Protokol: Ringkøbing-Skjern Boligforening Dagsorden, bestyrelsesmøde Onsdag den 5. oktober 2016, kl. 16.00 Kongevejen 46, Ringkøbing Indkaldt: Karsten R Håkonsen, Anne Grethe Graakjær, Ejvind Hansen, Hans Ove Hansen, Leif Kastner, Mads Vendelbo og Per Kragh-Thomsen. Referent: Bo Lodbjerg 1 Godkende referat Referat af møde den 22. juni udsendt den 24. juni 2016. Dagsorden udsendt 29.09.2016 Møde onsdag 5. okt.: alle mødt Mødet fortsat 12. okt. fra pkt. 8: afbud fra Leif Kastner Referatet godkendt 2 Opfølgning, tidligere møder 1) Digital opmåling / udbud Efter flere forhandlinger med Eseebase nåede prisen ned på 2,36 mio. kr., idet vi ikke indgik aftale om abonnement. Herved sparer vi over 4 år 275.000 kr., men har så udgifter, hvor lejemål er ændret indvendig og ved genudbud af entrepriserne. Eseebase er godt i gang med opgaven. 2) Brændt bolig, Alkjærparken 83 Lejligheden er ved at blive gennemgribende renoveret og forventes at være klar til indflytning efter 1. november. Begge dele taget til efterretning. 3 Fremtiden for RS Bolig Sammen med Jens Holck drøfter og fastlægger vi, hvordan vi gerne ser RS Bolig udvikle sig i de kommende år. Drøftelserne vil tage udgangspunkt i rapporten RS Bolig, Strategi for fremtidssikring og dialogen med afdelingerne i Laugesens Have i marts måned i år. Se vores sammenfattende konklusioner til sidst på mødet i Bilag 1, opsamling Laugesens Have Indstilling: at bestyrelsen fastlægger retning og opgaver for de kommende år På mødet blev indsatser og retninger drøftet. Aftalt, at Jens Holck samler op i notat til efterflg. bearbejdning / godkendelse i bestyrelsen. Side 1
4 Låst ude af egen bolig Beboere, der har låst sig selv ude, kontakter typisk inspektør eller vicevært, der derpå kommer og låser dem ind. Når det sker aften eller weekend skal beboeren kontakte en låsesmed og betale vedkommende for at låse op. Inspektører og viceværter bliver dog ind i mellem kontaktet af beboere, der har låst sig ude uden for normal åbningstid. Inspektører og viceværter har i disse situationer jævnligt forbarmet sig og er taget afsted for at låse beboeren ind. Når en inspektør eller vicevært hjælper en beboer uden for normal arbejdstid bør der være en takst herfor på eksempelvis 250 kr., som tilfalder den inspektør eller vicevært, der har hjulpet beboeren. Udgangspunktet er således fortsat, at beboeren kontakter inspektør eller vicevært i normal arbejdstid tid og en låsesmed uden for normal arbejdstid. Indstilling: at bestyrelsen godkender en takst på 250 kr. for at låse op for beboere uden for normal åbningstid. Beløbet tilfalder den, der har låst beboeren ind. Godkendt 5 Vicevært-ordning Organisationsbestyrelsen har ansvaret for, hvordan den daglige drift tilrettelægges. Det er således jer som organisationsbestyrelse, der beslutter, hvordan vicevært-ordning skal være. Som det er tilrettelagt i dag, er vicevært-ordningen en komplet pakke. Ikke alle afdelinger er med i ordningen, hvoraf følger, at en afdeling har mulighed for at melde sig ud af ordningen. Det er ikke nærmere bestemt, hvordan dette skal ske. Jeg foreslår, at flg. skal være belyst, når en afdeling tager stilling til, om den skal være med i vicevært-ordningen: Omfanget af de opgaver, der bliver løst i dag skal være beskrevet. De kan overordnet inddeles i løbende drift (fx slå græs), ad hoc-opgaver (fx skifte vandlås) og særlige opgaver (fx tømme lejlighed eller lægge fliser). Økonomien ved at få opgaverne varetaget internt skal være vurderet Økonomien ved at få opgaverne varetaget eksternt skal være vurderet Beskrivelse af, hvordan opgaver skal varetages ved evt. fravalg af vicevært-ordning: - hvem skal beboeren henvende sig til - hvem rekvirerer håndværkere, indhenter tilbud - hvem afgør, om overslag / udgift er rimelig Side 2
Stillingtagen til vicevært-ordning bør træffes ved urafstemning for at sikre, at alle beboere har mulighed for at give deres mening til kende. Dels kan der være beboere, der er forhindret i at deltage i et afd.møde og dels kan der være beboere, der ikke er tilstrækkeligt mobile til at troppe op til et møde. Endvidere bør organisationsbestyrelsen godkende det materiale, der sendes ud til beboerne. Indstilling: at bestyrelsen godkender ovenstående som grundlag, hvor en afdeling ønsker at tage stilling til vicevært-ordning. 6 Ekstra tømrer til små-arbejde Vores tømrer har meddelt, at han har en hel del flere opgaver, end han kan nå i indeværende år og der kommer løbende flere opgaver til. Jeg har derfor som udgangspunkt bedt ham om at få eksterne til at varetage nogle af opgaverne. Der er imidlertid tale om mange mindre opgaver, som det vil være relativt dyrt at få eksterne håndværkere til at tage hånd om og også mere bøvlet, dels bliver der uforholdsmæssigt meget koordinering og opsamling og dels er håndværkerne heller ikke alt for interesserede i de små opgaver. På den baggrund giver det mening at overveje at ansætte en mand mere. Udgiften til tømrer afholdes af de afdelinger, der benytter tømrer. Ansætter vi en mand mere, vil der være udgifter til løn, til en bil og til håndværktøj. Disse udgifter vil lige som i dag være indeholdt i den timepris, afdelingerne betaler. Da tømrer nr. 2 forudsættes at løse opgaver i samme omfang som den nuværende tømrer, vil ansættelse af en tømrer mere ikke påvirke timeprisen. For de afdelinger, der får løst opgaver af den ekstra tømrer, vil der være tale om en besparelse, da alternativet er at hyre eksterne håndværkere til opgaven. Indstilling: at der ansættes en tømrer mere og at der sker en evaluering af opgave-omfang og beboernes tilfredshed efter et år. Det er bestyrelsens opfattelse, at den omkring år 2000 har vedtaget, at afdelinger IKKE kan melde sig ud af vicevært-ordningen. Såfremt Bo kan finde dette protokolleret, gælder det fortsat. Hvis Bo ikke kan finde dette protokolleret, godkender bestyrelsen det indstillede. Bestyrelsen understreger, at det alene er administrationen, der må indhente og acceptere tilbud. Bestyrelsen bemærker endvidere, at den ser frem til primo 2017 at få oplæg vedr. modeller for at afregne for vicevært-ordningen. Dette i lyset af den indførte tidsregistrering. Godkendt som indstillet. Side 3
7 Renovering af Damtoften, afd. 8 Kontoret har undersøgt mulighederne for at opnå tilskud fra Landsbyggefonden (LBF) til renovering af afd. 8 i Damtoften. LBF giver primært tilskud til: - Skader som følge af svigt i byggematerialer - Ombygge utidssvarende boliger - Øget tilgængelighed LBF giver således ikke længere tilskud til energirenovering. Den første pind er kun begrænset relevant og den anden slet ikke i forhold til afd. 8. Tilgængelighed er en mulighed og kontoret har derfor via KAAI i Aalborg fået afdækket, at lejlighederne i stueplan kan gøres kørestols-egnede med meget begrænsede indgreb i lejlighederne samt ved at hæve terrænet udenfor (niveaufri adgang). LBF har imidlertid netop (26. september) udsendt en mail, hvor de indkalder til demonstrationsprojekter for energibesparende foranstaltninger, der rækker ud over de gældende krav i byggereglementet. Det er en enestående mulighed, som vi selvfølgelig straks vil sætte alle sejl til for at få del i. Beboerne skal på et afd.møde præsenteres for overslag, der viser den anslåede økonomi i energirenovering samt nye badeværelser ved tilgængelighedsboliger med støtte fra LBF og ved renovering uden tilgængelighedsboliger og uden støtte fra LBF. For at kunne gøre dette, skal de forventede udgifter og den anslåede støtte fra LBF vurderes og regnes på. Dette forudsætter en del erfaring med LBF s måde at sammensætte budgetter og regne på. Kuben Management har tilbudt at udarbejde en helhedsplan, herunder udarbejde budgetter og indgå i den nødvendige dialog med LBF inden for en ramme på 225.000 kr. (281.250 kr. inkl. moms). Kontoret har også bedt KAAI om en pris på dette, men KAAI anbefaler, at man til dialogen med LBF om budgetdelen entrerer med en rådgiver, der har indgående erfaring i dette. Indstilling: at der indgås aftale med Kuben Management på det nævnte rammebeløb i første omgang finansieret af dispositionsfonden. Godkendt som indstillet. Side 4
8 Nybyggeri, Tarm og Ringkøbing K Aftaler med bjerg arkitektur som arkitekt på byggeriet er ved at være på plads. Tarm: den primære hurdle her er afklaring af grundens beskaffenhed, herunder hvor det efterladte fundament til sikringskælder befinder sig. Bo har rykket kommunen 3 gange for kort, der viser dette. Kommunens rådgiver hænger åbenbart i bremsen. Kælderens placering kan både influere på det ønskede byggeris omfang og placering. Såfremt der vil være ekstraudgifter til fundering m.v. eller byggeriet må reduceres i omfang, kan det være nødvendigt at gå i dialog med kommunen om grundens pris, der som udgangspunkt svarer til grundkapitalen på 10 %. Tirsdag den 27. september orienterede Dan Myhre og Jens Lunde på Bechs Hotel interesserede borgere om projektet. Der var ca. 35 fremmødte. Ringkøbing K: Lars Køhler (bjerg arkitektur) og Bo har møde med Realdania den 3. oktober. Formålet med dette møde er både at blive enige om det skitserede byggeri og at nå til enighed om en realistisk grundpris. Med den udmeldte pris på 3.000 kr./etagemeter er det ikke muligt at overholde rammebeløbet. På mødet vil der blive orienteret om mødet med Realdania. Indstilling: at orienteringen tages til efterretning. Orientering om nybyggeri taget til efterretning. Husleje Ringkøbing K: max. 7.000 kr./md. 9 Fibernet RAH-Energimidt er godt i gang med at rulle fiber ud til vores boliger. Aftalen indebærer, at der kommer TV-stik i stuen, hvor der er et stik i dag. Imidlertid er der en række afdelinger med tæt-lav bebyggelse, hvor Boligforeningen har etableret mere end 1 TV-stik. Den korrekte og fremtidssikrede løsning er her at etablere et fordelerstik på loftet, hvorved man umiddelbart kan skifte til en anden TV-udbyder. Imidlertid er dette en bekostelig løsning (ca. 1.200-1.300 kr./stik). Samtidig skal der i de fleste afdelinger ved hvert stik skal trækkes et kabel fra loft til gulv. Kontoret er i gang med at afdække omfanget af ekstra stik. Karsten og Bo har mandag den 3. oktober møde med RAH-Energimidt, hvor vi drøfter den indgåede aftale om fiber, herunder hvad vi gør i forhold til de ekstra stik. På mødet orienterer Karsten og Bo om drøftelserne. Indstilling: at bestyrelsen tager stilling i sagen ud fra orienteringen på mødet. Revideret aftale vedr. fibernet godkendt, herunder at RAH EnergiMidt etablerer TV-stik, hvor boligforeningen har etableret TV-stik i flere rum. Side 5
10 Katalog over ydelser Vores forsikringsmægler gør opmærksom på, at HDI Gerling omkring udvidelsen for byggesagsadministration, -styring og bygherrerådgivning på vores police, har præciseret kravet om, at der skal foreligge en skriftlig aftale mellem boligorganisationen og den enkelte afdeling, som indeholder en beskrivelse af hvilke ydelser der leveres i forbindelse med byggesagsadministration. Willis har gennem noget tid med HDI drøftet behovet/nødvendigheden i forhold til om der foreligger en konkret skriftlig aftale, eller et generelt ydelseskatalog, som anvendes i byggesager hvor boligorganisationen udfører byggesagsadministration m.v. HDI-Gerling meddeler, at der skal foreligge én af ovennævnte dokumentationer ved en byggesag, hvor der rejses et krav mod boligorganisationen. I modsat fald er der ingen forsikringsdækning, uagtet at udvidelsen fremgår af forsikringspolicen. Willis anbefaler derfor på det kraftigste, at vi sikrer os ved at få udarbejdet et ydelseskataloget. Det skal tydeligt fremgå af kataloget, hvad det er for et arbejde der bliver udført af organisationen i forbindelse med byggesager, så der ikke kan herske tvivl om ansvaret i denne forbindelse. Bilag 2, katalog over ydelser indeholder de ydelser, som Boligforeningen kan varetage på afdelingens vegne. Indstilling: at bestyrelsen godkender ydelseskataloget. 11 Evt. - Anvisningsret: Ringkøbing-Skjern Kommune har meddelt, at den ønsker at benytte sig af sin anvisningsret. Hver fjerde ledige bolig vil kommunen således få tilbudt. - Energiråd: Bo / RS Bolig har fået plads i kommunens energiråd. Rådet mødes ca. 4 gange om året og giver kommunen input til energiplanlægning m.v. Godkendt som indstillet. - Taget til efterretning - Taget til efterretning - Formandsmøde afholdes på ROFI tirsdag den 8. nov., kl. 16.00 - Næste bestyrelsesmøde afholdes onsdag den 2. nov., kl. 16.00 - Bo orienterede om, at alle familieboligerne pt er udlejede Side 6