Stillings- og personprofil Chef for Ledelsessekretariat Syddjurs Kommune December 2016
Opdragsgiver Syddjurs Kommune Adresse Syddjurs Kommune Lundbergsvej 2 8400 Ebeltoft Telefon 87 53 50 00 Stilling Chef for Ledelsessekretariat Refererer til Kommunaldirektøren Ansættelsesforhold Ansættelse på chefaftale med et forventet årligt lønniveau på 700.000-720.000 kr. plus pension. Ansættelsestidspunkt Forventet tiltrædelse den 1. marts 2017 Yderligere oplysninger Kan fås ved henvendelse til: Kommunaldirektør Jesper Hosbond Jensen Telefon 20 58 50 18 Adm. direktør Lars Muusmann - MUUSMANN Telefon 70 11 20 22 Der henvises til Syddjurs Kommunes hjemmeside www.syddjurs.dk, hvor der findes relevant materiale om kommunen. Rekrutteringsprocessen Ansøgningsfrist: onsdag den 18. januar 2017 kl. 10.00 Søg stillingen pa : www.muusmann.com/stillinger 1. samtale: 23. januar 2017 Test: 24. januar 2017 Møde med borgmester og kommunaldirektør: Mellem 1. og 2. samtale 2. samtale: 30. januar 2017 2
Udfordringen Syddjurs Kommune har store forventninger til den nye chef for ledelsessekretariatet. Chefen er direktionens forlængede arm og skal sammen med ledelsessekretariatet drive opgaver, transformation og forandring ofte i en fri rolle. Referencen er direkte til kommunaldirektøren. Der er tale om en unik position i et stærkt sekretariat. Chefen har et særligt ansvar for at udfordre og udvikle organisationen med dette afsæt. HR indgår i porteføljen, og det giver ekstra fundament og styrke til at præge organisationen. Der venter den nye chef et tæt og levende samspil med direktionen. Direktionen er bindeleddet til politikerne, mens ledelsessekretariatet er bindeleddet til organisationen. Samlet er der tale om en betydelig krumtap for udviklingen af Syddjurs Kommune. Dagsordnerne er mange, spændende og særdeles vitale. Tæt og levende samspil med hele organisationen er en forudsætning for succes. Som sparringspartner til direktion og organisation er den nye chef ikke et støtteben, men en selvstændig trækkraft. Personlige egenskaber Den nye chef er en åben, dialogbaseret og professionel leder, der formår at indgå i dynamiske samspil med byråd, borgmester, direktion, afdelingschefer og medarbejdere. Det fordrer mod og gennemslagskraft at markere sig på en relevant måde og være i stand til at eksekvere kommunens strategier og politikker på ambitiøs vis. Den nye chef skal fungere som en loyal og troværdig sparringspartner, der har en positiv tilgang til samspil og opgaveløsning. Derudover skal chefen besidde en personlig og faglig ballast til på kritisk og konstruktiv vis at udfordre direktionen og det politiske system. Chefen skal være en nærværende, empatisk og synlig leder, der har en anerkendende, lyttende og motiverende tilgang i samspillet med andre. Indgangen til andre skal være samarbejdsorienteret, dialogsøgende og delegerende, hvor sekretariatets medarbejdere på egen hånd kan bevæge sig ud i organisationen. Chefen skal kunne bevare overblikket i pressede situationer, være i stand til at træffe beslutninger og holde fast i vedtagne mål og aftaler. Beslutningsdygtighed og handlekraft er vigtige egenskaber. Samtidig skal chefen være uhøjtidelig og besidde humoristisk sans og et godt humør. 3
Faglige og ledelsesmæssige kompetencer Syddjurs Kommunes nye chef for ledelsessekretariatet skal være analytisk velfunderet og besidde stor politisk indsigt og forståelse, hvormed personen er i stand til at kunne navigere og lede i en politisk styret organisation. Chefen kan begejstre og skabe arbejdsglæde blandt sekretariatets medarbejdere. Der er tale om en person, som omgivelserne har tillid til, og som direktion, ledelseskolleger, medarbejdere og samarbejdspartnere har lyst til at gå i dialog med. Følgende ledelsesmæssige erfaringer og kvalifikationer prioriteres højt: Ledelseserfaring fra en politisk styret organisation, og gerne fra en kommune. Der kan dog også være tale om et stort talent, der folder sig ud. Kompetencer og erfaring på såvel et strategisk som et operationelt niveau. Erfaring med tværgående projekter og samspil, strategiudvikling og -implementering. Chefen skal være initiativrig og have blik for at fange og identificere de gode idéer og formå at omsætte og eksekvere disse til praksis. På den måde er det chefens opgave at fungere som bindeled mellem organisationens områder. Chefen skal have en veludbygget værktøjskasse til professionelt at drive strategi- og forandringsprocesser. Den nye chef for ledelsessekretariatet skal have stærke formidlingsmæssige evner, og fremstå kompetent og troværdigt med en tydelig kommunikation skriftligt og mundtligt. Der forventes en relevant akademisk uddannelse. Ledelsessekretariatet Ledelsessekretariatet består af i alt 22 medarbejdere, hvor otte HR-medarbejdere ledes af en chefkonsulent, der referer til chefen for ledelsessekretariatet. De øvrige medarbejdere har direkte reference til chefen. Sekretariatets primære funktion er at betjene direktionen, det politiske system og den samlede koncernledelse. Ledelsessekretariatet har et tæt samspil med kommunens øvrige administrative afdelinger i løsningen af tværgående opgaver med fokus på at skabe sikre og effektive leverancer. Sekretariatet løser en række vigtige tværgående strategiske opgaver, som f.eks.: Servicering og rådgivning af den administrative ledelse, herunder en vigtig ressource for direktionen. Ansvarlig for direktionens strategiplan og for udvikling af styringskoncepter Servicering og rådgivning af det politiske system vedrørende politikudvikling, dagsordner, referater, kvalitetssikring af sager mv. 4
Udarbejdelse af analyser og strategioplæg samt ledelse af tværgående projekter, herunder omsætte nye koncepter til virkelighed og understøtte implementeringen Budgetproces, budgetarbejde samt budgetopfølgning i samspil med økonomichefen Understøtte direktionens og borgmesterens deltagelse i forskellige eksterne fora Implementering og udfoldelse af kommunens Ledelses- og MedarbejderGrundlag (LMG) Ledelsesudvikling for koncernledelsen og for den samlede ledelsesorganisation Strategiske HR-opgaver, der understøtter hele organisationen, f.eks. udarbejdelse af lønstrategi, kompetenceudvikling, udarbejdelse af lederprofiler, personalehåndbog, leder- og trivselsevaluering, betjening af MED-organisationen mv. Juridisk sparring, herunder juridiske spørgsmål i relation til sagsfremstillinger og i forhold til styrelsesvedtægt, udarbejdelse af juridiske retningslinjer og procedurer, undervisning i sagsdokumentation, journaliseringspraksis, sagsbehandlingsfrister- og praksis i forhold til problemstillinger omkring aktindsigt mv. Strategisk kommunikation, herunder hjemmeside, nyhedsbreve, markedsføring og designlinje. Ledelsessekretariatet varetager i mindre grad driftsopgaver, men har ansvar for opgaver vedrørende afvikling af valg, kommunens forsikringer og indkøb. Chefens hovedopgaver Chefen har ansvaret for de opgaver, der er skitseret ovenfor. Det er vigtigt, at chefen for ledelsessekretariatet sætter retning for opgaveløsning, og samlet set fungerer som chef for ledelsessekretariatets kompetente medarbejdere. Helt afgørende opgaver er betjening af kommunens ledende politikere og politiske udvalg, herunder behandle og håndtere politiske henvendelser professionelt og være i stand til at rådgive om og have styr på de retningslinjer og rammer, der omgiver den kommunale virksomhed. Chefen er derfor også en vigtig figur i forbindelse med forberedelse af politiske møder og skal kunne styre strukturer og kommandoveje, således at alle får de rette informationer på rette niveau og til rette tid. Ligeledes er samspillet med og betjening af direktionen centralt, og chefen skal her indgå som en kompetent dialogpartner, der kan give konstruktivt med- og modspil og bidrage til at udvikle og kvalificere direktionens arbejde med strategiske opgaver og funktioner. Syddjurs Kommune præges af et velfungerende politisk klima, og den nye chef skal bidrage til at identificere og udvikle gode løsninger gennem et konstruktivt samspil mellem politikere og forvaltning, hvor opgavevaretagelsen præges af overblik og kvalitet. Chefen skal i den forbindelse også bidrage til at udvikle politiske visioner og planer samt være i stand til at realisere disse sammen med det politiske system, direktionen, afdelingschefer og 5
medarbejdere. På samme vis skal chefen oversætte og bringe koncepter ud i virkeligheden samt medvirke til at sikre implementering af besluttede planer og initiativer, herunder direktionens administrative visioner og strategier. Chefen har et stort medansvar for udvikling af kommunens tværgående og strategiske opgaver, hvor vedkommende ofte fungerer som projektejer for de tværgående projekter og ofte i tæt samspil med økonomichefen. Ledelsessekretariatet fungerer som en særlig ressourceenhed i kommunen, i den forstand at direktionen påvirker organisationen gennem ledelsessekretariatet, hvor ledelsessekretariatet driver opgaver, transformation og forandring. Et eksempel herpå er opgaven med udmøntning og implementering af kommunens effektiviserings- og digitaliseringsdagsorden, der løses sammen med bl.a. afdelingen for it og digitalisering. Et andet eksempel er udvikling og implementering af aftalestyring mellem direktion og aftaleholdere. Inden for HR-området skal chefen for ledelsessekretariatet medvirke til at sikre den strategiske anvendelse af HR og HR-værktøjer. Chefen skal således fungere som samarbejds- og sparringspartner for medarbejdere på området, hvor opgaven med at sætte den strategiske retning for HR-indsatsen, herunder udvikling af politikker og strategier, udgør vigtige funktioner i chefens opgaveportefølje. Chefen for ledelsessekretariatet varetager funktionen som personalechef i Syddjurs Kommune i tæt samspil med såvel kommunaldirektør og HR-chefen. Kort om Syddjurs Kommune Syddjurs Kommune er en velfungerende og veldrevet kommune i Region Midtjylland. Kommunen dækker et areal på knap 700 kvadratkilometer og har et befolkningstal på 42.000, der er fordelt på ca. 17.000 husstande. Syddjurs Kommunes organisation har godt 3.000 medarbejdere. Gennem dialog med virksomheder, brugere og borgere sikres et fælles ansvar for kommunens udvikling. Værdierne åbenhed, udvikling, respekt og kvalitet præger hverdagen internt i organisationen og i mødet med borgere og samarbejdspartnere. Der er en stærk ånd og en stærk samarbejdskultur i kommunen, hvor ordentlighed og et godt samspil præger dagligdagen. Det er tydeligt, at politikere, koncernledelse og medarbejdere vil noget med det, der gøres, og alle tager ansvar for opgaverne. Kommunen er desuden i front i relation til digitalisering og udvikling af nye samarbejdsformer. Syddjurs Kommune er et af regionens mest attraktive bosætningsområder, idet kommunens faciliteter muliggør kombinationen af vand, strand, enestående natur og et sundt og aktivt liv med nærhed til både den daglige service og Aarhus. Samtidig skaber Syddjurs Kommune en velfærdsalliance, hvor borgeren står i centrum gennem åbenhed, nærhed og inddragelse, og hvor erhvervslivet oplever en kundevendt tilgang med stor erhvervsvenlighed og optimale rammevilkår. 6
Interesserede potentielle ansøgere kan med fordel orientere sig i kommunens politikker og strategier. Der kan læses uddybende om politikker og strategier her. Syddjurs Kommunes organisation Den politiske organisation omfatter byrådet, økonomiudvalget, fem stående udvalg og et 17, stk. 4-udvalg: Arbejdsmarkedsudvalget Udvalg for sundhed, ældre- og socialområdet Udvalget for plan, udvikling og kultur Udvalget for natur, teknik og miljø Udvalget for familie og institutioner Midlertidigt udvalg for gentænkt borgerinddragelse. Kommunens borgmester er Claus Wistoft (V). Den øverste administrative ledelse udgøres af direktionen, som består af tre medlemmer: En kommunaldirektør med ansvar for Ledelsessekretariat og Økonomisk Sekretariat. En direktør med ansvar for ældreområdet, sundhedsfremme, social- og voksenhandicap, beskæftigelsesområdet, familier, skoler og dagtilbud. En direktør med ansvar for plan, udvikling, erhverv, kultur, natur, teknik og miljø, veje, trafik, byggeri og ejendomme, digitalisering, borgerservice og IKT. Direktionen varetager og sikrer den tværgående, strategiske og helhedsorienterede opgaveløsning i kommunen i et tæt og dynamisk samspil med politikere, chefer og medarbejdere. Kommunaldirektør er Jesper Hosbond Jensen. I tilknytning til direktionen er der 10 områder med hver sin afdelingschef. Direktionen og afdelingscheferne udgør tilsammen kommunens koncernledelse. Koncernledelsen fungerer i det daglige arbejde i tætte og konstruktive samspil, hvilket bidrager til en høj kvalitet og strategisk tværgående udvikling af organisationen. Den samlede koncernledelse i Syddjurs Kommune kan ses i nedenstående diagram: 7
8
Direktionens strategiplan for 2017-20 Direktionen har i efteråret haft fokus på, hvilke udfordringer organisationen står overfor de kommende år. Derfor har direktionen udarbejdet en ny strategiplan 2017-2020 med pejlemærker til styring og udvikling af organisationen frem mod 2020. Planen indeholder fem strategiske pejlemærker, som vil blive særligt vigtige, efterhånden som der bliver stigende krav til samarbejde på tværs, samtidig med at opgaverne skal løftes i en verden, hvor betingelserne skifter hurtigt. Det overordnede formål med strategiplanen er at sætte en tydelig retning samt skabe en rød tra d i arbejdet med at omsætte den politiske vision Vi gør det sammen. De fem strategiske pejlemærker er: 1. Vi styrker den poliske ledelse 2. Vi har fokus på resultater og det, der virker 3. Vi skaber gode løsninger i samarbejde med omverdenen 4. Vi arbejder sammen på tværs 5. Vi er omstillingsparate og modstandsdygtige. I direktionens valg, har det været afgørende, at de strategiske pejlemærker giver mening i alle dele af organisationen. Hovedvægten i strategiplanen fokuserer således på de forhold, der vedrører den organisatoriske udvikling. For at sikre forankring af indsatsområderne, fremgår der i den samlede strategiplan en beskrivelse af en række konkrete initiativer for hvert område, som ønskes gennemført. Læs hele direktionens strategiplan her. Direktionens strategiplan suppleres af konceptet for aftalestyring samt af ledelses- og medarbejdergrundlaget i Syddjurs Kommune. Ledelses- og medarbejdergrundlag Syddjurs Kommunes ledelses- og medarbejdergrundlag tager afsæt i kommunens vision, jf. ovenfor, og udgøres af beskrivelser af medarbejdernes roller, ledelse af medarbejdere, ledelse af ledere, chefer og direktører. Beskrivelserne af roller og kompetencer skal hjælpe ledere og medarbejdere i arbejdet med udviklingen af organisationen. Grundlaget anvendes i ansættelsesforløb, medarbejderudviklingssamtaler og lederudviklingssamtaler og fungerer som et værktøj til dialog. Ledelses- og medarbejdergrundlaget er blevet iværksat i 2016. Rolle og kompetencebeskrivelser for kommunens chefer omfatter Resultatansvar, Innovation, Samskabelse, Strategisk arbejde, Samarbejde på tværs, Kommunikation, Faglighed, Rollemodel. Læs mere om kommunens ledelses- og medarbejdergrundlag på her. 9
Andet Kandidater til stillingen skal være indstillet på at gennemgå et omfattede testforløb hos MUUS- MANN. 10