Kundekalender
3 Indholdsfortegnelse Del I Introduktion 6 Del II Installation 8 1 Velkomst... 8 2 Licens... 9 3 Placering... 10 4 Første... bruger 11 5 Afslutning... 12 6 Fejlmeddelelser... 13 Del III Kundekalenderen 16 1 Indledning... 16 2 Forsiden... 17 Opret aftale... 18 Redigér aftale... 19 Slet aftale... 21 3 Filer... 21 Data... 21 Back-up... 21 Genskab... 22 Komprimér... 23 Reparér... 23 Afslut... 23 4 Rediger... 23 Kunder... 24 Fremtidige... aftaler 26 Alle aftaler... 28 Medarbejder... 29 Mødetider... 30 Adgangsstyring... 31 Behandling... 32 Sm s-regnskab... 32 CPSMS... 33 Opsætning... 33 Kalender... 34 Påmindelse... 34 CPSMS... 35 Modem... 35 E-mail... 39 Besked... 41 Administration... 42 Diverse... 43 Registrering... 44 3
4 Kundekalender 5 Vis... 44 Åbningstiden... 45 Skalér dagen... 45 Reklam er... 45 6 Beskeder... 45 Auto-påm indelse... 45 Påm indelse nu... 45 Ekstra info... 46 Send sms... 46 Send e-mail... 47 Køadm inistration... 48 7 Hjælp... 49 Kundekalender-hjælp... 50 Om...... 50 Del IV Alt det andet 52 1 CPSMS... Konto 52 Em ail-2-sm s... 52 Generelle Indstillinger... 54 Bestil Sm s... 56 2 Installér... modem 56 Del V Mere information 58
Del I
6 1 Kundekalender Introduktion Kundekalenderen er et kalenderprogram, der kan bruges til at holde styr på dine eller andres aftaler. Kalenderen kan hjælpe dig med at minde kunder/venner/medlemmer (omtalt "kunder" i resten af teksten) om aftaler vha. sms eller e-mail påmindelser. Den er et alternativ til online kalender- og bookingsystemer såsom Hairtools og Geckobooking som er langt mere omfattende, og dyrere, end Kundekalenderen. Kalenderen er rigelig, hvis du ikke ønsker at bruge mange penge på et bookingsystem, men stadig vil have en nem måde at minde folk om aftaler eller bare til personlig brug i dagligdagen. Hvis du ikke allerede har prøvet Kundekalenderen, så foreslår vi du straks går ind på hjemmesiden: http://kundekalender.skovjuul.dk og henter den gratis demo, der er tilgængelig. Du kan prøve den gratis i 30 dage, hvorefter den holder op med at virke. Du kan til enhver tid registrere kalenderen uden at miste dine aftaler eller anden information du har tastet ind i kalenderen; selv længe efter de 30 dage er gået (så længe du ikke sletter programmet i mellemtiden). Men nu vil vi ønske dig god fornøjelse, og vi håber, det er en kalender, du vil blive ved med at bruge i mange år. Med venlig hilsen Skovjuul Development
Del II
8 2 Kundekalender Installation Installationen er nem at følge, men her er alligevel en kort gennemgang i tilfælde af, at du skulle komme i tvivl undervejs. 2.1 Velkomst Tryk blot "Næste >>" for at fortsætte installationen.
Installation 2.2 Licens Læs licensbetingelserne og såfremt du kan acceptere dem, sætter du et hak i den lille boks og trykker på "Næste >>" for at fortsætte installationen. 9
10 2.3 Kundekalender Placering Her kan du ændre hvor du vil have programmet installeret. Normalt ligger alle dine programmer i den foreslåede mappe, men ønsker du at installere det et andet sted, trykker du blot på knappen "Skift..." og vælger en anden mappe. Når du er færdig trykker du på knappen "Næste >>" for at fortsætte.
Installation 2.4 11 Første bruger Her opretter du den første bruger, dvs. en der skal vises i kalenderen. Du skal nøjes med at skrive et fornavn i boksen. Har du flere medarbejdere med det samme fornavn, der skal benytte Kundekalenderen, skal du som vist herover tilføje et ekstra bogstav for at kunne kende forskel på brugerne i kalenderen. Klik på "Næste >>" for at fortsætte installationen.
12 2.5 Kundekalender Afslutning Installationen er nu færdig og du kan vælge om programmet skal lægge en genvej ude på dit skrivebord, så du lettere kan starte kalenderen. Tryk på knappen "Afslut" for at afslutte installationen.
Installation 2.6 Fejlmeddelelser I Windows 7, kan du risikere at få en fejl til sidst, når du har trykket på knappen "Afslut". Her skal du blot vælge "This program installed correctly" eller "Dette program blev installeret korrekt". Programmet fungerer fint alligevel. 13
Del III
16 3 Kundekalender Kundekalenderen Kundekalenderen er meget nem at bruge, men der er mange finesser, som kan forbedre din daglige brug, så derfor vil vi forslå dig at læse hele manualen i gennem, så du ikke går glip af noget. 3.1 Indledning Inden du går i gang med at bruge Kundekalenderen, er der lige et par ting, vi vil forklare, som måske kan virke lidt forvirrende første gang, du støder på dem. Hver medarbejder der er oprettet i kalenderen har sit eget unikke kodeord. Det er for at holde styr på hvem, der har adgang til hvilke dele af kalenderen. Så ofte, hvis du skal ind i en kritisk del af kalenderen, vil følgende billede dukke op: Her skal du blot indtaste din kode. Hvis du har adgang, i følge dine rettigheder, så åbner den del af programmet, som du har bedt om. Ellers vil du blive mødt af dette billede:
Kundekalenderen 3.2 17 Forsiden På selve forsiden af programmet kan du se alle aftalerne. Under hver dag/person kan du se hvor meget af dagen, der er optaget. Det giver dig et hurtigt overblik, når du står med en kunde og skal finde en ledig tid. I bunden af programmet er der en mini-kalender, så du hurtigt kan finde en bestemt dato.
18 Kundekalender Til højre for mini-kalenderen er et log-vindue, der viser kø-tilstanden, dvs. om beskeder er blevet sendt eller om der har været nogen problemer. Hvis du benytter CPSMS systemet, er der yderst til højre vist antallet af CPSMS'er tilbage på din konto samt en advarsel, hvis du når under din minimumsgrænse angivet i Opsætning->Påmindelse>CPSMS. 3.2.1 Opret aftale Du opretter en ny aftale ved at dobbeltklikke med musen i programmet ud for den tid, du ønsker at booke. Du kan finde en allerede oprettet kunde ved at begynde at indtaste i feltet "Navn:".
Kundekalenderen 19 Findes kunden allerede kommer alle hans eller hendes oplysninger frem i de andre felter. Kender du f.eks. kun en kundes fastnet telefonnummer, kan du indtaste nummeret i det tilsvarende felt og trykke på "Enter" tasten på tastaturet. Dette gælder også for felterne: "Mobil", "Arb. nr." samt "Firma". Dog skal du sørge for at feltet "Navn" er tomt inden du begynder. Når du har fundet en kunde, trykker du på knappen "Tilføj til aftale" for at tilføje kunden. Dette er vigtigt, og skal gøres for hver person, der skal komme til aftalen, ellers bliver der ikke oprettet nogen aftale når du trykker på knappen "Gem". Når du er færdig med at tilføje kunder, vælge farve på aftalen, tilrette start- og sluttid etc. skal du trykke på knappen "Gem" for at gemme aftalen. 3.2.2 Redigér aftale For at redigere en allerede oprettet aftale, skal du dobbeltklikke med venstre museknap på den aftale, du vil redigere.
20 Kundekalender Nu kan du ændre på tidspunkter, farver, behandlingstyper og meget andet. Du kan også slette en kunde fra aftalen ved at trykke på deres navn med højre muse-knap og vælge "Slet". Hvis du vil ændre på en kundes indstillinger, f.eks. hvis de vil have en anden type påmindelse eller slet ingen, så skal du blot trykke på deres navn med venste muse-knap, så kommer alle deres oplysninger frem for neden. Når du har ændret i dem, er det vigtigt at du trykker på knappen "Tilføj til aftalen" for, at ændringerne bliver gemt. Når du er færdig, skal du trykke på knappen "Gem" for at gemme ændringerne. Trykker du på knappen "Slet", sletter du aftalen for alle kunderne, der har aftalen.
Kundekalenderen 3.2.3 21 Slet aftale Du kan slette en aftale ved at klikke på den med venstre museknap og trykke på delete-knappen (nogle gange hedder den blot "Del") på dit tastatur. Dette vil slette aftalen for alle personer, der har aftalen. Vil du kun slette aftalen for nogle af personerne, der har aftalen, skal du redigere aftalen og slette de personer, der ikke længere skal deltage. 3.3 Filer 3.3.1 Data Denne del omhandler den mere tekniske del af Kundekalenderen, så læs den grundigt inden du går i gang. 3.3.1.1 Back-up I den dialogboks der dukker op, vælger du, hvor du vil gemme en back-up fil af din kalender. Som standard gemmer kalenderen filen i en undermappe dér, hvor kalenderen er installeret. Det anbefales at gøre det hver dag eller mindst en gang om ugen. Du behøver ikke gemme en ny fil
22 Kundekalender hver gang, men kan sagtens overskrive den gamle fil. Det er dog smart at have mindst 2 forskellige filer, så du altid kan gå mindst én gang tilbage i tilfælde af fejl. Pas dog på ikke at få så mange, at du ikke kan holde styr på dem, men slet dem efterhånden som de bliver for gamle. Det anbefales at lave en ny backup-fil både lige før samt lige efter en opdatering af programmet. 3.3.1.2 Genskab Når du vælger "Genskab" bliver du først advaret og dét med god grund. Vælger du at genskabe en tidligere back-up, vil ALLE ændringer, du har lavet i mellemtiden gå tabt, både aftaler, journaler, nye kunder og alt andet, så du skal være helt sikker på, at det er nødvendigt. Hvis du vælger "OK" skal du herefter vælge den backup-fil, som du vil genskabe. Hvis du har valgt et andet sted at gemme filen, da du tog back-uppen, skal du første finde filen. Når det er gjort, skal du blot trykke på den med venstre museknap og tryk på "Open" eller "Åben" -knappen. Vær opmærksom på, at efter en større opdatering af Kundekalenderen, kan der være lavet ændringer, der gør at en ældre back-up fil ikke længere kan bruges, og du vil få en fejl-meddelelse til sidst.
Kundekalenderen 3.3.1.3 23 Komprimér Denne funktion er kun nødvendig, hvis du har rigtig mange ansatte med rigtig mange aftaler som tit bliver oprettet og slettet. Det gør at databasen, hvori alle informationerne bliver gemt, bliver komprimeret og derved hurtigere igen. Det er ikke nødvendigt at gøre det særlig tit, men især efter en oprydning af gamle aftaler, er det smart at gøre. Det anbefales dog kraftigt først at tage en back-up i tilfælde af, at der skulle opstå problemer. 3.3.1.4 Reparér Bliver du ved med at få fejl, når du prøver at oprette aftaler eller kunder, kan du prøve at reparere databasen vha. denne funktion. Det burde dog aldrig opstå. 3.3.2 Afslut Lukker Kundekalenderen. Dette kan tage op til 10 sekunder, hvis programmet f.eks. er midt i at sende en besked af sted. 3.4 Rediger Denne sektion dækker alle former for opsætning og redigering af data. Lige fra kunder og medarbejdere til selve kalenderen.
24 3.4.1 Kundekalender Kunder Her kan du administrere dine kunders personlige informationer, samt få overblik over de aftaler han eller hun har i fremtiden. Hvis du sætter hak i "Ønsker E-mail-påmindelse" eller "Ønsker SMS-påmindelse" vil programmet huske det, når du opretter en ny aftale. Sætter du hak i "Ønsker tilbud via SMS/E-mail", kan du sende dem beskeder via Ekstra info. "Firma"-feltet kan bruges til at gruppere folk i forbindelse med afregning af behandlinger.
Kundekalenderen 25 Du kan finde en kunde ved at indtaste tekst i "Mobil", "Fastnet", "Arb. nr." samt "Firma" felterne og trykke på "Enter"-knappen på tastaturet. Sørg for at "Navn"-feltet er tomt inden du går i gang. Ønsker du at føre en journal over en kunde, så du nemmere ved, hvad du har lavet eller skal være opmærksom på næste gang, trykker du blot på knappen "Ret journal". Husk at trykke på knappen "Gem ændringer", når du er færdig. Ønsker du at gemme journalen som en tekstfil på din computer, kan du bruge knappen "Gem journal" og vælge, hvor du vil gemme filen. For at udskrive journalen trykker du blot på det lille ikon af en printer, der er lige til venstre for "Ret journal"-knappen. Når du er færdig med at rette i en kundes informationer, trykker du blot på "Gem" for at gemme ændringerne. For at lukke billedet trykker du på det lille røde kryds i øverste højre hjørne. Ønsker du at slette en kunde permanent, trykker du på knappen "Slet". En kunde kan dog ikke slettes, såfremt han har aftaler i kalenderen i fremtiden. Slet aftalerne først og slet derefter kunden. Standard layout Hvis du har et standard layout, som du vil hente ind første gang, du starter på en journal, kan du, når du har trykket på "Ret journal", vælge knappen "Åben layout" og finde den fil du har gemt med dit layout. Vær dog opmærksom på at det vil slette, hvad der evt. skulle være i den journal, du netop har åbnet.
26 Kundekalender 3.4.1.1 Fremtidige aftaler Hvis du skifter til fanebladet "Fremtidige aftaler", kan du se en kundes fremtidige aftaler. Du kan også printe en seddel til kunden vha. knappen "Udskriv aftaler", så han kan få tiderne med hjem.
Kundekalenderen 27 Hvis du lægger et billede af dit logo samme sted, som du har programmet liggende (skal hedde logo. bmp), vil det komme på udskriften i øverste højre hjørne. Det samme gælder, hvis du har udfyldt dine informationer i Opsætning->Registrering, så vil de informationer også fremgå på udskriften. Ovenstående er ikke nødvendige og mangler de, vil der blot være tomt i toppen af papiret.
28 3.4.1.2 Kundekalender Alle aftaler På fanebladet "Alle aftaler" kan du i boksene for neden vælge en startdato og en slutdaog og trykke på knappen "Hent". Det vil vise alle aftalerne i den periode, som en kunde har haft. Dette kan både være gamle aftaler og fremtidige aftaler. Denne funktionalitet kan bruges, hvis en kunde afregner for en længere periode af gangen i stedet for fra gang til gang. Så kan du nemt få et overblik over, hvilke aftaler han har haft i den givne periode.
Kundekalenderen 3.4.2 29 Medarbejder Her kan du tilføje, redigere eller slette dine medarbejdere. "Vis i kalender" bestemmer om medarbejderen skal vises i kalenderen. Du kan sætte eller fjerne hakket uden, at der sker noget med aftalerne i kalenderen. Dvs. hvis du til tider vil have et bedre overblik, kan du gå ind og fjerne hakket for nogle medarbejdere, indtil du vil se dem alle i kalenderen igen. Kodeordet skal være unikt for hver medarbejder, ellers får du en fejlmeddelelse der ser sådan ud: Når du er færdig, trykker du på knappen "Gem" for at gemme din medarbejders informationer.
30 3.4.2.1 Kundekalender Mødetider På dette faneblad skal du indtaste medarbejderens normale arbejdstider. Du vil stadig kunne oprette aftaler uden for disse tider, det giver blot et nemmere overblik i kalenderens oversigt, når du skal oprette nye aftaler. Hvis medarbejderen har fri f.eks. lørdag og søndag, skal starttid og sluttid sættes til det samme.
Kundekalenderen 3.4.2.2 31 Adgangsstyring Her kan du give dine medarbejdere adgang til de forskellige dele af programmet. Som standard har alle medarbejdere adgang til at oprette, redigere og slette en aftale, samt gå ind under menupunktet Redigér->Kunder, så de kan se aftaler og redigere journaler. Det er kun nødvendigt, at én medarbejder har hak i alle boksene, da det ikke er "normalt", at skulle ændre de andre steder i programmet andet end lige efter installationen af Kundekalenderen.
32 3.4.3 Kundekalender Behandling Her kan du oprette de mest benyttede behandlinger, så du kan vælge i mellem dem, når du opretter en aftale. Farven kan sættes, så behandlingen har en standardfarve, når du opretter en aftale. Beskrivelsen bliver ikke brugt andre steder end her, så den er til personligt brug. 3.4.4 Sms-regnskab Her kan du se, hvor mange sms'er hver enkelt behandler har "sendt". Dette kan bruges, hvis dine behandlere selv skal betale for påmindelserne. Når en medarbejder har betalt for sine sms'er, kan du højreklikke på personen med musen og
Kundekalenderen 33 nulstille "Antal sendt". "Antal sendt i alt" kan ikke nulstilles. "Vis alle medarbejdere" viser også de medarbejdere, der ikke pt. bliver vist i kalender-oversigten. 3.4.4.1 CPSMS Hvis du benytter dig af CPSMS, kan du her opdatere, hvor mange sms'er du har tilbage på din CPSMS-konto, f.eks. lige efter du har tanket op på deres hjemmeside. Det gør det nemmere at følge med i, hvor mange du har tilbage, da Kundekalenderen advarer dig, hvis du når ned under det mindste antal, som du har defineret i Opsætning->Påmindelse->CPSMS. 3.4.5 Opsætning Dette punkt dækker over de mere tekniske dele af Kundekalenderen, så læs dette afsnit grundigt i gennem, inden du går i gang. Når du er færdig med at ændre i opsætningen, trykker du på det røde kryds i øverste højre hjørne. Nogle ændringer kræver en genstart af programmet, så gør det for at være på den sikre side.
34 3.4.5.1 Kundekalender Kalender "Tidsinterval" er intervallet for forsidens inddeling af timerne. Du kan også sætte om aftaler må overlappe hinanden, eller om der kun kan være én aftale i et tidsrum. Åbningstid og lukketid er standardtiderne, som der vil blive taget udgangspunkt i, når du opretter en ny medarbejder. Farverne kan ændres, hvis du ønsker større kontrast på forsiden, prøv dig frem. Går det helt galt, kan du altid trykke på "Gendan Farver", så bliver de farver, der var, da kalenderen blev installeret, gendannet. 3.4.5.2 Påmindelse Her opsættes de forskellige måder, hvorpå en kunde kan påmindes. Du skal bruge informationer fra enten CPSMS og/eller din internet-udbyder for at kunne udfylde dem.
Kundekalenderen 35 3.4.5.2.1 CPSMS Her skal du indtaste dine CPSMS oplysninger. Email-kode er den lange kode du lavede inde på CPSMS's hjemmeside under Email-2-Sms. Afsender er den person der bliver vist som afsender på modtagerens telefon. Du kan enten bruge: a) %B hvilket vil blive til navnet på den behandler, der har aftalen b) Et navn. Det vil så altid være det navn, som vil stå som afsender. Navnet kan være på max. 11 tegn. c) Et telefonnummer. Det vil så altid være det telefonnummer, som vil stå som afsender. Du kan sætte om du vil have en advarsel på forsiden af Kundekalenderen, hvis antallet af tilgængelige CPSMS'er når under et bestemt antal. Du kan trykke på "CPSMS-hjemmeside" for hurtigt at komme til deres hjemmeside og oprette en konto eller tanke op, hvis du er løbet tør. 3.4.5.2.2 Modem Husk at sætte mobiltelefonen/modemmet til computeren før du åbner Opsætning.
36 Kundekalender I boksen skal du vælge en port, COM1 er en standardport, som ikke kan bruges. Hvis der ikke er andre at vælge i mellem, er telefonen/modemmet ikke sat ordentligt til computeren. Knappen "Tilpas" skal ikke bruges i første omgang. Vælg en port og tryk på "Test Port"-knappen, der kan gå op til 30 sekunder før, du får at vide om den valgte port, kan bruges.
Kundekalenderen 37 Hvis du får at vide, at den valgte port ikke kan bruges, så vælg en anden og prøv igen til du finder én, der virker. I dette tilfælde virker COM9. Nu skal du lave en sidste test for at være helt sikker. Indtast et mobilnummer i det tomme felt (husk +45 foran). Det skal være et nummer til en telefon, du har ved siden af dig, så du kan se om du modtager en sms med det samme. Tryk på "Test Modem"-knappen og afvent. Sker der ikke noget efter et minutstid, så start forfra med et andet portnummer, som du ikke har prøvet endnu. Hvis det virker, skulle det gerne se sådan ud:
38 Kundekalender... og du skulle gerne modtage en sms på det indtastede nummer med det samme. Får du i stedet dette billede..... er der opstået en ukendt fejl. En fejl 500 kan være alt fra at ledningen ikke sidder ordentlig i telefonen til, at du har skrevet et forkert telefonnummer eller er løbet tør for sms'er/taletid på et taletidskort.
Kundekalenderen 39 3.4.5.2.3 E-mail For at kunne sende enten e-mail påmindelser eller CPSMS-påmindelser skal du udfylde denne del. Du har fået oplysningerne fra din internet-udbyder, og de skal blot indtastes. Vær opmærksom på at nogle udbydere kræver et login, det står også i dit brev fra dem. Er det tilfældet, skal du sætte et hak i "SMTP-serveren kræver login" og udfylde de to sidste felter. I det nederste felt kan du indtaste en email-adresse og trykke på knappen "Test afsendelse" for at se om du har indtastet de rigtige oplysninger. Hvis du modtager en mail kort efter, så har du tastet rigtigt. Har du tastet forkert får du en fejl:
40 Kundekalender Hvis oplysningerne ser ud til at være i orden og den kan afsende en mail ser det sådan her ud: Modtager du ikke en email, selvom det hele ser fint ud, så dobbeltcheck alle oplysninger. Det er desværre ikke muligt at finde ud af, om der skulle have sneget sig en stavefejl ind et eller andet sted.
Kundekalenderen 41 3.4.5.2.4 Besked Her kan du vælge, hvad tid Kundekalenderen automatisk skal sende påmindelser. Desuden laver du også den besked, som bliver sendt til kunderne. Der er vist 6 bogstaver med et %-tegn foran. Disse kan bruges i beskeden, og vil blive erstattet i den endelige besked, der bliver sendt af sted. F.eks. vil følgende tekst: Kære %K Husk din tid til %F d. %D kl. %T hos %B. Venlig hilsen Skovjuul blive til: Kære Holger Husk din tid til massage d. 7-6-2007 kl. 12:00 hos Henry S. Venlig hilsen Skovjuul HUSK! En SMS-besked må max være på 140/160 tegn EFTER, at alle %X er blevet erstattet. Dvs. selvom din besked i boksen kun er på 68 tegn, så bliver den endelige besked i dette tilfælde på 91 tegn. Bemærk: Hvis du sender via CPSMS, kan en enkelt sms-besked være på 160 tegn hvor i mod, hvis du sender via modem, så kan en besked kun være på max 140 tegn, før den bliver delt op i flere.
42 3.4.5.3 Kundekalender Administration Hvis du alligevel ikke har brug for at kende til gamle aftaler, anbefales det at rydde op en gang i mellem, dvs. slette alle de gamle aftaler. Hvis du vil gemme aftaler for det sidste halve år, men alle ældre godt kan slettes, skriver du 183 i feltet og trykker på "Slet"-knappen. Hvis du har brugt kalenderen i mange år og har rigtig mange aftaler, kan du sikkert mærke en forbedring i hastigheden på kalenderen bagefter.
Kundekalenderen 3.4.5.4 43 Diverse "Start programmet automatisk..." er smart at sætte hak i, hvis du skal bruge kalenderen hver gang du starter computeren. "Check automatisk efter nye opdateringer" må kun hakkes af hvis du har en fast internetforbindelse til computeren. Bruger du modem, må denne mulighed ikke være hakket af. "Standardvarighed..." er det antal minutter, som de fleste af dine behandlinger tager. Det gør det nemmere for dig, når du opretter nye aftaler. "Vis antal dage..." er hvor mange antal dage, der skal vises på forsiden af Kundekalenderen. "Start AutoSMS automatisk..." bør kun være hakket af, hvis du sender via CPSMS/e-mail, og du altid er på nettet med computeren, eller hvis dit modem altid er tændt og tilsluttet. Ellers anbefales det at bruge Beskeder->Påmindelse nu, når du vil sende påmindelserne af sted.
44 3.4.5.5 Kundekalender Registrering Hele denne side bør du udfylde da kalenderen bruger informationerne f.eks. i forbindelse med udskrivning af aftaler til en kunde. Det navn der er registreret i feltet "Navn", er det navn, programmet skal/er blevet registreret til. Navnet vises desuden på forsiden af Kundekalenderen: Er der ikke skrevet noget i feltet "Firma", vil der blot så Mogens Andersen. Som det kan ses, behøver ejeren af programmet ikke nødvendigvis være en af behandlerne i kalenderen. 3.5 Vis Her har du mulighed for at ændre, hvordan Kundekalenderen skal vise kalenderen og om den skal vise reklamer, når den ikke er i brug.
Kundekalenderen 3.5.1 45 Åbningstiden Uden hak i denne linie viser kalenderen hele dagen fra kl. 00:00 til 24:00. Hvis du sætter et hak, viser den kun den del af dagen, som du har angivet i Redigér->Opsætning>Kalender. 3.5.2 Skalér dagen Når denne mulighed er hakket af, vil den vise hele dagen indenfor skærmen, dvs. du skal ikke køre op og ned for at finde en tid. 3.5.3 Reklamer Samme sted som du har dit program liggende, kan du oprette, hvis det ikke allerede er oprettet, en mappe der hedder "reklame". I denne mappe kan du lægge billeder af f.eks. tilbud eller produkter, du sælger. Når du starter "Reklamer", vil den vise de billeder, du har lagt i mappen som et slideshow. Dette er f.eks. smart, hvis du har computeren med programmet til at stå i venteværelset, hvor der er andre kunder, der kan se dem, så kan du bare trykke på F9-knappen på dit tastatur og så starter showet. Vær opmærksom på at billederne bliver strukket, så de passer til skærmen, dvs. hvis du har meget små billeder, kommer de til at se mærkelige ud, da de bliver strukket til en meget stor størrelse. Du kommer ud af fremvisningen ved at trykke på venstre museknap. 3.6 Beskeder I denne del af programmet har du bl.a.mulighed for at styre afsendelsen af dine påmindelser samt sende ekstra beskeder til dine kunder. 3.6.1 Auto-påmindelse Hvis du sætter et hak hér, vil programmet automatisk sende påmindelser en gang i døgnet på det klokkeslet du valgte i Rediger->Opsætning->Påmindelse->Besked, forudsat at programmet kører på det tidspunkt, ellers vil de blive sendt med det samme kalenderen, bliver startet næste gang. Er dagen for en aftale blevet overskredet, bliver der ikke sendt en påmindelse. 3.6.2 Påmindelse nu Hvis du ikke bruger Auto-påmindelse, skal du trykke her for at få sendt påmindelserne af sted. Denne mulighed kan også bruges lige inden du lukker programmet, hvis du vil have de sidste beskeder sendt af sted, eller hvis du er i tvivl om der er nogen påmindelser, der venter på at blive
46 Kundekalender sendt af sted. 3.6.3 Ekstra info Denne funktion kan bruges til at sende den samme besked til flere kunder på én gang. Det kan både være som sms og som e-mail. Det forudsætter dog, at folk har de pågældende informationer registreret i deres profil. Det kan være i tilfælde af sygdom, eller hvis du vil sende lidt reklame eller et nyhedsbrev ud. Husk dog at spørge folk om de er interesseret i reklamer, før du sender ud, da du ellers kan blive anmeldt for spam. 3.6.3.1 Send sms Vælg i venstre kasse et navn og tryk på knappen ">" for at tilføje personen til kassen til højre, som er de personer, der vil modtage beskeden. Har folk sagt "ja tak" til reklamer, bliver de automatisk vist i kassen til venstre, ellers bliver du nødt til at sætte hak i "Vis Alle" for at få dem vist. Hvis du trykker på knappen ">>" flytter den alle folk fra venstre kasse til den højre kasse. Afsender er det navn eller telefonnummer, som modtageren kan se når de modtager sms'en. Dette virker dog kun under CPSMS. Hvis du sender via almindeligt modem/mobiltelefon, vil det være det
Kundekalenderen 47 nummer, der står som afsender. Bemærk: Hvis du sender via CPSMS, kan en enkelt sms-besked være på 160 tegn hvor i mod, hvis du sender via modem, så kan en besked kun være på max 140 tegn, før den bliver delt op i flere. Tryk på "Send"-knappen for at sende beskederne af sted. 3.6.3.2 Send e-mail Vælg i venstre kasse et navn og tryk på knappen ">" for at tilføje personen til kassen til højre, som er de personer, der vil modtage e-mailen. Har folk sagt "ja tak" til reklamer, bliver de automatisk vist i kassen til venstre, ellers bliver du nødt til at sætte hak i "Vis Alle" for at få dem vist. Hvis du trykker på knappen ">>" flytter den alle folk fra venstre kasse til den højre kasse. Tryk på "Send"-knappen for at sende beskederne af sted.
48 3.6.4 Kundekalender Køadministration Du kan bruge Kundekalenderen i mange år, uden at skulle bruge dette billede. Det er kun, hvis der har været problemer med afsendelsen af beskeder. Det kan f.eks. være, hvis du har prøvet at sende CPSMS eller e-mail beskeder af sted uden at være forbundet til internettet, eller hvis der er forkerte oplysninger i Redigér-Opsætning. Du vil opdage, at du har brug for at åbne dette billede, hvis du får fejl i loggen på forsiden af kalenderen (markeret med sort): Start med at trykke på knappen "Stop køen". Du kan nu vælge at højreklikke på en af linierne og vælge "Slet", som bare sletter beskeden fra køen, eller du kan vælge "Tilret", som åbner det her billede:
Kundekalenderen 49 Hvis du f.eks. ved, du har mistet forbindelsen til internettet, men har et modem eller en mobil-telefon, kan du tilføje et mobilnummer og ændre "Type" til sms. Det kan også være, du kan se, hans e-mail er forkert, så kan du rette den. Når du er tilfreds med dine rettelser, ændrer du "Problem" til "Nej" og trykker på "Gem"-knappen. Hvis du f.eks. ved at alle elementerne i køen, ikke er kommet af sted, fordi du havde glemt at slutte din computer til internettet inden afsendelsen, kan du blot trykke på knappen "Problemfri". Dette ændrer samtlige linier til fejlfri, og de vil så blive sendt af sted, når du starter køen igen. HUSK at trykke på "Start køen"-knappen inden du lukker billedet igen, da der ellers ikke vil blive sendt flere beskeder, før du genstarter programmet. Du kan se om køen er aktiv i bunden af Kundekalenderen: 3.7 Hjælp Herunder kan du finde hjælp til Kundekalenderen samt en lille "Om"-boks for kalenderen og Skovjuul Development.
50 3.7.1 Kundekalender Kundekalender-hjælp Ved at vælge dette menu-punkt, eller trykke på F1-tasten, får du en udgave af denne hjælp frem på computeren. 3.7.2 Om... Blot en lille smule information om kalenderen og Skovjuul Development. Her er også et link til Kundekalenderens hjemmeside.
Del IV
52 4 Kundekalender Alt det andet Her er beskrevet andre emner, som er relevante for brugen af Kundekalenderen, men som ikke passer ind i resten af manualen. 4.1 CPSMS Konto Gå ind på hjemmesiden: http://www.cpsms.dk og opret en konto ved at trykke på "Demo Login". 4.1.1 Email-2-Sms Start med at gå ind i Indstillinger og Email-2-Sms: Her skal du lave følgende ændringer:
Alt det andet 53 Start med at sætte hak i "Aktiver Email-2-SMS". Hvis du vil vælge afsender via Kundekalender (anbefales) så sæt hak i "Brug email overskrift som afsender i SMS". Sæt også hak i "Erstat linjeskift med mellemrum". "Max længde på SMS" skal sættes til 459 tegn (3 SMS) så, hvis du sender lange sms'er fra Kundekalenderen bliver de automatisk delt op. I feltet "Godkendte email adresser" skal du indtaste den samme mail adresse som du bruger som afsender i Opsætning->Email og trykke på knappen "Tilføj email". Hvis der ikke allerede står en kode i feltet "Email kode" skal du trykke på knappen "Generer ny
54 Kundekalender kode". Den lange kode skal du indtaste i Kundekalenderen i feltet Email-kode i Opsætning>CPSMS. Hvis mail adresserne i CPSMS og Kundekalenderen ikke stemmer overens får du en fejlmeddelelse i bunden af hjemmesiden som vist ovenfor. 4.1.2 Generelle Indstillinger Der er også et par indstillinger under "Generelt" som er værd at slå til.
Alt det andet 55 Sæt et hak begge felter mht. at modtage nyhedsbrev og driftsbeskeder, så ved du altid hvis der sker noget på CPSMS's hjemmeside. Kundekalenderen kan vise, når du er ved at løbe tør for sms'er, hvis du husker at opdatere den manuelt. For at være på den sikre side anbefales det at udfylde de nederste 5 felter med, hvad du synes, passer dig bedst.
56 4.1.3 Kundekalender Bestil Sms Det er nemt og hurtigt at tanke flere sms'er hos CPSMS. Klik blot på SMS->Bestil SMS: Herinde kan du nemt vælge hvor mange du vil købe af gangen, se priser og vælge betalingsform. Husk, når du har tanket din CPSMS-konto op med sms'er, er det klogt at opdatere antallet i Kundekalenderen, så er det nemmere for dig at holde styr på, hvor mange du har tilbage. (se: Redigér->Opsætning->Påmindelse->CPSMS og Redigér->Sms-regnskab->CPSMS). 4.2 Installér modem Hvis du bruger en mobiltelefon med et kabel følger der en cd med, der bare skal installeres for, at det hele virker. Vær dog opmærksom på, at ikke alle mobiltelefoner virker sammen med Kundekalenderen. Der kommer simpelthen for mange mobiler på markedet til, at det er muligt at understøtte alle.
Del V
58 5 Kundekalender Mere information Hvis du, efter at have læst denne manual i gennem, stadig har spørgsmål eller brug for hjælp, så tag et kig på hjemmesiden http://kundekalender.skovjuul.dk. Finder du stadig ikke svar på dit spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os via Kontakt-siden på hjemmesiden. Vi svarer som regel hurtigt tilbage.