ÅRSHJUL JANUAR 2015
INTRODUKTION TIL DDB S ÅRSHJUL DDB s årshjul skaber et overblik over de væsentligste årligt tilbagevendende begivenheder i DDB, der har strategisk og økonomisk betydning for DDB s udvikling. Dermed fungerer årshjulet som rettesnor for planlægningen af DDB s arbejde og bidrager til at skabe gennemsigtighed i DDB s processer for organisationens medlemmer. To centrale processer er omdrejningspunkt for DDB s årlige aktiviteter: Identificering og udmøntning af strategiske indsatsområder for DDB Tilretning og udvikling af den nationale biblioteksinfrastruktur, dvs. bibliotek.dk, Dan- Bib og DDB-platformen (herefter også kaldet biblioteksinfrastrukturen). Tilretningen og udviklingen af biblioteksinfrastrukturen foregår på baggrund af en årlig releaseplan, der specificerer de konkrete aktiviteter. Der er et naturligt samspil mellem disse to processer, og planlægningen af DDB s årlige aktiviteter sker med henblik på at understøtte dette samspil. Nedenstående figur illustrerer de vigtigste begivenheder i årets gang i DDB-samarbejdet. Side 2
I relation til disse begivenheder finder en række nøgleaktiviteter sted. I de følgende afsnit gennemgås de enkelte nøgleaktiviteter og begivenheder kvartalvis. BESKRIVELSE AF ÅRSHJULETS NØGLEAKTIVITETER Første kvartal Aktiviteterne i første kvartal fokuserer på at arbejde frem imod to vigtige begivenheder i slutningen af årets andet kvartal: DDB s strategidag, hvor DDB organisationen i samarbejde med DDB medlemmerne drøfter de strategiske indsatsområder for DDB Fastlæggelse af næste års releaseplan for arbejdet med at tilrette og udvikle den nationale biblioteksinfrastruktur. Første kvartal af DDB s årshjul indeholder følgende nøgleaktiviteter og begivenheder i DDB: Kvalificering og modning af forslag til tilretning og udvikling af den nationale biblioteksinfrastruktur Aktiviteterne tager udgangspunkt i aktiviteterne fra det forgangne års fjerde kvartal. Her er de strategiske indsatsområder for biblioteksinfrastrukturen blevet fastlagt, ligesom forslag til ændringer i biblioteksinfrastrukturen er blevet identificeret. Årsagen til, at denne proces igangsættes året inden er, at det er den eneste mulighed for at kunne gennemføre processerne inkl. høring, så releaseplanen for det kommende år kan fastlægges medio året af hensyn til budgetprocesserne. Forslag til ændringer i biblioteksinfrastruktur - dvs. til DanBib, bibliotek.dk og DDB-platformen indsamlet i fjerde kvartal det forrige år skal kvalificeres og modnes, inden de kan sendes i høring i form af en konkret releaseplan for det kommende år. Derfor behandles de i: Evt. relevante arbejdsgrupper i DDB Faggruppen for infrastruktur DBC og DDB s samarbejdsorganisation DDB sekretariatet faciliterer processen og har ansvaret for at forslag kvalificeres og modnes, samt at relevante aktører inddrages i processen. Evaluering og opfølgning på forrige år Årets internt rettede DDB-aktiviteter indledes med en evaluering og opfølgning på forrige år. Formålet er at gøre status over DDB s leverancer, successer og udfordringer, og herigennem Side 3
sikre et solidt grundlag for at påbegynde udarbejdelsen af strategiske indsatsområder for det indeværende år. Evaluering og opfølgning baseres blandt andet på: afrapportering fra igangsatte og gennemførte projekter afrapportering fra indkøbssamarbejdet input fra kommunerne der er med i DDB, biblioteker, der anvender biblioteksinfrastrukturen, og øvrige relevante interessenter via en årlig tilfredshedsmåling. Evalueringen behandles i DDB s styrende organer. Offentliggørelse af DDB s årsberetning Resultatet af evalueringen af leverancer og samarbejdet er DDB s årsberetning, der opstiller relevante milepæle for samarbejdet i det forgangne år og evt. konkrete forslag til tilretning af samarbejdet, processer m.v. Årsberetningen offentliggøres på DDB s hjemmeside. Andet kvartal I andet kvartal sikres bred inddragelse af hele biblioteksvæsnet i de konkrete forslag til udvikling af biblioteksinfrastrukturen og inddragelse af DDB s medlemmer idet strategiske arbejde. Det sker gennem to konkrete begivenheder: Høring af forslag til releaseplan for tilretning og udvikling af den nationale biblioteksinfrastruktur det kommende år DDB strategiseminar Desuden rummer andet kvartal også mulighed for, at DDB s medlemmer kan ansøge om driftsstøtte til konkrete initiativer og om udvidelse af DDB s driftsportefølje. Andet kvartal af DDB s årshjul indeholder følgende nøgleaktiviteter og begivenheder for DDB: Høring af forslag til releaseplan for tilretning og udvikling af den nationale biblioteksinfrastruktur Forslag til ændringer i biblioteksinfrastrukturen sendes i høring blandt de biblioteker, der benytter biblioteksinfrastrukturen, og andre relevante aktører. Høringens formål er at inddrage DDB s medlemmer og relevante interessenter i kvalificeringen af den kommende releaseplan. Høringsmaterialet offentliggøres på DDB s hjemmeside. Side 4
Efter endt høring gennemgås de indkomne høringssvar i: Evt. relevante arbejdsgrupper i DDB Faggruppen for infrastruktur DBC og DDB s samarbejdsorganisation. DDB s koordinations- og styregruppe DDB sekretariatet udarbejder et høringsnotat og en releaseplan for det kommende år, som offentliggøres på DDB s hjemmeside. Ansøgning om driftsstøtte og om udvidelse af driftsporteføljen Der kan ansøges om DDB-driftsstøtte til digitale bibliotekstilbud, der vurderes at have bibliotekspolitisk værdi indenfor de kerneydelser, der relaterer sig til nøgleordene i biblioteksloven 1: Formidling af oplysning (information, viden) samt uddannelse og kulturel aktivitet. Der kan desuden ansøges om en udvidelse af DDB s driftsportefølje, hvis f.eks. et nyt produkt ønskes forvaltet i regi af DDB-sekretariatet. Ansøgningsblanket og beskrivelse af kriterier og proces vil kunne findes på DDB s hjemmeside. Efter ansøgningsfristen behandles ansøgningerne i koordinationsgruppen. DDB strategiseminar Alle tilsluttede kommuner og biblioteker, samt øvrige, relevante aktører inviteres til DDB s årlige strategiseminar i juni måned. Formålet med strategiseminaret er at få et velunderbygget beslutningsgrundlag for fastlæggelse af DDB s strategiske indsatsområder for det kommende år og for evt. tilpasninger af samarbejdet. På strategiseminaret drøftes blandt andet: Forslag om tilpasninger af samarbejdet Justeringer i indkøbspolitikken Strategiske indsatsområder for det følgende år. Tredje kvartal I tredje kvartal konsolideres releaseplanen for biblioteksinfrastrukturen for det kommende år. Desuden påbegyndes arbejdet med at skabe projekter indenfor de udvalgte strategiske indsatsområder. Det indebærer blandt andet, at der afholdes en idéudviklingsdag, hvor repræsentanter fra bibliotekerne kan drøfte og modne deres projektideer til ansøgning hos DDB udviklingspuljen. Side 5
Tredje kvartal af DDB s årshjul indeholder følgende nøgleaktiviteter og begivenheder for DDB: Offentliggørelse af den tilrettede releaseplan for den nationale biblioteksinfrastruktur det kommende år Releaseplan for biblioteksinfrastrukturen det kommende år offentliggøres. Releaseplanen indeholder en oversigt over de projekter og initiativer, der bestilles hos DBC det kommende år, og er dermed en præcis beskrivelse af de tilretninger og udviklinger af den nationale biblioteksinfrastruktur, der vil blive håndteret det kommende år. Offentliggørelsen af den tilrettede releaseplan bidrager til at skabe transparens i DDB s processer. Offentliggørelse af DDB s strategiske indsatsområder, indkøbspolitik og økonomisk ramme for det kommende år De strategiske indsatsområder er udgangspunktet for udvælgelsen af relevante projekter, der arbejdes med i det kommende år. De økonomiske rammer for det kommende år indeholder Fastlæggelse af driftstilskud for det kommende år Den økonomiske ramme for kommunerne, så denne kan indgå i den kommunale budgetlægning Hvis der er vedtaget ændringer i indkøbspolitikken kommunikeres disse også ud til bibliotekerne i forbindelse med offentliggørelsen af ovenstående. Som med offentliggørelsen af den tilrettede releaseplan har offentliggørelsen af DDB s strategiske indsatsområder, indkøbspolitik og de økonomiske rammer for det kommende år til formål at sikre transparens i DDB s processer. Identificering, kvalificering og modning af DDB-projekter for det kommende år På baggrund af de fastlagte indsatsområder for det kommende år igangsættes en proces, hvor relevante projekter identificeres, beskrives og kvalificeres. Processen tager udgangspunkt i projektideer, der er genereret i DDB s arbejds- og faggrupper. Der lægges dog op til en bred inddragelse af projektforslag. DDB sekretariatet assisterer med at kvalificere, beskrive og modne projektideerne. DDB ideudviklingsdag Side 6
I forbindelse med identificering, kvalificering og modning af DDB-projekter afholdes en ideudviklingsdag, hvor medlemmerne mødes og diskuterer konkrete projektideer til DDB-puljen. På DDB s hjemmeside vil information om tilmelding til og udformning af den enkelte ideudviklingsdag være tilgængelig. Fjerde kvartal I fjerde kvartal afsluttes processen med ansøgningsproces og beslutning om udmøntning af midler fra DDB-puljen. Dermed bliver det også muligt at udarbejde det samlede overblik over aktiviteter, leverancer og budget for DDB for det kommende år. Desuden påbegyndes i fjerde kvartal det indledende arbejde i forhold til den kommende releaseplan for biblioteksinfrastrukturen. Fjerde kvartal af DDB s årshjul indeholder følgende nøgleaktiviteter og begivenheder for DDB: Ansøgningsproces om puljemidler til DDB-projekter for det kommende år Efter tredje kvartals arbejde med at kvalificere og modne relevante projekter, åbnes der i fjerde kvartal op for den egentlige ansøgningsproces om midler fra DDB-puljen. På DDB s hjemmeside vil det fremgå, hvordan de enkelte biblioteker kan ansøge om tilskud til projekter. De projekter, der i høj grad understøtter de fastlagte strategiske indsatsområder, udvælges og listes efter prioritet. Skønnes projekter uden for indsatsområderne stærkt relevante, prioriteres disse også i forhold til den samlede projektportefølje. Offentliggørelse af samlet aktivitets- og leveranceplan samt budget for DDB for det kommende år Den samlede aktivitets- og leveranceplan samt budget for DDB for det kommende år offentliggøres. Offentliggørelsen skal medvirke til at give DDB s medlemmer og relevante interessenter et samlet overblik over sammenhængen mellem DDB s aktiviteter og udgifter det kommende år. Aktivets- og leveranceplanen indeholder: Releaseplan for biblioteksinfrastrukturen De DDB-projekter, der har fået tildelt tilskud Øvrige relevante DDB-aktiviteter, herunder evt. aktiviteter vedrørende inddragelse af bibliotekerne, indgåelse af partnerskaber samt markedsføring Side 7
Planen danner baggrund for det budget, der samtidig offentliggøres. Forslag til tilretning og udvikling af biblioteksinfrastrukturen Arbejdet med en releaseplanen for biblioteksinfrastrukturen til offentliggørelse tredje kvartal i næstkommende år påbegyndes i indeværende års fjerde kvartal. Forslag til strategiske indsatsområder for biblioteksinfrastrukturen kan indgives fra alle biblioteker, der benytter infrastrukturen og/eller være affødt af og af de strategiske indsatsområder i DDB. Forslag til biblioteksinfrastrukturen i forhold til tilretning og udvikling identificeres i en proces med bred inddragelse af: Deltagere i DDB Biblioteker, der anvender biblioteksinfrastrukturen For udvalgte områder vil der blive afholdt workshops for at identificere de relevante projekter. Side 8