Referat fra bestyrelsesmøde nr. 181 den 8. sept. 2016 kl. 15.30. Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum (CPA) Formand clauspeteraanum@me.com Henning Rømer Radoor (HR) Næstformand radooresbjerg@bbsyd.dk Inger Sandholm (IS) Best. medlem Inger.s.sandholm@gmail.com Hanne Laursen (HL) Best. medlem hannekyndilaursen@gmail.com Heidi Munksgaard (HM) Best. medlem heidi.olivi@gmail.com Aydrus Ahmed (AA) Best. medlem aydrusfangase@yahoo.com Inger Tingberg (IT) Best. medlem tingberg@youmail.dk Administrationen: Afbud Erik Lykke (EL) Projektchef el@ungdomsbo.dk Erik Boyschau (EB) Driftchef eb@ungdomsbo.dk Referent Bettina W. Spaanheden (BWS) Økonomichef bws@ungdomsbo.dk Peter Sandager (PS) Direktør ps@ungdomsbo.dk Indhold: Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 180 af 11. august 2016. 2. Revisionsprotokollat side 668. 3. Indkomne punkter. bilag Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i 1. 14. FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1
Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 180 af 11. august 2016. Beslutning: Blev godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 668. Beslutning: Blev fremvist. Ad 3 Indkomne punkter Se orienteringspunkt 9. Kan overføres til beslutningspunkt. Beslutning: Medlemmerne af de 4 afdelingsbestyrelser indkaldes til møde ang. punktet. EB informerer samtidig brevskriver. Tilmelding til Kredsweekend 4.-5. november. CPA, IS, PS, HR, EB, BWS. HM og AA vender tilbage med svar. Fanø Kommune søger egnede bygninger til at huse flygtninge. Se bilag. Skal Posthuset tilbydes Fanø Kommune? Beslutning: Punktet tages op til styringsdialogmøde med Fanø Kommune. Debatpunkter: Ad 4 Ingen emner. Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterer (afbud) 1. spadestik på bydelshuset d. 6. oktober kl. 13.30. Borgmesteren tager 1. spadestik og det foreslås, at det evt. bliver sammen med beboerrepræsentanter, børn fra den nye daginstitution o.lign. Evt. afdelingsformand fra en af afdelingerne. Helhedsplan afd. 26. Der har været afholdt møde med afdelingsbestyrelsen, og renoveringssagen er meget bekostelig, hvilket kan betyde en stor lejestigning. Der arbejdes fortsat med sagen. Der er megen travlhed i projektafdelingen pga. flere/store byggesager. Ad 6 Udlejningssituationen Peter orienterer. Tomgang generelt. Der er ingen ledige boliger p.t. Årets tomgang skyldes hovedsagelig rømning eller udsættelse. side 2
Ad 7 Økonomi Bettina orienterer. Afkastrapport. Det ser rigtig positivt ud. Afkast forventes at ligge på 1,5-2% ved årsafslutning. Skema ABC på helhedsplan og bydelshus. Helhedsplanens skema B er til godkendelse hos kommunen. Ansøgning vedr. bydelshuset forventes godkendt senest 4. okt. Ad 8 Drift Erik B. orienterer. Orientering generelt. Licitation på pulje 4 i E-syn (opmåling). Thorsen har vundet malerpuljen. Partner har vundet rengøringslicitationen. Pulje 4 går i gang 1. oktober, hvor også alle tegninger til hjemmesiden forventes klar. Der har været el-teknisk gennemgang. Der kan evt. findes besparelser på mere end kr. 600.000 i alt, hvis alle tiltag gennemføres. EB foreslår, at emnet tages op i målsætningsudvalget. Samtale med ingeniør, der kan komme i praktik, der evt. kan arbejde med o.s. Skal samtidig evt. lave afhandling om den grønne plan. Inspektørerne er startet på uddannelse. Ejendomsfunktionærer, teknisk afd. og Annet har været på tur til Åbenrå, hvor man hørte om tids- og opgaveregistrering med Intranet. Det nye netværk i afdelingerne er kommet i gang. Vedr. skaktlukninger, er vi i gang med at lave licitationsmateriale. Der arbejdes med, om Bolind evt. skal levere og montere hvidevarer i lejlighederne. Viceværterne bruger en del tid på opgaven, der kan bruges på andre opgaver. Forsøg med anden åbningstid hos viceværterne på Stengårdsvej. Det skal vurderes, om åbningstiden ligger på det rigtige tidspunkt. Der arbejdes med, at der fremadrettet skal være induktionskomfurer i lejemålene. Prisforskellen er ikke særlig stor, og der er andre fordele ved induktion. Ansøgning om solcelleanlæg til udvalgte afdelinger. Der er ansøgt ved Energinet om pulje. Bliver det et positivt svar, så skal der opstartes en proces med beboergodkendelse osv. Ad 9 Indkomne punkter Klage fra Stengårdsvejs fælles afdelingsbestyrelse vedr. pålagt udgift på kr. 30.000 til boligsocialt arbejde. Er behandlet under pkt. 3. Jagten på fællesskabet. Status på skoleprojekt i 7. kreds. 6. klasse fra Signaturskolen Kvaglund deltager i projektet. side 3
Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Ros til fritidsudvalget for Ta ud-sider i Trappenyt. Næste møde d. 22. sept. Alt foregår nu elektronisk også korrekturlæsning. HR foreslår, at samtlige medlemmer af redaktionsudvalget får bladet ud til korrekturlæsning. Nyt fra Fritidsudvalget. Pensionistudflugt en stor succes - der er solgt 78 billetter. Snart kommer juletur til salg. Referat fra sidste møde kommer senere. Nyt fra Kunstudvalget. Indledende møde er afholdt, og der er aftalt fremgangsmøde for udtrækningsmøde. 10. okt. skal indkøbsudvalget ud og købe kunst. 25. oktober afholdes det årlige udtrækningsmøde. Nyt fra Målsætningsudvalget. EB skal fremover deltage i målsætningsudvalget. Nyt fra Byggeudvalget. Der skal arbejdes videre med byggetekniske standarder. Nyt fra Kultur-udvalg. Kulturudvalget har kigget i s gemmer for at finde materiale til jubilæumsskrift. Ad 11 Afdelinger Ingen emner Ad 12 Personale Status på afvikling af kontraktforhold til Bramming Boligforening. Overdragelse er i fuld sving, og det går efter planen. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Helhedsplan 2016-2020 er godkendt af Landsbyggefonden. Møde d. 15. september, hvor man gennemgår planen. Ad 14 FU samarbejde Ingen emner. Ad 15 Evt. CPA, HR, PS og Anita B. har været til møde ang. digitale redskaber til afdelings- og repræsentantskabsmøder. På den kommende kredsweekend vil der bl.a. være workshop ang. det digitale beboerdemokrati. Ad 16 Planlagte mødedatoer i 2016. Org. bestyrelse: Torsdag den 6. oktober (mødes til 1. spadestik på Stengårdsvej kl. 13.30) Torsdag den 3. november. Torsdag den 8. december. side 4
Tilsynet (CPA, HR, BWS pg PS): Styringsdialog (forslag) den 30. november kl. 13.00. Fælles arrangementer: Kredsweekend d. 4.-5. november 2016. Almene Boligdage d. 17.-18. november 2017. FU (CPA, HR og PS): Tirsdag den 20. september. Tirsdag den 6. december. 3 i 1 (CPA, HR og PS): Bestyrelsesmøde 15. september. Målsætningsudvalg (CPA, HR, EB, BWS, PS) Møde mandag den 26. september kl. 10.00. side 5