Fælles Med Administrationen Referat Mødedato: Tirsdag den 24-02-2009 Starttidspunkt for møde: 14:00 Mødelokale: Mødelokale 1 Deltagere: Jørgen Christiansen, Kristen Ditlevsen, Hanne Andersson, Niels Peter Jensen, Kurt Habekost, Kurt Karlsson, Bente Lykke Petersen, Bente Littau, Kirsten Bernth, Bente Wittmann, Trine Simonsen, Josephine Hansen, Johannes Hansen Bemærkninger: Josephine Hansen forlod mødet efter punkt 18 Fraværende: Afbud: Lisbeth Ejlersen
Fælles Med Administrationen, Tirsdag den 24-02-2009 Indholdsfortegnelse Sag nr. Side 13. Godkendelse af dagsorden 11 14. Godkendelse af referat fra mødet den 14.01.09 11 15. Personalerepræsentanter i udvalget 11 16. Orientering om evaluering af den administrative struktur 12 17. Lukkedage på Rådhuset i 2009 13 18. Orientering om IT-situationen 13 19. Drøftelse af skiltning på Rådhuset 14 20. Meddelelser 14 21. Eventuelt 14 22. Evaluering af mødet 15 Bilagsoversigt 16 Underskriftsside 17
Fælles Med Administrationen, Tirsdag den 24-02-2009 11 13. Godkendelse af dagsorden 08/19900 81.38.06P35 Åben sag Godkendt 14. Godkendelse af referat fra mødet den 14.01.09 08/19900 81.38.06P35 Åben sag Bilag - 161148 Åben Referat 14.01.09 FMU - Administration Godkendt 15. Personalerepræsentanter i udvalget 08/3495 00.01.00A16 Åben sag Efter MED-aftalen for Langeland Kommune udpeges repræsentanterne til Fælles MED af organisationerne efter en intern aftale mellem disse. I forhold til Fælles MED for administrationen har forhandlingsudvalget godkendt en fravigelse fra denne regel, således at de enkelte afdelinger udpeger en personalerepræsentant til Fælles MED. Desuden skal sikkerhedsrepræsentanten have sæde i udvalget. For hvert medlem udpeger afdelingen en suppleant. På grund af ændringer i arbejdsdelingen mellem afdelingerne samt interne personalerokeringer ønsker personalesiden en drøftelse af repræsentationen for de enkelte afdelinger. Det fremtidige udgangspunkt - som ville være en kombination af reglerne i MEDaftalen og den nuværende ordning - kunne være, at det primært skulle være tillidsmænd, der repræsenterede afdelingerne, mens afdelinger, hvor der ikke er tillidsmænd fortsat vælger en repræsentant. Det bør i diskussionen indgå overvejelser om fremgangsmåde, såfremt der i en afdeling er ansat flere tillidsrepræsentanter, repræsenterende forskellige organisationer. I henhold til dispensationsaftalen for nedsættelse af FMU Administrationen blev det præciseret, at i de afdelinger, hvor der er tillidsrepræsentanter, skal disse udpeges til FMU. Er der flere tillidsrepræsentanter aftaler disse indbyrdes, hvem der er repræsentant og hvem, der er suppleant. Alle afdelinger skal have udpeget suppleanter. Med baggrund i ovenstående skifter Børn og Kultur repræsentant. Borgerservice og Løn og personale skal have udpeget suppleanter.
Fælles Med Administrationen, Tirsdag den 24-02-2009 12 Der skal desuden ske udpegning fra de nye afdelinger Ældre og IT og Service. Næstformanden afklarer dette. 16. Orientering om evaluering af den administrative struktur 08/17915 83.15.04A21 Åben sag Konsulentfirmaet H. C. Vestergaard har den 26. januar 2009 afleveret den endelige rapport i forbindelse med evalueringen af den administrative organisation. Rapporten indeholder en række anbefalinger, der såfremt de skal gennemføres kræver politiske beslutninger, samt en række anbefalinger, der kan gennemføres administrativt. Rapporten blev forelagt evalueringens styregruppe forud for Økonomiudvalgets møde den 2. februar 2009. Økonomiudvalget besluttede at anbefale, at der indarbejdes en fagdirektørmodel indeholdende en kommunaldirektør og 2 direktører, og at der indføres målog rammestyring. Samtidig blev H.C. Vestergaard anmodet om at udarbejde oplæg til implementering af rapportens anbefalinger. Oplægget blev behandlet på kommunalbestyrelsens møde den 9. februar 2009 hvor et flertal besluttede at godkende Økonomiudvalgets indstilling. Lisa Pihl tog forbehold overfor en ledelsesorganisation på 4 niveauer. Johan Norden stemte imod. Der blev samtidig givet en bevilling på kr. 100.000 til arbejdet med implementering af anbefalingerne. Personalet ønsker en tydelig forklaring på forskellen på en fagdirektørmodel og den ledelsesmodel, der praktiseres i dag. Desuden ønskes det oplyst, om der er taget stilling til hvorledes/hvornår kritikpunkterne der er uafhængig af organisationsmodellen skal/kan løses. Formanden oplyste, at den rene direktionsmodel betyder at alle direktører har ansvar for helheden. Desuden var opgavefordelingen i Langeland Kommune tænkt således, at udviklingsdirektøren forestod bestilleropgaven, medens servicedirektøren forestod udføreropgaven. I en fagdirektørmodel har alle direktører ansvar for helheden men også for et eller flere fagområder. Der blev stillet spørgsmål til afdelingsniveauet herunder sammenhængen til og samarbejdet med andre afdelinger, f.eks. Børn og Unge i forhold til Voksen. Formanden oplyste, at antallet af afdelinger og samarbejdsrelationerne vil blive afklaret i det videre forløb. Foreløbigt er det kun fastlagt, at der skal være en direktion med 3 medlemmer og stabschefen som associeret medlem. Masterplanen for implementeringen af den nye organisation vil blive drøftet i FMU og det
Fælles Med Administrationen, Tirsdag den 24-02-2009 13 forventes at ændringerne kan træde i kraft, når de er på plads og politisk godkendt. Der blev givet tilsagn om, at personalet vil blive orienteret, inden pressen orienteres. 17. Lukkedage på Rådhuset i 2009 09/3172 00.14.00P21 Åben sag Det er tidligere aftalt, at dagen efter Kr. Himmelfart holdes Rådhuset lukket. 1. maj og 5. juni har været halve fridage. Der ønskes en drøftelse af, om disse dage skal være hele fridage. Tilsvarende er det aftalt, at der holdes lukket mellem jul og nytår. I 2009 er der 3 sammenhængende arbejdsdage i denne periode, hvorfor det skal drøftes om beslutningen skal fastholdes. Det blev aftalt, at Rådhuset fremover vil være lukket dagen efter Kristi Himmelfart, 1. maj og 5. juni, ligesom der vil være lukket mellem jul og nytår. 18. Orientering om IT-situationen 09/3160 85.11.00P22 Åben sag Der har i slutningen af uge 5 og det meste af uge 6 været problemer med IT-driften. Problemerne skulle nu være under kontrol, men der er ønske om en drøftelse af informationsniveau og mål og forventninger til IT-driften. Formanden orienterede om de konstaterede problemer, hvor det blandt andet er blevet kendt, at ikke alle maskiner i Langeland Kommune er inden for domænet, hvilket betyder at de ikke kan serviceres direkte fra IT-afdelingen. Der vil derfor blive arbejdet med standardisering af applikationer og der skal foretages en opdatering af udstyret. Der skal desuden arbejdes med mere struktur på slutbrugerniveau. Peter Vestergaard er p.t. udlånt af KMD. Det er hans opgave at bistå i forbindelse med løsning af tekniske problemer, men også se på arbejdsprocesserne i IT-afdelingen. Der blev på mødet fremført ønske om indførelse af telefontid i IT-afdelingen, ligesom der blev givet tilsagn om medvirken fra brugerne ved prioritering af opgaver. I den forbindelse blev det tilkendegivet, at der skal etableres en vagtordning i IT, hvorfor der senere vil komme en udmelding om, hvornår man kan kontakte afdelingen. Ledelsen opfordrede til, at man i de enkelte afdelinger var velvillig i forhold til udpegning af superbrugere. Afklaring af om der skal satses på pc er eller terminaler afventer en udmelding fra Peter
Fælles Med Administrationen, Tirsdag den 24-02-2009 14 Vestergaard. 19. Drøftelse af skiltning på Rådhuset 09/3166 82.12.00P07 Åben sag Der ønskes en drøftelse af en udvidet skiltning på Rådhuset, således at der for hver hovedafdeling angives arbejdsopgaver f.eks. Voksenafdeling - Boligstøtte, kontakthjælp, pension. Der er desuden stillet forslag om, at der ved opgangen til Sundhedsafdelingen opsættes skiltning, der henviser til øvrige hovedafdelinger. Der vil blive arbejdet med en bedre information ved ankomsten til Rådhuset. Inden længe vil der også være direkte adgang fra Borgerservice til Voksen. 20. Meddelelser 08/19899 00.13.06A50 Åben sag Meddelelser: økonomi arbejdsmiljø/sikkerhed uddannelse teknologi ligestilling sygefravær Der er problemer med udsugning fra printer i Borgerservice. Der er generelt kulde/varmeproblemer på 1. sal. Kan evt. skyldes store åbne gangarealer uden opvarmning. Der blev spurgt til overfaldsalarmer til Børn og Kultur, samt hvad man gør, når alarmen går. Der blev i den forbindelse henvist til, at man kan hente inspiration i Voksen, der har arbejdet med egenindsats. 21. Eventuelt 08/19899 00.13.06A50 Åben sag Medarbejdersiden tilkendegav forundring over, at der ikke var kommet nogen politisk
Fælles Med Administrationen, Tirsdag den 24-02-2009 15 reaktion på det, der måtte betragtes som chikane af en kollega. Ledelsen tilkendegav, at situationen var meget tæt på en ledelsesmæssig reaktion, men at det skulle vurderes med baggrund i, at det ikke var den pågældende medarbejder, der var sagens kerne. Der blev givet tilsagn om, at man ledelsesmæssigt vil vurdere, når det er tiden at reagere. 22. Evaluering af mødet 08/19900 81.38.06P35 Åben sag Ingen bemærkninger.
Fælles Med Administrationen, Tirsdag den 24-02-2009 16 Bilagsoversigt Punkt nr. Tilgang Titel 14 Åben Referat 14.01.09 FMU - Administration
Fælles Med Administrationen, Tirsdag den 24-02-2009 17 Underskriftsside Jørgen Christiansen - Formand Bente Lykke Petersen - næstformand