ODENSE KOMMUNE (der findes en særskilt skabelon til digitaliseringsprojekter) UDKAST TIL Business Case for nedbringelse af Odense Kommunes sygefravær 25.08.2011 Samlet konklusion Budgetanalyserne på sundhedsområdet har vist, at der vil være en positiv businesscase i at nedbringe Odense Kommunes årlige gennemsnitlige sygefravær med 5 dage pr. medarbejder over budgetperioden. Businesscasen viser, at der er et besparelsespotentiale på op til 96 mio. kr. årligt alt afhængig af, hvilke og hvor omfattende investeringer, der gennemføres for at understøtte realiseringen af målet. Det skal ske gennem fokus på tilstedeværelse, anerkendelse af arbejdspladser med høj trivsel og ved at understøtte det sunde valg. For at nå målet er det nødvendigt at sætte bredt ind. Derfor foreslås en række forskellige initiativer i businesscasen alle baseret på viden om effekt. Det er dog ikke muligt at angive en konkret sammenhæng mellem de forskellige initiativer og forventet effekt, så derfor vil den konkrete besparelse først vise sig, når der har været gennemført en operationalisering af initiativerne. I det arbejde vil det være vigtigt, at sikre plads til dialog i organisationen og en bred involvering af MED- og arbejdsmiljøorganisationerne. Da lederne er omdrejningspunktet for mange af initiativerne, er det ligeledes et succeskriterie, at implementeringen forankres i topledelsen, dvs. i Strategisk Lederforum. Baggrund Businesscasen er udarbejdet som led i Odense - En ny virkelighed: Sundhed, der skal bidrage til et behov for et samlet provenu på 100 mio. kr. til budget 2012. Businesscasen er udarbejdet med afsæt i Økonomiudvalgets effektstyringsoplæg på sundhedsområdet og beror derfor på en identificering af sundhedsområdets største økonomiske udfordringer samt viden om effekt på området. Der er store omkostninger forbundet med sygefravær både for den enkelte, for arbejdspladsen og for samfundet. Ud over de menneskelige omkostninger, som følger af sygdom, fravær fra fællesskabet og tab i indkomst, skal der lægges udgifter til sygedagpenge og løn samt udgifter til sundhedssektoren og værdien af det arbejde, som ikke bliver udført, fordi medarbejderen er syg. I Odense Kommune var det gennemsnitlige årlige sygefravær pr. medarbejder 18 dage 1 i 2010. Til sammenligning var sygefraværet i Århus og København henholdsvis 15,7 og 17,3 årlige sygedage pr. medarbejder og i Esbjerg og Aalborg var det henholdsvis 15,9 og 24,5 årlige sygedage pr. medarbejder. Landsgennemsnittet var i 2010 på 16,8 årlige sygedage pr. medarbejder. Der er grænser for hvor langt sygefraværet kan bringes ned. I Odense Kommune ønsker vi en arbejdsplads og en kultur, der motiverer de raske medarbejdere til at møde op og giver plads til, at de syge medarbejdere bliver hjemme. Vi ønsker en attraktiv arbejdsplads, der både rummer tolerance og mangfoldighed. Det gør vi dels for at påtage os et socialt medansvar og dels for at fremme kreativitet og 1 Opgjort som antal kalenderdage i LIS. 1
innovation på arbejdspladserne. Forskning viser, at sygefravær er en kompleks størrelse. Statistikker viser eksempelvis, at byboere er mere syge end dem, der bor uden for byerne, at kvinder er mere syge end mænd, og at lavtuddannede er mere syge end højtuddannede. Derfor er det også misvisende, at sygefravær alene tilskrives forhold på arbejdspladsen. Udenlandsk forskning 2 peger på, at hovedparten af sygefravær skyldes uspecificerede symptomer, der ikke kan forklares medicinsk. Påvirkningsfaktorerne kan inddeles i tre kategorier: Normer i samfundet: Holdninger til sygefravær og hvornår man sygemelder sig Arbejdspladsen: Fysisk og psykisk arbejdsmiljø og ledelse Det enkelte individ: Helbred og livssstilsfaktorer Forskning viser, at det er de tre vigtigste påvirkningsfaktorer i forhold til livsstil er tilgængelighed, synlighed og variation. Som samfund og som arbejdsplads kan der sættes rammer for alle tre faktorer og derigennem understøtte en sund livsstil. En af de store livsstilsudfordringer er rygning. Rygning er den absolut største risikofaktor for folkesundheden, og det en af de væsentligste årsager til kommunernes store udgifter til sundhedsvæsenet. Undersøgelser viser, at rygere har op til 3 sygedage mere end ikke-rygere om året. 3 Til trods for, at sygefravær har været et fokusområde i Odense Kommune i flere år og mange gode sundhedsfremmende og ledelsesunderstøttende initiativer er blevet sat i gang, er sygefraværet imidlertid kun faldet med 2 dage pr. medarbejder siden 2006. Undersøgelser peger da også på, at generelle sundhedsfremmende indsatser kun har begrænset effekt på sygefraværet derfor skal der mere fokuserede indsatser til. Som led i det skal der i højere grad vises en anerkendelse af alle dem, som hver dag passer deres arbejde og bidrager til, at deres arbejdsplads er et rart sted at være. Erfaringer fra Holbæk Kommune viser, at det er muligt at nedbringe sygefraværet med 20% over en 2- årig periode via ledelsesinformationssystemer, uddannelse og kompetenceudvikling af ledere, samt kulturændringer i organisationen. 4 Røgfri arbejdstid er ikke noget ukendt fænomen. I det sidste år inden strukturreformen indførte Vejle Amt røgfri arbejdstid for alle ansatte med succes. Vores nabolande er også godt med; således har halvdelen af de svenske kommuner indført røgfri arbejdstid (inkl. eks. Gøteborg og Stockholm). 5 Desuden peger den landspolitiske sundhedsdebat i retning af, at det er noget man vil se på i de kommende år, når loven om røgfri miljøer skal evalueres. Kort projektbeskrivelse Businesscasen tager udgangspunkt i et resultatmål om at nedbringe det årlige gennemsnitlige sygefravær med 5 (kalender)dage pr. medarbejder svarende til 228 årsværk og 123,5 mio. kr., brutto indenfor budgetperioden 2012-2015. Formålet er at skabe et grundlag for, at endnu flere kan varetage deres arbejde; dvs. fremme tilstedeværelsen blandt medarbejderne i Odense Kommune. Nettogevinsten vil variere alt afhængig af den konkrete sammensætning af initiativer. Den forslås indfaset med et fald på 2 dage i 2012, 3 dage i 2013, 5 dage i 2014 og 2015. 2 Kilde: Work enviroment factors associated with longterm sickness absence and return to work 3 Kilde: Risikofaktorer og folkesundhed i Danmark, SIF 2006, s. 94 4 Kilde: http://www.holbaeknettet.dk/site.aspx?roomid=&newsid=9631&menuid=&langref=1&splashid= 5 Kilde: http://tobaksfakta.se/bibliotek/karnfragor/rokfri-arbetstid-i-kommunerna-lan-for-lan/ 2
For at realisere det mål er der behov for en ny retning og en ny tilgang i arbejdet med sygefravær. Det bliver nødvendigt at bygge videre på personaleledelsesmæssige normer og praksisser i Odense Kommune, der fremme og styrker tilstedeværelse. Odense Kommunes vil fortsat være en rummelig og omsorgsfuld arbejdsplads, men det vil være på en anden måde. Hurtig hjælp og støtte skal sikre, at medarbejdere får kortere sygeforløb og færre sygemeldinger og sundhedsfremmende rammer skal understøtte det sunde valg derigennem ydes omsorg for medarbejdernes sundhed og trivsel. Blandt de initiativer, der vil være behov for at igangsætte er: 1. Når en medarbejder har 5 sygedage skal lederen sikre, at medarbejderen enten får et gratis sundhedstjek eller en samtale med en psykolog for at sikre forebyggelse eller opsporing af alvorlige sygdomme både fysisk og psykisk. 2. Tæt ledelsesmæssig opfølgning for at sikre en disponering af opgaver, dialog og konsekvens 3. Forbud mod at ryge i arbejdstiden 4. Medarbejdere, der er i så dårlig fysisk form, at det truer deres liv, gives i en periode op til 30 minutters gratis motion dagligt i arbejdstiden samt kostvejledning. 5. Der sættes særskilt fokus på at få langtidssygemeldte hurtigere tilbage i arbejde bl.a. ved at stille de nødvendige redskaber til rådighed eller ved at tilpasse arbejdsopgaverne til medarbejdernes aktuelle formåen. Derudover skal der arbejdes med en positiv incitamentsstruktur gennem bl.a.: Bonus, honorering af afdelinger, teams og medarbejdere, der har mindre end gennemsnitlig 5 sygedage og et positivt psykisk arbejdsmiljø/høj social kapital Øget håndhygiejne Udvalgt vaccinationsindsats Sunde kantiner Mulighed for at arbejde hjemmefra i de tilfælde, hvor medarbejdere har en reel mulighed for at udføre sit arbejde som det fx kan være tilfældet ved en forvredet fod eller barns sygdom. I sådanne tilfælde kan fx PC med mobilt internet stilles til rådighed. Den konkrete oprationalisering af tiltagene vil ske i et tæt samspil med og en bred involvering af organisationen. Nogle af tiltagene kan håndteres gennem en udvidelse af Odense Kommunes sundhedsordning, der netop er indgået aftale om og som er under implementering. Hvis sundhedsordningen skal have en effekt, er det en forudsætning at den bliver brugt. Derfor vil også være nødvendigt at sikre en monitorering af brugen af ordningen. Forbud mod at ryge i arbejdstiden At indføre røgfri arbejdstid i hele Odense Kommune vil medføre, at de ansatte i Odense Kommune ikke må ryge i arbejdstiden; herunder ikke flexe ud for at ryge og heller ikke ryge, når de opholder sig andre steder end på deres faste arbejdsplads som fx er tilfældet under transporten til og fra en borger eller mellem møder. Frem til indførslen af den røgfri arbejdstid, skal der sættes massivt ind med rygestoptilbud til de ansatte, ligesom der bør tilbydes rygestoppræparater i en overgangsperiode. Hvis indsatsen med røgfri arbejdstid skal have den nødvendige effekt, er det nødvendigt at der 3
ledelsesmæssigt om nødvendigt vedvarende og vedholdende følges op. Spændvidden kan med fordel aftales med de faglige organisationer, som man eksempelvis har gjort på Hvidovre Hospital. Øgede krav og støtte til ledelsen For at skabe den nødvendige kulturforandring med øget fokus på tilstedeværelse og anerkendelse af de velfungerende arbejdspladser, er det nødvendigt at understøtte ledelsen. Vi har aldrig haft mere viden om ledelse af medarbejdere end nu både teoretisk viden og bred praktisk indsigt i betydningen af relationen mellem ledelse og medarbejdere. Vi ved, at ledelse gør en forskel også på bundlinien. Således er det også dokumenteret, at ledelse er en væsentlig nøgle til at nedbringe sygefraværet. Lederne er de vigtigste kulturbærere og derfor vil Odense Kommune understøtte sine ledere. Lederne har ansvar for at sikre høj tilstedeværelse på lige fod med en god økonomi. Odense Kommune vil derfor endnu tydeligere støtte lederne i at være gode ledere bl.a. ved at yde rådgivning og vejledning og ved at stille redskaber til rådighed. Der er flere gode erfaringer med, at en fokuseret ledelsesmæssig indsats har en positiv effekt på nedbringelse af sygefravær. Et eksempel er 12 arbejdspladser i Børn og Ungeforvaltningen (4 skoler og 8 børnehuse) som har arbejdet systematisk med social kapital som er et redskab og derigennem opnået en nedbringelse af det korte fravær fra 16,1 til 5,2 dage pr. medarbejder. Et andet eksempel er fra Holbæk Kommune, hvor ansættelse af ledere til samtlige distrikter i Ældreplejen kombineret med fokus på nærledelse og medarbejderinvolvering har mere end halveret sygefraværet på 1½ år. Der er derfor behov for tættere at kunne give lederne indsigt i den ledelsesmæssige performance. Det kan være gennem måling af en række performanceindikatorer inden for fx arbejdsmiljø, ledelseskvalitet og økonomi. Til brug for det vil det være nødvendigt at gennemføre trivselsmålinger minimum 1 gang årligt frem for det nuværende krav om minimum hvert 3. år. Derudover kan der være behov for at igangsætte initiativer såsom: Alle ledere udøver dygtig personaleledelse jf. eksemplerne på konkrete handlinger ovenfor Alle ledere arbejder systematisk med social kapital Alle ledere bruger regelmæssigt og systematisk LIS til støtte for deres personaleledelsesopgave Krav om afskedigelse af langtidssyge med aftale om jobgaranti inden for 1 år (partnerskabsaftaler) Modeller for ledelsesmæssig vidensdeling blandt ledere med hhv. højt og lavt sygefravær eller høj og lav social kapital (trivselsundersøgelsen) - eksempelvis jobrotation, udlån, sidemandsoplæring og coaching. Et korps af rådgivere, der støtter op om den enkelte leder Omplacering eller afskedigelse af ledere, der gentagende gange scorer under baseline i trivselsundersøgelsen eller i årlige performancemålinger. Der skal med andre ord generelt sættes fokus på ledelseskvaliteten og grundlaget for ledelse i Odense Kommune, hvilket er helt i tråd med Odense Kommunes ny velfærdsdagsorden Ny Virkelighed Ny Velfærd. Udvidelse og monitorering af Odense Kommunes sundhedsordning Som før nævnt vil flere af tiltagene kunne håndteres i regi af den nye sundhedsordning. Den 4. februar 2011 besluttede Hovedudvalget, at medarbejderne i Odense Kommune tilbydes en sundhedsordning bestående af følgende elementer: 4
individuel behandling af medarbejdere i Odense Kommune opfølgende holdtræning på individuel behandling ergonomisk vejledning kostvejledning sundhedstjek (måling af blodtryk, kolesterol, blodsukker, taljemål, fedtprocent, BMI og kondital) coaching i forhold til stress, mobning, konflikthåndtering mm. Ordningen er budgetteret til at koste 6,65 mio. kr. og er der er aktuelt indgået aftale med Previa Sundhed A/S som leverandør. For at opnå en større effekt af sundhedsordningen, kan ordningen udvides, således at sundhedstjekket ligeledes indeholder en hjerte/lungetest (screening for KOL) samt temperaturmåling. Prisen for tillægsydelsen skal undersøges ved leverandøren, men det forventes ikke, at udvidelsen vil give nævneværdige meromkostninger, da der i aftalen er afsat 1 time til et sundhedstjek, og de 2 supplerende tests vil forventelig kunne gennemføres indenfor den afsatte tid. Sundhedstjekket har til formål at opspore tidlig udvikling af livstruende sygdomme såsom blodpropper og hjerneblødninger samt sikre en tidlig opsporing af kroniske sygdomme, inden de udvikler sig til komplekse lidelser. Såfremt sundhedstjekket viser indikation på eller mistanke om sygdom opfordres medarbejderen til at søge egen læge. Derfor vil det blive en ledelsesmæssig forpligtelse at tilbyde medarbejdere med mere en 5 sygedage et sådant sundhedstjek. Såfremt dette ledelseskrav indføres, skal der indgås aftale med Previa Sundhed A/S om, at sundstjekket ligeledes kan rekvireres af lederne til individuelle formål. Sundhedsordningen vil blive effektmålt af en sundhedskoordinator ansat til formålet. Derudover er der indgået aftale med en Ph.d.-studerende fra SDU om at udvikle metoder til evaluering af indsatser i forhold til nedbringelse af sygefravær. Som supplement hertil skal der stilles krav til lederne om indberetning af data i trivsels- og arbejdsmiljøsystemet Safetynet med monitorering i LIS (Odense Kommunes LedelsesInformationsSystem). Det kan fx være notering af de tiltag, der iværksættes i lederens afdeling afdelingsvist og individuelt. På den måde understøttes lederne i at have fokus på sundhedsordningen og ordningens udbredelse og anvendelse dokumenteres. Desuden giver en monitorering den ledelsesunderstøttende organisation viden om, hvilke ledere, der har brug for hjælp og til hvad. Fysisk aktivitet i arbejdstiden Odense Kommune har mange medarbejdere med stillesiddende funktioner. Ud over den direkte støtte til de medarbejdere, der har en alvorlig sundhedstilstand, foreslås det generelt at fremme øget fysisk aktivitet ved, at der stilles pendlercykler til rådighed (koncept svarende til bycyklerne, hvor der er nem tilgang til cykler og det er muligt at efterlade cyklen ved ankomststed), således at ansatte i Odense Kommune tilskyndes til at cykle til møder i arbejdstiden frem for at tage en taxa eller benytte egen bil mellem arbejdsstederne i Odense Kommune. Hvad sker der, hvis projektet ikke gennemføres Det er usikkert hvilken effekt den vedtagne sundhedsordning vil få i forhold sygefraværet i Odense Kommune. Som led i indførelse af ordningen er der ansat en sundhedskoordinator, hvis opgave bl.a. er at 5
afdække dette. Mange undersøgelser peger på, at ledere er kulturbærere, og at et godt psykisk arbejdsmiljø er båret af dygtig og kompetent ledelse. Uden det stærke ledelsesmæsige fokus, må der således forventes en begrænset effekt på sygefraværet og dermed indhøstes de anslåede gevinster ikke. Det vil i sidste ende betyde et øget arbejdspres på de enkelte arbejdspladser, idet man ikke får gevinsten af øget arbejdskraft, som følge af færre sygedage. Forventede økonomiske omkostninger og gevinster De forventede økonomiske omkostninger og gevinster opgøres i de to efterfølgende bokse. Brug de foreslåede typer af omkostninger og gevinster, hvor de giver mening og tilføj nye, hvis der er behov for det. Benyt knappen: ovenfor i Words menu til at beregne totaler. Du skal afslutte med at klikke på knappen, hver gang du har foretaget ændringer i opgørelserne for at få det korrekte resultat. Uddyb med forudsætningerne bag opgørelsen af omkostninger og gevinster enten i noter og/eller i den efterfølgende særskilte boks til angivelse af forudsætningerne. Udgifter til medarbejdertimer opgøres så præcist som muligt ved at multiplicere antal timer med de aktuelle faggruppers timeløn (inkl. feriepenge, pension m.v.). Hvis ikke timelønnen kendes anvendes en timesats på kr. 260, som er et skøn fra Odense Kommunes lønfunktion over konsulenters gennemsnitlige timeløn. Forventede økonomiske omkostninger (for år 2012-2015) År 1 År 2 År 3 År 4 I alt Anlæg (udvikling og implementering) Røgfri arbejdstid Rygestopkonsulent til bl.a. 500.000 500.000 500.000 500.000 2.000.000 projektgennemførelse, koordinering af rygestopkurser og rådgivning. Formidling og information (f.eks. annoncer, udstillings- og uddelingsmaterialer) 20.000 20.000 10.000 0 50.000 Tilskud til rygestoppræparater 362.813 290.250 145.125 72.563 870.750 Udgifter til vikarer (når 967.500 774.000 483.750 290.250 2.515.500 medarbejdere skal på rygestop i arbejdstiden) Rygestopkurser v. ekstern leverandør 322.500 258.000 161.250 96.750 838.500 I alt 2.172.813 1.842.250 1.300.125 959.563 6.274.750 Øvrige tiltag Kommunal medfinansiering af 4.549 4.549 4.549 4.549 18.196 lægebesøg Rådgivning, vejledning og støtte af 1.650.000 1.650.000 1.650.000 1.650.000 6.600.000 ledere Målrettet indsats overfor ledere 3.000.000 5.000.000 8.000.000 8.000.000 34.000.000 Motion i arbejdstiden for udvalgte 5.404.093 4.503.411 3.602.729 2.702.047 16.212.280 6
medarbejdere Bonus til medarbejdere med lavt 9.522.690 10.462.470 11.827.140 13.646.700 45.489.000 sygefravær Trivselsundersøgelse, årligt 125.060 125.060 125.060 125.060 500.240 Cykler til medarbejdere i udkørende 319.040 229.360 229.360 229.360 1.007.120 funktioner Pendlercykler 159.520 114.680 114.680 114.680 503.560 I alt 20.214.952 22.089.530 25.553.518 26.472.396 94.330.395 Øk. omkostninger i alt 22.387.765 23.931.780 26.853.643 27.431.958 100.605.145 Forventede økonomiske gevinster I alt Nedbringelse af sygefravær med 5 dage 49.370.728 74.056.092 123.426.820 123.426.820 370.280.460 Øk. gevinster i alt 49.370.728 74.056.092 123.426.820 123.426.820 370.280.460 Forventet økonomiske gevinster, netto I alt I alt 26.982.963 50.124.312 96.573.177 95.994.862 269.675.315 Ikke-økonomiske gevinster Serviceforbedringer for borgere Med projektet vil borgerne møde sundere medarbejdere i Odense Kommune både i forhold mental sundhed og fysisk sundhed i form af øget trivsel og bedre helbred. Det giver en mere stabil arbejdskraft og dermed øget kontinuitet i sagsbehandling og service. Forbedrede arbejdsvilkår for medarbejdere Projektet vil forbedre det psykiske arbejdsmiljø for medarbejderne og de vil blive tilbudt en lang række initiativer, der kan fremme deres sundhed. Det vil af mange blive opfattet som en attraktiv arbejdsplads. Andre ikke økonomiske gevinster Øget stabilitet hos medarbejderne er med til at skabe øget trivslen på arbejdspladsen. Udenlandske undersøgelser viser, at en del af de medarbejdere, der ryger, vil benytte den røgfri arbejdstid som anledning til at holde op med at ryge eller sænke deres samlede tobaksforbrug. Det vil have en umiddelbart positiv effekt på deres helbred. Effekten på medarbejdernes sundhed vil være massiv. Udenlandske undersøgelser viser, at eksempelvis risikoen for hjerteanfald og blodpropper falder markant inden for det første år, og på længere sigt vil rygestop give færre tilfælde af kræft. 7
Ikke-økonomiske forringelser Serviceforringelser for borgere Projektet skaber ingen serviceforringelser for borgerne Forringede arbejdsvilkår for medarbejdere Nogle af initiativerne i projektet vil opfattes som indgriben i den personlige frihed, idet der med projektet vil blive større opmærksomhed på og øgede forventninger til, at medarbejdere i Odense Kommune tager ansvar for egen sundhed. Det må forventes, at det af nogle vil blive opfattet som en mindre attraktiv arbejdsplads. Der må forventes mange reaktioner på forslaget om røgfri arbejdstid, men udenlandske erfaringer viser, at de primært vil komme fra et lille mindretal. De samme erfaringer gjorde Odense Kommune sig i 2007, hvor loven om røgfri miljøer blev indført og det blev besluttet, at ansatte og borgere i Odense Kommune ikke længere måtte ryge i kommunens bygninger. Erfaringen viser også, at modstanden mod forandringer er kortvarige. Andre ikke økonomiske forringelser Forudsætninger for opgørelsen af de forventede omkostninger og økonomiske gevinster Kort om forudsætningerne bag de opgjorte omkostninger og gevinster. Det indgår følgende forudsætninger i beregningerne: Økonomiske omkostninger: Røgfri arbejdstid Det er forudsat i beregningerne, at der i Odense Kommune er godt 15.000 månedslønnede ansatte. Blandt de 15.000 ansatte er der 2.050 der er ansat med mulighed for at flexe ud i løbet af en arbejdsdag. Det forudsat, at 21,5 % af medarbejderne ryger. Tallet kommer fra de regionale sundhedsprofilundersøgelser, og er andelen af den voksne befolkning i Odense, som ryger. Det er et konservativt skøn i forhold til andel af rygere blandt medarbejdere i Odense Kommune, kvinder ryger mere end mænd (i OK er 75 % af de ansatte kvinder), og folk med kortere uddannelse ryger mere end folk med lang uddannelse (i OK er der en overvægt af ansatte med kort uddannelse). Med afsæt i de tal, estimeres det, at Odense Kommune har 3.225 rygere blandt personalet. Rygere har et højere sygefravær end ikke-rygere. Bl.a. har Statens Institut for Folkesundhed undersøgt, at rygere, der rygere mere end 15 cigaretter om dagen, har gns. 3 sygedage mere om året end ikke-rygere. Det svarer til 9.675 ekstra sygedage om året, som følge af rygning. Til koordinering, rådgivning mm forventes et tidsforbrug på 1 konsulentstilling i 2012 og overslagsårene svarende til en årlig lønsum på 500.000 kr. incl. 10% i overhead. Udgifter til rygestoppræparater tager udgangspunkt i, at der ydes et tilskud på halvdelen af udgifterne på 900 kr. for en behandling i 3 mdr. Det forventes, at 25% af medarbejdere, der ryger, ønsker rygestoppræparater i 2012, 20% i 2013, 10% i 2014 og 5% i 2015. På baggrund af erfaringer fra bl.a. Fyns Amt ved indførelse af røgfri arbejdstid i 2005, forventes det, at 10% af de medarbejdere, der ryger, vil deltage i rygestopkurser. Et rygestopkursus koster ca. 1000 kr. pr. deltager og tager i gennemsnit cirka 10 timer. I den tid medarbejderen deltager i rygestopkurser, skal medarbejderen erstattes af vikar. Vikarlønningerne vil variere afhængig af faggruppe og tilgang til vikarer. I beregningerne regnes med en forholdsvis høj vikarløn på 300 kr./timen. Der skal derfor afsættes følgende til 8
vikarlønninger: 3225 x 10% x 10 timer x 300 kr./time = 967.500 kr. Det forudsættes, at der deltager 10 procent i 2012, 8 procent i 2013, 5 procent i 2014 og 3 procent i 2015. Kommunal medfinansiering af lægebesøg: Det skønnes, at 20% af medarbejderne deltager i sundhedsordningen, hvoraf 10% vil søge læge en gang som følge af sundhedsordningen. Kommunal medfinansiering per lægebesøg: 10% af ca. 150 kr. Rådgivning, vejledning og støtte af ledere Etablering af taskforce på 3 rådgivere til en gennemsnitlig årsløn på 500.000 kr. inkl. overhead på 10%. Målrettet indsats overfor ledere: Kompetenceudvikling af ledere indfases med en anslået udgift på 3.000 kr. pr. leder det første år, 5000 kr. pr. leder i 2013 og 8.000 kr. i 2014 o 2015 for i alt 1.000 ledere. Motion i arbejdstiden for udvalgte medarbejdere 6% af alle medarbejdere antages at ville gøre brug af dette tilbud (borgere med 3-5 risikofaktorer, Sundhedsprofilen 2010, s. 248) Denne andel forventes reduceret med 1 % hvert af de følgende år. Lønudgifter til medarbejderne: i gennemsnit 30 minutter per dag i 3 måneder om året (216/4) om året á 220 kr. per time Bonus til medarbejdere uden en sygedag Medarbejdere uden en sygedag i løbet af et år får en bonus på 3.000 kr. Antagelse at 21% af medarbejderne ikke har noget sygefravær i løbet af et år svarede til det faktiske antal for 2010. I de efterfølgende år antages dette antal at stige grundet øget fokus på sygefraværet, således at andelen vil stige med 2-4% de følgende år. Trivselsundersøgelse hvert år frem for hvert 3. år. Anslår et merforbrug på 3 måneders (13 uger) lønudgifter á 260 kr. Omkostninger til vedligeholdelse og uddannelse i værktøjet afholdes i den nuværende 3-årige trivselsundersøgelse, men der kan eventuelt være behov for yderligere. Pendlercykler til medarbejderne Etablering af en pendlercykelordning med 20 cykler af en levetid på 4 år, og med opsparing i overslagsårende mhp geninvestering efter 4 år. En anskaffelsespris pr cykel på 4.000 kr. samt løbende vedligeholdelse på 1.000 kr. per cykel. De øvrige tiltag for at nedbringe sygefraværet kan være forbundet med omkostninger for kommunen, men da omfang og størrelsesorden er forbundet med meget stor usikkerhed, og til dels afhænger af en række andre forhold, som ikke nødvendigvis har direkte sammenhæng til sygefraværet, indgår de ikke i business casen. Det drejer sig om omkostninger til: - udvidelse af den eksisterende sundhedsordning med ekstra lægetjek, psykologsamtaler og øget brug af trænere/rådgivere - afskedigelse og ansættelse af medarbejdere og ledere - øget håndhygiejne - øget vaccinationsindsats, og - mulighed for at arbejde hjemmefra. 9
Økonomiske gevinster Nedbringelse af sygefravær med 5 dage: 15.163 månedslønnede 3 med en timelønsudgift på 220 kr. En akkumulerende effekt på 2 sygedage i år 2012, 3 i år 2013 og 5 sygedage i år 2014-15 Ansættelsesstedet får en lønrefusion for medarbejdere med mere end 30 dages sygdom (lovændring per 1. januar 2012 gør at de tidligere 21 dage ændres til 30 dage). Refusion af lønudgiften for medarbejdere indgår ikke i beregningerne, idet det samlet set for hele Odense Kommune både vil være en udgift (som myndighed) og en indtægt (som arbejdsgiver). Alle sygemeldte månedslønnede medarbejdere får fuld løn under sygdom. 10
Finansiering Her beskrives finansieringsform, evt. fordelingsnøgle og fordeling af omkostninger samt udmøntning, jævnfør nedenstående: Finansiering af projektet: Det angives, hvordan projektet finansieres under såvel anlæg som drift. Der kan være tale om følgende finansieringsformer: ekstern finansiering, politisk vedtaget finansiering, interne puljer, indtægtsdækket virksomhed, decentrale budgetter mv. Hvis der er tale om decentrale budgetter skal der evt. angives en fordelingsnøgle. Fordelingsnøgle: Fordelingsnøgle angives for drift og anlæg, hvis der er tale om finansiering af decentrale budgetter. Eksempler på fordelingsnøgler: efter forbrug, antal fuldtidsstillinger, antal brugere, antal administrative medarbejdere, budgetandel eller lønsum, ligelig fordeling mellem forvaltningerne (1/5). Udmøntning: For alle fordelingsnøgler gælder, at de kan udmøntes efter forskellige metoder. Det kan f.eks. være budgettilpasning (en gang for alle også overslagsårene) eller løbende budgettilpasning (opkræves efter regning) Fordeling af omkostninger: Hvis der er tale om finansiering via decentrale puljer skal omkostningernes fordeling mellem f.eks. forvaltningerne/afdelingerne angives for henholdsvis anlæg og drift. Eksempel: Projektets anlægsudgifter på x kr. finansieres af pulje i BMF. De årlige driftsudgifter på y kr. fordeles ligeligt mellem de 5 forvaltninge, og finansieres derved af en intern pulje. De årlige driftsudgifter udgør således z kr. pr. forvaltning. Opfølgning på Business Casen Indikatorer på opnåelsen af de forventede gevinster/effekter (én tabel pr. indikator) Indikator Mål for indikator Hvordan måles? Hvornår måles? Hvem er ansvarlig for måling? Faktisk måling Handlingsplan ifald målingen ligger uden for det forventede Risici Risiko Konsekvens lav mid del Sandsynlighed høj lav mid del høj Handlinger/håndtering af identificeret risiko Ejerskab Hvem er overordnet ansvarlig for (ejer af) BC: - i projektperioden - ifm. drift 11