Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange Dato: Tirsdag 9.2.2016 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC Amager Line Duelund Nielsen Centerchef PC Nordsjælland Henrik Hauschildt Juul Overlæge PC København Hanne Vibe Hansen Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Administrationschef PC København Ane Johanne Broberg Leder af CVI Allan Lohmann Klinikchef PC Amager René Sjælland Brugerrepræsentant: Kim Bach Brugerrepræsentant: Erik Frandsen Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Liv Nanna Hansson Dato: 9. februar 2016 Øvrige deltagere på mødet: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Kvalitets- og Udviklingschef Mette Bertelsen Patientlogistikchef, Kvalitets- og Udv.afd., Jacob Bille Krogh Sekretariatschef, Mads Ellegaard Christensen (punkt 3) Målstyrings-og ledelsesinformationschef, Hans Anton Nygaard(punkt 5) Konsulent, Økonomi og Planlægningsafd. Liv Nanna Hansson Afbud: Centerchef BUC Anne-Rose Wang (næstformand) Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Leder af psykoterapeutisk amb. PC Ballerup Ann Colleen Udviklingschef PC Stolpegård Rikke Høgsted Klinikchef PC Frederiksberg John Hagel Mikkelsen Ledende socialrådgiver PC Glostrup Lars Erhart Ahlstrand Teamleder, Kvalitets- og Udviklingsafd. Marie Louise Shee Klinikchef BUC Birgitte Borgbjerg Moltke Afdelingslæge BUC Birgitte Bugge Leanchef Jens Normand
Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) 2. Registreringskvalitet tilbagemelding fra sidst samt drøftelse(8.05-8.35) - udgik pga. sygdom. 3. Orientering om porteføljestyringen (8.35-8.55) 4. Henvisninger fra praktiserende læger (8.55-9.10) 5. PLIS Udviklingsplan (9.10-9.35) 6. Arbejdsgange vedr. dokumentation af CAVE og ordinationsark i KISO (9.35-50) 7. Mødeevaluering (9.50-9.55) 8. Evt. (9.55-10.00) Til orientering: A3 erne om HR-arbejdsgange kan først være klar til april-mødet, så det vil ikke indgå i forummets første portefølje-proriteringsmøde til marts. Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidst (8.00-8.05) Det indstilles, at: forummet godkender referatet fra sidste møde (12.januar) Kommentarer Referatet godkendes uden kommentarer. Bilag Referat er sendt ud til forummets medlemmer d.14.1 2016. Punkt 2 Registreringskvalitet tilbagemelding fra sidst samt drøftelse (8.05-8.35) - udgik pga. sygdom. Tages på et kommende møde. Opsamling og fortsættelse af drøftelse fra forrige forummøde. Teamleder Marie Louise Shee holder et kort oplæg med opsamling fra sidste møde samt fra sidste kapacitetsstyringsmøde. På baggrund af dette drøftes kort: - evt. udeståender eller særlige udfordringer samt - kommende initiativer. Martin faciliterer drøftelserne. Det indstilles, at forummet Tager orientering til efterretning Drøfter evt. særlige udfordringer samt videre proces Side 2
Sagsresumé Forummet har tidligere drøftet udfordringer ved registrering. Udfordringer for de psykoterapeutiske ambulatorier blev desuden drøftet på sidste kapacitetsstyringsmøde. Oplægget samler de forskellige input og giver en status på planlægningsarbejdet i fht. kommende initiativer. Derudover sættes fokus på nogle mere grundlæggende udfordringer der potentielt kræver udarbejdelse af A3. Dette ønskes drøftet i forummet. Bilag --- Punkt 3 Porteføljestatus og orientering om porteføljestyringen (8.35-8.55) Sekretariatschef Mads Ellegaard Christensen orienterer. Tid til spørgsmål til projekterne. Det indstilles, at forummet tager orienteringen om modellen til efterretning. Det indstilles yderligere, at forummet orienterer sig i baggrundsdokumenterne for projekterne i porteføljen Mads gennemgik modellen og ændringerne som hospitalsledelsen netop har vedtaget. Fremover vil centrene og hospitalsledelsen, men ikke fora, kunne prioritere i porteføljer. Fora vil stå for at kvalificere ideoplæg og styre igangværende projekter/events. Ideoplæg (projektbeskrivelser/forbedringsskabeloner) kan så lægges op til hospitalsledelsen til prioriteringsmøder(nu hver 90. dag). Disse ændringer er vedtaget for at styrke koordineringen mellem fora og for at have overblikket over udviklingstrykket samlet ét sted (i hospitalsledelsen). Forummet skal derfor nu afholde et operationelt porteføljemøde på hvert møde, hvor forummet står for ideudvikling, kvalitetssikring samt løbende styring og sparring af projekter/events i forummets portefølje. På intranettet laves der oversigter over porteføljerne. Til bruger- og pårørenderepræsentanterne i fora (som ikke har adgang til intranettet) sender sekretariatet oversigterne ud. Hospitalsledelsen har i forrige uge besluttet at tilføje selve porteføljestyringsmodellen til forummets portefølje. Der efterspørges et oplæg til evalueringsplan for FACT samt samlet statusoversigt for porteføljen på næste forummøde. Sagsresumé Der er sket nogle justeringer i rollerne for fora i porteføljestyringen. Dette vil Mads orientere om. Det blev på sidste møde aftalt, at forummet skulle tilsendes baggrundsma- Side 3
teriale for projekterne i porteføljen for at kunne orienterer sig. Hvis der er spørgsmål til dokumenterne, vil der være lejlighed for at spørge på mødet. Bilag Baggrundsdokumenter for projekter i forummets portefølje: Bilag 1: Notat vedr. afprøvning af FACT i RHP Bilag 2: Invitation og program for workshop om implementering af patientforløbsbeskrivelser til længerevarende ambulante forløb Bilag 3: Model for løbende erfaringsudveksling og systematik for ajourføring af patientforløbsbeskrivelserne (præsentation til workshoppen) Punkt 4 Henvisninger fra praktiserende læger (8.55-9.10) Forummet tager stilling til indstillingen på mødet på baggrund af denne skriftlige orientering. Det indstilles, at forummet: beslutter, at der p.t. ikke sættes yderligere ind overfor henvisningernes kvalitet, givet de nuværende aktiviteter på området. en tiltrædes. Herudover tilføjes det at kvaliteten af henvisningerne løbende skal debatteres. Det kræver dialog mellem CVI og centrene. Ved mangelfulde henvisninger, skal alle huske at se i visitationsnotatet som uddyber (dette skrives ud i CVIs nyhedsbrev). Centrene skal sørge for at melde tilbage til CVI når der er uoverensstemmelser om visitationen. I DPC kan nogle udeblivelser måske forebygges hvis der kan være flere oplysninger med i henvisningen, som fx patientens telefonnr., hvornår vedkommende kan kontaktes, samt patientens motivation for behandling. Sagsresumé Ifølge data (se bilag) tilbageviser CVI færre henvisninger (2013: 25 %; 2014:22 %; 2015: 17 %). Dette skyldes antageligt, at henvisninger generelt er blevet bedre, og at den kliniske visitation i CVI overflødiggør en del af tilbagevisningerne. Centrene kan derfor opleve at modtage relativt ringe henvisninger, og det er da vigtigt, at centret forholder sig til visitationsnotatet fra CVI. De manglende oplysninger i henvisningen skulle gerne være at finde dér. Nuværende aktiviteter på området: Hovedpraksiskoordinatoren (HPK) og Peter Treufeldt mødes ugentligt. CVI mødes med HPK minimum to gange årligt, hvor der gennemføres audit på henvisninger den ene gang. Side 4
CVI mødes med stigende frekvens med praksissektorens 12-mands grupper, hvor kvaliteten af henvisningerne drøftes indgående. Peter Treufeldt og hovedpraksiskoordinator er enige om, at der ikke skal sættes yderligere ind overfor henvisningernes kvalitet p.t. Bilag Bilag 4. Fordeling af henvisninger 2015 Punkt 5 PLIS Udviklingsplan (9.10-9.35) Præsentation af udviklingsplanen for PLIS, samt hvad der er i pipeline af målstyrings- og ledelsesinformationschef Hans Anton Nygaard. Plenumdrøftelse af input til fremtidig udvikling af PLIS ud fra spørgsmålene: - Ud fra gennemgang, hvad skal udviklingsmæssigt prioriteres op/ned i jeres perspektiv? - Hvad er det absolut vigtigste ud fra et styringsmæssigt/ledelsesmæssigt perspektiv i vores ledelsesinformation Forumdeltagerne bedes orienterer sig i PLIS forinden mødet, samt evt. drøfte ovenstående spørgsmål med kollegaer. Det indstilles, at forummet: Godkender udviklingsplanen evt. med ændringer pba. plenumdrøftelse Bidrager med input til fremtidig udviklingsplan for PLIS gerne løbende til undertegnede Hans gennemgik udviklingsplanen for PLIS. Der arbejdes på at gøre det mere gennemskueligt for afdelingsledere at se hvor de forskellige oplysninger ligger (mappestrukturen). Forummet godkender planen og ser gerne, at effekt af behandling kommer med snarest muligt. Herudover blev der udtrykt ønske om, at økonomidata kommer med i PLIS. Sagsresumé Ledelsesinformationssystemet PLIS 2.0 hører til under Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange. PLIS udvikles løbende og udviklingsplanen revideres hvert trimester (ved hvert 120 dages rul). Side 5
Bilag Bilag 5. Kort gennemgang af nuværende rapporter i PLIS og udkast til opdateret udviklingsplan Punkt 6 Arbejdsgange vedr. dokumentation af CAVE og ordinationsark i KISO (9.35-50) Drøftelse i plenum Det indstilles, at forummet: - godkender arbejdsgang for dokumentation af CAVE - drøfter model 1-4 og godkender arbejdsgangen for sikring af rettidig håndtering af prøvesvar (ordinationsark i KISO) CAVE: Forummet tiltræder indstillingen om, at alle allergier fremover alene dokumenteres i EPM. Med hensyn til hyppighed besluttes det, at da der ingen hukommelse er indbygget i systemerne om hvornår oplysningerne er opdateret, bør lægen ved hver indlæggelse (når man alligevel er inde i EPM) opdaterer oplysninger om CAVE. På det ambulante område skal der årligt ajourføres ift. allergier. For BUC mangler en beslutning om hvor hyppigt oplysningerne om CAVE bør ajourføres. SIKRING AF RETTIDIG HÅNDTERING AF PRØVESVAR (Ordinationsark i KISO): Forummet tiltræder model 2. Da Sundhedsplatformen implementeres om lidt over et år og forventes at gøre håndtering af prøvesvar meget nemmere, mener forummet ikke det er hensigtsmæssigt at lave nye instrukser eller arbejdsgange. KISO fastholdes derfor indtil Sundhedsplatformen, men uden krav om brug i det ambulante område (Model 2). KUA sammenskriver de to beslutninger og sender det ud via normal procedure, men også som nyhed om at der hermed fjernes en generende arbejdsgang og at der set i lyset af Sundhedsplatformen ikke laves nye arbejdsgange for håndteringen af prøvesvar. Sagsresumé På forummøde november 2015 blev besluttet at udarbejde 2 A3 på henholdsvis dokumentation af CAVE samt brug af ordinationsarket i KISO i forbindelse med rettidig håndtering af prøvesvar. Efter aftale med næstformand Anne Mertz blev dette omgjort til en proces med undersøgende interviews på udvalgte centre med henblik på at indsamle ideer og erfaringer med gode arbejdsgange for de overstående problemstillinger. Der er gennemført interviews på PC Nordsjælland, PC Amager og PC København. Hvert center har udvalgt afsnit, hvor der enten var gode erfarin- Side 6
ger eller implementeringsvanskeligheder. For dokumentation af CAVE har der været bred enighed om løsningen, mens der for sikring af rettidig håndtering af prøvesvar ikke har vist sig en enkel løsning, men flere forskellige med hver deres fordele og ulemper. For sikring af rettidig håndtering af prøvesvar vurderes det stadig relevant at arbejde med at sikre en rettidig håndtering til trods for at standarden i DDKM ikke længere er gældende. Der opleves stadig i sektoren utilsigtede hændelser af alvorlig karakter, hvor prøvesvar fx ikke er håndteret og patienten, derved ikke får den rette besked og behandling. Dokumentation af CAVE Det indstilles at CAVE dokumenteres i EPM både for lægemiddelrelaterede allergi samt anden allergi og intolerans. Dette imødekommer ønskes om at CAVE kun dokumenteres et sted for at undgå uoverensstemmelser og fejl. EPM har allerede et felt til lægemiddelrelaterede allergi og et for øvrige allergier. Denne ændring understøtter endvidere den måde man i fremtiden skal dokumentere CAVE i forbindelse med indførelsen af Sundhedsplatformen. Det foreslås stadig en lokal tilføjelse gældende for BUC, hvis patientgruppe ikke så hyppigt behandles medicinsk. Alle læger fremhæver, at det er god lægepraksis at der ved indledende samtale spørges til CAVE, og langt de fleste læger mener også at CAVE dokumenteres som en del af den indledende vurdering i OPUS stadig. Det opleves derfor relevant at lægen ajourfører EPM ifht CAVE. I det ambulante er der kun krav om at der 1 gang årligt afdækkes hvorvidt, der er ændringer til patientens eksisterende oplysninger om CAVE. Klinikere på sengeafsnit appellerer til at dette krav også bliver gældende for indlagte patienter modsat kravet nu, der foreskriver at CAVE dokumenteres ved hver indlæggelse. Sikring af rettidig håndtering af prøvesvar Der er stor variation i, hvorvidt ordinationsarket i KISO er implementeret, forsøgt implementeret eller slet ikke anvendt på de forskellige centre/afsnit. Det kendetegner de fleste afsnit, at de ikke oplever, de har en udfordring med håndtering af prøvesvar og derfor ikke ser en nødvendighed for den ekstra dokumentationsopgave, der vurderes at være at skulle afkrydse i KISO. Der er identificeret mange ulemper ved den nuværende løsning med ordinationsarket i KISO: Ordinationsarket bør ikke være placeret i KISO, da al bestilling, vurdering og håndtering af blodprøver foretages med udgangspunkt i LabKa. KISO anvendes ikke i det ambulante regi Side 7
Ordinationsarket anvendes i klinikken, men udfyldes blot af sekretæren Det opleves som ekstra kontrol og dokumentation og uden værdi andet end for de medarbejdere, der skal auditere på området. Ordinationsarket opleves irrelevant, da det kun siger noget om processen og ikke noget om vurderingen. Andre forhold der bør inkluderes i vurderingen: Ordinationsarket er valgt for hele Region Hovedstadens hospitaler Overgange skaber i forbindelse med prøvesvar en patientsikkerhedskritisk procedure. Det er ikke muligt at udvikle en godkendelse/håndteret funktion i Labka. Labka fortsætter sideløbende med Sundhedsplatformen men med en integration mellem Labka og Sundhedsplatformen, så klinikerne ikke længere skal benytte Labka, når de skal rekvirere prøver eller se svar. De skal benytte Epic, som så vil videresende rekvisitionen til Labka og modtage svar fra Labka. Labka vil kun blive anvendte på de klinisk biokemiske laboratorier. Udfordringen er, at ingen centre/afsnit præsenterer en model, som kan opfylde intentionen om at have et system eller proces, der kan sikre at der ikke sker fejl i rettidig håndtering af prøvesvar. De fleste centre/afsnit finder at det mest optimale vil være at gå tilbage til de arbejdsgange, de havde inden ordinationsarket. Det indstilles derfor til at forummet diskuterer og vurderer hvilken af følgende løsninger, der findes at imødekomme flest mulige af de ovenfornævnte kriterier. Model 1: Ordinationsarket i KISO fastholdes som system til at sikre rettidig håndtering af prøvesvar gældende for hele RHP. Model 2: Ordinationsarket i KISO fastholdes som system til at sikre rettidig håndtering af prøvesvar, men der fokuseres på implementering på sengeafsnit og undlades at stille krav om brug af ordinationsarket i det ambulante regi. Model 3: Der gives metodefrihed for centrene til selv at arbejde med at implementere sikre arbejdsgange for rettidig håndtering af prøvesvar. Der skal foreligge en instruktion for hvert center, der beskriver deres arbejdsgange, ansvar og dokumentationskrav ifht. håndtering af prøvesvar. Model 4: Centrene fortsætter som inden ordinationsarket blev besluttet, eventuelt med en tilføjelse af overskriften paraklinisk i skabelonen for Epikrise og overflytningsnotat. Side 8
Bilag Bilag 6 Journalføring manual for indlagte Bilag 7 Journalføring manual for ambulante Bilag 8 Nuværende vejledning for håndtering af parakliniske undersøgelser Punkt 7 Mødeevaluering (9.50-9.55) Der er behov for et overblik over forummets portefølje ved alle møder. Punkt 8 Eventuelt (9.55-10.00) Martin orienterede om, at vi skal have en drøftelse af forummets rolle ift. Sundhedsplatformen. Det kommer på næste møde. Med venlig hilsen Liv Nanna Hansson Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 9