Brugermanual til Byggeweb Udbudsadministrator 7.19
Indholdsfortegnelse Udbud Administrator... 5 Indledning... 5 Udbudsprocessen... 6 Roller... 8 Udbudsformer... 9 Åbning og licitation... 10 Opret Udbud... 12 Udbudsoplysninger... 14 Udbudsbeskrivelse... 15 Frister og vilkår... 17 Udbudsindstillinger... 19 Rediger Udbudsbeskrivelse... 20 Rediger tidsfrister og vilkår... 20 Rediger indstillinger... 20 Afleveringskrav... 21 Opret afleveringskrav... 24 Rediger afleveringskrav... 24 Slet afleveringskrav... 24 Udbudsmateriale... 25 Opret mappe... 25 Hent alt udbudsmateriale... 26 Omdøb mappe... 26 Slet mappe... 26 Upload filer... 27 Fordel filer ved udbud over flere entrepriser... 29 Download filer... 30 Slet filer... 30 Flyt filer... 31 3
Send filer til print... 31 Komplet sæt print... 32 Brugere... 33 Tilføj Administrator... 35 Tilføj Udbudsobservatør... 35 Tilføj Materialeansvarlig... 36 Rediger administrator rettigheder... 36 Tilføj tilbudsgiver/ansøger... 37 Udskift tegningsberettiget... 38 Fjern bruger... 39 Udbud over flere entrepriser... 40 Vejledning... 40 Historik... 41 Afgivne tilbud... 41 Udbudsresultat... 42 Backup bestilling... 43 Notifikations mail... 44 4
Indledning Udbud Administrator Indledning Byggeweb Udbud er et værktøj, der understøtter alle former for udbud i byggebranchen. Værktøjet er let tilgængelig på Internettet og overholder alle love og krav til udbud og licitation i Danmark. Byggeweb Udbud indeholder i korte træk en beskrivelse af udbuddets/prækvalifikations vilkår, mapper med materiale til gennemsyn, og sidst men ikke mindst muligheden for at uploade tilbuds/ansøgningsdokumenter og efterfølgende at aflevere et samlet tilbud/ansøgning digitalt. Byggeweb Udbud sikrer tilbudsgiverne/ansøgerne indbyrdes anonymitet. Såfremt udbuddet/prækvalifikation afholdes med digital aflevering af tilbuddene/ansøgningerne, er disse skjult for alle andre end tilbudsgiveren/ansøgeren selv, indtil det fastsatte åbningstidspunkt. Herefter kan alle korrekt afleverede tilbud/ansøgning downloades og åbnes af udbudsadministrator, og resultatet kan efterfølgende offentliggøres blandt de deltagende tilbudsgivere/ansøgere. Det er derfor fuldstændigt sikkert løbende at uploade tilbuddets/ansøgnings dokumenter i takt med at de færdiggøres. Uploadede dokumenter kan desuden erstattes med andre reviderede dokumenter, så længe tilbuddet/ansøgningen som helhed ikke er afleveret. Det anbefales at foretage upload af dokumenterne i god tid, da overførelsestiden er afhængig af dokumenternes antal og størrelser samt den lokale internetforbindelses overførselshastighed. Generel anbefaler Byggeweb at den tegningsberettiget ikke foretager upload og aflevering i de sidste 2-3 timer før fristens udløb. Det skal for en god ordens skyld nævnes, at upload og aflevering af tilbud kan foretages helt op til afleveringsfristen. En gennemsnitlig aflevering vil i de fleste tilfælde kunne foretages på 20-30 minutter alt inklusiv. Men Byggeweb lukker udbuddet præcist på det oplyste klokkeslæt, hvorefter alle forsøg på at aflevere tilbuddet/ansøgningen vil blive afvist. Der skal derfor tages højde for uforudsigelige forstyrrelser af driften, eventuelle håndteringsfejl, og andet der vil kunne forsinke en korrekt aflevering væsentligt. 5
Udbudsprocessen Udbudsprocessen Oprettelse Enhver Byggeweb-bruger kan oprette et Byggeweb Udbud. Den bruger, der opretter udbuddet, tildeles automatisk rollen som udbudsadministrator. Et Byggeweb Udbud består af udbudsbeskrivelse, udbudsmateriale og afleveringskrav, der tilsammen giver udbudsgrundlaget for alle tilbudsgivere/ansøgere. Udbudsbetingelserne vises automatisk for tilbudsgiver/ansøger og indeholder bl.a. oplysninger om udbuds- og entrepriseform, tildelingskriterium, åbningstidspunkt og afleveringsfrist. Udbudsmaterialet uploades som digitale dokumenter til udbuddet. Dokumenterne kan sorteres i et valgfrit antal mapper i et niveau, for at give tilbudsgiverne/ansøgere et bedre overblik over materialet. For at sikre, at alle ønskede dokumenter afleveres opsættes afleveringskrav. For hvert krav der stilles, skal den tegningsberettiget aflevere én fil. Afleveringskravene kan bl.a. indeholde krav til filformat og filnavn. Tilbudsberegning/ansøgning Afhængig af udbudsform inviteres "tilbudsgiverne"/"ansøgere" til at deltage i udbuddet fra Byggeweb eller ved at udbyder annoncerer i dagspressen. "Tilbudsgiverne"/"ansøgere" logger herefter ind på udbuddet og kan hente, se og printe udbudsbeskrivelsen, udbudsmaterialet og afleveringskravene. "Tilbudsgiverne"/"ansøgere" udarbejder hver deres tilbud/ansøgning, og kan uploade dokumenterne efterhånden som de færdiggøres. Tilbudsgiverne/ansøgere holdes skjult for hinanden, og har ikke mulighed for at se hinandens afleverede dokumenter. Udbudsadministrator kan efterfølgende uploade reviderede udbudsdokumenter og rettelsesblade til udbuddet, hvorefter tilbudsgiverne"/"ansøgerne automatisk modtager besked. Aflevering Når tilbudsgiver /"ansøger" har uploadet dokumenter til alle afleveringskrav kan tilbudsgiver/ansøger vælge at aflevere tilbuddet/ansøgningen ved hjælp af ét klik. Tilbudsgiver /"ansøger" kan indtil afleveringsfristen trække tilbuddet/ansøgningen tilbage og aflevere et nyt. Efter aflevering betragtes tilbuddet/ansøgningen som gældende. De afleverede dokumenter er ikke tilgængelige for udbudsadministrator før afleveringsfristen er nået, og der er gået mindst 2 timer. Offentliggørelse af resultat 6
Udbudsprocessen Når afleveringsfristen er nået, lukkes for aflevering af tilbud, og udbudsadministrator modtager automatisk besked om, at udbuddet er lukket. Efter mindst 2 timer åbnes der for adgangen til det afleverede. Udbudsadministrator kan herefter hente de afleverede dokumenter. Udbudsadministrator kan endvidere vælge hvilke afleverede dokumenter der skal offentliggøres for tilbudsgiverne /"ansøgerne". Offentliggørelsen af den officielle vinder kan finde sted ved hjælp af Byggeweb eller traditionelt brev/mail. Historik Alle handlinger som bliver foretaget i et Byggeweb udbud logges og kan genfindes i historik-modulet. Alle historikdata vises kronologisk. Historikken kan ikke ændres af hverken tilbudsgiver, udbudsadministrator eller Byggeweb. Visningen er dog begrænset i forhold til udbudsreglerne. Dvs. er først fuld tilgængelig for udbudsadministrator efter afleveringsfristen. 7
Roller Roller I forbindelse med anvendelsen af Byggeweb Udbud tildeles de deltagende parter en Byggeweb-rolle. Byggeweb-rollen gør det nemt at identificere egne opgaver i udbuddet. Udbudsgiver Udbudsgiver er ejeren af udbuddet. Udbudsgiver har ikke umiddelbart adgang til udbuddet, men vil typisk også være udbudsadministrator. Administratorer: Udbudsadministrator Udbudsadministratoren styrer og håndterer materialet i udbuddet. Det er "udbudsadministrator" der har ansvaret for at udbudsbeskrivelse, udbudsmateriale og afleveringskrav er korrekte. Udbudsobservatører "Udbudsobservatører" kan se udbuddet på samme måde som "udbudsadministrator". Udbudsobservatører" har ingen mulighed for at påvirke udbuddet via systemet. "Udbudsobservatører" kan således ikke ændre i hverken udbudsbeskrivelsen, udbudsmaterialet eller afleveringskravene. Materialeansvarlige Materialeansvarlige kan udelukkende administrere udbudsmaterialet. Dvs. uploade nye filer og filversioner, samt slette udgåede filer. Tilbudsgiver/ansøger: Tegningsberettiget Den Tegningsberettiget har ansvaret for at uploade tilbuddet/ansøgningen og sikre, at det afleveres indenfor tidsfristen. Tilbudsobservatør 8
Udbudsformer "Tilbudsobservatøren" har adgang til udbuddet på samme måde som den tegningsberettiget, men kan ikke uploade dokumenter under afleveringskravene. Underleverandører Den "Tegningsberettiget" kan tilføje underleverandører, som vil modtage en mail med et link til udbudsmaterialet, så denne kan se filerne og give deres tilbud til tilbudsgiveren. Det interne forhold mellem en underleverandør og tilbudsgiveren sker uden om Byggeweb. Udbudsformer Offentligt udbud Ved offentlige udbud skal udbudsgiver vælge selv at annoncere udbuddet i dagspressen, hvor der henvises til udbudsnummeret i udbudsannoncen (TNXXXXXX). Tilbudsgiverne tilmelder sig herefter selv udbuddet. Udbudsadministrator må hverken se eller åbne tilbudsdokumenterne før udbuddet er afsluttet. Prækvalifikation Prækvalifikationer fungerer på samme måde som et offentligt udbud, dog er nogle af termerne lavet om. Aflevering af tilbud hedder således aflevering af ansøgning, og tilbudsgiver er ansøger. Begrænset udbud (med og uden prækval) Ved begrænsede udbud inviteres tilbudsgiverne til udbuddet direkte fra Byggeweb Udbud. Når udbuddet er i gang, må udbudsadministrator hverken se eller åbne tilbudsdokumenterne før udbuddet er afsluttet. Underhåndsbud Ved underhåndsbud inviteres tilbudsgiverne til at byde direkte fra Byggeweb Udbud. Det er helt frit for udbudsadministrator, om vedkommende ønsker at kunne se og åbne tilbudsdokumenter undervejs i udbuddet. 9
Åbning og licitation Åbning og licitation Forskudt åbningstidspunkt Åbningen af de afleverede dokumenter er forskudt 2 timer eller mere i forhold til afleveringsfristen. Hvor længe bestemmes af udbudsadministrator, som tilmed kan udskyde åbningen på ubestemt tid, såfremt der i den mellemliggende periode opstår tvivl om tilbudsgivernes/ansøgernes mulighed for at kunne aflevere dokumenterne rettidigt. Hverken administratorer eller tilbudsgivere/ansøger har adgang til de afleverede dokumenter, mellem afleveringsfristen og åbningstidspunktet. Dog kan tilbudsgiver/ansøger trække tilbuddet/ansøgningen tilbage helt op til åbningen. Men et nyt tilbud/ansøgning kan ikke afleveres, når afleveringsfristen er overskredet. En tilbagetrækning på dette tidspunkt vil derfor medføre, at tilbudsgiver/ansøger automatisk diskvalificeres. Licitation Ved valg af licitation kan både dokumenter afleveret iht. et afleveringskrav og eventuelt supplerende filer vælges at blive offentliggjort blandt de øvrige tilbudsgivere/ansøgere. Dette skal foretages i forbindelse med oprettelsen af udbuddet. Offentliggjorte filer kan downloades af de andre tilbudsgivere/ansøgere efter tidspunktet for åbning af tilbuddene. Uploadede men ikke afleverede dokumenter kasseres dog og kan ikke downloades af hverken udbudsadministrator eller de øvrige tilbudsgivere/ansøgere. Tilbudsgivere/ansøgere der ikke har foretaget en korrekt aflevering har ikke adgang til udbuddet efter afleveringsfristens udløb. Udbuddets resultat Udbudsadministrator kan vælge om han vil offentliggøre udbuddets resultat online eller ved at give tilbudsgivere/ansøgere direkte besked udenom Byggeweb. Klagemulighed Rettidig afleveringen af tilbud/ansøgning i Byggeweb Udbud er som udgangspunkt alene den tegningsberettigets ansvar. Der kan derfor ikke gøres indsigelse over for udbudsgiver eller Byggeweb A/S i tilfælde af tekniske problemer eller svigt. Dette gælder nedbrud i både software, hardware og infrastruktur, også selvom problemerne medfører, at et tilbud/ansøgning ikke kan afleveres inden for tidsfristen og derfor ikke kommer i betragtning. Undtaget kan dog være tilfælde, hvor årsagen til en manglende aflevering alene skyldes nedbrud på Byggeweb-serverne. 10
Åbning og licitation Alle former for klager over udbuddets afholdelse skal fremsættes direkte til udbudsgiver eller udbudsadministrator. Dette bør ske uden ugrundet ophold. Byggeweb A/S kan ikke modtage eller behandle klager over udbud, der er gennemført ved anvendelse af Byggeweb Udbud. Dette gælder også i tilfælde af tekniske nedbrud og andre former for manglende adgang til Byggewebsystemet. Konsekvenserne af en berettiget klage afgøres alene af udbudsadministrator. Afvises klagen, kan udskydelsen ophæves og adgangen til de afleverede tilbud dermed åbnes. I modsat fald kan Byggeweb A/S kontaktes for nærmere aftale omkring en eventuel genåbning af udbuddet. Tilbudsgiverne/ansøgere modtager i tilfælde af licitation en e-mail notifikation ved åbningen af tilbuddene. Tilbudsgiverne/ansøgere notificeres dog ikke, såfremt åbningstidspunktet udskydes af udbudsadministrator, men udskydelsen angives tydeligt over for brugeren ved ethvert forsøg på at åbne udbuddet efter login. 11
Opret Udbud Opret Udbud Alle Byggeweb-brugere har efter login adgang til at oprette digitale udbud. Med oprettelsen følger automatisk rollen som udbudsadministrator og dermed retten til at beskrive afleveringskrav og øvrige vilkår for udbuddet. Det er muligt at oprette et udbud som en kopi af et tidligere udbud. Herved kopieres alle indstillinger og strukturer til det nye udbud. Inden oprettelsen bør den kommende administrator forberede en række oplysninger vedr. udbuddet: - Udbudsform - Antal entrepriser - Samlet udbudssum - Udbudsnavn - Udbudsbeskrivelse - Entrepriseform - Tildelingskriterium - Tidspunktet for tilbudsgivernes adgang - Frist for aflevering af tilbud - Tidspunkt for åbning af tilbud Digital aflevering af tilbud kan fravælges således, at det kun er den digitale distribution af udbudsmateriale, der sker via Byggeweb Udbud. Afleveringssted og -tidspunkt skal oplyses, mens en række oplysninger vedr. afleveringen bortfalder. Afholdelse af licitation i Byggeweb Udbud Valget af licitation bevirker, at tilbudsgiverne/ansøgere vil blive indbyrdes synlige efter tidspunktet for åbning af tilbuddene. Det samme vil de afleverede dokumenter som udbudsadministrator på forhånd har valgt at offentliggøre. Fravælges licitation vil brugerne forblive indbyrdes usynlige og intet offentliggøres. Tilbudsgivere/ansøgere vil ikke have adgang til udbuddet efter afleveringsfristen. Tilbudsgivernes/ansøgers mulighed for at lade deres underleverandører hente udbudsmaterialet via systemet 12
Opret Udbud En eventuel tilladelse vil betyde, at tilbudsgiver/ansøger kan dele adgangen til udbudsmaterialet med sine underleverandører, uden at disse oprettes som brugere med brugernavn og password. Underleverandøren modtager blot en mail, med et link til udbudsmaterialet. Mulighed for aflevering af supplerende filer i forbindelse med aflevering af tilbud/ansøgning Med supplerende filer menes filer som ikke er påkrævet for at opnå en korrekt aflevering Offentliggørelse af supplerende filer efter afleveringsfristens udløb Med offentliggørelse menes at filerne gøres tilgængelige indbyrdes blandt tilbudsgiverne efter afleveringsfristens udløb. Bemærk at indstillingen kun omfatter de supplerende filer, idet offentliggørelse af filer uploadet på et afleveringskrav til- og fravælges på det enkelte krav. Opret Udbud 1) Klik på Applikationer 2) Klik på Byggeweb Udbud 3) Klik på Opret nyt udbud (blå cirkel med et hvidt kryds) 4) Klik på *Opret nyt Udbud eller *Opret demo Udbud 5) Følg herefter vejledningen for de næste faser *Et udbud vil være underlagt betaling, hvor imod et DEMO udbud er gratis, men har begrænsning i forhold til antal brugere. Et demoudbud kan IKKE konverteres til et betalende udbud. Kopier informationer fra et eksisterende udbud Man kan kun kopiere informationer fra et udbud, der har samme udbudsform og antal af entrepriser, som det der oprettes nu. DVS hvis man opretter et offentligt udbud med en enkel entreprise, så kan man kun kopiere fra et eksisterende offentligt udbud med en enkel entreprise. Flere entreprise udbud 13
Udbudsoplysninger Når Udbudsadministrator opretter et udbud over flere entrepriser, så er det kun muligt at oprette 20 entrepriser til at starte med. Når udbuddet er oprettet, kan der senere tilføjes op til 99 entrepriser. Opret og slet entrepriser sker fra hovedudbuddet: Opret entreprise 1) Klik på Udbudte Entrepriser 2) Klik på Opret Entreprise i højre værktøjslinje 3) Udfyld navn og beskrivelse og klik OK Slet entreprise 1) Klik på Udbudte entrepriser 2) Klik på Slet entreprise 3) Klik på den entreprise der skal slettes 4) Klik OK Udbudsoplysninger Udbudsoplysninger indeholder informationer omkring udbuddet. Det er KUN udbudsadministratorne der kan ændre i indholdet. 14
Udbudsoplysninger Udbudsbeskrivelse Navnet på udbuddet (udbudsnummer) og udbudsbeskrivelse. Udbudsnummeret er et stort TN efterfulgt af 6 tal. F.eks. TN123456. Det skal gengives nøjagtigt som det er skrevet, uden mellemrum mellem TN og resten af tallene. Det er dette nummer, der skal oplyses i tilfælde af et offentligt udbud eller prækvalifikation. Herefter følger en kort beskrivelse af udbuddet. Udbudsform: Oplysning omkring vilkårene for udbuddets gennemførelse. Udbudsformene er delt op i to grupper: 1) Offentligt og prækvalifikation 2) Begrænset med og uden prækvalifikation og underhåndsbud. Efter udbuddets oprettelse kan udbudsadministrator ikke skifte udbudsform mellem de to grupper. Dvs. der kan ikke skiftes fra et offentligt udbud til et begrænset, men det kan godt skiftes fra et offentligt udbud til en prækvalifikation. Dette kan ikke ændres når udbuddet er starten og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere. Entrepriseform: Entreprisens omfang. Dette er ren information, og har ingen betydning for udbuddets indstillinger. Dette kan ikke ændres, når udbuddet er startet og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere Antal entrepriser: Udbuddet kan deles op på flere entrepriser eller en enkelt. Dette kan ikke ændres efter udbuddets oprettelse. Navn: Firmanavn på udbudsgiveren Kontaktperson: 15
Udbudsoplysninger Hvem er ansvarligt for udbuddet og dennes mailadresse. Projekt nr. og Internt: Der er mulighed for at indtaste supplerende projekt nr. eller internt sagsnr. på udbuddet, som supplement til Byggewebs TN nr. Tildelingskriterium: (Er ikke synlig ved prækvalifikation) Laveste pris eller mest fordelagtige tilbud. Dette er ren information, og har ingen indflydelse på Byggeweb udbud. Dette kan ikke ændres, når udbuddet er starten og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere Afleveringer: Skal tilbuddet/ansøgningen afleveres i Byggeweb, eller skal det afleveres via post/e-mail. (se frister og vilkår) Dette kan ikke ændres når udbuddet er starten og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere Antal tilbudsgivende firmaer: Hvor mange firmaer et indtil videre tilknyttet dette udbud. 16
Udbudsoplysninger Frister og vilkår Frister og vilkår informerer om hvordan og hvornår tilbuddet/ansøgningen skal afleveres. Administratoren kan skifte mellem afleveres/ ikke afleveres under udbudsbeskrivelse/afleveringer(se forrige afsnit). Tilbud/ansøgninger skal afleveres i Byggeweb Udbud: Startdato Efter startdatoen vil de bydende/ansøgere der har adgang til udbuddet, modtage en mail omkring opstart af udbud. Alle ændringer efter startdatoen vil genere en mail til de bydende/ansøgere. Advarsel: Dette kan ikke ændres når udbuddet er starten og der er tilknyttet tilbudsgivere/ansøgere. Afleveringsfrist Efter afleveringsfristen lukkes udbuddet for alle, inklusive alle administratorer i minimum 2 timer. (se åbning af det afleverede). Har den tegningsberettiget ikke trykket "aflever tilbud/ansøgning", er deres firma ikke med i udbuddet. Udbuddet lukker præcis på det angivne tidspunkt. Er den tegningsberettiget logget ind og i gang med at uploade dokumenter, bliver denne proces afbrudt, og vedkommende har IKKE mulighed for at aflevere et tilbud/ansøgning. Afleveringsfristen kan KUN udskydes, når startdatoen er overskredet og der ikke er tilkoblet tilbudsgivere/ansøgere. Åbning af det afleverede Hvornår har administratorerne adgang til de afleverede dokumenter. Dette er som minimum 2 timer efter afleveringsfristen af udbuddet, men kan forlænges op til 72 timer. Mellem afleveringsfristen og tidspunktet for åbning, er der INGEN der har adgang til uploadede dokumenter. Licitation Afholdes der licitation i Byggeweb, giver det mulighed for de bydende/ansøgere får adgang til afleverede dokumenter, efter "åbning af det afleverede". Det giver også mulighed for at udpege en vinder via Byggeweb, og alle de bydende/ansøgere modtager automatisk en mail, at de kan logge sig ind for at se resultatet. 17
Udbudsoplysninger Hvis der ikke afholdes licitation i Byggeweb, har de bydende/ansøgere ikke adgang til udbuddet efter aflevering. Resultatudmeldingen skal ske udenom Byggeweb, e-mail, post eller andet. Tilbud/ansøgninger skal ikke afleveres i Byggeweb Udbud Anden aflevering Ved anden aflevering kan der ikke uploades digitalt i Byggeweb. Tidsfrister Efter startdatoen vil de bydende/ansøgere have adgang til udbuddet. De modtager en mail omkring opstart af udbud. Alle ændringer efter startdatoen vil genere en mail til de bydende/ansøgere. Efter afleveringsfristen, lukkes udbuddet for de bydende/ansøgere. Der er ingen mulighed for, at de bydende/ansøgere kan bevare deres adgang til udbuddet. 18
Udbudsoplysninger Udbudsindstillinger Denne indstilling er kun aktivt, hvis udbuddet/ansøgningen skal afleveres i Byggeweb. (se Udbudsbeskrivelse/afleveringer) Underleverandør Hvis det tillades, kan tilbudsgivere/ansøgere dele udbudsmaterialet med et vilkårligt antal underleverandører, uden at disse skal oprette brugerprofiler. Kun tilbudsgivere må downloade Ved aktivering af denne linje, vil det kun være de tegningsberettigede og tilbudsobservatører, der har adgang til udbudsmaterialet. Underleverandører må tillades at downloade Den tegningsberettiget har mulighed for at tilkoble underleverandører ved at sende en e-mail, så de der ved kan få direkte adgang til udbudsmaterialet. Underleverandører behøver ikke at have en Byggeweb konto, og der er ingen begrænsninger med hensyn antal eller "brugte" e-mailadresser. Supplerende filer Skal det være muligt for de bydende/ansøgere at uploade filer, som ikke passer under et af afleveringskravene. Dette kunne være et alternativt bud eller bilag. De supplerende filer kan offentliggøres for de andre bydende hvis de har adgang efter udbuddet er lukket. (se frister og vilkår/licitation) Sikkerhed Hvor meget skal udbudsadministratoren kunne se, mens udbuddet er undervejs? Hverken se eller åbne det afleverede Administratorerne kan ikke se, om der er afleveret nogle dokumenterer og de kan derfor heller ikke åbne noget. De kan kun se de afleverede dokumenter efter "åbning af det afleverede" Dette er den eneste mulighed for en prækvalifikation. Se status, men ikke åbne det afleverede Administratorer kan se, hvornår de tegningsberettiget uploader dokumenter, men de kan ikke åbne dokumenterne. De kan kun se de afleverede dokumenter efter "åbning af det afleverede" 19
Udbudsoplysninger Både se status og åbne det afleverede Administratorer kan se hvornår de tegningsberettigede uploader deres dokumenter og de kan åbne dokumentere løbende. De behøver IKKE at vente til efter "åbning af det afleverede". Dette er kun muligt for underhåndsbud. Rediger Udbudsbeskrivelse 1) Klik på Udbudsoplysninger 2) Klik på Udbudsbeskrivelse 3) Klik på ikonet Rediger udbudsbeskrivelse i højre værktøjslinje 4) Rediger 5) Klik OK Rediger tidsfrister og vilkår 1) Klik på Udbudsoplysninger 2) Klik på Frister og vilkår 3) Klik på ikonet Rediger Tidsfrister og vilkår i højre værktøjslinje 4) Rediger 5) Klik OK Rediger indstillinger 1) Klik på Udbudsoplysninger 2) Klik på Indstillinger 3) Klik på ikonet Rediger indstillinger i højre værktøjslinje 4) Rediger 5) Klik OK 20
Afleveringskrav Afleveringskrav Bemærk, at afleveringskravene kun kan anvendes ved digital aflevering af tilbud/ansøgning i Byggeweb Udbud. Tilbud skal afleveres digitalt i henhold til de afleveringskrav. Afleveringen foretages af den tegningsberettigede. Afleveringen er korrekt, når felt i øverste højre hjørne er markeret "afleveret". Kun tilbud/ansøgninger, der er korrekt afleveret indenfor tidsfristen accepteres og kan afslutningsvist downloades af udbudsadministrator. Dokumentskabeloner På hvert afleveringskrav har udbudsadministrator muligheden for at uploade en dokumentskabelon eller definere, hvilke data der skal afleveres. Skabelonen kan anvendes af den tegningsberettigede for at opnå sammenlignelige tilbud/ansøgninger. Afleveringskrav Hvilke dokumenter eller data der kræves afleveret, beskrives af administrator ved hjælp af ét eller flere afleveringskrav. Afleveringskravene oprettes under menupunktet Afleveringskrav i hovedmenuen. Nye afleveringskrav kan oprettes, og afleveringskrav kan redigeres eller slettes, indtil mindst én tegningsberettiget har afleveret sit samlede tilbud. Herefter skal tilbuddet trækkes tilbage, før eventuelle ændringer i afleveringskravene kan gennemføres. Det anbefales derfor at samtlige afleveringskrav oprettes inden åbning af tilbudsgivernes/ansøgernes adgang. Der kan oprettes 3 forskellige typer afleveringskrav - Data-type, Filupload og Nøgletal. Krav om Data-type For afleveringskravet data-type, har udbudsadministrator muligheden for at definere, hvilke data der skal afleveres (f.eks. total pris). Efterfølgende kan disse data udtrækkes fra alle tilbudsgivere/ansøgere, så det bliver let at få et overblik over de samlede afleverede data. Efter aflevering kan der downloades en rapport, der i et skema viser de afleverede data. 21
Afleveringskrav 1) Klik på Afleveringskrav 2) Klik på det lille ikon Opret afleveringskrav 3) Klik på Krav om data-input 4) Udfyld afleveringskrav med de data, som ønskes afleveret i et fællesskema (f.eks. pris) fra alle tilbudsgivere. 5) Klik OK Krav om filupload For afleveringskravet filupload skal den tegningsberettiget uploade ét og kun ét dokument svarende til beskrivelsen. Administratoren kan oprette krav, hvor det er muligt at uploade filer. Der er desuden mulighed for at uploade skabeloner i afleveringskravet. Bemærk at administrator på hvert afleveringskrav kan beskrive formmæssige betingelser til både filformatet og filnavnet. Desuden kan udbuddets administrator vælge at vedlægge en dokumentskabelon, som kan downloades, udfyldes og uploades igen som besvarelse af kravet. 1) Klik på Afleveringskrav 2) Klik på det lille ikon Opret afleveringskrav 3) Klik på Krav om filupload 4) Udfyld afleveringskrav med de data, som kravet skal navn indeholde: f.eks. navn eller indsæt de skabeloner, der skal bruges ved afleveringen. 5) Klik OK Krav om nøgletal For afleveringskravet nøgletal, kan der enten indtastes eller downloades fra et evalueringsfirma. Med dette krav kan administrator få et udtræk af nøgletal fra tidligere byggerier, som tegningsberettiget/ansøger har været med på. For at der automatisk kan trækkes nøgletal, skal firmaet have været med på byggerier, hvor der har været afleveret nøgletal i henhold til nøgletalsbekendtgørelse for alm. byggeri og firmaprofilen i Byggeweb skal have påført firmaets CVR-nr. Nøgletallene kan komme fra forskellige evalueringsfirmaer, som trækker nøgletal ud af de indberettede data. 22
Afleveringskrav 1) Klik på Afleveringskrav 2) Klik på det lille ikon Opret afleveringskrav (Nøgletal) 3) Udfyld afleveringskravet 4) Klik OK Supplerende filer Udover krav om obligatorisk aflevering af visse dokumenter, kan administrator åbne muligheden for upload af supplerende filer. Disse er ikke omfattet af krav om antal, navngivning, filformater, el. lign. Tilbudsgiveren kan således selv afgøre i hvilket omfang denne mulighed ønskes benyttet. Accepten af supplerende filer, vælges under menupunktet Udbudsbeskrivelse. 23
Afleveringskrav Opret afleveringskrav 1) Klik på Afleveringskrav 2) Klik på ikonet Opret afleveringskrav 3) Udfyld Navn og eventuelt Beskrivelse 4) Vælg om der skal benyttes en skabelon 5) Vælg om filen skal have et specifikt navn 6) Vælg hvilke formater der må benyttes 7) Vælg hvilken offentliggørelse kravet skal have 8) Vælg hvilke entrepriser afleveringskravet skal gælde for(gælder KUN for udbud over flere entrepriser) 9) Klik OK Rediger afleveringskrav 1) Klik på Afleveringskrav 2) Klik på det pågældende Afleveringskrav 3) Klik på ikonet Rediger afleveringskrav 4) Klik OK Slet afleveringskrav 1) Klik på Afleveringskrav 2) Vælg Afleveringskrav 3) Klik på ikonet Slet afleveringskrav i venstre værktøjslinje 4) Klik OK 24
Udbudsmateriale Udbudsmateriale Filhåndtering Alle former for filer kan uploades til en mappe under udbudsmaterialet. Nye versioner vil erstatte ældre versioner af filer med samme navn, såfremt de uploades til samme mappe. Uploades nye filer eller filversioner efter åbningen af udbuddet overfor tilbudsgiverne/ansøgere, modtager disse notifikation om opdateringen via e- mail. Tilbudsgiverne/ansøgere kan downloade udbudsmaterialet i sin fulde form (alle filer), opdateringer (nye filer) eller filerne enkeltvis ved at vælge dem på den detaljerede filliste. Fra fillisten er der desuden mulighed for at se en række filformater i den indbyggede viewer uden selv at have installeret et passende program. Eksempelvis kan tegningsformaterne DWG, DWF og PLT ses og udskrives fra vieweren, uden brug af AutoCAD. Sidstnævnte gælder både for udbuddets administratorer og for alle tilbudsgivere/ansøgere. Byggeweb vieweren kan kun bruges til Internet Explorer og ikke Firefox. Opret mappe 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på ikonet Opret mappe i venstre værktøjslinje 3) Angiv mappens navn 4) Klik OK 5) Klik Luk vindue Der kan kun oprettes mappe i 1 niveau. 25
Udbudsmateriale Hent alt udbudsmateriale 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på Hent alt udbudsmateriale 3) Vælg Omfang 4) Klik OK 5) Klik på Linket 6) Klik Åbn eller Gem Mapperne er oprettet og navngivet af administrator og kan derfor være mere eller mindre fortællende omkring indholdet. I tvivlstilfælde anbefales at downloade alle filer. Omdøb mappe 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe 3) Klik på ikonet Omdøb mappe i venstre værktøjslinje 4) Angiv mappens nye navn 5) Klik OK 6) Klik Luk vindue Slet mappe 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe 3) Klik på ikonet Slet mappe i venstre værktøjslinje 4) Klik OK 5) Klik OK 6) Klik Luk vindue 26
Udbudsmateriale Upload filer Samtidig med udbuddets generering, oprettes en mappe med navnet "Folder 1". Mappen er tom og kan bruges til upload af udbudsmateriale. Alternativt kan den omdøbes eller slettes. Nye mapper med valgfrie navne kan i hele udbudsperioden oprettes efter behov. Husk at alle ændringer efter udbuddets start, vil medføre at byder/ansøger modtager en mail. 1) Klik på Udbudsmateriale 2) Klik på den pågældende Mappe, som filerne skal ligge i 3) Klik på ikonet Upload filer i højre værktøjslinje 4) Vælg hvilken type Upload der ønskes (Individuelt) Standard Upload a) Klik på Gennemse i højre side af vinduet b) Vælg en fil på computeren Klik Åbn c) Vælg eventuelt en fil til (Samme procedure) d) Vælg notifikationer til eller fra e) Vælg hvis det er en Zip fil om den skal udpakkes f) Klik OK Java Upload a) Vælg et Bibliotek i venstre side b) Vælg en Mappe i øverste højre hjørne c) Find de eller den fil du ønsker, ved hjælp af knapperne Add, Add All, Remove eller Remove All d) Vælg notifikationer til eller fra e) Vælg, hvis det er en Zip fil, om den skal udpakkes f) Klik OK AktiveX Upload a) Vælg et Bibliotek i venstre side b) Vælg en Mappe i øverste højre hjørne c) Find de eller den fil du ønsker, ved hjælp af knapperne Add, Add All, Remove eller Remove All d) Vælg notifikationer til eller fra e) Vælg, hvis det er en Zip fil, om den skal udpakkes 27