Referat fra bestyrelsesmøde nr. 137, tirsdag den 19. juni 2012 kl. 16.00 Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Berit Skanderup (BS) Næstformand skanderup@fanonet.dk Hanne Laursen (HL) Best. medlem hk-laursen@esenet.dk Søren Egdal (SE) Best. medlem egdal@esenet.dk Anett Lunde (AL) Best. medlem snowie@esenet.dk Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Henning Radoor (HR) Best. medlem h.r.radoor@mail.tele.dk Administrationen: Erik Lykke (EL) Teknisk chef el@ungdomsbo.dk Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef lbk@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: bilag spunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 136 af 23. maj 2012. Forr.orden. 2. Revisionsprotokollat side 604. 3. Indkomne punkter 4. Investeringer. Debatpunkter: 5. Planlægning af rundtur til afdelinger. Orienteringspunkter: 6. Byggesager 7. Udlejningssituationen 8. Indkomne punkter (behandles under pkt. 3) 9. Udvalg 10. Afdelinger 11. Personale 12. Bydelsprojekt 3 i 1 (delvist lukket punkt) *) 13. FF & FU samarbejde 14. EKF 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer *) Referat fra bestyrelsesmøde 7/6 2012, liste med navne på nye medarbejdere i Bydelsprojekt 3i1 og tilsagn fra LBF: side 1
spunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 136 af 23. maj 2012 Rettelse til pkt. 12: Blev underskrevet. Referater fra afdelingsmøder skal på s hjemmeside senest 4 uger efter afdelingsmøderne er afholdt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 604 Side 604 blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Sagsfremstilling Inger Tingberg ønsker at få behandlet i bestyrelsen om Bydelsprojekt 3 i 1 kan/skal betale for annoncer i beboerbladet Trappenyt. Sagsbehandling IT oplyste, at bladet indeholder et begrænset antal sider, og at det derfor ikke muligt er få alle indslag med i bladet. Hendes forslag var derfor, at bestyrelsen tager stilling til om bladet skal omfatte flere sider og evt. om Bydelsprojekt 3i1 skal betale for annoncering i bladet. IT oplyste samtidig, at der ikke forventes yderligere betalende annoncører. I dag udgør annoncer vedr. Bydelsprojekt 3i1 ca. 2,5 side.. Redaktionsudvalget kontakter Bydelsprojekt 3i1 og afklarer om projektets annoncering i dag ingår som økonomisk bidrag fra UB og hvis ikke, så skal det afklares om det evt. er muligt fremadrettet. Bestyrelsen behandler emnet på et senere best. møde når redaktionsudvalget melder tilbage med en afklaring. Ad 4 Investeringer Sagsbehandlding LBK oplyste revisors bekymring om rentestigninger/kursfald.. Afkast Nordea 4,35% p.a., Asset Advisor 1,19% p.a.og Alm. Brand 7,58% p.a. Alm. Brand dækker perioden fra 19/12 2011 til 18/6 2012 omr. til p.a. sats. Nordeas indlånssatser udgør p.t. 1 mdr. 0%, 2 mdr. 0,12%, 3 mdr. 0,24%. Ingen ændringer. side 2
Debatpunkter: Ad 5 Planlægning af rundtur til afdelinger Sagsfremstilling HL ønsker, at der planlægges en rundtur til afdelingerne. På bestyrelsesmødet drøftes indhold, tidspunkt og hvem der arrangerer. For Sagsbehandling HL foreslog, at bestyrelsen og ledelsen besigtiger følgende afdelinger 5, 10 21, 26 og 29 samt nybyggeri ved h.h.v Højskolen og på Fanø. SE foreslog afd. 7. EL planlægger turen, der afholdes den 15. august 2012 med start fra kontoret kl. 9.00 (kaffe/rundstykker indtages på kontoret fra kl. 8.30). Orienteringspunkter Ad 5 Byggesager Afd. 5 Afd. 7 (brand) Byggesagen er afsluttet - byggeregnskab skal med på næste best. møde. Erik orienterer om ildebrand, generelt og orienterer om status på projektet på Tovværksgrunden. Forsikringsselskabet har overtaget renoveringsprojektet. DAI er valgt som rådgivere for forsikringsselskabet. Det kører efter de normale procedurer med indbudt licitation hvor tømrer er hovedentreprenør. Skadernes omfang er ikke så slemt som først antaget. Renovering forventes færdig i april/maj måned 2013. Brandårsag er ikke klarlagt endnu. For at undgå at noget lignende sker andre steder, gennemføres fysiske forebyggende arbejder af andre bygninger.. Tovværksgrunden Afd. 29 Arkitektfirmaet Cebra fra Aarhus vandt arkitektkonkurrencen. Esbjerg Kommune anmodes om tilsagn til at der opføre yderligere 1 etage (11 etager). Huset konstrueres således, at ombygning til familieboliger er relativt nemt. Tidsplan: Huset forventes klar til indflytning i september 2014. Der installeres solceller på et lille areal på taget. Regnvand afledes lokalt - evt. en lille sø. PS orienterede om igangværende forhandlinger om grundkøb, hvor der er mange aktører på banen. Beboermøde afholdes den 27. juni kl. 19.00. Beboerne skal tage stilling til hvor omfattende projektet skal være med h.t. udskiftning af vinduer og døre. SE deltager som dirigent. Nybyggeri Fanø Indflytning sker h.h.v. 15/6 og 1/7 2012. (annonce i Fanø Ugeblad redigeres m.h.t. varme). Udlejning: 3 stk. 2 værelses boliger er ikke udlejet, men der er udsendt kontrakter til 2 ud af de 3, dvs. der er 1 tilbage. Ældreboligerne mangler også leje-re, men det er Fanø kommune der viciterer og betaler huslejen når de ikke er udlejet. Energiforbruget belaster dog ved tomgang dispositionsfonden. side 3
Ad 6 Udlejningssituationen 42 ungdomsboliger (afd. 66) Fra på mandag indgår udlejningen lejeaftaler gældende fra 1. august 2012. Flotte billeder er klar til hjemmesiden m.m... Tomgangsliste Lejetab til og med maj måned kr. 76.991 tabet er kr. 38.220 mindre end sidste år. Ad 8 Indkomne punkter Behandlet under pkt. 3. Ad 9 Udvalg Lejetab i Bramming Boligforening udgør i alt kr. 5.201. Tabet vedrører udelukkende ungdomsboliger. I Vejrup har 3 ældreboliger været ledige i en længere periode og det er de fortsat. Dispositionsfonden dækker forbrugsafgifter og kommunen betaler huslejen. Målsætningsudvalget Udvalget har aftalt møde torsdag den 21. juni 2012 Velkomst til nye hovedbest. medlemmer Forslag til folderen Velkomst til nye medlemmer af hovedbestyrelsen blev diskuteret. BS modtog forslag til rettelser fra AL. Tilrettet udgave behandles af bestyrelsen på næste best. møde. ipad til bestyrelsen Sommerhuse Nyt fra andre udvalg? EL fremvist brug af ipad Alle var enige i, at EL køber ipads + 3G til alle bestyrelsesmedlemmer. Undervisning sker ved det første bestyrelsesmøde efter medlemmerne har fået ipads udleveret. Mulighed for skrivefelter og SMS eller mailbeskeder ved indlægning af dokumenter undersøges af EL. Budget for 2012/13 blev godkendt lejen er uændret. Tilfredshedsundersøgelse: BS oplyste, at evalueringsskemaer er klar til behandling af målsætningsudvalget. Lydia har efterlyst materiale til Trappenyt BS forespurgte om økonomiske midler til ekstrasider i Trappenyt. SE foreslog at dokumentet lægges på nettet (med henvisning i Trappenyt ). Mange forslag fra evalueriengsskemaerne skal indarbejdes når der næste gang skal afholdels formandsmøde, afdelingsmøder og rep. møde. HL oplyste, at der er mange der ikke har IT-adgang det bør trykkes så man kan få et eksemplar udleveret. BS pointerede, at betyrelsen har lovet at resultatet publiceres i Trappenyt og det bør ikke være økonomien der er afgørende. Alternativt kan dokumentet indgå som et ekstra dokument som vedhæftes bladet. Det videre forløb besluttes af målsætningsudvalget. Herunder handleplaner med forslag til implementering af ændringer. side 4
Ad 10 Afdelinger Kridthusgrund. Bydelsprojekt 3i1 Parkvænge NYBO, ESB og B.B: B.B: Nyt fra afdelingerne? PS oplyste, at E. Dam Jensen tror der er en byggebum på vej i Esbjerg. PS aftaler møde med E. Dam Jensen. Kontoret flytter pr. 1.10.2012 ansatte i bydelsprojektet hjælper i øjeblikket med at finde en ny lejer til Kvaglundparken 2. SE oplyste, at Esbjerg Kommunes børneafdeling i øjeblikket arbejder på at finde lokaler. Boligforeningen Parkvænge har anmodet om tilbud på indgåelse af administrationsaftale med. Tilbud er fremsendt til Flemming Bay Jensen - afklaring afventes. Efter bestyrelsesmødet har Flemming B.J. meddelt at adm. bidraget er meget dyrt for dem men at de vil behandle emnet på et senere rep. møde. Generalforsamling i NYBO, ESB og B.B. blev kort omtalt. modtager rigtig mange positive/fine tilbagemeldinger fra både beboere og bestyrelsesmedlemmer i B.B. Intet. Ad 11 Personale Nyt fra Tonny Nissen. HK- tillidsmand Kontaktperson PS orienterede om Tonnys positive udvikling. Medlemmer af HK ansat i UB s administration har gennemført valg af tillidsrepræsentant. Valghandlingen resulterede i, at det ikke var muligt at finde en person som ønskede at varetage hvervet. Hanne som er ansat i udlejningen blev valgt som kontaktperson. Bestyrelsen accepterede, at Hanne fremadrettet varetager tillidsmandens roller og deltager ved alle VN møder herunder, underskriver overenskomsmæssige dokumenter på vegne af administrative medarbejdere. Medarbejderudviklingssamtaler Gennemføres i efteråret 2012. Status på IT projekter. Personbilleder i Trappenyt og på hjemmesiden Det kører fint. Flertallet af administrative medarbejdere ønsker ikke at få deres billede i Trappenyt, da flere ikke ønsker at kunne genkendes af utilfredse lejere. På et senere best. møde beslutter hovedbestyrelsen om deres billed skal i Trappenyt og evt. på hjemmesiden. side 5
Ad 12 Bydelsprojekt 3 i 1 (delvist lukket pukt.) Orientering/referater Orientering fra bestyrelsesmødet den 7. juni 2012. Referat fra best. møde 7/6 udsendes til hovedbestyrelsen sammen med en oversigt over de nye medarbejdere. Tilsagn fra LBF skal ligeledes udsendes. Alle referater fra møder i Bydelsprojekt skal udsendes til bestyrelsen. Ad 13 FF og FU Ingen orientering fra FF og FU møde den 6. juni 2012. Ad 14 EKF Ad 15 Evt Emnet blev ikke behandlet Status på navneforslag til de 42 ungdomsboliger. Emnet blev ikke behandlet. Ad 16 Planlagte mødedatoer Forslag til møder i hovedbestyrelsen: Den 15. august (rundtur morgenkaffe kl. 8.30) Den 20. august Den 24. september Den 23. oktober CPA kan ikke den 22.10.2012 Den 19. november Den 17. december Forslag til møde i repræsentantskab: Onsdag den 6. februar 2013 Referat godkendt den 20. august 2012 side 6