Ved at tilpasse administrationen inden for fire overordnede indsatsområder, kan kommuner reducere den tid, virksomhederne bruger på affaldshåndtering med 15-20%! Denne brochure giver en forsmag på nogle af de succesfulde tiltag, som har vist sig at lette byrderne og øge tilfredsheden hos virksomhederne. Erhvers- og Selskabsstyrelsen Kampmannsgade 1, 1780 København V Tlf. 33 30 77 00 Fax 33 30 77 99 E-post eogs@eogs.dk www.eogs.dk Fanfare/Lillebror Aps www.fanfare.dk Gode erfaringer fra 8 kommuner Erhvervsaffald
Inspiration til at lette virksomhedernes byrder i affaldshåndteringen Kommuner kan lære meget af hinanden. Vidensdeling og inspiration giver dynamik og nytænkning. Der er stor forskel på den måde, kommuner har valgt at administrere virksomhedernes håndtering af erhvervsaffald på. Det er baggrunden for, at Erhvervsog Selskabsstyrelsen i samarbejde med KL har gennemført en undersøgelse, der sammenligner, hvordan 40 kommuner håndterer deres erhvervsaffald. Hensigten har været at finde tiltag, som mindsker virksomhedernes besvær med at håndtere affald uden at det går ud over miljømæssige (eller forudsætter bestemte organisatoriske) forhold i kommunen. Undersøgelsen er baseret på interview med 40 kommuner samt med 30 virksomheder i hver af disse. Otte kommuner udmærkede sig ved, at virksomhederne i kommunerne brugte relativt få timer på affaldshåndteringen. De følte, at de fik god information, samtidig med at affaldsgebyrerne var blandt de billigste. Denne brochure bygger på otte kommuners succcesfulde tiltag, som har vist sig at lette byrderne og øge tilfredsheden hos virksomhederne. Brochuren er derfor ment som en inspiration til, hvordan administrationen af erhvervsaffaldsområdet kan indrettes til gavn for de lokale virksomheder. Fire enkle indsatsområder Ved at tilpasse administrationen inden for fire overordnede indsatsområder, kan kommunen reducere den tid, virksomhederne bruger på affaldshåndtering med 15-20%! Områderne er følgende: 1. Information Sørger kommunen for, at den rette information når virksomhederne, bliver det lettere for dem at administrere affaldhåndteringen. 2. Tilsyn og rådgivning Alle virksomheder har pligt til at orientere sig om de regler, som gælder på erhvervsaffaldsområdet. For
Bedre information til virksomhederne Information Indsatsområder at lette virksomhedernes byrder kan kommunen dog med fordel tage den nuværende administration af erhvervsaffald op til revision. Kommunerne bør undersøge, om det er muligt at forbedre indsatsen i forhold til tilsyn og rådgivning. 3. Sortering og opbevaring Stigende miljøkrav gør sortering og opbevaring til en vigtig og tidskrævende opgave for virksomheden. En aktiv indsats med konkret hjælp fra kommunen kan på mange måder hjælpe virksomhederne, så de ikke bare minimerer affaldsproduktionen, men også får en mere effektiv sortering. Indsatsområde 1 Information fra kommunen til virksomhederne Indsatsområde 2 Tilsyn og rådgivning om krav og regler for affaldshåndtering Indsatsområde 3 Sortering og opbevaring af affald. 4. Transport og behandling Transport af affald fra virksomheden til videre behandling, er ikke altid uden problemer for virksomhederne. Skal opgaven lettes er kodeordet derfor "valgfrihed". Få alle detaljerne på nettet Læs mere om de enkelte tiltag på ww.kl.dk/affaldsprojekt-gode-raad. Her kan du også læse, hvilke tiltag, der har virket i andre kommuner, ligesom behovet for ressourcer og tidshorisonter kortlægges. Tiltagene er underbygget med cases. Indsatsområde 4 Transport og behandling af affald. Kommunernes informationsindsats kan ifølge virksomhedernes vurdering blive meget bedre. Læs her gode råd til hvordan. Kriteriet for succes i de tre øvrige indsatsområder er, om den rette information fra kommunen når virksomhederne. Derfor er information til de rette involverede på det rette tidspunkt nødvendigt for at kunne komme igennem med budskaberne om regler og krav. Kort sagt kan man dele informationen op i to retninger: Målrettet information, hvor kommunen, så vidt det er muligt, kun sender den information, der er relevant til virksomheder. Generel information via internettet, som er opdelt på en måde, så virksomhederne selv kan plukke den information de har brug for. Målrettet trykt informationsmateriale Relevant information er i høj grad efterspurgt hos virksomhederne. Det kunne f.eks. være i form af et databladsystem for de
Gode eksempler på bedre dialog med virksomhederne enkelte affaldsfraktioner, som kun de berørte virksomheder modtager. Kommunen kan også sende målrettet information ud til bestemte brancher eller en velkomstpakke til nyetablerede virksomheder. Kan det trykte materiale ikke målrettes, skal det være så overskuelig, at det alligevel er let og hurtigt at finde den relevante information. Generel information på internettet Virksomhederne vil gerne have adgang til informationerne via internettet. Godt 80% af virksomhederne har adgang til internettet, hvilket gør det til et oplagt sted for kommunen at lægge de generelle informationer ud. Når kommunens hjemmeside er tilgængelig 24 timer i døgnet, og indeholder målrettede, strukturerede og ikke mindst overskuelige informationer, bliver det let for virksomhederne at søge den information, de har brug for. Internettet åbner også mulighed for at tilbyde virksomhederne elektroniske indberetningsmuligheder. Ordentligt sprogbrug Sproget i informationsmaterialet må ikke være akademisk og indforstået. Men heller ikke for smart. Den svære balance bliver lettere, når kommunerne f.eks. spørger virksomhederne til råds om sprogbrug, layout og korrektur. Men også professionel assistance, f.eks. fra reklamebureauer, kan sikre et letforståeligt sprog. Mange kommuner er allerede opmærksomme på sprogbruget. Undersøgelsen viser dog, at det er vigtigt at trykte materialer og hjemmesider skrives i et sprog, så virksomhederne ikke skal anstrenge sig for at forstå indholdet. Læs mere om at gøre informationen bedre på www.kl.dk/affaldsprojektgode-raad Et godt sted at starte er at udarbejde en strategi for, hvordan kommunen bør kommunikere med virksomhederne omkring affaldshåndteringen. Rådgivning og dialog med virksomhederne giver en mere positiv holdning til håndteringen af erhvervsaffald. Undersøgelsen viser, at informationen fungerer bedst, når kommunen forstår, hvilke forhold der gør sig gældende i virksomhederne og derefter tilpasser administrationen. Men også når kommunen lægger vægt på rådgivning og dialog, motiveres virksomhederne i højere grad til at overholde krav og regler. Lyt og tilpas individuelt Ved at øge kendskabet til virksomhedernes situation, og få indsatsområderne belyst, kan kommunen blive bedre til at yde den nødvendige rådgivning. Spørg virksomhederne. Inddrag affaldskonsulenten, transportørerne, miljøtilsynet eller personalet på gen- Tilsyn og rådgivning
Tilsyn og rådgivning medvirker til, at krav og regler overholdes Spørgeskemaer er velegnede til at få kendskab til virksomhedens behov. brugspladserne: De har, i gennem periodiske kontakter med virksomhederne, de bedste forudsætninger for indsigt i virksomhedernes situation. Ved at samarbejde med brancheforeninger, f.eks. om fælles møder, kan kommunen nå virksomhederne på steder, hvor de alligevel kommer for at få information. En anden god ide er at holde åbent hus i kommunen med udvalgte temaer. Mulighederne er mange og målet er enkelt: at vise virksomhederne, at der i affaldshåndteringsproblematikken tages udgangspunkt i deres hverdag. Ved at være en aktiv medspiller, bliver det lettere at hjælpe virksomhederne med at forbedre deres indsats på området. Gevinsten for kommunerne er et øget kendskab til virksomhedernes situation, hvilket kan bruges, når den kommunale administration af erhvervsaffaldsområdet skal indrettes. Nås målet, opnås der en vigtig gensidig respekt, som vil gøre kommunen til en samarbejdspartner for virksomhederne. I Hvalsø, Aalborg og Vejle kommune har man gennemført spørgeskemaundersøgelser for at finde ud af, hvilke behov virksomhederne havde i deres håndtering af erhvervsaffald. Dette har betydet, at mange af de tiltag, der siden hen med succes er blevet indført i kommunerne, har taget udgangspunkt i den hverdag, som virksomhederne oplever. Hvordan motiverer kommunen så virksomhederne til at overholde reglerne? Er der tiltag, der er værd at implementere? Er det f.eks. værd at overveje en affaldskonsulent? Læs her, hvordan nogle kommuner bl.a. har grebet sagen an. Affaldskonsulenten en populær løsning 50% mindre tid på affaldshåndtering. Det er, hvad nogle virksomheder, der har adgang til en affaldskonsulent, har oplevet. Virksomhederne roser den lokale affaldskonsulent, fordi de føler, at de får en individuel rådgivning om, hvordan de bedst og billigst opfylder kravene. Men også kommunerne har klare fordele ved at introducere en affaldskonsulent. Det har vist sig, at kommuner med denne individuelle rådgivning opnår bedre sorteringsresultater og mere tilfredse virksomheder. I Vejle kommune opfordrer affaldskonsulenten virksomhedens affaldsansvarlige medarbejdere til at besøge den kommunale affaldsterminal. Her får virksomhederne en rundvisning og ser en film om affaldssystemet i Vejle. På den måde får virksomhederne ved selvsyn en bedre forståelse for, hvorfor det nytter, at der stilles krav til affaldshåndteringen både for virksomhederne og kommunen. Miljøtilsynet et givtigt samarbejde Miljøtilsynets overordnede opgave er uden tvivl at sikre, at virksomhederne overholder gældende krav og regler. Undersøgelsen har dog vist, at fokus på tilsyn og rådgivning frem for på tilsyn alene, kan udvikle den kommunale tilsynsrolle til noget positivt Miljøtilsynene kan medvirke, til at virksomhederne får den rådgivning, de har behov for. Tilsyn og rådgivning
Gør det nemt for virksomhederne at sortere og opbevare affald for både kommune og virksomhed. Der kan vindes meget ved f.eks. at varsle tilsynet og medbringe relevant informationsmateriale, så virksomhederne oplever kommunens rolle som samarbejdende frem for kontrollerende. Det motiverer også virksomhederne til i højere grad at opfylde affaldskravene. En god tone i al miljømæssig rådgivning er en fordel, fordi den på alle måder fremmer dialogen mellem virksomhed og kommune. Samtidig åbner den op for at kunne tale om de små problemer virksomhederne slås med i det daglige. Aalborg Kommune har, udover en udstrakt rådgivning i forbindelse med det almindelige miljøtilsyn, bl.a. gennemført et rådgivningsprojekt med 10 miljøpositive virksomheder. Derudover har miljøafdelingen afholdt en række temadage kaldet Miljødage, hvor virksomheder gratis kunne tilmelde sig forskellige foredrag alt efter interesse og behov. Ønsker du yderligere inspiration til, hvordan kommunen kan forbedre rådgivningen og miljødialogen? Og vil du læse flere cases fra andre kommuner? Så klik ind på ww.kl.dk/affaldsprojekt-gode-raad Virksomhedernes affaldshåndtering kan gøres meget lettere. Det har flere kommuner allerede bevist og giver derfor gerne deres gode råd videre her. Undersøgelsen viste, at kommuner, som har gennemført forskellige tiltag for at lette virksomhedernes affaldssortering og -opbevaring, har haft succes. Flere steder har man også afhjulpet konkrete praktiske problemer i forbindelse med opbevaringen. Resultatet er, at mange virksomheder nu sparer penge på at sortere og opbevare affaldet rigtigt, fordi en større del af affaldet går til genanvendelse frem for forbrænding og deponi. Piktogrammer reducerer tidsforbruget Den suverænt mest tidskrævende opgave for virksomhederne er at sortere affaldet, så det kommer i de rigtige containere. Men ved at indføre piktogrammer på containerne, kan timeforbruget reduceres. Randers Kommune og affaldsselskabet KAVO Sortering og opbevaring
Vis vejen med varierede affaldsløsninger (Sorø) har lettet virksomhedernes sortering ved hjælp af piktogramsystemer. De overskuelige symboler er lette at afkode, hvilket betyder, at virksomhederne ikke er i tvivl om, hvor de forskellige affaldsfraktioner skal udsorteres. Denne hjælp vil spare virksomhederne for en del tid. Piktogrammerne går igen på alt informationsmateriale, på genbrugspladsen og på de containere, der står i virksomhederne. Randers Kommune har udviklet et komplet system, som med succes kan implementeres i andre kommuner. Hurtig reaktion, når der fejlsorteres Overordnet set vil virksomhederne gerne have individuel rådgivning også når det drejer sig om sortering. Enkelte kommuner har derfor indført et system, hvor virksomhederne kontaktes straks, når det konstateres, at de har afleveret fejlsorteret affald til indvejning. Ved at indføre en systematisk reaktion på fejlsorteringer, får kommunen i det lange løb mere tilfredse virksomheder. Virksomhederne får nemlig mulighed for hurtigt at rette fejl i sorteringen af affaldet, og undgår dermed unødige regninger. I Vejle tages der et digitalt billede af containeren med det fejlsorterede affald, hvorefter der udarbejdes en lille rapport, som straks sendes til virksomheden. Affaldskonsulenten modtager en kopi og tilbyder derefter at rådgive virksomheden med at sortere affaldet korrekt. Ønsker du en mere detaljeret beskrivelse af tiltagene? Og vil du vide, hvordan f.eks. indførsel af bagatelgrænser og mulighed for at levere blandet affald kan lette virksomhedernes affaldshåndteringsopgaver? Så klik ind på www.kl.dk/affaldsprojektgode-raad Ønsker virksomhederne forskellige måder at komme af med deres affald på? Er en bredere vifte af affaldsløsninger realistisk uden at ende i administrativt kaos? Undersøgelsen viser et klart ja! Flere virksomheder i undersøgelsen efterlyste et bredere udbud af affaldsordninger, som kunne give dem større fleksibilitet og kombinationsmuligheder. Virksomhederne så gerne, at de inden for visse rammer, kunne vælge mellem forskellige ordninger, og dermed finde den, der passede bedst både økonomisk og praktisk. Denne "efterlysning" stemmer fint overens med det faktum, at flere kommuner og affaldsselskaber allerede har haft succes med at tillade meget forskellige affaldsløsninger. F.eks. har kommunerne givet mulighed for totalløsninger, givet virksomhederne adgang til genbrugspladsen og har i højere grad valgt anvisningsordninger frem for indsamlingsordninger. Flere kommuner bruger i dag deres hjemmesider til at oplyse virksomhederne om de tilgængelige ordninger. Transport og behandling
Et bredere udbud af ordninger giver virksomhederne valgfrihed. Genbrugspladsen en fleksibel løsning Plads til selv at vælge det er sådan de fleste virksomheder opfatter genbrugspladserne. Selv om de umiddelbart bruger nogen tid på selv at aflevere affaldet på pladsen, værdsætter mange, især mindre virksomheder (som bygge- og anlægsvirksomheder), genbrugspladsen fordi de kan spare penge og opbevaringsplads. Der er dog stadig plads til forbedringer. F.eks. er det en god ide: at åbningstiderne passer bedre til virksomhedernes arbejdsdag. at udsende information om pladsens beliggenhed, åbningstid og indretning. at pladserne er bemandede, så rådgivning kan ske på stedet. I Sorø Kommune fremhæver flere virksomheder ordningen med affaldsselskabet KAVO. Her kan virksomhederne bruge alle genbrugspladserne inden for affaldsselskabets område og altså vælge den genbrugsplads, der er tættest på virksomheden eller evt. kørende mandskab. Dette lever fint op til virksomhedernes ønske om fleksibilitet. Kortet over pladsernes geografiske placering udleveres af affaldsselskabet KAVO. Er du interesseret i at få yderligere inspiration til, hvordan virksomhedernes transport og behandlingsmuligheder kan lettes i din kommune? Eller vil du læse mere om finansiering af genbrugspladser? Så klik ind på: www.kl.dk/affaldsprojekt-gode-raad