VEJLEDNING TIL APV ADMINISTRATION I DEFGO.NET

VEJLEDNING TIL APV ADMINISTRATION I DEFGO.NET UDARBEJDET AF INTERRESEARCH A S JANUAR 2009

Indholdsfortegnelse 1. INTRODUKTION... 3 DEFGO.NET TIL APV KORTLÆGNING 3 DEFGO.NET OG HANDLINGSPLANER 4 APV KONTO HIERARKI I DEFGO.NET 4 2. OPRETTELSE AF APV HIERARKI... 7 APV HIERARKI MED TO NIVAUER 7 Oprettelse af konti til sikkerhedsgrupperne 8 APV HIERARKI MED FLERE NIVAUER 11 Oprettelse af lokale grupper 12 Opret lokale APV administratorer 14 3. APV KORTLÆGNING VIA SPØRGESKEMAUNDERSØGELSE... 19 VALG AF APV SKABELON 19 TILFØJELSE AF NYE SKABELONER TIL SKABELONSAMLINGEN 20 BENCHMARK MED NFA S LANDSGENNEMSNIT FOR PSYKISKE ARBEJDSMILJØ 2006 21 Vælg den rigtige skabelon 21 Tilretninger af skabelonen 22 Sådan laves benchmark rapporten 22 RESULTATER AF APV UNDERSØGELSENS TIL SIKKERHEDSGRUPPERNE 23 4. OVERBLIK OVER HANDLINGSPLANER I ET APV HIERARKI... 29 ORGANISERING AF RAPPORT TRÆKNING 30 OPRET SAMLEDE HANDLINGSPLANSSTATISTIKKER 30 OPRET SAMLEDE HANDLINGSPLANSRAPPORT FOR GRUPPEN 33 OPRET SAMLEDE HANDLINGSPLANSRAPPORT FOR EN KONTO 35 AUTOMATISK OPDATERING AF RAPPORT 37 2

1. INTRODUKTION Dette er en vejledning til brug af programmet defgo.net til Arbejdspladsvurdering. Vejledningen indeholder ikke en gennemgang af afvikling af spørgeskemaundersøgelser eller af analyse af undersøgelsesresultater, og forudsætter derfor, at man i forvejen har et basalt kendskab til dette et kendskab svarende til at man har fulgt et defgo.net brugerkursus eller at man på egen hånd har udført spørgeskemaundersøgelser. Vejledningen indeholder heller ikke beskrivelser af, hvordan sikkerhedsgruppene arbejder med APV handlingsplaner der findes en særskilt vejledning til dette. Ifølge arbejdsmiljøloven skal arbejdspladser mindst en gang hvert tredje år undersøge hvilke arbejdspladsproblemer der findes på arbejdspladsen i en APV kortlægning. Desuden skal de oprette handlingsplaner for, hvordan de vil løse de problemer, der findes ved denne kortlægning, og Medarbejderne skal have adgang til APV handlingsplanerne, således at de kan holde sig orienterede om status af APV arbejdet. Defgo.net programmet kan anvendes til de forskellige faser: DEFGO.NET TIL APV KORTLÆGNING Defgo.net er et dedikeret program til spørgeskemaundersøgelser, og programmet er derfor særlig velegnet til APV kortlægning via en spørgeskemaundersøgelse, hvor alle medarbejdere får tilsendt et spørgeskema som spørger ind til medarbejderens oplevelse af arbejdsmiljøet. Spørgeskemaet kan udvikles specielt til arbejdspladsen, eller det kan være en tilpasning af et af de APV spørgeskemaer, som findes i defgo.net's skabelonsamling. I større virksomheder med mange sikkerhedsgrupper kan spørgeskemaundersøgelsen enten udsendes centralt, eller mere eller mindre decentralt. Sikkerhedsledelsen kan fra centralt hold sende APV skemaet/ erne ud til alle medarbejdere i virksomheden. Eller sikkerhedsledelsen kan oprette skabeloner til defgo. net s skabelonsamling med det/de APV skemaer, som sikkerhedsleder for et større hovedområde i sikkerhedsorganisationen eller, helt decentralt, i de enkelte sikkerhedsgrupper skal sende ud til deres medarbejdere. Defgo.net s skabelon funktion gør det muligt at en skabelon kan oprettes fra en central administratorkonto og herefter vælges fra andre konti i gruppen. Det er også muligt at både oprettelse og udsending af APV spørgeskemaet kan foregå helt decentralt i de lokale sikkerhedsgrupper. Om man i en virksomhed skal bruge en central eller en mere eller mindre decentral APV kortlægning, er udelukkende et spørgsmål om, hvad der vil fungere bedst i den pågældende virksomhed. Hvis APV kortlægningen foregår via en central spørgeskemaundersøgelse, indløber svarene også centralt, og efterfølgende er det naturligvis nødvendigt, at sikkerhedsledelsen, som har udført undersøgelsen, sørger for at de enkelte sikkerhedsgrupper får adgang til de svar, som medarbejderne på deres arbejdsplads har afgivet. 3

I defgo.net kan sikkerhedsledelsen videreformidle resultaterne på forskellig måde, og de har blandt andet en mulighed for at publicere rapporter med svarmateriale via et link, som kan sendes til sikkerhedsgruppen via e mail, lægges ind på et intranet, eller lægges direkte ind på den pågældende sikkerhedsgruppes defgo.net konto. Det er ikke et lovkrav, at APV kortlægningen skal foregå ved en spørgeskemaundersøgelse virksomheden har metodefrihed i forhold til, hvordan man vil gribe APV kortlægningen an. Men også ved andre metoder kan Defgo.net programmet bruges i APVkortlægningen: Som alternativ til spørgeskemaundersøgelsen kan kortlægningen f.eks. foregå ved at der oprettes en tjekliste i defgo.net, som sikkerhedsrepræsentant og ledelsesrepræsentant gennemgår arbejdspladsen med evt. i samarbejde med medarbejderne på arbejdspladsen. Tjeklisterne kan efterfølgende registreres i defgo.net, således at man fra centralt hold får et samlet datamateriale over kortlægningen, og så en samlet analyse kan foretages. DEFGO.NET OG HANDLINGSPLANER Når APV kortlægningen har afdækket hvilke arbejdspladsproblemer, der findes på arbejdspladsen, kan der oprettes APV handlingsplaner i defgo.net. Den enkelte sikkerhedsgruppe skal have sin egen defgo.net konto hertil. Imellem APV kortlægningerne kan samlingen af handlingsplaner suppleres med nye handlingsplaner og redigeres efter behov. For at give medarbejderne det lovbefalede indblik i den aktuelle samling af handlingsplaner for arbejdspladsen, som sikkerhedsgruppen dækker, kan man i defgo.net trække samlede handlingsplansrapporter, som viser indholdet af alle de handlingsplaner, som er blevet oprettet på en bestemt konto. Disse rapporter skal efterfølgende publiceres til medarbejderne. Det kan enten foregå ved at rapporten udprintes og gøres tilgængelig på en opslagstavle eller en særlig mappe hertil, eller rapporten kan publiceres digitalt f.eks. via et link på et intranet. APV KONTO HIERARKI I DEFGO.NET I en lidt større virksomhed med en sikkerhedsorganisation opdelt i afdelinger, kan man ved at opbygge et APV konto hierarki til organisationen opnå, at få overblik over APV handlingsplanerne i hele organisationen, samt at APV arbejdet kan overvåges centralt fra sikkerhedsledelsen: For en virksomhed med en række sideordnede afdelinger, kan der oprettes en særlig APV administrator konto. 4

Når APV administrator er oprettet, kan man ved at logge ind på denne konto selv oprette de øvrige konti: en til hver afdeling. Når konto hierarkiet er oprettet på denne måde, har APV administrator direkte adgang til de underliggende kontis arbejdsområde i defgo.net, og har således mulighed for bekvemt at gå ind på disse for at undersøge hvilke APV kortlægningsskemaer, handlingsplaner og samlede handlingsplansrapporter, der er oprettet på den enkelte konto. Desuden kan APV administrator trække samlede handlingsplansstatistikker, som giver et overblik over hvilke typer handlingsplaner, der er oprettet i hele organisationen. I en sikkerhedsorganisation med flere niveauer, kan der oprettes undergrupper med lokale APV administratorer. Her vil man f.eks. oprette et APV hierarki med følgende struktur: Dette APV hierarki kan oprettes, hvis man som udgangspunkt har en APV administrator konto til Sikkerhedsledelsen. Sikkerhedsledelsen opretter herefter to undergrupper, Distrikt Nord og Distrikt Syd, hver med en lokal APV administrator konto. Ved at logge ind på Distrikt Nord s APV administrator konto, kan man herefter oprette kontoerne Afdeling A og Afdeling B. Ved herefter at ind på Distrikt Syds APV administrator konto, kan man oprette Afdeling C og Afdeling B. I dette hierarki har den overordnede APV administrator, Sikkerhedsledelse, adgang til samtlige konti i hierarkiet, og kan trække handlingsplansstatistikker for hele organisationen. Distrikt Nords APV administratorkonto har adgang til Afdeling A s og afdeling B s konti (de konti, som ligger i gruppen Distrikt Nord), og kan desuden trække handlingsplansstatistikker for Distrikt Nord s handlingsplaner (både handlingsplaner oprettet i Afdeling A, Afdeling B og eventuelle handlingsplaner oprettet af APV administrator selv ). Distrikt Syds APV administratorkonto har på tilsvarende måde direkte adgang til Afdeling C s og Afdeling E s konti, og kan trække APV statistikker for hele Distrikt Syd. APV hierarkier kan indeholde vilkårligt mange konti og niveauer: en APV administrator hvad enten det er en overordnet eller en lokal APV administrator for en gruppe, kan oprette nye grupper med lokale APV administratorer. Når man logger ind på disse, kan man oprette gruppe konti eller nye undergrupper. Det er vigtigt at lægge mærke til, at for at oprette nye konti i en gruppe, skal man logge ind som på den lokale APV administrator konto. Ellers får den lokale APV administrator ikke adgang til de enkelte konti i gruppen. 5

Handlingsplans statistikker kan derimod trækkes også hvis gruppen konti oprettet af f.eks. den overordnede APV administrator. Denne forskel kan udnyttes, hvis man ønsker at den lokale APV administrator ikke har adgang til gruppens konti f.eks. fordi der ligger særlig fortrolige oplysninger på disse. Som regel vil man dog netop være interesseret i muligheden for at den lokale APV administrator har adgang til alle underliggende konti. En APV administrator har desuden adgang til at slette konti og til at ændre deres brugernavne, passwords og øvrige indstillinger. Et APV hierarki kan oprettes af organisationen selv, når der er blevet oprettet en overordnet APV administratorkonto men det er selvfølgelig også muligt at få opgaven udført af Interresearch. 6

2. OPRETTELSE AF APV HIERARKI Her er en detaljeret gennemgang af, hvordan de to APV hierarkier, som blev vist I introduktionen (4), oprettes. APV HIERARKI MED TO NIVAUER Vi starter med den afdelings opdelte organisation.: Hierarkiet skal fungere på den måde, at sikkerhedsgrupperne i de forskellige afdelinger har hver deres konto, hvor de kan oprette handlingsplaner. Desuden skal APV administrator have en konto, hvor han/hun har adgang til at overvåge sikkerhedsgruppernes projektmapper og muligheder for at oprette samlede handlingsplansstatistikker for hele organisationen. APV kortlægningen skal være central og udføres af APV administrator. Udgangspunktet er APV administrators konto, som skal være oprettet i defgo.net af supporten. Log ind på denne konto, den har her fået brugernavet Sikkerhedsledelse: Klik på menupunktet Brugere. 7

Under Brugere findes på dette tidspunkt kun én bruger: Sikkerhedsledelsen, altså den konto, der er logge ind på. OPRETTELSE AF KONTI TIL SIKKERHEDSGRUPPERNE Klik på Tilføj bruger for at oprette en konto til sikkerhedsgruppen for Afdeling A: Her udfyldes kontonavn, brugernavn og password på kontoen. Hertil kommer en Email adresse, som tilknyttes kontoen. Læg mærke til at kontonavnet også indeholder navne på den ansvarlige ledelses og medarbejderrepræsentant for APV arbejdet i Afdeling A, og at feltet Titel indeholder deres titler. Disse oplysninger anvendes i samlede handlingsplansrapporter, hvor der er et lovkrav om at de skal være påtegnet rapporten. Klik tre gange på Næste knappen for at komme til det sidste vindue, hvor kontotypen skal angives: 8

Kontoen kan være en Professionel eller ekspertkonto, alt efter, hvad man har brug for af faciliteter på kontoen hvis det er en professionel konto, skal den mindst have tilføjet modulet handlingsplan modul, ellers kan der ikke oprettes handlingsplaner på den. Under Type kan man vælge en begrænset (og billigere) kontotype, APV bruger. På denne kontotype kan man ikke oprette egne spørgeskemaer og redigere dem (men man kan vælge dem fra skabelonsamlingen, afvikle og trække rapporter af besvarelserne). Kontotypen passer fint til en situation, hvor sikkerhedsledelsen foretager APVkortlægningen, og hvor sikkerhedsgrupperne udelukkende skal oprette handlingsplaner Klik Afslut, og kontoen er oprettet: Læg mærke til, at der i venstre side under Projekter er dukket en projekt folder op, ~Afdeling A. Det er APV administrators adgang til den nye kontos projektmappe. Den optræder på samme måde som APV administrators egne foldere, og kan kendes på navnet, som er den nye kontos brugernavn med en tilde, ~, sat foran. 9

De øvrige konti oprettes på samme måde, og til sidst ser situationen således ud for Sikkerhedsledelse: Klik på Projekter, for at se Sikkerhedsledelses projektmappe: I projektmappen ses også de seks tilde mapper, en for hver underbruger. Scroller du vinduet til højre, vil du se to værktøjer i værktøjslinjen, som Sikkerhedsledelse kan benytte sig af for at få overblik over handlingsplaner i hele organisationen: Tilføj samlet rapport over handlingsplaner for gruppen, som giver rapport indeholdende teksten for samtlige handlingsplaner oprettet i organisationen, og 10

Tilføj samlet statistik for gruppen, som giver en statistik over handlingsplanerne: hvor mange handlingsplaner er der oprettet i organisationen indenfor de forskellige kategorier/indsatsområder. APV HIERARKI MED FLERE NIVAUER Dette hierarki skal oprettes på en måde, så den overordnede APV administrator har overblik og adgang til samtlige konti i hierarkiet og kan trække APV statistikker over de handlingsplaner, der oprettes. Desuden skal der være lokale APV administratorkonti for de to distrikter. Fra disse konti skal der være overblik og adgang til de konti, der ligger i de pågældende distrikter, og der skal kunne trækkes APV statistikker for dem. Udgangspunktet er som før den første byggeklods i hierarkiet, skal være oprettet af defgo.net s supportere: en APV administratorkonto til Sikkerhedledelsen. Log ind på kontoen Sikkerhedsledelse: 11

Klik på menupunktet Brugere. Under Brugere findes på dette tidspunkt kun én bruger: Sikkerhedsledelsen, altså den konto, der er logge ind på. OPRETTELSE AF LOKALE GRUPPER Start med at oprette to grupper til de to distrikterne Nord og Syd. Klik på Tilføj ny gruppe. I dialogboksen Tilføj ny gruppe, skriver du navnet på den første grupper, Distrikt Nord, og klikker Næste 12

I dialogboksens andet vindue kan du nøjes med at klikke Afslut, og gruppen er oprettet. Opret på tilsvarende måde gruppen Distrikt Syd: 13

OPRET LOKALE APV ADMINISTRATORER Næste trin er at oprette de to lokale APV administratorer, én for hver af de to grupper. Her er det vigtigt, at administratorerne oprettes inden i de grupper, de tilhører. Klik derfor først på Distrikt Nord for at komme ind i gruppen: Her klikker du på Tilføj bruger for at oprette den lokale APV administrator for Distrikt Nord. 14

Her udfyldes kontonavn, brugernavn og password på kontoen. Hertil kommer en Email adresse, som tilknyttes kontoen. Læg mærke til at konto navnet indeholder navnet på den ansvarlige person for APVarbejdet i Distrikt Nord, og at feltet Titel indeholder hans titel. Disse oplysninger anvendes i handlingsplansrapporter, hvor der er et lovkrav om at de skal fremgå. På denne konto, som er en lokal APV administrator er navn og titel på APV ansvarlig kun nødvendig, hvis der på kontoen skal oprettes handlingsplaner. Handlingsplaner oprettes normalt på sikkerhedsgruppernes konti; men der kan være handlingsplaner af overordnet eller fælles karakter, som det vil være bekvemt at oprette hos den lokale administrator. Klik herefter tre gange på Næste knappen for at komme til den sidste indstillingsside: 15

Her er de afgørende, under Type at vælge Administrator, Group Administrator, APV Administrator og Bruger. Hold Ctrl tasten nede, mens du klikker på disse typer. Om kontoen skal være en Expert eller Professionel og hvilke moduler, der i så fald skal tilvælges, afhænger af, hvad der skal kunne udrettes på kontoen. I stedet for Typen Bruger kan man evt. vælge typen APV Bruger APV brugeren er en begrænset (og derfor billigere) brugerkonto, som ikke selv kan oprette eller redigere i spørgeskemaer kun vælge skemaer fra skabelonsamlingen. Det vil sige, at den er velegnet til en konto, hvorfra der ikke skal afvikles APV undersøgelser, eller kun undersøgelser med spørgeskemaer, som kan vælges fra skabelonsamlingen. Klik Afslut og APV administrator for Distrikt Nord er oprettet. Klik Et niveau op, for at komme ud af Distrikt Nord gruppen 16

Læg mærke til, at den nye konto vises i selve hovedgruppen (selv om vi lige har set at den også ligger i brugergruppen). Den kan altså ses begge steder. Læg også mærke til, at der under Projekter i venstre side er kommet en tilde mappe, ~Distrikt Nord. Det er den overordnede APV administrator s, Sikkerhedsledelse s, adgang til kontoen Distrikt Nord s projektmapper i defgo.net. Klik nu på mappen Distrikt Syd for at komme ind i den, og opret her på tilsvarende måde en lokal APV administrator for denne gruppe. Til sidst kommer hovedgruppen til at se sådan ud: Nu er arbejdet færdigt for den overordnede APV administrator, Sikkerhedsledelse. Konti til sikkerhedgrupperne (Afdeling A og Afdeling B i Distrikt Nord og Afdeling C og Afdeling D i Distrikt Syd), skal nemlig oprettes af de lokale APV administratorer, Distrikt Nord og Distrikt Syd og det foregår på helt samme måde som ved oprettelse af et APV hierarki på to niveauer, som blev gennemgået startende på side 6. Du skal altså logge af Sikkerhedsledelse og først logge på Distrikt Nords konto. Gå ind under brugere og opret to konti: Afdeling A og Afdeling B. Log af Distrikt Nord igen og log på Distrikt Syd. Gå ind under brugere og opret to konti: Afdeling C og Afdeling D. 17

De fire konti skal være af typen Bruger (hvis de skal kunne oprette og redigere spørgeskemaer) eller APV bruger, og de skal mindst have brugermodulet Handlingsplaner. Når du efterfølgende logger ind på Sikkerhedsledelse, ser kontoen således ud: Læg mærke til, at der er kommet et foran de to lokale Administrator tildemapper under Projekter venstre side. Klikker man på dem, kan man åbne Distrikt Nord og Distrikt Syd og se de lokale konti i den og har fra top administrator direkte adgang til dem alle: Klikker jeg således på f.eks. Afdeling D, kommer jeg direkte ind i Afdeling D s projektmappe (hvor der til sin tid kommer til at ligge handlingsplaner for denne afdeling, samlede handlingsplansmapper for afdelingen etc.). 18

3. APV KORTLÆGNING VIA SPØRGESKEMAUNDERSØGELSE VALG AF APV SKABELON Defgo.net s skabelonsamling indeholder tre skabeloner til APV kortlægning. Skabelonerne er færdige spørgeskemaer til APV kortlægning, som kan tilpasses efter behov. Sådan vælger opretter du et spørgeskema ud fra en APV skabelon: Log ind på din defgo.net konto Klik på under Projekter i venstre side på eller på eller på den undermappe, som spørgeskemaet skal ligge i. Klik på Tilføj spørgeskema i værktøjslinjen: I Tilføj nyt spørgeskema wizard skal du sætte flueben ved Vælg skabelon for at kunne vælge fra skabelonsamlingen. Skabelonsamlingen indeholder tre APV kortlægningsskemaer: Et generelt APV skema samt NFA s korte og lange skema til kortlægning af psykisk arbejdsmiljø. 19

Når du klikker på Næste knappen, kommer du ind i Defgo.net's redigeringsbillede, hvor skabelonens spørgsmål kan redigeres: Redigering af spørgeskemaer ligger uden for denne vejlednings rammer. TILFØJELSE AF NYE SKABELONER TIL SKABELONSAMLINGEN Når der på en konto i defgo.net er blevet oprettet et nyt spørgeskema, kan det nye spørgeskema gøres optages i skabelonsamlingen for den pågældende konto via en indstillingsændring: Klik på skemaet og vælge Indstillinger og klik Næste indtil du kommer til siden Funktioner i Indstillinger wizard: 20

Hvis et skema gøres til skabelon på en administrator konto, vil skabelonen være tilgængelig ikke blot på kontoen selv; men også på alle underliggende konti. I et APVhierarki betyder det, at en APV administrator hvad enten det er den overordnede eller en lokal kan udvide skabelonsamlingen for alle konti, der ligger i vedkommendes gruppe eller i en undergruppe. BENCHMARK MED NFA S LANDSGENNEMSNIT FOR PSYKISKE ARBEJDSMILJØ 2006 VÆLG DEN RIGTIGE SKABELON Vælger du at tage udgangspunkt i skabelonen NFA's Psykiske Arbejdsmiljø vurdering version 2006 (kort version), kan du få resultatet af undersøgelsen sammenlignet med NFA's (Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø) landsgennemsnit. Læs mere evt. på:http://www.arbejdsmiljoforskning.dk/spørgeskemaer/psykisk arbejdsmiljø/det korte spørgeskema.aspx 1. Klik Tilføj Spørgeskema 2. Vælg Skabelon 3. Vælg skabelonen NFA s psykiske arbejdsmiljø vurdering version 2006 (kort spørgeskema) 21

TILRETNINGER AF SKABELONEN Hvis benchmark med landsgennemsnittet skal kunne lade sig gøre, skal man holde sig til følgende regler for tilretning af skemaet: Man kan ændre teksterne i spørgsmål og svaralternativer efter behov, men man skal dog bevare den mening, der gives udtryk for ellers kan sammenligningen blive misvisende. Man kan også tilføje spørgsmål hvor man vil både i slutningen, i begyndelsen og midt i skemaet. De spørgsmål, man tilføjer, bliver selvfølgelig ikke benchmarket. Man kan slette spørgsmål man ikke er interesseret i man risikerer ikke kludder i rækkefølgen i forhold til benchmarken. Man kan derimod ikke: Tilføje svaralternativer til de eksisterende spørgsmål. Gør man det, får man stadig en sammenligning; men den vil være upålidelig. Ændre type på de eksisterende spørgsmål. SÅDAN LAVES BENCHMARK RAPPORTEN Når besvarelserne på undersøgelsen foreligger, trækker man en rapport med sammenligningen: 1. Klik på skemaet og vælg Tilføj rapport 2. Markér Avancerede indstillinger og klik Næste 3. Klik Næste og vælg spørgsmål til rapporten. 4. I Indstillinger skal du sætte flueben ved Point: 22

Under hvert spørgsmål i rapporten, angives om undersøgelsen viser lidt/meget højere eller lavere point tal end landsgennemsnittet: RESULTATER AF APV UNDERSØGELSENS TIL SIKKERHEDSGRUPPERNE Hvis APV kortlægningen foregår centralt enten ved at spørgeskemaet udsendes fra den overordnede APV administrator eller fra en lokal gruppes APV administrator, skal resultaterne af kortlægningen videreformidles til sikkerhedsgrupperne, så de kan gå i gang med at oprette handlingsplaner. Når svarene er kommet ind, kan APV administrator trække rapporter filtreret på den pågældende sikkerhedsgruppes arbejdsplads dette kan vel at mærke kun lade sig gøre, hvis spørgeskemaet eller det panel, det er udsendt til, indeholder et spørgsmål/ panelfelt, der kan filtreres på. Når APV administrator har oprettet den rapport, som sikkerhedsgruppen skal have, er der flere muligheder for at viderebringe rapporten: Rapporten kan udprintes og videregives i papirform til sikkerhedsgruppen 23

Rapporten kan gemmes i en elektronisk kopi og sendes som vedhæftet fil i en e mail til sikkerhedsgruppen Rapporten kan publiceres, og linket til den kan lægges på en webside (f.eks. et intranettet). Rapporten kan publiceres, og linket kan sættes ind i f.eks. en word fil som uploades på sikkerhedsgruppen konto. At publicere rapporten har den fordel, at der kun eksisterer én kopi af rapporten bliver rapporten f.eks. opdateret af APV administrator, vil et klik på linket føre til den opdaterede rapport. Her en gennemgang af den sidste mulighed: Som eksempel går vi ud fra denne sikkerhedsorganisation, hvor der er oprettet et APV hierarki: APV administrator (Sikkerhedsledelse) har udført en APV kortlægning via et spørgeskema, og har efterfølgende trukket en rapport filtreret på Afdeling A, som sikkerhedsgruppen for Afdeling A nu skal have. APV administrator starter med at publicere rapporten: Klik på rapporten og vælg Publicér fra rapport menuen: I Publicerings dialogboksen indstiller du evt. periode og indsætter et password, og klikker Næste: 24

I det følgende vindue ligger URL adressen til rapporten. Markér adressen, og tryk CTRL+c på tastaturet for at kopiere den: Klik Afslut. Åbn et nyt Word dokument, og indsæt URL adressen heri (genvejstaster til at indsætte i dokumentet: Ctrl+v) evt. ved at indsætte det som et hyperlink til en linktekst: Gem Word filen på din disk. I defgo.net skal du nu finde Afdelings A s arbejdsmappe. Det gør du i venstre side under Projekter: 25

Klik på + et til venstre for ~Distrikt Nord: Klik herefter på ~Afdeling A: Du kommer nu ind på Afdeling A s projektmappe: Her kan du ved hjælp af værktøjet Tilføj fil uploade Word filen med linket til filterrapporten: 26

I dialogboksen Tilføj fil, klikker du på Gennemse og finder tekstfilen med linket til rapporten på din disk. Når du har fundet filen, klikker du på Gem fil i projektmappen: Du får en besked om at filen nu er gemt i mappe. Klik OK i meddelelsen, og Afslut i dialogboksen: 27

Teksten ligger nu på Afdeling A s skrivebord, og kan åbnes ved at klikke på den og vælge Åbn. Word teksten kan naturligvis indeholde en hel samling af links til analyserapporter, som er relevante for den pågældende sikkerhedsgruppe. Har sikkerhedsgruppen behov for en Excel eksport af svardata på APV kortlægningen, er situationen mere besværlig: Excel eksporter kan desværre hverken filtreres på afdeling eller publiceres i Defgo.net. APV administrator kan f.eks. klare situationen ved: 1. at oprette en Excel eksport, 2. åbne den og sortere den ved hjælp af Excel's egen sorteringsfunktion. 3. Regnearket kan herefter redigeres, så kun den pågældende afdelings besvarelser bliver tilbage. 4. Herefter kan regnearket gemmes på administrators disk 5. og efterfølgende tilføjes som fil på sikkerhedsgruppens projektmappe. 28

4. OVERBLIK OVER HANDLINGSPLANER I ET APV HIERARKI Når alle sikkerhedsgrupper har oprettet handlingsplaner eller er i gang med det, er der i et større APV hierarki brug for, at få et overordnet overblik over de handlingsplaner, som oprettes: hvilke typer de er, og hvor de befinder sig. Til dette formål er der to typer rapporter, som kan trækkes fra en APV administrator konto: En APV administrator kan trække en samlet handlingsplansstatistik for det hierarki, denne konto ligger øverst i. Handlingsplansstatistikken indeholder en optælling af, hvor mange handlingsplaner der er indenfor de forskellige kategorier, samt en optælling af hvor mange handlingsplaner der er indefor de forskellige kategorier for hver konto i hierarkiet. En samlet handlingsplansrapport for gruppen. Den samlede handlingsplan for gruppen indeholder selve handlingsplans teksten for alle de handlingsplaner, som er oprettet af APV administrator selv og i de konti, der ligger i selve dennes gruppe. Derimod indeholder rapporten ikke handlingsplaner for undergrupper. I eksemplet kan der trækkes følgende oversigter: APV administratorkontoen Sikkerhedsledelse kan trække en en samlet handlingsplansstatistik for hele organisationen. En samlet handlingsplan for gruppen vil imidlertid være tom med mindre der oprettes handlingsplaner på selve kontoen Sikkerhedsledelse eller på kontoerne Distrikt Nord og Distrikt Syd. Det vil sandsynligvis ikke være tilfældet, idet handlingsplanerne formodes at blive oprette på sikkerhedsgruppernes konti, Afdeling A E. APV administratorkontoen Distrikt Nord kan trække en en samlet handlingsplansstatistik for hele Distrikt Nord, og kontoen kan desuden trække en samlet handlingsplan for gruppen Distrikt Nord. Denne rapport vil ikke være tom, fordi der i gruppen Distikt Nord ligger konti for sikkerhedsgruppene Afdeling A B. På samme måde kan APV administratorkontoen Distrikt Syd oprette både en en samlet handlingsplansstatistik for hele Distrikt Nord og en Samlet handlingsplan for gruppen Distrikt Syd. På sikkerhedsgrupperne konti (Afdeling A E), kan der trækkes en Samlet handlingsplan for vedkommende konto. 29

Et er værd at bemærke sig, at selv om topadministrator, Sikkerhedsledelse, har adgang til alle konti i hierarkiet, kan Sikkerhedsledelse ikke oprette en samlet handlingsplan for f.eks. Distrikt Nord denne rapport kan kun oprettes af den lokale APV administrator, Distikt Nord. ORGANISERING AF RAPPORT TRÆKNING APV administrator har brug for adgang til samlede handlingsplansstatistikker og samlede handlingsplaner for undergrupper; men kan ikke selv trække dem. Til gengæld har APV administrator jo adgang til alt, hvad der ligger på alle underkonti, så hvis en APV administrator for en undergruppe har trukket sine rapporter, har top aministratoren adgang til dem. Dette kræver en hel del disciplin blandt APV administratorer for de lokale grupper sørger de ikke for at trække aktuelle rapporter, har den overordnede administrator ikke adgang til de informationer, som vedkommende har brug for. Problemet kan løses ved at der på alle APV administrator konti oprettes de relevante rapporter én gang, og at disse rapporter indstilles til automatisk opdatering f.eks dagligt eller ugentligt. OPRET SAMLEDE HANDLINGSPLANSSTATISTIKKER Den samlede handlingsplansstatistik kan oprettes på en APV administratorkonto. I eksemplet ovenfor kan den oprettes på kontoerne Sikkerhedsledelse, Distrikt Nord og Distrikt Syd. Sådan oprettes rapporten: Log ind på APV administrator kontoen (her Sikkerhedsledelse). 30

Scrol helt over i venstre side: Her ligger værktøjet Tilføj samlet statistik for alle grupper. Klik på det. 31

Dialogboksen Dan statistikrapport for alle grupper dukker op. Her kan man indstille om rapporten skal dække alle problemer eller kun problemer som er løst eller ikke løst. Typisk fokuserer man i APV arbejdet på de handlingsplaner, som er i gang det vil sige de ikke løste. Klik på Næste. I næste vindue angives rapportens titel, og der klikkes Afslut for at danne den. Læg mærke til, at selv om Sikkerhedsledelse her har adgang til distrikternes konti via tilde mapperne ~Distrikt nord og ~Distrikt syd, så kan Sikkerhedsledelse ikke oprette en de samlede handlingsplansstatistikker for Distrikt nord og syd. De skal trækkes fra disse APV kontoer: Distrikt nord og Distrikt syd. 32

OPRET SAMLEDE HANDLINGSPLANSRAPPORT FOR GRUPPEN Den samlede handlingsplansrapport for gruppen kan trækkes fra en APV konto. Den indeholder ikke handlingsplaner for undergrupper; men kun fra APV kontoen selv og fra underkonti, som ikke ligger i undergrupper. I eksemplet vil en samlet handlingsplansrapport for gruppe, trukket fra Sikkerhedsledelse være tom, mens den for de to APV konti for Distrikt Nord og Syd vil indeholde alle handlingsplaner, der oprettet på konti for sikkerhedsgrupperne henholdsvis A og B samt C og D. Sådan trækkes rapporten: Log ind på den APV konto, som statistikken skal oprettes på (her: Distrikt nord): Scroll til højre til du finder værktøjet Tilføj samlet rapport over handlingsplaner for gruppen: Klik på værktøjet: 33

I dialogboksen Dan samlet rapport for gruppen, kan du indstille hvilken periode rapporten skal dække (ingen udfyldning: alle uanset tidspunkt), om det skal være alle handlingsplaner eller kun de løste eller ikke løste. Typisk er man interesseret i rapporten over problemer, som er ved at blive løst, altså de ikke løste. Klik Næste Angiv nu en titel til rapporten og klik Afslut. 34

Læg mærke til, at selv om der her fra kontoen Distrik Nord er adgang til kontoerne for sikkerhedgrupperne i afdeling A og B via deres tilde mapper, så kan Distrikt Nord ikke ved at gå ind på disse konti via en tildemappe, oprette samlede handlingsplaner for f.eks. Afdeling A. For at oprette den, skal der være logget ind på Afdeling A s konto. OPRET SAMLEDE HANDLINGSPLANSRAPPORT FOR EN KONTO På alle konti i APV hierarkiet kan der trækkes en samlet handlingsplansrapport. Denne handlingsplansrapport kommer til at indeholde alle handlingsplaner, som befinder sig på kontoen uanset hvilken folder de ligger i (eksklusiv tilde mapper!). I eksempelt her, er det på de fire sikkerhedsgruppers konti (Afdelings A D), der skal trækkes samlede handlingsplansrapporter. Hensigten med de samlede handlingsplansrapporter er, at de skal formidles videre til medarbejderne på den pågældende arbejdsplads, som har et krav (oven i købet et lovkrav) om at være informeret omkring de verserende handlingsplaner på arbejdspladsen. Sådan oprettes rapporten: Log ind på en konto (her Afdeling A): Scroll lidt til højre til du finder værktøjet Tilføj samlet rapport over handlingsplaner. 35

klik på værktøjet. Dialogboksen Dan samlet rapport for brugeren kan indstilles på periode (ingen udfylding: alle handlingsplaner uanset tidspunkt) og på om alle rapporter eller kun løste/ikke løste skal med. Til medarbejderne på arbejdspladsen er de Problemer som 36

ikke er løst, som medarbejderen skal have indstigt i. Klik Næste. Angiv en titel på rapporten og klik Afslut. AUTOMATISK OPDATERING AF RAPPORT Alle rapporter i defgo.net kan opdateres automatisk. I APV hierarkier er den en måde at sikre, at der på alle hierarkiets konti ligger en opdateret udgave af statistik og 37

handlingsplansrapporter. Dette er afgørende, idet administrator konti højere oppe i hierarkiet ikke selv kan trække de rapporter, der hører til de underliggende konti. I eksemplet her laves en automatisk opdatering af den samlede handlingsplansrapport for Afdeling A. Hvis denne rapport publiceres, således at der oprettes et link til rapporten, som evt. lægges på et intranet vil linket altid føre til en opdateret version af rapporten. Log ind på kontoen: og scroll til højre til du finder værktøjet Opret opgave: Klik på værktøjet for at få dialogboksen Tilføj Opgave: 38

Dialogboksen indeholder tre faneblade. På fanebladet Opgave, som du kommer ind i umiddelbart, skal du markere den rapport, som skal opdateres. Klik herefter på fanebladet Planlægning: I drop downmenuen Planlagt opgave, kan du vælge med hvilken frekvens rapporten skal opdateres, f. eks. Ugentligt. 39

og herefter angive hvilken ugedag opdaterings skal ske på. Klik herefter på fanebladet Notifikation. Opret opgave er forudindstillet til at sende en notifikation, hver gang en rapport opdateres den sender en e mail til den e mailkonto, der er knyttet til defgo.net kontoen (under Brugere > Indstillinger). Ønsker man ikke denne notifikation, skal e mailadressen i feltet E mail til slettes. 40

Klik til sidst OK for at gemme opgaven. 41