Kommissorium for: ESDH-udbudsrådgivning; valg af rådgiver Projektleder Projektejer Evt. styregruppe Version Dato Projekt sluttidspunkt 4.0 (1.0-3.0 er notater) 30.9.2013 31.12.2014 Motivation/baggrund for projektet Hvidovre kommune skal i udbud med ESDH-systemet efter reglerne for EU-udbud, idet ESDHsystemet ligger i en prisklasse over udbudsgrænsen. Et EU-udbud er en kompliceret proces med mange juridiske og it-økonomiske regler, som skal overholdes inden for tidsfrister og med en høj grad af korrekthed i dokumentation. Projektets formål Sagsfremstilling i resumé Ved indkøb af it-system over udbudsgrænsen kan flere metoder anvendes bl.a. indkøb via SKI 02.18 eller EU-udbud med/uden prækvalifikation. DIKO har bedt IT-Afdelingen (ITA) foretage en foranalyse af mulighederne blandt potentielle leverandører af rådgivning og resultaterne kan læses i detaljen nedenfor. Muligheden for at undgå udbud via forlængelse af Serviceaftale med den nuværende leverandør, blev vurderet ulovligt efter rådgivning fra Horton advokaterne. Resultatet af foranalysen og DIKO-mødet blev, at DIKO indstiller til direktionen, at Hvidovre kommune går i begrænset EU-udbud med rådgivning fra Rambøll, som har vist fine resultater på de indkomne tilbud fra leverandørerne i forbindelse med begrænset EU-udbud (deres speciale), og som ligger med en konkurrencedygtig pris på rådgivningen, der ligger inden for budgettet på 500.000 kr. DIKO støtter denne anbefaling fra ITA s foranalyse. Endelig bevilling af midler til projektet ligger i Økonomiudvalget (ØU). Proces for ESDH-udbud ITA anbefaler en agil proces for hele forløbet, idet udfaldet af fase 1, giver en del af svaret på behovet i fase 2, osv. 1. Valg af rådgiver (DIKO har indstillet blandt 3 tilbud på rådgivning) 2. Valg af udbudsmetode (Rådgivers anbefaling og speciale) 3. Valg af ESDH-leverandør på indkomne svar på EU-udbud 4. Stillingentagen til graden af reimplementering: a. Formpipe fortsætter som leverandør begrænset reimplementering i. Devoteam har allerede leveret et koncept omkring ESDH-modenhed, som har kørt i 5 afdelinger. Dette arbejde fortsættes. b. NY LEVERANDØR fuld reimplemetering i. Kommissorium og projektplan i samarbejde med DIKO, Strategigrupperne og Acadres driftsgruppe samt evt. rådgiver. Revideret tidsplan Februar 2014 Marts 2014 April 2014 Maj 2014 December 2014 Januar 2015 Juni 2015 Valg af rådgiver på direktionsmøde Besked til rådgiver, indgåelse af kontrakt Kravspecifikation i Hvidovre (workshops) Udbud annonceres Kontrakt underskrives Evt. reimplementeringsprojekt Kontrakt med Formpipe udløber. Serviceaftaler udløber. 1
Organisering af udbudsprojektet Rambøll har et koncept for hele forløbet og heri tilbyder Rambøll en række workshops med forvaltningerne, som en del af kravspecifikationsarbejdet. Rambøll har en metode til udarbejdelse af krav til ESDH-systemer, som sikrer at nye krav stilles fx mobility, men at kravene ikke bliver så specifikke og ultimative, at man udelukker nogle leverandører fra at byde, idet feltet af tilbudsgivere derved bliver for snævert, og de indkomne tilbud bliver for dyre. Der bliver afholdt en workshop i hver forvaltning samt en prioriteringworkshop, hvor kravene samles til den endelige kravspecifikation. Øvrig dokumentation, herunder kontraktudkast udformes af Rambøll, som en del af deres all-inklusive -tilbud. Reimplementering af ESDH-systemet ITA anbefaler, at denne del skilles ud fra udbudsprojektet, som et særskilt projekt afhængig af, om Hvidovre skal skifte leverandør. Beholder vi samme leverandør (Formpipe) kan arbejdet med Devoteam, som tilbyder ESDH-modenhedsanalyser til afdelinger, som ønsker at arbejde reimplementering af ESDH blot fortsætte. Skifter vi leverandør af ESDH skal organisationen forberede sig på et større projekt med analyser af arbejdsgange, uddannelse af undervisere og superbrugere, undervisning af brugere og en større udredning af kendte fejl og workarounds i det nye system. Et slag på tasken sidst vi regnede på timeforbruget var omkring 15.000 timer de første 6 måneder af en reimplementeringsproces. ITA anbefaler, at vi fortsætter med den velafprøvede metode fra Devoteam i tilfælde af et leverandørskifte på ESDH-systemet. Opdateret/khg/10.02.2014 Succeskriterier og målemetode Til beslutning er derfor: Valg af udbudsmetode (anbefalet EU-udbud med prækvalifikation) Valg af udbudsrådgiver (anbefalet Rambøll, erfaring og bedste pris) Valg af reimpllementeringsproces (samme/ny leverandør) Tidsplanen er meget presset, så vores succeskriterier er i prioriteret rækkefølge: - Kontrakt og evt. Implementering af ESDH-system pr. 30.6.2015 - Kravspecifikation og fremtidssikring af ESDHsystem i forhold til forretningens nuværende og fremtidige behov - Indkomne tilbud fra leverandører er konkurrencedygtige og byder ind på hovedparten af forretningens krav til systemet - Kontrakten underskrives pr. 31.12.2014 - Evt. reimplementeringsprojekt igangsættes og løber i perioden fra den 1.1.2015-30.06.2015 - DIKO stiller ressourcer tilrådighed for udbudsprojektet og et evt. reimplementeringsprojekt (15.000 timer, sidste gang i 2010) Målemetode - Rambøll tilbyder evaluering af forløbet med udbuddet, og pris og kvalitet på indkomne tilbud fra leverandører - Overholdelse af tidsplan for vigtige ledelsesmæssige beslutninger - Brugertilfredshed med et evt. nyt system 2
Projektets produkt(er) Foranalyse: Projektet producerer en foranalyse, hvor ITA sammen med potentielle leverandører, skaber overblik over opgavens omfang, tidsplan, særlige kompetencer blandt tilbudsgiverne, samt det tildelte budget til opgaven. Tilbud fra tilbudsgiverne DIKO: Udtaler sig om foranalysen og anbefalingerne, som er forelagt i notatform og tilbuddene fra potentielle leverandører. DIKO støtter anbefalingerne i ITA s foranalyse. Godkendelse i dirktionen: - Gert S. Nelth har bedt om et kommissorium på udvælgelse af ESDH-rådgiver (denne skrivelse med resumé til direktionen og notat til DIKO i bilag) - Besked til Rådgiver om igangsætning af udbudsprocessen pr. mail Bindinger/begrænsninger Valg af rådgiver er frit, sålænge beløbet er under udbudsgrænsen (over 4 år). Selve EU-udbuddet er underlagt alle begrænsninger og binder, som står i konkurrencelovgivningen. Projektets organisering DIKO er styregruppe Søren Ladefoged er projektejer Leif Sand er projektleder på udbudsprojektet Tidsramme Et EU-udbud med prækvalifikation tager typisk omkring 9 måneder En videreførelse af nuværende system på ny kontrakt kræver ikke reimplementering Reimplementering af et nyt ESDH-system tager typisk 6-12 måneder Derfor er den oprindelige tidsplan fra oktober 2013 under stærkt pres, så fremt resultatet af udbuddet bliver et leverandørskifte. Marts 2014 Direktionen godkender DIKO s godkendelse af ITA s anbefalinger til valg af rådgiver.. December 2014 Kontrakt med (ny) leverandør underskrives Januar 2015 (evt. reimplementering af nyt IT-system). Juni 2015 Kontrakten med Formpipe (Acadre) ophører og servere slukkes (vigtig deadline) Økonomi/ressourcer Der er 450.000 kr. afsat til udbudsrådgivning på it-udviklingspuljen. Endelig bevilling sker i ØU. Afrapportering DIKO får en status fra projektlederen ved væsentlige milepæle i projektet. 3
Evaluering Der evalueres på processen i forhold til: Workshop med kravspecifikation i forretningen (forvaltningerne) Udbudsdokumentation Overholdelse af lovkrav i forbindelse med udbuddet Overholdelse af budget i forbindelse med rådgivning Kvaliteten af de indkomne tilbud både på pris og funktionalitet (fx nyt til mobility) khg/31.01.2014 4
Referat af DIKO-møde: 4. Valg af rådgiverassistance til ESDH-udbud (Søren) Sagsfremstilling: Til beslutning. Bilag: - Overblik over indkomne tilbud på ESDH udbudsrådgivning (Acadre dok. nr. 292466-13). Beslutning: DIKO støtter den anbefaling, som ITA er kommet med: At der gås i udbud, med EU udbud med prækvalifikation, og en all inclusive konsulentbistand fra Rambøll, jf. bilag til punktet. DIKOs bemærkninger til notatet (der skal videre til Direktionen): Der skal være et resumé i startet af notatet, så læseren hurtigt kan danne sig et overblik over udgangspunktet, valgmuligheder og anbefalinger. Tidsplan skal rykke 3 måneder ud i 2014. I notat skal beskrives, hvordan udbudsprojektet skal organiseres (om/hvordan forvaltningerne / snitflade-ejere skal involveres). Meget gerne også, tanker om, hvilken lærdom vi fik i.f.m. den oprindelige implementering af Acadre i organisationen og hvilke tanker vi (derfor) gør os for at få endnu større succes med implementering af det ESDH system, som vinder udbuddet. DIKO har bedt it-afdelingen igangsætte en foranalyse i forbindelse med afholdelse af EU-udbud på Hvidovre kommunes ESDH-løsning. Notat til DIKO Overblik overindkomne tilbud på rådgiverassistance ved ESDHudbud Tre rådgivende konsulenthuse, som alle tidligere har arbejdet i Hvidovre kommune, er blevet inviteret til at afgive tilbud. Alle har valgt af afgive et tilbud. I forbindelse med besættelse af stillingen som Projektleder og Contract Manager, har it-afdelingen ønsket at undersøge, om Hvidovre kommune selv kan varetage udvalgte processer i forbindelse med et it-indkøb over udbudsgrænsen. Alle rådgivende firmaer har derfor givet tilbud på varetagelse af udbudsprocessen, med optioner på rugbrødsopgaver, som en intern konsulent i en given fremtid selv vil kunne stå for. Derfor har alle konsulenthuse et minimumtilbud og et all-inklusive -tilbud. Hvidovre har brug for et all-inklusive tilbud i denne sag, idet den interne konsulentstilling endnu ikke er besat. Konsulenthusene har i deres tilbud anbefalet en metode, enten begrænset udbud, som er et EUudbud med prækvalifikation, eller indkøb på SKI 02.18, og givet deres bud på deres særlige kompetencer. 5
Fremgangsmåde for miniudbud på SKI 02.18 Opgaven gennemføres i 6 faser. De produkter og aktiviteter som er indeholdt i faserne er beskrevet i modellen herunder: F1: Projektstart Projektinitering Annonncering Kravspecifikation F2: Udbudsmateriale Udbudsbetingelser Kontraktformuleringer F3: Tilbud Udsendelse materiale Spørgsmål / svar Modtage tilbud F4: Tildeling Vurdering af tilbud Valg af leverandør F5: Aftale Indgåelse af aftale Frivillig Standstill F6: Efterbehandling Offentliggørelse af resultat Dialog med tilbudsgivere Overordnet tidsplan for miniudbuddet: SKi 02.18 er en rammeaftale, som er helt ny, og der er derfor udfordringer med fejl i bilag og tildelingskriterier, som skal løses af kammeradvokaten, hver gang, de opstår. Det kan forsinke processen, og bringe den ønskede tidsplan i fare. 6
Fremgangsmåde for begrænset udbud, EU-udbud med prækvalifikation Opgaven gennemføres i 7 faser. De produkter og aktiviteter som er indeholdt i faserne er beskrevet i modellen herunder: F1: Projektstart Projektinitering Udarbejde prækvalifikationsm ateriale F2: Prækvalifikationsmateriale Udbudsbekendtgørelse Informere potentielle leverandører Vurdering af ansøgning Meddele leverandører F3: Udbudsmateriale Udbuds-betingelserbetingelser Kravspecifikation Kontraktformuleringer F4: Tilbud Briefingm øde Spørgsmål/svar F5: Tildeling Vurdering af tilbud Valg af leverandør F6: Aftale Indgåelse af aftale Standstill F7: Efterbehandling Offentliggørelse af resultat Dialog med tilbudsgivere Overordnet tidsplan for det begrænsede EU-udbud: Begrænset udbud med prækvalifikation tager 1-2 måneder mere end SKI, men sikrer at alle markedets store spillere er med i tilbudsgivningen. Fujitsu og Netcompany er ikke med på SKI 02.18. 7
Indkomne tilbud fra 3 leverandører Nr. Udbudstype Minimal assistance All-inclusive Kommentarer assistance 1:A2 Begrænset udbud - EU 480.000 kr. 817.000 kr. Inkl. Kontrakt og dialog med tilbudsgivere 1:A2 SKI 02.18 290.000 kr. 465.000 kr. Inkl. Kontrakt og dialog med tilbudsgivere 2:DT Begrænset udbud - EU Intet bud 790.000 kr. Ambitiøs tilgang med reimplementering af ESDH i organisationen 2:DT SKI 02.18 590.000 kr. 790.000 kr. Option på reimplementering i org. 200.000 kr. udgør forskellen på minimal og all-inclusive 3:RB Begrænset udbud - EU 270.000 kr. 369.000 kr. Forskellen på 99.000 kr. udgør timer, som udbudsjurister/konsulenter internt i organisationen kan optjene ved at udføre prækvalifikationsarbejdet. Ingen reimplementering. 3:RB SKI 02.18 Intet bud 369.000 kr. Samme pris, kun udbudsprocessen, ikke reimplementering. Indstilling til DIKO ITA har gode erfaringer med alle tre leverandører, og kan i princippet anbefale alle. Der tegner sig et billede af forskellige kompetencer, hvor A2 har været det konsulenthus, som har udarbejdet SKI 02.18-aftalen for SKI, og derfor har særlige kompetencer inden for denne aftale, mens de øvrige konsulenthuse først fik frigivet dokumenterne den 5. november 2013 og derfor er ved at sætte sig ind i SKI 02.18-aftalerne. Rambøll har særlige kompetencer inden for begrænset EU-udbud (med prækvalifikation), og har gennemført en del af disse med gode tilbud til kommunerne. Rambøll er mest erfaren og har denne type opgave, som hyldevare og er derfor klart billigst på denne rådgiveropgave. Især allinklusive-modellen er et attraktivt tilbud. Devoteam er det konsulenthus, som har gennemført ESDH-modenhedsanalyserne i Hvidovre, og har en velafprøvet metode til reimplementering af ESDH. Hvis DIKO ønsker en reimplementering af ESDH, som en del af udbudsprojektet kan dette konsulenthus anbefales. Dog skal budgettet til rådgivning hæves en del. Alt efter hvilken udbudsmetode, og grad af reimplementeringsprojekt, som DIKO foretrækker, tegner der sig et billede af rådgivernes spidskompetencer: EU-udbud med prækvalifikation Rambøll Devoteam A2 SKI 02.18 A2 Rambøll 8
Devoteam EU-udbud med prækvalifikation og Reimplementeringsprojekt Devoteam Rambøll A2 Budget for rådgivning Der er afsat 500.000 kr. til rådgivning i forbindelse med EU-udbuddet fra it-udviklingspuljen for 2014, og de første 50.000 kr. er investeret i en afklaring af et tilbud fra Formpipe, om kun at bringe Serviceaftalen i udbud, og derved handle direkte med Formpipe uden om markedets øvrige leverandører. Horten advokaterne skriver i deres redegørelse, at de mener denne metode er i strid med intentionerne i konkurrencelovgivningen og anbefaler derfor, at Hvidovre går i regulært udbud efter lovgivningen. På budgettet for 2014 er derfor 450.000 kr. til rådgivning i forbindelse med EU-udbud. Inden for denne ramme kan kun Rambøll levere all-inklusive -rådgivning enten på SKI eller EU-udbud med prækvalifikation. Idet Rambøll selv anbefaler EU-udbud med prækvalifikation i deres tilbud, fremfor SKI, hælder ITA til den anbefaling, og foreslår DIKO at Rambøll vælges til rådgiver, og at udbudsmetoden bliver EU-udbud med prækvalifikation, som har givet kommunerne nogle væsentlige besparelser på de indkomne tilbud, senest i Holbæk, som sparede 50% på deres serviceaftale med Formpipe/Traen. Den valgte leverandøren skal gerne have besked senest 20.12.2013, hvis de indkomne tilbud forsat skal være gyldige og projektressourcerne forsat skal være bookede. Valget af ESDH-leverandør efter udbudsprocessen kan således være afklaret pr. 01.09.2014. Det giver Hvidovre 9 måneder til reimplementering i tilfælde af et leverandørskift. Aftalen med Formpipe/Traen udløber 30.06.2015. khg/16.12.2013 Bilag i Acadre Tilbud fra Rambøll: dok. nr. 292335 Tilbud fra devoteam: dok. nr. 271251 Tilbud fra A2: dok. nr. 271623 Dette notat: dok nr. 37405-14 Kommissorium for projektet: valg af rådgiver og udbud: dok. nr. 37517-14 (dette dokument) 9