NOTAT. Kortlægning af kommunikation på psykiatriområdet.

NOTAT Kortlægning af kommunikation på psykiatriområdet. Indeværende er et resultat af en kortlægning af kommunikationen mellem Psykiatrien Region Nordjylland og de nordjyske kommuner. Det overordnede mål med kortlægningen er at se i hvilket omfang kommunikationen kan understøttes af elektronisk kommunikation, herunder i hvilket omfang MedCom 7: hjemmeplejesygehusstandarderne kan benyttes som aftalt i sundhedsaftalen. Bagrund I sundhedsaftalen er det aftalt, at det sammenhængende patientforløb skal understøttes af elektronisk udveksling af oplysninger, således at der opnås en effektiv og hensigtsmæssig kommunikation mellem parterne inden for det somatiske og psykiatriske område. Sundhedsaftalen om indlæggelses- og udskrivningsforløb sætter rammerne for kommunikationen mellem kommunerne og Psykiatrien. Denne kommunikation understøttes elektronisk af MedCom 7: hjemmepleje - sygehusstandarder. Koncern IT Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Øst Tlf.: 96351000 Fax: 98152009 www.rn.dk AC-fuldmægtig Karen von Påhlman Direkte: 72137723 karen.von.paahlman@rn.dk Journalnr.: 1-30-72-0060-10 12. december 2011 Overordnet set er kommunikationen mellem kommuner og sygehuse aftalt til at finde sted ud fra et kontaktpunkt, hvilket betyder at det er det enkelte sygehus eller den enkelte kommunes ansvar at sikre den interne kommunikation og organisering. Da sundhedsaftalen bygger på MedCom 7: hjemmepleje - sygehuskommunikation udgør disse standarder den elektroniske indgang mellem parterne. Standarder sendes fra sygehusene til kommunernes omsorgssystemer, herved understøtter kommunikationen primært kommunikationen mellem sygehuset og hjemmeplejen alt efter hvorledes kommunen er organiseret. Psykiatrien har kontakt til mange områder i kommunerne udover hjemmeplejen, så udfordringen ligger i, at få beskeder fra psykiatrien frem til relevante i kommunen. Organisatorisk har kommunerne valgt meget forskellige organisatoriske løsningsmodeller hensyn til varetagelse af den psykiatriske indsats. Fx har nogle kommuner placeret psykiatriindsatsen under sundhedsområdet, mens andre har placeret det under socialog arbejdsmarkedsområdet. Andre har adskilt børne- og voksenpsykiatrien i forskellige områder. Herudover er der flere kommuner, der anvender BUM-model (bestiller-, udfører og modtagermodellen). Da kommunerne er meget forskelligt organiseret vil omsorgssystemet i mange tilfælde ikke dække de områder i kommunen, der har behov for at kommunikerer med Psykiatrien. For at afhjælpe denne problemstilling er det aftalt i sundhedsaftalerne, at der skal igangsættes et arbejde med kortlægning, planlægning og koordinering af kommunikationen mellem Psykiatrien og kommunerne, samt at det skal afklares hvilke informationer, der skal udveksles elektronisk mellem psykiatrien og kommunerne. Der har været nedsat en gruppe med det mål at afklare/afdække i hvilket omfang MedCom 7: hjemmepleje - sygehusstandarderne kan anvendes, som de er i dag set i lyset af de elektroniske muligheder der er tilstede i kommuner og Psykiatrien. Herud-

over om der er lettilgængelige muligheder for at understøtte kommunikationen elektronisk. Gruppen bestod af deltagere fra Hjørring, Brønderslev, Rebild, Frederikshavn og Aalborg Kommune samt Psykiatrien ved voksen- og børnepsykiatrien. Herudover deltog Regionens Koncern IT. Gruppen har afholdt 3 møder i efteråret 2011, Gruppen har arbejdet med problemstilling, ved: At kortlægge patientforløbende mellem Psykiatrien og de enkelte områder i de enkelte kommuner, herunder hvilken form kommunikationen har - brev, fax eller telefon. At beskrive den enkelte kommunes organisering i forhold til kommunikationen med Psykiatrien At kortlægge kommunale elektroniske systemer og deres muligheder for at kommunikere internt samt med Psykiatrien At kortlægge hvilke informationer der udveksles, hvornår i patientforløbet mellem Psykiatrien og Kommunerne Arbejdet omfatter alle patientgrupper inden for psykiatriområdet, således både børne- og ungdomspsykiatrien og voksenpsykiatrien. Ligeledes har der ikke været særskilt fokus på indlæggelses- eller ambulante forløb. Notatet beskriver udelukkende gruppens opfattelser af forløb, kontakter og muligheder, der er tale om en sammenskrivning af de forskellige deltagers bidrag. Der er ikke taget stilling til om forløbene overholder gældende aftaler som sundhedsaftalen. Samtykkeregler og hvornår i forløbet samtykke skal indhentes samt hvem der skal indhente samtykke vil ikke fremgå af denne beskrivelse. Kortlægning af områder i kommunerne, der er i kontakt med Psykiatrien. Ved at gennemgå den enkelte kommunes kontakt til Psykiatrien i løbet af et patientforløb, samt psykiatriens kontakt til kommunerne i patientforløbet, blev det tydeligt, at der var stor forskel på kontaktforløbet og kontaktområder i kommunen, når der var tale om forløb for voksne og forløb for børn og unge. Følgende områder nævnes som kontaktområder i kommunen: Visitation (voksne/ældre) Administration / sekretariat (børn) Sundhedspleje Pleje og omsorg Familieafdeling Handicapafdeling Udskrivningskoordinatorer Sundhed Ældre PPR Støttekorps (Børn) Støttekontakt (voksne) Misbrug Jobcenter - kontanthjælpsafdeling Bostøtte Botilbud Patientforløbet Patientforløbende starter ved henvisningen. Henvisningen kommer fra egenlæge ved voksne, mens den kan komme fra kommunen ved børn. Kommunen har endvidere mulighed for at kontakte psykoseteamet, politiet eller borgerens egen læge for at anmode om en indlæggelse i voksenpsykiatrien. Der foretages en forvisitation, hvor det vurderes om der er tale om indlæggelse, ambulantforløb eller en afvisning. Ved børn kan der være behov for at indhente supplerende oplysninger i kommunen. Ved Side 2 af 7

denne forvisitation bliver patientens kontakt til kommunen og kommunens udføreniveau kendt. Psykiatrien kontakter udfører niveau i kommunen, fx jobcenter, bo-institution, skole, dagsinstitution mv. Ved børn afholdes møder med henvisere, hvor blandt andet patientens tidligere kontakter til kommunen vendes, der sendes en meddelelse til PPR. Jævnfør sundhedsaftalen kontakter Psykiatrien kommunen, når der er behov for hjælp efter udskrivning, afholder samarbejdsmøder, udskrivningskonference og netværksmøder med kommunen, samt orienterer kommunen ved udskrivelsen. Psykiatrien Børn og unge Voksne Kommunen - Myndighed Jobcenter Myndighed Skole - udfører Kommunale og private Social psykiatri udfører Jobcenter - udfører Misbrugsområdet Myndighed Andre De fleste kommuner er organiseret forskelligt i forhold til, om der er tale om forløb for børn eller forløb for voksne. Dette betyder blandt andet, at den første kontakt til kommunen vil være til en visitation/administration for børn og en anden visitation/administration for voksne. Der vil ofte være tale om en myndighedsafdeling. Kommunen udpeger en sagsbehandler som varetager den fremadrettede opgave. Deltagerne fra kommunerne beskriver deres indgang som meget lineær og tydelig, mens Psykiatrien har den opfattelse, at de kontakter relevante områder i kommunen. Forskellen heri kan skyldes, at der er mere eller mindre en indgang til kommunens myndighedsafdelinger, mens det er psykiatrien, der kontakter udfører niveauet herunder patientens netværk i kommunen. Gruppen konstaterer, at kortlægningen måske viser et tydeligt billede af kontakten særligt den første kontakt til kommunen, men at det i praksis kan være svært at finde en klar indgang til kommunen, hvilket kan give fejl og manglende svar fra begge parter. Breve sendes til forkerte modtagere eller sendes ikke videre til rigtige områder. Kommunikationsformer Kommunikationen mellem sygehus og kommune sker på mange forskellige måder, telefon, fax, brev, sikkermail og LÆ-blanket. Postbrev benyttes i stort omfang. Brevkommunikationen opleves som sikker kommunikation eftersom breve kan stilles direkte til modtager. Denne kommunikationsform er dog blevet vanskeligere efter at forvaltningerne er centraliseret og dermed at adresserne er centraliseret. Side 3 af 7

Ved at kommunikere på telefon er det muligt at nå hele vejen omkring patienten mange oplysninger deles og det er muligt at få svar med det samme. Samtalen journaliseres ikke og kan der for ikke dokumenteres. Det kan være vanskeligt at komme igennem til de rigtige personer. Sikkermail har den store udfordring, at den er personbåren eller knyttet op på en organisatorisk enhed, den følger ikke borgeren. Endvidere er det ofte en eller enkelte sikkermailadresser i kommunen eller psykiatrien, hvilket begrænser, hvor det er muligt at sende mailen hen. Det opleves, at fax primært benyttes fra kommunen og ind til Psykiatrien og ikke så ofte den anden vej. Brugen af fax er faldet, mens der i højere grad scannes. Materiale kommunen modtaget som brev scanner kommunen ind og sender der videre til relevante parter i kommunen. Indhold i kommunikationen Med udgangspunkt i en drøftelse af indholdet af den kommunikation, der går fra psykiatrien til kommunen og omvendt er nedenstående skema udarbejdet. Skemaet er en sammenskrivning, således at kommunikationen begge veje er beskrevet i samme skema. Drøftelsen førte frem til en opdeling i patientforløbet i før planlagt indlæggelse, akutforløb, indlæggelses tidspunkt, underindlæggelse og afslutning. Det er muligt at inddele kommunikationen i forskellige grupper: 1. Henvisning. 2.. 3. Udveksling af materiale, fx rapporter, aftaler, statusnotater, referater 4. Mødeindkaldelse 5. Advis udveksling indlæggelse - udskrivning 6. Udveksling Side 4 af 7

Fase i patientforløbet Indhold af kommunikationen Kommunikationstype Før planlagt indlæggelse Akut forløb Indlæggelses tidspunkt Underindlæggelse Ved henvisning fra kommune til børne- og ungepsykiatrien materiale fra fx PPR Kommunen kan lave en anmodning via bl.a. Læge og politi til voksen psykiatri. Informationer om hjælp i kommunen og kommunalt materiale fx PPR Informationer indlæggelsesårsager mv. Oplysninger om kommunal kontaktperson Informationer om eksisterende hjælp i kommunen samt medicinoplysninger Uddybende informationer eksisterende hjælp fra kommunen og Funktionsevneniveau Oplysninger om kommunal kontaktperson Planlægning af udskrivelsen Møder - indkaldelser, referater. Observationer Flytningsværgemål. Henvisning (børn) Materiale (børn) Indlæggelses advis Medicinoplysninger Mødeindkaldelse Materiale Afslutning Udskrivningskonference og referat Udskrivningsaftale Koordinationsplan Mail til kommunen om borgeren er klar til udskrivning Udskrivningsnotat (lægeepikrise) Sygeplejebrev Lægestatus Ergoterapeutstatus Medicinoplysninger Materiale Udskrivnings advis Medicinoplysninger Kommunale elektroniske systemer og deres muligheder for at kommunikere internt samt med Psykiatrien De deltagende kommuner benytter følgende systemer i de områder der har kontakt til Psykiatrien: Hjemmeplejen benytter: omsorgssystemer som KMD Care, Avaleo, CSC Handicapområdet benytter: EKJ, DUBU, Win PPR, Uniq og i nogen grad omsorgssystemet Børneområdet benytter: Win PPR, KMD sag, SPS sys, eller eget system Herudover benyttes ESDH systemer som KMD sag og Arcarde Side 5 af 7

Jobcenter og boinstitution har ikke været afdækket med hensyn til it-understøttelse. Jobcentre benytter LÆ-blankter i kommunikationen med Psykiatrien. MedCom 7: hjemmepleje sygehusstandarder sendes mellem sygehusets EPJ/Patientadministratives system og kommunens omsorgssystem. Omsorgssystemet dækker primært hjemmeplejen, samt eventuelt den tilknyttede forvaltning. Andre områder i kommunen har ikke adgang til omsorgssystemet og det vil kun i begrænset omfang være muligt at se, modtage links eller videresende oplysninger mellem kommunernes systemer. Det er ikke muligt at videresende MedCom-standarder til et ESDH system, da MedCom standarder er målrettet fagsystemer for at give et sundhedsfagligt overblik, herunder dokumentation af hvordan patienten har det. Psykiatriområdet er generelt set et mix. af ESDH og fagsystemer, hvilket udfordrebrugen af MedCom-standarder i kommunikationen på Pyskiatriområdet. Konklusioner Opsamlende er det muligt at konkludere: At flere kommuner er organiseret med forskellige kontaktforløb for børn og for voksne. At flere kommuner oplever, at der er en indgang i kommunen for henholdsvis børn og voksne. At Psykiatrien oplever, at de kontakter forskellige områder i kommunen ud fra de oplysninger de får fra patienten, herunder den direkte til boinstitionerne, skoler og jobcentre. I kommunernes præsentation indgår ikke kontakten til forskellige boinstitutioner, denne kontakt opleves at gå en anden vej. At kontakten til jobcenteret og botilbud har ikke været entydigt afdækket. Kontaktformen der benyttes i kontakten mellem Psykiatrien og kommunerne er korrespondancemeddelelse, LÆ-blanket, Advis, breve, fax, e-mail, sikkermail og telefon. Kommunerne ikke har et system, der kan dække kommunikationen med Psykiatrien. Det konstateres ligeledes, at kortlægningen måske viser et tydeligt billede af kontakten særligt den første kontakt til kommunen, men at det i praksis kan være svært at finde en klar indgang, hvilket opleves at give fejl og manglende svar fra begge parter. Gennemgangen af patientforløbet viser, at Psykiatriens ene indgang til kommunen er til en myndighedsafdeling, men at Psykiatrien ofte også har kontakt til udfører niveau i form af skole, jobcenter og botilbud. Kontakten til det udførende niveau har ikke været afdækket, og skal derfor afdækkes hvis en fyldestgørende kortlægning skal finde sted. It-understøttelsen af de områder i kommunen, der er i kontakt med Psykiatrien er en blanding af ESDH-systemer fagsystemer, hvilket betyder at MedCom standarderne ikke direkte kan sendes til disse områder, da MedCom standarder kun kan benyttes af fagsystemer. Endvidere er der meget begrænsede muligheder for at videresende mv. internt mellem kommunens systemer. MedCom 7: hjemmepleje sygehusstandarder vil primært kunne benyttes, hvor borgere er registreret i omsorgssystemet. Dette er de, hvis de modtager følgende ydelser fra kommunen i form af hjemmehjælp, genoptræning/vedligeholdelsestræning, hjemmesygepleje og madservice/klinetbetaling. (Generel sundhedsaftale, januar 2011 s. 46). Den automatiske besked til kommunen om indlæggelse - indlæggelses adviset, når kun frem til kommunen, hvis borgeren er kendt i omsorgssystemet. Det er muligt, at kommunikere vedr. ukendte borgere ved at oprette en plejeforløbsplan på sygehuset, denne går igen til omsorgssystemet. MedCom 7: hjemmepleje sygehusstandarder vil primært kunne anvendes ved borgere med kontakt til gerontopsykiatrien. Her ud over vil der være voksne og børn med kontakt til hjemmepleje i form Side 6 af 7

hjemmesygepleje. For resterende grupper kan der oprettes en ukendtborger, men informationen vil kun findes i omsorgssystemet, hvor andre relevante kommunale områder ikke har adgang til dem. Dermed vil denne mulighed kun være relevant, hvis der er behov for information eller ydelser fra hjemmeplejen. Overordnet set ud fra arbejdet i gruppen er det kommunikationsflow der beskrives sammenfaldende ned det kommunikationsflow er aftalt i sundhedsaftalen. Da aftalen er lavet med udgangspunkt i Med- Com 7: hjemmepleje - sygehusstandarderne vil kommunikationen kunne dækkes af disse standarder, hvilket giver en udfordring med at få meddelelserne de rigtige steder hen i kommunen. Dette har ikke været en del af gruppens opgave, men forskellige løsningsmuligheder har dog været drøftet uden, at der er gået i detaljen med løsningsforslagene: En fysisk visitation af indgående meddelelser. Tekniskvisitation, fordelingssystem eller webhotelløsning Korrespondance med overskrift Sikkermail Sygehushenvisning til brug for henvisning fra kommune til børne- og ungdomspsykiatrien At sende til flere locationsnumre i kommunen. Denne løsning skal ske, ud fra en standardopbygning som vil kunne dække alle kommuner i regionen. I regi af sundhedsaftalen under elektronisk kommunikation samt under indlæggelses- og udskrivningsforløb har der været en fælles konsensus omkring, at der skal arbejdes ensrettet i forhold til alle kommuner og alle sygehuse, således at det ikke er vigtigt for personalet, at huske hvordan aftalen er med den enkelte kommune og det enkelte sygehus. Dette skal ses i lyset af at flere kommuner sender borgere til flere sygehus og dermed at sygehusene modtager borgere fra mange kommuner. Ens arbejdsgange er set som en forudsætning for optimal anvendelse af hjemmepleje sygehusstandarderne. Dermed anbefales det, at der findes en standardløsning som kan bruges i hele regionen. Overordnet set er der et behov for at gå i dybden med hvilke tekniske it-løsningsmuligheder, der er til stede for at understøtte kommunikationen vedr. patienter, der ikke er i kontakt med hjemmeplejen samt at se på kommunikationen mellem udfører og Psykiatrien, herunder skole, boinstitution, jobcenter mv. Side 7 af 7