02:08 M i c r o s o f t Da n mark februar/08 momentum Viden i fokus Tema om videndeling og søgning Hvordan går det? Corporate Performance Management giver svaret
Når man fx ser på en bank i dag, er den stort set ikke andet end et it-system og et brand. Irmas direktør Alfred Josefsen, side 33. indhold WM-data skifter navn til Tema: Søgning og Videndeling 12-26 Udgiver Microsoft Danmark Tuborg Boulevard 12 2900 Hellerup Telefon 44 89 01 00 www.microsoft.dk Ansvarshavende Christina Zimmermann momentum@microsoft.com Produktion Datagraf Client Publishing Skribenter Søren Carlsen, Malene Bo, Gregers Lohse, Jens Kisker, InMente Foto og illustration Jacob Nielsen, Peter Heydenreich, Getty Images, Scanpix. Annoncesalg DG Media as Telefon 70 27 11 55 epost@dgmedia.dk Design & Tryk Datagraf Oplag: 16.000 Adresseændringer: www.microsoft.dk/momentum Oplysninger i dette magasin er kun til orientering. Microsoft giver ingen direkte eller indirekte garantier for oplysningerne i dette magasin. Viden er magt del den! Teknologi, der kan give dine medarbejdere hurtig og nem adgang til viden og søgning på tværs af tekniske og geografiske skillelinjer, eksisterer allerede. Det handler i høj grad om ændringer i mentalitet og kultur, hvis man skal høste fordelene ved videndeling. Hvordan sikres viden til fremtidige generationer? 12 Der har ligget et kompliceret teknisk arbejde bag skabelsen af dokumentstandarden Open XML, der understøttes af Microsoft Office 2007. Men ideen er ligetil: At sikre den viden, du skal leve af i fremtiden. 25 Kompromisløs videndeling hos Nilfisk Advance Hvor langt skal man gå med videndeling? Skal man lægge ferielisten ud, så hele verden kan se, hvor meget ferie vi har i Danmark? Nilfisk Advance er gået hele vejen. Microsoft kan have patenter, patentansøg 5 22 Fem principper for succes Hvad kendetegner verdens mest succesrige firmaer? Det har den amerikanske Corporate Performance Management-ekspert Bob Paladino fem bud på. 28 ninger, varemærker, ophavsrettigheder eller andre immaterielle rettigheder, der GLOBALT UDSYN MED LOKALT ENGAGEMENT Nu skifter WM-data navn til Logica. Vores 750 danske medarbejdere er blevet en del af en global it-virksomhed, der favner 39.000 medarbejdere i 36 lande fordelt på fire kontinenter. Med fem kontorer i Danmark er vi også tæt på dig. Så uanset om din virksomhed agerer lokalt, regionalt eller globalt, har Logica erfaringen, medarbejderne og teknologien til at hjælpe dig videre mod dine mål. Læs mere om dine muligheder med Logica på www.logica.dk dækker indholdet af dette magasin. Med undtagelse af, hvad der er anført i en skriftlig licensaftale fra Microsoft, giver dette magasin Dem ingen licens til at benytte patenter, varemærker, ophavsrettigheder eller andre immaterielle rettigheder. Microsoft Corporation. Alle rettigheder forbeholdes. Microsoft, Windows, Great Plains, Navision, Microsoft Business Solutions og FRx er enten registrerede vare mærker eller varemærker tilhørende Microsoft Corporation, Microsoft Business Solutions Aps, Great Plains Software Inc., FRx Software Corporation og/eller disse selskabers respektive associerede selskaber i USA og/eller andre lande. HVER GANG 04 06 Den korte version: Derfor vandt Virk.dk Digitaliseringsprisen 2007 i kategorien ledelse. Momentvis: Spændende nyheder fra Microsofts univers. 10 33 10 spørgsmål til Birgit Aagaard- Svendsen direktør i rederiet J. Lauritzen og formand for regeringens infrastrukturkommission. Det sidste ord: Irmas direktør Alfred Josefsen får det sidste ord i dette nummer af Momentum. 02 08 3
den korte version: Virk.dk af jens kisker foto Jacob Nielsen Spar penge, spar tid, vind priser! Den digitale løsning for sygedagpenge har sparet tid og penge for både virksomheder og kommuner. Som en ekstra bonus har løsningen på Virk.dk vundet Digitaliseringsprisen 2007 i kategorien ledelse. I dag er udbetalingen af sygedagpenge en hurtig digital sag, der ikke kræver andet end et besøg på hjemmesiden Virk.dk, men sådan har det ikke altid været. Der var engang for ikke så længe siden, hvor udbetalingen af medarbejdernes sygedagpenge krævede, at virksomheden først fandt frem til medarbejderens bopælskommune og rekvirerede en blanket, som skulle sendes hjem til medarbejderen til underskrift og herefter returneres til den rette kommune. I dag foregår det hele digitalt, og der er ingen papirer involveret. Det har blandt andet krævet en revision af lovgivningen, så det ikke længere er nødvendigt med en underskrift på papirerne, fortæller Eva Meiling, vicedirektør i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Sygedagpengeløsningen er en egenudviklet applikation, baseret på standardsoftware fra den danske softwareleverandør Resultmaker og er gennemført i samarbejde mellem Økonomi- og Erhvervsministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Kommunernes Landsforening og Virk.dk. Umiddelbare gevinster Nogle af de målbare effekter er, ifølge Eva Meiling, et umiddelbart fald i fejlprocenten til næsten nul procent og en hurtigere sagsbehandling. Tidligere tog en indberetning 15 minutter, og i dag er det nede på omkring fem minutter. Efter lidt problemer i 2006 kørte vi i 2007 med en oppetid på omkring 99,7-99,8 procent. Vi sparer desuden mange penge på ikke at skulle sende papirer frem og tilbage med posten, og den besparelse kan blive rigtig stor på samfundsplan. Succes giver blod på tanden Vi er langt fremme med digitale løsninger i Danmark, men nogle gange kan det godt være svært med samarbejde mellem forskellige myndigheder. Men succesen med sygedagpengeløsningen viser, at det kan betale sig at arbejde sammen og giver lyst til at finde flere lignende løsninger, hvad regeringens strategi for digitalisering også lægger op til, fortæller Eva Meiling. Læs mere om løsningen på www.resultmaker.com 4 02 08 5
momentvis Telefon 44 78 40 00 www.logica.dk WM-data skifter navn til Nyeste medlem af Windows-familien Windows Server 2008 går til kamp mod spildtid i it-afdelingerne. Torsdag 28. februar fandt den hidtil største online-lancering i Danmark sted og med den er Microsoft Windows Server 2008 tilgængelig Hvis man som almindelig bruger har overset denne begivenhed, er der dog ingen grund til at føle, at man har sovet i timen. Faktisk vil den største forskel på brugerniveau være, at man forhåbentlig vil opleve en mindre stresset it-afdeling, der bedre vil være i stand til at leve op til de voksende krav. Windows Server 2008 skal nemlig være en spydspids i kampen mod nogle af it-afdelingernes største udfordringer, fortæller produktchef Torben Nelausen, Microsoft Danmark. I dag bruger it-afdelingerne omkring 70 procent på vedligeholdelse og 30 procent på nye projekter. Den ubalance vil vi gerne ændre på ved at automatisere nogle af de mest rutineprægede opgaver. Det er vigtigt, ikke mindst i en tid med mangel på arbejdskraft i branchen, hvor det er vigtigt med udfordringer i det daglige for at have tilfredse medarbejdere, fortæller Torben Nelausen. Udover en række forbedringer af sikkerheden og nye udviklingsværktøjer til web-tjenester peger Torben Nelausen på, at Windows 2008 tager fat i et af de store buzz-words i it-kredse netop nu: Virtualisering. Det betyder, at man kan have flere virtuelle servere på en enkelt fysisk server, og dermed få et bedre udbytte af sin maskinpark udover en række gode sidegevinster som sparet strøm og plads. Samtidig er teknologien integreret i systemet så alle de værktøjer og processer, man allerede har på plads, vil kunne bibeholdes langt hen ad vejen. Windows Server 2008 erstatter Windows Server 2003, som Microsofts styresystem til servere. Forskellen på de to systemer er at Windows Server 2008 er bygget til de behov og udfordringer virksomhederne har i dag. Sammen med Windows 2008 blev der også lanceret nye versioner af SQL Server og Visual Studio. Se mere på www.detskerher.com, hvor du kan gense den direkte online launch Og er nu også international. Med 5 kontorer i Danmark er vi stadig tæt på dig. Så uanset om din virksomhed agerer lokalt, regionalt eller globalt, har vi erfaringen, medarbejderne og teknologien til at hjælpe dig videre mod dine mål. Workshops for bedre samarbejde Hvordan kan man bruge it til at forbedre virksomhedens samarbejde og produktivitet? 6 Det er et stort spørgsmål, som bl.a. bliver rejst i dette nummer af Momentum. En anden tilgang til emnet er Microsofts produktivitets-workshops for mellemstore virksomheder, som udbydes i samarbejde med Microsofts partnere. Her vil der være fokus på, at it understøtter måden, som virksomheden arbejder på. Få et fingerpeg om, hvilke indsats områder og workshops der kan være relevante for dig på: www.microsoft. dk/produktivitet. Samtidig modtager du en bog der giver inspiration til samarbejde om brugen af it. Bogen er skrevet af Benny Christen Grandahl i tæt samarbejde med Lone Lyth, Microsoft. Infrastrukturløsninger Jens Bjerregaard direkte tlf. 25 18 84 58 jens.bjerregaard@logica.com Portaler, samarbejde og integration Thomas Andersen direkte tlf. 25 18 85 44 thomas.andersen@logica.com Branche-/ ERP-løsninger Ejnar Smidt Hansen direkte tlf. 29 48 08 72 ejnar.hansen@logica.com
momentvis momentvis Office Mac nu på dansk Opsang på vegne af kunderne Send og modtag sms er direkte i Outlook Lille dansk firma bag applikation, der integrerer sms nemt i Outlook Flere og flere virksomheder bruger sms til at sende påmindelser, mødeindkaldelser eller andre vigtige informationer til kunder og samarbejdspartnere. Og der er bestemt ingen grund til at overbelaste tommelfingeren, hvis man vil skal sende mange beskeder ud til en større gruppe personer. Den danske tjeneste MailSMS gør det lige så let at sende, modtage og gemme sms er i Microsoft Office Outlook, som det er at sende og modtage e-mails. Indtil videre er MailSMS den eneste udbyder i Danmark, der muliggør afsendelse af sms-beskeder fra Outlook 2007 via Microsofts indbyggede smsfunktion. Det dansk-producerede program gør det også muligt at sende sms er i tidligere versioner af mailprogrammet helt tilbage til Outlook 2000 og fra Microsoft Exchange Server 5.5 og frem. Bag tjenesten står det lille firma Cape Abilities, der er ejet af Frans Avlund, i samarbejde med mediekonsulenterne Peytz & Co. Det er muligt at oprette en gratis testkonto på firmaets hjemmeside: www.mailsms.dk. 19 år efter den første office-pakke til Mac foreligger den nu på dansk Velkommen til Microsoft Office. Selvom Mac-brugere har haft adgang til Microsoft Office siden 1989, er det først nu, at brugerne er blevet budt velkommen på dansk. Den nye version, Office Mac 2008, udkom i øvrigt også på norsk og finsk for første gang i februar. Baggrunden for, at Office Mac nu kommer på dansk, er en støt stigende interesse for produktet gennem de seneste år, siger den nordiske chef for Microsofts Mac-afdeling, Johan Åsberg. Det er ikke mindst de private brugere, der efterlyser de velkendte programmer som Microsoft Word, PowerPoint og Excel på Macintosh-platformen. Brugere, der er vant til at bruge Office-programmer på PC, vil ikke umiddelbart opleve stor forskel i programmerne. Størst forskel er der i mailprogrammet, der ikke hedder Outlook, men Microsoft Entourage. Se mere på www.microsoft.dk/mac Windows Live Spaces er mest populær Windows Live Spaces har en flot andel af de sociale netværkssider. Mens de sociale netværkssider Facebook og MySpace stjæler overskrifterne i medierne, kunne computerworld kort før nytår offentliggøre en under søgelse, der viste, at Windows Live Spaces topper markedet for sociale sites i Danmark. Undersøgelsen var foretaget for Computerworld af analysehuset Userneeds, der havde bedt en række brugere om at afkrydse de sociale netværkssider, de brugte. Journalist Peder Bjerge fra Computerword siger, at det formentlig er Windows Live Messengers popularitet, der er drivkraft for Windows Live Spaces. www.windowslive.dk Top fem over sociale websites i Danmark: 1. Windows Live Spaces med en 18 procents markedsandel af danske brugere. Herefter følger 2. Linkedin, 10 procent. 3. Facebook, 9 procent. 4. MySpace, 8 procent. 4. Groupcare, 8 procent. 5. Dating.dk, 4 procent. Kilde: Computerworld og userneeds. Vi har for lidt fokus på vores mest knappe ressource, kunderne, var budskabet ved Microsoft CRM-konference. I dagens forretningsverden er kunderne den mest knappe ressource. Og enhver virksomhed, der er i en konkurrencesituation, bliver nødt til at bruge mere opmærksomhed på at måle og forbedre livstidsværdien for kunderne og ikke mindst arbejde med kundeloyaliteten. Det var ét af hovedbudskaberne fra dr. Martha Rogers, medstifter af Peppers & Rogers Group, en af verdens førende eksperter på CRM, der talte ved et møde arrangeret af Microsoft Dynamics og en række Microsoft -partnere i slutningen af januar. Selv med et godt brand, et godt produkt og et godt image, har man ingen forretning, hvis man fejler i forhold til kunderne, sagde Martha Rogers. Og selvom den påstand kunne virke selvindlysende, kom hun med en række rammende og let genkendelige eksempler. Hvorfor er det altid de yngste og mest urutinerede medarbejdere, der er i frontlinjen i forhold til kunderne i f.eks. callcentre, mens man ofte får mindre og mindre kontakt med kunderne, jo mere erfaring, man har at trække på? Og hvorfor skal kunderne betale administrationsgebyr, hvis de returnerer en vare, mens man aldrig kunne finde på at udbetale et beløb til kunderne, hvis det er virksomheden, der ved en fejl har sendt det forkerte produkt? spurgte Martha Rogers, der også undrede sig over, at mange virksomheder ikke har en kundechef som en ligeså naturlig del af ledelsen som en økonomichef eller it-chef. Martha Rogers har netop udgivet en bog om kundeloyalitet med Don Pepper under titlen Rules to Break & Laws to Follow. 8 02 08 9
10 spørgsmål til Birgit Aagaard-Svendsen Videndeling er kernen for udvikling af virksomheden 8. Hvad er din største styrke som leder? Jeg er meget løsningsorienteret, og jeg gør mig meget umage med at guide mine medarbejdere til gode løsninger. Min største svaghed er nok min utålmodighed. 9. Bruger du computeren uden for arbejdstiden? Ja altid og meget gerne Og jeg er meget glad for min mobil med adgang til emails og internet. 10. Hvad er din bedste it-investering nogensinde? En ordentlig pc til børnene så jeg kunne jeg have min egen i fred! Endvidere trådløst netværk i hjemmet, så alle kan kobles på nettet hvor som helst og når som helst. Min værste var, da jeg købte en dårlig printer. Den larmede, var langsom og meget dyr i patroner. 1. Hvor vigtig en del af forretningsstrategien udgør it for J. Lauritzen? It er rygmarven for vores forretning. Kommunikationen med kunder, skibe, redere og andre samarbejdspartnere er simpelthen basis for at drive vores virksomhed. Hertil kommer naturligvis muligheden for at indsamle, bearbejde og lagre store mængder af information. It er derfor en væsentlig forudsætning for at virkeliggøre forretningsstrategien. 2. Hvordan adskiller J. Lauritzen sig fra andre rederier i tilgangen til it? Jeg ved ikke, om vi adskiller os fra vore nærmeste konkurrenter i branchen i forhold til it. For os er it et værktøj, der skal være tilgængeligt 24 timer i døgnet alle ugens dage. I forbindelse med ombygningen af vort hovedkontor havde vi et par flyttedage. I den forbindelse noterede vi os en stor styrke ved, at så mange af vore medarbejdere har hjemmearbejdsplads og dermed kunne arbejde decentralt på den centrale platform. 3. Du har snart været i rederibranchen i 10 år. Hvad har været den vigtigste it-udvikling i denne periode? Videndeling er kernen for udvikling af virksomheden. Så det at etablere lettilgængelige systemer, der sikrer hensigtsmæssig videndeling, har nok været den største udfordring. 4. Hvad er den vigtigste barriere for at integrere forretningsstrategi og it-strategi? At lave forretninger fordrer evnen til at indgå kompromiser og udvise stor fleksibilitet. It-udvikling fordrer systematisering, entydig kravspecifikation og grundig test. Alene forskellighederne i projektdeltagernes personlige egenskaber kan være en barriere, når man skal implementere nye systemer. Det er oftest det sværeste at overvinde. Det, der for den ene er bare lige, kan for den anden være en betydelig teknisk udfordring. Skal forretningsstrategi og it-strategi hænge ordentligt sammen, er der brug for dygtige forbindelsesofficerer, der forstår at omsætte forretningsmæssige sammenhænge til en it-virkelighed. 5. Hvor meget betyder forudsigelser af it-udviklingen for arbejdet i Infrastrukturkommissionen? Intelligente transportsystemer (ITS) er et af vores fokusområder, og vi har haft en særskilt arbejdsgruppe til at se på hele området. Vi tror på, at brugen af it i høj grad kan smidiggøre trafikafviklingen og hjælpe brugerne til en bedre tilrettelæggelse af transporten. Og det gælder både for persontransport og godstransport og for både bane og vej. 6. Er danske ledere gode nok til at udnytte mulighederne i it? Vi kan vel alle sammen blive bedre! Det er min erfaring, at når først chefen bruger it, så går det hurtigt med it-implementeringen. Jeg tror nu, at de fleste ledere er kommet over det stadie. Men jeg må da indrømme, at det indimellem kan være svært at følge med udviklingen inden for it. Det er jo ofte sådan, at det, man kender til, kan man forholde sig til, og det, man ikke kender til, kan man ikke forholde sig til. Derfor er det vigtigt, at organisationen løbende udvikler kompetencerne inden for it. 7. Hvordan vil du beskrive din egen form for ledelse? Ligefrem og åben. En virksomhed skal hele tiden udvikles sig og det lykkes kun ved inddragelse af hele organisationen. Derfor er delegering og åben kommunikation vigtige elementer for mig. Jeg prøver at sætte de aktuelle udfordringer i perspektiv, så de konkrete opgaver får betydning for helheden. Foto: jacob Nielsen 10 svar om Birgit Aagaard-Svendsen 1. Er direktør i det hæderkronede rederi J. Lauritzen, der næste år fylder 125 år. 2. Kom til rederibranchen i 1998, hvor hun sammen med adm. direktør Torben Janholt har gennemført en turnaround af rederiet, der er kendt for avancerede gastankere, moderne produkttankskibe og bulk carriers. 3. Er formand for regeringens infrastrukturkommission, der analyserer de vigtigste udfordringer og muligheder i dansk infrastruktur frem til 2030. 4. Var i midten af halvfemserne med til at gennemføre TDC s internationale strategi. 5. Er uddannet akademiingeniør, HD fra Handelshøjskolen og har gennemført flere internationale efteruddannelser. 6. Har skrevet en række artikler om strategisk planlægning, edb, økonomi og planlægning. 7. Sidder bl.a. i bestyrelsen for Danske Bank A/S. 8. Har tidligere siddet i bestyrelsen for bl.a. Danmarks Radio og Columbus IT. 9. Er 52 år og bor i Lyngby nord for København. 10. Er gift med Lyngby-Taarbæks konservative borgmester, Rolf Aagaard-Svendsen. 10 02 08 11
Søgning og videndeling Er det alt, der skal deles også den ustrukturerede information som fx. e-mails eller nøjes vi med dokumenter, blanketter og så videre? Kristian Fischer PA Consulting og klummeskribent i Computerworld. af søren carlsen illustration Peter Heydenreich og Getty Images Del, og I skal vinde Mange virksomheders mest værdifulde informationer er gemt væk. På medarbejdernes computere, i en afdeling, i en indbakke, på en server i kælderen eller andre mere mulige eller umulige steder. Men sådan bør det ikke være. Hvis ikke de danske virksomheder skal sakke bagud, skal de blive bedre til videndeling og til at åbne op for søgning i informationer på tværs af afdelinger og systemer. Ved du, hvad din kollega i datterselskabet i Sverige reelt arbejder med? Kan du uden problemer finde e-mails, Word-dokumenter eller PowerPoint-præsentationer i alle kroge af virksomheden, selvom afdelingen er ramt af både sygdom og ferie? Har du et intranet, der bliver brugt til livlig ideudvikling, deling af informationer og spændende diskussioner? Bare rolig, hvis svaret er nej, er du ikke alene. Selvom danske virksomheder arbejder med videndeling, ligger mange virksomeders mest værdifulde informationer stadig meget spredt i organisationen, hvilket gør det svært for medarbejderne at genfinde og genbruge. Mange danske virksomheder kan opnå endnu mere markante gevinster ved at anvende eller løfte deres eksisterende videndeling til det næste niveau. Og dårlig eller begrænset adgang til viden deling og søgning kan koste virksomhederne dyrt. De risikerer at træffe mindre gode beslutninger, fordi relevant information ikke er til stede. Teknologien er allerede til stede, men mange steder benytter man den ikke fuldt ud, siger Kristian Fischer, der er managementkonsulent i PA Consulting Group, hvor han blandt andet beskæftiger sig med videndeling. Han vurderer, at der er mange grunde til, at virksomhederne halter bagefter, når det kommer til søgemuligheder og videndeling. For det første er mange virksomheder lidt skeptiske omkring den investering, der skal gøres i it-værktøjer og uddannelse. Man ser selvfølgelig meget på Return On Investment (ROI), og her tror jeg ikke, det er gået op for alle, at der faktisk er en god ROI, når det kommer til det herområde. Man skal tænke på, at man jo forbedrer vidensniveauet i virksomheden, man er mere produktiv, og man bliver mere konkurrencedygtig. Men det er faktorer, der er lidt løse og bløde, og derfor er de svære at definere i kroner og øre, og så tøver man med at investere i de løsninger, der allerede findes, fortæller Kristian Fischer, der har mødt mange virksomheder, hvor interessen for en bedre videndeling er til stede, men hvor det i sidste ende kniber med implementeringen. Managementkonsulenten, der også skriver en klumme om it og ledelse i bladet Computerworld, peger også på, at der ligger en barriere i selve implementeringen af værktøjet. For det er nemlig ikke nok blot at sikre sig de korrekte værktøjer. Det skal følges op af en korrekt implementering i virksomheden. Søgning er centralt Gode søgeredskaber er et af de første og vigtigste skridt på vej mod en effektiv videndeling. Og mens mange virksomheder er gode til at søge i struktureret information som økonomisystemer kniber det mere med de ustrukturerede informationer, der gemmer sig Word-filer, PDF-dokumenter, fotos eller e-mails. Det anslås, at omkring 85 procent af medarbejdernes viden og ressourcer ligger i de ustrukturerede informationer. Ifølge en undersøgelse fra Analyseinstituttet Butler Group spilder en videnarbejder i gennemsnit mere end én time om dagen på unødigt at lede efter information. Et tidsspilde, der kunne undgås, hvis virksomhederne var bedre til at strukturere, gemme og dele deres digitale informationer. Det svarer jo nærmest til, at en medarbejder står og kigger ud af vinduet en times tid hver dag. Det er tid, som kan 12 02 08 13
Søgning og videndeling Medarbejderne skal bruge tilsvarende mere tid på at navigere rundt i den voksende mængde information Er dine aktiver ina k t i ve? irritere medarbejderen, og som ikke giver virksomheden værdi, siger Lone Lyth, der er Product Marketing Manager i Microsoft Danmark. Hun mener, at der er et paradoks i, at mange virksomheder får flere og flere systemer til at håndtere økonomi, kunder og lignende, men at medarbejderne så efterfølgende skal bruge tilsvarende mere tid på at navigere rundt i forskellige systemer, hvor det først og fremmest er svært at navigere rundt i de ustrukturerede informationer. Dermed får medarbejderne sværere ved at træffe beslutninger på et solidt grundlag. Guld i ustrukturerede informationer Også Anette Grønning mener, at danske virksomheder med fordel kunne satse mere på videndeling og flere værktøjer til informationssøgning. Hun er ph.d. i kommunikation og arbejder som forsker i computermedieret kommunikation hos Knowledge Lab, der er et itkompetencecenter ved Syddansk Universitet. Der findes et stort potentiale for videndeling. Mange virksomheder er godt med, men min fornemmelse er helt klart, at der fortsat er stor plads til forbedring, siger Anette Grønning, der peger på, at det især er opsamlingen og delingen af de såkaldte ustrukturerede informationer, som det halter med. Det kan for eksempel være i arbejdsdokumenter eller i e-mails, hvor der, især i sidstnævnte kategori, er en guldgrube af uopsamlet viden, mener Anette Grønning. Der eksisterer nærmest ingen struktureret opsamling af viden fra e-mails. Men der er et stort potentiale for at opsamle tilgængelig viden, både indholds-mæssigt og perceptionsmæssigt fra e-mails, som jo må siges at være arbejds-livets væsentligste kommunikationsform, mener Anette Hauervig Grønning. Del dine e-mails med chefen Kristian Fischer er enig, men understreger at det er svært at diktere en tommelfingerregel om, hvad der skal gemmes og hvordan. Det er nemlig ikke alle, der er klar til fx. at dele sine e-mails med chefen og hvermand. Når man ved, at ens dokumenter bliver delt, så ønsker man, at der skal være en vis kvalitet i dem. Derfor vil man nok være mindre tilbøjelig til at gøre noget tilgængeligt, hvis ikke det er gennemarbejdet og færdigt. Og her er det et spørgsmål om, at virksomheden får formuleret en kultur, der definerer standarden på den fælles information. Er det alt, der skal deles også den ustrukturerede information som for eksempel e-mails eller nøjes vi med dokumenter, blanketter og så videre? Det skal virksomheden spørge sig selv om, opfordrer Kristian Fischer fra PA Consulting Group. Løsningsrådgivning Licensrådgivning Er dit software lønsomt og lovligt? Software er et aktiv, der påvirker virksomhedens konkurrenceevne. De fleste programmer bliver brugt flittigt og befinder sig, hvor de skal. Men ikke alle: Nogle er overflødige, andre sågar ulovlige. Mangelfuld softwareadministration koster nemt kr. 1.000 pr. pc i overflødigt indkøb, licensbetaling og opgradering. For ikke at tale om bøder, tabt omdømme og nedetid ved at arbejde med software af tvivlsom herkomst.. Software Asset Management Vejen til en effektiv udnyttelse af softwarekapitalen er licensstyring. Med Software Asset Management får du det totale overblik over softwareforbruget på alle pc ere i virksomheden. Og kan nemt holde dig inden for ophavsretsloven, opnå mængderabatter og effektivisere arbejdsdagen. Kontakt PC-WARE (tidl. Ravenholm) på telefon 44 88 99 00 eller læs mere på www.pc-ware.dk, hvis du vil vide mere om hvordan Software Asset Management kan holde dine aktiver aktive. Kompetence Center Software Asset Management Software Contract Management 14 02 08 15 PC-WARE Danmark Tlf. 44 88 99 00 www.pc-ware.dk
BRANDY Søgning og videndeling Gode råd, når værktøjer til videndeling skal implementeres. Vælg mellem flere sublime headsets fra Plantronics, når du skal have den bedste lyd ud af din nye Unified Communications platform. Hvad enten du er til et trådløst headset, Voyager 510 USB Kr. 959,20 Den ultimative VoIP Bluetooth headset løsning med frit skift mellem mobiltelefon og PC. Audio 400 DSP Kr. 439,20 Sammenfoldeligt USB-stereo headset med ledning. Den støjreducerende mikrofon er fremragende til talegenkendelse, IP-telefoni og videokonferencer. Få den bedste lyd til din nye kommunikationsplatform som giver dig total trådløs frihed, eller du er til et headset med ledning, så er vores produkter special-designet til IP-telefoni og Unified Communications. CS60 USB Kr. 2.195,- Trådløst headset til din softphone. DECT-teknologi med lang rækkevidde. Bevæg dig op til 100 meter fra basen. DECT Priserne 16 er vejl. priser ekskl. moms. Ergotel A/S Dansk distributør af Plantronics headsets oplyser nærmeste forhandler på www.ergotel.dk eller på tlf. 44 35 05 35 Indledning Gør det vigtigt Forberedelse Gør det klart (forbered det) Udførelse Gør det! (få det til at ske) Forankring Få det til at blive (og følg løbende op) Kræver ny kultur Der findes allerede nu mange forskellige løsninger og værktøjer til en bedre videndeling og søgning. Et af de hurtig voksende er Microsoft Office SharePoint Server, der tilbyder en lang række værktøjer til videndeling og search, som det hedder, når man bevæger sig over i softwarens verden. Ifølge Kristian Fischer kræver en god informations- og videndeling dog ikke kun nye og gode SharePointløsninger. Det kræver næsten en helt ny kultur i mange virksomheder. Jeg ser stadig, at der mange steder er en lidt lukket verden, hvor man skal holde sin viden for sig selv. De tekniske muligheder er godt nok til stede og også til en rimelig sum penge. Men det er alt det udenom, der mangler. Man skal have de rette folk til at engagere sig, topledelsen skal ind og påvirke, og brugeren skal være mere aktiv. Alt sammen kræver det en tankeændring hen imod mere videndeling, siger Kristian Fischer, der opfordrer alle virksomheder til at gøre sig tanker om, hvorvidt de deler deres viden korrekt og tidssvarende. Man skal tænke sig godt om, men man skal sørge for at gøre det det er mit råd. Fordi, i sidste ende handler det om kroner og ører, men altså kun, hvis man gør det korrekt, hvis kulturen er til det, og det er de rigtige folk, der følger op og vedligeholder. Hvis de faktorer er til stede, så vil det blive en gevinst, tilføjer Kristian Fischer. Et ledelsesværktøj Lone Lyth fra Microsoft er enig i, at det i lige så høj grad handler om, at ledere og it-chefer skal inspirere til at skabe bedre forhold for videndeling, som det handler om de rette redskaber til videndeling. Det er ikke nok med systemer alene. Det er for eksempel typisk i succesfulde mellemstore virksomheder, at vi ser frustrationerne over ikke at kunne finde information. Og det skyldes måske, at når virksomheder har succes og vokser, så falder dokumenthåndtering og vidensindsamlingen ned mellem flere stole er det it-chefen, som har ansvaret, eller er det mon en afdelingschef eller en helt tredje? Det er uhyre vigtigt, at det spørgsmål ikke står ubesvaret hen. Det bliver hurtigt meget dyrt at lade være. Men mit indtryk er nu også, at man ude i virksomhederne er meget opmærksomme på de problemstillinger, siger Lone Lyth, der opfordrer virksomheder til at starte i det små for netop at sikre, at alle i organisationen kan følge med. Forankringen i ledelsen er med til at sikre, at der er de rette ressourcer, fokus og opbakning til den forandringsproces, det ofte vil medføre i virksomhederne, tilføjer Lone Lyth, mens Kristian Fischer sætter trumf på ved at understrege, hvad det hele i sidste ende egentlig handler om, når det kommer til den svære kunst at dele og søge viden. Det handler jo basalt om, at den rette information skal være på plads til de rette mennesker på det rette tidspunkt. Det i sig selv burde være et mantra i en hvilken som helst organisation. Et område i vækst: Behovet for værktøjer til at hjælpe med videndeling vil, ifølge analysefirmaet Gartner, stige kraftigt i de kommende år. Ifølge analysechef Jeff Mann er måden, hvorpå vi driver forretning, ved at ændre sig. Han mener, at social interaktion er det, der tilfører mest værdi i et moderne forretningsmiljø. I 2012 vil det betyde, at forretningsnetværkene primært vil støtte sociale interaktioner, frem for rutinemæssige forretningstransaktioner. Kilde: cio.com Drej din supertanker: Virksomhederne søger efter værktøjer og modeller, der kan rumme og håndtere kompleksiteten i de stadig mere it-drevne og teknologitunge processer. Fremtidens vindervirksomheder bliver dem, som bedst kan styre, tilpasse og optimere de komplekse procesog teknologisynergier og dermed nemmest, hurtigst og billigst kan dreje supertankeren mod skiftende markedsbehov. Kilde: IT i praksis 2007 02 08 17
Søgning og videndeling Microsoft Office SharePoint Server 2007 handler om at forbinde mennesker, processer og oplysninger over seks vigtige hovedområder: illustration Peter Heydenreich 1 0 fordele ved videndeling og portaler: 1. Velkendt og ensartet brugeroplevelse Tæt integration med kendte email programmer og webbrowsere. Brugeroplevelsen bliver ensartet og arbejdet forenklet. 2. Forstærk medarbejderproduktivitet ved forenkling Udnyt foruddefinerede processer til start, sporing og rapportering af almindelige aktiviteter som fx dokumentgennemsyn og godkendelse. 3. Overholdelse af lovmæssige krav gennem styring af indhold Ved at angive indstillinger for lagring og revision kan du hjælpe med at sikre, at følsomme virksomhedsoplysninger kan styres effektivt. Portaler: SharePoint kan være platform til virksomhedens intranet-, extranet og internet-løsning. Ved brug af portalteknologier forbinder man personer med vigtige informationer og ekspertise i virksomheden. Tilpas informationerne til den, der sidder med computeren arbejd med roller, dermed øges relevansen og værdien for brugerne. Forretningsprocesser og formularer: Fokus på medarbejdernes produktivitet ved at harmonisere daglige arbejdsgange. Godkendelses-, korrektur- og arkiveringsforløb kan automatiseres. Man kan supplere med formularer i en almindelige webbrowser eller på mobil enhed til ens eksterne relationer eller medarbejdere på farten. Enterprise Content Management (ECM) ECM indeholder funktioner til at skabe overblik for ustruktureret indhold (dokumenter) fra oprettelse til udløb på en enkelt fælles platform. Disse funktioner omfatter dokumenthåndtering, datastyring, webindholdsstyring og formularløsninger. 4. Administrer og genbrug indhold effektivt Brugere kan oprette og sende indhold til godkendelse og planlagt udgivelse på intranet- eller internetwebsteder. 5. Gør hele organisationens adgang mere enkel Giv dine brugere adgang til virksomhedsdata i almindelige virksomhedssystemer som f.eks. SAP og Siebel via SharePoint. 6. Giv medarbejdere adgang til oplysninger og ekspertise Virksomhedssøgning giver omfattende, relevante resultater ved at sammenstille ustruktureret information og struktureret data. SharePoint kort fortalt 7. Accelerer forretningsprocesser på tværs af organisatoriske grænser Uden at skulle skrive kode kan du bruge intelligente elektroniske formulardrevne løsninger til at indsamle vigtige oplysninger via en webbrowser. 8. Del virksomhedsdata uden at røbe følsomme oplysninger Giv dine medarbejdere adgang til interaktive Microsoft Office Excel -regneark i realtid fra en webbrowser. Èn central opdateret version deles. 9. Giv mulighed for velfunderet beslutningstagning Det er det let at oprette direkte, interaktive portaler til Business Intelligence (BI), der viser virksomhedens data. 10. Tilbyd en enkelt integreret platform til administration af intranet-, ekstranet- og internetprogrammer SharePoint Server 2007 er bygget på en åben, skalerbar arkitektur med understøttelse af webtjenester og interoperabilitetsstandarder. Business Intelligence Indsigt giver bedre beslutninger. Share- Point gør det muligt at skabe rollebaserde KPI ere, så beslutningstagere nemmere kan analysere fakta og tage aktion. Nem integration til hverdagens regneark. Virksomhedssøgning. Find data og ekperterne. Med SharePoint har man en løsning, der gør det muigt at søge i såvel virksomhedens strukturerede og de ustrukturerede informationer - på tværs af afdelinger, medarbejdere og formater. Samarbejde. Opnå en mere effektiv organisation gennem deling af informationer og samarbejde i teams. Effektivt arbejdende grupper er nøglen til bedre forretningsresultater. 18 02 08 19
Søgning og videndeling AP revisorer AF Jens kisker foto Jacob Nielsen Det er desuden en fantastisk kommunikationsplatform for de 150 medarbejdere i firmaet Målrettet kommunikation til talknusere AP Revisorerne har fået bedre styr på dokumenterne og en platform for kommunikation internt i firmaet. Et hav af dokumentmapper, løse kopier og et relativt højt tidsforbrug til at finde de rette dokumenter til de rette mennesker. Det er for tid hos AP Statsautoriserede Revisorer, men i nutiden og fremtiden er der elektronisk adgang til de fleste dokumenter, en enkel måde at arkivere de relevante dokumenter til de enkelte sager på og mulighed for elektronisk videndeling. I samarbejde med WM-data udviklede AP en løsning, netop tilpasset deres specifikke behov som revisionsfirma baseret på Microsoft Office SharePoint Server. Henrik Rosenberg, den it-systemansvarlige medarbejder hos AP, havde ventet på den rette mulighed for at få en ordentlig portalløsning, hvor al arkivering og kommunikation kunne foregå via nettet: Med Microsoft Office SharePoint Server så jeg en løsning for os. Her var muligheden for videndeling og dokumenthåndtering, som kunne integreres med alle andre Microsoft-produkter. Kommunikationsplatform for 150 ansatte I januar 2007 blev løsningen bestilt, og i maj måned begyndte implementeringen af systemet i firmaet. Implementeringen er gået godt, men også en tid med udfordringer og efterfølgende ideer til nye muligheder, der ikke i første omgang var tænkt ind i systemet. Der er mange fordele ved systemet. Først og fremmest er der kundestyringen. Hvor alt tidligere blev lagt ind under kundenummeret uden fritekstsøgning, er det nu standardiseret som stamdata under den enkelte sag, hvor stamdata er linket op imod økonomisystemet. Men desuden er det en fantastisk kommunikationsplatform for de 150 medarbejdere i firmaet, hvor man for eksempel kan oprette særlige grupper, der kan kommunikere med hinanden. Vi har blandt andet en gruppe medarbejdere, der studerer på cand.merc. aud., hvor vi for tiden arbejder på at oprette et `studiesite, hvor de kan udveksle erfaringer og løse opgaver sammen, forklarer Brian Rasmussen, partner og it-ansvarlig hos AP. Differentierede nyheder Han fremhæver ligeledes, at partnerne har fået deres eget site med differentieret adgang, hvor standardaftaler kan lægges ind og justeres løbende. Det betyder blandt andet, at den enkelte partner ikke længere skal ind omkring økonomidirektøren for at få de nødvendige oplysninger. Desuden har de enkelte afdelinger deres eget `site, hvor både fællesopgaver og den enkelte medarbejders opgaver kan lægges ind og kan styres, siger Brian Rasmussen, men understreger, at der er tale om en vane- og kulturændring i organisationen, som tager sin tid, men mulighederne er mange: Vi taler blandt andet om differentierede nyheder i firmaet, så vores Århus-afdeling ikke behøver at få at vide, at der er lukket for det varme vand i København-afdelingen. Systemet er løbende til diskussion, og for tiden handler det for eksempel om mailarkiveringen på den enkelte kundesag. Desuden er der mulighederne udadtil. Planer for fremtiden Brian Rasmussen betegner den nuværende løsning udadtil som en Skoda-model, men tanken er, at systemet skal udbygges til en mere eksklusiv model, hvad der er rig mulighed for. Jeg regner med, at kunderne skal have adgang til et kundesite, hvor de kan se regnskab og andet stammateriale, så de ikke skal omkring vores medarbejdere for at se disse ting. Systemet kan sikre, at det kun er de relevante personer, som har adgang. Vi er jo en branche med tavshedspligt, som kræver en afgrænsning i brugertilgangen, siger han. AP Statsautoriserede Revisorer: En af landets store revisorvirksomheder med 150 medarbejdere og en omsætning på omkring 100 millioner. Løsning: Microsoft Office SharePoint Server 2007 er grundlaget for systemet hos AP og er udviklet i samarbejde med WM-data. 20 02 08 21
momentvis Søgning og videndeling Nilfisk Advance Af Gregers Lohse foto Jacob Nielsen Er det farligt at vise folk i fx. Kina og USA, hvor meget ferie vi har i Danmark? Nilfisk suger viden til sig En ny medarbejderportal har betydet et paradigmeskift inden for viden og videndeling hos Nilfisk Advance. Fokus er på åben og ærlig kommunikation også på områder, som umiddelbart kan virke farlige. Kommunikation er nøgleordet hos en verdensomspændende virksomhed som Nilfisk Advance med 4900 medarbejdere i 36 lande. Ikke bare kommunikation fra Nilfisk Advance til kunderne, men også kommunikation imellem virksomhedens medarbejdere. Størrelsen og kompleksiteten i en global virksomhed som vores gør, at der er stor brug for en velfungerende platform for videndeling og produktkendskab på tværs af de forskellige afdelinger. Vi skal kommunikere meget stærkt, og både den interne strategiske og taktiske markedsføring skal være på plads, så alle medarbejdere føler, de er i samme båd, forklarer Group IT Manager hos Nilfisk Advance Steen Andersen om behovet for den nye medarbejderportal. At den nye portal skulle basere sig på Microsoft Office SharePoint Server, har forskellige årsager. Et lag af kommunikation Det var oplagt for os at bruge et program, som allerede var integreret i Office-pakken. Samtidig kan medarbejderne genkende programmets brugerflade, siger Steen Andersen. Han understreger, at samarbejde og videndeling er afgørende elementer for, at virksomheden kan få mest muligt ud af sine ressourcer. Samtidig har der fra ledelsens side været et ønske om at kunne kommunikere klarere og bredere. Alle kan nu trænge lettere igennem, fordi de arbejder på samme platform. Dermed slipper man for, at det budskab, man vil ud med, bliver filtreret hos for mange mellemledere. Jeg plejer at sige, at vi med den nye medarbejderportal kommunikationsmæssigt har skåret et Rockwool-lag i virksomheden fra. Større effektivitet Det er firmaet Netcompany, der har hjulpet med implementeringen af den SharePoint2007-baserede medarbejderportal hos Nilfisk Advance. Et af kravene fra Nilfisk Advance var, at portalen blev tilgængelig alle steder i verden, så man dermed kunne fremme et globalt vidensfællesskab. En it-medarbejder i Brøndby har jo arbejdsmæssigt mere tilfælles med en itmedarbejder i Kina, end han har med en salgsmedarbejder, der også er i Brøndby. Med den nye medarbejderportal kan de to dele viden. Og det giver et meget større erfaringsgrundlag og større effektivitet for virksomheden, fortæller Steen Andersen. Nyhedsstrukturen i den nye medarbejderportal er organiseret i 27 nyhedsgrupper samt de globale nyheder, der går ud til alle. Den enkelte medarbejder kan således frit gå ind og vælge nyheder fra for eksempel it, logistik eller udviklingsafdelingen. Men hvordan undgår de mange medarbejdere at drukne i information? Vi anvender mange kræfter på at have styr på vores metadata, og at søgefunktionen er i orden, når medarbejderne leder efter informationer, siger Steen Andersen. Medarbejdertillid og uddannelse af medarbejdere er andre fokusområder, men lige nøjagtig spørgsmålet om informations-overflow, er et område, som vi løbende skal følge op på. Ferieplanerne lagt ud Den 7. december gik den nye portal i luften hos Nilfisk Advance, og medarbejderne har taget godt imod systemet. Men de er dog stadig tilbageholdende omkring at dele deres informationer med andre. Vi var forberedt på, at det vil tage 2-3 måneder, før medarbejderne vænner sig til systemet. Det skyldes, at de simpelthen ikke er sikre på, hvilke informationer de må og med fordel kan dele, siger Steen Andersen og påpeger, at der med den nye medarbejderportal er tale om et paradigmeskift inden for viden og videndeling. Vi har lige lagt ferielisten ud på portalen, så nu kan hele verden jo se, at vi har seks ugers ferie. Jeg har haft seriøse henvendelser fra flere medarbejdere, der spørger, om det ikke er farligt at vise folk i fx Kina og USA, hvor meget ferie vi har i Danmark. For så vil kineserne og amerikanerne vel have det samme. Men vi har ikke noget at skjule, og fokus er netop på åben og ærlig kommunikation og på den postive effekt af videndeling, siger Steen Andersen. Nøgletal: Nilfisk Advance er en af de førende globale virksomheder inden for professionelt rengøringsudstyr. Virksomheden har 4900 medarbejdere fordelt på 36 lande. Udfordring: Nilfisk Advance store udfordring har været at skabe en global medarbejderportal, som kunne sikre en optimal videndeling, understøtte den interne kommunikation og markedsføring samt de interne processer, herunder udviklingsprocesserne. Løsning: Det er firmaet Netcompany, som har hjulpet med udviklingen af portalen, som baserer sig på Microsoft Office Sharepoint Server 2007. 22 02 08 23
Open XML af Gregers Lohse fotos GETTY IMAGES Sigma Business Intelligence - Samarbejde, som giver overblik Benny Lohse Flere og flere virksomheder benytter Sigma Business Intelligence, når de skal have optimeret deres beslutningsgrundlag og konkurrenceevne. Succesen skyldes i høj grad, at Sigma ikke trækker sin hjælpende hånd til sig, før Business Intelligence-ydelsen er fuldt forankret i kundens forretningsprocesser. Konsulentvirksomheden Sigma Business Intelligence er som navnet mere end antyder specialister i Business Intelligence. Den leverer uafhængig rådgivning og implementering indenfor Business Intelligence med fokus på optimering af både beslutningsgrundlag og virksomhedens forretningsprocesser. Ikke mindst ved at bibringe virksomhederne et overblik over deres egen situation - og gøre dem klogere på sig selv. Det, vi bl.a. gør, er at levere løsninger, som kan transformere ubenyttede data i virksomheden om til brugbare informationer - og videre til forretningsmæssig intelligence. Efterfølgende hjælper vi med at forankre og integrere den i forretningsprocesserne og virksomhedens beslutningsgrundlag, fortæller Benny Lohse, salgsdirektør i Sigma Business Intelligence og understreger, at forankring i det hele taget er alfa omega for FAKTA Sigma Business Intelligences kunder omfatter bl.a. B&O, ALKA Forsikring, Nycomed, Kuwait Petroleum, IT- og Telestyrelsen og Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Sigma Business Intelligences ydelser omfatter: Business Intelligence strategi præciserer mål og retning Business Intelligence workshop kick-starter processen og bringer forretning og IT sammen Business case og foranalyse præciserer mål og forventet udbytte Valg af optimal teknologi Proof-Of-Concept anskueliggørelse af løsningsforslag Implementering og forankring af løsninger Drift, optimering og videreudvikling af eksisterende løsninger Sigma. Og sikkert også en stor del af grunden til, at virksomheden er i stærk vækst: Det nytter ikke at levere en ydelse, hvis kunden ikke forstår at anvende den på sigt. Så bruger vi hellere lidt ekstra ressourcer. For vi kan selvfølgelig mærke, at kundernes tilfredshed betaler sig. Udgangspunkt i kunden og langvarige partnerskaber I samarbejde med kunden defineres de forretningsmæssige udfordringer, som kunden står overfor. Og så rådgiver Sigma Business Intelligence ud fra det. Vi har kompetencer på de mest gængse platforme og værktøjer på det danske marked og kan på den baggrund dække stort set alle behov. Det betyder, at vi kan tage fuldstændig udgangspunkt i kundens behov, ambitioner og ikke mindst budget. Nogle gange kan en mindre omfattende løsning, der koster en tiende-del, dække behovet og andre gange er det store komplekse løsninger, der skal til, siger Benny Lohse og tilføjer, at det ikke mindst er Sigma Business Intelligences totale uafhængighed af software-salg, som gør dem til en troværdig rådgivningspartner. Vi har kunden som første prioritet - ikke salg af noget bestemt software. CASE: Foranalyse, valg af Business Intelligence-værktøj og efterfølgende implementering hos Kuwait Petroleum Kuwait Petroleum ønskede en ny Business Intelligence løsning men ønskede ikke at anvende budgettet på en detaljeret markedsanalyse og evalueringsproces. Sigma Business Intelligence faciliterede en række workshops, som var fokuseret på identificering af kritiske problemstillinger. Herefter blev to potentielle leverandører udvalgt. Demo og evaluering foregik i løbet af en dag. Kuwait Petroleum valgte efterfølgende Sigma Business Intellligence som implementeringspartner. Sigma Business Intelligence AS Kongevejen 100 DK 2840 Holte Phone: +45 45 46 00 50 bsl@sigmadanmark.dk www.sigmadanmark.dk Åbne standarder sikrer viden Åbne standarder som Open XML er kommet for at blive. De kan nemlig være med til at sikre viden hos både offentlige og private virksomheder. Amerikanske Library of Congress og engelske British Library. To af verdens største biblioteker med milliarder af dokumenter, der er lagret i enorme databaser. Dokumenter, der indeholder uvurderlig viden om politik, historie og kultur, som skal bevares for eftertiden. Hidtil har nye programmer og lagringsformater gjort lagringer enormt komplicerede. Men åbne dokumentstandarder som Open XML er bagud kompatible. Det betyder, at Open XML uden problemer understøtter de gamle dokumenter fra bibliotekerne. Med i Office 2007 Derfor har bl.a. de to store biblioteker været involveret i arbejdet med at skabe Open XML-standarden sammen med en række andre store institutioner og virksomheder, der har i høj grad lever af deres viden. Microsoft har haft en naturlig plads i den tekniske komite, TC45, der har udviklet Open XML, og Microsoft Office 2007 er et af de programmer som benytter sig af Open XML. Det indebærer, at alle regneark eller tekstdokumenter kan læses af brugeren, uanset hvilket program han eller hun benytter sig af. Dokumenterne bliver på den måde uafhængige af programmerne. Hvis ens dokumenter er gemt i Open XML formatet, betyder det kort fortalt, at man kan udveksle tekstbehandling, regneark og præsentationer på tværs af programmer og platforme som understøtter Open XML. forklarer Jasper Hedegaard Bojsen, der er teknologichef hos Microsoft Danmark. Open XML-formatet gør samtidig kommunikationen mellem virksomheder lettere. Hvis en kommunal medarbejder skal sende et dokument af sted til nabokommunen kan Open XML-formatet med fordel benyttes til at gøre kommunikationen let. En af de væsentligste årsager til, at Open XML blev udviklet, var, at man ville sikre, at viden, som var gemt i forskellige dokumentformater, ikke gik tabt med tiden. Ingen virksomhed eller organisati Amerikanske Library of Congres var en af de store videnstanke, der har været med i arbejdet med Open XML. 02 08 25
Open XML on skulle længere være bange for, at deres viden gik tabt, fordi deres lagringsformat ikke længere blev understøttet i fremtiden. Sparer tid og plads Open XML understøttes bl.a. af Office-pakkerne fra Microsoft 2000, XP, 2003 og 2007. Men ifølge Jasper Hedegaard Bojsen kommer den almindelige bruger ikke til at mærke det store til den nye åbne standard. Overgangen fra en binær til en XML-verden vil ikke få den store betydning for selve programmerne. Det eneste, folk nok vil lægge mærke til, er sandsynligvis blot at deres nye tekstdokumenter fylder cirka halvdelen af de gamle på pc ens harddisk, eller når det sendes via email, siger Jasper Hedegaard Bojsen, der fortæller, at der foreløbig har der været 20 mio. downloads af Open XML compatibility pack fra Microsofts hjemmeside. Så jeg tror afgjort, at Open XML er kommet for at blive. Open XML Open XML er en åben dokumentstandard for regneark, præsentations- og tekstdokumenter, godkendt af den europæiske standardiserings organisation ECMA. Fordelen ved Open XML er, at den understøtter gamle lagringsformater, så gammel viden ikke går tabt. Samtidig er dokumenttyperne ikke længere afhængige af programmerne fra bestemte leverandører. (I 2007 blev Open XML accepteret som en åben standard, idet ECMA International formelt fik rettigheder til Open XML Den Internationale Standard organisation (ISO) er netop ved at vurdere, om Open XML skal klassificeres som en ISO standard. ODF og Open XML ODF dokumentformat er et andet format for tekstdokumenter. ODF understøtter tekstdokumenter, regneark og præsentation. ODF og Open XML er dog grundlæggende forskellige i en række henseende. Mest nævneværdigt er det at ODF ikke er designet til at være kompatibelt med de eksisterende binære de facto standarder. Featured Analyst Firm Gør IT-projekter til IT-succeser Et 5-trins program med ekspertanalyser og best practices ebog. Som IT-leder ved du, at succesen af et projekt afhænger af, hvorvidt det opfylder forskellige vigtige krav. Du har brug for entydig overvågning og rapportering. Du skal balancere ressourcer og budgetter. Du skal levere til tiden, ifølge specifikationerne og samtidig møde virksomhedens krav til kvalitet. For at hjælpe dig med at være på forkant med projektet og opfylde disse krav har CA udviklet Project Success Plan - et 5-trins program med adgang til den anvendte Gartner research, best practices og ekspertanalyser af Matt Light, Gartner Research VP. Trin 1: Læg grundlaget for projektsucces Få svarene på hyppige spørgsmål om styringen på program- og portføljeniveau i Gartner rapporten: Key Questions and Answers: Program & Portfolio Management Trin 2: Bedøm modenheden i projektstyringen Anvend Project Success Profiler til at bedømme styrker og svagheder i din IT-projektstyring, find hullerne og få anvendelige anbefalinger til forbedring. Trin 3: Gå fra projekt- til porteføljestyring Se hvordan du kan udvide dine porteføljestyringskompetencer i Gartner rapporten: Program and Portfolio Management: Getting to the Next Level. Trin 4: Anvend porteføljestyrings-løsninger Få ekspertråd om PPM-software og hvordan det understøtter levering til tiden, indenfor budgettet i Gartner rapporten: Project and Portfolio Management Applications: Perspective Trin 5: Indfør best practices Se hvordan best practices metoderne (PMBoK, PRINCE2, MSP og M_o_R) gør kvaliteten af din projekt- og porteføljestyring bedre i ebogen: Frameworks for IT Management Folketinget har bestemt, at fra den 1/1 2008 skal alle offentlige computere kunne læse Open XML såvel som ODF- formatet. Det er muligt gratis at hente et lille konverterings-værktøj på www.odf-converter.sourceforge.net, så Microsoft Office kan åbne og gemme i ODF-format Tilmeld dig Project Success Plan på ca.com/dk/ppm CA, Borupvang 5B, 2750 Ballerup, Tel: 45 47 41 41, Web: www.ca.com/dk 26
Corporate Performance Management Af Malene Bo foto Jakob Nielsen Corporate Performance Management er en samlet betegnelse for alle de processer, metoder, metrikker og systemer, der kræves for at måle og styre en virksomheds performance. handler om, hvordan man sikrer organisationens evne til løbende at tilpasse sig nye krav og behov. Fem principper for succes Corporate Performance Management kan give svaret på de spørgsmål, som mange virksomheder stiller sig i selv i disse år. Systemet kan bl.a. give virksomheden klare og hurtige svar på spørgsmål, der er lette at stille, men komplicerede at besvare: Hvordan klarer vi os? Hvorfor går det, som det gør? CPM er relevant, fordi netop synlighed og gennemsigtighed er afgørende for at kunne besvare de to første af de spørgsmål, som ifølge Bob Paladino er de rigtige at stille til sin virksomhed, hvis man gerne vil være med blandt de bedste. Spørgsmålene er: Hvordan klarer vi os? Hvorfor går det, som det gør? Ifølge CPM-eksperten er disse to spørgsmål og de tilhørende svar dog kun interessante, fordi de giver grundlaget for at fokusere på det tredje spørgsmål et spørgsmål, som virksomheder i dag bruger alt for lidt energi på, nemlig: Hvad bør vi lave i morgen og på den endnu længere bane? Virksomheder har altid set meget på, hvordan de klarer sig. Hvordan ser bundlinjen ud, og hvorfor gør den det? Men disse bagudskuende spørgsmål har fået lov at fylde for meget, for status og årsag er jo kun interessante i forhold til at gøre det bedre, lyder det fra Bob Paladino. Han anbefaler, at man bruger langt de fleste ressourcer på de strategiske overvejelser og sørger for, at det fremadrettede arbejde ikke kun er forbeholdt en snæver kreds eller samles på et par årlige møder. Den strategiske fremtidsplanlægning skal i stedet være det, som alle i virksomheden hele tiden har fokus på. Corporate Performance Management, dos and don ts: Do 1. Etabler et CPM-kontor og få dem til at lave en plan for, hvordan metoderne kan implementeres i virksomheden. Udnævn nogle, som er ansvarlige for, at det sker. 2. Lav et road map, dvs. en plan over den videre implementering af CPM. 3. Brug kun få eksterne konsulenter og kun i forbindelse med opstart og etablering af CPM-kontor eller som coaches undervejs i processen. Resten skal helst holdes inden for virksomheden. Don t 1. Don t wait. 2. Gør det ikke mere kompliceret, end det er. 3. Lad strategierne understøtte af de teknologier, som findes på markedet, og som gør en lang række af processerne meget bedre, nemmere og billigere. Den bedste virksomhed vil i fremtiden være den, som stiller sig selv de bedste spørgsmål. Det fastslår Bob Paladino, som er en af verdens førende eksperter inden for Corporate Performance Management. Paladino var hovedtaler, da Microsoft for nylig afholdt en konference om perspektiverne i Corporate Performance Management (CPM), der er branchens varmeste begreber netop nu. CPM er en fælles betegnelse for en række processer og systemer, hvis formål er at sikre hele virksomheden et bedre grundlag for at træffe bedre og hurtigere beslutninger, end de gør i dag. Det sker bl.a. ved at indføre software og procedurer, der gør alle processer gennemsigtige og alle resultater synlige på tværs af virksomheden. Bob Paladino Bob Paladino er grundlægger og partner i firmaet Bob Paladino and Associates LLC, der rådgiver direktioner og ledelser i Corporate Performance Management. Han er bl.a. ekspert i at implementere og integrere Six Sigma og Balanced Scorecards. Paladino er kendt som forfatter til bogen Five Key Principles of Corporate Performance Management. Han har været Senior Vice President for Crown Castle International og vicepræsident for Drs. Kaplan & Norton og konsulent i PricewaterhouseCoopers. Kilde: Bob Paladino Mere end et buzzword Det lyder måske oplagt, at en dynamisk virksomhed i en globaliseret verden ser mere frem end tilbage, men en undersøgelse lavet for nylig af Ernest & Young viser, at det langtfra er virkeligheden. I 500 danske virksomheder viser det sig, at økonomiafdelingerne i gennemsnit kun bruger 13 % af deres tid på det fremadrettede arbejde, men at man alle steder både ønsker og forventer at dedikere flere kræfter til dette område i fremtiden. Udviklingen i de danske virksomheder passer godt med Bob Paladinos erfaringer. Alle steder ser han en hastigt stigende interesse for ideerne i CPM og et ønske om at få hurtigere og flere svar, så man kan lægge flere og bedre fremtidsplaner. Endnu er CPM nyt for mange, men jeg oplever stor interesse alle steder, jeg kommer hen. Og så betyder det selvfølgelig meget, at de virksomheder, som andre ser op til de benytter sig af CPM. Derfor er jeg sikker på, at CPM vil brede sig meget de kommende år, siger Bob Paladino. Han afviser, at CPM blot er endnu et buzzword i den lange række af managementbegreber, men mener tværtimod, at Corporate Performance Management netop ikke handler om luftige ord og begreber. CPM har i virkeligheden på forhånd bevist sit værd, fordi i hvert tilfælde de principper, jeg har opstillet og arbejder efter bygger på erfaringerne fra en række af verdens mest succesrige virksomheder, siger han. 28 02 08 29
Brug for kompetente udviklingsressourcer? Corporate Performance Management Med Mondo offshore får du optimale muligheder for at tilføre og tilpasse de ressourcer og kompetencer, der skal til for at løse dine udviklingsopgaver. Offshore sikrer fleksibilitet, kortere udviklingstid og lavere omkostninger. Få at vide, hvordan du får offshore ressourcer på 3913 0200 eller www.mondo.dk/offshore Stor tilfredshed med Performance Management Der er store forskelle på holdningen til Business Performance Management i dansk erhvervsliv. Men de virksomheder, der har brugt ressourcer på Business Performance Management, er generelt meget tilfredse med de valgte produkter, som de opfatter som særdeles vigtige redskaber i organisationen. Det viser en detaljeret undersøgelse af udviklingen inden for Performance Management og Business Intelligence i Danmark, som IDC har gennemført på vegne af BUSINESSMINDS på over 100 store danske virksomheder. BUSINESSMINDS er et konsulentfirma, der arbejder med virksomheders information på alle niveauer. Ud fra undersøgelsen kan man desuden konkludere: At virksomheder er mere modne til Business Intelligence og andre analytiske programmer i dag og det forventes at stige over de næste to år. Ud over traditionel budgettering og finansielle performancekoncepter er Lean og Balanced Scorecards de mest brugte Business Performance Management-koncepter. Fem principper, der gav succes I mange år var Bob Paladino selv en del af topledelsen i store amerikanske virksomheder, men en dag satte han sig for, en gang for alle, at finde ud af, hvad det er, de bedste virksomheder gør rigtigt i deres måde at drive forretningen på. Over en årrække undersøgte han organisationen, kulturen, værdierne og rutinerne hos 50 af de mest succesrige amerikanske virksomheder og fandt en række interessante fællestræk. Disse fællestræk videreudviklede han til de fem Det vigtigste udbytte af Business Performance Management er et forbedret beslutningsgrundlag og en forbedret forretningsforståelse. Holdningerne til Business Performance Management er meget forskellige fra branche til branche. Den finansielle sektor og forsikringsbranchen har den mest avancerede tilgang til området. Danske virksomheder efterlyser integrerede it-løsninger, der understøtter Business Performance Management og BI. Microsoft forventes at have en god kundeopbakning i fremtiden, mens udbydere, der er fokuseret alene på BI, forventes at have mindre kundeopbakning. Microsoft er ved at få større tiltrækningskraft på området gennem lanceringen af PerformancePoint Server. Hele rapporten om Business Performance Management og brug af Business Intelligence kan bestilles gennem BUSINESSMINDS: Tlf. 70 222 747 www.winningintelligence.dk Hvem er din BI leverandør? Hvilken leverandør vil være domninerende om to år? 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% MS SAS SAP Oracle IBM Targit Hyperion Cognos 0% MS SAP IBM Targit Cognos Hyperion Oracle SAS Others Mondo er en førende IT-services virksomhed med 300+ ansatte, der fokuserer på udvikling og hosting af løsninger på en Microsoft platform. Source: IDC BUSINESSMINDS Winnning Intelligence 02 08 31
Corporate Performance Management det sidste ord Af Jens Kisker foto Jacob Nielsen principper, som er beskrevet i bogen Five Key Principles of Corporate Performance Management. De fem karakteristika for de mest succesrige virksomheder er i korte træk: at virksomhederne alle havde et kontor, som arbejdede med at hæve virksomhedens præstation på tværs af afdelinger, enheder og divisioner. Indsatsen var højt prioriteret, og kontoret refererede direkte til topledelsen. Et godt it-system og et godt brand at de generelt gjorde meget ud af den strategiske planlægning herunder de analyser og scenarier, som skaber et solidt beslutningsgrundlag. Desuden gjorde de meget ud af at kommunikere disse resultater hurtigt ud til alle relevante modtagere i virksomheden. at de havde indført en række måleværktøjer, der på forskellig vis gjorde det muligt at sammenligne metoder og resultater på tværs af afdelinger. Det gjorde det nemt for en afdeling at optimere sin måde at løse en bestemt type problemer på. at de havde et stort fokus på hurtig og effektiv problemløsning. Man havde eksempelvis en høj frekvens af kundetilbagemeldinger, og man tilpassede løbende sit produkt eller sin organisation til en ændret efterspørgsel. at de var ekstremt gode til at duplikere best practice ved at have fokus på at identificere, indsamle og dele informationerne om, hvordan man bedst håndterer bestemte udfordringer. Ifølge Bob Paladino har mange af tankerne og metoderne i CPM været i spil længe, men det nye og afgørende er, at man nu betragter det som en integreret disciplin med stor betydning for metoder og uafhængigt af sektorer. På tværs af metoder og sektorer. Ideen om CPM er modnet, så det i dag er et overordnet princip for virksomhedens måde at fungere på. Det forudsætter en bestemt kultur og et bestemt fokus, og det gøres til en grundlæggende del af virksomhedens måde at være virksomhed på. Implementeringen af Corporate Performance Management kan gøre en stor forskel for en virksomhed, men skal øvelsen give det ønskede resultat, kræver det, at man er villig til at lægge de nødvendige økonomiske og politiske ressourcer i projektet, siger Bob Paladino og tilføjer: Man kan gøre det light, men man kan ikke gøre det halvhjertet. Det kræver støtte fra topledelsen og kan sagtens tage flere år, før man ser resultatet. Men jeg er ikke i tvivl om, at det er den rigtige vej at gå, siger han. Læs mere på www.microsoft.dk/cpm CPM skal gøre Falck mere proaktive Tre skarpe til Jakob Kruse, Falck, som deltog i Microsofts konference om Corporate Performance Management i Børssalen i slutningen af november. Hvorfor er du interesseret i Corporate Performance Management? I Falck er vi lige nu i færd med at implementere og udrulle et Performance Management-produkt i vores driftsdivisioner. Vi har oprettet det, der hedder et data warehouse, som er en samling af elektroniske data, der er organiseret, så processer og resultater bliver synlige i alle led. Men det er først nu, vi skal til at kulegrave omfanget af, hvad dette produkt kan tilbyde, og hvordan relaterede produkter kunne være relevante for os. Hvad ser du af udfordringer i forhold til at introducere CPM i Falck? Der er i hvert tilfælde nogle ting, vi skal være bevidste om. Det er vigtigt, at det bliver rullet ud på en positiv måde, så det ikke bliver opfattet som et kontrolværktøj, men som en mulighed for at udvikle sig selv og lære noget af hinanden. Og det er bestemt en udfordring, når man indfører et værktøj, hvor man i detaljer kan se, hvad folk laver, og hvordan de lykkes med det. Hvad synes du om de ideer, du er blevet præsenteret for på konferencen? Det har været spændende at høre om, hvordan man kan brede Performance Management ud til hele virksomheden og ikke kun anvende det isoleret på driften, sådan som vi foreløbig gør. Og så giver det meget stof til eftertanke at blive præsenteret for andre virksomheders arbejde med Performance Management, fordi der viser sig at være mange måder at bruge teknologien og ideerne på. Hvor vigtig er it-strategien for Irmas forretning? Vi er en del af Coops data-warehouseløsning, og vores ledelsesmæssige tilgang til det er, at vores omkring 75 butikschefer skal have adgang til helt sandfærdige oplysninger om omsætning, salg og forskellige indeks fra hele kæden, så de kan sammenligne med andre butikker og blive inspireret. Med millioner af daglige transaktioner er it af meget stor betydning som grundlag for overblikket over omsætningen inden for kategorier og helt ned på varebasis. Det sikrer det behov for viden, der skal til for eksempelvis at optimere avancen. It er på forudsætningsniveau helt afgørende, for ellers betragtes man som gammeldags. Når man for eksempel ser på en bank i dag, er den stort set ikke andet end et itsystem og et brand. Det er lidt som et dagligvaresystem, hvor Irmas brand er, at vi er en kvalitetsfødevarebutik med god kundeservice og en god indkøbsatmosfære. Hvorledes adskiller Irmas brug af it sig fra andre dagligvarekæder? Det er effektivt at være en del af en gruppe som Coop, der har været på forkant med it-udviklingen. Jeg tror ikke, at der er den store forskel på, om man spørger en af discountkæderne om det samme. Der har man i lige så høj Alfred Josefsen, administrerende direktør hos Irma, har vendt et underskud til overskud ved blandt andet at fokusere på optimal udnyttelse af it. Undervejs er han desuden blevet valgt til årets leder og er i fuld gang med at styre Irmas ekspansion mod vest. Han får det sidste ord i denne udgave af Momentum: grad behov for at styre de mange transaktioner og effektivisere driften, hvilket gør it helt nødvendigt. Hvordan implementeres omfattende it-løsninger i en stor organisation, hvor alle medarbejdere skal være med helt ud i den enkelte butik? Det har været en otteårs proces, hvor der er blevet flyttet ansvar og beslutningskompetencer fra hovedkontoret til butikscheferne og ud til de enkelte disponenter. Det er klart, at det tager lang tid at lave om på en stor organisation, og forudsætning nummer ét er grundlæggende forudsætninger om, hvordan man omformer informationer til 32 02 08 33
det sidste ord Vi vil se flere trådløse løsninger i dagligvarebranchen viden, når man arbejder hos Irma. Det gælder også den, der betjener kassen i den enkelte butik. Hvordan hænger it-strategien og dit ledelsesmæssige fokus på medarbejderne sammen? Jeg har selv presset på for en decentralisering af beslutningerne i organisationen. En af forudsætningerne for, at medarbejderne kan lide deres job og har mulighed for at udvikle sig, er, at flere og flere har adgang til it og kan bruge det til en optimering af deres eget job. Resultatet er blandt andet, at vi har fået mange købmænd, der synes, at det er sjovt at arbejde og have ansvaret for optimering. Det er noget af kernen i det høje motivationsniveau, der findes blandt Irmas medarbejdere, og årsagen til, at vi sidste år blev kåret til Danmarks bedste store arbejdsplads, samt at vi i mange år har befundet os på top tyve-listen. - Vi har i Stratiteq fundet en lydhør partner som kan hjælpe os med det strategiske arbejde og de avancerede tekniske løsningerne Jessica Widlund IT-chef Biltema Biltema er én af Nordens største detailkæder indenfor biltilbehør, reservedele og værktøj og omsætter for 3 milliarder kroner via 40 frenchisevarehuse i Danmark, Sverige, Norge og Finland. Hvad rører sig på it-området i dagligvarebranchen? Trenden er, at systemerne bliver mere automatiske. Der bliver endnu mere fokus på just in time og ting, der skal kunne generere sig selv. Der vil være en løbende justering af logistikken. Desuden vil man se flere trådløse løsninger, elektronisk hyldeaflæsning, Radio Frequency Identification (RFID) og elektroniske varestrømme. På længere sigt kan man forestille sig personaleløse varebetjeningsfunktioner. Det vil dog primært blive discountforretningerne. Branchen er opdelt i butikker, som er effektiviserede og ubemandede, og butikker som Irma, hvor vi stadig satser på at være kundeorienterede og dermed menneskeorienterede. Irma står over for en udfordring i forbindelse med vores udvidelse mod vest, hvor vi er ved at overtage Magasins Mad & Vin-afdelinger, og hvor vi har at gøre med en anden virksomhedskultur. Det byder også på en udfordring for it-strategien. Portaler Sharepoint Integration BizTalk CRM Dynamics CRM Analyser Performance Point Stratiteq Denmark ApS Arne Jacobsens Allé 15 2300 København Tlf. 29 93 22 66 info@stratiteq.com Stratiteq Sweden AB Propellergatan 1 SE-211 19 Malmö Tlf. +46 (0)40 642 98 00 info@stratiteq.com 34
NIC. CHRISTIANSEN GRUPPEN I OVERHALINGSBANEN MED BUSINESS INTELLIGENCE I dag kan vi i Excel se hele koncernens resultat og nedbryde det i de enkelte selskaber, afdelinger. Faktisk kan vi komme helt ned på bilagsniveau. Vi kan nu koncentrere os om informationerne i arket, og ikke alt det der er bagved Koncern Økonomidirektør, Jan Stæremose Enke Virksomheden bag importen af Land Rover, Nic. Christiansen Gruppen, har fået større frihed til at trække igennem på alle fire hjul. Øget gennemsigtighed i en organisation med 14 selskaber, flere forretningsområder og information spredt over mange systemer, har givet et overblik, der tidligere var svært at opnå. Vejen til øget gennemsigtighed gik via en Business Intelligence løsning med et solidt Microsoft SQL Server data warehouse leveret af Intelliminds og Inspari. Økonomisystemernes manglende rapporteringsmuligheder er afløst af en dynamisk rapportering og analyseløsning med bl.a. Microsoft Excel som omdrejningspunkt. Medarbejderne kan nu fokusere deres tid på det vigtige, frem for at fremskaffe og konsolidere data. Viden er altid tilgængelig og beslutningsgrundlaget er blevet væsentligt forbedret. Med Business Intelligence løsningen er Nic. Christiansen Gruppen endnu bedre udstyret til at understøtte forretningen strategisk, taktisk og operationelt. Intelliminds og Inspari blev valgt som leverandør på baggrund af referencer, en struktureret proces og evnen til at udfordre på forretningskritiske områder. Intelliminds a/s Agiltevej 21 2970 Hørsholm Telefon 70 24 56 55 E-mail: info@intelliminds.dk Inspari Aps Åbogade 15 8200 Århus N Telefon 87 34 56 83 Email: info@inspari.dk