Danske fodboldklubber skal senest d. 31. december 2013 registrere alle fodboldspillere i KlubOffice. Det skal de, fordi det giver nogle spændende nye muligheder og klubværktøjer, der gør det lettere og sjovere at være klubleder, træner, spiller, forælder og tilskuer. I denne manual kan du læse, hvordan I registrerer jeres fodboldspillere. KlubOffice
1. Spillere vs. medlemmer Før I går i gang, er det vigtigt, at forstå en afgørende forskel på spillere og medlemmer. Spillere er alle de medlemmer, der spiller fodbold i jeres klub. Begrebet medlemmer kan derimod også dække over æresmedlemmer, trænere, bestyrelsesmedlemmer og andre personer, som er medlem i jeres klub, men som ikke spiller fodbold i jeres klub. De skal ikke registreres som fodboldspillere. Det betyder også, at selvom I i forvejen har medlemmer registreret i KlubOffice, skal I alligevel registrere de af dem, der er fodboldspillere som netop fodboldspillere. 2. Forberedelse For at I er klar til registreringen anbefales det, at I allerede nu går i gang med at sikre alle data på jeres fodboldspillere. Det gør det meget lettere for jer selv, når I skal registrere spillerne. Data der skal indhentes på alle spillere: Fornavn Efternavn Adresse Postnummer Mail Fødselsdato Køn Indmeldelsesdato * Klubber kan med fordel sikre sig disse data løbende for nye medlemmer. Det er som udgangspunkt altid spillernes oplysninger, der skal angives. Har man ikke mail på børneog ungdomsspillere kan kan deres forældres angives, mens det altid skal være spillerens egen fødselsdato, der angives. * Har I ikke en indmeldelsesdato kan dato for importen/registreringen angives. 3. Sådan registrerer i jeres fodboldspillere 3a. Klubber der bruger KlubOffice til medlemsregistrering Klubber der i forvejen har deres medlemmer registreret i KlubOffice skal: 1. Sikre oplysninger på alle spillere (se forsiden) 2. Registrere de medlemmer som er spillere i KlubOffice ved at: a. Lav en søgning på de medlemmer, der er klar til at blive registreret som fodboldspillere: i. Vælg topmenuen KlubAdmin > Medlemmer. ii. Sæt Antal resultater per side til Alle for at få vist alle resultater i søgningen i ét vindue. iii. Vælg Ja under Stamdata udfyldt. Klik på Søg. Du får nu vist alle de medlemmer, der har alle obligatoriske data udfyldt, og som derfor er klar til at blive registreret som fodboldspillere. Tip: Efter søgningen tryk på forstørrelsesglasset i øverste højre hjørne for at minimere søgefeltet og få bedre overblik over dine søgeresultater.
b. Markér alle de medlemmer der vises (hold Ctrl nede og klik på medlemmerne) og tryk på Registrér de valgte medlemmer som fodboldspillere i øverste højre hjørne. HUSK, at det kun er jeres spillere, der skal registreres som fodboldspillere! Tip: For at markere alle spillere i søgningen på én gang, kan du klikke på den første spiller i søgningen og dernæst holde Shift nede og klikke på den sidste spiller i søgningen. c. Lav dernæst en søgning på de medlemmer, der ikke har alle data registreret. i. Sæt Antal resultater per side til Alle for at få vist alle resultater i søgningen i ét vindue. ii. Vælg Nej under Stamdata udfyldt. Tryk Søg. Disse medlemmer skal I have indhentet de obligatoriske oplysninger på, inden de kan registreres som fodboldspillere. Tip: Efter søgningen tryk på forstørrelsesglasset i øverste højre hjørne for at minimere søgefeltet og få bedre overblik over dine søgeresultater. Tip: Du kan trække dit søgeresultat ud i Excel ved at klikke på Excel-ikonet i øverste højre hjørne. Jeres spillere bliver efter oprettelse sendt til godkendelse hos DBU (for at undgå dobbeltoprettelser). De kan nu ses ved at søge på Afventer godk. i medlemssøgningen under søgemenuen Fodboldspiller. Når de er godkendt af DBU vil de fremgå i jeres spilleroversigt. Spillere godkendes inden for 24 timer. Når nye medlemmer oprettes fremover i KlubOffice, vil I blive spurgt, om disse skal oprettes som spillere. Kontakt jeres lokalunion ved spørgsmål.
3b. Klubber der ikke bruger KlubOffice til medlemsregistrering Selv for klubber der ikke bruger KlubOffice til medlemsregistrering i forvejen, er det faktisk ganske let at få sine spillere registreret i KlubOffice. I skal importere alle jeres spillere til KlubOffice (trænere, sponsorer eller andre, der kan være oprettet i medlemskartoteket, skal ikke med). Det gøres via en importfunktion i KlubOffice, hvilket betyder, at I kan lægge alle jeres spillere ind på én gang. Til det kan I bruge en importskabelon, som kan hentes på lokalunionernes hjemmeside og i KlubOffice eller rekvireres ved kontakt til lokalunionen. Tip: Det anbefales, at flytte alle medlemmer med over i KlubOffice og fremadrettet bruge KlubOffice til medlemsregistrering. På den måde undgår I dobbeltarbejde, når I får nye medlemmer eller nogen melder sig ud. Træk data på jeres spillere fra jeres nuværende system og læg dem over i importskabelonen. Herefter overføres den til KlubOffice således: 1. Log på KlubOffice og vælg KlubAdmin > Stamdata > Importér medlemmer/fodboldspillere: 2. Søg importfilen (Excel) frem og upload den herefter. Følg vejledningen du præsenteres for. Jeres spillere bliver efter importen sendt til godkendelse hos DBU (for at undgå dobbeltoprettelser). De kan nu ses ved at søge på Afventer godk. i medlemssøgningen under søgemenuen Fodboldspiller. Når de er godkendt af DBU vil de fremgå i jeres spilleroversigt. Spillere godkendes inden for 24 timer. Ovenstående gøres kun ved opstarten herefter skal spillerkartoteket vedligeholdes løbende (se nedenfor). Kontakt jeres lokalunion ved spørgsmål.
4. Sådan vedligeholder I jeres spillerkartotek Spillerkartoteket skal opdateres løbende. Dvs., at hver gang I får en ny spiller, eller der er en ændring i en spillers oplysninger, skal det registreres i KlubOffice. Det gælder også, hvis en spiller melder sig ud. Det er vigtigt, at dette bliver gjort af hensyn til muligheden for at anvende elektroniske holdkort og alle de andre smarte funktioner, som KlubOffice og DBU s andre systemer giver mulighed for. Alle spillere modtager automatisk en mail med brugeroplysninger til dbu.dk. Her kan de også selv løbende vedligeholde deres oplysninger. 4a. Ændring på eksisterende spiller Søg spilleren frem i topmenuen KlubAdmin>Medlemmer. Dobbeltklik på spilleren, lav ændringer og tryk Gem ændringer. 4b. Oprette ny spiller Nye spillere oprettes i topmenuen KlubAdmin > Medlemmer. Tryk på opret nyt medlem (ikon i højre hjørne der ligner et blankt stykke papir). Du bliver nu spurgt, om det nye medlemmer skal oprettes som spiller. Tryk Ja. Indtast personoplysningerne og tryk Gem ændringer. Husk også at indtaste medlemsoplysninger (holdtilknytning mm.), hvis I bruger jeres KlubOffice som medlemskartotek (hvilket anbefales). Tip: Hvis I har fået mange nye spillere kan I importere en importfil (se pkt. 3b) i stedet for at taste dem ind én for én. 4c. Udmelde spiller i KlubOffice Spillere udmeldes i topmenuen KlubAdmin > Medlemmer. Søg spilleren frem, markér vedkommende med et tryk på musen og klik på Indmeld/Udmeld medlem (ikon øverst til højre). Kontakt Har I gode ideer eller spørgsmål til KlubOffice, så kontakt din lokalunion: DBU Bornholm: DBU Fyn: DBU Jylland: Region 1: Region 2: Region 3: Region 4: DBU København: DBU Lolland-Falster: DBU Sjælland: Tlf. 5695 7007, kluboffice@dbubornholm.dk Tlf. 6617 8218, kluboffice@dbufyn.dk Ditte Funder, tlf. 8939 9912, difu@dbujylland.dk René Pedersen, tlf. 8939 9922, repe@dbujylland.dk Line Lyndgaard, tlf. 8939 9930, region3@dbujylland.dk Susanne Jensen, tlf. 8939 9942, suje@dbujylland.dk Tlf. 3927 7144, kluboffice@dbukoebenhavn.dk Tlf. 5482 6768, kluboffice@dbulolland-falster.dk Tlf. 4632 3366, kluboffice@dbusjaelland.dk Læs mere om spillerregistreringen på din lokalunions hjemmeside.