Notat Sagsnr.: 2016/0000326 Dato: 7. november 2016 Titel: Madordning på Midgården Sagsbehandler: Lise Møller Jensen Specialkonsulent Madordning på Midgården Som opfølgning på orienteringssag om madordning på Botilbuddene (Udvalget for Ældre og Handicappede den 13. april 2016, pkt. 250) har Social Service og Familier lavet et supplerende notat om madordningen på Midgården. Analysen er foranlediget af yderligere spørgsmål: - om rimeligheden af prisen for personalets madordning fra en pårørende på Midgården - om hvorvidt det er økonomisk mere effektivt at gøre brug af Mad til Hver Dag fra Handicaprådet. I forbindelse med udarbejdelse af notatet har lederen af Botilbuddene og specialkonsulent fra Social Service og Familier besøgt plejecentret Arresø (Løvdalen) og Gribskov Bo- og Støttecenter (Ahornparken og Kobbelhusene) for at se, om der kan hentes ny inspiration til tilrettelæggelse af madordning, og for at få mere viden om brugen af Mad til Hver Dag. Der er taget udgangspunkt i tilgængelige oplysninger og ikke foretaget kortlægning af madforbrug, måltider mv. Eksempelvis antages det, at beboerne får dækket deres behov for mad og er tilfredse med den eksisterende variation og sammensætning. Hvis der er ønsker fra beboere/pårørende om at ændre på maden på Midgården, kan dette altid tages op i pårørenderådet. Personalet giver også tilbagemeldinger til køkkenet på baggrund af deres erfaringer ved måltiderne. 1. Personalets og beboernes madordning på Midgården Fælles måltider på Midgården Borgerne på Midgården betaler for fuld kost og får alle måltider og mellemmåltider, de har behov for, herunder specialkost. Personalet kan deltage i madordning, hvor de spiser sammen med beboere og opkræves et månedligt beløb, som indgår i Midgårdens kostkasse. Hovedreglen er, at personalet kan spise med, når det falder naturligt som del af det sociale samvær ved måltidet, samtidig med at de hjælper borgerne med at spise deres mad. I måltidssituationen er der behov for personalets tilstedeværelse både som del af det sociale samvær omkring måltidet og fordi beboerne på Midgården har så nedsat funktionsniveau, at de har brug for hjælp til at spise og klare måltidssituationen. Personalet har så mulighed for mod betaling at spise med.
Det er i juli 2015 specificeret, hvilke mængder mad personalet kan spise, hvis de betaler til madordningen. Madordningen giver ikke adgang til ubegrænset kost. Som eksempel må man i morgen-/dagvagt spise 1 bolle om morgenen og en frokostportion svarende til 3 halve. Det forventes, at man har spist morgenmad/frokost, når man møder ind i vagter. Frugt, kaffe og te til personale og beboere dækkes af Midgårdens virksomhedsbudget. Når personalet vælger at spise sammen med beboerne har det stor værdi i forhold til det sociale fællesskab og arbejdet med måltidet fx i forhold til at fungere som rollemodel og fastholde beboerne i at spise maden og deltage i måltidet. Det er besluttet, at personalet ikke skal sidde sammen med beboerne og spise deres egen mad, da langt de fleste af borgerne er visuelt/sanse-orienterede, og synet/duften af medbragt mad vil skabe forvirring og forventninger, der ikke kan honoreres. Hvis medarbejderne vælger ikke at deltage i madordningen, skal de spise deres medbragte mad i en pause. Ca. 2/3 af personalet deltager i madordningen. Deltagelsen varierer for de enkelte boenheder. Et fælles måltid betyder ikke at man kan betragte beboerne og personalet som ligestillet og underlagt de samme vilkår ifølge Halsnæs Kommunes personalejurist. Borgeren er i sit hjem, mens personalet er ansat. Derfor varetager de helt forskellige roller, som ikke er sammenlignelige. - Personalet deltager i deres arbejdstid i en forstyrret frokost (dvs. de forventes samtidig at løse arbejdsopgaver) mens beboerne deltager i et måltid i eget hjem, hvor de får et gode i form af en familiær spisesituation. - Personalet har ingen indflydelse på madudvalg og mængde, mens beboerne har indflydelse og maden kan tilpasses individuelle behov. - Personalets madordning omfatter kun almindelig mad mens beboernes madordning også omfatter specialdiæter/produkter, sondemad mv. Proces omkring madordning Der er i den fælles madordning for personalet taget udgangspunkt i en videreførelse af Trekløverets madordning efter at virksomhederne blev lagt sammen til Botilbuddene. Madordningen er drøftet i MED-udvalg og i pårørenderåd. Den 9. februar 2016 blev Midgårdens madordning drøftet i pårørenderådet, da en pårørende havde rettet henvendelse om rimeligheden i personalet betaling for kost. Af referatet fra mødet fremgår pårørenderådets holdning: Pårørenderådet fremfører, at de ikke mener at der bør ske ændringer. Den aktuelle ordning sikrer, at en stor del af personalet spiser samme måltid som beboerne, hvilket igen betyder at der kan fastholdes en social familielignende spisesituation. Hvis personalet skal pålægges en merudgift for at spise med vil en stor del af personalet medbringe egen mad. Denne mad kan ikke på en etisk forsvarlig facon spises sammen med beboerne. Dette vil skabe to forringelser af kvaliteten, for det første vil den familielignende spisesituation som personalet bærer ikke længere være eksisterende, for det andet vil det give mindre tid da personalet efterfølgende skal spise deres medbragte mad. Økonomi i madordningen Det er ikke muligt i den nuværende ordning at adskille indkøb, tilberedning og servering af beboernes og personalets mad og samtidig opretholde et fælles måltid og en madordning, der
fungerer effektivt (opdeling ville kræve dobbelt bestilling, dobbelt kontrol, separat servering mv.). Arresøparken og Gribskov Kommunes Bo- og Støttecenter har samme type madordning, og har ikke kendskab til andre måder at lave fælles madordning, hvor man ville kunne opnå fuld gennemsigtighed. Prisen for personalets madordning vil således indeholde en række vurderinger og rimelighedsbetragtninger. Ledelsen skal balancere de forskellige vurderinger af madordningens pris. Beboerne skal ikke have en meromkostning pga. medarbejdernes deltagelse. Personalets madordning skal samtidig være så attraktiv, at en stor del af personalet har lyst til at deltage, da det er gavnligt for beboerne. Til støtte for ledelsesmæssige vurderinger kan man foretage sammenligninger med andre lignende ordninger og lovfastsatte grænser. Beboeres udgifter til madordning Kostudgiften for beboerne er 2.500 kr. pr. måned og 510 kr. i bidrag til kosttilberedning (i alt 3.010 kr.). Dette ligger ca. 450 kr. under loftet for egenbetaling fastsat lovgivningsmæssigt, som er på 3.473 kr. pr. måned (kost og fremstillingsbidrag). Til sammenligning betaler beboere på kommunens plejecentre 3.467 kr. pr. måned for mad (inkl. bidrag til kosttilberedning). Midgårdens beboere betaler altså ca. 450 kr. mindre end en sammenlignelig madordning i Halsnæs Kommune I Gribskov Kommunes Bo- og Støttecenter, betaler beboere i Kobbelhusene 2.800 kr. pr. måned for kost (ekskl. kostbidrag) og i Ahornparken 2.200 kr. Kobbelhusene minder mest om Midgården, mens Ahornparkens målgruppe er mere lig Trekløverets. På baggrund af loftet for egenbetaling, plejecentrenes pris og prisen i lignende tilbud kan prisen for Midgårdens beboere betragtes som rimelig. Personalets udgifter til madordning Personalet på Midgården betaler 260 kr. pr. måned for at deltage i måltider sammen med beboerne. Til sammenligning betaler ansatte på Plejecenter Arresø 300 kr. om måneden for at deltage i måltider sammen med beboerne. På Gribskov Kommunes Bo- og Støttecenter betaler medarbejderne 260 kr. pr. måned. Ud fra personalets synspunkt kan smertegrænsen for at deltage i en madordning være prisen for et alternativt måltid fx i form af en madpakke. Her kan man skele til SKATs beregning af det sparede privatforbrug til mad, som de sætter til 15 kr. pr. dag (standardmåltid uden drikkevarer). Det svarer til 275 kr. om måneden ved en almindelig arbejdsuge. Der må trækkes fra i dette beløb ved fravær, som fx fridage, sygdom, kurser etc. Gribskovs Kommunes Bo- og Støttecenter har lavet en beregning af antal arbejdsdage, hvor der beregnes gennemsnitligt 17 arbejdsdage pr. måned pr. medarbejder og dermed en pris på 260 kr. for medarbejdernes madordning. En optælling fra Midgården i maj måned viser, at medarbejderne gennemsnitligt er på arbejde 16,7 dage i denne måned. På baggrund af SKATs beregninger ser prisen på Midgården ud til at ligge på et niveau, der kan forventes i forhold til beskatningsregler og sparet privatforbrug, dog i den lavere ende. Det kan
drøftes om det skal afspejles i prisen for madordningen, at personalet nogle gange er tilstede ved mere end 1 måltid. Da vi ikke har viden om medarbejdernes reelle deltagelse i måltider (fx hvor tit bliver de afbrudt, hvor tit de spiser de både morgenmad og frokost på en vagt mv.), må det være et spørgsmål, der drøftes mellem personale og ledelse. Madordninger i andre tilbud Arresø Plejecenter På Arresø Plejecenter er der en personale-madordning, hvor personalet kan betale 300 kr. om måneden for at deltage i måltiderne sammen med beboerne. Personalets betaling til madordning går i samme kostkasse som beboernes betaling. Indkøb, tilberedning mv. foregår ligesom på Midgården fælles for personale og beboere, og der er tale om et fælles måltid. Virksomhedslederen vurderer, at de 300 kr. er smertegrænsen for betalingen, da en del medarbejdere synes det er dyrt, hvis de fx ikke har mange vagter/måltider på en uge. En del medarbejdere deltager ikke i ordningen det varierer fra afdeling til afdeling. Hvis medarbejdere ikke deltager i madordningen, spiser de deres medbragte mad sammen med beboerne. Det giver udfordringer, da nogle beboere bliver mere interesseret i medarbejdernes mad og ikke vil spise deres egen mad. Det er den udfordring, man prøver at undgå på Midgården ved at medbragt mad ikke spises sammen med beboerne. Gribskov Kommunes Bo- og Støttecenter Medarbejderne betaler 260 kr. om måneden for at deltage i en madordning. Alle medarbejdere deltager. Indtil fornylig betalte medarbejderne kun 100 kr. om måneden for mad, men det blev hævet på baggrund af SKATs retningslinjer. Også her går personalets betaling i samme kostkasse som beboernes, og det vurderes ikke muligt at adskille disse, hvis man skal have en effektiv madordning for både beboere og personale. Opsummering og mulige løsninger Det er ikke muligt meningsfyldt at adskille betalinger og madindkøb/-forbrug mellem beboere og personale i den nuværende madordning. Andre ordninger, vi har set på, giver ingen løsningsmuligheder i forhold til dette og bekræfter, at Midgårdens madordning i sin konstruktion ligger på linje med sammenlignelige madordninger. En fuldstændig analyse af, hvorvidt der sker en krydssubsidiering mellem beboernes og ansattes betaling for mad ville kræve et omfattende registrerings- og adskillelsesarbejde. Det vurderes mere hensigtsmæssigt, at ledelse og pårørenderåd foretager rimelighedsvurderinger af prisniveauer på baggrund af de foreliggende oplysninger. Umiddelbart betaler Midgårdens beboere et rimeligt beløb for maden i sammenligning med det lovgivningsmæssige loft, en sammenlignelig ordning i Halsnæs Kommune og madordninger i nabokommune. Variationer i kostprisen fra et botilbud til et andet vil blandt andet bero på lokale forskelle, valg af kost (fx økologi), valg af leverandør, hvor meget der indgår i madordningen mv.
Personalets madordning ligger også på niveau med andre sammenlignelige madordninger for personale dog i den lave ende i forhold til SKATs regler. Prisfastsættelsen af personalets madordning bør minimum ske en gang årligt, så det sikres at den stiger i takt med pris- og lønudviklingen, SKATs beskatningsregler samt det reelle forbrug på Midgården. En evt. prisstigning skal tage højde for personalets vurdering af, hvornår madordningen ikke længere vil være attraktiv i forhold til de fordele, der er for Midgården og beboerne ved at medarbejderne deltager. Heri indgår overvejelser om, hvornår prisen for et måltid vil overstige omkostningerne ved selv at have mad med, samtidig med at de skal udføre praktiske og pædagogiske opgaver, samt at menuen og mængderne er tilrettelagt ud fra beboernes behov. Det vil være for tungt administrativt at lave to madordninger en for personale og en for beboere. Alternativet til den eksisterende madordning er derfor at nedlægge personalets madordning. Hvis man i den situation ønsker at fastholde det familielignende måltid (som pårørenderådet understreger), kan personalet deltage i et pædagogisk måltid (alle deltager). Som følge heraf skal personalet ikke opkræves betaling for maden og skal tilbydes anden frokostpause. En evt. merudgift hertil skal dækkes ved besparelser andre steder i driften eller en evt. taksstigning (det er ikke vurderet, hvorvidt sidstnævnte er muligt indenfor de givne rammer for taksstigningens størrelse). Hvad kan Midgården være opmærksom på indenfor den nuværende madordning? Arbejde med at så meget af personalet som muligt har lyst til at være del af madordningen og det sociale fællesskab ved måltidet til glæde for beboerne. Synliggøre værdiggrundlaget for mad og måltider på Midgården, fx hvilken type kost der tilbydes, hvilke værdier der omkring måltidet, hvordan beboere får indflydelse på maden og måltidet mv. Sikre at prisniveauet revurderes jævnligt, fx en gang årligt. 2. Mad til Hver Dag Fra Handicaprådet er det blevet spurgt, om det kan være økonomisk fordelagtigt at anvende Mad til Hver Dag, som er fælles madservice for Albertslund, Allerød, Frederikssund, Halsnæs og Hillerød Kommuner. Mad til Hver dag leverer i dag til plejecentre og hjemmeboende ældre i Halsnæs Kommune. I 2013 gennemførte Rambøll en kostanalyse på Midgården som beskrev fordele og ulemper ved egen madproduktion og levering fra Mad til Hver Dag. Denne er vedlagt til orientering. Der var i 2013 et meget stort ønske fra pårørenderådet om, at maden til beboerne blev lavet på Midgården for at kunne tage hensyn til spontane ønsker, have fleksibilitet i forhold til behov hos beboerne, og bevare den ernæringsfaglige ekspertise i huset. Den økonomiske konklusion i 2013 var, at et umiddelbart besparelsespotentiale på 27.000 kr. årligt (svarende til en besparelse på 2,75 kr. pr. døgnkost 1 ) i praksis ville blive vendt til en ikkeestimeret merudgift. Det var forventningen, at der stadig ville skulle bruges køkkenpersonale til 1 En døgnkost udgøres af tre hovemåltider og tre mellemmåltider.
at modtage, kontrollere, bestille mad, tilberede mad (hvis der vælges rå bulk) mv. Vurderingen var, at dette ville overstige 2 timer om ugen, og dermed ville besparelsen blive ædt op. 2 Dertil kommer, at noget mad ikke leveres af Mad til Hver Dag, men skal købes andetsteds, herunder sondemad, frisk frugt og morgenmadsprodukter. Da Handicaprådet udelukkende har spurgt ud fra et økonomisk perspektiv, er der forsøgt at opdatere Rambølls beregningsmetode med 2015-tal. De viser, at døgnkostprisen for Midgårdens madordning i 2015 er 134,56 kr. Hos Mad til Hver Dag er den 124,22 kr. Forskellen mellem priserne er således blevet større siden 2013, hvilket skyldes en lavere belægning på Midgården i 2015 samtidig med, at de faste udgifter i køkkenet er steget med 80.000 kr. Den potentielle besparelse ved at anvende Mad til Hver Dag ville i 2015 være ca. 81.000 kr. i alt, hvis Midgården købte alt andet end morgenmad hos dem 3. Det svarer til 8,34 kr. pr. døgnkost 4. I praksis vil Midgården nok købe mindre, da der også er behov for sondemad og andre specialprodukter. Dette kan gøre den potentielle besparelse mindre. Ligeledes vil fuld belægning i 2016 evt. også mindske besparelsen. Dertil skal lægges udgifter til køkkenpersonale på Midgården, som ikke er medregnet i ovenstående. Der vil stadig være behov for køkkenpersonale til bestilling, modtagelse, indkøb af andre produkter, modtagelse samt (delvis) tilberedning (ud fra ønsket om fælles måltider). Derudover viser erfaringer fra Arresø Plejecenter, at der stadig vil være behov for at have ansat ernæringsfaglig ekspertise. Ellers risikerer ordningen at blive dyrere. Arresøparken har ansat en ernæringsfaglig konsulent og derudover har to afsnit sammen (svarende til 20-28 beboere) en køkkenhjælper i 2-3 timer til både frokost og aftensmad. Hvor højt behovet på Midgården vil være, afhænger af hvor meget der lægges over til Mad til Hver Dag. Hvis der antages et behov for ernæringsfaglig ekspertise og køkkenhjælp på størrelse med Arresøs, overstiger udgiften hertil langt den potentielle besparelse. Mad til Hver Dag på Arresø Plejecenter Arresø Plejecenter får mad fra Mad til Hver Dag til aftensmad (fælles mad, oftest delvist tilberedt). Til morgenmad, frokost, mellemmåltider mv. bestilles produkter fra Hørkram, som tilberedes i huset. Mad til Hver Dag er valgt om aftenen, da det er her der er mest pres på personalet og delvist tilberedt mad derfor letter deres arbejde. Der bestilles mad i bulk som tilberedes samlet for alle beboere. Virksomhedslederen vurderer, at det ikke giver mening at bestille de andre måltider fra Mad til Hver Dag. Det opleves, at maden fra Mad til Hver Dag er god. Men det kræver hjælp fra ernæringskonsulenten, at bruge ordningen optimalt. Fx er det dyrere at bestille diæter, men efterhånden er det i de fleste tilfælde lykkedes med en omlægning fra diætkost til almindelig kost fx i forhold til diabetes. 2 Det var tanken, at der skulle bestilles rå bulk/halvfabrikata, for at efterkomme pårørenderådets ønske om, at der dufter af mad på Midgården og at det bliver en hjemlig spisesituation. 3 Baseret udelukkende på en opdatering af Rambølls beregninger. Dette tager ikke højde for evt. nye oplysninger/erfaringer om Mad til Hver dag, som burde indgå. 4 Besparelsen er mindre end forskellen mellem døgnkostpriserne, da der ikke vil være en besparelse på morgenmaden. Hvis der kun omlægges et måltid (fx aftensmad) vil der være behov for fornyet beregning, og besparelsen vil formentlig være endnu mindre.
Derudover kan der, som nævnt i analysen fra 2013, være behov for investering i øget kølekapacitet. Umiddelbart ser der ikke ud til at være en mulig besparelse ved omlægning til Mad til Hver Dag på Midgården. Hvis det ønskes at se videre på muligheden, vil der være behov for en mere grundig analyse inden beslutningen tages, da der her udelukkende er tale om en opdatering af beregninger. Det er ikke analyseret, hvordan evt. omlægning vil påvirke virksomhedens drift. Det vil afhænge af beslutninger om fordeling af udgifter mellem beboere og virksomhed. Der skelnes i Mad til Hver Dag ikke mellem udgifter til kost og til kostfremstillings-bidrag.