VEJLEDNING TIL APV-HANDLINGS- PLANER PÅ AU MED DEFGO.NET

Transkript

1 VEJLEDNING TIL APV-HANDLINGS- PLANER PÅ AU MED DEFGO.NET KURSUSMATERIALE TIL DEFGO.NET HANDLINGSPLANSKURSUS UDARBEJDET AF INTERRESEARCH A S

2 Denne vejledning handler om, hvordan man på de enkelte arbejdspladser på Aarhus Universitet arbejder med handlingsplaner for de arbejdspladsproblemer, der findes på arbejdspladsen ved hjælp af programmet defgo.net. Arbejdet består i: 1. at logge ind på programmet Defgo.net (side. s. 2) 2. at tilføje handlingsplaner for enkelte arbejdspladsproblemer (s. 3) 3. at redigere i handlingsplaner og ændre deres prioritet og status (s. 9) 4. at trække aktuelle samlede handlingsplansrapporter for den samling af handlingsplaner, der er oprettet for arbejdspladsen (s. 11) 5. - og endelig at formidle den aktuelle samlede handlingsplansrapport videre til arbejdspladsens medarbejdere. (s. 14) Her følger en beskrivelse af hvert af disse trin. Til sidst i teksten kommer desuden en vejledning til: 6. Hvordan password for en konto ændres, og hvordan navne på sikkerhedsrepræsentant og ledelsesrepræsentant tilføjes/ændres for kontoen, så disse navne påføres rapporterne (s. 15) 1. Log ind på Defgo.net Defgo.net er et program, som ligger på internettet du kan komme i kontakt med programmet, hvis du sidder ved en pc med internetadgang og hvis du har brugernavn og password til kontoen, du skal arbejde med. Inden du går i gang er det vigtigt at du sørger for at der ikke er popup-blockere på din browser defgo.net programmet anvender nemlig popup-vinduer. Sådan logger du ind på defgo.net: 1. Åbn Internet Explorer (din browser). 2. Gå ind på websiden (du behøver kun at skrive defgo.net i adressefeltet i din browser): -2-

3 3. - og klik på Start defgo.net her. Du kommer ind på et login-vindue, hvor du angiver brugernavn og password for din konto. Du kommer ind i programmet på menupunktet Oversigt. Her kan du bl.a. finde et telefonnummer til Defgo.nets support. Support er en del af den licensaftale KU har, så du har derfor lov til at benytte dig af den, hvis du får brug for hjælp. Supporten har åben mandag-fredag kl , tlf Du skal klikke på Projekter for at komme ind i den del af programmet, du skal arbejde med: 2. Opret en handlingsplan Handlingsplanerne skal oprettes i en særlig type mappe på defgo.net s skrivebord. Når du opretter mapper i defgo.net kan du vælge om de skal være standard- eller en handlingsplansmapper. Kun handlingsplansmapper indeholde de værktøjer, der skal -3-

4 bruges til at håndtere handlingsplaner. Sådan opretter du en handlingsplansmappe: 1. Klik på værktøjet Opret mappe i værktøjslinjen: 2. Der kommer et lille popup-vindue, hvor du kan angive navn og type for den nye mappe. Navnet kan f.eks. være Handlingsplaner 2008, typen skal være Handlingsplaner. Klik til sidst på OK, og mappen oprettes: 3. Når mappen er oprettet klikker du på den for at komme ind i den: Du kan se, om du er kommet ind i mappen på at mappenavnet vil fremgå af den mørkeblå top-bar: -4-

5 Sådan opretter du en handlingsplan: 1. Opret først et emne for handlingsplanen: Klik på knappen Tilføj nyt emne til handlingsplan. I popup-vinduet klikker du Næste, angiver en titel til handlingsplanen, f.eks. Træk i lokale X og klikker Afslut. På skrivebordet ligger nu en handlingsplan: 2. Når du klikker på handlingsplanen (almindeligt klik ikke dobbelt-eller et højre-klik), kommer der en menu frem. Fra denne menu vælger du Handlingsplan for at komme i gang med at beskrive problemet og løsningen for det. Du får et skema bestående af 8 sider, som du skal udfylde et for et. Start med at klikke Næste for at komme til den første indholdsside: -5-

6 Problemformulering I Problemformulering skal du beskrive problemet så grundig som mulig. Du skal både beskrive, hvad problemet består i og hvilke konsekvenser problemet har for arbejdsmiljøet på stationen: Løsning på kort sigt I dette felt angives den kortsigtede løsning på problemet - hvad kan man gøre nu og her for at afhjælpe problemet? Løsning på lang sigt Her angives den langsigtede løsning på, som definitivt skal løse problemet. -6-

7 Ansvarlig for gennemførelse Den ansvarlig for gennemførelse af løsninger er den person, som rent praktisk skal iværksætte en løsning: indkøbe remedier, bestille håndværkere etc., alt efter problemets karakter. Økonomi I dette felt skønnes en beløbsramme for projektet i alt. Plan for løsning og kontrol på kort sigt For løsningen på kort sigt anføres nu, hvem den ansvarlige for opfølgning er, og hvordan opfølgningen skal kontrolleres og evalueres. Desuden angives en deadline for opfølgning på kort sigt, og hvis denne deadline overskrides, vil systemet sende påmindelser til den ansvarlige en gang om ugen - mailen sendes til den adresse, der opgives. Plan for løsning og kontrol på lang sigt For løsningen på lang sigt anføres hvem, der er ansvarlig og hvordan kontrol og evaluering foregår. Hvis deadline overskrides, vil systemet sende mails til den ansvarlige på den e- mailadresse, der opgives. -7-

8 Indplacering af emnet på indsatsområde I det sidste vindue indplaceres problemet i det APV-problem- /indsatsområde det hører til. Klik i dropdownmenuen for at få de forskellige muligheder vist, og klik på det ønskede indsatsområde. Når du klikker Afslut, er handlingsplanen færdig. Du vil se, at informationer fra skemaet er dukket i kolonnerne til højre for handlingsplanens navn på defgo.net-skrivebordet: 3. Redigering og ændring af status og prioritet Redigering Handlingsplanerne kan redigeres, når der er behov for dem: Klik på handlingsplanen og vælg Handlingsplan fra menuen. Du -8-

9 kommer ind i handlingsplansskemaet på den sidste side. Du kan bruge Tilbage og Næste knapperne til at navigere i skemaet samt dropdown-boksen Gå til : Prioritet En handlingsplan kan have prioritet 1,2 eller 3. Som udgangspunkt er prioriteten sat til 1, når handlingsplanen er blevet oprettet, og sådan ændres den: 1. Klik på den pågældende handlingsplan og vælg Prioritet fra menuen: 2. Vælg den ønskede prioritet og klik OK: Status Til handlingsplanen er tilknyttet to status-flag: - et flag, som angiver status for handlingsplanen på kort sigt, og et flag, som -9-

10 angiver status på lang sigt: Er planen i gang, er planens deadline overskredet, eller er planen færdig. Gult flag betyder igangværende handlingsplan. Rødt flag at deadline for er overskredet Grønt flag at handlingsplanen er gennemført Og endelig angiver et stort flueben, som erstatter de to flag, at al opfølgning af handlingsplanen er blevet gennemført (problemet er løst). Sådan sættes/ændres en handlingsplans status: 1. Klik på den pågældende handlingsplan og vælg Status fra menuen: 2. Sæt herefter flueben for at ændre status og klik OK: -10-

11 4. Udskriv en aktuel samlet handlingsplan Defgo.net indeholder en funktion til udskrivning af en samlet handlingsplan for en konto, hvor alle handlingsplaner fra kontoen udgives i en samlet rapport, hvor man kan vælge til- og fra-dato på de handlingsplaner, der skal med, og hvor man desuden kan vælge mellem alle handlingsplaner, alle løste handlingsplaner eller alle ikke-løste handlingsplaner. 1. Værktøjet til rapporterne er Tilføj samlet rapport over handlingsplaner. Klik på det. 2. Du får følgende dialogboks, hvor du skal vælge Problemer som ikke er løst for at danne en aktuel handlingsplansrapport. Du kan vælge mellem om rapporten skal være i html- eller Excel-format. Klik Næste. 3. I det næste vindue kan du angive en titel til rapporten. -11-

12 4. Der dannes nu en rapport. Når den er færdig, kan du klikke på den og vælge Åbn fra menuen. Rapporten åbnes, og har et Udskriv-link i bunden. Opdatering af samlet handlingsplansrapport: En rapport kan opdateres det vil sige, at den kan ændres, så den tager højde for redigeringer og andre ændringer du har foretaget på handlingsplanerne og tage evt. nye handlingsplaner med i rapporten. En manuel opdatering af rapporten, laver du ved at klikke på handlingsplanen og vælge Opdatering fra menuen: Du kan også få defgo til at opdatere rapporten automatisk. Det gør du sådan: 1. Klik på værktøjet Opret opgave, og du får følgende vindue, hvor du kan markere den rapport, som skal opdateres: -12-

13 2. Klik herefter på fanebladet Planlægning, hvor du kan vælge hvor tit defgo skal opdatere rapporten: 3. Klik OK for at afslutte opgaven. 5. Publicering af handlingsplansrapporter Det er et lovkrav, at en aktuel samlet handlingsplan for de arbejdspladsproblemer, en arbejdsplads har, er tilgængelige for medarbejderen. Når rapporten er oprettet i defgo.net, kan den gøres tilgængelig for medarbejderne på forskellig måde: -13-

14 Den kan udskrives (klik på rapporten og vælg Åbn. Html-rapporter udskives ved at klikke på linket Udskriv rapport nederst i rapporten excel-rapporter udskives vha Excels sædvanlige udskrivningsfunktion). Papirrapporten uddeles til medarbejderne, sættes op på en opslagstavle eller ind i en mappe, som medarbejderne er bekendte med. Den kan gemmes på din disk og herefter sendes til medarbejderne som vedhæftet fil. Når rapporten er blevet åbnet, kan den gemmes på normal vis. Den kan publiceres det vil sige, at du opretter et link til rapporten, som medarbejderne kan klikke på og få adgang til rapporten. Sådan publicerer du rapporten: 1. Klik på rapporten og vælg Publicer fra menuen: 2. Du får denne dialogboks: -14-

15 3. Her kan du angive i hvilken periode rapporten skal være tilgængelig, og evt. kan du tilføje et password. Klik herefter på Næste. 4. I næste vindue får du i en grå boks et link. Dette link skal du videregive til de medarbejdere, som skal have adgang til rapporten eller du kan lægge et link ind på et intranet, hvorfra medarbejderen skal kunne vælge at se den aktuelle samlede handlingsplansrapport. Marker derfor linket og kopier det over til clipboard ved at trykke Ctrl+c på tastature. Luk vinduet ved at klikke Afslut. 6. Administration af kontoen Jeres konto kan komme til at indeholde følsomme data, og det er derfor nødvendigt at skifte password på den engang imellem. I bør f.eks. skifte password, når I har fået en ny konto, inden I går i gang med at bruge den. -15-

16 Sådan ændres passwordet: 1. Klik på menupunktet Brugere, og du får en liste over de brugere på defgo.net, som tilhører din gruppe: 2. I gruppen kan du kende din egen konto på den blå farve (hvis nogle af de andre brugere er grønne, betyder det at de er logget på programmet). Klik på din egen bruger og vælg Password: 3. Du får et sædvanligt passwordbillede, hvor du skal angive et password og gentage det. Der er ingen regler i defgo.net om minimumslænge eller obligatoriske/ forbudte tegn i passwordet. Sådan tilføjer du SR og ledelsesrepræsentants navn på kontoen: Dit konto har et navn, og hvis dette navn indeholder navne på sikkerhedsrepræsentant og ledelsesrepræsentant for arbejdsgruppen, vil disse navne automatisk blive påtegnet de samlede handlingsplaner. Da det ifølge arbejdsmiljølovgivningen er påkrævet, at rapporterne indeholder disse oplysninger, skal I sørge for at de rigtige oplysninger er tilføjet. -16-

17 1. Klik på dit eget brugernavn i listen under Brugere: 2. Du får denne dialogboks: I feltet Navn tilføjer du navnene på den ansvarlige sikkerhedsrepræsentant og ledelsesrepræsentant. 3. Klik nu igennem dialogen ved at klikke Næste indtil du kommer til et vindue, hvor du kan klikke Afslut. -17-