Dato: 12. juni 2015 ADMINISTRATIONSVEJLEDNING KULTURRING ØSTJYLLAND Indholdsfortegnelse. 1. Organisering 1.1 Regionsbestyrelse og styregruppe. 1.2.Arbejdsgrupper. 1.3 Koordinatorfunktion 1.4 Projektbeskrivelser 2. Økonomi 2.1 Generelt. 2.2 Hvad må pengene bruges til. 2.3 Revisionsudgifter 2.4 Overførsler mellem år, afregning og projektforlængelser. 2.5 Ansøgninger om eksterne midler 2.6 Grejbank. 3. PR og hjemmeside 3.1 Bidrag til www.kulturringoj.dk 3.2 Egen Hjemmeside og logo 3.3 Pressemeddelelser 3.4 Øvrige medier 4. Evaluering/afrapportering/dokumentation 5. Andet 5.1 Kulturby 2017-projektet. Den administrative styregruppe 18. maj 2015
1. Organisering. 1.1 Regionsbestyrelse og styregruppe. Det politiske ansvar for kulturaftalen ligger hos regionsbestyrelsen, som udgøres af de deltagende kommuners formænd for det politiske udvalg, hvorunder kulturområdet hører. Det administrative ansvar for kulturaftalen ligger hos den administrative styregruppe, som består af de deltagende kommuners chefer for kulturområdet eller stedfortræder for denne. Samarbejdsaftalen der findes på www.kulturringoj.dk - beskriver nærmere opgaver og kompetence for regionsbestyrelse (afsnit 1-4), og styregruppe (afsnit 5) Syddjurs Kommune Frank Reckmann fre@syddjurs.dk har sekretariatsopgaven for regionsbestyrelsen. Norddjurs Kommune Johan Legarth jol@norddjurs.dk har sekretariatsopgaven for den administrative styregruppe. 1.2 Arbejdsgrupper. Til at rådgive styregruppen, formulere ideer og udarbejde forslag til projekter og aktiviteter nedsættes en arbejdsgruppe for hvert af kulturaftalens projekter. Arbejdsgruppernes opgaver og kompetence fastsættes af styregruppen og er overordnet - at være rådgivende over for styregruppen, - at formulere ideer, - at udarbejde forslag til budgetter for projekter og aktiviteter, - at udarbejde forslag til - og konkrete beskrivelser af - projekter og aktiviteter, - at udarbejde udkast til ansøgninger om eksterne projektmidler, og - at sikre udførelsen af godkendte projekter og aktiviteter indenfor aftalens rammer og budget. Hver arbejdsgruppe består som udgangspunkt af seks medlemmer ét medlem fra hver kommune. Arbejdsgrupperne kan suppleres af personer med særlige faglige kompetencer. Arbejdsgruppernes medlemmer udpeges af den administrative styregruppe, der samtidig udpeger en koordinator for hver gruppe.
1.3 Koordinatorfunktion. Den administrative styregruppe udpeger en koordinator der er ansvarlig for hver af arbejdsgrupperne. Koordinatoren har som ordet siger koordinerende funktioner for arbejdsgruppen. Der er ingen formand for arbejdsgruppen. Koordinatorens rolle er - at være bindeled mellem arbejdsgruppe og styregruppe, og dermed formidle information mellem arbejdsgruppe og styregruppe, - at være bindeled mellem arbejdsgruppe og Skanderborg Kommune for så vidt angår økonomiske anliggender, - at sikre helhed, sammenhæng og konklusioner i arbejdsgruppens opgaver, - at tegne arbejdsgruppen i de tilfælde, hvor arbejdsgruppen kan disponere, - at udarbejde ansøgninger til og tegne arbejdsgruppen i tilfælde af ansøgninger til fonde m.v. om supplerende projektmidler, - udarbejdelse af korte status- og evalueringsbeskrivelser til kulturministeriet via styregruppen, - at forsyne webmasteren med materiale til hjemmesiden, - underskrivelse af årlige regnskaber udarbejdet af Skanderborg Kommune, og - at indkalde arbejdsgruppen til møder med dagsorden, og efterfølgende udarbejde referat fra møderne. Beskrivelsen af koordinatorens rolle hindrer ikke, at koordinatoren kan indgå aftale med arbejdsgruppen og den pågældende kommunes medlem i styregruppen, om at dele af de nævnte opgaver kan varetages af andre i gruppen. Dog skal koordinatoren altid være bindeled mellem arbejdsgruppe og styregruppe. Koordinatoren refererer i det daglige til medlemmet af den administrative styregruppe fra egen kommune. 1.4 Projektbeskrivelser. På baggrund af kulturaftalens beskrivelse af projekter udarbejdes en projektbeskrivelse for hvert enkelt projekt efter en særlig skabelon. Projektbeskrivelsen skal godkendes af den administrative styregruppe forinden aktiviteter iværksættes med efterfølgende orientering i regionsbestyrelsen.
2. Økonomi 2.1 Generelt. Skanderborg Kommune, Kultur og Fritid, er udpeget af styregruppen til at være administrator af økonomien i Kulturring Østjylland www.skanderborg.dk. Skanderborg Kommunes vejledning der findes på www.kulturringoj.dk - følges af arbejdsgrupper og koordinatorer som administrationsgrundlag. 2.2 Hvad må pengene bruges til. Der skal altid foreligge et af styregruppen godkendt budget for projektet, før arbejdsgruppen kan disponere økonomisk. Det godkendte projekt sætter rammerne for, hvilke udgifter arbejdsgruppen kan afholde. Det betyder, at arbejdsgrupperne kan disponere over udgifter til selve projektet. Eksterne midler fra fonde m.v. jf. pkt. 2.5 til kvalificering af projekterne kan anvendes i overensstemmelse med ansøgningens indhold og forudsat regionsbestyrelsen er orienteret om, at ansøgning om fondsmidler m.v. er afsendt. Der kan ikke afholdes udgifter til projekter, der ikke er omfattet af styregruppens eller kulturministeriets godkendelse. Arbejdsgruppen ikke kan afholde udgifter til arbejdsgruppens funktion som sådan til f.eks. mødeudgifter, befordringsgodtgørelse m.m. Udgifter til befordringsgodtgørelse og evt. honorering for mødedeltagelse m.v. afholdes af arbejdsgruppemedlemmets egen kommune efter denne kommunes egne regler. Der kan ikke indregnes og afregnes udgifter til administrativ bistand i projekterne. 2.3 Revisionsudgifter Der kan ikke i de enkelte projekter indeholdes revisionsudgifter. Revisionen sker i forbindelse med revision af Skanderborgs Kommunes årsregnskab. 2.4 Overførsler mellem år, afregning og projektforlængelser. Overskud/underskud i de enkelte projekter overføres fra det ene regnskabsår til det andet. Det er således acceptabelt først at afslutte et projekt i år 3 selv om det kun var fastsat til år 1 og 2. Videreførelse af et projekt i efterfølgende år kan ske efter godkendelse i styregruppen, hvis der er projektmidler i overskud efter afslutning af projektet. Projekter afregnes særskilt over for styregruppen, og regionsbestyrelsen disponerer over evt. mindreforbrug.
2.5 Ansøgninger om eksterne midler Arbejdsgrupper kan ansøge om eksterne midler fra fonde, Region Midtjylland m.v. til kvalificering af projekterne i overensstemmelse med mål og indhold for projektet i kulturaftalen. Ansøgningen skal være godkendt af det styregruppemedlem, som har ansvaret for projektet i kulturaftalen, og ansøgningen skal forelægges regionsbestyrelsen til orientering. 2.6 Grejbank. Der er etableret en grejbank for Kulturring Østjylland. Grejbanken indeholder inventar og rekvisitter, der er anskaffet til gennemførelse af aftalens projekter. Målet med grejbanken er at kunne genanvende inventar og rekvisitter i fremtidige projekter. Grejbanken skal være synlig på Kulturring Østjyllands hjemmeside. Det medlem af den administrative styregruppe, der har ansvar for det pågældende projekt, træffer afgørelse om overdragelse af rekvisitter og inventar til grejbanken. 3. PR og hjemmeside 3.1 Bidrag til Kulturring Østjyllands www.kulturringoj.dk Kulturring Østjyllands hjemmeside bestyres af Odder Kommune. Webmaster er Marianne Folkersen, marianne.folkersen@odder.dk Det er vigtigt, at hjemmesiden altid er ajour og informerende på en spændende og indbydende måde. Information om arrangementer, udstillinger m.v. skal derfor synliggøres på hjemmesiden, gerne med indbydende fotos mm. På hjemmesiden optages desuden referater fra møder i projekternes arbejdsgrupper. Det er arbejdsgruppens koordinator, der er ansvarlig for denne opgave. 3.2 Projekters evt. egen hjemmeside og logo Udgangspunktet er, at www.kulturringoj.dk anvendes til PR og markedsføring af projekter, men der kan efter aftale med den administrative styregruppe og webmasteren oprettes individuelle hjemmesider, hvis projekterne forudsætter dette. Følgende kriterier ligger til grund for godkendelse af selvstændige hjemmesider: - Kulturring Østjylland skal være synlig = markant synlighed på forsiden og synlighed på alle sites, - link til www.kulturringoj.dk, og - opdatering/vedligeholdelse påhviler arbejdsgruppen.
Kulturring Østjylland har èt logo. Dette logo skal indgå i projekter, der indgår i markedsføringen. Arbejdsgrupperne er derudover fri til at dekorere projekttilbud m.m. 3.3 Pressemeddelelser Pressemeddelelser er vigtige for formidling af budskaber om aktiviteter i projekterne. Pressemateriale udarbejdes af den enkelte arbejdsgruppe med koordinatorens godkendelse og godkendes efterfølgende af det administrative styregruppemedlem, der har ansvaret for temaområdet i kulturaftalen. Det skal vurderes, om pressemeddelelser afhængig af meddelelsens karakter skal indeholde en politisk kommentar. Styregruppemedlemmet afgør, om væsentligheden i nyheden kræver en politisk udtalelse, og sørger i givet fald for denne. Pressemeddelelser skal altid på Kulturring Østjyllands hjemmeside også af hensyn til dokumentation. 3.4 Øvrige medier Det ligger i tidens ånd, at de sociale medier i høj grad er vigtige kommunikationsformer. Sociale medier er medier for social interaktion, hvilket vil sige at der er et socialt sammenspil online. Det er altså kommunikation der går begge veje. I det omfang arbejdsgruppen skønner det hensigtsmæssigt at benytte disse f.eks. med det formål at nå særlige grupper som unge kan sociale medier som face-book, twitter m.v. med stor fordel anvendes efter nærmere aftale med styregruppen. 4. Evaluering/afrapportering /dokumentation Årlig status og regnskab for afsluttede projekter og status for igangværende projekter sker pr.15. september. Status er en kortfattet bedømmelse af opfyldelsen af resultatkrav for projekter og indsatsområder. Kortfattet evaluering i aftalens andet år udarbejdes 15. september 2014. Her gives en generel og foreløbig status over arbejdet, herunder en vurdering af succesparametrene. Slutevaluering er 1. marts 2016 fortrinsvis om succesparametrene. Evalueringen sigter på at danne grundlag for forhandlinger om en ny aftale.
Den administrative styregruppe har ansvaret for udfærdigelse af evalueringer. Styregruppen kan indhente bidrag fra koordinatorerne/arbejdsgrupperne. Dokumentation af de enkelte projekter er yderst vigtig af hensyn til bl.a. afrapportering til Kulturministeriet. I Kulturring Østjylland lægges vægt på dokumentation via film, foto m.v. ud over den krævede skriftlige dokumentation. Det er derfor vigtigt, at arrangementer, udstilling m.v. dokumenteres i form af filmklip, fotos m.v. 5. Andet 5.1 Kulturby 2017-projektet De 6 kommuner i Kulturring Østjylland har besluttet, at kommunernes fremtidige samarbejde vedr. Aarhus som Europæisk Kulturhovedstad i 2017 sker via regionsbestyrelsen. Den administrative styregruppe har udpeget Syddjurs Kommune Franck Reckmann fr@syddjurs.dk som kommunernes bindeled til 2017-sekretariatet, medens alle medlemmer af den administrative styregruppe kan deltage i møderne for den regionale styregruppe for projektet.