Evaluering af pilotforsøg med videomøder i domstolene Domstolsstyrelsen 28. februar 2008 CONNECTING BUSINESS & TECHNOLOGY Domstolsstyrelsen - Evaluering af videomødeformen-v2 Devoteam Consulting. Kopiering og distribution kun tilladt efter aftale med Devoteam Consulting.
Indholdsfortegnelse 1. Resumé...3 2. Indledning...6 3. Kort om pilotprojektet...7 3.1. Baggrund og formål... 7 3.2. Projektorganisation... 7 3.3. Projektforløbet... 9 3.4. Det valgte videokonferenceudstyr... 10 3.5. Den valgte opsætning af netværket... 12 4. Kort om evalueringsprojektet...14 4.1. Baggrund og formål... 14 4.2. Overordnet konklusion på pilotforsøget... 14 4.3. Metode... 15 4.4. Målgruppe... 17 5. Vurdering af brugen af videomøder...18 5.1. Optælling af anvendelsen i forsøgsperioden... 18 5.2. Videomøde-udstyret... 20 5.2.1. Kvaliteten af udstyret (billede, lyd og stabilitet)... 20 5.2.2. Lokalernes egnethed/udstyrets setup (fast/mobilt udstyr)... 23 5.2.3. Brugervenlighed (betjening af udstyr)... 27 5.3. Berammelse af videomøder... 28 5.3.1. De praktiske procedurer... 29 5.3.2. Indhentning af samtykke... 31 5.4. Afholdelse af videomøder... 33 5.4.1. Traditionel videomødeafholdelse... 33 5.4.2. Brugen af præsentations-mode... 34 5.4.3. Optagelser af video-retsmøde... 35 5.5. Retssikkerhed... 35 5.6. Egnede sagstyper... 37 5.7. Image... 39 6. Vurdering af projektforløbet...40 6.1. Information, support og uddannelse... 40 6.2. Ressourcer... 40 6.3. Pilotperioden... 40 7. Den videre udrulning af videomødeudstyr Kritiske succesfaktorer..41 6 6 0 9 1 - v 1 2
Bilag 1: Detaljeret beskrivelse af retternes forsøgsudstyr...43 Bilag 2: Detaljeret tegning af netværksopsætningen...46 Bilag 3: Gennemførte tekniske tests...47 Bilag 4: Quality of Service (QoS) på netværket...50 Bilag 5: Konklusioner om netværket...52 Bilag 6: Yderligere fremtidige tests af systemet...53 # 6 6 0 9 1 9 9 6 2
1. Resumé Denne rapport dokumenterer brugernes evaluering af pilotforsøg af videomødeformen gennemført i samarbejde med fem forsøgsembeder. Retternes overordnede evaluering af brugen af videomødeformen til gennemførelse af retsmøder er, at: - Udstyret har fungeret tilfredsstillende. - Udstyret har været let at bruge. - Planlægningen af videomøderne har ikke været vanskeligere end ved et almindeligt retsmøde. - Videomøderne har levet op til standarderne for gode retsmøder retssikkerheden ved gennemførelse af retsmøder som videomøder vil generelt være i orden. - Samlet set har videomødeformen været en vellykket måde at afvikle møder på. - Samlet set er videomødeformen parat til at blive udbredt i domstolene. Retterne har endvidere vurderet egnetheden af videomødeformen i forhold til en række forskellige sagstyper. Egnethed af sager drejer sig på samme måde som retssikkerhed i høj grad om sagernes personfølsomhed og om retternes tilvænning til at bruge systemet. Vurderingen er, at egnethedsbetragtningen vil flytte sig i takt med, at retterne bliver mere vant til at bruge denne mødeform. På den basis af brugernes evalueringer konkluderes det at det tekniske udstyr samt det netværksmæssige set-up på nuværende tidspunkt er på et niveau, hvor det vurderes at være retssikkerhedsmæssigt forsvarligt og generelt formålstjenligt at benytte på en række sagstyper. Endvidere kan det på baggrund af brugerevalueringerne og konkrete udsagn fra alle retter konkluderes, at reglerne i retsplejeloven, som giver dommeren mulighed for at beslutte brugen af videomøde, bør sættes i kraft. I forhold til den fortsatte udbredelse af videomødeformen peger retterne på en række kritiske succesfaktorer, der grupperer sig om tre hovedtemaer: Udstyret, anvendelsen og hjemmelsgrundlaget. # 6 6 0 9 1 9 9 6 3
Udstyret: - Af hensyn til at skabe den nødvendige fleksibilitet til berammelse og afholdelse af videomøder i retterne peges der på, at der bør afsættes ressourcer til mindst to retssalsløsninger samt mindst ét vidneafhøringslokale til hvert embede. - Af hensyn til hvordan videomødeformen vil blive opfattet af aktører, som kommer i retterne, peges der på, at udstyret skal passe ind i de fysiske rammer, dvs. retssale og vidneafhøringslokaler. Her tænkes specielt på, at integration af videokonferenceudstyret lokalt skal ske således, at den traditionelle retssalsdramaturgi opretholdes under samtidig hensyntagen til bygningsarkitekturen. Teknikken skal således forstyrre mindst muligt og integreres på en æstetisk tilfredsstillende måde. - Af hensyn til den tillid, som såvel dommere som øvrige aktører skal have til videomødeformen, peges der på, at driftssikkerheden ved udstyret skal være høj. Det er således vigtigt, at teknikken fungerer, og at indretningen af lokalerne ofres særlig opmærksomhed i forhold til at sikre optimale forhold for gennemførelse af videomøder. Anvendelsen af systemet - Af hensyn til at opnå en tilstand, hvor brugen af videokonferenceudstyr generelt opfattes som uproblematisk og som et naturligt alternativ til almindelige retsmøder, peger retterne på, at videomødeudstyr bør sikres en stor udbredelse dvs. til alle byretter, landsretterne, Sø- og Handelsretten samt til Færøerne og til Grønland, og gerne med mulighed for at kommunikere ud af netværket (dvs. til eksterne parter som advokater, offentlige myndigheder, herunder Arbejdsskadestyrelsen, udlandet, m.v.). - Retterne peger også på, at det er vigtigt, at der afsættes de nødvendige ressourcer til uddannelsen af domstolenes ansatte i brug af videomødeudstyr. Retterne foreslår, at brug af videomødeudstyr til retsmøder kunne indgå i dommerfuldmægtigenes grunduddannelse, fx på retsledelseskursus. - Af hensyn til at gøre kunderne trygge ved løsningen peger retterne på nødvendigheden af, at der afsættes de nødvendige ressourcer til at kunne kommunikere bredt om systemet hvilken igen forudsætter udarbejdelse af gode vejledninger til og præsentationer af systemet. Hjemmelsgrundlaget - Af hensyn til at sikre, at videomødeformen kan anvendes, når det findes formålstjenligt, skal det nødvendige hjemmelsgrundlag tilvejebringes. Det anbefales derfor, at bestemmelserne i retsplejeloven om videoafhøring sættes i kraft, når udstyret er installeret. # 6 6 0 9 1 9 9 6 4
- Herudover bør det overvejes at skabe hjemmel til i videre omfang at kunne anvende videomødeformen i forbindelse med fristforlængelser. # 6 6 0 9 1 9 9 6 5
2. Indledning Denne rapport dokumenterer evalueringen af pilotforsøg af videomødeformen gennemført i samarbejde med fem forsøgsembeder. Rapporten er opbygget på følgende måde: I afsnit 3 gennemgås kort det gennemførte pilotforsøg. Det beskrives, hvordan pilotforsøget har været tilrettelagt og gennemført, hvilket teknisk udstyr, der har været anvendt under pilotforsøget, samt hvilket netværks set-up, der har været anvendt. I afsnittet henvises til en række bilag, hvor læseren vil kunne hente uddybende beskrivelser. Afsnit 3 beskriver således den tekniske baggrund, på hvilken evalueringen af pilotforsøget er blevet gennemført. Afsnit 4 beskriver kort baggrunden for og formålet med evalueringen, herunder hvordan evalueringen af pilotforsøget er blevet gennemført. I afsnit 4 sammenfattes endvidere den overordnede konklusion på evalueringen af pilotforsøget. Afsnit 5 er rapportens hovedafsnit. I dette afsnit gennemgås brugernes evaluering af videomødeanvendelsen i pilotforsøget med fokus på nedenstående forhold: - Afsnit 5.2 indeholder en overordnet vurdering af udstyret, herunder kvaliteten af udstyret (billede, lyd og stabilitet), lokalernes egnethed i forhold til udstyrets setup (fast/mobilt udstyr) samt udstyrets brugervenlighed (betjening af udstyr). - Afsnit 5.3 indeholder en vurdering af de arbejdsgange, der er blevet benyttet i pilotforsøget fra berammelse af videomødet til den egentlige gennemførelse af videomødet. - Afsnit 5.4 indeholder en vurdering af videomødeafholdelsen. - Afsnit 5.5 er en vurdering af retssikkerheden i forbindelse med videomødeformen. - Afsnit 5.6 er en vurdering af hvilke sagstyper, der vil være egnede i forhold til videomøder. - Afsnit 5.7 indeholder en vurdering af, hvordan videomødeformen menes at påvirke domstolenes image. Afsnit 6 indeholder en vurdering af selve projektforløbet. Som afslutning indeholder afsnit 7 de involverede brugeres anbefalinger til den videre udrulning af videokonferenceløsningen. # 6 6 0 9 1 9 9 6 6
3. Kort om pilotprojektet 3.1. Baggrund og formål En projektgruppe i Domstolsstyrelsen fik i marts 2007 til opgave at undersøge mulighederne for at anvende videokonferenceudstyr ved blandt andet afhøring af vidner i retssager. Undersøgelsens formål var: at afklare, om det tekniske niveau ved videokonferenceudstyret er tilstrækkeligt godt til, at der generelt bør etableres mulighed for at gøre brug af videokonferenceudstyr i retssager, herunder brug af de nye regler i retsplejeloven. Det er hensigten, at brugen af videokonferenceudstyr i retten skal være med til at gøre retsvæsenet mere moderne og øge tilgængeligheden for brugerne. Projektet bygger videre på eksisterende erfaringer fra et tidligere pilotprojekt med brug af videotransmission i fristforlængelsessager gennemført i 2003-2004 i Rigspolitiets regi. Det udstyr, der blev sat op i forbindelse med disse forsøg, er blevet delvist genbrugt i det nuværende forsøg. 3.2. Projektorganisation Figur 1 viser de involverede parter i projektet. For detaljerede beskrivelser af projektdeltager-roller, se dokumentet Drejebog til pilotforsøg om videotransmission i retssager. # 6 6 0 9 1 9 9 6 7
Interessentgruppe Til informationsformidling og sparring Projektejer Domstolsstyrelsen Simon Gedde Styregruppe Domstolsstyrelsen Adam Wolf Netværksarbejdsgruppe Domstolsstyrelsen Per Hedebo og Troels Debois Projektleder Domstolsstyrelsen Lea Svane Udenlandske domstole Sverige Norge Systemleverandører AV-Center Topnordic Proceskonsulenter Devoteam Consulting Kim Dyresberg & Paula Philipson Evalueringskonsulenter Devoteam Consulting Benedikte Ehlers & Bo Ellehave Forsøgsembeder Bornholm Ansvarlig: Henrik Engell Rhod Kontaktperson: Andreas Bøgsted Teknisk person: Andreas Bøgsted København Ansvarlig: Michael Villemoes Larsen Kontaktperson: Mette Frimodt Hansen Teknisk person: Frank Jensen Hillerød/Sandholm Ansvarlig: Bjarne Bjørnskov Kontaktperson: Bjarne Bjørnskov Teknisk person: Lisa Andersson Glostrup Ansvarlig: Lisbeth Larsen Kontaktperson: Karen Grønbæk Teknisk person: Alpdogan Sari Århus Ansvarlig: Per Holkmann Olsen Kontaktperson: Per Holkmann Olsen Teknisk person: Malene Balzer /Bjarne Galsgård Nyborg Statsfængsel Ansvarlig: Niels Andersen Kontaktperson: Niels Andersen Teknisk person: Niels Andersen Figur 1 - Projektorganisation De angivne projekt-undergrupper har desuden arbejdet på tværs i mindre arbejdsgrupper i relation til følgende hoved-aktiviteter: - Feltbesøg i Sverige og Norge - Tre informationsworkshops - Design/valg af initielt teknisk set-up før leverandørvalg - Design af brugergrænseflade og funktioner til touchpanel - Udarbejdelse af drejebog (arbejdsgange, spilleregler, formularer o.l.) - Afholdelse af test (test er udført i et samarbejde mellem Devoteam, leverandører og brugere samt teknikere fra forsøgsembeder) - Afholdelse af uddannelse (erfarne forsøgsembeder har bidraget i uddannelse af nye forsøgsembeder) - Udarbejdelse af implementerings- og beredskabsplan. Beslutninger om investeringer i udstyr er blevet taget af projektets projektleder ud fra dialog med forsøgsembederne samt ud fra de løbende erfaringer med udstyret/lokalerne mv. Forsøgsembederne har haft stor medindflydelse i definering af processerne for berammelse og afholdelse af retsmøder samt valg af løsning til de individuelle retslokaler (herunder behov for tilpasninger af inventaret i selve lokalerne). # 6 6 0 9 1 9 9 6 8
Interessentgruppen Interessentgruppen har bestået primært af eksterne interessenter det vil sige interessenter, som ikke har deltaget på daglig basis i forsøgene. Interessent-gruppen har repræsenteret følgende områder: - De Beskikkede Forsvarer - Advokatsamfundet - Rigspolitiet - Kriminalforsorgen - Anklagemyndigheden 3.3. Projektforløbet De angivne forsøgsembeder er alle blevet inddraget fra starten af projektet, men har fået installeret videokonference-udstyr på forskellige tidspunkter i forsøgsperioden. Planlægningen af implementeringen/udrulning (herunder uddannelse) til hvert forsøgsembede er således foretaget individuelt og forskudt af hinanden som angivet i figuren nedenfor. 2007 2008 juni september oktober november december Forberedelse af teknisk opsætning Forsøgsperioden Bornholm/Glostrup Århus København Evaluering Evalueringsrapport Videreudrulning Hillerød/Sandholm Figur 2 - Projektforløbet De fleste af forsøgsembeder har fået installeret to typer videokonference-løsning: Én til en retssal og én til et vidneafhøringslokale. Ovenstående indikerer tidspunktet, hvorfra de hver især har haft mindst en af videokonference-løsningerne installeret og dermed i stand til at gennemføre rigtige retsmøder eller simuleringsforsøg, som enten nær- og/eller fjern-ende. Der har undervejs yderligere været specifikke tekniske tests, se Bilag 3: Gennemførte tekniske tests. # 6 6 0 9 1 9 9 6 9
C D o m s t o l s s t y r e l s e n - E v a l u e r i n g a f v i d e o m ø d e f o r m e n 3.4. Det valgte videokonferenceudstyr Nedenstående illustration er det grund-koncept, som installationerne i forsøgsembederne følger i henholdsvis retssal (typisk nær-ende ) og vidneafhøringslokale (typisk fjern-ende ). Kontrolpanel (touchskærm) C Kamera Vidneafhøringslokation Retssal Projektor skærm Mikrofon Projektor Fjernbe tjening til skærm/ kamera Rack med div. server/ mixer mv. skal placeres enten i retssalen eller i et lokale for sig Evt. tolk Fjernbe tjening til skærm/ kamera Tilskuere Mobilt udstyr med fladskærm C Anklager Anklager Vidnebænk Forsvarer Forsvarer C Netværk Skærmbillede vist fra projektor Kamer a eller en form for moderne overhead projektor Domsmand 1 Dommer Protokolfører Domsmand 2 Vidne C Kontrolpanel Dommer Bevismateriale o.l. Figur 3 Grundkoncept for videomøde-installationerne Den tekniske opsætning er blevet designet på baggrund af erfaringerne gjort hos domstolene i Sverige og Norge samt i dialog med de danske forsøgsembeder. I starten af pilotprojektet var der et ønske om, at der skulle ske genbrug helt eller delvist af det udstyr, som var blevet anvendt ved det tidligere forsøg med videomøder. Det eksisterende udstyr i Københavns Byret samt Retten i Århus er således blevet prøvet af, og det blev konstateret, at genbrugsværdien var forholdsvis lav i forhold til retternes nuværende behov. Dette udstyr er således blevet delvist erstattet med nyere udstyr, der følger løsnings-konceptet for Retten på Bornholm. I tabel 1 er angivet hvilket videokonferenceudstyr, hvert af forsøgsembederne har fået installeret. # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 0
Embede Fuld retssal Vidneafhøringslokale Leverandør Bornholm Nyt 2007-udstyr Fast udstyr AV-Center / Sony Glostrup Udvidet mobil løsning Mobilt udstyr AV-Center / Sony København Nyt 2007-udstyr (dog genbrug af mindre del-elementer fra 2004- udstyr) Mobilt udstyr Topnordic / Tandberg Tilpasning til lokaler - El-Kabling - Mørklægning - Kobling af lysdæmpning til touchpanel Intet - Kabling - Mørklægning Århus Nyt 2007-udstyr: (dog genbrug af mindre del-elementer fra 2004- udstyr) Mobilt udstyr AV-Center / Sony - Kabling - Kobling af lysdæmpning til touchpanel Hillerød Udvidet mobil løsning Findes ikke Topnordic / Tandberg Nyborg Findes ikke Mobilt udstyr Dansk Data Statsfængsel fra 2004-forsøg Display / Polycom Intet i denne forsøgsperiode Sandholmlejren Findes ikke Udvidet mobil løsning Tabel 1: Videokonferenceudstyret i forsøgsembederne Topnordic / Tandberg Ukendt endnu - Mørklægning - Lyddæmpende lofter. (Akustiklofter) - Indirekte belysning Som det fremgår, har der været tale om tre forskellige modeller for det tekniske udstyr: - En lille model til brug i vidneafhøringslokalet, hvor udstyret enten har været fastmonteret eller mobilt. - En udvidet mobil model udelukkende baseret på mobilt udstyr med to kameraer men til brug både i retssal og i vidneafhøringslokalet (denne type udstyr nåede ikke at blive anvendt i en retssal i pilotperioden, hvorfor den ikke indgår i evalueringen) - En stor model til brug i retssal, hvor udstyret altid har været fastmonteret og har været styret via et såkaldt touch panel, men hvor man enten har brugt en projektor eller en fladskærm. For en mere detaljeret beskrivelse af de enkelte forsøgsretters udstyr henvises til bilag 1. # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 1
3.5. Den valgte opsætning af netværket Videomødeudstyret er koblet sammen via et dedikeret netværk. I nedenstående figur er angivet status for koblingen til netværket primo december 2007. Fibernetv æ rk Fibernetv æ rk Bornholm Fibernetv æ rk MPLS (dedikeret netv æ rk) Fibernetv æ rk Glostrup Fibernetværk Kobberlinie K ø benhavn Å rhus Sandholm Lejren Hiller ø d Nyborg Figur 4 - Netværksopsætningen Forsøgsmæssigt er brugt en opsætning, der giver hvert embede 4 Mbps båndbredde i opkobling mod andre embeder. 4 Mbps er valgt, da dette er den maksimale hastighed, hvormed videoudstyret kan sende. - Hvis et embede har en intern afhøring i eget regi (mellem retssal og vidneafhøringslokale), benyttes intet af denne båndbredde. - Hvis et embede har et videomøde mod et andet embede, kan hele denne båndbredde benyttes. - Skulle der være tilfælde, hvor et embede har mere end et videomøde mod andre embeder, vil de 4 Mbps skulle deles mellem disse møder. Dette gøres for hvert opkald ved fx kun at bruge 2 Mbps for hvert opkald, hvis der skal foregå to samtidige videomøder. Fire samtidige videomøder vil være muligt ved kun at bruge 1 Mbps per opkald osv. Der er valgt fiber-tilslutninger frem for kobber, da kobber-forbindelserne har en begrænsning i båndbredde på 2 Mbps. Da fiber-forbindelserne nemt kan understøtte 100 Mbps, sætter disse ikke begrænsninger for videoforsøgene. Derudover har Domstolsstyrelsen som sidegevinst fået udbredt fiber-opkoblinger hos for- # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 2
søgsembederne, og således kan det forbundne fiber nu bære både videonetværket og eget administrative netværk. For en mere detaljeret tegning af netværksopsætningen henvises til Bilag 2: Detaljeret tegning af netværksopsætningen. For beskrivelser af netværksopsætning med Quality of Service (QoS) se Bilag 4: Quality of Service (QoS) på netværket. # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 3
4. Kort om evalueringsprojektet 4.1. Baggrund og formål Formålet med gennemførelsen af pilotprojektet har som nævnt i afsnit 3.1 været at afklare, om det tekniske niveau ved videokonferenceudstyret er tilstrækkeligt godt til, at der generelt bør etableres mulighed for at gøre brug af videokonferenceudstyr i retssager. I sammenhæng hermed har pilotforsøget haft til formål at afklare, om det kan anbefales, at reglerne i retsplejeloven vedrørende brug af videomødeformen, som indebærer, at brugen af videomødeformen bliver en beslutning, som dommeren i en sag kan træffe uden samtykke fra parterne i sagen, bør træde i kraft. For at kunne besvare disse spørgsmål er det blevet besluttet at gennemføre et evalueringsprojekt. Evalueringsprojektet er blevet gennemført efter ca. tre måneders varighed af pilotforsøget. Formålet med evalueringsprojektet har været på en struktureret måde at opsamle, analysere, validere og dokumentere de brugererfaringer, der er gjort med videoafhøringsforsøg i det gennemførte pilotprojekt. Evalueringen af pilotforsøget bygger således på udsagn fra de fire forsøgsembeder: Retten på Bornholm, Retten i Glostrup, Retten i Århus og Københavns Byret. 4.2. Overordnet konklusion på pilotforsøget Den overordnede konklusion på pilotforsøget baseret på de indsamlede brugerevalueringer er, at det tekniske udstyr samt det netværksmæssige set-up på nuværende tidspunkt er på et niveau, hvor det vurderes at være retssikkerhedsmæssigt forsvarligt og generelt formålstjenligt at benytte på en række sagstyper. Endvidere kan det på baggrund af brugerevalueringerne og konkrete udsagn fra alle retter konkluderes, at # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 4
reglerne i retsplejeloven, som giver dommeren mulighed for at beslutte brugen af videomøde, bør sættes i kraft. Denne konklusion underbygges yderligere i afsnit 5 nedenfor. 4.3. Metode Nedenfor er præmisserne og metoden for evalueringen kort beskrevet. Præmisserne for evalueringen Evalueringen har været præget af to forhold: For det første er de indhentede erfaringer vedrørende mulige forbedringer af såvel udstyr, lokaleindretning som af selve processen i forbindelse med videoafhøring løbende blevet indarbejdet i pilotprojektet i form af trinvise forbedringer. Det evaluerede objekt har således ændret sig over tid i forsøgsperioden. For det andet har de deltagende forsøgsembeder ikke deltaget i lige lang tid i pilotprojektet, hvilket naturligvis har en betydning for mængden af de erfaringer, som forsøgsembederne har været i stand til at opsamle. Endvidere har de deltagende forsøgsembeder opsamlet deres erfaringer med videomødeformen på forskellige sagstyper og med brug af forskelligt udstyr. Det evaluerede objekt har således ikke været direkte sammenligneligt på tværs af forsøgsembederne. Disse særlige forhold for evalueringen er afbildet i nedenstående figur. # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 5
Figur 5 Gennemførelsen af pilotprojektet som baggrund for evalueringsprojektet Metoden for evalueringen Metoden for evalueringen er en kvalitativ analyse baseret på brugernes vurdering af videomødeformen i pilotperioden. Dataindsamlingen fra brugerne er baseret på hhv. logbøger, spørgeskemaer og interview. - Logbog: I forbindelse med gennemførelsen af alle videomøder er der blevet udfyldt en logbog af den dommer, som har gennemført videomødet i den såkaldte nær-ende. I logbogen er primært blevet opsamlet en række faktuelle forhold vedrørende videomødet og afviklingen af dette. - Spørgeskemaer: Efter gennemførelsen af alle videomøder har deltagerne i såvel nær-ende som fjern-ende haft mulighed for at udfylde et spørgeskema, hvor de har kunne udtrykke deres oplevelse af videomødeformen og forløbet af det konkrete videomøde. - Afsluttende spørgeskema: Alle deltagende forsøgsembeder er ved afslutningen af pilotprojektet blevet bedt om at udfylde et spørgeskema, hvor de kunne give deres samlede vurdering af videomødeformen i forhold til en lang række parametre. # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 6
- Det afsluttende spørgeskema har været en del af grundlaget for gennemførelsen af afsluttende interviews gennemført med brugerne af videomødeformen i de deltagende forsøgsembeder. Ved de afsluttende interviews er der søgt en uddybning og kvalificering af udsagn i de afsluttende spørgeskemaer, samt af de tilbagemeldinger, som vi i øvrigt har modtaget i pilotprojektperioden. Den overordnede evalueringsmetode er således en kvalitativ vurdering af de indsamlede brugerevalueringer. Der er ikke foretaget egentlige kvantitative analyser af det indsamlede datamateriale. 4.4. Målgruppe Målgruppen for denne rapport er den øverste ledelse i Domstolsstyrelsen. # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 7
5. Vurdering af brugen af videomøder Dette kapitel opsummerer den samlede brugerevaluering af pilotforsøget med videomøder i domstolene. Følgende temaer er blevet evalueret af brugerne: - Videomødeudstyret, herunder udstyrets kvalitet, udstyrets set-up (fast eller mobilt udstyr), lokalernes egnethed samt udstyrets brugervenlighed (afsnit 5.2) - Berammelse af videomødet, herunder de praktiske procedurer med at beramme et videomøde samt indhente samtykke fra deltagerne (afsnit 5.3). - Afholdelse af videomøder, herunder også anvendelsen af udstyret i præsentationsmode samt muligheden for at optage videomøder (afsnit 5.4) - Retssikkerhed ved videomøder (afsnit 5.5) - Sagstypers egnethed i forhold til videomødeformen (afsnit 5.6) - Domstolene image påvirkes dette af videomødeformen (afsnit 5.7) Indledningsvis (afsnit 5.1) er givet en opsummering af hvor mange og hvilke typer af simuleringsforsøg samt rigtige retsmøder, som de enkelte medvirkende forsøgsembeder har gennemført, og som således ligger til grund for brugernes evaluering. 5.1. Optælling af anvendelsen i forsøgsperioden Samlet set er der ved gennemførelsen af de afsluttende interviews afviklet 9 retsmøder og ca. 25 simuleringsmøder. De er fordelt som vist på de enkelte forsøgsembeder, som har fungeret som enten nær-ende eller fjern-ende. Bornholm Retsmøde Simuleringsmøde I alt Nær-ende 9 12 21 Fjern-ende 0 1 1 I alt 9 13 22 Tabel 2: Videomøder, hvor retten på Bornholm har deltaget # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 8
Glostrup Retsmøde Simuleringsmøde I alt Nær-ende 0 6 6 Fjern-ende 6 9 15 I alt 6 15 21 Tabel 3: Videomøder, hvor retten i Glostrup har deltaget Retsmøde Århus Retsmøde Simuleringsmøde I alt Nær-ende 0 4 4 Fjern-ende 1 2 3 I alt 1 6 7 Tabel 4: Videomøder, hvor retten i Århus har deltaget København Simuleringsmøde I alt Nær-ende 0 5 5 Fjern-ende 1 5 6 I alt 1 10 11 Tabel 5: Videomøder, hvor Københavns byret har deltaget Retsmøderne afholdt som videokonference omfatter følgende sagstyper: Retsmøder afholdt Sagstype Sagsundertype Nær-ende Fjern-ende Civilsag Faderskabssag Retten på Bornholm Retten i Glostrup Hovedforhandling Retten på Bornholm Retten i Glostrup Straffesag Bødesag Retten på Bornholm Nyborg statsfængsel Fristforlængelse Retten på Bornholm Retten i Glostrup Hovedforhandling Retten på Bornholm Retten i Glostrup Skiftesag Afsluttende insolvens Retten på Bornholm Retten i Århus Fogedsag Udlægssag Retten på Bornholm Retten i Glostrup Tabel 6: Retsmøder afholdt som videomøder Ét berammet retsmøde (i en skiftesag) er i forsøgsperioden blevet aflyst pga. manglende samtykke fra sagsøger. Der er i forsøgsperioden ikke blevet aflyst berammede retsmøder pga. tekniske problemer med videomødeudstyret. Simuleringsmøderne har foruden rene testmøder, forevisninger for fx retskredsadvokater, workshop mv. - bl.a. omfattet følgende typer simulerede retsmøder: # 6 6 0 9 1 9 9 6 1 9
Simuleringsmøder afholdt Sagstype Civilsag Sagsundertype Skønsmandssag Vidneafhøring Vidneafhøring Udlægssag Insolvens Straffesag Fogedsag Skiftesag Tabel 7: Simuleringsmøder afholdt som videomøder Bornholm har ved fire af simuleringsmøderne (hhv. tre straffesager og en civilsag) haft fremmøde af advokater og anklager. På Bornholm har været afholdt fire retsmøder, som ikke skulle videotransmitteres, men hvor videokonferenceløsningen har været brugt som almindeligt AVudstyr under retsmødet (i præsentationsmode ). På Bornholm har embedet endvidere for egne midler tilkøbt en facilitet for telefonkonference. 5.2. Videomøde-udstyret Dette afsnit indeholder en overordnet vurdering af udstyret, herunder kvaliteten af udstyret (billede, lyd og stabilitet), lokalernes egnethed i forhold til udstyrets setup (fast/mobilt udstyr) samt udstyrets brugervenlighed (betjening af udstyr). 5.2.1. Kvaliteten af udstyret (billede, lyd og stabilitet) Den generelle vurdering Generelt vurderer retterne og de eksterne brugere, at kvaliteten af udstyret er god. Fx er der bred enighed om, at skærmbilledet generelt giver et klart og roligt billede, og at lydkvaliteten generelt er så god, at de deltagende parters stemmer er klare og tydelige. Ligeledes er der enighed om, at billedet ved dokumentvisning ved brug af dokumentkamera er tilstrækkeligt god til, at man som part kan se dokumentet. Billedkvaliteten ved visning af dokumenter forbedres dog, såfremt visning af dokumenter sker direkte fra en pc. Observationer, eksempler og bemærkninger fra de enkelte forsøgsembeder Generelt har alle forsøgsembeder oplevet forskellige udsving i kvaliteten af billede og lyd. Alle embeder har således oplevet, at der opstår en lille forsinkelse af lyden i forhold til billedet, således at billede og lyd forskydes en smule fra hinanden. Selvom denne forskydelse kan virke forstyrrende, vurderes forstyrrelsen ikke at være en belastning for gennemførelse af videomøder. Der peges på, at det er et # 6 6 0 9 1 9 9 6 2 0
spørgsmål om tilvænning, og at en mulig imødegåelse på at komme til at tale i munden på hinanden er længere pauser mellem dialog-skift. Ligeledes har alle embeder haft oplevelser af, at billedet ved kameraskift (typisk skift af kameravinkel, når der skiftes mellem forud-definerede kamerapositioner) kan blive sløret eller det kan opleves som sort skærm i ca. 1 sekund. Dette vurderes at være en generel forudsætning med det nuværende tekniske udstyr, og holdningen i forsøgsembederne er, at dette ikke er hindrende for gennemførelsen af videomøder. I nogle tilfælde har der været oplevelser af, at der opstår ekko, fordi mikrofonerne i den modsatte ende af, hvor der tales, opfanger den transmitterede lyd og sender den tilbage til den ende, hvor der tales. Problemet opstår sandsynligvis, fordi afstanden mellem højtaler og mikrofon har været for lille. Problemet er blevet løst ved at opstille en form for afskærmning mellem højtaler og mikrofon. Man bør være opmærksom på dette ved opsætning af udstyret. I enkelte tilfælde har retterne og de deltagende parter ved videomøder oplevet, at lydniveauet på udstyret var indstillet på en sådan måde, at mikrofonerne opfangede baggrundsstøj. Dette virkede naturligvis forstyrrende på videomødedeltagerne i den modsatte ende. Dette vedrører dog i princippet ikke udstyrets kvalitet, men derimod justeringen af udstyret. I København har vurderingen af udstyret været præget af, at de opsatte tv-skærme har været vurderet til ikke at have haft en tilstrækkelig størrelse i forhold til lokalernes størrelse. Dette bliver specielt et problem, når der skal vises picture-inpicture, hvor det indsatte billede bliver så lille, at det kan være svært at se fra beskuerens plads. Der er blevet besluttet at udskifte skærmen overfor dommeren. Udskiftningen er bestilt men endnu ikke leveret. Skærmen fra Københavns byret genbruges til et mobilt udstyr i Domstolsstyrelsen. På Bornholm har der i stedet for tv-skærme været opsat fastmonterede projektorer og lærreder, hvilket har givet et meget større billede, som udover at gøre det nemmere for parterne i sagen at se picture-in-picture også har fordelen af at være synligt fra tilhørerpladserne. Generelt vurderes billedkvaliteten ved brug af projektorer og lærreder at være lige så god som ved brug af skærme. Gennem brugerevalueringerne og anden observation af udstyret kan det konstateres, at der som regel opnås den bedste kvalitet af billede og lyd med udstyr af # 6 6 0 9 1 9 9 6 2 1