PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE

PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE EU-UDBUD på levering af Samarbejdsportal og ESDH til Frederikshavn Kommune Udbudsbekendtgørelse nr. 2014/S 193-341218 Oktober 2014, rev. 1 1

Indholdsfortegnelse 1. Prækvalifikation... 3 2. Tidsplan... 3 3. Beskrivelse af den udbudte opgave... 4 4. Samlede mængde og omfang... 6 5. Optioner... 6 6. Betingelser for deltagelse... 6 6.1. Udvælgelseskriterier... 7 6.2. Udvælgelsesprocedure... 8 7. Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet... 8 8. Frist for anmodning om deltagelse... 9 9. Ejendomsret... 9 2

1. Prækvalifikation Frederikshavn Kommune udbyder kontrakt på levering af Samarbejdsportal og ESDH. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige varekøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet) samt LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Ved begrænset udbud er det kun de virksomheder, der bliver prækvalificerede, som vil have mulighed for at give tilbud. Det er således kun de prækvalificerede, der vil få udbudsmaterialet tilsendt. Hvordan man som tilbudsgiver kan anmode om, at blive prækvalificeret er beskrevet i dette materiale. Det samlede prækvalifikationsmateriale består af: Prækvalifikationsmateriale Skabelon-pakke 2. Vejledende tidsplan Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-Tidende og offentliggørelse af Prækvalifikationsmateriale på Frederikshavn Kommunes hjemmeside Frist for spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet Frist for besvarelse af spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet frem til Frist for anmodning om prækvalifikation Forventet fremsendelse af resultat af prækvalifikation 3.oktober 2014 1724. oktober 2014 2331. oktober 2014 10. november 2014 kl. 12.00 28. november 2014 3

Forventet fremsendelse af udbudsmateriale til prækvalificerede tilbudsgivere Informationsmøde for alle prækvalificerede tilbudsgivere Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Frist for besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet frem til 1. december 2014 15. december 2014 kl. 13.00 12. januar 2015 19. januar 2015 Tilbudsfrist 2. februar 2015 kl. 12.00 Forventet fremsendelse af resultat af evaluering af de indkomne tilbud 27. februar 2015 Stand-still periode 28. februar 2015 til 10. marts 2015 Forventet kontraktindgåelse 11. marts 2015 Dato for forventet kontraktstart 16. marts 2015 Tidsplanen er vejledende og der kan forekomme ændringer. 3. Beskrivelse af den udbudte opgave Frederikshavn Kommune udbyder en samlet digital samarbejdsportal for alle medarbejdere i kommunen indeholdende; - Digitale samarbejds- og innovationsværktøjer - En ny ESDH-platform - En ny kommunikationsplatform. Derudover skal leverandøren tilbyde undervisningsforløb. Samarbejdsportalen skal bidrage til skabelsen af et innovativt miljø, hvor ledere og medarbejdere kan samarbejde, videndele og inspirere hinanden til at skabe bedre løsninger for de samme ressourcer. Der er behov for en moderne og sammenhængende platform, der understøtter kommunens behov for mere effektive arbejdsprocesser med overholdelse af god forvaltningspraksis og et højt sikkerhedsniveau. Derudover er der et specifikt ønske om at udbrede digitalisering af arbejdsgange, kommunikation og processer til de dele af kommunen der endnu ikke er kommet med på bølgen fx børne- og ungeområdets institutioner. 4

Det er samtidig væsentligt, at den nye platform hænger sammen med kommunens øvrige administrative redskaber, herunder Microsoft Office-pakken, Lync, Yammer m.v., så medarbejderne oplever et sammenhængende og velfungerende arbejdsunivers. Der ønskes så vidt muligt standardsoftware, som kan videreudvikles og tilpasses efter Frederikshavn Kommunes behov. For at udnytte standardsoftwaren optimalt og få en løbende justering i forhold til kommunens behov, skal leverandøren i dele af udviklings- og implementeringsforløbet benytte agile udviklingsprincipper. Der ønskes en samlet platform, hvor ESDH- og samarbejdsfunktionalitet synes sammenhængende for brugeren. Løsningen skal bl.a.: 1. understøtte og effektivisere arbejdsgange og processer 2. styrke innovation og forbedre samarbejdet og kommunikationen på tværs 3. bidrage til udnyttelse af viden og kompetencer på tværs 4. give relevant overblik og information til den enkelte medarbejder Ad 1: Den ene vigtige del af systemet er en brugervenlig og velintegreret ESDHfunktionalitet til emne- og personalesager. Her skal simpel sags- og dokumentoprettelse understøttes søm-løst og intuitivt. Målet vil bl.a. være at øge effektiviteten i det generelle arbejde med ESDH. Løsningen skal indeholde effektive skabeloner med brug af standardtekster og digitale workflows og det skal tænkes sammen med digital kommunikation med borgere og øvrige samarbejdspartnere. Desuden skal løsningen give mulighed for at understøtte en effektiv dagsordensproduktion i forbindelse med servicering af kommunalbestyrelsen og de øvrige politiske udvalg. Herudover skal løsningen understøtte byggesagsbehandlingen i kommunen, forventeligt med integrationer til øvrige relevante systemer. Ad 2: Den anden vigtige bestanddel er samarbejdsdelen af platformen, som skal tilbyde klassisk funktionalitet til videndeling, synliggørelse af kompetencer, kommunikation m.v. Her skal det endvidere være muligt at indarbejde forskellige selvbetjeningsservices fx fra HR-området og IT-services. Platformen skal også tilbyde integration til eksisterende funktionaliteter, så som Unified Communication/presence, der kan styrke samarbejdsprocesserne og innovationsevnen i kommunen, eksempelvis via samarbejdsrum med mulighed for dialog, chat, videokommunikation, dokumentdeling osv. Dette skal være med til at reducere antallet af fysiske møder, behovet for e-mails mv. Ad 3: Platformen forventes at bidrage til øget videndeling ved at gøre information søgbar og tilgængelig. Her bør Frederikshavn Kommunes eksisterende 5

søgeteknologier tænkes ind som den søgefunktionalitet, der kan fungere på tværs af platformen og andre relevante informationskilder. Ad 4: For at kunne tilbyde et relevant overblik og den rette information til både ledere, sagsbehandlere og andre brugere ønskes der en rollebaseret indgang til systemet, hvor alle medarbejdere i kommunen samt politikere skal kunne få adgang til platformen, men således forstået, at der segmenteres og personaliseres, så forskellige medarbejderprofiler med forskellige behov får adgang til forskellige typer af indhold og funktionalitet på platformen. Platformen skal være»responsiv«og kan afvikles på forskellige enheder, herunder PC'er, smartphones og tablets. Samlet set skal løsningen bidrage til et mere smidigt, produktivt og sammenhængende samarbejde til gavn for hele organisationen. Frederikshavn Kommune ønsker at indgå kontrakt med én leverandør. 4. Samlede mængde og omfang Kontraktens anslåede værdi er på mellem 15-30.000.000 DKK. Årsagen til spændet i den anslåede værdi af kontrakten skyldes primært kontraktens varighed, udbuddets optioner og mulighederne for videreudvikling af platformen. Kontrakten forventes at træde i kraft 16.3.2015 med en løbetid på 6 år, samt mulighed for forlængelse i yderligere 2 gange 12 måneder. 5. Optioner Udbuddet forventes at indeholde følgende optioner: - Teknisk drift af platformen - Arkivering af sager til 7 arkiv - Etablering af SSO til udvalgte systemer som integreres på samarbejdsportalen - Udviklingstimer (timepris på udviklingstimer i kontraktperioden) 6. Betingelser for deltagelse Prækvalifikationen vil blive foretaget ud fra en vurdering af virksomhedens egnethed, som leverandør af Samarbejdsportal til Frederikshavn Kommune. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Der prækvalificeres 5 leverandører. I pkt. 6.1. er udvælgelseskriterierne beskrevet. De i skabelon-pakken anførte bilag skal vedlægges anmodning om prækvalifikation. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes kan anmodningen ikke tages i betragtning. 6

Hver ansøger kan alene indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er del af flere ansøgere, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium eller anden form for sammenslutning, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ved anmodning afgivet af sammenslutninger af anmodende virksomheder skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i sammenslutningen. Desuden skal skabelon-pakkens bilag 3 og 10 vedlægges. Samtlige deltagere i et konsortium skal hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelse af den tildelte kontrakt. 6.1. Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal i forbindelse med anmodning om prækvalifikation fremsende: Økonomisk og finansiel kapacitet Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Skabelon-pakkens bilag 4 skal anvendes. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, at ansøger ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 anførte udelukkelsesgrunde. Skabelon-pakkens bilag 5 skal anvendes. Udfyldt og underskrevet erklæring om økonomiske aktørs omsætning. Det er et MINDSTEKRAV, at ansøgeren i mindst 2 af de seneste 3 afsluttede regnskabsår, har haft: o En omsætning på min. 20 mio. kr. om året indenfor det område, opgaven vedrører o En positiv egenkapital Skabelon-pakkens bilag 6 og 7 skal anvendes. Teknisk og faglig kapacitet Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhedsprofil, herunder ejerforhold og organisation. Skabelon-pakkens bilag 2 skal anvendes. Referenceliste med angivelse af op til 7 opgaver hvor ansøger har leveret løsninger indeholdende elementer af tilsvarende funktionalitet udført for andre offentlige virksomheder eller myndigheder indenfor de seneste tre år. Referencerne bedes udarbejdet som motiverede referencer, hvilket indebærer, at ansøger for hver enkel reference skal beskrive, hvorfor den pågældende reference er relevant for den udbudte opgave, herunder om der i opgaven er anvendt tilpasset standardsoftware, samt hvorvidt der er anvendt agile udviklingsmetoder. 7

Referencerne skal anføres med angivelse af tidspunkt for opgavens udførelse, beløbsmæssig størrelse samt kundens navn og kontaktoplysninger. Ved indsendelsen giver tilbudsgiver tilladelse til, at Frederikshavn Kommune kan kontakte de pågældende kunder. En evt. henvendelse vil udelukkende blive benyttet som dokumentation for, at referencerne er sammenlignelige, og at der ikke foreligger sager vedr. misligholdelse. Det er et mindstekrav, at ansøgeren kan henvise til minimum 3 referencer, hvor ansøger har leveret løsninger indeholdende elementer af tilsvarende funktionalitet udført for andre offentlige virksomheder eller myndigheder indenfor de seneste tre år. Skabelon-pakkens bilag 8 skal anvendes. Tilbudsgiver skal beskrive egne kvalifikationer i forhold til den udbudte opgave. Skabelon-pakkens bilag 9 skal anvendes. 6.2. Udvælgelsesprocedure Såfremt flere end 5 ansøgere, vurderes til at være egnede til at løfte opgaver af den udbudte art, vil udvælgelsen af de 5 prækvalificerede ske på baggrund af de under pkt. 6.1. efterspurgte oplysninger. Frederikshavn Kommune vil i givet fald udvælge ansøgerne på baggrund af de mest relevante referencer, jf. tilsendte referenceliste. I denne vurdering tillægges referencer vedrørende følgende opgaver størst vægt: 1) Referencer på løsninger hvor ESDH kombineres med Intranet 2) Referencer fra andre kommuner 3) Referencer på systemer der er i drift Der er tale om en prioriteret rækkefølge. De 5 bedst egnede ansøgere opfordres til at afgive et tilbud. 7. Spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet Der kan stilles uddybende og afklarende spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Alle spørgsmål skal rettes skriftligt til Indkøbskonsulent Helle E. Aakær pr. e- mail indkoeb@frederikshavn.dk med emnet Spørgsmål udbud på Samarbejdsportal senest 24. oktober 2014 Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest den 31. oktober 2014. Spørgsmål modtaget herefter vil, såfremt det er muligt, blive besvaret indtil 6 dage før fristen for anmodning om prækvalifikation. Spørgsmål modtaget herefter vil ikke blive besvaret. 8

Spørgsmål og svar, vil løbende i anonymiseret form fremgå af Frederikshavn Kommunes hjemmeside på adressen www.frederikshavn.dk under fanen Erhverv/Indkøb og udbud. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret på ovennævnte hjemmeside. 8. Frist for anmodning om deltagelse Anmodning om prækvalifikation skal være Frederikshavn Kommune i hænde senest 10. november 2014, kl. 12.00. Anmodningen skal fremsendes skriftligt pr. e-mail til: Frederikshavn Kommune Indkøbskontoret, Indkøbskonsulent Helle E. Aakær Rådhus Allé 100 9900 Frederikshavn E-mail: indkoeb@frederikshavn.dk Mærket Prækvalifikation udbud på Samarbejdsportal og ESDH. Anmodning modtaget på papir eller USB accepteres ikke. Anmodningen skal så vidt muligt være emnemæssigt udformet i samme rækkefølge som prækvalifikationsmaterialet, og alle de efterspurgte forhold skal være beskrevet. Anmodningen skal være på dansk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at anmodningen når rettidigt frem. Frederikshavn Kommune vil hurtigst muligt efter fristens udløb træffe beslutning om, hvilke virksomheder, der prækvalificeres til at afgive tilbud. Vurderingen foretages i uge 47 og 48, og de prækvalificerede virksomheder vil herefter få meddelt resultat af prækvalifikationen. Udbudsmaterialet forventes udsendt til de prækvalificerede virksomheder den 1. december 2014. 9. Ejendomsret Prækvalifikationsmateriale med tilhørende bilag betragtes som Frederikshavn Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af prækvalifikationsmateriale. 9