Referat Haludvalget's møde Torsdag den 25-08-2016 Kl. 18:00 Rantzausmindehallen Deltagere: Frank Müller-Bøgh, Kim Larsen, Kim Nielsen, Bjarne Egeberg, Bo Madsen, Bo Tune, Niels Thrysøe, Anne Strømkjær, Carsten Kallesøe, Susanne Jensen, Ulrik Banke, Karin Olsen, Finn Olsen, Elise Hansen, Andreas Bruun Indholdsfortegnelse Sag Tekst Sidenr. 1. Godkendelse af dagsorden...1 2. Godkendelse af referat fra 19. maj 2016...1 3. Konstituering af Haludvalget...1 4. Haludvalgets dispositionskonto...1 5. Haludvalgets renoveringspulje...2 6. Ansøgning om opsætning af akustiklofter...2 7. Ansøgning om opsætning af foldevæg...3 8. Udvidelse af dør/port i Skårup Kultur- og Idrætscenter...3 9. Budget 2017...4 10. Konkurrenceforvridende støtte til idrætshallerne...4 11. Orientering...5 12. Næste møde...7 13. Evt...7
Haludvalget s møde den 25-08-2016 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Mødet havde afbud fra: Susanne Jensen Kim Larsen Ulrik Banke i stedet deltog Lars Jul Hansen Bo Madsen i stedet deltog Klaus Busk 2. Godkendelse af referat fra 19. maj 2016 Godkendt. Temadrøftelse på baggrund af ajourføring af Haludvalgets vedtægter og samarbejdsaftaler er udskudt grundet det aktuelle arbejde omkring konkurrenceforvridning i idrætshallerne, idet elementer herfra vil indgå i arbejdet. 3. Konstituering af Haludvalget Sagsfremstilling: Haludvalget konstituerer sig hvert år på første møde i 2. halvår med formand, næstformand og et menigt medlem, der tilsammen udgør forretningsudvalget. Haludvalget forretningsudvalg blev konstitueret med følgende medlemmer: Formand: Frank Müller-Bøgh, Svendborg Idrætshal Næstformand: Bjarne Egeberg, Tåsingehallen Medlem: Kim Nielsen, Badmintonhallen 4. Haludvalgets dispositionskonto 1
Haludvalget s møde den 25-08-2016 16/2445 Sagsfremstilling: Status pr. 25. august 2016 Bilag: Åben - Oversigt Oversigten taget til efterretning. 5. Haludvalgets renoveringspulje 16/2340 Sagsfremstilling: Status pr. 25. august 2016 Bilag: Åben - Oversigt renoveringspuljen 2016 Oversigten taget til efterretning. 6. Ansøgning om opsætning af akustiklofter 16/2340 Sagsfremstilling: Tåsingehallen fremsender ansøgning om midler til opsætning af akustiklofter. Der ansøges om i alt 28.985 kr.ex. moms. Ansøgning fra Tåsingehallen samt tilbud vedhæftes. Bilag: Åben - Tilbud på akustiklofter - Tåsingehallen Åben - Ansøgning om opsætning af akustiklofter i Tåsingehallen Ansøgningen imødekommes med et beløb på kr. 28.985 kr. ex. moms. Dog skal Tåsingehallen som minimum indhente et tilbud mere på opgaven. Bevillingen vil følge det økonomiske mest fordelagtige tilbud. 2
Haludvalget s møde den 25-08-2016 7. Ansøgning om opsætning af foldevæg 16/2340 Sagsfremstilling: Tåsingehallen fremsender ansøgning om midler til opsætning af foldevæg. Der ansøges om i alt 38.026 kr.ex. moms. Ansøgning fra Tåsingehallen samt tilbud vedhæftes. Bilag: Åben - Tilbud på foldevæg Åben - Ansøgning om ny foldevæg Ansøgningen imødekommes med et beløb på kr. 36.026 kr. ex. moms. Dog skal Tåsingehallen som minimum indhente et tilbud mere på opgaven. Bevillingen vil følge det økonomiske mest fordelagtige tilbud. 8. Udvidelse af dør/port i Skårup Kultur- og Idrætscenter 16/2340 Sagsfremstilling: Skårup Kultur- og Idrætscenter ansøger om midler fra renoveringspuljen til udvidelse af dør i hallen. I dag må hallen rumme 583 personer, og det er ønsket at udskifte en dør med en port, således der kan være 200 personer flere i hallen. Samtidig er der behov for at kunne få større/bredere ting ind i hallen ved messer og udstillinger. I alt ansøges om 20.000 kr. Punktet genbehandles efter udsættelse på mødet 19. maj 2016, idet Haludvalget ønsker en yderligere afklaring af, hvad en ny port vil betyde i forhold til antallet af brugere i hallen, idet arrangementers karakter også kan have indflydelse på dette. Der redegøres på mødet for de svar der er kommet fra Beredskab Fyn. 3
Haludvalget s møde den 25-08-2016 Skårup Kultur- og Idrætscenter redegjorde for, at etablering af ekstra nødudgang/port vil øge personbelastningen i hallen med 200 personer. Den ekstra nødudgang/port desuden vil give fleksibilitet i forhold til at kunne køre ting ind og ud af hallen. Ansøgningen imødekommes med et beløb på kr. 20.000 kr. ex. moms. Dog skal Skårup Kultur- og Idrætscenter som minimum indhente et tilbud mere på opgaven. Bevillingen vil følge det økonomiske mest fordelagtige tilbud. 9. Budget 2017 Sagsfremstilling: Opstart på drøftelser af hallernes budget 2017, herunder beslutning om proces og tidsplan for indsendelse af bemærkninger. Haludvalget får fremsendt halregnskaberne for 2015 samt budgetoplæg for 2017 (i 2016-priser). De enkelte haller kan herefter fremsende budgetændringsforslag (både udvidelsesforslag og besparelsesforslag) til administrationen, som vil indkalde Haludvalgets forretningsudvalg til afgørelse. Deadline for fremsendelse af ændringsforslag, som fremsendes til administrationen, er den 20. oktober 2016. Budget 2017 vil blive endelig behandlet på oktober måneds møde i Haludvalget. 10. Konkurrenceforvridende støtte til idrætshallerne Sagsfremstilling: Konkurrencestyrelsen har udsendt indskærpelse til landets kommuner vedrørende mulig konkurrenceforvridende støtte til idrætshaller. En arbejdsgruppe har afholdt møde med BDO Revision for at drøfte hvordan der kan laves en Svendborg-model, hvor Haludvalgets konstruktion i sin grundform bibeholdes, men hvor der skal laves nødvendige justeringer for at leve op til gældende lovgivning omkring konkurrenceforvridning. 4
Haludvalget s møde den 25-08-2016 Hvilke tiltag kan laves for at åbne muligheder, eller for at minimere begrænsninger? Der gives en foreløbig status på mødet. Frank Müller-Bøgh orienterede fra mødet med BDO Revision vedr. konkurrenceforvridning. Der arbejdes på en præcisering af de rammer der kan gives for udleje af lokaler i idrætshallerne til ikke-idrætslige formål. Hallernes opgave er primært idræt, og sekundært fester, koncerter, messer m.v.. Er der overskudskapacitet, så kan der udlejes på markedsvilkår, så længe udlejen er omkostningsdækkende. En forudsætning for at dette kan lade sig gøre er, at der skal foretages nogle regnskabstekniske ændringer. 11. Orientering Sagsfremstilling: Formanden - Administrationen Kultur og Fritid Svendborg Kommunes Idrætspolitik 2017-2022 er nu klar til politisk godkendelse, efter den har været i høring. Arbejdsgruppen har behandlet de indgåede høringssvar. Folkeoplysningsudvalget og SIS bakker op om arbejdsgruppens indstilling. Idrætspolitikken indeholder mål og visioner for de næste 5 år. Det har været en god proces, og arbejdsgruppen har lavet et godt arbejde. Sportsfestivalen er blevet evalueret, og der er enighed om at fortsætte den årlige begivenhed. Foreningsudviklingsprojekt Bevæg dig for livet har tilsagn fra 7 foreninger, og der var opstartsmøde 24/8-2016. Materiale tilsendes klubberne. CETS, Distrikt Idræt Der blev orienteret om aktuel status på Badmintonhallens tagudskiftning. SIS 5
Haludvalget s møde den 25-08-2016 Har på det seneste arbejdet med: - Idrætsfesten - Ansøgning om støtte - Sydfyns Squash Club - Idrætspolitikken - Flygtningebold - Foreningsudvikling - Frivilligdagen den 24/9-16 - Byrådsmedlem Orienterede om opstart af Svendborg Sportsakademi. Hallerne SG Huset God udlejning gennem sommeren. Afholder fællesmøde med Idrætshallens bestyrelse, blandet andet i forhold til et evt. Landsstævne 2021, idet Svendborg Idrætscenter i givet fald vil blive omdrejningspunkt. Der er indkøb Smiley-station, så vi kan måle tilfredshed. Senere vil standeren kunne udlånes til andre haller. Skårup Kultur- og Idrætscenter Fornuftig udlejning i hallen der forventes et regnskab i balance. Tweenklubben mærker konkurrence fra Ø. Aaby Friskole, og evt. faldende deltagertal i Tweenklubben kan få betydning for hallens økonomi. Spillegilder i hallen giver underskud for SKI. Thurøhallen Foreningslivet er presset på Thurø, hvilket hallen kan mærke. Især håndbold har aflyst tider. Thurøhallen har en sund økonomi. Rantzausmindehallen Stort pres på omklædningsrummene, især i dagtimerne. Dette problem har skolen gjort opmærksom på i forhold til de forestående budgetforhandlinger. Idrætshallen Der skal indkøbes ny scoringstavle til hallen, den nuværende lever ikke op til gældende krav fra Danmarks Basketball Forbund. Der køres på dispensation. Der er opsat nye tribuner på endevæggen i hallen, hvilket fungerer godt og er nemt at håndtere. Vester Skerninge Hallen De sidste par forhold vedr. renoveringen er udbedret. Svømmehallen 6
Haludvalget s møde den 25-08-2016 Har træningsopstart i næste uge. Ridehallen Har afviklet sommerlejr. Elevskolen opstarter nu. Tåsingehallen Har fået Tåsinge Gymnastikforening ind som bruger i hallen. Oplever generelt god udlejning. - 12. Næste møde Sagsfremstilling: 27. oktober i Svendborg Idrætscenter 6. december i Badmintonhallen - 13. Evt - 7
Haludvalget s møde den 25-08-2016 Underskriftsblad: Mødet sluttede kl.: 20:30 Frank Müller-Bøgh Kim Larsen Kim Nielsen Bjarne Egeberg Bo Madsen Bo Tune Niels Thrysøe Anne Strømkjær Carsten Kallesøe Susanne Jensen Ulrik Banke Karin Olsen Finn Olsen Andreas Bruun 8
Bilag: 4.1. Oversigt Udvalg: Haludvalget Mødedato: 25. august 2016 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 23589/16
Haludvalgets dispositionskonto 2016 Budget 2016 Afsat til låneydelse (udløb marts 2028) Vedtagne budgetændringer: Tåsingehallen, el 40.000 Skårup Kultur- og Idrætscenter, løn 67.000 VS hallen, afledte besparelser grundet renovering (50.000) Heraf overførsler fra 2014 (engangsbevilling) = Budget i alt Disponeret Bookingsystem, anslået beløb 30.000 Leasing af IT-udstyr, anslået beløb 25.000 Netværk og mobilbredbånd, anslået beløb 40.000 Møder m.m., anslået beløb 25.000 Afsat til arbejdsgruppen vedr. haludvalgets fr 4.500 Restbudget til disposition i 2016
1.240.633 (735.000) (57.000) 448.633 286.655 161.978 124.500 37.478
Bilag: 5.1. Oversigt renoveringspuljen 2016 Udvalg: Haludvalget Mødedato: 25. august 2016 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 25350/16
Prioritet Sted Renoveringsopgave 2014 1 og 3 VS Hallen Tag og varmesystem 2.510.659 2 Badmintonhallen Tag 21.278 4 Rantzausmindehallen Fliser Rantzausmindehallen Armaturer, rør, cts, maling 461.707 5 Tvedhallen Rør og CTS 344.481 6 Tvedhallen Fliser 7 Ridehuset El- og vandinstallation 160.391 8 Idrætshallen CTS - 9 Svømmehallen Fuger 70.522 10 Midtbyhallen Lovliggørelse/flugtveje/loft 126.615 Midtbyhallen Energiopdeling 75.835 11 Rantzausmindehallen Gulvafslibning + lakering 12 Alle haller Tilstandsrapporter 2016 13 Tvedhallen Udskiftning af tagpaptaget 14 Skårup Kultur og Idrætscenter Udskfitning til LED 15 Skårup Kultur og Idrætscenter Etablering af port i hallen 16 Rantzausmindehallen Ændring af lokaler (birum) i hallen Samlet forbrug 3.771.487 Ekstraordinær pulje i 2014-5.000.000 2014 puljen -1.639.711 Overført fra 2013 til 2014-923.506-7.563.217 Overførsel fra 2014 til 2015-3.791.730 Pulje for 2015 Forventet overførsel fra 2015 til 2016 Anlægspulje for 2016 Rest til disposition i 2016
Status 2015 2016 928.592 7.748 Gennemført 5.042.000 Løbende status gives. Pt. udgifter til eksterne rådgivning 180.812 Gennemført Gennemført Gennemført 155.642 Gennemført Gennemført - Ej påbegyndt Gennemført Gennemført Gennemført 166.773 Gennemført - Der afsættes midler til udarbejdelse af tilstandsrapporter 150.000 Udføres september 2016 - ny pris grundet nu vurdering af omfang 50.000 Ej gennemført 20.000 Ej gennemført 70.000 Ej gennemført 1.265.046 5.506.521-3.791.730-1.652.789-5.444.519-4.179.473-4.179.473-1.681.398-5.860.871-354.350
Bilag: 6.1. Tilbud på akustiklofter - Tåsingehallen Udvalg: Haludvalget Mødedato: 25. august 2016 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 199283/16
Flemming Hastrup Jensen Ole Rømers Vej 19 5700 Svendborg Leveringsadresse: Tåsingehallen 5700 Svendborg TILBUD Tilbud på akustikloft i krav maga lokalet Nr....: 112 Dato...: 24.06.2016 Kundenr...: 46406418 Side...: 1 af 1 Nr. Tekst Antal Enhed Stk. pris Pris Nuværende efterklangstid er 0,98 sek. Med 35 stk. dæmpit komfort plader kan lyden reduceres med 39 %, så efterklangstiden ender på 0,6 sek. hvilket er meget fint. 20 Materialer 1 20.765,00 20.765,00 10 Arbejdsløn 1 timer 8.220,00 8.220,00 (Momsfrit beløb: 0,00 - Momspligtigt beløb: 28.985,00) Subtotal : 25,00% moms : Total DKK : 28.985,00 7.246,25 36.231,25 Fredlund Byg ApS - Knopvænget 7-5700 Svendborg - CVR-nr.: 31361397 Tlf.: +45 22 93 82 83 - Mail: mail@fredlundbyg.dk - Bank: Sydbank A/S - Kontonr.:6840 / 1155277 - IBAN-nr.: DK2768400001155277 - SWIFT-kode: SYBKDK22
Bilag: 6.2. Ansøgning om opsætning af akustiklofter i Tåsingehallen Udvalg: Haludvalget Mødedato: 25. august 2016 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 203756/16
From: Bjarne Egeberg Sent: 30 Jun 2016 11:25:31 +0200 To: Brian Schaltz Nielsen Subject: Ansøgning. Attachments: 1084470_1833169331_20160624_065319-1.pdf, ATT00001.txt Taasingehallen ansøger om midler til akustikloft i bordtennis rummet. Det er for at vi kan bruge rummet til gymnastik og børne håndbold. Det var måden vi kunne løse træningstimerne på. Vi ansøger om Kr 289815.00 ex moms. Tilbud vedlagt. Mvh. Bjarne Egeberg Taasingehallen.
Flemming Hastrup Jensen Ole Rømers Vej 19 5700 Svendborg Leveringsadresse: Tåsingehallen 5700 Svendborg TILBUD Tilbud på akustikloft i krav maga lokalet Nr....: 112 Dato...: 24.06.2016 Kundenr...: 46406418 Side...: 1 af 1 Nr. Tekst Antal Enhed Stk. pris Pris Nuværende efterklangstid er 0,98 sek. Med 35 stk. dæmpit komfort plader kan lyden reduceres med 39 %, så efterklangstiden ender på 0,6 sek. hvilket er meget fint. 20 Materialer 1 20.765,00 20.765,00 10 Arbejdsløn 1 timer 8.220,00 8.220,00 (Momsfrit beløb: 0,00 - Momspligtigt beløb: 28.985,00) Subtotal : 25,00% moms : Total DKK : 28.985,00 7.246,25 36.231,25 Fredlund Byg ApS - Knopvænget 7-5700 Svendborg - CVR-nr.: 31361397 Tlf.: +45 22 93 82 83 - Mail: mail@fredlundbyg.dk - Bank: Sydbank A/S - Kontonr.:6840 / 1155277 - IBAN-nr.: DK2768400001155277 - SWIFT-kode: SYBKDK22
Bilag: 7.1. Tilbud på foldevæg Udvalg: Haludvalget Mødedato: 25. august 2016 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 198762/16
Bilag: 7.2. Ansøgning om ny foldevæg Udvalg: Haludvalget Mødedato: 25. august 2016 - Kl. 18:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 198761/16