5. maj 2015 Referat af møde i FU Tirsdag den 5. maj 2015, kl. 16.00-19.00 Mødrehjælpen, Nørre Voldgade 80, København K Deltagere Mads Roke Clausen, Maria Norup Hertz, Pernille Iversen, Solveig Løfberg, Lisbeth Brandt, Sarah Bech-Lodahl, Karin Dyrborg, Sarah Crone Afbud Referent Helle Munch Oldefar Carina Nadia Pajor Inden mødet var der en kort præsentationsrunde og en velkomst til de nye FU medlemmer. 1. Godkendelse af dagsorden (G) Dagsorden godkendt. 2. Velkommen og Konstituering (G) Mads byder velkommen og gennemgår posterne i udvalget. Mødrehjælpens direktør er formand for FU og posten som næstformand skal udpeges blandt en af repræsentanterne fra det frivillige område. Lisbeth meddeler at hun gerne stiller op. Helle Oldefar som ikke deltager i mødet har meddelt på skrift, at hun også stiller op. Lisbeth forklarer, at hun har været med fra starten og af den grund har meget viden omkring udvalgets arbejde. Grundet Lisbeths erfaring vedtages det at Lisbeth Brandt udpeges som næstformand for FU. Formand og næstformand skal fremover stille en dagsorden. I henhold til FU retningslinjer og valgprocedure skal det også besluttes hvem, der skal sidde for ét, og hvem der skal sidde for to år. Sarah Crone som er repræsentant for de rådgivningsfrivillige og Sarah Bech-Lodahl som er repræsentant for lokalforeningerne ønsker begge at stille op i to år, så det bliver vedtaget. (Jf. bilag 1 hvor poster og valgperiode fremgår). 3. Gennemgang af tilrettede retningslinjer for FU (O) Maria fortæller om de tilrettede retningslinjer. Der er tale om præcisering af formandskabet, og at valgproceduren er blevet tilrettet. Hun tilføjer endvidere, at retningslinjerne løbende vil blive udviklet, da udvalget stadig er nyt, og der kan opstå behov for præciseringer i sammenhæng med Mødrehjælpens øvrige udviklingsarbejde.
4. Status på FU s arbejde (O) Maria orienterer om hvilke arbejdsopgaver, der ligger i FU. Herunder også at repræsentantskabet kan videresende opgaver til behandling i FU. Hun fortæller om udvalgets arbejde og de behandlede emner fra det forgangne år. FU har berørt emnet kontaktlister, og at FU nu er kommet på Mødrehjælpens intranet. Lisbeth fortæller, at de frivillige har en udfordring med mailadresser og skabeloner, som skal bruges, og som er svære at finde på hjemmesiden. Hertil oplyser Maria, at der arbejdes på sagen. Maria fortæller om udvikling af kurser for Mødrehjælpens frivillige, og Pernille fortæller om arbejdsmiljø, og hvordan det kan gavne ude i butikker og lokalforeningerne. Maria taler om hvilke aktiviteter, der kunne være relevante for brugerne. Sarah Crone fortæller om et projekt, de har i Sydhavnen. Da der er nye medlemmer i udvalget som ikke kommer ikke har kendskab til Mødrehjælpens lokalforeninger mv. forklarer Lisbeth forskellen på fondsbutikkerne og lokalforeningerne i Mødrehjælpen. Hun fortæller, at lokalforeningerne afholder lokale netværksaktiviteter som fx Den rullende kagemand, og fondsbutikkerne driver butik, hvor hele overskuddet går til Mødrehjælpens nationale indsats og rådgivningsarbejde. Lisbeth efterspørger en strømlinet standard, så en aktivitet som Den rullende kagemand er ens over hele landet. Maria tilføjer, at det netop er noget der arbejdes på ifbm. frivilligvisionen. Solveig tilføjer, at startpakker heller ikke er ens fra butik til butik. Mads siger, at det er svært at lære på tværs af hinanden, når alle gør det forskelligt. Maria fremhæver, at det er vigtigt, at hjælpen kommer ud til de rigtige brugere og at brugerne oplever en ens ydelse og samme høje standart på tværs af alle lokalforeninger og øvrige tilbud. Maria taler om frivilligvisionen, og hvorfor det er vigtigt, at vi arbejder i samme retning og indfører ens standarder. Pernille oplyser, at materiale til introkursus til de frivillige er udarbejdet og kan igangsættes til efteråret 2015, og at det vil give mening at afholde kurset i de forskellige rådgivningscentre. Tilbuddet er til de nye frivillige og til dem, som gerne vil have genopfrisket deres viden om Mødrehjælpen og den fælles indsats. Rengøring (D) Flere frivillige har på de regionale møder efterspurgt muligheden for at købe sig til rengøring i butikkerne, da det er en for stor opgave at varetage for mange af især de ældre frivillige i butikkerne. Emnet er derfor sat til behandling i FU hvor Maria fremlagde følgende overvejelser og bud på løsninger: Der er store lokale forskelle på behov og løsningsmodeller, og for at tilgodese flest muligt, er det blevet besluttet, at man som lokalforening kan betale sig fra rengøring. Udgifterne hertil vil ikke være fradragsberettigede, det vil sige, de kan ikke trækkes fra som driftsudgift til butikken, men tæller som en aktivitet, der dækkes af lokalforeningens overskud. Der vil dog være mulighed for at trække to årlige sæsonhovedrengøringer fra som driftsomkostning inden de 45 % i overskudsdeling beregnes. Herunder vil også høre de daglige udgifter til rengøringsartikler med et beløb svarende til maksimum kr. 5.000 om året. Til håndtering af den daglige rengøring kan man som lokalforening overveje fx at de frivillige i butikken selv står for udførelsen
entrere med en lokal udbyder lave en aftale med nogle studerende, som betales for det rekruttere nogle studerende, som gerne vil lægge en frivillig indsats i butikken med rengøring annoncere målrettet på www.frivillig.dk efter frivillige, som gerne vil være en del af den frivillige indsats i butikken ved at byde ind med rengøring I mange lokalforeninger er det en integreret del af butiksindsatsen at hjælpe med ved rengøringen. I nogle butikker er der en liste, man kan skrive sig på for månedens rengøringsopgaver og i andre foretages rengøringen dagligt at dem, som er på vagt. Der er forskellige måder at håndtere opgaven på, og man er altid velkommen til at kontakte sin konsulent for at få inspiration og sparring til planlægningen. Hvis man ønsker at entrere med en lokal udbyder, skal der være kontrakt på ydelsen, og der skal foreligge faktura på udbetalingerne, som kan forevises efter anmodning fra revisor. Man står selv som lokalforening for planlægning og indhentning af tilbud fra lokal udbyder. Laves der en aftale med fx nogle studerende gælder samme ovennævnte forhold. Frivilligafdelingen vil gerne være behjælpelig med at udarbejde en standardkontrakt til denne løsning. Ifølge Statens overenskomst indplaceres aflønningen under timeløn til studerende på laveste løntrin med en timeløn på 116,43 kr. Hvis rengøringen er for tungt et arbejde for de frivillige i butikken, kan man finde hjælp til det fysisk hårde arbejde ved at få kontakt med nogle unge, som gerne vil donere deres tid til fx rengøring og oprydning på lager osv. I et samarbejde mellem Kulturministeriet, Undervisningsministeriet og Ministeriet for Børn, Ligestilling Integration og Sociale Forhold er der oprettet Projekt Frivillig, hvor man som forening kan lave et opslag, som de unge kan henvende sig på baggrund af. Projekt Frivillig er et projekt, hvor studerende på en ungdomsuddannelse kan engagere sig i en afgrænset frivillig indsats i en selvvalgt organisation. Når den unge har udført 20 timers frivilligt arbejde, får den pågældende et frivilligbevis, som kan vedlægges ansøgninger mv. Man kan læse mere om Projekt Frivillig på deres hjemmeside http://www.projektfrivillig.dk/. For fondsbutikkerne gælder det, at der her kan betales for to årlige sæsonhovedrengøringer. Den daglige opgave med at holde butikken ren foretages af de butiksfrivillige og er en del af den daglige drift. Efter Marias oplæg blev emnet diskuteret meget grundigt da flere af udvalgets frivilligrepræsentanter stillede sig skeptiske overfor fremlagte løsningsforslag. Karin Dyrborg påpegede, at en sådan beslutning kan medføre en glidebane ifht. evt. øgede omkostninger på adm. og driftsopgaver. Hvis man eksempelvis må betale sig fra rengøring hvad bliver så det næste man ønsker at betale sig fra. Karin mente derfor, at rengøringen såvel som andre praktiske opgaver nødvendigvis må ses som en del af det samlede opgavesæt man skal varetage som butiksfrivillig. Denne pointe var der stor opbakning til i udvalget. Karin mente også, at man skal se det i sammenhæng med en potentiel dalende motivation fra de frivilliges side. Kan man betales sig fra opgaver mister man både en føling med dem og på sigt også en
motivationen for at gå den ekstra meter for, at sikre at overskuddet går til det rigtige, i dette tilfælde brugerne. Lisbeth bakker op og fortæller om, at de på Amager også har haft udfordringer mht. at få rengøringen klaret af frivillige. Men efter at have betalt sig fra opgaven går de nu tilbage til en model hvor de frivillige skal varetage opgaven. Argumentet er, at sikre størst muligt overskud til gavn for sagen vi alle arbejder for. Udvalgets frivilligrepræsentanter hælder til, at det ikke skal være muligt at betale sig fra rengøring. Men for at imødekomme de lokalforeninger der pt. har store udfordringer med opgaven godkendes ovenstående forslag fremlagt af Maria. Udvalget ønsker dog at komme med en generel opfordring til alle om, at se kritisk på de betalte ydelser de har samt at opsøge viden på tværs om løsningsforslag til hvorledes rengøring kan varetages af frivillige uproblematisk. FU beslutter, at drøftelsen og beslutningen vil blive taget op igen når Maria har gennemset alle nye budgetter for 2016 samt årsregnskaberne for 2015. Der vil således blive synligt hvor store udgifterne er på området, hvorfra der foretages en vurdering af omkostningerne og behovet. Sarah Crone foreslår en forretningsmodel, hvor alle butikker bliver målt ud fra procentmæssige driftsomkostninger taget ud fra deres omsætning. For at gøre denne model mulig er det nødvendigt at lave en analyse på tværs af landet og finde deres forbrugsmønstre og derudfra lave nye målinger. Man bør derefter involvere de frivillige, således at de bliver bevidste om deres eget driftsresultat heraf omsætning minus omkostninger. Maria slutter punktet af med at fortælle, at det til sammenligning med andre organisationer der driver genbrugsbutikker ikke er praksis eller muligt, at betale sig fra rengøringen. Således varetages sådanne opgaver fuldt ud af de frivillige der står i butikkerne. 5. Afdækning af psykisk arbejdsmiljø (D) Pernille fortæller om psykisk arbejdsmiljø, og at der er flere måder at afdække det på. Et godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø er en medvirkende faktor til at skabe trivsel og arbejdsglæde. Det er derfor vigtig at have fokus på arbejdsmiljøet, idet det er med til at skabe fastholdelse, tiltrækning og motivation. En afgørende faktor i forhold til at arbejde med arbejdsmiljøet er at alle inddrages aktivt i processen. Inddragelse skaber ejerskab og medindflydelse og derved kan et bedre resultat opnås. Det fysiske arbejdsmiljø: Den mest traditionelle måde, at afdække det fysiske arbejdsmiljø er gennem et spørgeskema undersøgelse. Der spørges ind til forhold såsom temperatur, luftkvalitet, lys, arbejdsstillinger mv. Det er ligeledes muligt at have det fysiske arbejdsmiljø som et punkt på dagsorden på et personalemøde.
Det psykiske arbejdsmiljø: Spørgeskema undersøgelse En måde at afdække det psykiske arbejdsmiljø er via et anonymt spørgeskema. Undersøgelsen kan have fokus på emner såsom trivsel, arbejdsglæde, samarbejde mv. På baggrund af resultaterne fra undersøgelsen faciliteres et møde, hvor forbedringstiltag drøftes og behandles. Møde med fokus på arbejdsmiljøet En anden måde at afdække det psykiske arbejdsmiljø er ved at invitere til møde om emnet. Der er på forhånd defineret nogle emner inden for området, som deltagerne skal reflektere over inden mødet. Der udpeges en møde facilitator. Vedkommende styrer diskussionerne og faciliteter processen. På mødet skabes enighed om hvilke fokus områder, der efterfølgende skal arbejdes med. Disse nedskrives i en handleplan, der løbende arbejdes med og drøftes på personalemøder. Personalemøder På personalemøder kan et fast punkt på dagsorden være arbejdsmiljø. På den måde bliver arbejdsmiljøet kontinuerligt italesat. En måde, at have emnet på dagsorden kan være ved, at hvert møde afsluttes med en runde, hvor alle byder ind med en positiv historie fra arbejdet. Hvad skete der? Hvad gjorde mig glad? Hvad var det der fik det til at lykkedes? Hvordan medvirkede mine kolleger? Sociale arrangementer Løbende sociale arrangementer, hvor alle får snakket med hinanden kan være med til at skabe et bedre psykisk arbejdsmiljø. Der kan ved hvert arrangement være indlagt små lege omhandlende samarbejde i grupper. Det er vigtigt, at det gøres til en hyggelig ting, hvor overskriften ikke er vi skal arbejde med vores psykiske arbejdsmiljø!. Mentorordning En erfaren frivillig bliver ansvarlig for en ny. Den erfarne får ansvar for oplæring og at den nye lærer de andre at kende. Derved kommer den nye hurtigere ind i arbejdsopgaverne og oplever sig selv som en del af gruppen og fællesskabet. De forskellige tiltag og muligheder drøftes. Lisbeth fortæller om en spørgeskemaundersøgelse de har gennemført i Amager lokalforening omhandlende trivsel. Lisbeth fortæller hvordan undersøgelsen gav dem et grundlag og en platform til yderligere dialog om trivsel mv. blandt de frivillige. Pernille pointerer, at der ved brug af spørgeskemaer vil komme andre spørgsmål/svar frem, fremfor ved at benytte et dialogmøde. Man kan også have løbende opsyn på arbejdsmiljøet fx ved at bruge den sidste del af et personalemøde (eller andre møder) på at høre, hvordan deres dag har været. Sociale arrangementer er desuden rigtig vigtige for et godt
arbejdsmiljø. Pernille fortæller, at HR kan udarbejder materiale til gennemførsel af en trivselsundersøgelse til alle butikker og lokalforeninger. Materialet skal udarbejdes på en måde så der kan arbejdes med det lokalt og ikke styres fra fondens HR afdeling. Det bakkes der op om i udvalget. 6. Prioritering af arbejdsopgaver (D) Maria opfordre til at vi gennemser opfølgningslisten kritisk så den er gennemsigtig og tydligt afspejler hvilke punkter der er behandlet og afsluttet, hvilke der er i proces og i gang med at blive behandlet og endelig hvilke emner som mangler at blive behandlet. Visse pkt. på listen er ikke længere aktuelle og skal derfor fjernes. Ved kommende møde vil Maria have gennemgået listen og kategoriseret div. pkt. Det besluttes at pkt. om Frivillig Fredag bliver lagt direkte ned i frivilligafdelingen til behandling. Frivilligafdelingen skal således komme med et udspil til måder hvorpå man lokalt kan engagere dig i Frivillig Fredag. Maria efterlyser ønsker til punkter til næste møde. Sarah Crone foreslår de sociale medier, og at deres betydning for kontakten med brugerne. Maria nævner, at kommunikationsafdelingen ved dette punkt skal involveres, og Mads foreslår, derfor at sætte punktet på opfølgningslisten. Dette vedtages. 7. Sandwich + eventuelt Rundt om bordet. Her fortæller alle om sig selv, sin baggrund, og hvorfor de har valgt Mødrehjælpen. 8. Mødekalender Næste møde er sat til d. 4. august 2015. Da både mads og Maria afvikler sommerferie på det tidspunkt vil frivilligafdelingen med udsendelse af referatet foreslå en ny dato.