J.nr.: 00-01-1-13 Dato: 25.05.2013 Initialer: KIT Bestyrelsesmøde i Sydtrafik Referat Tid: Lørdag, den 25. maj kl. 18.00 21.00 Sted: Hotel Calvy, Geneve Medlemmer: Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Kim Gosvig Hansen Jan Riber Jakobsen (afbud) Peter Christensen Morten Kristensen Preben Friis-Hauge Karsten Uno Petersen (afbud) Øvrige: Direktør Anders Due Afdelingschef Christina V. Andersen Afdelingschef Britta Søndergaard Afdelingschef Kirsten Therkildsen (ref.) Dagsordenspunkter: 25/13 Sager til orientering... 56 26/13 Budgetforslag 2014 og takstforslag 2014... 57 27/13 Budgetopfølgning nr. 1 2013... 60 28/13 Revisionsberetning nr. 3 af 19. april 2013: Beretning for regnskabsåret 2012... 64 29/13 Udpegning af bestyrelsesmedlemmer... 66 30/13 Høringssvar til evaluering af lov om trafikselskaber... 67 55
25/13 Sager til orientering J. nr. 00-01-1-13 Dato: 13.05.2013 Indstilling Til orientering. Sagsresume - Genoptagelse af drøftelser med togoperatører om takstområde- og takstfastsættelsessamarbejdet Vedtagelse Orientering foretaget. Der blev endvidere orienteret om at der igangsættes en imageanalyse nu, og at der er ansat en konsulent til akutte trafikplanlægningsopgaver samt til oplæring. 56
26/13 Budgetforslag 2014 og takstforslag 2014 J. nr. 50-04-08-1-13 Dato: 16.5.2013 Indstilling at budgetforslag 2014 godkendes og sendes i høring hos kommuner og region i Sydtrafiks område med høringsfrist den 1. august 2013. at takstforslag 2014 godkendes og sendes i høring hos DSB og Arriva samt hos kommuner og region i Sydtrafiks område med høringsfrist den 1. august 2013. Sagsresume Budgetforslaget sendes efter godkendelse af bestyrelsen i høring blandt kommuner og regionen. Budgettet forventes endeligt vedtaget på bestyrelsens møde den 30. august 2013 og fordelingsprincipper godkendes af repræsentantskabet den 23. september 2013. Budgetforslag 2014 er udarbejdet ud fra budgetforudsætninger 2014 behandlet på bestyrelsens møde i april måned. Derefter har den foreløbige analyse af FynBus/Sydtrafik medført, at der efterfølgende er indregnet en ekstra normering til en Salgs- og kundechef. Hovedtal for offentlig servicetrafik (bus-, tog- og handicapdrift): I alt, offentlig servicetrafik Budgetforslag 2014 Budget 2013 Regnskab 2012 Indtægter -265.872-273.621-268.684 Udgifter 724.544 726.774 712.482 Finansiering, investering og hensættelser 9.952 9.355 16.282 Bidrag i alt 468.624 462.509 460.080 Hovedtal for de kommunale/regionale kørselsopgaver: I alt, kommunale/regionale kørselsopgaver Budgetforslag 2014 Budget 2013 Regnskab 2012 Indtægter, dækkes direkte af kommune/region 0 0 0 Udgifter 175.440 181.729 116.850 I alt, betaling 175.440 181.729 116.850 Budgetforslag 2014 med dets forudsætninger og takstforslag 2014 beskrives i detaljer i bilag 1. Større ændringer i budgetforslaget i forhold til budgetoverslagsår 2014 i budget 2013 er: Bus Det samlede indtægtsniveau er skønnet på baggrund af regnskab 2012 justeret for ændret rutenet, ændrede kompensationsaftaler vedr. Ungdomskort (tidl. 57
HyperCard/Uddannelseskort), ændring i salgskanaler samt fremskrivning ved takstforhøjelse. Der er i høj grad tale om skøn vedr. indtægternes fordeling på salgskanaler og rejsehjemler. Indtægtsfordelingen er foretaget på baggrund af de gældende finansieringsprincipper og fordelingsnøgler. De seneste år har der været afsat 1 mio.kr. i udviklingsmidler (dog 2 mio. kr. i 2013). I 2014 lægges der op til en udviklingspulje på 1,5 mio. kr. med det sigte at få opbygget en pulje på 2-3 mio.kr. i løbet af de kommende 2-3 år med henblik på at kunne iværksætte tiltag som realtid. Lønomkostninger (inkl. overhead) i 2014 er i øget med 1,7 mio. kr. i forhold til budget 2013. Bagrunden herfor er: o Det årlige udgiftsniveau for rejsekortet opdateres, idet 2014 er det første fulde driftsår derfor lægges der op til en ekstra ressource i Rejsekort kundecenter. o I 2014 indføres nyt køreplansystem, nyt afregningssystem, nyt økonomisystem, nyt kortsystem og Rejsekort skal udvides til et bredere brug. Dette medfører øget ressourceforbrug i form af personale. o Som konsekvens af stærkt stigende antal af kundehenvendelser og klager lægges der op til at styrke sagsbehandlingen og samtidig sættes fokus på hvordan antallet af klager kan nedbringes på sigt. Der er indregnet en kompenserende besparelse for de ovenfor beskrevne budgetudvidelser i form af en ikke udmøntet rammebesparelse på 1,7 mio. kr. Det vil kræve en drøftelse og beslutning af, hvilke opgaver, der skal nedprioriteres at udmønte besparelsen. En sådan drøftelse forudsættes at finde sted i forbindelse med færdiggørelse af analysen af potentialet ved sammenlægning af administrative funktioner og opgaver. I tilknytning hertil vil det være naturligt at drøfte fremtidige krav til trafikselskabets kompetencer. Lønomkostning og overhead på i alt 0,8 mio. kr. til ansættelse af en Salgs- og kundechef. Normeringen finansieres ved udvidelse af budgettet. Ansættelse af en person til markedsføring og grafisk produktion. Ansættelsen finansieres direkte ved hjemtagning af opgaver, der tidligere har været sendt ud af huset og er dermed budgetneutral (overførsel fra drift til løn). Udgifterne til driften af ruterne er beregnet ud fra kendte ændringer i rutenettet. Rejsekort er i fuld drift i 2014, hvilket budgetforslag 2014 afspejler. I løbet af 2014 forventes også fastprisprodukterne at overgå til Rejsekort. Tog Indtægterne for toget er vurderet ud fra regnskab 2012 og er en nedskrivning i forhold til overslagsår 2014 i budget 2013. Handicapkørsel, kommunal flextrafik og siddende patientbefordring Vurdering af budget 2014 er foretaget ud fra regnskab 2012 med justering for kendte ændringer. Aktivitetsstigning i handicapkørslen er justeret fra 5 % årligt til 1 % svarende til udviklingen i de seneste regnskaber. 58
Siddende patientbefordring er vurderet 6,8 mio. kr. lavere end budgetoverslagsår 2014 i budget 2013. Udgiften er justeret ud fra regnskab 2012 samt kørsel i de første måneder af 2013. Målopfyldelse i forhold til visionen Nye aktiviteter i 2014 er planlagt med udgangspunkt i bestyrelsens vision og målsætninger. I bilag 1 ses en nærmere beskrivelse af de enkelte aktiviteter inkl. målopfyldelse og økonomi. Lovgivningen Budgettet er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Økonomi Der henvises til budgetforslag 2014 med takstforslag 2014. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 59
27/13 Budgetopfølgning nr. 1 2013 J. nr. 50-04-07-1-12 Dato: 25.5.2013 Indstilling at budgetopfølgningen nr. 1 2013 godkendes og udsendes til kommunerne og regionen til orientering. at a conto betaling fastholdes som oprindeligt udmeldt i budget 2013. Sagsresume Hermed foreligger Sydtrafiks budgetopfølgning budgetopfølgning nr. 1 2013. Budgetopfølgning nr. 1 er udarbejdet på baggrund regnskab 2012, budget 2013, realiserede tal for perioden januar til og med marts 2013 samt kendte ændringer og ændrede forudsætninger. De væsentligste ændringer i budgetopfølgningen er følgende: Busdrift - indtægter - Indtægter fordelt på salgskanaler er ændret. Der er hovedsageligt flyttet indtægter fra SMS og mobilbillettering samt Rejsekort til indtægter i busser og udenfor busser. - Hypercard kompensation er justeret ned med 2,8 mio. kr. på baggrund af ny opgørelse fra Trafikstyrelsen. - Der er medtaget en udgift på 1,0 mio. kr. vedr. refusion af billetter i forbindelse med udfasning af klippekort. - Tilbageførsel af salg til DSB/Arriva er justeret ned med 2,4 mio. kr. - Nettoindtægter fra nabotrafikselskaber er justeret ned med 0,9 mio. kr. - Betaling fra DSB/Arriva er justeret op med 8,4 mio. kr. Alt i alt medfører ændringerne et samlet fald i indtægterne på 2,6 mio. kr. Busdrift udgifter - Drift af busruter er justeret op med 5,5 mio. kr. på baggrund af nyeste udtræk af køreplandata og køreplantimer. - Drift af busruter med flere trafikselskaber er justeret ned med 2,8 mio. kr. på baggrund af Regnskab 2012. 60
- Trafikinformation er tilpasset udfaldet af Rutebilstationssagen og justeret ned med i alt 2,3 mio. kr. - Fælles driftsudgifter er tilpasset udfasningen af gamle billetsystemer, hvorfor budgettet er justeret op med 2,2 mio. kr. - Rejsekort driftsbudgettet er justeret ned med 0,8 mio. kr. som følge af, at der forventes indkøbt 40.000 kort i stedet for 50.000 i 2013. - Markedsføringsbudgettet er justeret ned med 0,2 mio. kr. som følge af overførsel til administrationsbudgettet. Tog - Indtægterne på Vestbanen er justeret ned med 0,6 mio. kr. på baggrund af Regnskab 2012. Handicapkørsel - Som følge af lavere kørselsomfang er nettoforbruget af handicapkørsel justeret ned med 0,9 mio. kr. Siddende patientbefordring - Som følge af besparelser i ordningen er kørselsomkostningerne justeret ned med 7,9 mio. kr. i forhold til budget 2013. Administration - Administrationsbudgettet er justeret op med i alt 3,5 mio. kr. Dette er primært sket på baggrund af de organisationsændringer der har fundet sted i første kvartal af 2013. Tilskudsbehov Alt i alt stiger tilskudsbehovet med 1,4 mio. kr. i forhold til det oprindelige budget 2013. 61
Hovedtallene for budgetopfølgning nr. 1 2013 er: Budgetopfølgning nr. 1 2013 - Hovedbudget Offentlig servicetrafik Busdrift Budgetopf. 1 2013 Budget 2013 Regnskab 2012 Indtægter -256.946-262.708-260.019 Udgifter 627.408 625.982 613.637 Administration 32.782 29.974 30.778 Adm. Bidrag til Flextrafik (Tilkalderuter+Flextur) 286 296 228 Bidrag i alt 403.530 393.544 384.624 Tog Budgetopf. 1 2013 Budget 2013 Regnskab 2012 Indtægter -3.207-3.807-2.956 Udgifter 28.080 28.080 30.072 Administration 678 620 219 Bidrag i alt 25.551 24.893 27.334 Handicapkørsel Budgetopf. 1 2013 Budget 2013 Regnskab 2012 Indtægter -6.337-7.106-5.709 Udgifter 28.631 31.347 28.409 Administration 6.873 6.284 5.513 Adm. Bidrag til Flextrafik (Handicap) 4.184 4.192 3.627 Bidrag i alt 33.350 34.717 31.839 Finansiering, investering og hensættelser Budgetopf. 1 2013 Budget 2013 Regnskab 2012 Bidrag i alt 9.551 9.355 16.282 I alt, offentlig servicetrafik Budgetopf. 1 2013 Budget 2013 Regnskab 2012 Indtægter -266.491-273.621-268.684 Udgifter 728.922 726.774 712.482 Finansiering, investering og hensættelser 9.551 9.355 16.282 Bidrag i alt 471.982 462.509 460.080 Kommunale/regionale kørselsopgaver Kommunal flextrafik Budgetopf. 1 2013 Budget 2013 Regnskab 2012 Indtægter, dækkes direkte af kommune/region Udgifter 9.709 9.896 9.271 Adm. Bidrag til Flextrafik (Kommunal Flextrafik) 900 881 906 I alt, betaling* 10.609 10.777 10.178 *Fuldt ud finansieret af de pågældende kommuner og indgår i byrdefordelingen Siddende patientbefordring Budgetopf. 1 2013 Budget 2013 Regnskab 2012 Indtægter, dækkes direkte af kommune/region Sydtrafik administration 3.571 3.596 2.367 Udgifter betalt til øvrige parter 159.490 167.356 104.306 I alt, betaling* 163.061 170.951 106.673 * Fuldt ud finansieret af Region Syddanmark og indgår i byrdefordelingen I alt, kommunale/regionale kørselsopgaver Budgetopf. 1 2013 Budget 2013 Regnskab 2012 Indtægter, dækkes direkte af kommune/region 0 0 0 Udgifter 173.670 181.729 116.850 I alt, betaling 173.670 181.729 116.850 Tilskudsbehov i alt 645.652 644.237 576.930 62
Målopfyldelse i forhold til visionen Der er indarbejdet ændringer i organisationen som led i opfyldelse af Sydtrafiks visioner. Lovgivningen Budgettet er udarbejdet i henhold til Sydtrafiks vedtægt (standardvedtægten i henhold til Lov om Trafikselskaber), til bestemmelserne om 60 selskaber og gældende lovgivning og retningslinjer, der er fastlagt af Velfærdsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner. Økonomi Der henvises til budgetopfølgning nr. 1 2013. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 63
28/13 Revisionsberetning nr. 3 af 19. april 2013: Beretning for regnskabsåret 2012 J. nr. 50-08-1-12 Dato: 8. maj 2013 Indstilling at revisionens beretning tages til efterretning, at revisionens beretning og bestyrelsens afgørelse sammen med revideret regnskab fremsendes til tilsynsmyndigheden, Regionsrådet og kommunerne at revisionens bemærkninger sammen med årsregnskabet forelægges Repræsentantskabet til orientering. Sagsresume Sydtrafiks revision KPMG har fremsendt beretning for året 2012. Beretningen har ikke givet anledning til bemærkninger Lovgivningen I henhold til vedtægten for Sydtrafik skal selskabets regnskab revideres af en af bestyrelsen valgt og af tilsynsmyndigheden godkendt sagkyndig revisor. Regnskabet revideres i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Efter at revisionen har afgivet bemærkninger til årsregnskabet, træffer bestyrelsen afgørelse om revisionens bemærkninger og regnskabets godkendelse. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelse herom sendes til tilsynsmyndigheden i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov. Det reviderede årsregnskab tillige med revisionens bemærkninger hertil og bestyrelsens afgørelse herom fremsendes til Regionsrådet og kommunalbestyrelserne. Årsregnskabet med revisionens bemærkninger og bestyrelsens afgørelser herom skal af bestyrelsen forelægges for repræsentantskabet til orientering. Økonomi Revisionens anbefalinger har ingen økonomiske konsekvenser. 64
Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 65
29/13 Udpegning af bestyrelsesmedlemmer J. nr. 00-01-1-13 Dato: 13. maj 2013 Indstilling at konst. direktør Anders Due indtræder i bestyrelsen for Rejsekort A/S og at afdelingschef Britta Søndergaard fortsætter som suppleant at konst. direktør Anders Due indtræder i bestyrelsen for Rejseplanen A/S og at afdelingschef Christina Vedel-Birch Andersen fortsætter som suppleant at konst. direktør Anders Due indtræder i bestyrelsen for FlexDanmark og at afdelingschef Michael Aagaard fortsætter som suppleant Sagsresume Sydtrafik har hidtil været repræsenteret i bestyrelserne ved konst. direktør Christian Roslev. Som konsekvens af organisationsændringen i Sydtrafik ønskes Sydtrafiks deltager i bestyrelsen ændret. I henhold til vedtægten for Sydtrafiks 24 punkt 12) træffer Sydtrafiks bestyrelse beslutning om udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber. Herudover foretages der enkelte justeringer i Sydtrafiks repræsentation i andre af den kollektive trafiks samarbejdsfora. Endelig skal det bemærkes, at FlexDanmark ikke er et aktieselskab. Lovgivningen Sydtrafiks vedtægt er udarbejdet ud fra Transportministeriets standardvedtægt, som er en del af Lov om Trafikselskaber. Udpegning af bestyrelsesmedlemmer til aktieselskaber er et punkt under Bestyrelsen træffer endvidere beslutning om:, som er indeholdt i standardvedtægten. Økonomi Intet. Vedtagelse Indstillingen tiltrådt. 66
30/13 Høringssvar til evaluering af lov om trafikselskaber J. nr. 90-03-2-07 Dato: 10. maj 2013 Indstilling at vedlagte høringssvar vedtages. at bestyrelsen bemyndiger formanden til at fremsende høringssvaret til Transportministeriet. Sagsresume Sydtrafik er overvejende enig i evalueringens fremsatte forslag og finder generelt evalueringen grundig. Dog er der forhold specielt omkring forslaget om at trafikselskaberne overtager drift og vedligehold af stoppesteder, der skal beskrives mere detaljeret for at der ikke skabes forvirring om opgaveansvar. Udover kommentarer til Transportministeriets forslag til ændringer så kommenteres der på samarbejdsmuligheder. Målopfyldelse i forhold til visionen Ingen. Lovgivningen Den nuværende lov om trafikselskaber blev vedtaget i 2005 og trådte i kraft 1. januar 2007. Økonomi En ændring af lovgivningen jf. forslagene vil få økonomisk betydning på flere områder bl.a. på stoppestedsområdet og på budgetlægningen herunder fælles kontoplan. Da der ikke er en detaljeret beskrivelse af hvad ovenstående forslag indebærer, kan det for nuværende kun konkluderes, at trafikselskabets budgetramme øges som følge af overtagelse af de driftsrelaterede opgaver i forbindelse med stoppesteder. Midlerne til drift af stoppesteder på de kommunale veje skal jf. evalueringen overføres fra kommunerne til trafikselskabet. 67
Vedtagelse Indstillingen tiltrådt, dog således at punkt 5.1.6 omformuleres. 68
69
31/13 Konvertering af ansvarlig lånekapital i Rejsekort A/S til aktiekapital. J. nr. 50-18-05-1-09 Dato: 22. maj 2013. Indstilling Til orientering. Sagsresume Sydtrafik anmoder Rejsekort A/S om en konvertering af den ansvarlig lånekapital, der blev indskudt ved allonge III til aktionæroverenskomsten på 6.117.125 kr. til aktiekapital(til kurs 875 svarende til tegningskursen for de øvrige aktionærer) og at der sker en indfrysning af de på løbne renter. I sag 38/11 Kapitaltilførsel til Rejsekort A/S tiltrådte bestyrelsen, at Sydtrafik indskyder i perioden 2011-2014 op til 29,6 mio. kr. som ansvarlig lånekapital eller egenkapital i Rejsekort A/S. Indskydelsen af den ansvarlige lånekapital og konverteringen heraf til aktiekapital sker inden for denne ramme. Vedtagelse Orientering foretaget 70
Poul Rosendahl Iver Pedersen Bente Bendix Jensen Peter Christensen Morten Kristensen Jan Riber Jakobsen Kim Gosvig Hansen Preben Friis-Hauge Karsten Uno Petersen I øvrigt deltog 71