10 gode råd når du skriver til dine kunder 1. Skriv på modtagerens betingelser Prøv altid at tage udgangspunkt i modtagerens behov. Læg vægt på de fordele og det udbytte som kunden vil opleve. Inden du begynder at skrive, er det en god idé at gøre dig klart, hvad du vil opnå. Er der et særligt tilbud i brevet? Er brevet en invitation? Skal der være en opfordring til at komme ned i din butik? Ønsker du at kunden skal ringe til dig?
2. Jo mere relevant desto bedre Jo mere relevant budskabet er for læseren, desto større er chancen for, at han læser brevet og måske gemmer det og reagerer på det. Hvis du for eksempel har en gruppe kunder som er særligt interesserede i en bestemt type varer, så skriv til dem hvis du har spændende nyheder eller tilbud. 3. Kom hurtigt til sagen Mange begår den fejl, at de er for længe om at komme i gang. Så er der risiko for at læseren står af, og at brevet ryger i papirkurven. Dit vigtigste budskab skal fremgå klart, tydeligt og så tidligt som muligt i brevet. Er der et særligt tilbud i brevet, så fremhæv det. Her kan det hjælpe at bruge nogle gode, gamle købmandsord som: NYHED, RABAT, TILBUD, NEDSAT og så videre. Men der skal naturligvis være grund til det. Det er ikke troværdigt, hvis du i tide og utide skriver verdens bedste kvalitet eller Danmarks bedste tilbud.
4. Tal direkte til læseren Husk, at det er mennesker du skriver til. Skriv som du ville tale. Det vil sige direkte og uden omsvøb. Det er længe siden den såkaldte kancellistil var moderne! Og tal dansk. Der er ingen grund til at bruge komplicerede fagudtryk eller fremmedord, hvis der er risiko for at nogle af læserne ikke forstår dem. Skriver du til gengæld til en kundegruppe som er specialister eller entusiaster inden for et bestemt område, kan du ved at benytte deres egne fagudtryk demonstrere din ekspertise. 5. Brug tid på overskriften Her fanger du læserens interesse og vækker appetitten på at læse videre. En overskrift behøver ikke at være kort og smart. Ofte er det bedre med en lang overskrift der til gengæld giver en klar fornemmelse af, hvad jeg kan få ud af at læse videre. Brug overskriften til at fokusere på fordele og udbytte for kunden. Så kan du længere nede i teksten uddybe med tidspunkter eller andre praktiske informationer.
6. Brug korte sætninger og afsnit Prøv at skrive så meget lige-ud-ad-landevejen som muligt. Brug korte sætninger der ikke strækker sig over den ene linje efter den anden. Hvis du deler brevteksten ind i mindre bidder, for eksempel afsnit af ca. 3-5 linjer hver, så er brevet betydeligt lettere og mere overskueligt at læse. Du kan også skabe større overblik ved at benytte dig af mellemoverskrifter der fremhæver de vigtigste budskaber i teksten. 7. Tænk over brugen af skrifttyper Brugen af pc til tekstbehandling giver et væld af muligheder for at vælge skrifttyper og -størrelser. Men lad dig ikke friste til at prøve at bruge dem alle sammen på én gang. Det mest indbydende og læsevenlige resultat får du normalt ved at nøjes med at bruge 1 skrifttype og højst 2 skriftstørrelser i det samme brev. Desuden kan du benytte fed skrift eller kursiv til at fremhæve vigtige punkter i teksten. Understregning til fremhævning hører normalt til i skrivemaskineskrift (hvor man tidligere ikke havde muligheden for at bruge kursiv). Understregning bør man normalt ikke bruge i trykt skrift, fordi stregen går igennem bogstavernes nedstreger og slører ordbilledet.
8. Bilag og svarkort Det er ofte en god idé at vedlægge en brochure eller andet materiale, der kan støtte dit tilbud og budskab. Ikke mindst hvis det drejer sig om tekniske produkter. 9. Husk at opfordre til handling Fortæl hvad du ønsker modtageren skal gøre: Send svarkortet, ring, kom ned i butikken osv. Fortæl hvad der sker hvis modtageren reagerer: Du får, vi sender, vi ringer etc. Modtageren skal med andre ord guides sikkert frem til den handling som du ønsker, at han eller hun skal foretage. 10. Husk at følge op på det, du lover Det lyder indlysende. Men alligevel smutter det for selv den bedste. Giver du dine kunder mulighed for at bede om et tilbud, mere information eller en vareprøve, så husk at gøre det så hurtigt som muligt. Fortæller du om gode tilbud i butikken, så skal du sørge for at du har varer nok, så du ikke skuffer dem, der kommer hurtigt ned til dig.