligger i de valgte grupper. Klik på knappen.. fr at vælge de grupper (afdelingstype) sm arbejdstiderne skal tilhøre. Side 52 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

53 Web App - Medarbejdertls På webappen under Vagtplan > Afdelingsplan Vis afdelinger sm: Gælder KUN fr MedarbejderPrtalen til TimePlan 6. Vælg her, hvrdan afdelinger skal præsenteres. Vælg mellem afdelingsnummer, afdelingsnavn g afdelingsnummer g navn. App viser afdelinger sm: Vælg her, hvrdan afdelinger skal præsenteres. Vælg mellem afdelingsnummer, afdelingsnavn g afdelingsnummer g navn. Synlig peride i frhld til dags dat: Angiv her periden, planlægningsbilledet skal vises i. Tryk på fr at specificerer periden. Bestemmer gså hvr lang tid frem g tilbage man kan se efterregistreringer g Mine tider: Specifik: Definer en fast dat. Det kan f.eks. være en kørsel, sm altid skal starte den 1. januar eller slutte den 31. december. Beregnet: Beregn en dat ud fra dags dat plus/minus antal dage eller måneder. Den første værdi bestemmer, hvr mange enheder, der skal ligges til eller trækkes fra, i frhld til dags dat. Følgende enheder er mulige: Dag(e): Angiver hvr mange dage, der skal ændres. Uge(r): Angiver hvr mange uger (dvs. +/- 7 dage), der skal ændres. Uge(r) - første ugedag: Samme sm Uge(r), men altid den første dag (mandag) i ugen. Uge(r) - sidste ugedag: Samme sm Uge(r), men altid den sidste dag (søndag) i ugen. Måned(er): Angiver hvr mange måneder der skal ændres. Måned(er) - første dag: Samme sm Måned(er), men altid første dag i måneden. TimePlan Sftware A/S Side 53 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

54 Manual versin 7.15 Måned(er) - sidste dag: Samme sm Måned(er), men altid sidste dag i måneden. Fast dag: Angiv her en bestemt dag i måneden, samt hvr mange måneder frem, der skal ændres i frhld til dags dat. Justering: Her kan der vælges første eller sidste dag i X antal ugers peride g der vælges startdaten på 1. peride start Følgende afdelinger må der ses arbejdstider g fravær fr: Marker de afdelinger, der skal vises i planlægningsbilledet. Vis tæller i arbejdstidsversigt: Viser tæller fr verenskmstperiden på Dashbardet. Tillad visning af n-duty udskrift: KUN fr Medarbejder Prtal fr TimePlan 6. Tillader at man kan se udskriften fr n-duty. Medarbejdere må se fravær: Marker her, hvis medarbejdere må se fravær på planlægningsbilledet. Vælg hvilke fraværstyper, der må vises i bksen under. Hvis ingen fraværstyper vælges, vises alle fraværstyper. Vis skjult fravær med anden tekst g/eller farve: Marker her, hvis fravær, der er valgt til ikke at blive vist på planlægningsbilledet, skal vises med en bestemt tekst g/eller farve. Kan kun aktiveres, hvis Medarbejdere må se fravær er markeret, g gælder alle valgte fraværstyper. Vis bemærkninger fr: Marker Arbejdstid g Fravær (begrundelse), hvis bemærkninger skal vises på planlægningsbilledet. Fravær (begrundelse) kan kun vises, hvis Medarbejdere må se fravær er markeret. Fraværsbegrundelser vil kunne ses på Dashbardet, ved ønsker g i afdelingsplanen ved tryk på medarbejderens arbejdstid/fravær. Medarbejderens arbejdstider, arbejdstidsbemærkninger g arbejdsversigt vil blive vist sm nedenstående på Web Appen: Dashbard Tryk på + til venstre fr arbejdstiden. Ønsker Åbn dagen fr ønsket g tryk på + til venstre fr fraværstypen Afdelingsplan Tryk på medarbejderen arbejdstid. Side 54 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

55 Web App - Medarbejdertls Ledige tider, byttetider g aflyste tider via Web Appen Medarbejderne har nu via Web Appen mulighed fr at bytte deres vagter med andre medarbejdere, tage ekstra arbejdstider via ledige vagter g aflyse deres vagter. Frmålet med ledige tider er at planlægge arbejdstider sm medarbejdere efterfølgende kan tage via Ledige tider på Web Appen. Om de ledige tider skal vises i gdkendt plan eller ej psættes under Administratin > Glbale indstillinger > Internet med muligheden Ledige tider, der ligger uden fr gdkendt/lønlåst peride, vises ikke. Med byttetider kan medarbejdere frigive arbejdstider til klleger. Dette sker ligeledes via Mine tider på Web Appen Medarbejderne har mulighed fr at skrive bemærkninger på arbejdstiden i frbindelse med frigivelse af en tid. Hvis en medarbejder ikke ønsker en vagt, kan vagten ønskes fjernet ved at aflyse den fra Til Gdkendelse. Ledige tider, byttetider g aflyste tider sættes p i TimePlan via Administratin > Internet > Medarbejdertls > Ledige tider / Bytte tider / Aflyse tider: TimePlan Sftware A/S Side 55 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

56 Manual versin 7.15 Ledige tider Ledige tider Vis ledige tider: Marker her, hvis ledige tider skal vises i arbejdsversigt. Medarbejdere kan tage ledige vagter: Marker her, hvis medarbejder må tage ledige tider. Tillad flere medarbejdere at byde ind på samme ledige vagt: Betyder at flere medarbejdere kan ønske samme vagt. Valgte ledige tider skal gdkendes af afdelingsansvarlig: Marker her, hvis medarbejderes ønske m at tage en ledig tid skal gdkendes af en afdelingsansvarlig før ændringen træder i kraft. Medarbejder skal have arbejdstidsfunktin sm primær - eller sekundær funktin: Marker her, hvis den ledige tid kun skal vises fr de medarbejdere, der har den ledige tids funktin sm primær eller sekundær. Besked psætning..: Opsæt beskeder til medarbejdere mkring ledige vagter: Side 56 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

57 Web App - Medarbejdertls Besked der sendes ved: Indtast her en meddelelse, der sendes til medarbejdere, når ønske m at tage Ledige tider gdkendes eller annulleres: Gdkendelse: Indtast en besked, der sendes til medarbejdere, når ønsket m at tage en ledig vagt, gdkendes. Annullering: Indtast en besked, der sendes til medarbejdere, når ønsket m at tage en ledig vagt, afvises. Flettedata: Fr at indsætte flettedata, højreklik i tekstfeltet g vælg mellem følgende flettedata Medarbejdernavn (ønsket): Indsæt navnet på medarbejderen, der har ønsket at tage vagten. Alternativt indtastes %REQUESTEDBY% Arbejdstid dat g tid (ønsket): Indsæt den ledige arbejdstids dat g tid. Alternativt indtastes %REQUESTEDTIME% Afdeling (ønsket): Indsæt afdelingsnavnet, den ledige vagt ligger i. Alternativt indtastes %REQUESTEDDEPT% Afdelingsvalg: Her vælges de afdelinger medarbejderne kan se arbejdstiderne i. Alle afdeling: Står sm default, medarbejderne kan se arbejdstider der ligger i alle afdelinger. På webappen TimePlan Sftware A/S Side 57 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

58 Manual versin 7.15 Kun primær afdeling: Medarbejderne kan kun se arbejdstider, der ligger i den primære afdeling. På webappen Kun primær g sekundære afdeling(er): Medarbejderne kan kun se de arbejdstider der ligger medarbejderens primære g sekundære afdelinger. På webappen Afdelinger i samme grupper: Medarbejderne kan kun se de arbejdstider der ligger i de valgte grupper. Klik på knappen.. fr at vælge de grupper (afdelingstype) sm arbejdstiderne skal tilhøre. Side 58 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

59 Web App - Medarbejdertls På webappen Kriterier fr udvælgelse af arbejdstider: Disse indstillinger angiver, hvilke verenskmster g stillinger medarbejderne skal have fr at se g tage ledige arbejdstider. Opret ledig tid Medarbejder skal tilhøre en af følgende verenskmster: Marker her, hvilke verenskmster medarbejdere skal være tilknyttet fr at kunne se ledige vagter. Medarbejder skal have en af følgende stillinger: Marker her, hvilke stillinger medarbejdere skal have fr at kunne se ledige vagter. Fr at ledige g byttetider kan vises i planlægningsbilledet inde i TimePlan, skal Vis ledige tider markeres under Mine indstillinger > Indstillinger > Srtering. Vælg denne sti, hvis TimePlan skal huske denne indstilling til næste gang TimePlan startes p. Skal den ændrede indstilling kun anvendes i én sessin, anvend Medarbejderfilter i planlægningsbilledet i stedet. TimePlan Sftware A/S Side 59 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

60 Manual versin 7.15 Fr at prette en ledig tid, højreklik på enten en medarbejder eller en tm dag i planlægningsbilledet g vælg Opret linje: Når der er valgt Opret linje, fås en ekstra linje i din medarbejder versigt, sm er markeret med ledig: Oprettelse af ledige arbejdstid kan fretages via højreklik g pret arbejdstid: Side 60 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

61 Web App - Visning g valg af ledige tider i Arbejdstidsversigt på Web Appen: Redigering af ledige tider fretages på samme måde sm på nrmal vis i planlægningsbilledet ved at trække arbejdstiden, højreklik g ret arbejdstid eller via inddateringsbjælken. Visuel visning af arbejdstider, ledige tider g vagtbytte: Arbejdstid tilstand Almindelig arbejdstid Arbejdstid, der er frigivet til bytte Almindelig ledig tid Ledig tid, der er frigivet af medarbejder Alm. ledig tid, der er ønsket af medarbejder (RT) Arbejdstid, der er frigivet af medarbejder g er ønsket af en anden medarbejder (RT) vagtbytte Visning Visning g valg af ledige tider i Arbejdstidsversigt på Web Appen: Hvis psætning i TimePlan angiver, at ledige tider vises, vises disse under Vagtplan > Ledige tider. Fr at ønske en ledig tid, klik/tryk på ud fr den ledige tid - musens pil ændres nu til en hånd g følgende dialgbks skal bekræfte medarbejderens valg: TimePlan Sftware A/S Side 61 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

62 Manual versin 7.15 Afdelingsplanen vises hvis medarbejderne fra Dashbard > Indstillinger, har valgt at afdelingsplanen skal vises under Ledige Tider g under Tider til gdkendelse. Afdelingsplanen bliver først vist i det øjeblik at medarbejderen klikker ind på den ønskede vagt under ledige tider. Side 62 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

63 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Bekræftes handlingen, vil den ledige tid markeres sm ønsket g vil kun være tilgængelig fr andre medarbejdere, hvis psætningen angiver at flere kan byde ind på samme ledige vagt, g ledige tider skal gdkendes, g følgende billede vises under Til gdkendelse: Hvis ønsket m at tage den ledige tid gdkendes, bliver den autmatisk flyttet p sm en almindelig arbejdstid på medarbejderen. Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Er dette sat p kan man ved prettelse af en ledig vagt angive hvr mange medarbejdere man ønsker skulle arbejde på vagten, ved at vælge pret arbejdstid. I planlægningen vil der på arbejdstiden vises et hint der angiver hvr mange medarbejdere der skal være på arbejdstiden g hvr mange der er gdkendt. Hintet vises dg kun når der er valgt, Vis hint under mine indstillinger g der ikke er valgt nget i filteret fr Visning arbejdstid. Medarbejderne kan ønske den ledige til fra Web App en. Det antal medarbejdere der har ønsket vagten ses under Prgram > Oversigt ver ledige/bytte tider. Klik på knappen Gdkend eller Gdkend g send besked fr at se hvilke medarbejdere der har anmdet m at få tiden. TimePlan Sftware A/S Side 63 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

64 Manual versin 7.15 Marker de medarbejdere der må få den ledige vagt, ved at klikke i tjekbksene. Klik derefter på knappen OK, fr at gdkende de valgte medarbejdere. Sendes der til flere men ikke alle medarbejdere på engang. Vises fr en dialg med flettekder til de medarbejdere der ikke får vagten. I det øjeblik der klikkes Send, sendes beskeden til de medarbejdere der ikke får vagten. Derefter fremkmmer dialgbksen med beskeden indehldende flettekder til de medarbejdere der har fået den ledige tid. Side 64 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

65 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt I det øjeblik der klikkes Send, sendes beskeden til alle de medarbejdere der får vagten. I planlægningsbilledet vil man nu kunne se, hvr mange anmdninger der er på tiden, hvr mange der er gdkendt på arbejdstiden g hvr mange der skal være på arbejdstiden. Når det ønskede antal medarbejdere til arbejdstiden er blevet gdkendt, vil arbejdstiden ikke blive vist på webappen. Arbejdstiden vil stadig blive vist i TimePlan hvr hint farven ændres til grøn på arbejdstiden. TimePlan Sftware A/S Side 65 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

66 Manual versin 7.15 Byttetider Vis bytte tider: Marker her, hvis frigivne tider skal vises. Medarbejdere kan frigive egne arbejdstider: Marker her, hvis medarbejdere må frigive egne tider til vagtbytte, så andre medarbejdere har mulighed fr at ønske dem. Medarbejder kan tage frigivne vagter: Marker her, hvis medarbejdere må ønske frigivne vagter. Medarbejder skal have arbejdstidsfunktin sm primær - eller sekundær funktin: Marker her, hvis frigivne vagter kun skal vises fr de medarbejdere, der har tidens funktin sm primær eller sekundær Arbejdstid skal ligge i medarbejderens primære eller sekundære afdeling: Marker her, hvis frigivne vagter kun skal vises fr de medarbejdere, der har den tidens afdeling sm primær eller sekundær. Medarbejder skal have samme verenskmst sm den frigivne medarbejder: Marker her, hvis frigivne vagter kun skal vises fr de medarbejdere, der er knyttet til samme verenskmst, sm medarbejderen, der har frigivet vagten. Det kræver dg, at verenskmsten er valgt under Kriterier fr udvælgelse af arbejdstider, da arbejdstiden ellers ikke vil være synlig. Vagtbytte skal gdkendes af afdelingsansvarlig: Marker her, hvis vagtbytte (dvs. ønske m at tage en frigivet tid) skal gdkendes inden arbejdstiden tages eller byttes. Beskedpsætning : Opsæt beskeder til medarbejdere mkring byttevagter vagter: Side 66 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

67 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Besked der sendes ved: Indtast her en meddelelse, der sendes til medarbejdere, når ønske m at tage frigivne vagter gdkendes eller annulleres, samt en kvittering til medarbejderen, der frigav vagten: Gdkendelse: Indtast en besked, der sendes til medarbejdere, når ønsket m at tage en frigivet vagt, gdkendes. Annullering: Indtast en besked, der sendes til medarbejdere, når ønsket m at tage en frigivet vagt, afvises. Kvittering til frigiver: Indtast en besked, der sendes til medarbejderen, der frigav vagten, når ønsket fra en anden medarbejder m at tage en frigivet vagt, gdkendes. Flettedata: Fr at indsætte flettedata, højreklik i tekstfeltet g vælg mellem følgende flettedata Medarbejdernavn (ønsket): Indsæt navnet på medarbejderen, der har ønsket at tage vagten. Alternativt indtastes %REQUESTEDBY% Arbejdstid dat g tid (ønsket): Indsæt den ønsket arbejdstids dat g tid. Alternativt indtastes %REQUESTEDTIME% Afdeling (ønsket): Indsæt afdelingsnavnet, den ledige vagt ligger i. Alternativt indtastes %REQUESTEDDEPT% Medarbejdernavn (frigivet): Indsæt navnet på medarbejderen, der har frigivet vagten. Alternativt indtastes %RELEASEDBY% Arbejdstid dat g tid (frigivet): Indsæt den ønsket arbejdstids dat g tid. Alternativt indtastes %RELEASEDTIME% Vagtbytte skal verhlde varslingsregler: Skal vagtbytte ikke gdkendes af afdelingsansvarlig er det muligt at vælge m et vagtbytte skal verhlde TimePlan Sftware A/S Side 67 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

68 Manual versin 7.15 varslingsreglerne eller ej. Er denne valgmulighed markeret, skal varslingsreglerne verhldes. Er muligheden ikke aktiveret bliver varslingsreglerne ignreret. Afdeling(er) hvr arbejdstiden skal ligge i: Her vælges de afdelinger medarbejderne kan se arbejdstiderne i. Alle afdeling: Står sm default, medarbejderne kan se arbejdstider der ligger i alle afdelinger. Kun primær afdeling: Medarbejderne kan kun se arbejdstider, der ligger i den primære afdeling. Kun primær g sekundære afdeling(er): Medarbejderne kan kun se de arbejdstider der ligger medarbejderens primære g sekundære afdelinger. Afdelinger i samme grupper: Medarbejderne kan kun se de arbejdstider der ligger i de valgte grupper. Klik på knappen.. fr at vælge de grupper (afdelingstype) sm arbejdstiderne skal tilhøre. Kriterier fr udvælgelse af arbejdstider: Disse indstillinger angiver, hvilke verenskmster g stillinger medarbejderne skal have fr at kunne frigive g tage byttevagter. Medarbejder skal tilhøre en af følgende verenskmster: Marker her, hvilke verenskmster medarbejdere skal være tilknyttet fr at kunne se ledige vagter. Medarbejder skal have en af følgende stillinger: Marker her, hvilke stillinger medarbejdere skal have fr at kunne se ledige vagter. Side 68 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

69 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Frigiv vagt på Web App Fr at frigive arbejdstid til en Byttetid klikkes på ud fr den valgte arbejdstid, man ønsker at bytte/frigive fra Mine Tider. Bemærk psætningen skal være sat til, at medarbejderen kan bytte/frigive en arbejdstid. Derefter kmmer følgende billede frem, hvr medarbejderen kan skrive en bemærkning til byttetiden: Bemærkning: Indtast bemærkningen, der skal knyttes til vagten. Dette er ikke bligatrisk. Tryk på tastaturiknet til højre fr feltet fr et skærmtastatur. Frigiv: Frigiv vagten, så den er tilgængelig fr andre medarbejdere. Aflys: Aflys vagten. Aflysningen skal først gdkendes i Gdkend, før dette træder i kraft. Læs mere i afsnittet Aflys vagter. Nej: Annuller handling. Frigives vagten, vil den blive indsat på en ekstra linje under Ledige Tider. Vagten vil stadig kunne ses på medarbejderen, der ønsker at frigive vagten ved arbejdstiden. ud fr TimePlan Sftware A/S Side 69 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

70 Manual versin 7.15 Et + ud fr arbejdstiden indikerer at der er en bemærkning på arbejdstiden. Et viser at bemærkningen er åben på arbejdstiden. Ønskes vagten tilbagekaldt, kan medarbejderen vælge den frigivne vagt g bekræfte valget. I TimePlan kan frigivne arbejdstider ses ved at få vist hintet på arbejdstiden. Her vises samtidigt eventuelle bemærkninger knyttet til handlingen. Hvis andre medarbejdere ønsker at tage en byttevagt fra en anden medarbejder, skal det gøres via Ledige Tider på Web Appen Side 70 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

71 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Fr de medarbejdere, der vil tage tiden fra Ledige Tider på Web Appen. Tryk/klik på vagten fr at ønske den. Bekræft handling i følgende dialgbks: Fr at få vist afdelingsplanen, skal medarbejderne fra Dashbard > Indstillinger, have valgt at Afdelingsplan skal vises under Ledige tider. Bekræftes handlingen, er arbejdstiden ikke længere tilgængelig fr andre medarbejdere. Hvis psætningen angiver at vagtbytte, skal gdkendes, lægges de til gdkendelse hs den afdelingsansvarlige, der kan tilgå dem fra Prgram > Oversigt ver ledige/bytte tider. TimePlan Sftware A/S Side 71 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

72 Manual versin 7.15 Aflyse tider Tillad aflysning: Marker her, hvis medarbejdere må aflyse deres arbejdstider. Kun fr arbejdstider med prjektenhed: Marker her, hvis medarbejdere kun må aflyse deres arbejdstider, der er knyttet til en prjektenhed. Arbejdstid skal ligge i medarbejders primære eller sekundære afdeling: Marker her, hvis medarbejdere kun må aflyse deres arbejdstider, hvis arbejdstiderne ligger i deres primære eller sekundære afdelinger. Tidsfrist i timer: Angiv i timer, hvr lang tid før vagtens påbegyndelse, en medarbejder kan aflyse vagten. Angives 10 timer, kan vagten ikke aflyses, hvis der er under 10 timer til vagten starter. Beskedpsætning : Opsæt beskeder til medarbejdere mkring aflyste vagter: Side 72 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

73 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Besked der sendes ved: Indtast her en meddelelse, der sendes til medarbejdere, når ønsket m at aflyse vagter gdkendes eller annulleres: Gdkendelse: Indtast en besked, der sendes til medarbejdere, når ønsket m at aflyse en vagt, gdkendes. Annullering: Indtast en besked, der sendes til medarbejdere, når ønsket m at aflyse en vagt, afvises. Flettedata: Fr at indsætte flettedata, højreklik i tekstfeltet g vælg mellem følgende flettedata Medarbejdernavn: Indsæt navnet på medarbejderen, der har ønsket at aflyse vagten. Alternativt indtastes %CANCELEDBY% Arbejdstid dat g tid: Indsæt dat g tid på arbejdstiden, der ønskes aflyst. Alternativt indtastes %CANCELEDTIME% Afdeling: Indsæt afdelingsnavnet, den arbejdstid, der ønskes aflyst, ligger i. Alternativt indtastes %CANCELEDDEPT% Prjekt (hvis tilknyttet): Indsæt prjektnavnet, den arbejdstid, der ønskes aflyst, ligger i. Alternativt indtastes %CANCELEDPROJECT% Afdeling(er) hvr arbejdstiden skal ligge i: Her vælges de afdelinger medarbejderne kan se arbejdstiderne i. Alle afdeling: Står sm default, medarbejderne kan se arbejdstider der ligger i alle afdelinger. Kun primær afdeling: Medarbejderne kan kun se arbejdstider, der ligger i den primære afdeling. Kun primær g sekundære afdeling(er): Medarbejderne kan kun se de arbejdstider der ligger medarbejderens primære g sekundære afdelinger. Afdelinger i samme grupper: Medarbejderne kan kun se de arbejdstider der ligger i de valgte grupper. Klik på knappen.. fr at vælge de grupper TimePlan Sftware A/S Side 73 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

74 Manual versin 7.15 (afdelingstype) sm arbejdstiderne skal tilhøre. Kriterier fr udvælgelse af arbejdstider: Disse indstillinger angiver, hvilke verenskmster g stillinger må aflyse arbejdstider. Medarbejder skal tilhøre en af følgende verenskmster: Marker her, hvilke verenskmster medarbejdere skal være tilknyttet fr at kunne aflyse arbejdstider. Medarbejder skal have en af følgende stillinger: Marker her, hvilke stillinger medarbejdere skal have fr at kunne aflyse arbejdstider. Aflys vagt på Web App Medarbejderne kan aflyse en arbejdstid eller trække den tilbage igen ved at klikke/vælge knapperne ud fr arbejdstiden under Vagtplan > Mine tider / Vagtplan > Til gdkendelse ved frigivelsen kan man skrive en bemærkning. Bemærk at psætningen skal være sat til, at medarbejderen kan aflyse en arbejdstid. Side 74 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

75 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Aflys vagt: Fjerner vagten fra medarbejderen. Aflyses vagten, vil den frblive i medarbejderens vagtplan. Før aflysningen træder i kraft, skal den gdkendes af afdelingsansvarlige. Ved at klikke på + på den pågældende arbejdstid, vil hintet vise systembemærkning, samt eventuelle bemærkninger fra medarbejderen. I TimePlan vises system- g medarbejderbemærkninger ved at stille musemarkøren ver arbejdstiden i Planlægning. Gdkendelse g annullering af ledige tider g byttevagter i Planlægning I Planlægning vises ledige tider g vagtbytte til gdkendelse med initialerne på den medarbejder, der ønsker tiden. Arbejdstider, der er blevet frigivet, er vist med stiplet kant. TimePlan Sftware A/S Side 75 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

76 Manual versin 7.15 Gdkendelse eller annullering fretages af afdelingsansvarlig, g sker ved at højreklikke på arbejdstiden g vælge enten Gdkend, Gdkend g send besked, Annuller eller Annuller g send besked Hvis den ønskede ledige tid/byttevagten gdkendes, frsvinder arbejdstiden fra linjen Ledig/Bytte g vises på medarbejderen. Annulleres ønsket, frsvinder medarbejderens initialer, g den ledige tid/byttevagt frigives igen, så medarbejdere igen kan vælge den ledige tid. Side 76 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

77 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Gdkendelse g annullering af ledige tider, byttevagter g aflyste tider på tværs af afdelinger Fr at gdkende/annullere ledige tider, byttevagter g aflyste tider på tværs af flere afdelinger, gå til Prgram > Oversigt ver ledige/bytte tider I versigten kan dat, type g status filtreres, g ønsker kan gdkendes eller annulleres med efterfølgende beskeder til medarbejderen, mens den valgte ledige/byttetid kan vises direkte i planlægningsbilledet. Opbygningen af versigten: Søg afdeling: Søg efter afdeling(er) enten i søgefeltet ved at skrive afdelingsnummer eller -navn eller i træstrukturen. Marker ønskede afdelinger fr at se eventuelle ledige/byttetider. Dat fra g Dat til: Indstil peride, hvri ledige/byttetider skal vises i. Type: Vælg hvilke typer arbejdstider, der skal vises: Alle: Viser alle typer arbejdstider. Kun ledige tider: Viser kun ledige tider, der er frigivet af virksmheden. Kun byttetider: Viser kun byttetider, der er frigivet af medarbejdere. Kun aflyste tider: Viser kun arbejdstider, der er ønsket aflyst af medarbejdere. Status: Vælg hvilken status, arbejdstiderne skal have fr at blive vist: Alle: Viser alle arbejdstider uanset status. Ikke taget: Viser de arbejdstider, der endnu ikke er ønsket af en medarbejder. Til gdkendelse: Viser de arbejdstider, der er ønsket af en medarbejder g behøver gdkendelse. Oversigtbilledet fr versigten: Afdeling: Viser de afdelinger der er søgt på. Dat: Viser dat g tid fr vagten. Type: Viser vagttypen. Arbejdsfunktin: Viser vagtens funktin/er Frigivet af: Viser hvilken medarbejder der har ønsket at bytte en vagt væk. Ønsket af: Viser hvilken medarbejdere der har ønsket vagten, eller hvr mange anmdninger der ligger på vagten. Status: Viser status på vagten. Til gdkendelse: Viser at vagten afventer gdkendelse fra planlæggeren. TimePlan Sftware A/S Side 77 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

78 Manual versin 7.15 Ikke taget: Viser at vagterne ikke er ønsket af ngle medarbejdere. Tildelt: I frbindelse med ledige vagter viser hvr mange medarbejdere der har ønsket vagten i frhld til hvr mange der ønskes på vagten. F.eks. 2/3, t har ønsket vagten g der skal bruges tre. Prjektenheder: Viser hvilke prjektenheder der er tilknyttet den ledige tid. Funktiner i versigten: Gdkend: Gdkend ønsket fra en medarbejder m at tage en arbejdstid. Arbejdstiden fjernes fra versigten. Annuller: Afvis ønsket fra en medarbejder m at tage en arbejdstid. Byttevagter frbliver i versigten, mens ledige g aflyste arbejdstider fjernes. Gdkend g send besked: Gdkend ønsket fra en/flere medarbejder(e) m at tage en arbejdstid. Åbner efterfølgende et vindue til Send besked med udfyldt emne g tekst, baseret på psætningen under Administratin > Internet > Medarbejdertls > Ledige tider / bytte tider / Aflyste tider > Beskedpsætning. WebApp: Send beskeden til medarbejderne via Web Appen. Det er muligt at ændre feltet Emne. SignIn: Send beskeden til medarbejderne via SignIn. SMS: Send beskeden til medarbejderne via SMS. Indstil antallet af tegn, der kan sendes, under Administratin > Generelle indstillinger > Kmmunikatin > SMS Gateway. Side 78 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

79 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Send beskeden til medarbejderne via . en sendes til den e- mailadresse, der er angivet på medarbejderens stamkrt. Det er muligt at indsætte flere mdtagere sm CC i feltet CC, der adskilles via semikln. Det er muligt at ændre feltet Emne. Gdkendes et vagtbytte, gives der mulighed fr at afsende t beskeder, en bekræftelse til medarbejderen, der ønsker at tage vagten, g kvittering til medarbejderen, der frigav vagten. Arbejdstiden fjernes fra versigten. Annuller g send besked: Afvis ønsket fra en medarbejder m at tage en arbejdstid. Åbner et vindue til Send besked med udfyldt emne g tekst, baseret på psætningen under Administratin > Internet > Medarbejdertls > Ledige tider / bytte tider / Aflyste tider > Beskedpsætning. WebApp: Send beskeden til medarbejderne via Web Appen. Det er muligt at ændre feltet Emne. SignIn: Send beskeden til medarbejderne via SignIn. SMS: Send beskeden til medarbejderne via SMS. Indstil antallet af tegn, der kan sendes, under Administratin > Generelle indstillinger > Kmmunikatin > SMS Gateway. Send beskeden til medarbejderne via . en sendes til den e- mailadresse, der er angivet på medarbejderen stamkrt. Det er muligt at indsætte flere mdtagere sm CC i feltet CC, der adskilles via semikln. Det er muligt at ændre feltet Emne. Byttevagter frbliver i versigten, mens ledige g aflyste arbejdstider fjernes. Gå til ledig/bytte tid: Skift til Planlægning, hvr den valgte arbejdstid er placeret. Vis arbejdstidsbemærkninger: Se systembemærkninger g eventuelle medarbejderbemærkninger på en arbejdstid. Højreklik på en arbejdstid fr at blive præsenteret fr funktinerne: TimePlan Sftware A/S Side 79 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

80 Manual versin 7.15 Lg på vagtbytte Da der skal kunne dkumenteres m en medarbejder har frigivet en vagt, taget en byttevagt/ledig tid eller aflyst en tid findes der en lg på medarbejdernes arbejdstids bemærkninger. Dette kan ses fra arbejdstidsbemærkningerne på arbejdstiden eller på arbejdstidsbemærkningerne fra medarbejdernes stamkrt. Ved lgning tages der hensyn til m tidernes skal gdkendes af den af afdelingsansvarlige. Der lgges på følgende i TimePlan. Tmme celler betyder at der ikke bliver lgget nget. Hændelse i Web Appen Medarbejder tager en ledig tid (klikker på efter en arbejdstid under Vagtplan > ledige tider g vælge tag vagt) Medarbejder frigiver en tid (klikker på ud fr en arbejdstid under Vagtplan > mine tider g vælge frigiv) Medarbejder annullerer en frigivet tid (klikker på efter en arbejdstid under Vagtplan > mine tider g vælge Ja) Medarbejder annullerer ønsket m en anden arbejdstid (klikker på en arbejdstid på linjen Bytte) Medarbejder tager en byttetid uden selv at have en tid (dvs. vertager en arbejdstid fra en anden) Medarbejder tager en byttetid hvr dennes nuværende arbejdstid er frigivet (dvs. ønske at bytte en arbejdstid med en anden) Tekst der lgges på arbejdstid, når psætningen er: Uden gdkendelse Med gdkendelse Ledig tid er taget Arbejdstid er frigivet til bytte Frigivelse til bytte er annulleret Ønsket arbejdstid er annulleret Frigivet arbejdstid er taget Arbejdstid er ønsket Arbejdstid er frigivet til bytte Frigivelse til bytte er annulleret Ønsket arbejdstid er annulleret Arbejdstid er ønsket g ligger til gdkendelse: <Medarbejdernavn> Arbejdstid er ønsket: <Medarbejdernavn> Side 80 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

81 Web App - Flere medarbejdere kan byde ind på samme ledige vagt Hændelse i Web Appen Medarbejder tager en byttetid hvr dennes nuværende arbejdstid er ønsket (dvs. ønsker at bekræfte byttet af arbejdstiden) Medarbejder aflyser vagt (klikker på en arbejdstid udfr egne initialer) Tekst der lgges på arbejdstid, når psætningen er: Uden gdkendelse Med gdkendelse Byttet arbejdstid med: Arbejdstid er ønsket g ligger <Medarbejdernavn> til gdkendelse: <Medarbejdernavn> Arbejdstid er ønsket annulleret I det tilfælde hvr medarbejdere bytter deres arbejdstider, vil alle eksisterende arbejdstidsbemærkninger verføres eller frblive på arbejdstiden. Man kan altså på den arbejdstid medarbejderen har pt. kunne se, at den prindelige arbejdstid var frigivet til bytte af den anden medarbejder, samt eventuelle ønskeregistreringer, hvis der anvendes gdkendelse af afdelingsansvarlig. Nedenstående liste indehlder de situatiner, der findes i TimePlan, g der beskrives hvad der lgges. Det er samme situatin, der sker fra planlægning g versigt ver ledige / bytte tider. Hvis der ikke anvendes gdkendelse af afdelingsansvarlig, vil der ikke blive lgget nget i TimePlan, da der ingen hændelser finder sted i TimePlan. Nte.: Celler uden tekst indikerer, at der ikke lgges nget. Hændelse i TimePlan Ønsket m ledig / bytte tid gdkendes Ønsket m ledig / bytte tid gdkendes med besked Ønsket m en ledig / bytte tid annulleres Ønsket m en ledig / bytte tid annulleres Med gdkendelse Ønsket arbejdstid er gdkendt Ønsket arbejdstid er gdkendt med besked Ønsket arbejdstid er annulleret Ønsket arbejdstid er annulleret med besked Eksempel på et bytte af arbejdstid mellem t medarbejder, hvr der anvendes gdkendelse af afdelingsansvarlig: Sm det kan ses venfr, er arbejdstiden 10:00 17:45 prindeligt frigivet af Yrsa Thmsen (WEB(YT)). Derefter er den ønsket af Frederik (WEB(FC)). Til sidst er byttet blevet gdkendt af Tve Sørensen (Tve). Nedenfr vises så arbejdstiden, der er byttet med, g her kan det ses at byttet gdkendt af Tve. TimePlan Sftware A/S Side 81 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

82 Manual versin 7.15 Et eksempel på arbejdstidsbemærkning, når der ikke anvendes gdkendelse g medarbejder har valgt en ledig tid (Fra linjen Ledig): Manuel terminal g fraværsregistrering Herfra er det muligt fr medarbejderne at fretage manuelle registrering af tider, fravær, kørsel g firma prettede persnlige tillæg. Muligheder fr registrering fretages fra fanerne. Registreringsvalg Kørselsgdtgørelse Persnlige tillæg Registreringsvalg Herfra psættes, hvad medarbejderne manuelt må registrere mht. til kmme/gåtider g fravær, g m det er tilladt at slette terminaltider, registrere pauser eller m det kun tillades, at der både skal stemples ind g ud i den manuelle registrering. Tillader man at medarbejderne kan registrere fravær kan man vælge at der skal sende ntifikatin til en planlægger m at der er blevet registreret fravær fra WebApp en, der kan vælges hvilke fravær der skal udløse en ntifikatin. Side 82 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

83 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Tillad efterregistrering: Betyder at medarbejderne manuelt må efterregistrere Kmme g Gå tider fra WebApp en. Aktiveres dette bliver kmme/gå indstillingerne vist. Kun indenfr planlagt tid/stemplinger: Betyder at medarbejderne ikke vil kunne efterregistrere udenfr sin planlagte tid eller eksisterende stemplinger. Dette gælder kun registrering af km/gå-tider. Man kan stadig registrere fravær på hele dagen. Hvis der ingen planlagte tider eller stemplinger er på den givne dag vil medarbejderen ikke kunne registrere km/gå-tid på den dag. Hvis der er en planlagt tid, men ingen stemplinger vil man kunne registrere inden fr arbejdstiden. Hvis der er stemplinger på dagen, men ingen arbejdstid kan medarbejderen registrere inden fr sine stemplinger. Hvis der er begge dele, finder TimePlan det tidligste starttidspunkt fr arbejdstider på dagen g den tidligste ind-stempling g man kan så ikke registrere før den første af disse tider Tillad registrering af tilrådighed: Tillader medarbejderne at registrere tilrådighed direkte i basisplan uger på WebApp en. Kræver at der under Administratin > Basisuge navne er valgt en eller flere basisuger der kan vises på Webapp en Tillad registrering af fravær: tillader medarbejderne at registrere fravær på WebApp en. Tillad registrering frem i tiden: Betyder at medarbejderne må registrere fravær frem i tiden. TimePlan Sftware A/S Side 83 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

84 Manual versin 7.15 Tillad sletning af fravær: Tillader medarbejderne at slette fravær ude på WebApp en. Der kan sættes en tidsfrist i timer der angiver hvr langt fraværet skal være før medarbejderne må kunne slette det. Kmme/gå indstillinger Tillad sletning af terminaltider: Betyder at medarbejderne manuelt må slette terminaltider fra WebApp en. Tillad registrering af pausevarighed: Betyder at medarbejderne fra WebApp en manuelt kan angive pausens varighed i minutter. Tillad kun registrering af stemplingspar (ind g ud): Betyder at Maks antal minutters frskudt registrering. Valgbare fraværstyper: Herfra kan der vælges hvilke type medarbejderne må kunne registrere fravær på. Er der valgt Tillad registrering af fravær g der ikke markeret ngle fraværstyper kan alle fraværstyper vælges. Disse valgbare fraværstyper vises på WebApp en under Vagtplan > Ønsker På de valgte fraværstyper psættes der gyldighedsperider, hvilket betyder at der individuelt på fraværene kan styres i hvilken periden de må kunne prettes. Dbbeltklik eller højreklik på den gyldige peride fr at rette det datinterval indenfr hvilken medarbejderne må kunne registrere fraværet. Standard fr gyldig peride er +/- 12 mdr. ift. dags dat Dette betyder at man kan psætte at eks. Ønskeferie ikke kan prettes tilbage i tid eller at sygdm kun kan prettes tilbage i tid. Det vil heller ikke være muligt at prette manuelt fravær på dage der enten er lønlåste eller gdkendte. Ved prettelse af ønske fra WebApp en via Arbejdsplan > Ønsker vises en bks til bemærkning, når man har valgt fraværstypen. Side 84 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

85 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Medarbejderne kan ved prettelse af ønsket skrive en bemærkning. Er der en rød ramme m bemærkningsfeltet skyldes at der på fraværstypen er valgt at bemærkning er påkrævet, dette betyder gså at ønsket ikke kan prettes uden at der er skrevet en bemærkning. Ønsker prettes ved at man fra Dashbard > Vagtplan > Ønsker, vælger en fraværstype g markerer den/de dage fraværet skal ligge på Fravær kan indlægges på hele uger ved at trykke på ugenummeret, eller det kan indlægges på faste ugedage fr den valgte visning g prettes på de dage der vises i billedet, dage der ligger uden fr valgte måned, vises med en lysere farve på fraværet.. TimePlan Sftware A/S Side 85 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

86 Manual versin 7.15 Fraværet prettes ved at trykke på udfyldt. sm bliver aktiv når alle krævede plysninger er Fraværstyper der sendes ntifikatin fr: Her kan man vælge hvilke af de typer fravær medarbejderne må registrere fravær på der skal udløse en ntifikatin. Mdtageren af ntifikatinerne psættes fra Administratin > Afdelinger > Ret > Generelt > til ntifikatin. Er der kun en bruger der skal mdtage ntifikatiner, sættes denne på en statistik/verafdeling, hvrefter de underliggende afdelinger gså vil sende til denne. Beskedpsætning: Herfra psættes beskeden der sendes sm ntifikatin til planlæggeren fr de valgte fraværstyper. Beskeden prettes ved at skrive beskeden g indsatte flettefelter de relevante steder. Flettefelterne eks. %EMPLOYEENAME% vælges ved at højreklikke i beskedfeltet Fra Administratin > Afdelinger > Ret > Afdeling angives hvilken der Side 86 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

87 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering skal mdtage besked m hvilket fravær der manuelt er blevet registreret på WebApp en. Er der allerede registreret på afdelingen, kan denne bruges sm default. Skal der psættes en anden mailadressen til ntifikatinerne fjernes fluebenet i Brug default g den nye mailadresse indtastes. Mdtageren af ntifikatinerne vil nu ved prettelse af bestemte fraværstyper mdtage en fra nreply@timeplan-sftware.cm med besked Manuel registrering/efterregistrering Sm standard på Web Appen vises dags dat ved af Efterregistrering g man har derfra mulighed fr at vælge at registrere både i primær eller sekundære afdelinger, hvis dette er tilladt. TimePlan Sftware A/S Side 87 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

88 Manual versin 7.15 Fr at registrere, klikkes der på knappen ud fr arbejdstiden g vil følgende billede vises, hvrfra det er muligt at registrere kmme/gå tider eller rådighedsfravær. Der vælges Reg Tid g skrives tid i Starttid g/eller i Sluttid. hvrefter den relevante registreringsfrm vælges under Registrer sm, samt hvilken afdeling g evt. årsag. Når tider g afdeling er krrekt, klikkes der på Registrere terminaltid. Side 88 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

89 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Ligeledes kan medarbejdere der er tilknyttet flere afdelinger registrere tid i flere afdelinger på samme dag ved at vælge Tilføj ny linje/pstering ved at klikke på, bruges dg ftest ved efter registrering af terminaltider. Har medarbejderen en gdkendt arbejdstid, vil afdelingen fr dagens første arbejdstid blive valgt sm standard. Afdelingen ved anden arbejdstid skal medarbejderen skifte manuelt. Enten ved at vælge fra drp-dwn-bksen eller i tilfælde at medarbejderen ikke er tilknyttet afdelingen, ved manuelt at indtaste afdelingsnummeret. Under årsag kan man vælge en årsagskde. Når venstående er sat, klikkes på knappen Registrere terminaltid på at efterregistrering er gennemført. g brugeren får en besked TimePlan Sftware A/S Side 89 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

90 Manual versin 7.15 En registrering vil gså med det samme kunne ses under Vagtplan > Mine tider g i Gdkend prgrammet. Registrering af manuelt fravær På samme måde kan fravær vælges. Fraværet skal registreres fr hele dage eller fr et tidsinterval. Indtil der er valgt fravær, vil der blive vist en rød ramme m Valgt fravær. Under fraværstyper vælges den fraværstype, der ønskes registreret. Vælg tidsrum. Side 90 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

91 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Der vælges fraværstype g derefter klikkes der på knappen Registrere fravær. Mine tider Vælg Mine data > Mine tider Her vil man få vist alle arbejdstider (både fysisk tilstede g ikke fysisk tilstede), arbejdstidsfunktiner, terminaltider g fravær (inklusiv funktinsbestemt fravær, sm f.eks. Afspadsering g SH-tid) inden fr en peride sm går 1 uge tilbage g frem til den slutdat der er angivet under Administratin > Internet > Medarbejdertls > Medarbejder se arbejdstider. Arbejdstid, Fravær Ikke fysisk tilstede arbejdstid SH-reduktinstid Arbejdstid Funktinsbestemt fravær Kørselsgdtgørelse Det er muligt fr medarbejderne direkte fra Web Appen at angive deres kørselsfrbrug. Når medarbejderne lgger ind på Web Appen vil de, hvis det er psat, få muligheden under Manuel registrering. TimePlan vil huske seneste nummerplade medarbejderen har anvendt til at registrere kørsel på. Dette kræver dg, at disse tillæg er psat under Administratin > Lønkørsler > Kdepsætninger > Tillæg, g at det derefter skal tilknyttes psætningen fra Administratin > Internet > Manuel Terminal g fravær indtastning > Kørselsgdtgørelse. Herfra sættes der markering ud fr Tillad registrering af kørselsgdtgørelse, g der kan derefter vælges de rigtige tillæg TimePlan Sftware A/S Side 91 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

92 Manual versin 7.15 Når medarbejderne lgger ind på TimePlan fra Web Appen g vælger Registreringer > Kørselsgdtgørelse, kan medarbejderne tilføje nye kørselsregistreringer der skal gdkendes. Medarbejderne vil gså kunne se afventende registreringer, gdkendte registreringer g afviste registreringer. Side 92 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

93 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Tilføj en ny registrering Tryk / klik på fr at prette nye registreringer. Udfyld de relevante felter g klik udfyldte., sm først bliver grøn når alle felter er Vælger man at gå tilbage med pilen eller t et istedet fr at færdiggøre registreringen eller ved ikke at klikke på Opret, vil man blive spurgt m man vil frtsætte, da man har data der ikke er gemt. TimePlan Sftware A/S Side 93 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

94 Manual versin 7.15 Kørselsgdtgørelse i TimePlan I TimePlan vil den prettede kørselsgdtgørelse til gdkendelse blive vist under Prgram > Kørselsgdtgørelse, hvr det kan ses fr alle medarbejdere. Listen viser det der ligger klar til gdkendelse fr alle medarbejdere g det er herfra muligt at gdkende/afvise det prettede. Listen kan srteres via filtre g resultaterne kan udskrives. Man kan det samme fr den enkelte medarbejder fra stamkrtet > Variable tillæg > Kørselsgdtgørelse, her ser man så kun pgørelsen fr den enkelte medarbejder Klnnerne viser Oprettet dat: Den dat sm registreringen er prettet på. Side 94 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

95 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Udbetalingsdat Den dat hvrnår kørselsgdtgørelsen er udbetalt/skal ske. Fr afventende registreringer skrives udbetalingsdat med kursiv. Udbetalingsdat er sm standard dagen efter sidste lønlåst dat fr medarbejderens primære afdeling. Desuden kan de have 2 farver ud ver srt Rød: Kørselsgdtgørelse er prettet før seneste lønlåsdat g kørselsdat ligger gså i lønlåst peride - det vil sige at "man har glemt at gdkende". Fuchsia: Kørselsgdtgørelse er prettet efter sidste lønlåste dat, men kørselsdat ligger i lønlåst peride Ved gdkendelse af kørselsgdtgørelse markeres linjen g der klikkes på Gdkend, eller man kan ændre antallet af kørte km eller den tilhørende tekst dertil g gdkende derfra. Medarbejder: Navnet på medarbejderen. Afdeling: Hvilken afdeling tilhører medarbejderen Status: Viser symblet fr den status der er valgt under Filter. Dat: Dat fr hvrnår kørslen er sket. Km Start: Kilmeter stand ved start. Km Slut.: Kilmeter stand ved slut. Antal: Antal kørte km. Kørselstype: Den af de tilgængelige kørselstyper der er valgt. Kørt fra: Hvr man er kørt fra. Kørt til: Slut destinatinen fr kørslen. Frmål: Hvad var frmålet med kørslen, hvis angivet. Reg. Nr.: Den anvendte bils registreringsnummer. Rettet af: Hvem har prettet/rettet psten. Rettet: Hvilken dat er rettelsen sket. En ændret kørselsgdtgørelse vil blive vist på t linjer. Den prindelige linje vil stå med kursiv. Den ændrede linje har symblet i feltet fr status. Fra listen kan der sættes filtre på, hvad der skal vises. Filter: Her er det muligt at filtrere på: TimePlan Sftware A/S Side 95 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

96 Manual versin 7.15 Afventende: De indberetninger fra medarbejdere, der endnu ikke er blevet behandlet. Gdkendte; De indberetninger fra medarbejdere, der er blevet gdkendt. Afviste: De indberetninger fra medarbejdere, der blevet afvist. Ændrede: De indberetninger, der er blevet ændret g endnu ikke gdkendt. Datfilter: Her kan man vælge mellem Ingen filtrering: Betyder at der ikke er filteret på dat uanset hvilke dater der vises. Indhldet vises afhængigt af de andre filtre. Oprettet: Her kan man vælge dat interval fr hvrnår kørselsgdtgørelsen er prettet. Side 96 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

97 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Udbetalingsdat: Herfra kan man filtrere på udbetalingsdat på kørselsgdtgørelsen, inden fr et ønsket datinterval. Kørselstype: Her kan man filtrere på de typer der er gjrt tilgængelige fra Administratin > Internet > Manuel Terminal g fravær indtastning > Kørselsgdtgørelse Medarbejderfilter: Herfra kan der udvælges de medarbejdere, man ønsker at se kørsel på. Klik OK g den/de valgte medarbejdere vises i versigten. TimePlan Sftware A/S Side 97 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

98 Manual versin 7.15 Fra Prgram > Kørselsgdtgørelse > Funktiner > Udskriv, kan man udskrive en versigt ver hvad der vises i versigtsbilledet ud fra de valgte kriterier. Gdkendelse af kørsel Gdkend Fr at gdkende kørselsplysningerne, sættes filter til Afventende g evt. ændrede. Brugeren kan gdkende en linje ad gangen ved at markere linjen g derefter klikke på Gdkend Side 98 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

99 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Eller brugeren kan afkrydse flere linjer g så klikke Gdkend, hvrefter følgende dialgbks vises, Vælges der Ja gdkendes de valgte linjer. Skulle der blandt de valgte pster være medarbejdere der har ubehandlede registreringer i lønlåst perider, vil et billede åbne hvrfra man vælger afdeling g udbetalingsdat. Denne bks vil åbne fr hver enkelt ubehandlet registrering der ligger tilbage i en lønlåst peride. Ret Sæt filter til Afventende, marker linjen g klik på Ret. TimePlan Sftware A/S Side 99 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

100 Manual versin 7.15 I billedet til ret, kan man nu rette plysningerne g klikke på Gdkend. De gdkendte ændringer vil nu kunne ses under filteret Ændrede med symblet. Afvis Brugerne kan afvise kørselsregistreringer ved at markere linjen g derefter klikke på Afvis, afviste registreringer vises når filteret sættes til Afviste. Tilbagefør Får man gdkendt en pstering, der skulle være rettet eller afvist, eller får man afvist en pst der skal gdkendes, kan den tilbageføres. Skift Filter til det relevante, marker linjen g klik Tilbagefør. Gdkendes plysningerne bliver de vist på medarbejdernes stamkrt under Variable tillæg/fradrag. Side 100 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

101 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Klikkes der ind under Kørselsgdtgørelse er det muligt ved at slå filteret til, at se m der er ngle afviste linjer. Gdkendte plysninger vises gså under lønkørselsperide, hvrunder kørslen er blevet prettet. TimePlan Sftware A/S Side 101 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

102 Manual versin 7.15 Persnlige medarbejdertillæg Medarbejderne kan vælge at indbetale eller få udbetalt persnlige tillæg, der er prettet af virksmheden. Dette kræver dg, at disse tillæg er psat under Administratin > Lønkørsler > Kdepsætninger > Tillæg, g at det derefter skal tilknyttes psætningen fra Administratin > Internet > Manuel Terminal g fravær indtastning > Persnlige tillæg. Herfra sættes der markering ud fr Tillad registrering af Persnlige tillæg. Skriv navnet på knappen, der skal vises fr de persnlige tillæg, g vælg derefter de rigtige tillæg ved at klikke på knappen Opret En spareklub er en psparingsklub prettet af virksmheden, hvrfra medarbejdere har mulighed fr at indsætte en del af deres løn. De kan så fra Web Appen vælge at få indbetalt eller få udbetalt et beløb af det psparede eller få udbetalt alt. Side 102 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

103 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Skriv navnet fr det ønskede tillæg sm det skal vises på Web Appen, g vælg det dertil hørende tillæg, m det skal være et afkrydsningsfelt frem fr talangivelse, samt et gruppenummer. Klik OK. Når de valgte persnlige tillæg er prettet, klikkes der på knappen Gem. TimePlan Sftware A/S Side 103 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

104 Manual versin 7.15 På Web App en vises disse under registreringer I venstående kan der ikke vælges beløb, men der kan krydses af at alt skal ud. Klik på man skal bekræfte valget. fr at prette løntillægget. Der kmmer en bks frem hvr Klik OK fr at bekræfte, g et billede med at det er sket vises. Side 104 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

105 Web App - Manuel terminal g fraværsregistrering Dette billede frsvinder g daten fr det ønskede vises. Dette kan slettes igen ved at klikke på Registreringen vil blive vist både på medarbejderne g i den tilhørende lønperide når den er gennemført. TimePlan Sftware A/S Side 105 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

106 Manual versin 7.15 Fra begge steder vil det være muligt at rette tillæggene hvis de er frkerte, g brugeren har ret til at rette disse tillæg. Side 106 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

107 Web App - Firmainfrmatiner Firmainfrmatiner Er Firmainfrmatiner aktiveret betyder det, at Web Appen kan bruges sm en tidsstyret pslagstavle, der kan vise firmabeskeder indenfr bestemte datintervaller fr medarbejdere, der er tilknyttet de valgte afdelinger, når de er lgget på Web Appen. Til firmabeskederne kan man vedhæfte dkumenter til medarbejderne. Disse beskeder sendes fra Prgram > Firmainfrmatiner Klik på en afdeling g vælg Vis beskeder fr Valgte afdeling Valgte afdeling g underafdelinger Valgte afdeling g verafdelinger Klik på Opret besked. Vælg hvilken peride, beskeden skal vises i. Skriv emnet fr beskeden. Skriv evt. tekst i feltet besked. TimePlan Sftware A/S Side 107 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

108 Manual versin 7.15 Klik på knappen Vedhæftninger fr at vedhæfte et dkument. Første gang vil den åbne brugerens stifinder, hvrfra man finder det dkument der skal vedhæftes. Klik på Ok fr at vedhæfte filen. Filen bliver vist sm vedhæftet i et nyt billede. Side 108 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

109 Web App - Firmainfrmatiner Herfra kan der vedhæftet flere filer ved at klikke på Vedhæft, eller vedhæftede filer kan fjernes ved at markere dem g klikke Fjern. Filerne fjernes først når der er klikket OK t gange, dvs. beskedvinduet gså er lukket. Firmainfrmatiner vises på Web App en på under punktet Firmanyt. Dette menupunkt er kun synligt når der ngle aktive firmainfrmatiner. Herfra vil medarbejderne kunne se hvad der sendes af firmainfrmatin fra Prgram > Firmainfrmatiner. Åbnes firmanyt, vil man kunne se de infrmatiner udsendt fra Firmaet der er gældende. Beskederne vises med verskrift g den første del af indhldet. TimePlan Sftware A/S Side 109 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

110 Manual versin 7.15 Ulæste beskeder ses ved at tekstbeskrivelsen er farvet blå. Beskeden åbnes fr at læse den Sikkerhedspsætning Der er mulighed fr at psætte krav til lgin på Web App en. Der kan bl.a. psættes hvr mange gange der må frsøges at lgge ind før knten bliver spærret. Der kan gså sættes passwrd kriterier. Fra Administratin > Internet klikkes der på knappen Sikkerhedspsætning, g herfra vælges kriterierne. Side 110 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

111 Web App - Sikkerhedspsætning Passwrd krav: Hvilke krav skal der være til Passwrd. Gyldig: Hvr længe er passwrd gyldigt. Står der 0 vil det aldrig udløbe. Antal tegn: Hvr mange tegn skal passwrdet indehlde. Skal indehlde bgstaver g tal: Betyder at brugeren skal lave et passwrd bestående af både bgstaver g tal. Skal indehlde mindst 1 specialtegn: Betyder at brugeren skal lave et passwrd bestående mindst 1 special tegn. Specialtegnene der kan bruges er!"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{ }~ Skal indehlde både stre g små bgstaver: Passwrd et skal bestå af en kmbinatin af stre g små bgstaver. Hvr mange lginfrsøg skal der til, indenfr hvr lang tid, fr at en bruger knt bliver låst. Der kan psættes flere kriterier. Frsøg x indenfr y minutter: Her sættes det første kriterie, eks. 5 gange indenfr 10 min. Frsøg x indenfr y minutter: Her sættes det andet kriterie, eks. 10 gange indenfr 30 min. Antal lginfrsøg fr permanent låsning af knt.: Her sættes det antal frsøg der må være inden knten låses permanent Hvrdan skal det være muligt at tilsendt lgin detaljer: Her vælges hvrledes medarbejderne får tilsendt deres tilfældigt generede engangspasswrd, når de vælger reset passwrd igennem Webapp en. TimePlan Sftware A/S Side 111 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

112 Manual versin 7.15 SMS: Medarbejderne vil få tilsendt lginplysninger på det mbilnummer der er angivet på deres stamkrt. Der skal gså psættes et afsendernummer. Medarbejderne vil få tilsendt lginplysninger på den adresse der er angivet på deres stamkrt. Der skal gså psættes en afsender E- mailadresse. Beder medarbejderne en TimePlan bruger m at nulstille deres passwrd inde fra TimePlan vil det først frsøges sendt via adressen på stamkrtet, hvis denne ikke findes så via SMS hvis psat. Hvilke plysninger skal kunne sendes: Her vælges hvad der kan sendes til medarbejderne. ID nummer: Det ID-nummer brugerne skal lgge ind med. Passwrd: Et tilfældigt genereret passwrd, sm medarbejderne skal lave m. Reset alle: Nulstiller alle medarbejderes passwrds til et tilfældigt genereret passwrd, der sendes til venstående valg. OK: Gemmer valgene. Annuller: Lukker uden at gemme. Reset af en enkelt medarbejders passwrd gøres fra Medarbejderens stamkrt. Åbn stamkrtet på den medarbejder, sm skal have nulstillet passwrd/lginet. Klik på knappen Reset passwrd g medarbejderens passwrd bliver tilfældigt generet g sendt til medarbejderens eller via SMS. Side 112 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

113 Web App - Sikkerhedspsætning Medarbejderne kan selv bede m et passwrd fra Web App en ved fra frside at klikke på Har du glemt Lginplysninger. Også her er det et tilfældigt generet passwrd. Findes der mere end en medarbejder med samme mailadresse eller mbilnummer vil medarbejdere skulle verificere sin frespørgelse ved hjælp af sit lgin ID (Persnnummer, lønkde eller krtnummer) Ovenstående set fra Web Appen: Her lgges ind med det tilfældigt generede passwrd g medarbejderen kan så skifte passwrd fra Indstillinger > Ændre Passwrd: TimePlan Sftware A/S Side 113 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

114 Manual versin 7.15 Der indtastes det gamle passwrd g herefter indtastes det nye passwrd. Når det nye passwrd er gentaget, aktiveres det. Lger på Startsiden På Web App en er det muligt at tildele lg til startsiden. Startsidens lg gemmes på øverste statistikniveau fra Administratin > Afdelinger > Ret afdeling > Billeder. Side 114 af 115 TimePlan Sftware A/S Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm

115 Web App - Lger på Startsiden Billeder, der kan indsættes, skal være i frmaterne JPEG eller PNG, g kan på web app maksimalt have dimensinerne 240x64 (bredde x højde) i pixels. Skulle billedet være større vil, TimePlan autmatisk prprtinsmæssigt skalere billedet til at være indenfr dimensinerne. Klik på knappen Vælg g find frem til mappen hvr lgerne er gemt, vælg lget g klik OK. Billedet kan slettes fra startsiden ved at vælge Slet eller billedet kan gemmes et andet sted ved at vælge Gem sm. Klik OK g billedet gemmes på startsiden. TimePlan Sftware A/S Side 115 af 115 Vandmanden 10C, DK-9200 Aalbrg SV CVR inf@timeplan-sftware.cm