Vejledning til antivirusaftalen Økonomistyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.oes.dk og www.statensindkob.dk
Side 2 af 11 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Hvad er formålet med rammekontrakten?...3 3. Hvem kan bruge Rammekontrakten?...4 4. Rammekontraktens varighed...4 5. Sortiment på rammekontrakten...4 6. Bestilling af produkter...6 7. Priser...7 8. Levering...7 9. Afprøvning...8 10. Fakturering og betaling...9 11. Udskiftning af produkter...9 12. Mangler...10 13. Forsinkelse...10 14. Ophævelse...10 15. Bodsopkrævning...11 16. Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring...11 17. Tvister...11
Side 3 af 11 1. Indledning Som led i 4. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Økonomistyrelsen udbudt rammekontrakten om antivirusprogrammel og tilhørende serviceydelser. Rammekontrakten træder i kraft 1. januar 2010. I forbindelse med ikrafttrædelsen af den nye rammekontrakt er der udarbejdet nærværende vejledning til kunder på aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over aftalens konkrete indhold, og herigennem overføre rammekontraktens bestemmelser til den konkrete anvendelsessituation. Denne vejledning kan på ingen måder erstatte rammekontrakten med de tilhørende kontraktbilag, men den er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på www.statensindkøb.dk, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, sortiments- og prisoversigter. På rammekontrakten er der udpeget én leverandør: F-Secure Corporation (F-Secure) 2. Hvad er formålet med rammekontrakten? Formålet med rammekontrakten er at sikre, at staten har adgang til antivirusprogrammel, der opfylder høje krav til kvalitet for så vidt angår sikkerhed, ydelse og administrerbarhed. I rammekontraktens kontraktbilag 1B, pkt. 1.4.1, fremgår det bl.a., at antivirusprogrammellet skal indgå i en professionel erhvervsrettet produktlinje, der er optimeret med hensyn administrerbarhed og højt sikkerhedsniveau. Antivirusprogrammellet skal også leve op til gængse markedsstandarder i forhold til vedligeholdelse af virus- og malwarebeskyttelse. Vedligeholdelsen skal omfatte hyppige opdateringer af virusdefinitioner, programmel med videre, der sætter programmellet i stand til, til enhver tid at yde en effektiv beskyttelse mod aktuelle malwaretrusler ved hurtigt og rettidigt at identificere malware. Antivirusprogrammellet skal have begrænset brug af systemressourcer og begrænset brugerdialog samt værktøjer til effektiv administration, overvågning og sikkerhed i store installationer. Rammekontraktens produkter skal indeholde alle funktioner, der må betegnes som standard i en professionel, erhvervsrettet produktlinje på leveringstidspunktet. Kvaliteten er, sammen med de overordnede krav gengivet oven for, sikret gennem fastsættelsen af en hel række konkrete minimumskrav, som fremgår af rammekontrakten og kontraktbilagene, herunder rammekontraktens punkt 3 og kontraktbilag 1B.
Side 4 af 11 Leverandøren har endelig i forbindelse tilbudsgivningen i løsningsbeskrivelsens kontraktbilag 2 specificeret, hvilken kvalitet virksomheden vil levere. I kontraktbilag 2, krav 76, har leverandøren bl.a. fastsat bindende mål for programmellets effektivitet (sikkerhedsbeskyttelsen). 3. Hvem kan bruge Rammekontrakten? Statslige myndigheder er i rammekontraktens løbetid forpligtet til at bruge rammekontraktens antivirusprogrammel. De statslige myndigheder anvender programmellet uden beregning, idet Økonomistyrelsen har købt en samlet licens (site licens) på vegne af staten. Ved at bruge rammekontrakten løfter de statslige myndigheder samtidig deres eventuelle udbudspligt på området. Selvejende institutioner, kommuner og regioner kan ligeledes gøre brug af rammekontrakten. Hvis man som selvejende institution, kommune eller region tilslutter sig aftalen, er man også forpligtet til at bruge den i de to år, kontrakten løber. Det er muligt at tilslutte sig aftalen fra primo januar 2010 til den 1. marts 2010. Såfremt Økonomistyrelsen vælger at gøre brug af forlængelsesoptionerne, skal de tilmeldte selvejende institutioner, kommuner og regioner vælge, om de fortsat ønsker at gøre brug af aftalen, og dermed forpligte sig til at bruge aftalen, indtil den udløber. Læs mere om tilmeldingsproceduren på www.statensindkøb.dk eller i Kontraktbilag 7. I Kontraktbilag 3A kan du se, hvilke selvejende institutioner, der kan benytte aftalen. 4. Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år. Den træder i kraft den 1. januar 2010, og løber frem til og med den 31. december 2011. Økonomistyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen i op til to gange af hvert ét år. Ved forlængelse af kontrakten vil der blive informeret herom på www.statensindkøb.dk. Læs mere herom i Rammekontraktens punkt 6.16. 5. Sortiment på rammekontrakten Økonomistyrelsen har med rammekontrakten købt én licens (statens site licens), der omfatter antivirusprogrammel (pkt. 5.1 nedenfor) og tilknyttede serviceydelser (hotline) (punkt 5.4 nedenfor). Kommuner, regioners og selvejende institutioners brug af rammekontrakten sker ved bestilling af særskilte licenser omfattende det samme som statens site licens.
Side 5 af 11 5.1 Antivirusprogrammellet Antivirusprogrammellet indeholder malwareskjold, skannings-, rense-, opdaterings- og rapporteringsmodul samt e-postservermodul. Derudover indeholder programmellet et administratormodul. Leverandøren stiller derfor sin komplette malware beskyttelsessuite F-Secure Business Suite til rådighed for kunden. Hos leverandøren består beskyttelsessuiten F-Secure Business Suite af følgende produkter: F-Secure Client Security 9.0 - anti-virus/spyware klient beskyttelse på pc workstation og laptop, rootkit scanning, Deepguard in-the-cloud teknologi, inklusive firewall etc. F-Secure Anti-virus for workstation 9.0 - klient beskyttelse på pc workstation og laptop, rootkit scanning, in-the-cloud teknologi, uden firewall F-Secure Mac Security 1.0 - anti-virus/spyware klient beskyttelse på Apple computere - Mac, rootkit scanning, in-the-cloud teknologi, inklusive firewall etc. obs. kan pr. nuværende ikke administreres centralt via Policy Manager F-Secure Linux Security 9.0 - anti-virus/spyware klient beskyttelse på linux workstation og laptop, rootkit scanning, in-the-cloud teknologi, inklusive firewall etc. F-Secure Anti-virus for Windows servere 9.0 - anti-virus beskyttelse på Windows servere. F-Secure Anti-virus for Citrix servere 9.0 - anti-virus beskyttelse på Citrix servere. F-Secure Anti-virus for MIMEsweeper 5.61 - anti-virus plug-in for MIMEsweeper. F-Secure Anti-virus for Microsoft Exchange 9.0 - anti-virus beskyttelse på Microsoft Exchange servere. F-Secure Spam Control 9.0 - spam-kontrol på Microsoft Exchange. F-Secure Internet Gatekeeper for Linux 3.5 - anti-virus scanning af mail, web trafik og filoverførsler på gateway niveau. F-Secure Policy Manager 9.0 - effektiv og central styring af løsningen via administrationsværktøjet Policy Manager Al antivirusprogrammel kan som tilkøb leveres på et fysisk medie. 5.2 Vejledninger Leverandøren tilbyder manualer og installationsvejledninger til antivirusprogrammellet. Disse forefindes på engelsk, idet der yderligere er udarbejdet quick guides til programmellet på dansk.
Side 6 af 11 Vejledningerne skal kunne sætte en it-administrator i stand til at udnytte alle de funktionaliteter, som indgår i antivirusprogrammellet. Alle manualer og vejledninger kan som tilkøb leveres i trykt form. 5.3 Hotline Leverandøren stiller et single point of contact (SPOC) - en såkaldt hotline til rådighed. Dette SPOC har et døgnbemandet telefonnummer, som kan assistere kundens it-administrator og/eller kundens tredjeparts it-driftsleverandør med hyppigt forekommende forespørgsler om installation, fejlsøgning og optimering af antivirusprogrammellet. Henvendelse til SPOC kan også ske via e- mail. Leverandøren tilbyder dansksproget betjening i tidsrummet 8-17 på hverdage. Uden for dette tidsrum leveres engelsksproget support 24/7, 365 dage om året. Hotline omfatter blandt andet hjælp til fejlfinding og afhjælpning af fejl og mangler i antivirusprogrammellet. Konstateres det ved fejlsøgning, at en af kunden til hotline indmeldt fejl ikke vedrører antivirusprogrammellet, men derimod må vedrøre andre forhold hos kunden, kan yderligere fejlsøgning bestilles af kunden som support, jf. punkt 5.4 nedenfor. Det bemærkes, at hotline primært er rettet mod kundens it-administrator og/eller kundens eksterne it-driftsleverandør ikke kundens slutbrugere. 5.4 Support Leverandøren tilbyder som tilkøb remote og onsite support til installation, fejlsøgning og optimering ud over den hotline support, der er indeholdt i licensprisen. Remote og onsite support er fx: Installation, jf. konfigurationseksemplerne i kontraktbilag 4A. Assistance til optimering af kundens antivirusinstallation Assistance til fejlsøgning. Leverandøren stiller med øvrige konsulenter og eksperter med relevant erfaring som defineret i kontraktbilag 0. Remote og onsite support leveres på kundens landsdækkende adresser. Konstateres det som led i support til fejlsøgning, at en indmeldt fejl skyldes antivirusprogrammellet, er leverandøren ikke berettiget til særskilt afregning for denne fejlsøgning eller afhjælpning af fejlen. Leverandørens konsulenter skal til enhver tid kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau, som krævet af Politiet og Forsvarets sikkerhedsmyndighed. 6. Bestilling af produkter Kundens bestilling sker via leverandørens bestillingssystem, pr. telefon, pr. e-mail og pr. telefax..
Side 7 af 11 Leverandørens kontaktoplysninger og adgangen til bestillingssystemet, og dermed til programmel og vejledninger, kan ske direkte fra internettet via link på www.statensindkøb.dk. Bestilling af remote og onsite support sker dog ved brug af kontraktbilag 8A, og i henhold til den i dette kontraktbilag fastlagte procedure for bestilling. Kommuner, regioner og selvejende institutioner skal, til forskel fra statslige myndigheder, først tilmeldes aftalen. Se mere herom på www.statensindkøb.dk. 7. Priser Priserne på antivirusprogrammel og tilknyttede serviceydelser fremgår af kontraktbilag 4A. Ved tilkøb kan antivirusprogrammellet som nævnt leveres på fysiske medier, og manualer og vejledninger kan leveres i trykt form. Priserne fremgår tilsvarende af kontraktbilag 4A. Leverandørens honorar for bistand i forbindelse med remote eller on-site support beregnes efter medgået tid for de allokerede medarbejdere, forudsat at et af leverandøren udarbejdet budget (jf. kontraktbilag 8A - bestillingsbilaget) ikke overskrides. Må leverandøren ved udførelse af support forudse, at der er risiko for overskridelse af budget og/eller tidsplan, skal leverandøren straks underrette kunden herom med angivelse af revideret budget/tidsplan samt begrundelse for ændringen med henblik på, at kunden kan tage stilling til den herved opståede situation og træffe hensigtsmæssige beslutninger. Honoraret baserer sig således på de kontraktbilag 4A angivne timepriser for øvrige konsulenter og eksperter. I forbindelse med udførelse af supportopgaverne skal hver enkelt konsulent føre et udførligt og detaljeret regnskab over aktiviteter og relateret tidsforbrug. Efter anmodning fra kunden skal leverandøren udlevere kopi af det førte regnskab. Overskrides det af leverandøren anførte budget eller dele heraf i relation til udførelse af supportopgaver, er leverandøren alene berettiget til vederlag ud over budgettet, såfremt leverandøren har givet skriftlig meddelelse om overskridelsen til kunden, og en overskridelse herefter er godkendt af kunden. De i kontraktbilag 4A angivne timepriser inkluderer alle leverandørens udgifter. Rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med opgavevaretagelse på ikke-brofaste øer afregnes dog efter statens til enhver tid gældende regler. Omkostninger forbundet med sådanne rejseaktiviteter opgøres særskilt, og skal være dokumenterede. 8. Levering Antivirusprogrammellet er stillet til rådighed fra rammekontraktens ikrafttræden 1/1 2010. Tilrådighedsstillelsen sker med henblik på afprøvning, implementering og geninstallation. Programmellet stilles til rådighed på et webbaseret bestillingssystem, jf. kontraktbilag 9. Bestillingssystemet kan tilgås ved et link på Statens Indkøbs hjemmeside på www.statensindkøb.dk.
Side 8 af 11 Levering af antivirusprogrammellet, manualer og vejledninger via bestillingssystemet er set fra en juridisk vinkel først sket, når produktet er kommet frem til kunden på en måde, der giver kunden den aftalte anvendelighed af produktet. For tilmeldte kunder (dvs. kommuner, regioner og selvejende institutioner) gælder, at de under alle omstændigheder skal have modtaget programmel, dokumentation og kontaktoplysninger senest 10 dage efter bestillingen. Såfremt kunden vælger at afholde en overtagelsesprøve, regnes antivirusprogrammellet dog først leveret, når overtagelsesprøven er bestået i henhold til kontraktbilag 9. Levering af tilkøbt remote eller on-site support sker efter forudgående aftale mellem kunden og leverandøren (jf. kontraktbilag 8A). Kunden og leverandøren indgår ved bestillingen en delaftale i henhold til kontraktbilag 8A. Levering af remote og onsite support er sket, når den aftalte opgave er udført. For statens myndigehder udarbejdes der en implementeringsplan i henhold til kontraktbilag 6. Antivirusprogrammellet skal være leveret i henhold til de heri anførte frister. 9. Afprøvning Kunden kan for egen regning gennemføre en overtagelsesprøve af programmellet inden den endelige ibrugtagning, jf. kontraktbilag 9, og leverandøren skal vederlagsfrit stille programmellet til rådighed for prøven. Leverandøren kan - efter kundens bestilling - bistå kunden med overtagelsesprøven mod betaling, jf. kontraktbilag 4 og 4A og de heri anførte timepriser og konfigurationseksempler. Såfremt statslige myndigheder vil gennemføre en overtagelsesprøve, skal den gennemføres inden myndigheden har angivet at ville tage programmellet i brug (idriftsætte programmellet) i henhold til implementeringsplan, jf. kontraktbilag 6. Prøverne skal gennemføres under forhold, der i videst muligt omfang svarer til en normal driftssituation. Formålet med overtagelsesprøven er at afprøve og kontrollere, om den i rammekontrakten aftalte funktionalitet er til stede, jf. kontraktbilag 1B og 2. Desuden kan overtagelsesprøven anvendes til at konstatere, om de aftalte servicemål for programmellet, jf. kontraktbilag 1B og 2, efterleves. Der udarbejdes en rapport over prøveforløbet med opførelse af eventuelle konstaterede mangler i en mangelsliste. Kontraktbilag 9 indeholder et skabelon for denne rapport. I tilfælde af at der konstateres mangler, fremsendes rapporten til leverandøren, der uden ugrundet ophold skal give kunden en skriftlig meddelelse, såfremt prøven ikke kan godkendes, og heri anføre årsagen til den manglende godkendelse af prøven.
Side 9 af 11 Overtagelsesprøven er opfyldt, hvis prøven kan gennemføres uden konstatering af en eller flere kvalificerede mangler. Kvalificerede mangler er: flertallet af brugerne kan ikke anvende systemet funktionaliteten er nedsat i en sådan grad, at systemet må anses for ude af drift anvendeligheden af systemet nedsættes eller besværliggøres i betydende omfang anvendeligheden af systemet er nedsat i ikke ubetydeligt omfang, med mindre manglen kun berører enkelte af de relevante brugere eller manglen kan omgås uden betydelig ekstra indsats for kunden. et af de i kontraktbilag 1 B anførte servicemål kan konstateres ikke at være opfyldt. der konstateres væsentlige mangler ved tilknyttede ydelser. Der er ikke tale om en kvalificeret mangel, når der er tale om: - at en enkelt funktion ikke virker, med mindre den pågældende funktion har central betydning for kundens anvendelse af systemet, Når en prøve er bestået, udsteder kunden en skriftlig godkendelse heraf til leverandøren. 10. Fakturering og betaling Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Fakturering sker direkte til kunden, idet fakturering af det antivirusprogrammel og de tilhørende serviceydelser, der indgår i statens licens (statens site licens) dog faktureres til Økonomistyrelsen. Ved fakturering af supportopgaver skal de allokerede medarbejdere, tidsperiode, opgave, medarbejderkategori, faktureret tid og pris i relevant omfang være nærmere specificeret. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter kundens modtagelse af fyldestgørende faktura. 11. Udskiftning af produkter Antivirusprogrammellet kan på foranledning af leverandøren eller Økonomistyrelsen søges udskiftet. Udskiftning kan ske på leverandørens initiativ, hvis antivirusprogrammellet ikke længere markedsføres, eller at kvaliteten ikke længere vurderes at være tilstrækkelig høj. Ved produktudskiftning er leverandøren forpligtet til fortsat at levere opdateringer og support til det oprindelige antivirusprogrammel i en overgangsperiode på 12 måneder. Udskiftning af antivirusprogrammellet kan også ske på Økonomistyrelsens initiativ, når opfyldelsen af de såkaldt generiske krav i kontraktbilag 1B ikke længere er tidssvarende, fx hvis der sker en betydelig udvikling i markedet, der aktualiserer et nyt produkt. Dette vil hovedsageligt være aktuelt ved udgivelse af nye versioner af programmellet, samt hvis det tilbudte programmel ikke længere lever op til den kvalitet, som staten må forvente. Ved en produktudskiftning er priserne uændrede, jf. kontraktbilag 4 og 4A.
Side 10 af 11 Du kan læse mere om produktudskiftning i kontraktbilag 14. 12. Mangler Der foreligger en mangel, hvis de leverede produkter eller serviceydelser ikke opfylder rammekontraktens krav og garantier, eller i øvrigt ikke svarer til det, som Økonomistyrelsen og kunderne med føje kan forvente. Mangler ved leverandørens ydelser skal afhjælpes hos kunden uden ugrundet ophold efter kundens fremsættelse af påkrav herom. Afhjælpning af en mangel skal ske i overensstemmelse med god leverandørskik, hvilket som minimum omfatter en afhjælpning af defekte dele ved levering af nye fungerende dele, levering af supplerende ydelser eller ombytning af det leverede antivirusprogrammel og tilknyttet funktionalitet.. Vær opmærksom på, at hvis det leverede antivirusprogrammel og tilknyttet funktionalitet i art eller antal ikke svarer til det bestilte, er det reglerne om forsinkelse, der finder anvendelse, jf. afsnittet nedenfor og rammekontraktens pkt. 6.4. 13. Forsinkelse Der foreligger en forsinkelse, såfremt antivirusprogrammel og/eller tilknyttede serviceydelser ikke leveres inden for de i rammekontraktens pkt. 4.4, herunder kontraktbilag 6 fastsatte frister. Er der ikke aftalt nogen frister, foreligger der en forsinkelse såfremt leveringen ikke sker i rimelig tid efter kundens påkrav herom. Såfremt der konstateres forsinkelser, eller leverandøren forudser, at denne bliver forsinket, skal leverandøren uden ugrundet ophold orientere kunden herom. Leverandøren er forpligtet til at påtage sig en ekstraordinær indsats for at indhente forsinkelsen. 14. Ophævelse Kunden kan vælge at ophæve købet hos leverandøren, hvis der fra leverandørens side foreligger væsentlig misligholdelse. Det er fx væsentlig misligholdelse, hvis der foreligger forsinkelse, og leverandøren ikke leverer inden 5 dage efter påkrav med oplysning om, at manglende levering inden for den fastsatte frist vil medføre ophævelse. Det er også væsentlig misligholdelse, såfremt antivirusprogrammellet og tilknyttede serviceydelser omfattet af den konkrete ordre ikke fuldt ud opfylder samtlige krav i kravspecifikationen (kontraktbilag 1A og 1B), og leverandøren ikke har afhjulpet manglerne inden for 15 arbejdsdage efter kundens reklamation over manglerne. Kunden er berettiget til at benytte antivirusprogrammellet og tilknyttede serviceydelser, indtil alternativer fx anskaffes. Såfremt kunden selv har betalt leverandøren (de tilmeldte kunder), tilbagebetales købesummen for det, som omfattes af ophævelsen,
Side 11 af 11 når benyttelsen ophører. For perioden fra ophævelse til benyttelsens ophør betaler kunden et rimeligt vederlag for den nytte, som kunden har haft af benyttelsen. Herudover gælder dansk rets almindelige regler om ophævelse. Læs mere i rammekontraktens punkt 6.6. 15. Bodsopkrævning Leverandøren skal betale en bod ved forsinket levering af antivirusprogrammel og tilknyttede serviceydelser, hvis den forsinkede levering kan henføres til leverandøren. Ved forsinket levering betaler leverandøren en bod pr. påbegyndt arbejdsdag, forsinkelsen varer. Boden opgøres pr. kunde og udgør kr. 1 pr. bruger, som antivirusprogrammellet skal anvendes af. Den samlede bod ved forsinket levering af antivirusprogrammel og tilknyttede serviceydelser udgør mindst 1.000 kr., og kan højst udgøre kr. 100.000 pr. kunde, som er ramt af forsinkelsen. Boden betales til Økonomistyrelsen ved forsinket levering over for statslige myndigheder, og til kunden for så vidt angår øvrige kunder. Læs mere i rammekontraktens punkt 6.4.1. 16. Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Leverandøren er erstatningspligtig overfor både kunden og Økonomistyrelsen efter dansk rets almindelige regler. Denne erstatningspligt dækker dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Tab af data anses for indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar kan maksimalt udgøre kr. 10.000.000. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, kunden dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet. 17. Tvister Rammekontrakten er underlagt dansk ret. Sker der uoverensstemmelse mellem parterne vedrørende rammekontrakten, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning forhandle for at løse tvisten inden for rammekontraktens bestemmelser. Læs mere i Rammekontraktens punkt 6.19. I tilfælde af tvister kan Statens Indkøb kontaktes gennem Økonomistyrelsens Rådgivning & Support på mail oers@oes.dk eller på tlf. 33 92 90 33 på hverdage mellem kl. 10:00 og 15:00.