KKOM Februar 2014 De seks Informationstyper Overordnet set kan vores den information ud fra et modtagerperspektiv opdeles i seks typer. Der er gråzoner imellem typerne, og en given information kan placeres i forskellige kategorier afhængig af målgruppe afhængig af situationen. Trods disse forbehold giver det dog mening at tale om generelle informationskategorier, da de knytter sig til bestemte typer af indhold, type og hensigt. På de følgende sider er informationstyperne sat op i skemaer, hvor den midterste kolonne er eksempler på indhold, og den sidste kolonne er, hvilken betydning indholdet har for medarbejderen. Faglig info Den første informationstype er Faglig info. Denne type er defineret som faglige informationer om medarbejderens opgave, metoder og konkrete rammer for at løse kerneopgaven. Det vil sige informationer, som er en forudsætning for at udføre kerneopgaven, og som besvarer spørgsmålene hvad skal jeg lave i dag, hvad kræver det, og hvordan gør jeg det? Det er den informationstype, medarbejderne prioriterer højest, da det er den information, der gør, at de kan løse deres daglige opgave. Den daglige opgave, fx status på patienter eller procedurer Det er opgaven. Min funktion/beretigelse Nye og ændring af instrukser og retningslinjer m.m. Basal for at løse opgaven Faglig info Generel faglig viden inden for arbejdsfeltet Følelse af at være fagligt godt klædt på. Professionel, dygtig Vagtplaner Overblik og styr på dagligdagen Referater fra div. persoanelmøder Man er opdateret trods vagtarbejde. 1
Strategisk info Strategisk information er defineret som overordnet information om mål, visioner og strategier. Det vil sige information, som besvarer spørgsmålene hvor skal vi hen, og hvad vil vi opnå? Strategisk information omfatter regionens og sygehusenes overordnede mål og visioner og større strategiske. forandringsprocesser, der sættes i gang fra enten regions- eller sygehusledelsen eller fra nationalt hold. Konkrete eksempler er de sundhedsstrategiske mål om kvalitet og sammenhængende patientforløb, ny ledelsesstruktur på sygehusene samt udvikling af Klinisk It-arbejdsplads. Medarbejderne mener, at denne type informationen er meget relevant og nødvendig, da informationen på sigt kan få store konsekvenser for deres arbejde, og da den giver mening og retning for den enkelte medarbejder. Men informationerne bliver ofte nedprioriteret pga. tidspres, og fordi formidlingen ikke er tilstrækkelig målrettet og nærværende. Der er ofte lang tid til, informationen får en konkret konsekvens for den enkelte medarbejder. Større overordnede strategier, organisationsændringer, projekter. Føler sig med, velinformerede, parate Kan få medindflydelse Kan være ambassadør Fælles mål. Hvad arbejder vi for i Region Nordjylland og hvorfor? Giver motivation, forståelse og accept Strategisk info Baggrund, argumentation og mellemregninger Hvem har taget beslutningen Giver forståelse, motivation og accept. Kan placere et "ansvar" Konsekvenser og fremtidsudsigter Giver arbejdsro, sikkerhed og tryghed 2
Kultur og sammenhæng Kultur og sammenhæng er de informationer, der er med til at skabe sammenhæng i regionen og skabe bevidsthed om fælles værdier, rolle og mission. Det vil sige blødere information, som besvarer spørgsmålene hvad er det for en organisation, jeg er en del af, og hvad står den for? Den kulturskabende information er med til at skabe en bevidsthed om fællesskab og en åbenhed og samarbejdsvilje i forhold til andre dele af organisationen, så man ikke alene identificerer sig med eget afsnit og egne kollegaer. Denne type information omfatter de gode historier, der gør medarbejderne stolte af deres arbejdsplads og gør, at de kan agere ambassadører både over for patienter og pårørende og i andre private sammenhænge. Konkrete eksempler er Aalborg Universitetshospital, Patienternes Pris, Ideklinikken, Danmarks bedste mindre sygehus og masser af andre historier, hvor vi på den ene eller anden måde præsterer gode resultater. Der er stor forskel på, hvordan medarbejderne prioriterer denne type information. Jo tættere på en selv, historien er, jo mere interessant. Synlig ledelse ser medarbejderne også som meget vigtig og mener generelt, det bør opprioriteres fra ledelsen, mens de øvrige sygehuse ofte er langt væk i deres bevidsthed. Øvrige sygehuse m.m. Hvem er de andre? Hvad laver de, og hvordan hænger det sammen med det, jeg laver? Bevidsthed om fælles mål Skaber relationer på tværs Kultur og sammenhæng Topledelse Hvem er i direktionen og udvidet direktion. Hvem er vores klinikledelse? Gode historier/resultater Skaber tiltro til ledelsens beslutninger Vigtigt se kunne sætte ansigter på skaber stolthed, anerkendelse, motivation Kan være ambassadør for organisationen Telefon- / organisationsbog Transperans og overblik over organisationen 3
Social og praktisk info Social og praktisk info er afgrænset som de nære og uformelle informationer primært på et speciale eller afsnit. Det vil sige information, som besvarer spørgsmålene hvad sker der socialt på min arbejdsplads, hvad er det for et socialt fællesskab, jeg er en del af, og hvem er mine nærmeste kollegaer og samarbejdspartnere? Denne type information er ikke afgørende for den daglige drift og opgaveløsning, men kan have stor betydning for arbejdsglæden og det sociale fællesskab. Det kan være formationer om runde fødselsdage, om fyraftensarrangementer, sådan gør vi hos os, nye studerende eller gæster på afsnittet mv. Medarbejderne lægger generelt stor vægt på denne uformelle og hyggelige information, der ofte er interpersonel. Arrangementer uden for arbejdet med for de nærmeste kolleger Overlevelse i et hårdt job. Bedre samarbejde skaber sammenhold tillid og tryghed Personalesituationen på afsnittet eller specialet: Nye medarbejdere, fødselsdage, jubilæer Følelse af at væreen del af noget Social og praktisk info Gæster og møder på afsnittet eller specialet Være orienteret Gavekasse Anderkendelse Særlige afsnits- eller speciale specifikke leveregler fællesskabsfølelse - være orienteret 4
Basis personaleinfo Basis personaleinfo er en lang række baggrundsinformationer, der er relevante i forskellige situationer i ens ansættelse. Det vil sige informationer, som besvarer spørgsmålene: hvordan skal jeg gøre når, hvad er reglerne for, og hvor finder jeg blanketter og skemaer til at? Medarbejderne ser informationen som meget vigtigt, men ønsker den generelt ikke formidlet direkte. De vil bare vide, hvor de kan finde den, når og hvis de skal bruge den. Personalehåndbogen Kende retningslinjerne og passe ind - hvad skal jeg gøre? Personalepolitikker Hvad er mit ansvar og mine muligheder? Basis personaleinfo Kursusafholdelse, skemaer og blanketter Sygdom / ferie / afspadsering / barsel m.m Hvad er muligheder og ansvar Praktisk udfyldelse af papirer Hvad er muligheder og ansvar Praktisk udfyldelse af papirer Personalegoder - personaleforening, feriefonden Mulighed for at få del i goderne Telefonbog Navigere i organisationen 5
Drift og service Drift og service er informationer, der kan få betydning i hverdagen for en større gruppe medarbejdere ofte på tværs af afsnit og faggrupper mm. Informationerne er ikke en forudsætning for løsning af den konkrete faglige opgave, men mere almen information om aktuelle forhold på arbejdspladsen. Information besvarer spørgsmålene: hvad sker der omkring mig, og er det noget, jeg skal forholde mig til? Eksempler på drift og service kan være information fra IT-support om nedbrud eller opdateringer. Det kan også være fra Teknisk Service om afspærrede gangarealer eller opgravning af p-plads. Endelig er informationer om biler med lys eller remindere om opdatering af p-licens også serviceinformationer. It-support meddelelser Kan få hverdagen til at glide Ved hvad man kan forvente Drift & service Praktisk vedr. indendørs lokaliteter, f.eks. renovering af gangarealer, vinduespudser på afdelingen, flytning af lokaler Kan få hverdagen til at glide Kan løse opgaven Undgå afbrydelser Kan forklare sig over for patienter god service Praktisk vedr. udenomsarealer/forhold, ændrede parkering og trafikforhold omkring sygehuset, biler med lys Kan få hverdagen til at glide Kan løse opgaven Undgå afbrydelser 6