1. Formalia Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 15 d. 05.06.2013 (a) Ordstyrer: Kolding (b) Referant: Monika (c) Til stede: Camilla, Ditte, Kim, Kolding, Monika, Nanna, Natashia og Trine. (d) Godkendelse af referat fra 14.05.2013: Godkendt. (e) Godkendelse af referat fra 21/5: Godkendt med tilføjelse af kommentarerne i dokumentet. 2. Beskeder (a) Camilla: Jeg har været til 3 eksamener som er gået meget fint. Så har jeg hjulpet lidt til med maden til tak -event vi holdt. Synes eventet gik virkelig godt, og det var super hyggeligt. Så har jeg været lidt til møde med DTU explore omkring et gymnasie løb ude på DTU. De vil gerne have at der også deltager studerende fra DTU, så det diskuterede vi, hvordan det kunne være muligt. Så har jeg også holdt møde med PF International, hvor vi er gået i gang med at planlægge den nye International Day, og så har vi også fået skabt et kontor til dem ved at flytte mødelokale beta ind i politikrummet, og så er beta blevet til deres kontor. Så har jeg også været på rundvisning på Ballerup sammen med Michael Cole, som er ansvarlig for at lave en projekt liste over ting, der skal laves i Ballerup, som direktionen skal godkende. Jeg har også holdt møde med ham, Pernille (DTU-Ballerup stud.), We Love People og Ulrik, hvor vi diskuterede, hvordan vi kunne få de studerendes input fra Ballerup omkring, hvad de mener, der skal laves derude. Så i 3 ugers kommer der til at køre en kampagne/event derude for at få de studerendes mening. Så har jeg også været hjemme hos Kim til hendes grill hygge som var rigtig sjovt og ellers har jeg brugt tid sammen med mine forældre i deres sommerhus. (b) Ditte: Jeg har bestilt blå strømpebukser til os, været til KABSmøde, været til møde med Kim om Vidensby, hjulpet Nanna lidt til tak-event - det var en fest! Nanna og jeg har snakket med Trylle og Servicecentret om jazzarrangement d. 19. september, det kommer til at ske (desværre er der FR samme dag), og det bliver godt. Så har jeg været til møde inde hos IDA og skrevet lidt om vores baggrundsgruppe som kan blive sendt ud på en nyhedsmail til KU-studerende. Jeg har udarbejdet en sponsoransøgning til studiestarts T-shirts som er sendt til Vidensby, og så har jeg set lidt på vores klubvedtægter (for at lave ændringsforslag til standardvedtægter) og konstateret, at de, der ligger på hjemmesiden, ikke stemmer overens med vores vedtægter {Møde lukkes} {Møde åbnes}. Så har jeg fundet ud af, at B12 startede et projekt med at scanne gamle arkivting under sekretariatsvagter. Det synes jeg, at vi skal fortsætte, og jeg er i gang med at prøve at få adgang til arkiv mailen, som jeg ikke vidste fandtes. Jeg har været til møde med Vidensby og AUS sammen med Kim og Kolding, booket Oticon til rådscup, haft møde med servicecentret om fredagsbaraftale, har syet PF helte-kapper til os, bestilt T-shirts, været til FRFU møde, trykt T-shirts med Natashia og har fået afleveret gamle glemte Dankort fra Sekretariatet nede i Nordea. Og så var der jo den fantastisk aften med B10/B13 hos Kim - det var super hyggeligt! :-) (c) Kim: Har været til årsfest evalueringsmøde. Det gik helt fint. Jeg havde lidt små ting, og de blev taget til efterretning, så det var godt. Været til to møder omkring Vidensby. Det virker til, at de har fattet budskabet omkring, at man skal gøre noget for de studerende også for at kunne kalde sig en vidensby, så det er fedt. Afholdt kort møde med Gitte Andresen omkring et event for DTU alumner i S-huset. Skrevet notat til Jørgen Jensen omkring vores ønsker for Ballerup. Har skrevet notat om bolig, som næsten er færdigt og som så skal sendes til DTU og kommunen. Har været til møde omkring biblioteket. Vi får den mellemblå væg og der kommer til at stå kæmpe stort PF :-D. Så har jeg haft besøg af B13 og B10. Det var hyggeligt. Skulle have haft møde med Peter Borup, dog aflyste han i sidste øjeblik. Dog har Natashia og jeg muligvis fundet en løsning: Pengene kan komme fra IDA s fastlagte beløb, som de skal bestemme sammen med PF, hvad de vil bruge på. 1
(d) Mikkel: Jeg har læst til eksamen. Så har jeg været til jobsamtale hos NIRAS, været til tak for hjælpen event. Været til møde med Michael Cole og Camilla om at få sammensat en arbejdsgruppe til ombygning af Ballerup campus. Har været til møde med Caroline Arndt om studiestart/vidensby. Har været til eksamen i Maskinelementer med efterfølgende hygge og sprit (med Te smag?) hos Kim. Læst meget mere til eksamen og til eksamen i Statistik. (e) Monika: Ryddet lidt op på kontoret, fået borde fra årsfesten flyttet fra køkkenet, fortsat på navneog forkortelsesliste til referater (https://docs.google.com/document/d/1ocl-o0cgf-k1jqqw 1mO37bYed0D- 2ORs1uPIlQYbSvM/edit), været til møde med nogle andre IDA-lister og underskrevet IDA-konstitueringsaftale, som vi godt kan være tilfredse med, været lidt ensom i svømmehallen to onsdag morgener, hjulpet med samt deltaget i takke-event, som jeg synes vi skal tage til overlevering er en rigtig god idé, været til konference om uddannelseskvalitet, stukket lidt til DSF for at høre hvilken krog det er man laver aftaler om poster i, haft en hyggelig aften med B13 og B10, færdiggjort feltarbejde og læst til min eksamen i morgen tidlig. Har kigget lidt på hjemmeside og vil gerne vende nogle idéer med Trine på et tidspunkt. (f) Nanna: Jeg har lavet mad til tak for din hjælp til årsfesretten. Læst og været til eksamener. Målt op til en ølbowling bane er nu i gang med at finde tilbud. Kigget på rus joint og hvordan vi gør det med hvem der kan komme med. Evalueret årsfesten. Holdt mit første klubudvalgsmøde sammen med Trine. Modtaget flytbar stripperstang. (g) Natashia: Har læst en masse til eksamen. Har fået faktureret DTU for en masse forskellige udlæg ifm. med at vi nu har afsluttet det gamle regnskabsår. Har lavet en aftale med boghandlen omkring kopimaskine. De har nu købt deres egen, da den gamle trængte til udskiftning, og modtager nu selv deres fakturaer for forbrug direkte. Vi er dog stadig under samme aftale, hvilket gør, at vi får fordelen af billigere priser pr kopi. Har holdt møde med Tom der står for studiemessen. Har stort set fået kontrakten på plads. Han burde sende den til underskrivelse i løbet af ugen. Udover det snakkede jeg med ham om muligheden for at han stod for annoncesalget til Krydsfelt. Det lyder fornuftigt det han kan tilbyde altså mindst de indtægter vi får nu og nok mere. (h) Trine: Afholdt klubudvalgsmøde, der var meget få klubber fremmødt, men det var hyggeligt. {Møde lukkes} {Møde åbnes}. Aftalt med Nicholas at vi offentliggøre hjemmesiden i løbet af 3- ugers. Været til hyggelig middag hos Kim. Læst til eksamen, mangler en (som er fredag). Arbejdet lidt mere på hjemmesiden. 3. Opfølgning (a) Igangværende projekter - Kælderbarsudvidelse. Venter på klubberne. - Hjemmeside: Bliver offentliggjort i 3-ugers. - Rundellen (Kolding): Det skal staves som det står her. Nanna tjekker op på opslagstavle-farve. - Nøglesystem til Fælleskontoret (Kolding): Har ikke haft tid til at gøre noget ved det. - Husorden: Kolding og Natashia arbejder videre på det. - Kampagne for noget-for-noget fonden: Kommer først til at køre efter sommerferien. - Aktivfest for superaktive (Nanna): Prioriteret når der bliver tid til det. - Splitflag (Natashia): Har ikke hørt fra Rask, der skal bestille det. - Skabe til Krydsfelt: Intet nyt. - Brugsretsaftale til Ballerup: Intet nyt. - Aktivfest i juni (Natashia): Intet nyt. - PF året (Kim/Lisbeth): Intet nyt. Skal de helst have snakket om før næste FR-møde. - Vedtægtsændringer for PF pokerklub (Trine): De har ikke svaret på mail. Trine har skrevet til dem igen. - Tryk på tøj: Er i gang lige nu. Men der mangler måske sort tryk. - {Møde lukkes} {Møde åbnes} 2
(b) Internt regnskab: {Møde lukkes} {Møde åbnes} (c) Krydsfelt: De har en side på portalen. Det vidste de ikke. Trine prøver at få adgang til den. Nanna vil skrive en status på hvad vi har lavet det sidste halve år. 4. Overlevering (a) SU debat (Camilla): Intet nyt. (b) IDA-valg til B16: Intet nyt. (c) {Møde lukkes} {Møde åbnes} (d) Åbent hus: Intet nyt. (e) OPtursoplæg: Intet nyt. (f) N5T (Kim): Færdig, men der kommer nok nogle flere ting på senere. (g) Fusion: Intet nyt. (h) Kø-fest til årsfest (Nanna): Intet nyt. (i) Årsfest: Færdig, men der kommer nok nogle flere ting på senere. (j) Hjemmeside: Intet nyt. (k) Andet? Samarbejde med IDA og Studiecafé. 5. Evalueringskampagne I har fået en mail med et udkast. Det ser fint ud. Monika skriver til Trylle, om det er noget man kan få penge fra DTU til. Måske fra hurtigere-igennem-puljen?. Ellers tager vi pengene fra politikkampagnebudgettet. 6. Jubilæumsfonden Hvis der ikke er andre, der søger den, vil S-huset gerne søge den til møbler. Sven fra B11 sidder i fonden. Kim spørger ham, hvor mange penge der er, og hvad formålet med fonden er. Så kan vi måske søge den til Ballerup. 7. Klubber {Møde lukkes} {Møde åbnes} 8. Forretningsrådsformanden i sommerferien Natashia tager på ferie og får behov på en afløser. Vi giver Kolding prokura. 9. Vedtægtsændringer for Polymus Trine prøver at komme i kontakt med dem. 10. Sekretariatsvagter i sommerferien kl. 10-14 hver tirsdag (a) 2. juli (Roskilde): Trine (b) 9. juli (IPhO): Natashia (c) 16. juli: Kim (d) 23. juli: Ditte (e) 30. juli: Kolding (f) 6. august (Tyrkiet): Monika (g) 13. august: Camilla (h) 20. august (forberedelsestur): Dennis er der. (i) 27. august (rustur): Dennis er der. 3
11. Bestyrelsesmøder i sommerferien Klares pr. mail, hvis der er noget. 12. Skovtur Der står en dato i kalenderen, men hvad skal arrangementet være? Inge, Erik, John, Marianne og Lotte skal inviteres. Kanalrundfart er en god idé. Nanna er ansvarlig. Nanna snakker med Lisbeth. Natashia kigger i budgettet. 13. Uddannelsesdag med AUS Punkterne for dagen: - Introduktion om formålet med dagen - Introduktion til PF som organisation - Præsentation af bestyrelsens arbejde - Information om KABS og arbejdsopgaverne heri - Afunding og opsamling - de kan stille en masse spørgsmål. - Rundtur i PF s lokaler. Det er nok ikke alle der går med. Vi giver en kop kaffe. Der lægges op til, at så mange som muligt af os kommer samt Caroline fra KABS. Vi tager PF-tøj på. Kolding laver et powerpoint med vores arbejdsopgaver, og så fortæller hver af os lidt om sine områder. Vi skal have fokus på de ting, som AUS kan have interesse i at vide. 14. Standardvedtægter for klubber Ditte har lavet et udkast til nogle ændringsforslag. Hvis B13 er enige, kan vi foreslå Klubudvalget at henstille til, at FR ændrer dem. Vi er enige om, at Klubudvalget beder FR tage det op (det vil Trine og Nanna gerne). FR tager så beslutning om det. Det skal både være den aftrådte og tiltrådte bestyrelse, der ikke må lave kritisk revision. Vi synes, at der skal stå klubudvalgsformanden i stedet for S-hus formanden, fordi det ikke nødvendigvis er S-hus formanden der er klubansvarlig i bestyrelsen. Det er godt, at det er bundet op på en bestemt person, men ikke på en bestemt post i bestyrelsen. 15. Rusjoint Nanna har regnet på, om der er billetter nok til rusjointen til, at alle nystartende kan få. Hvis vi ikke får lov til at holde arrangementet udendørs, kan vi risikere, at der ikke bliver billetter til alle russer. Nanna foreslår, at vektorer og hyttebumser kun får mulighed for at købe armbånd til S-huset, som ikke gælder i Oticon. Det er rigtig ærgeligt, men der er enighed om, at det er den bedste løsning. Hvis vi skal være udenfor (givet at vi overhovedet får lov) er der dog en risiko for, at vi mister penge, hvis vi regner med for mange mennesker. Så må vi bede booking om at bestille et billigere band. Det er alligevel ikke kvaliteten af bandet der lokker folk til rusjoint. 16. Sensommerfest og Scenelys (mail fra John) Scenelys vil gerne vide, hvordan de skal fakturere, og hvilke rabatter de skal give de faglige råd. Vi tænker, at Scenelys skal tage penge for deres tid og bøvl og for eventuelle skader men ikke for lån af selve udstyret. Natashia spørger John, om han også synes det er en god løsning. Ellers bliver det taget op igen. 17. {Møde lukkes} {Møde åbnes} 18. FR 233 d. 13/6 Husk at melde jer til og skrive meddelelser. Halvor er dirigent, Natashia skal lave budget oplæg, Monika skal orientere om IDA s repræsentantskab, vi skal på mødet brainstorme om, hvad en PF alumne/senior ordning skal indeholde. Er der nogen, der har lyst til at lave et diskussionsoplæg til det? Kolding gør måske noget. Der er også blevet sendt mødedatoer ud for efteråret, der skal nedsættes BEU, og så skal vi huske, at B13 hjælper Maskin med at tage øl/vand fra S-hus lageret til drikkevarevognen. 4
Der lægges en seddel på Nannas bord, med hvor meget der er taget, og hvor meget der er leveret tilbage. Natashia skriver til dem, der sidder i boghandelens bestyrelse, at vi har været glade for deres arbejde, og at det er fint hvis de genopstiller, men at vi også prøver at finde en studerende for at have nogen, der faktisk stadig bruger bøgerne. 19. Beskedder til faglige råd - Kun to mennesker til køkkenrengøring - det er for trist :( - Husk at tilmelde jer fodboldturneringen den 15. juni senest den 10. og/eller kom og se på. - Aktivfest d. 17. juni - Hvornår KB(tirsdage og fredage om aftenen) og sekretariatet(tirsdage 10-14) har åbent i sommerferien. Datoerne er givet på facebook. - Rådscup er d. 30/9 (og ikke 7/10 som nogle måske har fået at vide) - Der kommer jazz i Grønnegården d. 19/9 kl.17-19 (der bliver ikke solgt mad) - Til KBioM: Servicecentret bliver glade, hvis de rydder op i deres rum (der kommer snart brandinspektion og det har også god signalværdi) - Reklamer for det fælles uddannelsespolitiske og socialpolitiske møde 18./6. kl 17 i læsesalen. Der er blandt andet mulighed for at give input til Vidensby og Innovatoriet. 20. Næste møde (a) Punkter til næste møde: - Sekretariatsvagter i september - Jubilæumsfonden - {Møde lukkes} {Møde åbnes} - Vedtægtsændringer for Polymus - Sekretariatsvagter: Nogen der ønsker at bytte noget? (b) Tid/sted: Onsdag d. 12/6 kl. 07.00. 21. Eventuelt (a) Gamle-bestyrelses-hygge (a la årsfest) er en god ide. Ditte snakker med Tofte om det. (b) DSE-hygge på onsdag aften. Kim skriver til Eddie og spøger, hvad planen er. (c) Præsten vil gerne have, at vi lægger noget på portalen for præstens samtaletilbud. Det er ikke noget religiøst, så det kan vi godt gøre. (d) Kim er inviteret til noget debat på folkemøde. Det kan vi ikke, men hun vill lige høre os ad. (e) Husk sprogpolitikken - det er en principbeslutning, at vi vælger ikke at kalde DTU Ballerup for DTU Diplom, og vi må gerne være åbne om, at det skyldes, at vi ikke vil have et skarpt skel mellem diplom- og civilingeniører. 5