Digitalt samarbejde knytter mennesker, information og viden sammen

Transkript

1 Digitalt samarbejde knytter mennesker, information og viden sammen - Business- og Public 360 er dokumenthåndteringsløsningen og arkivet, som sikrer vellykket digitalt samarbejde

2 360 er dokumenthåndteringsløsningen og arkivet, som sikrer vellykket digitalt samarbejde 360 i kombination med SharePoint, Office og LYNC skaber en kraftig samarbejdsplatform Digitalt samarbejde er på dagsordenen både i private og offentlige virksomheder. Målet er, at vigtig information deles, forvaltes og fordeles ved at knytte mennesker, information og viden sammen. Gode samarbejdsløsninger gør information og viden let tilgængelig, og lader medarbejderne fokusere på deres kerneområder. Derved bidrager de til, at virksomheden bliver mere produktiv og kan realisere sine mål og udnytte sit potentiale. Viden er magt mens fælles viden er en uovertruffen kraft. Teknologi og kultur der opmuntrer til deling For at lykkes med et samarbejdsprojekt kræves det, at virksomheden overvinder både teknologiske og kulturelle udfordringer. Den teknologiske udfordring overvindes ved at have en infrastruktur, som opmuntrer til deling, og den kulturelle ved at etablere et miljø for informationsdeling. Samarbejdsplatforme og søgemotorer giver i sig selv ikke tilstrækkelig struktur til, at informationen kan genfindes. Succeskriteriet er derfor, at informationen opbevares i et fælles struktureret arkiv eller virksomhedshukommelse med relevant metadata. Gevinsten ved effektivt samarbejde kommer, når det er muligt at genfinde og dele informationen, bygge relationer, og når det er nemt at benytte sig af og udnytte andres kompetencer. Naturlige kanaler til at dele information er samarbejdsplatforme som intranet med fokus på dynamisk informationsdeling og personligt tilpassede skriveborde, internetportaler til kundedialog, Communities med lukkede områder for udvalgte grupper, intelligente søgeværktøjer og brug af My Site videndeling. Ved at integrere arkivet i 360 med disse platforme muliggøres godt samarbejde. Hafslunds portalvision er at have en fælles arbejdsflade på tværs af hele koncernen, hvor vi skal gøre information tilgængelig og søgbar på tværs af 700 processer spredt ud over 20 forskellige virksomheder. 360 i kombination med SharePoint, Office og integration med ERP og CRM skaber en kraftig samarbejdsplatform, som gør det muligt Stian Bjørhei, løsningsansvarlig, Hafslund 360

3 360 er dokumenthåndteringsløsningen og arkivet, som muliggør godt samarbejde En meget central komponent i den teknologiske infrastruktur er at have et arkiv, hvor al information opbevares en fælles virksomhedshukommelse. Men informationen skal ikke bare arkiveres sikkert, den skal også kunne findes frem igen, genbruges og deles. 360 er bygget på Microsoft SharePoint og er tæt integreret med Microsoft Office-miljøet. Ved at bygge løsninger på toppen af SharePoint og Office sammensættes det bedste fra to verdener og det skaber unik værdi for vores kunder. Behøver mere end SharePoint Mange virksomheder har valgt SharePoint som fundament til videndeling og informationshåndtering. Undersøgelser udarbejdet af analyseinstituttet Gartner viser dog, at virksomheder, som har valgt en SharePoint-strategi til håndtering af indhold, portaler og samarbejde, i stadig større grad efterspørger mere end en generel platform. De ønsker et system, der bygger på SharePoint, og et system som kan tilføre merværdi og tilfredsstille branche- og virksomhedskritiske behov. Ifølge Gartner er det tre ting, der skal være på plads for at lykkes med informationshåndtering og samarbejde i SharePoint. 1. Struktur over information og metadata 2. Medarbejdere, som bidrager til at opbevare og forvalte information 3. Et arkivsystem, som er integreret med SharePoint 360 understøtter alle disse punkter og fungerer som hjørnesten i videndeling og samarbejde, fordi dokumenter, kontakter, projekter, sager og korrespondancer opbevares struktureret og sikkert med gode metadata. 360 gør det enkelt for medarbejdere at forvalte information, når den gøres tilgængelig i velkendte brugergrænseflader som Office og Outlook, samt deles på vigtige samarbejdsplatforme som intranet, extranet, og samarbejdsrum i SharePoint. Arkivet i 360 er robust og støtter alle krav til arkivering både i den private og offentlige sektor. Derudover er arkivkernen stabil og tåler organisatoriske ændringer. Velkendte brugergrænseflader En succesfaktor for at få medarbejdere til at arkivere og dele vigtig information er, at lade det være nemt at tilegne sig nye rutiner. 360 giver brugeren effektiv opbevaring, søgning og genfinding af information direkte i kendte brugergrænseflader som Office, Outlook og SharePoint. Når medarbejderne slipper for at bevæge sig væk fra deres vante omgivelser for at få effektiv dokumenthåndtering, fører det til øget produktivitet, bedre kvalitet af information og danner grundlaget for godt samarbejde SharePoint = Det rigtige valg 360 er arkivet og informationsstrukturen, som giver god opbevaring og effektiv informationsforvaltning. SharePoint er fundamentet for samarbejdsplatformen, hvor informationen er tilgængelig og nemt kan søges frem fra arkivet i 360! Teknologisk samspil giver store fordele Software Innovation drager nytte af de store investeringer, som Microsoft lægger i sin teknologiplatform til at udvikle standardprodukter, der komplementerer SharePoint og Office med komponenter, moduler og funktionalitet. Det sikrer, at kunden får det bedste fra to verdener. Altid først med den seneste SharePoint version Vores tætte samarbejde med Microsoft betyder, at vi altid er først ude med den seneste nye SharePoint version og kan garantere vores kunder en moderne løsning til dokumenthåndtering, opbevaring og videndeling. Det giver en rigtig god brugeroplevelse. Samarbejde direkte i Outlook Outlook-integrationen giver store effektiviseringsgevinster. Hver enkelt medarbejder får hurtigt overblik over åbne projekter, status på dokumenter og får adgang til al nødvendig information. Enten ved at benytte søgefeltet eller åbne lister med historik eller favoritter.

4 360 er dokumenthåndteringsløsningen og arkivet, som sikrer vellykket digitalt samarbejde Moderne samarbejdsportaler giver dynamisk informationsdeling Virksomheder, som ønsker at opnå digitalt samarbejde og dynamisk informationsdeling, må sikre sig, at information og viden, som findes i virksomheden, både er tilgængelig og bliver udnyttet. 360 giver samarbejdsrum en ny dimension Gennem et samarbejdsrum i SharePoint kan virksomheder opnå effektiv udveksling og arkivering af information og dokumenter i projekter uden brug af eller andre former for forsendeler. Et problem, som dog ofte opstår, er, at vigtige dokumenter hverken bliver gjort tilgængelige for res-ten af organisationen eller arkiveres på en struktureret måde, efter at projektet er afsluttet. Det kaldes informationssiloer. Da antallet af samarbejdsrum vokser, bliver det vanskeligt at få overblik over information, og virksomheden mister muligheden for at realisere gevinsterne ved samarbejde. Ved at benytte modulet 360 Samarbejdsrum undgås sådanne informationssiloer. 360 Samarbejdsrum er et modul, som sørger for effektiv udveksling af arkivering af information og dokumenter i projekter. Information bliver ikke bare gjort tilgængelig, men bliver også sikkert opbevaret, og gjort søgbar på tværs af organisationen eller projektet. Socialt samspil giver effektivt samarbejde Ved hjælp af en tæt integration med Office og kommunikationsværktøjer som Communications Server, Communications Online og Communicator (LYNC) løftes muligheden for at effektivisere virksomhedens processer op på et helt andet niveau. Alle medlemmer i et samarbejdsrum kan til enhver tid se, hvem der er tilgængelig, og hvem der sidst har arbejdet på et dokument. Og man kan nemt oprette kontakt via LYNC direkte fra samarbejdsrummet. Samtidig er det muligt at gemme al kommunikation direkte i 360. Bedre samarbejde og kommunikation gennem sociale teknologiske platforme kan forøge virksomhedens produktivitet med 20-25% Mc Kinsey Global Institute Funktionalitet til workflow og procesunderstøttelse Det er nemt for brugeren at oprette et 360 Samarbejdsrum. Selve rummet i SharePoint oprettes direkte fra 360 og giver brugeren et færdigt opsat samarbejdsrum med al nødvendig funktionalitet og webparts til effektivt samarbejde, adgangsstyring, procesunderstøttelse og workflow. Informationen om projektet og dets status kan blive præsenteret i webparts, som fx opgavelister, sammen med tilsvarende dokumenter. Sammen med centrale funktioner til automatisk og/eller manuel opbevaring af dokumenter, bliver det muligt for interne og eksterne parter at læse og dele information samt samarbejde om dokumenter, før de gemmes i 360 s integrerede struktur. Vores succeskriterie for at lykkes med samarbejde er enkel arkivering, sikker genfinding og deling af virksomhedskritisk information. Stian Bjørhei, Løsningsansvarlig, Hafslund

5 Business 360 og Public 360 er vigtige brikker i vellykkede samarbejdsløsninger

6 360 er dokumenthåndteringsløsningen og arkivet, som sikrer vellykket digitalt samarbejde nøglen til effektivt digitalt samarbejde Undersøgelser fra Gartner viser, at en medarbejder i gennemsnit bruger 30 minutter på søgning og genfinding af information. Omsat til kroner og ører vil det sige, at en virksomhed med 100 medarbejdere ved at halvere tiden, de bruger på søgning og genfinding, kan opnå besparelser på 2.7 mio. kr. på et år. Den største gevinst med 360 er søgning og genfinding af dokumenter. Søgefunktionaliteten i 360 er så hurtig og præcis, at medarbejdere finder dokumentationen, når de har brug for den Shkoza Banjska Kabashi, Arkivansvarlig Entra Eiendom Søg i flere datakilder med én søgning Udfordringen hos mange virksomheder er, at det er svært at realisere gevinster, når medarbejderne skal forholde sig til mange kilder såsom forskellige arkiver, filservere og fagsystemer. Løsningen på denne udfordring er 360 Enterprise Search. Et modul som betyder, at medarbejderne kan søge efter information via én samarbejdsplatform uafhængig af fagsystem, filserver, eller arkiv. Løsningen kombinerer resultater fra flere datakilder i én søgning, samtidig med at den tjekker adgangskategorien på den, der søger, og filtrerer den information, som ikke må vises, fra. Derudover gør denne funktionalitet det muligt at opbevare og genbruge søgninger af information på tværs af systemer uden at have brugerkompetence i fagsystemerne. Vores kunder deler og finder Et eksempel på en virksomhed, som er helt afhængig af denne teknologi, er SINTEF. De har sat deres løsning op, så de tilfører ekstra metadata baseret på historiske projekter og løbende projekter. Det betyder, at data sættes ind i kontekst og samles sammen til brugeren - uafhængig af kilder. Vores forskere har brug for adgang til store mængder information på en hurtig og enkel måde. Vi har store forventninger til, at løsningen kan give os mærkbare effektiviseringsgevinster Snorre Ness, IT-chef SINTEF Læs mere på Kundehistorier Ja vi deler siger Jernbaneverket Digitalt samarbejde hos SINTEF Hafslunds Portalvision Datasheets 360 Samarbejdsrum 360 Enterprice Search Rapporter Software Innovation i den

7 Opbyg en kultur til videndeling For at lykkes med samarbejde er det vigtigt at bygge en kultur og tradition op for videndeling. En organisation er de mennesker, som arbejder i den, og organisationsændringer er derfor synonymt med ændringer på individniveau. En barriere for samarbejde er, at mange værner om deres egen viden og holder kortene tæt til kroppen. Ved at nedbryde sådanne barrierer vil virksomheden få enorme konkurrencefordele. Samarbejdsprogrammet drejer sig i lige så høj grad om en ny kultur til deling af information, som ny IT. Vi har arbejdet med motivation, kulturopbygning og indførelse af nye arbejdsprocesser siden programmet startede: demoer, kurser, fællesmøder, klasseundervisning, e-læring, videokurser, lynguides, brugerguides vi bruger alt. Det er meget nyt, siger projektleder Tore Hemo, Jernbaneverket Vi har finansieret projektet krone for krone med den effektivisering, det har givet os. Sat på spidsen kan vi sige, at løsningen ikke har kostet os penge overhovedet Jon Andreas Pretorius, leder for applikationstjeneste, Hafslund Gode råd til at lykkes Vi har lyttet til vores kunder og kort fortalt er der otte vigtige elementer, som skal være til stede for at skabe en virksomhedskultur med forståelse for informationshåndtering, arkivering og deling. Forankring hos ledelsen Tydelige målsætninger God projektplanlægning Intern projektgruppe En vidensansvarlig i hver afdeling Nemt for medarbejdere at vælge de rigtige IT-løsninger Motivere og opfordre til at dele information Husk, at ting tager tid Digitalt samarbejde giver store gevinster Gode samarbejdsløsninger gør information og viden let tilgængelig, lader medarbejdere fokusere på deres kerneområder, og endelige bidrager det til, at virksomheden bliver mere produktiv, kan realisere sine mål og udnytte sit potentiale. Gode samarbejdsprojekter betyder, at din virksomhed kan: knytte mennesker, information og viden sammen dele information på tværs af organisationen udnytte investeringer i medarbejdere og systemer sikre kvalitet og kontrol over information få effektive og tidsbesparende søgemuligheder på tværs af fagsystemer forbedre produktiviteten fremstå professionelt overfor kunder og samarbejdspartnere spare tid og omkostninger ved at kommunikere gennem onlinemeddelelser, skærmdelingsmuligheder, video og webkonferencer arbejde effektivt med s reducere papirforbruget

8 Software Innovation er med sine 300 ansatte en af Nordens førende softwarevirksomheder. Vi hjælper organisationer med at styre, håndtere og dele dokumenter, sager og projekter. Med 25 års erfaring og kompetence på området satser vi målrettet på at bistå kunderne med at håndtere den kraftige informationsvækst. Vi tilbyder produkter og tjenester inden for områderne informations-, dokumenthåndtering og samarbejde. Software Innovation A/S Kongevejen 400C 2840 Holte