Gentlemen s Finest Bestyrelsesmøde d. 6.6.12 hos Magnus Madsen, Amagerbro. Tilstedeværende: André Jensen, Magnus Madsen og Anders Gadkjær Fraværende: Simon Bak (suppleant), Jeppe Vestenaa (suppleant) Referent: André Jensen Tegnstyrer: Magnus Madsen 1. Godkendelse af dagsorden Eftersom der er kommet tilføjelser til dagsorden i sidste øjeblik, bedes alle se punkterne igennem. Konklusion: Hele bestyrelsen godkender dagsordenen 2. Gentlemen s statusser Konklusion: André har ikke så meget nyt at fortælle, men han ønsker dog, at Gentlemen s Finest dagsorden og referatet bliver mere pæne og overskuelig. Anders siger han har læseferie fra i morgen indtil hans eksamen d. 28. juni. Magnus er blevet uddannet som kok og er nu arbejdsløs. Han satser på at arbejde igen til august. 3. Gennemgang af to- do listen Konklusion: Basecamp André har forsøgt sig med dette projekt og det er ikke gået godt, da det ikke opnår vores ønsker. For at opnå vores ønsker, vil det koste penge. Idéen er derfor droppet. Sommerferie André skal give medlemmerne besked om GF s sommerferie, men vælger først at gøre det næste uge. Indmelding Indmelding som medlem via hjemmesiden bliver nu sendt til Anders Email til aktivitetsudvalget Aktivitetsudvalget har nu fået deres egen email som er events@gentlemens- finest.dk, hvilket glæder dem. Tillidserklæring Anders beretter at underskrive tillidserklæring til brug af dankort ikke er nødvendigt, da man allerede har underskrevet hos banken Håndbog Magnus har klargjort en håndbog til aktivitetsudvalget som han fremlægger i punkt 6.1. Frankrigsgade 19, 1.v 2300 København S gf@gentlemens- finest.dk www.gentlemens- finest.dk
2 4. Økonomi Hvordan går det med regnskabet? Konklusion: Anders fremviser regnskabet og resten erfarer at det går rigtig godt med vores økonomi. Ros til Anders. 4.1. Ansøgning til DDU s pengepulje Har vi fået svar fra DDU? Konklusion: DDU har svaret tilbage at de har modtaget vores ansøgning til deres pengepulje. Vi har ansøgt om penge til vores herredyst samt slips som vi kan tjene ind på. DDU fortæller at de endnu ikke har taget stilling til ansøgningen idet de vil lave en ansøgningsskema med ansøgningsfristdatoer. Dette udkast som de bygger på vil de tage op til godkendelse til deres bestyrelsesmøde nu på weekend ( 8-9. juni). Herefter forventer vi at få svar fra dem. 4.2. Danske Bank Har Anders fået adgang endnu? Konklusion: Alt er endelig på plads Anders har nu adgang til Danske Bank samt har sin egen dankort. 5. Forretningsorden Forretningsordenen skal lægges i en pyramide i en rækkefølge med vedtægterne øverst og så skal punkterne gennemgås punkt for punkt, for at tjekke om alt hænger sammen. Konklusion: Vi lagde vedtægterne, forretningsordene på bordet og gennemgik punkt for punkt om der var noget vi måtte rette og tilføje på. Magnus havde nemlig lavet en ny sektion i forretningsordenen til aktivitetsudvalget, hvilket vi også gennemgik. Der er kommet et par ændringer. Magnus renskriver, smider på hjemmesiden og meddeler medlemmerne om opdaterede forretningsorden. Samt blev vi enige om, at Magnus påtager sig ansvaret til at lave et nyt udkast af en håndbog til aktivitetsudvalget. 6. GF s arrangementer 6.1. Håndbog til aktivitetsudvalget Vi har haft et mindre uheld med at en enkelt fra udvalget direkte oprettede event i Gentlemen s Finests Facebook side uden at arrangementet var godkendt af bestyrelsen først. Det blev dog hurtigt og nemt løst uden videre kvaler. Men dette er et tegn på vi skal have forbedret vores håndbog til aktivitetsudvalget samt afklare processen over for dem. Konklusion: Som nævnt i punkt 5, vil Magnus lave en håndbog, som aktivitetsudvalget skal få fordel af. 6.2. Aktivitetsudvalget (Magnus) Noget nyt derfra?
3 Konklusion: Magnus beretter at der er meget aktivitet fra enkle personers sider af i udvalget. Han vil snart høre udvalget ad, hvor langt de er nået med eventuelle arrangementer til efteråret. 6.2.1. Udgifter til aktivitetsudvalget Anders Gadkjær har grundet underskud på MTB+kurbad arrangementet valgt at tilskud til aktivitetsudvalgets enkle møder skæres ned fra 200 kr ned til 100 kr. Er det stadig aktuelt? Konklusion: Anders Gadkjær synes vi skal holde fast i de 100 kr eftersom det bør være nok til chips og sodavand til ét møde. Resten af bestyrelse godtager. 6.3. Årlig fotografering af Tomas Kold (André) André har sammen med Adalsteinn Sæmundsson (Ansvarlig for aktivitetsudvalget) haft et møde med Tomas Kold, som er professionel fotograf, om en årlig fællesfotografering af vores medlemmer. André fremlægger regnskabet til godkendelse. Konklusion: Bestyrelsen er meget positive for idéen og beder André om at lave en dybere regnskab, som sendes til Anders. 6.4. Mail fra et medlem om velgørenhedsfest Vi har fået en henvendelse pr email fra et medlem, som ønsker at Gentlemen s Finest arrangerer en velgørenhedsfest som vi kan tjene ind på samt eventuelt få sponsorer. Email er vedhæftet til bestyrelsesmedlemmerne. Konklusion: Anders har faktisk en egen idé om en fest, som er åben for alle (også ikke- medlemmer) som har til formål at tjene penge ind til Gentlemen s Finest godtgørelse og det matcher godt til medlemmets ønske. Bestyrelsen tager kontakt til medlemmet og orienterer herom. Ved siden af vil Anders tage ansvaret for velgørenhedsfesten. 6.5. N26 s lokaler Hvordan går det med renoveringen af N26 s lokaler? Konklusion: Anders fortæller at arbejdsweekenden er udsat til weekenden 22-24 juni, men har deadline på mandag at skaffe 12 arbejdere. Bestyrelsen er enige om, at vi ikke kan gennemføre på så kort varsel samt har vi allerede et arrangement d. 23. Vi vil ikke lave dobbeltarrangementer. Anders tager kontakt til N26 herom. 7. Hjemmeside/Facebook 7.1. Tilmeldingssystem Troels Madsen skal udvikle et nemmere tilmeldingssystem på GF s hjemmeside. Hvordan går det med det? Konklusion: Troels har udviklet og lavet systemet klar, men det mangler bare at blive aktiveret. Når Troels har tid, vil han aktivere det. Bestyrelsen forventer at systemet er klar efter sommeren.
4 7.2. Billeder på Facebook Et medlem har udtrykt ønske for at billeder på hjemmesiden fra diverse arrangementer skal over på facebook, så kvaliteten og tilgængeligheden er bedre. Hvad synes vi? Konklusion: Bestyrelsen er klart enige om, at det vil ødelægge tilstrømningen til hjemmesiden hvilket gør den mister sin sjæl. Billederne bliver på hjemmesiden. 8. Medlemskab hos Danske Døves Landsforbund Som ønsket til Gentlemen s Finest generalforsamling i februar har bestyrelsen anmodet om medlemskab hos DDL. DDL har tilbagemeldt, at deres hovedbestyrelse er meget positive for idéen og har derved godkendt vores forening som medlem hos dem. Men da vi er en interesseforening, med særlige ønsker skal DDL s vedtægter omkring interesseforeninger ændres, hvilket betyder vi ikke er 100% medlem hos dem. DDL har inviteret os til møde d. 10. juni med Janne Niemelä (landsformand) og Klaus Huse (foreningskonsulent). Hvad skal vi være opmærksomme på? Konklusion: Bestyrelsen har gennemgået nogle punkter som de vil være klar med at drøfte på mandag, når de mødes med DDLs formand og foreningskonsulent. Blandt andet er vi kommet ind på vores forventninger og hvad vi mener de forventer, samt diskuterede vi at vi så vidt muligt ønsker at kontingentet ikke skal foregå gennem dem. 9. Klubmøde Gentlemen s Finest var vært til Danske Døves Ungdomsforbund s klubmøde, hvor der dukkede repræsentanter op fra 8 ungdomsklubber (en var ikke stiftet). Gentlemen s Finest afholdte kludmødet i DDL s lokaler, som DDU lånte ud til os. Magnus Madsen og André Jensen deltog som repræsentanter. Hvordan gik det? Konklusion: Vi synes det gik bedre end forventet. Lokale og hotel var på plads. Stemningen var høj og debatten var konstruktivt. Magnus ærgrer sig over at DDU endnu ikke har udsendt spørgeskema ifm. klubmødet. André vil rykke Søren W (DDU) for det. Anders bemærker også, at DDU endnu ikke har udsendt Doodle om næste klubmøde. André vil også rykke for dette. Anders bemærker igen, at han ikke synes vejrudsigten (ud fra referatet) gik som det bør. Han mener der skal være mere fokus på hver en klub og om deres eventuelle problemer, hvor man også forsøger at løse klubbens problemer i fælleskab. Den måde, der blev gjort, hvor man bare fortæller om problemer uden at drøfte det yderligere er ifølge Anders kun en envejs kommunikation, hvilket klubberne ingen fordel af har. 10. Frederiksberg Kommune (André) Er der noget nyt fra ansøgningen om adresse/lokale hos dem? Konklusion: Frederiksberg Kommune har meldt tilbage, efter et halv års langtrukken samarbejde, at de ikke mener vi opfylder der kriterier. Da vores hovedsagelige formål med at melde os ind i Frederiksberg var at vi gerne ville have en anden kommune end Københavns Kommune som i forvejen har Absalon, vælger vi nu alligevel at satse på Københavns Kommune, som også tilpasser vores vedtægter. André påtog sig ansvaret at indregistrere foreningen ind i Københavns Kommune, men for at undgå problemer, har André valgt at undersøge Københavns Kommunes kriterier og krav. Blandt andet stødte han på, at man i ansøgningen skal indsende stiftelsesdokumenter. Vores er så den stiftende generalforsamlings referat, men desværre indeholder referatet alt for lidt kød i forhold til Københavns Kommunes krav. Der står f.eks. ikke om hvad formålet er med stiftelsen af foreningen, samt er vedtægterne ikke som helhed vedtaget. André har derfor taget initiativ til at udfylde med detaljerede oplysninger, dog med respekt for den originale, samt sendt det til korrektur hos DDU. André har derfor anmodet om at møde med dirigenten, Julie Faustrup, og referenten, Christina
5 Bihl, fra den stiftende generalforsamling samt stifteren, Jeppe Vestenaa, så de kan læse den reviderede referat igennem og underskrive. Forhåbentligt skriver de under. Er referatet underskrevet, sender André den ind med vores vedtægter og ansøgning til Københavns Kommune, hvor vi derefter så får almen rettigheder til forskellige faciliteter som forening. 11. Eventuelt 11.1. Videooptagelser til hjemmesiden Vi mangler at lave optagelser på hjemmesiden. Hvornår skal vi gøre det? Konklusion: Vi vil prøve at få tid til det efter mødet med DDL på mandag 11.2. Foredrag Anders ønsker at Gentlemen s Finest arrangerer foredrag at ramme de politiske områder. Konklusion: Bestyrelsen kommer med nogle navne som de finde potentiale og kontakter dem om de har lyst til at holde foredrag. 11.3. Flagfootball André synes det var en succes og har snakket med Nicklas som kom og trænede os. Han vil meget gerne arrangere det sammen med os igen. Konklusion: Bestyrelsen er åbne for det og datoen for et nyt arrangement er foreløbig d. 1. september. 11.4. Oprydning hos 1866 Døveforeningen af 1866 har spurgt om vi har 10 drenge til at hjælpe dem med at rydde op i deres kælder. Et rod som er forårsaget af oversvømmelsen i sommers. Som lønning får arbejderne gratis grill mad samt får lov til at se Danmark mod Holland på storskærm. Plus lover de at vi må bruge en af deres lokaler kvit og frit én gang. Konklusion: Bestyrelsen har fundet 10 arbejdere og vil sende dem dertil. 12. Gennemgang af de nye to- dos Konklusion: Alle punkterne gennemgået 13. Næste møde Konklusion: 8. August hos André + 17. oktober hos Anders