Rekruttering og ansættelse HR-værktøjer
Rekruttering og ansættelse Hver gang en virksomhed ansætter en ny medarbejder, er det forbundet med både økonomiske - og ressourcemæssige omkostninger. Derfor er det af afgørende betydning at finde den helt rette person, der passer ind i virksomheden og kan løse de påkrævede arbejdsopgaver. At finde den rette person til en ledig stilling definerer en række opgaver. Først skal stillingen slås op det rigtige sted. Dernæst udvælges de bedste ansøgere og indkaldes til samtale. Ansøgernes kvalifikationer vurderes efterfølgende gennem ansættelsessamtaler, og når medarbejderen endelig er ansat, skal han eller hun introduceres til sin nye arbejdsplads. Gode råd For at give inspiration og vejledning i processen har Dansk Erhverv udarbejdet dette værktøj, der indeholder en række gode råd, når der skal rekrutteres og ansættes en ny medarbejder. Formålet med værktøjet er at give dig: Rådgivning til at komme igennem de forskellige faser i ansættelsesforløbet Opmærksomhed på de hyppigst forekommende faldgruber Konkrete eksempler på, hvad du med fordel kan gøre Juridiske opmærksomhedspunkter før, under og efter ansættelsessamtalen Værktøjet sætter fokus på hele ansættelsesprocessen lige fra jobbeskrivelsen, over ansættelsessamtalen til prøvetidssamtalen. Værktøjet kan derfor betragtes som en helhed og anvendes under hele ansættelsesforløbet, eller værktøjets enkelte faser kan bruges som inspiration og supplement til virksomhedens nuværende ansættelsesproces. Jobbeskrivelse og stillingsopslag Når en stilling bliver ledig, er der muligheder for at: Flytte en anden medarbejder til den ledige stilling Ændre på arbejdsgange og rutiner, evt. nedlægge stillingen Opslå stillingen med samme arbejdsopgaver/tilpassede arbejdsopgaver Uanset hvilken løsning virksomheden vælger, er det en god idé at få overblik over, hvilke arbejdsopgaver der skal løses. Til dette formål udarbejdes en jobbeskrivelse. En jobbeskrivelse har som formål, at: Give overblik over, hvem der laver hvad Sikre, at alle arbejdsopgaver bliver udført Sikre, at ingen arbejdsopgaver udføres mere en én gang Give den enkelte medarbejder indsigt i jobbets indhold Jobbeskrivelsen bør indeholde de krav, virksomheden stiller til den pågældende medarbejders kvalifikationer. Det er en fordel, hvis kvalifikationerne bliver opdelt i hvilke, der anses som: Afgørende Væsentlige Ønskelige Hermed opnås en større indsigt i, hvilke kvalifikationer der som minimum skal være opfyldt, når stillingen skal genbesættes. Se værktøj til udarbejdelse af stillingsbeskrivelse i bilag 1. Revidér jævnligt jobbeskrivelsen, fx i forbindelse med medarbejdersamtalen Inddrag de medarbejdere, der skal arbejde tæt med den nye medarbejder, når jobbeskrivelsen skal udarbejdes 2
Stillingsopslag Stillingsopslaget udarbejdes ud fra jobbeskrivelsen. Det skal også fremgå, hvem virksomheden er, hvor den ligger og hvad den tilbyder, samt link til virksomhedens hjemmeside for yderligere information. Et stillingsopslag har flere formål: Opslaget bliver set og læst af potentielle kandidater Der kommer ansøgninger fra egnede kandidater Virksomheden bliver profileret Der er flere forskellige måder at annoncere efter nye medarbejdere på: Uopfordrede ansøgninger modtaget indenfor de sidste måneder eller et år, såfremt kandidaten har givet tilsagn, og som man løbende har sørget for at vedligeholde Stillingsannonce i dagblade og tidsskrifter Jobdatabaser Arbejdsformidlingen Rekrutteringsfirma Vikarbureau Annoncering på virksomhedens hjemmeside Alternative sider til jobsider på internettet Annoncering i egen virksomhed, hvor kunderne kommer Udvælgelse af kandidater Når stillingen bliver slået op, vil virksomheden modtage telefoniske henvendelser og ansøgninger. I den forbindelse bør virksomheden nøje overveje, hvilke informationer der gives over telefonen. Visse informationer kan bruges af konkurrenterne. Ansøgerne kan sorteres ud fra tre kategorier: Stor Nogen Ingen interesse interesse interesse Prioritér tid til telefoniske henvendelser Lad flere medarbejdere læse ansøgningerne Gem kvalificerede ansøgninger til fremtidige stillinger Vær forberedt på at give feedback til de ansøgere, der ønsker det Ansættelsessamtalen Det er vigtigt at forberede sig på ansættelsessamtalen. Det gælder også forberedelsen af de involverede medarbejdere og de fysiske rammer omkring samtalen. Før samtalen: Informér alle involverede medarbejdere om, hvad der skal ske, hvem der kommer osv. Læg en tidsplan. Der må gerne være lidt luft mellem samtalerne, så to ansøgere ikke møder hinanden i døren De fysiske rammer (lokale, kaffe osv.) skal være i orden Læg en plan/disposition for samtalen Planlæg ikke for mange samtaler på samme dag Ved at tage udgangspunkt i den samme disposition for alle samtaler, bliver det lettere at sammenligne ansøgerne bagefter. Se disposition til brug ved ansættelsessamtalen i bilag 2. Lad ansøgeren tale med flere forskellige medarbejdere på arbejdspladsen Overvej at anvende test Benyt evt. værktøjet De Konstruktive Samtaler Lav en rollefordeling, hvis der er flere, der deltager i interviewet Gå ikke i panik, hvis du ikke har fundet den rigtige kandidat i første omgang. Fejlrekruttering kan blive meget dyrt, hvis du vælger at ansætte den forkerte. Husk at give alle svar forholdsvis hurtigt. Det giver et godt indtryk af virksomheden. Evt. kan der sendes et standardafslag til de ansøgere, der ikke har interesse. Indkald dernæst de ansøgere til samtale, der bedst matcher virksomhedens forventninger, ønsker og krav. Tips under samtalen: Lyt mere, end du taler Få ansøgeren til at føle sig veltilpas Tag ikke stilling for hurtigt Oversælg ikke stillingen og/eller virksomheden 3
Vær opmærksom på ikke at foretrække en medarbejder, der er en tro kopi af dig selv Pas på med at komme med tilkendegivelser, såvel positive som negative Imødekommende kropssprog Referencetagning Anbefalinger og udtalelser bliver ofte vedlagt ansøgninger. Anbefalinger og udtalelser kan være meget formelle, og vurderingerne vil ofte være præget af de personer, der har skrevet dem. Derfor giver de ikke nødvendigvis svar på de spørgsmål, du har. Som et supplement kan det være hensigtsmæssigt systematisk at kontakte ansøgernes tidligere arbejdsgivere for referencer. Der kan være forskellige formål med at tjekke ansøgernes referencer: Et ønske om at kontrollere de oplysninger, som ansøgeren selv har givet Et ønske om at få uddybet specifikke oplysninger om f.eks. arbejdsopgaver og egnethed Et ønske om at få indhentet vurderinger af arbejdspræstation og personlighed Inden du tager kontakt, bør du gøre dig klart, hvad du ønsker belyst via referencen. Når du har etableret kontakten, bør du forklare formålet med samtalen og samtidig få bekræftet, at personen kender ansøgeren. Se skema til referencetagning i bilag 3. Introduktion af nye medarbejdere Introduktion af nye medarbejdere indgår på lige fod med de øvrige faser i ansættelsesprocessen. Der er mange fordele ved at lægge et godt introduktionsprogram til nye medarbejdere: Medarbejderen får hurtigt overblik over virksomheden og de nye arbejdsopgaver Der skabes større trivsel både hos den nye medarbejder og blandt kollegerne Medarbejderen føler sig tryg og i samhørighed med virksomheden Medarbejderen kommer hurtigt i gang med arbejdsopgaverne. Værdier og uformelle regler bliver hurtigt formidlet til den nye medarbejder Der er en lang række praktiske forhold, der bør være rutine, når en ny medarbejder møder første dag. Det gælder f.eks.: Orientér medarbejderne i afdelingen om, hvornår den nye medarbejder møder Sørg for, at de fysiske rammer på arbejdspladsen er klar Byd den nye medarbejder velkommen ved fællesspisning, morgenmad eller frokost Book tid i kalenderen, så der er tid til at introducere den nye medarbejder Se disposition til introduktionsprogram i bilag 4. Du bør få ansøgerens accept af, at tidligere arbejdsgivere kontaktes for referencer Spørg ansøgeren, hvad han eller hun tror, referencepersonerne vil sige Det kan være hensigtsmæssigt, at den nuværende arbejdsgiver ikke kontaktes, men kun tidligere arbejdsgivere Den virksomhed, du ringer til, beder måske om dit telefonnummer for at ringe tilbage. På den måde er personen sikker på, at der er tale om en seriøs henvendelse Du vil overvejende få positive svar, så du skal selv læse mellem linjerne De personer, du taler med, svarer kun på de spørgsmål, du stiller. Hav derfor en række konkrete spørgsmål parat, når du ringer op. På den måde får du også mere pålidelige informationer og ikke en gang løs snak. Inddrag kollegaerne, når en ny medarbejder begynder Afhold introduktionsdag for alle nyansatte Udnævn en kontaktperson, der er ansvarlig for introduktionsperioden 4
Før prøvetiden udløber Når medarbejderen har været ansat et stykke tid, vurderes medarbejderens præstation i virksomheden. Samtalen er en opfølgning på ansættelsen, og den omfatter både en præstationsvurdering og en konkret handlingsplan. Formålet med prøvetidssamtalen er: At vurdere medarbejderens indsats i virksomheden At vurdere, om medarbejderen skal fortsætte i ansættelsesforholdet efter prøvetidens udløb At følge op på konkrete aktiviteter i virksomheden At sikre overensstemmelse mellem medarbejderens kvalifikationer og de mål, virksomheden arbejder mod Når samtalen forberedes, bør du være opmærksom på følgende: Skemaet skal udfyldes af både leder og medarbejder Medarbejderen skal orienteres om samtalens formål og indhold Forud for samtalen kan informationer om medarbejderen indsamles. F.eks. ved at tale med nærmeste leder om hidtidige præstationer i virksomheden Vælg det rigtige tidspunkt for samtalen. Er der aftalt prøvetid efter funktionærloven, skal samtalen gennemføres inden 2 måneder og 14 dage Vurdér om medarbejderen lever op til de krav og forventninger, der er stillet fra virksomhedens side Se skema til prøvetidssamtalen i bilag 5. Giv konkrete eksempler på medarbejderens præstationer i virksomheden Giv feedback på det, medarbejderen fortæller i løbet af samtalen Læg en handlingsplan sammen med medarbejderen Hent også inspiration fra værktøjet De Konstruktive Samtaler 5
Juridiske opmærksomhedspunkter Før samtalen: Ligebehandlingsloven forbyder annoncer, hvor det fremgår, at der søges eller foretrækkes personer af et bestemt køn. Hvis indarbejdede stillingsbetegnelser har en kønsbetonet form, f.eks., sygeplejerske, kan kravet om kønsneutrale annoncer opfyldes ved at tilføje m/k. Det er dog forbudt at søge en dame m/k eller mand m/k. Diskriminationsloven forbyder annoncer, hvorefter der søges eller foretrækkes personer af en bestemt race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse. Enhver arbejdsgiver skal ifølge ligebehandlingsloven behandle mænd og kvinder lige ved ansættelser, forflyttelse og forfremmelse. Under samtalen Oplysninger om personlige forhold som ansøgers fritidsinteresser, ægteskabelige status, antallet af børn mv. har arbejdsgiver mulighed for at spørge om, såfremt oplysningerne har til hensigt at sikre en rationel ledelse og administration eller for at sikre, at lovgivning og/eller kollektive overenskomster overholdes. Mere følsomme oplysninger om ansøgeren, f.eks. økonomiske eller strafbare forhold, kan indhentes, hvis dette har betydning for ansættelsesforholdet. Ved ansættelse af f.eks. vagtpersonale kan ansøgers økonomiske forhold udgøre en særlig risiko for arbejdsgiver, hvorfor der kan indhentes følsomme oplysninger. Arbejdsgiver bør som udgangspunkt altid få ansøgers samtykke til, at følsomme oplysninger indhentes. Straffeattest skal ansøger selv fremskaffe. Arbejdsgiveren kan spørge om, hvorvidt ansøgeren lider af/har lidt af sygdomme eller har/har haft symptomer på sygdomme, når disse vil have væsentlig betydning for ansøgerens arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde. I givet fald skal arbejdsgiveren specificere, hvilke sygdomme eller symptomer på sygdomme der ønskes oplysninger om. Loven forbyder, at der spørges generelt til lønmodtagerens helbred. Der kan være visse situationer, hvor en arbejdsgiver kan være interesseret i at stille en kvindelig ansøger spørgsmål om graviditet. Dette frarådes imidlertid, da der ifølge ligebehandlingsloven ingen tvivl er om, at en arbejdsgiver ikke må lægge vægt på eventuelle oplysninger om graviditet ved ansættelsen. Der kan heller ikke kræves svar fra ansøgeren, medmindre der er mindre end 3 måneder til, at ansøgeren skal nedkomme. I det tilfælde skal ansøgeren selv meddele dette til den kommende arbejdsgiver. Efter samtalen Arbejdsgiveren har pligt til skriftligt at bekræfte de regler, der gælder for ansættelsesforholdet, og at komme med disse oplysninger senest én måned efter, ansættelsesforholdet er begyndt. De oplysninger, som arbejdsgiveren har pligt til at give, vedrører de allerede aftalte ansættelsesvilkår og er som minimum følgende: Arbejdsgiverens og lønmodtagerens navn og adresse. Arbejdsstedets beliggenhed. En beskrivelse af arbejdet eller en angivelse af lønmodtagerens titel, rang, stilling eller jobkategori. Ansættelsesforholdets starttidspunkt. Ansættelsesforholdets forventede varighed, medmindre der er tale om tidsubestemt ansættelse. Lønmodtagerens rettigheder med hensyn til betalt ferie/løn under ferie. Varighed af lønmodtagerens og arbejdsgiverens opsigelsesvarsler eller regler herfor. Den gældende eller aftalte løn samt udbetalingsterminer. Den daglige eller ugentlige arbejdstid. Hvilke kollektive overenskomster eller aftaler, der regulerer ansættelsesforholdet. Det kan anbefales at tage stilling til følgende punkter, når ansættelsesaftalen skal udarbejdes: Prøvetid, grænserne for retten til at tage bijob, anvendelse af 120-dages reglen ved sygdom, forhold vedrørende pauser, behovet for konkurrenceklausul/kundeklausul, særlige pligter, diskretions- og tavshedspligt, personalehåndbog, hvis indhold forpligter og derfor forudsættes udleveret til den ansatte, samt arbejdsgiverens adgang til at kontrollere brug af e-mail og internet. Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet mv. forbyder en arbejdsgiver i forbindelse med en ansættelse eller under ansættelsen at anmode om, indhente, modtage eller gøre brug af oplysninger om ansøgers race, hudfarve, politiske anskuelse, seksuelle orientering eller nationale, sociale eller etniske oprindelse. 6
Bilag 1 Jobbeskrivelse Stillingens titel: Organisatorisk placering: Medarbejderen refererer til: Evt. underordnet personale: Stillingens formål: Ansvarsområder og væsentligste arbejdsopgaver: 1. 2. 3. Krav til kvalifikationer: Uddannelse og kurser: Praktisk erfaring: Personlige kvalifikationer: Øvrige bemærkninger (f.eks. løn, arbejdsvilkår, miljø og virksomhedskultur): Dato for udarbejdelse: Dato for redigering: 7
Bilag 2 Disposition til ansættelsessamtalen Indledende snak. Tilbyd kaffe/te/vand. Snak evt. om vejret, turen hertil, avisforsiden el. lign. Den indledende snak skal skabe en afslappende atmosfære, hvor ansøgeren kan føle sig tilpas Fortæl om tidsramme og køreplan for interviewet. Det er en god idé at lave en disposition, så du får struktur på forløbet. Fortæl, hvem du er, og hvilken placering du har i virksomheden Lad ansøgeren fortælle lidt om sig selv: Baggrund: Uddannelse: Tidligere job: Hvorfor stillingen søges: Interesser: Stil spørgsmål til ansøgeren. Spørg f.eks. om, hvad ansøgeren kan tilbyde virksomheden, motiv for at skifte stilling, ansøgerens forventninger til stillingen, kollegaer og leder Præsentér kort virksomheden vis gerne et organisationsdiagram og forklar ansøgeren, hvorfor stillingen er blevet ledig (er stillingen nyoprettet, opsagt m.v.) Et struktureret interviewskema er et godt værktøj til uddybende spørgsmål, hvor der på forhånd er udarbejdet spørgsmål, som skal stilles til alle de interviewede, så de bliver spurgt om det samme. Erfaringer viser, at det giver et ensartet vurderingsgrundlag, som gør det lettere at sammenligne kandidaterne og dermed lette udvælgelsen Orientér om stillingen. Spørg om erfaring med og viden om det, du har vurderet som de væsentligste kvalifikationer og egenskaber for at kunne bestride jobbet Uddannelse og kurser: Praktisk erfaring: Personlige kvalifikationer: Lad ansøgeren stille spørgsmål Praktiske spørgsmål (f.eks. arbejdstid og kantineforhold) Aftal det videre forløb. Notér forhold, der er specielle for dette forløb (f.eks. svartid, materiale om virksomheden, hvordan I kommer i kontakt med hinanden m.v.) 8
Bilag 3 Reference Ansøgerens navn: Søgte stilling: Virksomhed: Telefon nr.: Referenceperson: Stilling: Bekræftelse af data (ansættelsesperiode, arbejdsopgaver, fratrædelsesårsag m.v.) Hvem har ansøgeren arbejdet sammen med? Hvordan karakteriseres ansøgeren? (Stil uddybende spørgsmål) Ansøgerens stærke sider Ansøgerens svage sider Tvivlspørgsmål fra ansættelsessamtalen, der ønskes afklaret Hvorfor holdt ansøgeren op? Hvis ansøgeren gerne vil tilbage, vil du da ansætte vedkommende igen? 9
Bilag 4 Introduktionsprogram Hvem skal være kontaktperson for den nye medarbejder? Hvilke opgaver skal medarbejderen begynde med? Der må gerne være opgaver, der giver indblik i produkter, arbejdsrutiner m.v. Hvilke afdelinger og personer skal indgå i introduktionsforløbet? Læg en plan! Planlæg arbejdsmøder med de kolleger, som den nye medarbejder skal arbejde særlig tæt sammen med: Planlægning af uddannelse og træning: Dato for prøvetidssamtale: 10
Bilag 5 Prøvetidssamtalen Medarbejderens navn: Stilling: Dato for prøvetidssamtalen: Dato for tiltrædelse: Dato for prøvetidens udløb: Fortæl om den foreløbige indsats samt bidrag til afdelingen og virksomheden: Fortæl om din oplevelse. Giv konkrete eksempler: Opstil indsatsområder, som virksomheden og medarbejderen kan blive enige om at udvikle inden næste samtale: Aftal det videre forløb i ansættelsen: Andet: Dato for næste samtale: 11
Børsen 1217 København K Telefon 3374 6000 Fax 3374 6080 E-mail Info@danskerhverv.dk www.danskerhverv.dk