Boligselskabet Rosenvænget Referat af organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 07. juni 2011 kl. 17.00 i Fælleshuset, Rosenfeldt 33, 3600 Frederikssund Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden...2 2 Godkendelse af referat...2 3 Boligselskabet Rosenvænget...2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 2 4 Nybyggeri...3 4.1 Vangedevej... 3 4.2 Æblelunden... 3 4.3 Heimdalsvej... 3 4.4 Afdelingen Rosenvænget... 4 4.5 Lukket dagsorden... 4 5 Boligselskabets afdelinger...4 5.1 Undersøgelser vedrørende TV-udbyder... 4 5.2 Orientering om den nye driftsstruktur... 5 6 Mødeplanlægning...5 6.1 Fremtidige dagsordener... 5 6.2 Reklamekampagne... 5 6.3 Lukket dagsorden... 6 7 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Gert E. Olsen, næstformand Jørgen J. Adsersen Karin Thomsen Kim Randrup Christian Leonhard Lena S. Hansen Lone Kirstine Krogsgaard Vivi Gustafson Jørgen Hedestrand Klenke, vidensperson Ole Klenke, vidensperson Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Kim Brokmann, Domea Domea Boligcenter Frederikssund, den 4. Juli 2011 Formand Lars Nielsen indledte mødet med en velkomst til bestyrelsens nye medlem Christian Leonhard, bestyrelsesformand i afdeling Rosenvænget, som blev valgt på repræsentantskabsmødet.
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Bestyrelsen godkendte den udsendte dagsorden uden bemærkninger. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 2. marts 2011. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referat blev godkendt og underskrevet uden bemærkninger. 3 Boligselskabet Rosenvænget 3.1 Orientering fra formanden Der var ikke særlige emner, som formanden ønskede at orientere bestyrelsen om. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Formand Lars Nielsen orienterede kort om arbejdet i Domeas bestyrelse. På sidste bestyrelsesmøde havde bestyrelsen drøftet, at der på tværs af Domea skulle indføres digitale fraflytnings syn, hvor alle opgaver registreres på pc, som videre sendes til de udførende. Et emne, der helt sikkert vil komme mere om. Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Der var ikke bemærkninger til orienteringen. 3.3 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Rosenvænget kan vælge op til 6 repræsentanter. Side 2 af 6
Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Følgende personer blev valgt som repræsentanter på møde i organisationsbestyrelsen den 2. marts 2011: Kim Randrup, Gert E. Olsen, Jørgen J. Adsersen og Lone K Krogsgaard. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 6 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Bestyrelsen udpegede ikke yderligere kandidater, idet de fremmødte, hvis nødvendigt, kunne stemme ved fuldmagt. 4 Nybyggeri 4.1 Vangedevej Bent Gordon Johansen vil orientere om stade for Vangedevej og den forestående indvielse af huset. Beboerne trives og er glade for deres nye boliger. Udearealerne er næsten færdige (udskudt på grund af den hårde vinter) og indvielse forventes gennemført efter sommerferien af hensyn til byrådets kalender. 4.2 Æblelunden Byggeriet skrider planmæssigt frem, idet der dog kan være problemer med levering af betonelementer på grund af et overophedet marked. Der arbejdes for nuværende på sagen. Der har været afholdt to byggeudvalgsmøder, og medlemmerne af byggeudvalget udtrykte tilfredshed med proces og projekt. 4.3 Heimdalsvej Der er udsendt særskilte mails med orientering i sagen, idet det er en stor udfordring at ikke alle licitationsresultater matcher budgettal. Der arbejdes på sagen, og hvis alt går vel, falder det på plads. Der arbejdes med byggestart hen over sommeren. Afdelingsbestyrelsen er fuldt inddraget i hele processen, hvilket LH bekræftede. Side 3 af 6
4.4 Afdelingen Rosenvænget Projektet er af hensyn til krav fra Frederikssund Kommune opdelt i to. Første del er under projektering - det drejer sig om blok b med tagboliger og de seks nye seniorboliger. Seniorboligerne bliver projekteret i lavenergiklasse, mens tagboligerne på grund af pladsmangel ikke helt kan opfylde disse krav. Der forventes licitation efter sommerferien. Afdelingsbestyrelsen er fuldt inddraget i hele processen, hvilket Christian Leonhard, bestyrelsesformand i afdeling Rosenvænget bekræftede. 4.5 Lukket dagsorden Bent Gordon Johansen vil orientere om planerne for fremtidige byggeprojekter. Referat: Bent Gordon Johansen orienterede om stade vedrørende det gamle rådhus i Ølstykke og om en ombygning til boliger. Bent Gordon Johansen orienterede endvidere om, at han havde afholdt møde med Borgmester Willy Eliasen i Egedal Kommune omkring oprettelse af det gamle rådhus til en ny afdeling under Boligselskabet Rosenvænget. Bestyrelsen tog orienteringen om fremtidigt byggeri til efterretning. 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Undersøgelser vedrørende TV-udbyder Bestyrelsesformand i afdeling Gefionparken, Kim Randrup vil orientere om konklusionen vedrørende valg af TV-udbyder. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen vedrørende undersøgelsen angående TV-udbyder til efterretning. Side 4 af 6
5.2 Orientering om den nye driftsstruktur Driftschef Kim Brokmann og Bent Gordon Johansen fremlagde materialet om den nye driftsstruktur, som er udarbejdet i samarbejde mellem driftsleder Palle Thomsen og Kim Brokmann. Beskrivelsen af den nye driftsstruktur blev udleveret på mødet. Det blev fremhævet, at det fælles driftskontor på Heimdalsvej ville give længere åbningstid og deraf forhåbentlig bedre og hurtigere beboerservice. Der vil efter det første år blive fremlagt opgørelse af de opnåede besparelser ved driftsstrukturen, lige som der i efteråret vil blive fremlagt besparelsesmål på andre områder end VVS. Referat: Bestyrelsen godkendte den nye driftsstruktur med igangsætning hen over sommeren 2011. 6 Mødeplanlægning 6.1 Fremtidige dagsordener Vi vil på mødet tage en drøftelse af, hvordan fremtidige dagsordener skal udsendes og ikke mindst bestyrelsens stillingtagen med hensyn til, at der kan forekomme lukkede punkter, som ikke kan offentliggøres. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen godkendte formandens forslag med opdeling af lukkede og åbne punker, således at forretningsfører og formand i fællesskab ved udarbejdelse af dagsorden kan træffe beslutning vedrørende lukning af punkter. Bestyrelsen vil altid efterfølgende kunne kræve et punkt åbnet i referatet. 6.2 Reklamekampagne Der vil til mødet være udarbejdet oplæg til en mulig reklamekampagne for Boligselskabet Rosenvænget til godkendelse. Referat: Bilag blev fremlagt under mødet. En enig bestyrelse bifaldt oplægget til en mulig reklamekampagne for selskabet. Det aftaltes, at der nedsættes et lille udvalg bestående af Kim Randrup og Lars Nielsen, som løbende godkender de enkelte elementer, inden de tages i brug. Side 5 af 6
6.3 Lukket dagsorden Der ønskes en drøftelse af mulige tiltag i forhold til fremtidige udvidelser af Bolig 7 Eventuelt Der var ikke emner til drøftelse under eventuelt. Tak til Vivi Gustafson for et godt tilrettelagt møde. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Lars Nielsen Side 6 af 6