Registreringsprocedure Lærerfordeling Det Samfundsvidenskabelige Fakultet 2.udgave 01-09-2014 0
Indholdsfortegnelse Deadlines... 2 VIP... 3 Ansættelse... 3 Forlængelser... 3 Nedsat tid... 3 Omsorgsdage... 3 UV timer... 3 UV timer erlagt på andet hovedområde... 3 Timer anvendt på koordination og udvikling... 3 Vejledningstimer for Ph.d. stud.... 4 Ph.d. evalueringer... 4 Timer anvendt på Ph.d. kurser... 4 Timer anvendt ifm. bedømmelsesarbejde... 4 Timekompensation:... 4 Timekompensation:... 4 Timekompensation:... 4 Frikøb... 4 Internt frikøb... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Orlov... 4 Tildelt timer fra instituttets pulje... 5 D-VIP... 6 Ansættelse... 6 Forlængelser... 6 UA-Timetal... 6 EL-Timetal... 6 EL-Timetalsforhøjelser... 6 Ph.d.... 7 Oprettelse... 7 Ændringer af hoved- og/eller bi-vejleder... 7 Indskrivning... 7 Timer... 7 Anden vidensformidling... 7 Gæsteforelæser... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Undervisningsforpligtigelse (UV)... 8 Udregning af UV ved afvigelser ved ansættelse... 8 Nedsat tid og seniorordning... 9 Nedsparring af timebank... 9 Plus/Minus-timer i UV... 9 Køb/salg af timer mellem hovedområder... 9 Procedure- og vejlednings henvisninger... 10 1
Deadlines Ved opstart af regnskabsproces for foråret/efteråret laves en ny kopi af lærerfordelingsskemaet. Skemaet "renses" for tal i den del af skemaet der vedrører UV-tal for de enkelte studier (kolonne F til AP), "øvrige aktiviteter" (kolonne AR til BB) samt timetal for D-VIP. Når lærerfordelingsskemaet er "renset", indskrives de korrekte timebanker (kolonne D). Disse timebanker er baseret på realiserede timebanker for senest afsluttede semester. Når skemaet er "renset" og klargjort, følger den videre proces nedenstående Proces Beskrivelse Forår Efterår nr. 1 : 01.02.xx-31.8.20xx 01.09.20xx-31.01.20xx Registrering af data "født" på fakultetskontoret 2 : Udsendelse af indkaldelse af realiserede UV-tal 1.9.20xx eller første arbejdsdag herefter 1.2.20xx eller første arbejdsdag herefter 3 : Indkaldelse af realiserede UV-tal 4 : Returnering af lærerfordelingsskema i udfyldt stand 5 : Samler indkomne UV tal i ét skema og færdiggør lærerfordelingen 6 : Udsender lærerfordeling til verificering 7 : Indmelder rettelser/ændringer/tilføjelser efter verificering hos VIP 8 : Indarbejder rettelser/ændringer/tilføjelser efter verificering og afslutter herefter lærerfordelingen for indeværende semester Udgangen af uge 40 Udgangen af uge 15 Udgangen af uge 43 Udgangen af uge 17 Udgangen af uge 45 Udgangen af uge 19 Udgangen af uge 45 Udgangen af uge 19 Udgangen af uge 47 Udgangen af uge 21 Primo uge 48 Primo uge 22 2
VIP Type Kolonne/celle Beskrivelse Datakilde Ansvarlig for registrering Ansættelsesforhold Ansættelse Forlængelser Nedsat tid Omsorgsdage i Timer UV timer UV timer erlagt på andet hovedområde Timer anvendt på koordination og udvikling (timer som ligger ud over almindelige undervisningsog eksamensaktiviteter) Øvrig VIP Forpligtigelse Forpligtigelse Reduktion af UV forpligtigelsen Ordinære-, Master- og diplomuddannelser Tværfakultær Koordination og udvikling Registreres på instituttets fane med tilknytning af institut, titel (Adjunkt, Lektor Professor etc.), navn (efternavn først) samt UV forpligtigelsen (Evt. dato for ansættelse tilføjes som kommentar) Registreres på instituttets fane som kommentar i UVforpligtigelsen. Reduktion af UV-forpligtigelsen registreres på instituttets fane med tilknyttet kommentar Timereduktion ved afholdelse af omsorgsdage registreres under instituttets fane Registreres på instituttets fane under den uddannelse hvor undervisningen er lagt Registreres på instituttets fane under det fakultet hvor undervisningen er lagt Registreres på instituttets fane med kommentar indeholdende: Formål samt uddannelse Kopi af indstillingsblanket (Fakpersonale Kopi af indstillingsblanket (Fakpersonale Kopi af ændringsblanket (Fakpersonale Fraværssystemet eller det enkelte instituts egne skabeloner Studiesekretær Aftalepapir ii Forhåndsgodkendte normer evt. pba. skabelon 3
Type Kolonne/celle Beskrivelse Datakilde Ansvarlig for registrering Øvrige timer Vejledningstimer for Ph.d. stud. Ph.d. evalueringer Timer F/Exx (Eks. F14) Ph.d.-vejl. Registreres i fanen Ph.d. Vejledning i semestrets kolonne. overfører timerne til kolonne AR på instituttets fane Timer anvendt som opponent eller samtaleansvarlig. Der tilknyttes en kommentar med oplysninger om timetal samt navn på ph.d. stud. Kopi af mail (Ph.d. Kopi af mail (Fak-ph.d.) Timer anvendt på Ph.d. kurser Adjunktvejledning Pædagogikum Timer anvendt ifm. bedømmelsesarbejde Timekompensation: Uddannelses-koordinatorer Timekompensation: Ph.d. skoleleder/koordinatorer Frikøb Orlov Ph.d. kursusafvikling Faglig vejledning af adjunkter Pædagogikum for adjunkter Bedømmelsesarbejde Timer anvendt ifm. deltagelse/afholdelse af Ph.d kurser, Summerschools o.l. Timer anvendt ifm. vejledning til adjunkter registreres under instituttets fane Timer for deltagelse i adjunktpædagogikum registreres under instituttets fane Tildelte timer ifm. bedømmelsesarbejde registreres under instituttets fane Kopi af mail ifm. Ph.d. skolens godkendelser (Fak-ph.d.) Liste fra Learninglab udsendt 1/10 Liste fra Learninglab udsendt 1/10 Kopi af mail (Fak-personale og Ph.d. Studieleder/formænd Timerkompensationen registreres under instituttets fane Fælles timenormer Timekompensation iii : Studieleder/studienævnsformand Uddannelseskoordinatorer Ph.d. leder og koordinatorer Ekstern Frikøb Reduktion af UV forpligtigelsen Timerkompensationen registreres under instituttets fane Fælles timenormer Timerkompensationen registreres under instituttets fane Fælles timenormer Eksternt frikøb udregnes med 50/60 % (stillingsbestemt) af frikøbets samlede antal timer som registreres under instituttets fane Nedskrivningen af timer ifm. orlov registreres under instituttets fane Timeregistreringssystem Kopi af mail (Fak-personale) tet 4
Type Kolonne/celle Beskrivelse Datakilde Ansvarlig for registrering Omsorgsdage Reduktion af UV forpligtigelsen Nedskrivningen af timer ifm. omsorgsdage registreres under instituttets fane Vejledning til Scanpas: http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/1 486 Scanpas tet Tildelt timer fra instituttets pulje pulje Hvert institut får tildelt et antal timer der kan anvendes til særlige opgaver, som ligger udenfor den normale drift. leders godkendelse tet Særligt Håndtering af frikøb - Det gælder for alle projekter på SAMF, at der frikøbes for undervisning og forskning, således det flugter den til en hver tid gældende arbejdstidsaftale. De gældende regler for frikøb omfatter også frikøb til AAU Matchmaking Kompensation - Fakultetet giver ikke kompensation for bedømmelse af adjungerede professorer, i det bedømmelsen kun udarbejdes på baggrund af kandidatens CV og publikationsliste. - Der gives ikke timer for bedømmelse af eksterne lektorater til institutledere(il), da dette ligger indenfor IL s arbejdsområde Jf. mail fra Otto Simonsen d. 21/10-13. 5
D-VIP Type Kolonne/celle Beskrivelse Datakilde Ansvarlig for registrering Ansættelsesforhold Ansættelse Forlængelser Timer UA-Timetal D-VIP EL/UA Undervisningsassistenter (UA) og Eksterne lektorer (EL) registreres på instituttets fane, med navn (efternavn først) samt ansættelsesperiode under D-VIP EL eller D-VIP UA. Kopi af indstillingsblanket (Fakpersonale Fra/til Ansættelsesperioden tilrettes Kopi af indstillingsblanket (Fakpersonale Ordinære-, Masterog diplomuddannelser UA timer registreres på baggrund af timesedler. Blanket Undervisningsassistent. Kopi af fremsendte blanket Undervisningsassistent (Fak-personale EL-Timetal Ordinære-, Masterog diplomuddannelser Timer registreres på baggrund af indberettet timetal til HR afdelingen. Timerne registreres ud for den pågældende EL og på den uddannelse, der står anført på meddelelsen. Kopi af mail til HR (Fak-personale EL-Timetalsforhøjelser Ordinære-, Masterog diplomuddannelser Timetalsforhøjelser registreres på baggrund af indberettede forhøjelse til HR afdelingen. Timerne registreres ud for den pågældende EL og på den uddannelse, der står anført på meddelelsen. OBS! Timeforhøjelser skal registreres med formlen eks. = 30+115. Kopi af mail til HR (Fak-personale 6
Ph.d. Type Kolonne/celle Beskrivelse Datakilde Ansvarlig for registrering Indskrivningsforhold Oprettelse Ændringer af hovedog/eller bi-vejleder Indskrivning x Vejleders navn Ph.d. studerende På fanen Ph.d. Vejledning under instituttet, registreres den studerende med navn (efternavn først), indskrivningsperioden, hoved-/bi-vejleder samt timefordeling mellem hoved/bi-vejleder. Ændringen samt ændringer i timefordeling mellem hoved/bi-vejleder registreres under fanen Ph.d. Vejledning Registreres på instituttets fane med navn (efternavn først) samt undervisningsforpligtigelse, i kolonnerne dertil. På baggrund af indstillingsblanket (Fak-Ph.d. Fak-Ph.d. kontor Evt. På baggrund af indstillingsblanket (Fak-Ph.d. Timer Timer Anden vidensformidling Ordinære-, Master- og diplomuddannelser Reduktion af UV forpligtigelsen Timer den studerende reelt har undervist på den/de enkelte uddannelser Ph.d. studerende der i forbindelse med halvårsevalueringer har fået godkendt x antal timer til anden vidensformidling Studiesekretær Kopi af Ph.d. evaluering (Ph.d. Særligt Ph.d.-studerende er typisk indskrevet over en 3-årig periode og har i indskrivningsperioden en UV på 600 timer. Ph.d.-studerende i en kombinationsstilling har en UV på 3880 timer, som de typisk afvikler over 10 semestre. En ph.d.-studerende har ret til 300 timers vejledning (tidl. 240) 50 timer pr. semester, i deres indskrivningsperiode. Fordelingen af disse vejledningstimer skal meldes ind fra institutterne. En ph.d.-studerendes barsel og/eller længerevarende sygdom registreres ikke, da de 600 timers UV skal afvikles indenfor indskrivningsperioden. terne skal give besked om barsel/forlængelse til ph.d.-skolen som orienterer lærerfordelingen. Dette registreres med en kommentar ved den ph.d.-studerendes navn, både på fanen og ph.d.-vejlednings-fanen. Vejledning på andet fakultet registreres i kolonnerne for det andet fakultet, tilknyttet kommentar. 7
Undervisningsforpligtigelse (UV) Professor (P)/MSO(med særlige opgaver) Lektorer (L) Adjunkter (A) Ph.d.-studerende (i hele indskrivningsperioden) Ph.d.-studerende i kombinationsstilling (eks. 10 semestre af 388 timer) 492 timer 492 timer 410 timer 600 timer 3880 timer Udregning af UV ved afvigelser ved ansættelse Forårssemesteret løber fra 31. januar til 14. juli og efterårssemesteret løber fra 15. august til 31. januar. - 1 semester regnes for at være 5½ måned. - UV pr. måned, ved en L eller P, er derfor 492/5½ = 89,45~90 timer - UV pr. semester i uger er 52/12x5½ = 23,8 uger - UV pr. uge er, ved P eller L, 492/23,8 = 20,67~21 timer Eksempel: Hvis en professor bliver ansat d. 1/6, har vedkommende en UV fra 1/6 til 14/7 = 1½ måned. 90 timer x 1½ måned = 135 timer det forårssemester i det efterfølgende semester, efterårssemesteret, vil UV være normal, altså 492 timer. Fak tilknytter en kommentar, ved de personer hvor UV afviger, således det sikres, at UV forpligtigelsen tilrettes det efterfølgende semester. 8
Nedsat tid og seniorordning Normal arbejdstid (fuldtid) = 1640 timer årligt. Arbejdstid ved eks. 25 timer ugentligt: 25/37=0,675*1640 = 1107 timer årligt. 1107/2 = 553,5 timer halvårligt. 60 % UV forpligtigelse: 553,5*0,60=332,1 timer halvårligt. Nedsparring af timebank Der kan max. nedspares 250 timer pr. år, dette sker i forbindelse med 4. kvartalsforhandlinger. Gurli Brogaard fremsender liste over godkendte nedsparringsplaner. Nedsparring registreres i kolonnen BA (timebanken fra det forrige semester) gerne tilknyttet en kommentar. Plus/Minus-timer i UV Man kan kun have 250 timer i plus eller minus. Med mindre andet er aftalt vil plus-timer forsvinde med mindre de kan dække minus-timer i den frosne timebank. Plustimer fra den frosne timebank kan kun optøs efter aftale med institutleder og den pågældende VIP. Minus-timer i den nye timebank udover de 250 timer bliver registreret og det er herefter institutlederens opgave at sørge for at rette op på det i det efterfølgende semester. Køb/salg af timer mellem hovedområder Hver gang der mellem hovedområderne aftales et køb eller et salg af undervisningsrelaterede timer, skal der udfyldes og underskrives et aftalepapir af begge parter (alternativt en godkendelse på mail), inden timerne erlægges. Det er sælgende fakultet, der udarbejder aftalepapiret og sørger for godkendelse af begge parter. Der bliver kun afregnet for timer, der foreligger udfyldte og af begge parter godkendte aftalepapirer for. Timer købt på HUM eller TEK.NAT/SUND, registreres af Fakultetet på baggrund af fremsendte kopier af indgåede aftaler (aftalepapir). 9
Procedure- og vejlednings henvisninger i Procedure for timekompensation i forbindelse med afholdelse af omsorgsdage og barsels- forældreorlov http://www.fak.samf.aau.dk/digitalassets/88/88446_timekompensation-omsorgsdage-290414.pdf ii Aftalepapir om køb/slag mellem hovedområder iii Undervisningspligt og timenormer for kompensationer som ligger ud over almindelige undervisningsaktiviteter http://www.fak.samf.aau.dk/digitalassets/88/88445_undervisningspligt-timenormer-240414.pdf 10