Den Lægelige Videreuddannelse Håndtering af uhensigtsmæssige uddannelsesforløb i almen praksis www.videreuddannelsen-syd.dk 1
2
Indholdsfortegnelse Indledning... 5 De mest almindelige tegn på et uhensigtsmæssigt uddannelsesforløb... 7 Håndtering af uhensigtsmæssige uddannelsesforløb... 9 Intern intervention - i praksis... 11 Ekstern intervention - Den Lægelige Videreuddannelse inddrages... 12 Forvaltningslov og arbejdsretslige regler... 13 Hvem gør hvad i Region Syd... 16 Referencer og links... 18
4
Indledning Ved et uhensigtsmæssigt uddannelsesforløb forstås: Utilstrækkelig eller manglende opnåelse af kompetencer i forhold til det, som er planlagt i uddannelsesplanen. Der kan være mange årsager til, at kompetencer ikke bliver opnået. Det er vigtigt tidligt at have opmærksomheden rettet mod tegn på uhensigtsmæssige uddannelsesforløb. Således kan der handles hurtigt med en undersøgelse af, hvad der ligger bag, og på denne måde iværksætte en mere langsigtet, målrettet handlingsplan. Det er håbet, at denne bog 1 kan give en konkret og praktisk hjælp til den enkelte praksis. Bogen er ment som et redskab til forebyggelse og håndtering af uhensigtsmæssige uddannelsesforløb i Region Syd. Med venlig hilsen Jesper Isaksen Praktiserende læge, uddannelseskoordinator og PUF lektor Region Syddanmark 1 Bogen er en lettere omskrevet udgave af udgave lavet til sygehuse af nedenstående arbejdsgruppe: Troels Kodal, PUF-lektor Kirsten Müller Bested, PUF-lektor Allan Rohold, PUF-lektor Jonna Skov Madsen, PUF-lektor Steen Tinning, afdelingschef Claus Østergaard, fuldmægtig Frederik Mørk, fuldmægtig Tine Rosengreen Pallisgaard, fuldmægtig 5
6
De mest almindelige tegn på et uhensigtsmæssigt uddannelsesforløb Mangelfuld klinisk viden Dårlig journalføring Følger ikke retningslinjer Problemer med praktiske procedurer Manglende evne til at genkende eller respondere på kritiske kliniske procedurer Forsøger at flytte fokus væk fra egen faglig kunnen Uforklaret fravær Sygefravær Har mere sygefravær end normalt Sygefravær forklares i vage vendinger Andet fravær Møder sent og/eller går for tidligt Bortforklarer fravær Returdage nedprioriteres Har usædvanligt mange toiletbesøg Agerer unormalt eller ændrer adfærd Uærlighed Overdriver eller lyver om tidligere præstationer Vil ikke snakke om tidligere ansættelser Vil ikke snakke om sygehusansættelser på returdage Forsøger at skjule fejl 7
Rigiditet Kan ikke modtage kritik (er afvisende, vred eller bagataliserer) Har svært ved at indgå kompromiser Kan ikke prioritere sine arbejdsopgaver Arbejder langsomt og kan ikke øge tempo under pres Det skal påpeges, at specielt ændring i adfærd ofte kan være udtryk for private belastninger eller ændringer af den sociale status (skilsmisse, sygdom hos børn, ægtefælle osv.). Irritabel og nærtagende Har ofte diskussioner med andre kolleger/personalegrupper eller patienter Oplever ubetydelige kommentarer som kraftig kritik Har et højt stressniveau Trækker sig Trækker sig fra kritiske situationer Undgår at komme i situationer, hvor der skal træffes beslutninger Søger tutorhjælp til uforholdsmæssig mange beslutninger Selektiv i valg af opgaver Mangel på initiativ Laver mange overspringshandlinger Deltager ikke i diskussioner Er ikke en del af fællesskabet, hverken fagligt eller socialt Reaktioner fra omgivelserne Patienterne beder om ny konsultation hos anden læge Patienterne giver udtryk for utilfredshed med læge Personale undgår helst vedkommende og går direkte til seniore læger 8
Håndtering af uhensigtsmæssige uddannelsesforløb Hvis der er mistanke om et uhensigtsmæssigt uddannelsesforløb, er det vigtigt at handle så hurtigt som muligt. Det er en forudsætning for håndtering at der et rimeligt tidsinterval til intervention og uhensigtsmæssige forløb bør være identificeret senest i forbindelse med planlægning af midtvejsevaluering. I første omgang bør man gøre sig følgende overvejelser: Er der et problem? Hvis ja Har det nogen betydning? Hvis ja Der kan være behov for at justere opgaver og ansvar efter behov - hurtigt og på laveste mulige organisationsniveau. Få afklaret om et eventuelt problem er udsprunget af manglende forventningsafstemning/kemi eller af adfæren, sygdom, for lav faglig kompetence, udfordringer der matcher kompetenceniveau eller i organisationen. Grib sagen an på en måde, der er tilpasset den uddannelsessøgendes parathed til forandring. Er uddannelsesforløbet stadig uhensigtsmæssigt, kan de på de næste sider be- 9
skrevne retningslinjer benyttes. Eksempel: Mål Forbedring af medicinsk ekspert, vidensøgning Strategi Læsning af lærebog, kliniske vejledninger, Vis-info, anden litteratur Vurdering/ Evaluering Struktureret vejledersamtale, undervisning af andre 2 uger Deadline Anvendt faglig viden Forbedring af kommunikation med patient Forbedring af danskkundskaber Forbedring af samarbejdsrelationer Forbedring af organisatoriske færdigheder Forbedring af professionalisme Forbedring af undervisnings- og oplæringsevner Journalskrivning, planlægning af udredning, udførelse af procedure Defineres i personlig uddannelsesplan, observeret træning Struktureret vejledersamtale, struktureret observation Struktureret observation evt. video 2 uger 4 uger Sprogkursus Sprogtest 8 uger Defineret i personlig uddannelsesplan, observeret træning med feedback, beskrivelse af krav og forventninger Beskrivelse af gensidige forventninger, observeret træning, vejledersamtaler fokuseret på afvikling af dagens/ugens arbejde Beskrivelse af gensidige forventninger og niveau for selvstændige opgaver, gerne vurderet i 360 graders evaluering med egen evaluering, observeret træning Feedback fra vejleder på undervisning. 360 graders evaluering, struktureret vejledersamtale 360 graders evaluering, struktureret vejledersamtale 360 graders evaluering, direkte observation, struktureret vejledersamtale Struktureret vejledersamtale, 360 graders evaluering hvis andre er undervist/trænet 2 uger 4 uger 2 uger 4 uger 10
Intern intervention - i praksis Tiltag ved uhensigtsmæssige forløb foretages i praksis af tutor i samarbejde med evt. kolleger der deltager som vejledere. Fremgangsmåde Sæt ord på problemet Problemet skal identificeres før relevant intervention kan påbegyndes. Alle kolleger kan bidrage til problemidentifikationen. Hertil kan ovenstående diagnostiske redskab benyttes, ligesom 360 graders evalueringen også vil være et godt redskab. Hjælpeskemaer til kompetencevurdering, 360 graders evaluering, struktureret klinisk observation og struktureret vejledersamtale findes på www.videreuddannelsen-syd.dk under almen medicin. Få afklaret om problemet er udsprunget af manglende forventningsafstemning/kemi eller af adfæren, sygdom, for lav faglig kompetence eller i organisationen. Lav handlingsplanen på basis heraf. Benyt skriftlig dokumentation Referat fra tidligere samtaler Oplysning fra tidligere afdelinger - efter accept Konkrete klager Logbog Kompetencemålinger fra evalueringsskema Journalnotater Afhold vejledersamtale Vejledersamtalen bør være struktureret og målrettet således, at problemets omfang og karakter kan afdækkes. Herudfra udarbejdes en relevant handlingsplan med konkrete mål og deadlines, eksempelvis ud fra modellen på foregående side. Endvidere kan en såkaldt læringskontrakt i denne sammenhæng være et nyttigt redskab. Referat med handlingsplan og opfølgningsdato 11
er obligatorisk. Opfølgning Følg op på det iværksatte - noter det i kalenderen med det samme. Tiltag i de lette sager Opklaring af misforståelser Ny hovedvejleder? Kortvarig aflastning Forhold i arbejdstilrettelæggelsen ændres Sprogtest/sprogkursus Konkret oplæring ved huller i kompetencer Indgåelse af og konkret opfølgning på aftaler og handlingsplaner Generelt skabe et godt uddannelsesmiljø Tiltag i de mere komplekse sager Hvis tiltag ikke forventes at føre til godkendelse af kompetencerne i den nuværende praksis eller kemi er af en sådan karakter at fortsat samarbejde er uudholdelig inddrages Den Lægelige Videreuddannelse. Ekstern intervention - Den Lægelige Videreuddannelse inddrages Iværksættes, hvis den interne intervention ikke har givet tilfredsstillende resultat. Tutor kontakter enten lokale uddannelseskoordinator eller Den Lægelige Videreuddannelse telefonisk eller skriftligt. Uddannelseskoordinator og sagsmedarbejder fra afdelingen vil vurdere sagen og eventuelt selv eller med bistand fra uddannelseskoordinator og evt. PUF-lektor gå ind i sagen. Uddannelseskoordinator og PUF-lektoren kan inddrages tidligt i sagen som resurseperson og sparringspartner i problemløsning. Fremgangsmåden udarbejdes i samarbejde med Den Lægelige Videreuddannelse og kan se således ud: 12
Sæt ord på problemet Problemet skal identificeres, før relevant intervention kan påbegyndes. 360 graders evalueringen kan være et godt redskab. Er problemet udsprunget af forventningsafstemning/kemi eller i organisationen, adfærden, sygdom, eller for lav faglig kompetence? Samtale med eventuel deltagelse fra Den Lægelige Videreuddannelse Samtalen bør være struktureret og målrettet således, at problemets omfang og karakter kan afdækkes. Herudfra udarbejdes en relevant handlingsplan. Dokumentation inddrages Opfølgning Handlingsplanen konkretiseres med planlagte datoer for opfølgning. Den føres i kalender med det samme Tiltag Hvis der er dokumenterede fremskridt, afsluttes sagen Flytte uddannelse til anden praksis Såfremt alle iværksatte tiltag ikke har ført til tilfredsstillende fremskridt og yderligere tiltag ikke vurderes at ville ændre noget, kan man enten give fundamental karrierevejledning med udgangspunkt i den faglige profil for andre specialer eller afbryde uddannelsesforløbet. Se afsnittet Forvaltningslov og arbejdsretslige regler. Forvaltningslov og arbejdsretslige regler Ledelsessamtalen I et uddannelsesforløb vil den daglige supervision og feedback selvfølgelig indgå som et helt naturligt element. Ved mangel på progression, behov for småjusteringer m.v. vil man altid have mulighed for at tage en såkaldt ledelsessamtale med den uddannelsessøgende. En ledelsessamtale er karakteriseret ved at være uformel. Der er ikke behov for 13
mødeindkaldelse. Lederen (tutor) og den pågældende er eneste deltagere, medmindre det skønnes hensigtsmæssigt at involvere andre. Formålet med samtalen er alene at hjælpe og vejlede, og resultatet af samtalen må aldrig blive eller tendere til at være - af sanktionerende karakter. Inddragelse af PUF-lektor og Den Lægelige Videreuddannelse Hvis der er behov for ekstern bistand og mere struktureret assistance, bør lokal uddannelseskoordinator og evt PUF-lektor involveres, og dette vil ofte involvere inddragelse af Den Lægelige Videreuddannelse. Det må tilrådes, at man før en samtales afholdelse har sikret sig en mere håndfast dokumentation i form af skriftlig gengivelse af observerede uhensigtsmæssige episoder med angivelse af tid og sted samt svar på evalueringer. Referat er obligatorisk. Man må nøje overveje samtalens karakter. Samtalen vil fint kunne afholdes alene med deltagelse af tutor, evt. uddannelseskoordinator og PUF-lektor og den uddannelsessøgende og vil kunne afsluttes med et referat, der typisk vil have karakter af en handlingsplan. Det kan være hensigtsmæssigt at tilbyde den uddannelsessøgende at have en bisidder med (typisk TR eller Dynamu). Hvis samtalen imidlertid forventes at kunne komme til at indeholde elementer af sanktionerende karakter anbefales det at uddannelseskoordinator/puf lektor og evt sagsbehandler fra Den Lægelige Videreuddannelse deltager. Ligeledes skal den uddannelsessøgende opfordres til at medtage en bisidder, og hvis pågældende ikke ønsker dette, skal dette fremgå af referatet. Tjenstlig samtale Hvis situationen har udviklet sig på en sådan måde, at uddannelsesforløbet ikke kan forventes afsluttet på normeret tid, eller at en afbrydelse af ansættelsesforholdet kan komme på tale, må man indkalde den uddannelsessøgende til en tjenstlig samtale. Varetages af sagsbehandler fra Den Lægelige Videreuddannelse. Der deltager at 14
uddannelseskoordinator/puf lektor og sagsbehandler fra Den Lægelige Videreuddannelse. Indkaldelse til samtale bør ubetinget ske skriftligt med angivelse af samtalens karakter (=tjenstlig samtale). Endvidere skal pågældende i indkaldelsesskrivelsen opfordres til at medtage en bisidder (typisk TR). Efter samtalen udarbejdes et skriftligt referat, hvori man nøje opregner kritikpunkterne samt angiver hvilke forbedringer, der vil være påkrævet, for at uddannelsesforløbet kan gennemføres med positivt resultat, eller i de mere grelle tilfælde hvilke forbedringer, der vil være påkrævet for at undgå en eventuel afskedigelse. Efterfølgende foranstaltes en partshøring af den uddannelsessøgende, hvor det meddeles, at man påtænker at tildele den uddannelsessøgende en skriftlig advarsel, idet pågældende gives en frist af ca. 1-2 ugers varighed (afhængig af sagens kompleksitet) til at fremkomme med sine eventuelle indsigelser/bemærkninger. Efter partshøringsfristens udløb træffer tutor herefter beslutning om, hvorvidt der skal meddeles en skriftlig advarsel. Afskedigelse Hvis den uddannelsessøgende ikke forbedrer sig i forhold til de i den skriftlige advarsel opsummerede kritikpunkter, vil afskedigelse komme på tale. Dette forudsætter afvikling af en ny partshøring gennemført efter ovennævnte retningslinjer, hvorefter afskedigelse vil kunne finde sted, hvis et sagligt grundlag herfor foreligger. Afskedigelse vil skulle finde sted i overensstemmelse med de i overenskomsten fastsatte opsigelsesvarsler Bortvisning I særlige tilfælde vil bortvisning kunne komme på tale. 15
Det forudsætter en meget grov forseelse (eksempelvis seksuel omgang med patienter, grov vold, tyveri af eksempelvis penge, morfinpræparater el.lign.). Også i disse situationer skal der foretages en partshøring af pågældende. Partshøringen vil dog i dette tilfælde kunne gennemføres med en meget kort svarfrist (3-4 dage). Bortvisning indebærer, at ansættelsesforholdet (og dermed lønudbetalingen) ophører med virkning fra den dato, hvor bortvisningen kommer til den pågældendes kundskab. Henvisning til ansættelsesretlige regler, lovbestemmelser m.v. Den ansættelsesretlige håndtering af uhensigtsmæssige forløb er nærmere beskrevet i 45 i den mellem Regionernes Lønnings- og Takstnævn og Yngre Læger indgåede overenskomst. Desuden henvises til bestemmelserne i Forvaltningsloven herunder specielt reglerne i kapitel 5, 19-21 om partshøring. Klagevejledning Der kan ikke klages til Sundhedsstyrelsen over ansættelsesretlige sanktioner i form af advarsel, opsigelse eller bortvisning. Hvem gør hvad i Region Syd Daglig vejleder I småtingsafdelingen giver den daglige vejleder almindelig feedback til den uddannelsessøgende. Derudover involveres hovedvejleder. Hovedvejleder Håndterer og intervenerer i afdelingen i samarbejde med den uddannelsesansvarlige overlæge. Uddannelsesansvarlig overlæge Håndterer uddannelsesforløbet i dialog med hovedvejleder. Skønner om øvrige inte- 16
ressenter skal involveres. Denne sørger for kontakt til Den Lægelige Videreuddannelse i Vejle, hvis forløbet ikke har kunnet håndteres med tilstrækkelig god fremgang internt i afdelingen. Den Lægelige Videreuddannelse Involveres hvis den interne intervention i afdelingen ikke har kunnet håndteres med tilstrækkelig god fremgang internt i afdelingen. Øvrige aktører der kan trækkes på De primære: Den uddannelsessøgende selv De uddannelsesgivende afdelinger og praksis Afdelingsledelsen Den uddannelsesansvarlige overlæge Hovedvejleder Daglige vejledere Uddannelsessøgende kolleger og andre kolleger Det administrative system De lokale sekretariater for lægers videreuddannelse ved sygehusene De lokale råd for lægers videreuddannelse ved sygehusene Den Lægelige Videreuddannelse PUF-lektorerne Det Regionale Råd for Lægers Videreuddannelse De Sundhedsvidenskabelige Fakulteter Det politiske system De sekundære HR-funktionerne på sygehusene Tillidsmandssystemet Kollegialt netværk Sundhedsstyrelsen Inspektorordningen Junior-inspektorordningen Embedslægeinstitutionen Patienterne 17
Referencer og links Sundhedsstyrelsens Vejledning om kompetencevurdering i den lægelige videreuddannelse : https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=121159 Arbejdsgruppen vedr. uhensigtsmæssige uddannelsesforløb, Den Lægelige Videreuddannelse: Notat. Fremtidens håndtering af uhensigtsmæssige uddannelsesforløb i Region Syddanmark. Maj 2007. 18
19
20