Organisationsbestyrelsen CC: Forretningsfører Tony Sørensen CC: Referatmappen. Holbæk, den 4. april 2014 Mødedeltagere: Referat ordinært bestyrelsesmøde dato Knud Nielsen (KN) Konni Lunau (KL) Helle Hjort (HH) Dorthe Fløe (DF) Robert Gerken (RG) Tony Sørensen (TS) 1. april 2014 kl. 17.00 sted Organisationsbestyrelseslokalet i kælderen under foreningens kontor. Protokollens side; 311 Dagsorden 1.0 Organisationsbestyrelsen 1.1Godkendelse af referat fra seneste organisationsbestyrelsesmøde 1.2Strategi og overordnet målsætningsprogram 1.2.1 Værdiprogram og handlingsplan
2.0Drift 1.3Særlige emner 1.3.1 Planlægning af generalforsamlingen 2014 1.3.2 Planlægning af temamøde Alternativ energi - varmepumper 1.3.3 Revidering af personalepolitik 1.3.4 Byggeforeningens navn 2.1Særlige emner 2.1.1 Godkendelse af råderetsarbejder i afdeling K. 2.1.2 Hjemmeside 2.1.3 Kursusvirksomhed 1.0 Organisationsbestyrelsen 1.1 Godkendelse af referat fra seneste organisationsbestyrelsesmøde Godkendt uden bemærkninger. 1.2 Strategi og overordnet målsætningsprogram 1.2.1 Værdiprogram og handlingsplan Resumé: På baggrund af beboermødet den 9.11.2013, er der udarbejdet en handlingsplan for beboerønskerne m.m. Status for handlingsplanen fremgår af bilag 1. Finansiering af de enkelte aktiviteter, budgetteres særskilt. Lov om Forvaltningsrevision. Det indstilles, at status for handlingsplanen drøftes på det kommende møde den 1.4.2014. Handlingsplanen blev gennemgået og revideret. 1.3.1 Planlægning af generalforsamlingen 2014 Årets generalforsamling afholdes den 13. maj 2014 på Vandrerhjemmet. 2
Der er afsat ca. 20.000 kr. til afholdelse af den årlige generalforsamling. Lov om almene boliger. Det indstilles, at OB behandler og drøfter: 1. Forslag til indkaldelse (se bilag 2) 2. Udkast til årsberetninger og Forvaltningsrevision (se bilag 3 & 4) 3. Bespisning (HH: varm mad er dyrt) 4. Valg af revisor (i.h.t mail udsendt den 11.3.2014) 5. Dirigentforslag Ad pkt. 1:Godkendt. Ad pkt. 2:Godkendt. Ad pkt. 3:Snitter. Ad pkt. 4:PWC godkendt. Ad pkt. 5: John Hvass. 1.3.2 Planlægning af tema møde Alternativ energi - varmepumper Resumé: Beboerne har på mødet den 9.11.2014 (værdigrundlaget), ønsket at mulighederne for anvendelse af varmepumpe, undersøges. Det er aftalt med KN, at alle beboere inviteres til at deltage i temamødet onsdag den 23.4.2014 kl. 19.00 i festsalen under administrationen på Valdemar Sejrsvej. Der er indgået aftale med Solcellekompagniet.dk (tidligere vampepumper.dk) om, at de kommer og holder et foredrag. Formålet med temamødet kunne være, at aktiviteten kan medvirke til at give deltagerne en større viden om varmepumpernes anvendelsesmuligheder. Omkostningerne til mødet kan forventes at ligge på ca. 1.000 kr. til vand, kaffe m.m. 3
Lov om almene boliger. Godkendt. 1.3.3 Revidering af personalepolitik Resumé: Byggeforeningens personalepolitik er senest revideret i år 2008. Af byggeforeningens målsætningsprogram fremgår det at: Forretningsfører skal sikre, at der er udarbejdet en ajourført personalepolitik, som er godkendt af bestyrelsen. Personalepolitikken skal være fremadrettet og sikre, at der på den ene side sættes nogle rammer for det fælles virke og på den anden side, at bestyrelsens overordnede mål opfyldes. Personalepolitikken skal endvidere sikre, at byggeforeningen er et sted, hvor man gerne vil lægge sin arbejdsindsats, herunder, at lønstrukturen i byggeforeningen er konkurrencedygtig sammenlignet med den øvrige branche. Personalepolitikken, forskellige instrukser og personalegoder fremgår af personalehåndbogen. Der arbejdes systematisk med udvikling af medarbejdernes kompetence. Der arbejdes med udvikling af arbejdspladsen i form af hjemmearbejdspladser og større fleksibilitet. Den samlede personalepolitik tages op til revision hver 2. år på organisationsbestyrelsens seminar. Der gennemføres årlige personalesamtaler, som bl.a. danner udgangspunkt for medarbejdernes indplacering i forhold til "Ny løn" samt ønsker til uddannelse m.m. Der gennemføres tilfredshedsundersøgelser blandt medarbejderne hvert 3. år. Der gennemføres arbejdsplads vurderinger - APV, såvel fysiske som psykiske hvert 3. år. Lov om Forvaltningsrevision. 4
Det indstilles, at personalepolitikken gennemgås og revideres. Se bilag 5. Revideret og godkendt. 1.3.4 Byggeforeningens navn Byggeforeningen er navngivet i forbindelse med stiftelsen i 1933. Byggeforeningen af 1933 er et relativt langt navn at udtale, og i mange sammenhænge anvendes BYG33 i stedet, da det er kortere og nemmere at udtale. En ændring af byggeforeningens navn, vil betyde en ikke nærmere kendt udgift til ændring af logo m.m. på fremtidige kuverter m.m. Organisationsbestyrelse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter et forslag om, at årets generalforsamling behandler et forslag om, at omdøbe byggeforeningen til BYG33 med Byggeforeningen af 1933 som binavn. Godkendt procedure afklares med BL. Logo fastholdes. 2 Drift 2.1 Særlige emner 2.1.1 Godkendelse af råderetsarbejder i afdeling K En ny beboer på Absalonsvej 38 har ansøgt om tilladelse til, at fjerne en halv mur mellem de to stuer i stueplan, muren mellem stue og køkken, samt om tilladelse til at etablere et dørhul fra stuen til baghaven. Arbejderne ønskes udført som kollektive råderetsarbejder. Tømrer & murer har set på opgaven og har afgivet et overslag. Der skal herudover udføre statiske beregninger. 5
Afdelingsmødet har den 13. marts 2014, godkendt at beboerne kan gennemføre arbejderne (med undtagelse af etablering af dørhul fra stue til baghave) som kollektive råderetsarbejder. Begge arbejder, forventes samlet at koste ca. 100.000 kr. Lov om almene boliger. 37 b. Afdelingsmødet kan træffe beslutning om gennemførelse af bestemte forbedringer af det lejede efter lejerens ønske og om gennemførelse af sådanne forbedringer af ledige lejemål. Forbedringerne finansieres med annuitetslån med en maksimal løbetid på 30 år. Afdelingsmødet kan fastsætte nærmere rammer for den enkelte lejers adgang til at få forbedret sin bolig, herunder fastsætte maksimumsbeløb for anskaffelsessummerne for de enkelte forbedringsarbejder. Boligorganisationen godkender afdelingsmødets beslutninger. Stk. 2. Boligorganisationens bestyrelse indbringer eventuelle uenigheder mellem boligorganisationen og afdelingsmødet om afdelingsmødets beslutninger efter stk. 1 for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse. Stk. 3. Stk. 1 omfatter ikke hårde hvidevarer. Organisationsbestyrelse og afdelingsmøde. Godkendt. 2.1.2 Hjemmeside Organisationsbestyrelsen ønsker at optimere byggeforeningens hjemmeside, herunder gøre den mere tilgængelig for svagtsynet og få integreret flere selvbetjeningsfunktioner fra EGBoligs program E-bolig. Kurt Blom fra Bleau præsenterede på mødet to forslag for en optimering af hjemmesiden, som Bleau kunne tilbyde. Den ene løsning indeholdt et tilbud om at flytte byggeforeningens hjemmesides design fra Word Press over i Dynamic Web, med en integration til programmet Nembolig, som indeholder selvbetjeningsfunktioner fra E-Bolig. 6
Det andet løsningsforslag indebærer, at man bibeholder hjemmesiden i Word Press og at man lægger en underside ind, med funktioner fra Nembolig og E- Bolig. Denne er formentligt den billigste, men det er en forudsætning at flere boligselskaber som har interesse i denne udgave, melder sig til udviklingen af modellen. Der er en del etablerings- og årlige driftsomkostninger forbundet med en optimering af hjemmesiden, som det er blevet foreslået. OB vedtog, at Bleau bedes afgive et konkret tilbud på løsningsforslag nr. 2. 2.1.3 Kursusvirksomhed KN fremlagde forslag for, at personale og bestyrelsesmedlemmer uddannes i egentligt konfliktløsning, m.h.p. i endnu større udstrækning, kunne opnå tilfredsstillende løsninger i forhold de konflikter der endnu imellem opstår i byggeforeningen. Der findes flere forskellige kurser, men for at man kan opnå den ønskede kompetence, bør det være et af de mere kvalificerede og dermed langvarige kurser man bør søge. Kurserne koster typisk ca. 5. -8.000 kr. pr. dag. OB vedtog, at der bør lægges et egentligt kursusbudget for 2015, hvor forslaget kan indgå. Mødeplanen for organisationsbestyrelsen 06-05-14 kl. 17.00, Regnskabsafslutningsmøde, bestyrelseslokalet (adm. er vært ved arbejdsfrokost) 13-05-14 kl. 19.00, Generalforsamling, Vandrerhjemmet Adresseliste organisationsbestyrelsen Navn Adresse Telefon Telefon 2 E-mail adresse Valgt Knud Nielsen Kapellanvej 35 2340 5464 knni@youmail.dk maj-13 Konni Lunau Bjergmarken, 22. st. tv. 59 43 87 59 23888759 konnilunau@gmail.com maj-13 Helle Hjorth Valdemar Sejrsvej 33, 2. th. 25 88 90 82 hhjorth.05@gmail.com maj-12 Dorthe Dalsgaard Fløe Rolighedsstræde 28725596 dorthe.floe@gmail.com maj-12 7
Robert Gerken Bjergmarken 16, 2. th 42753504 gerkenrobert@gmail.com Maj-13 Lilja Helt Absalonsvej 48 4095 8086 5943 8557 sakko@pc.dk maj-12 Navn Adresse Telefon Telefon 2 E-mail adresse Tony Sørensen Eget bo 35, 1. tv. 4000 6120 4406 tso@byg33.dk 8