Notat Christian Kofoed-Enevoldsen, John Reynolds og Nina Allin Hellerup, 19. august 2015 Modeller til ledelsesorganisering i Vestsjællands Brandvæsen AUSTRALIA AUSTRIA BELGIUM BRAZIL CHINA DENMARK ESTONIA FINLAND FRANCE GERMANY INDIA ITALY LATVIA LITHUANIA THE NETHERLANDS NORWAY POLAND PORTUGAL SINGAPORE SPAIN SWEDEN SWITZERLAND UNITED KINGDOM USA
1. Indledning og baggrund Vestsjællands Brandvæsen afholdt seminar den 6. august 2015 om den fremtidige ledelsesorganisering. Formålet med seminaret var at udarbejde mindst 2 forslag til ledelsesorganiseringen, der kan fremlægges for den politiske styregruppe ultimo august måned. På seminaret deltog beredskabschefgruppen, projektgruppen og projektledelsen. Udgangspunktet for de udarbejdede forslag blev taget i den vedtagne vedtægt og ejerstrategi for Vestsjællands Brandvæsen. Hertil kommer en række hovedtemaer, som deltagerne pegede på som væsentlige. På baggrund af seminaret er Mercuri Urval blevet bedt om at sammenfatte de opstillede modeller til ledelsesorganisering og øvrige refleksioner i nærværende notat. Med notatet opstilles 2 hovedmodeller for ledelsesorganiseringen i Vestsjællands Brandvæsen. For Model 1 opstilles tre varianter, for Model 2 opstilles to varianter. Der opstilles modeller til og med ledelsesniveau 2, dvs. niveauet under Beredskabsdirektøren. Der er tale om ledere med budget-, styrings- og personaleansvar, herunder både mål- og driftsstyring. Den øvrige organisering vil der skulle tages stilling til efterfølgende. Det forudsættes dog, at der ikke skal være underordnede lokale ledere med personale- eller ledelsesansvar. 2. Principper udgangspunkt for organiseringen Ledelsesorganiseringen i det nye Vestsjællands Brandvæsen skal tage udgangspunkt i de principper, der fremgår af den politisk vedtagne vedtægt og af ejerstrategien. Grundlæggende skal Vestsjællands Brandvæsen drives som en forretning, med fokus på kvalitet og omkostningseffektivitet, ensartet serviceniveau og med evne til løbende tilpasning. Vestsjællands Brandvæsen skal løse opgaver i beredskabsloven (operativt og forebyggende), i fyrværkeriloven, storebæltsberedskabet, brandskolen RESC og en række sideaktiviteter efter nærmere vurdering og i det omfang, at det understøtter de centrale beredskabsmæssige opgaver og ejerkommunerne efterspørger det. Ejerstrategien fastlægger, at ledelseshierarkiet opbygges af få ledelseslag og med det nødvendige, men tilstrækkelige antal ledere. Endvidere skal en del af opgaverne løses decentralt. Kalundborg Kommune er administrationskommune, dvs. har ansvar for opgaver vedr. IT, løn, bogføring osv. Behovet for en stabsfunktion i Vestsjællands Brandvæsen knytter sig derfor kun til betjening af Beredskabsdirektøren, Driftsforum, Beredskabskommissionen, den tværgående ledelsesbetjening og understøttelse internt mv. Endelig er det med ejerstrategien besluttet, at organisationens ledelse og opgaver skal organiseres og tilrettelægges på en sådan måde, at opgaver helt eller delvist kan konkurrenceudsættes. Det indebærer, at der skal kunne afgives kontrolbud og at der skal udarbejdes en udbudsplan. I forlængelse heraf blev der på seminaret om ledelsesorganisering fastlagt 5 hovedtemaer, der skal tages højde for ved valg af model for ledelsesorganiseringen: 1. Service og driftsmæssig nærhed til kommuner, borgere og virksomheder 2. Organisatorisk sammenhængskraft/fælles kultur 3. Styrket faglighed (kvalitet i ydelsen til modtagerne) 4. Stærk ledelse: synlighed ift. medarbejdere, handlekraft og klar ansvarsfordeling 5. Effektiv forretningsdrift (effektivisering, udvikling og udbud) Side 2 af 9
Nedenstående forslag til modeller for ledelsesorganiseringen er udarbejdet og vurderet med udgangspunkt heri. For god ordens skyld skal nævnes, at der i forbindelse med arbejdet med forslag til modeller på seminaret den 6. august 2015 også blev drøftet den rent geografisk opdelte klyngemodel, som man har valgt i Nordjylland, og rene BUM-modeller. Man valgte dog ikke at gå videre med nogle af de typer organisationer, da de nævnte modeller ikke blev vurderet at kunne indhente de nødvendige faglige og økonomiske synergier. 3. Modeller Model 1: Funktionsopdelt model Model 1 er en fagligt funktionsopdelt model, hvor ansvaret for hhv. det forebyggende beredskab, det operative beredskab og sideaktiviteter er samlet i tre ledelsesmæssige enheder på tværs af de tidligere seks beredskaber. Med modellen etableres en ledelsesorganisation bestående af 4 ledere: Beredskabsdirektøren, chef for det Forebyggende beredskab, chef for det Operative beredskab og chef for Sideaktiviteter. Der etableres derudover en stabsfunktion til understøttelse af ledergruppen, betjening af Beredskabskommissionen, Driftsforum mv. Basismodellen for Model 1 fremgår af figur 1. Figur 1. Model 1 Model 1 er udarbejdet i tre varianter, som fremgår nedenfor af organisationsdiagrammer og tilhørende beskrivelser. Forskellene i modellerne handler primært om organiseringen af enheden Sideaktiviteter, placeringen af brandskolen RESC, Storebæltsberedskabet og stabsfunktionen. Fordele og ulemper ved modellerne beskrives efterfølgende. Side 3 af 9
Model 1.a Figur 2: Model 1.a I model 1.a har Forebyggende Beredskab ansvar for samarbejdet med de 6 kommuners myndighedsafdelinger (byggesager, miljø mv.) og de opgaver, der følger i forlængelse heraf. Under det Operative Beredskab ligger alle stationerne og Storebæltsberedskabet. Og under Sideaktiviteter er øvrige funktioner, dels RESC, dels nødkald, tyverialarmer, vagtcentral, hjælpemiddeldepot, udbud, stationsservice og undervisning. Lederen af RESC refererer til chef for Sideaktiviteter og indgår ikke i ledergruppen. Model 1.b Figur 3: Model 1.b I Model 1.b har Forebyggende Beredskab ansvar for samarbejdet med de 6 kommuners myndighedsafdelinger (byggesager, miljø mv.) og de opgaver, der følger i forlængelse heraf. Under det Operative Beredskab ligger alle stationerne. Forskellen ift. Model 1.a er organiseringen af enheden Sideaktiviteter og Stab, hvor alle opgaver vedr. sideaktiviteter og den ledelsesmæssige understøttelse samles. Derudover er Storebæltsberedskabet placeret under Sideaktiviteter og Stab, ligesom RESC er det. Lederen af RESC refererer til chef for Sideaktiviteter og Stab og indgår ikke i ledergruppen. Side 4 af 9
Model 1.c Figur 4: Model 1.c Som i de to foregående modeller har Forebyggende Beredskab ansvar for samarbejdet med de 6 kommuners myndighedsafdelinger (byggesager, miljø mv.) og de opgaver, der følger i forlængelse heraf. Dernæst samles det operative beredskab og sideaktiviteter i enheden Operativt Beredskab og Sideaktiviteter, hvorunder alle stationerne, vagtcentral, hjælpemiddeldepot, nødkald, tyverialarmer, udbud, stationsservice mv. ligger. Endelig etableres enheden Uddannelse, hvorunder RESC og Storebæltsberedskabet placeres. Fordele og ulemper ved Model 1 Fordele og ulemper vurderes i forhold til de opsatte principper for ledelsesorganisering i vedtægter og ejerstrategi samt ud fra de hovedtemaer, der blev fastsat på seminaret om ledelsesorganiseringen. Fordele ved Model 1 uanset variant: - Smal og effektiv ledelsesorganisering - Sikrer/understøtter høj faglighed i opgaveløsningen på tværs i hele organisationen - Gør udbud af stationer mulig uden organisationsændring - Understøtter fælles kulturskabelse - Understøtter synlighed i ledelse - Klart fagligt ansvar - Understøtter sikker drift Ulemper ved Model 1 uanset variant: - Ikke lokal ledelsesmæssig forankring - For smal ledelsesorganisation? - Risiko for faglig silotænkning - Risiko for for stram centralisering - Risiko for for store faglige ansvarsområder Side 5 af 9
Model 2: Geografisk matrix model Model 2 er en geografisk opdelt matrix-organisation i den forstand, at der etableres en ledelsesorganisering bestående af fire ledere (beredskabsdirektør og 3 chefer) og et antal geografiske enheder med hvert et fagligt tværgående ledelsesområde. Hver chef under Beredskabsdirektøren har driftsansvar for både det forebyggende og det operative beredskab samt sideaktiviteter i eget område. Hertil kommer, at hver chef har det overordnede faglige ansvar på tværs i organisationen for hhv. det forebyggende beredskab, det operative beredskab og for sideaktiviteter, herunder hjælpemiddeldepot, vagtcentral, kontrakter og udbud. Ud over de tre enheder etableres også en stabsfunktion til understøttelse af ledergruppen, betjening af Beredskabskommissionen, Driftsforum mv. Basismodellen for Model 2 fremgår af figur 5. Figur 5. Model 2 Model 2 er udarbejdet i to varianter, som fremgår nedenfor af organisationsdiagrammer og tilhørende beskrivelser. Forskellene i modellerne handler primært om antallet af geografiske områder i den samlede organisation. Fordele og ulemper ved modellerne beskrives efterfølgende. Side 6 af 9
Model 2.a Figur 6. Model 2.a I Model 2.a er Vestsjællands Brandvæsen organisatorisk opdelt i tre geografiske områder. Chef for Område 1 har ansvar for det operative og det forebyggende beredskab samt sideaktiviteter indenfor eget område samt Storebæltsberedskabet, både fagligt og personalemæssigt. Samtidig har vedkommende tværgående fagligt ansvar for det operative beredskab i hele organisationen. Chef for Område 2 har ansvar for det operative og det forebyggende beredskab samt sideaktiviteter indenfor eget område, både fagligt og personalemæssigt. Samtidig har vedkommende tværgående fagligt ansvar for det forebyggende beredskab i hele organisationen. På samme måde har chef for Område 3 ansvar for det operative og det forebyggende beredskab samt sideaktiviteter indenfor eget område samt RESC, både fagligt og personalemæssigt. Samtidig har vedkommende tværgående fagligt ansvar for sideaktiviteter, vagtcentral og hjælpemiddeldepot i hele organisationen. Stabsfunktionen referer som i model 1.a og 1.c direkte til Beredskabsdirektøren. Side 7 af 9
Model 2.b Figur 7. Model 2.b I Model 2.b er ledelsesorganisationen opdelt i to geografiske områder, Område 1 og Område 2, og i enheden Sideaktiviteter. Chef for Område 1 har ansvar for det operative og det forebyggende beredskab samt sideaktiviteter indenfor eget område, både fagligt og personalemæssigt. Samtidig har vedkommende tværgående fagligt ansvar for det operative beredskab i hele organisationen. Chef for Område 2 har ansvar for det operative og det forebyggende beredskab samt sideaktiviteter indenfor eget område, både fagligt og personalemæssigt. Samtidig har vedkommende tværgående fagligt ansvar for det forebyggende beredskab i hele organisationen. Chef for Sideaktiviteter har ansvar for RESC, Storebæltsberedskabet, vagtcentral, hjælpemiddeldepot, uddannelse, kontrakter samt sideaktiviteter på tværs i organisationen. Stabsfunktionen refererer som i model 1.a, 1.c og 2.a direkte til Beredskabsdirektøren. Fordele og ulemper ved Model 2 Fordele og ulemper ved Model 2 er vurderet i forhold til de opsatte principper for ledelsesorganisering i vedtægter og ejerstrategi samt ud fra de hovedtemaer, der blev fastsat på seminaret om ledelsesorganiseringen. Fordele ved Model 2 uanset variant: - Understøtter nærhed til lokalområderne - Understøtter den lokale ledelse i områderne (nærhed og synlig ledelse) - Understøtter tværgående og fælles lederskab - Fleksibel model - Matrix-tanken understøtter det tværgående samarbejde - Matrix-organiseringen sikrer tværgående faglig kvalitet - Lokal ledelsesnærhed gør det nemmere at implementere modellen ift. sikker drift Ulemper ved Model 2 uanset variant: - Udfordring ift. tværgående koordinering og ledelse, herunder risiko for geografiske kongeriger - For smal ledelsesorganisation? - Kræver særlig opmærksomhed ift. at skabe en fælles kultur - Større udfordringer ift. at skabe sammenhængskraft på tværs i organisationen Side 8 af 9
- Effektiv forretningsdrift kræver stærk styring grundet geografisk spredt organisation - Det kræver særlig indsats at sikre fælles faglighed - Mange nye samarbejdsformer skal findes bekymring for, om organisationen vil være klar til det. 4. Øvrige opmærksomhedspunkter På seminaret den 6. august 2015 blev der, som det fremgår af de opstillede modeller, taget stilling til ledelsesorganiseringen til og med ledelsesniveau 2. Den øvrige organisering vil der skulle tages stilling til efterfølgende. Det forudsættes dog, at der ikke skal være underordnede lokale ledere med personale- eller ledelsesansvar. I forlængelse heraf understregede deltagerne, at den nye organisering bør rumme mulighed for videreudvikling efter ansættelse af den nye Beredskabsdirektør. Deltagerne pegede samtidig på en række øvrige opmærksomhedspunkter, som der bør tages højde for og udarbejdes i forbindelse med implementering af den nye ledelsesorganisering i Vestsjællands Brandvæsen. Det drejer sig om følgende: Intern styringsmodel Kundestrategi Fortælling om Vestsjællands Brandvæsen, herunder vision og mission Arbejdsprogram Strategi for fastholdelse og rekruttering af såvel deltids- som fuldstidsbrandmænd Etablering af fælles ledelsessprog og praksis Udvikling af personalepolitik, fælles identitet og kultur 5. Opsamling I dette notat fremgår de 2 hovedmodeller til ledelsesorganiseringen i Vestsjællands Brandvæsen, som fremkom på seminaret den 6. august 2015. Der er tale om to helhedsorienterede og bæredygtige modeller, som giver mulighed for effektiv forretningsdrift. Begge modeller er opvejet ift. vedtægter, ejerstrategi og de opstillede hovedtemaer. Hvor Model 1 er en funktionsopdelt model, er Model 2 i højere grad en videreudvikling af det nuværende geografiske opdelte beredskab. Uanset model, er der tale om en smal ledelsesorganisering. Side 9 af 9