Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10 Referat fra Generalforsamlingen Tirsdag d. 27. april 2004. Generalforsamlingen, der fandt sted på Lokalcenter Vestervang, havde følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent. Bestyrelsen foreslår advokat Carsten Henriksen. 2. Aflæggelse af årsberetning for 2003. 3. Aflæggelse af beretning fra intern kritisk revisor. 4. Forelæggelse af årsregnskab for 2003 samt budget for 2004. 5. Valg af formand for bestyrelsen for en toårig periode. På valg er Aage Holst Petersen, (10.73), der er villig til at modtage genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg 6. Valg af to medlemmer til bestyrelsen for en toårig periode: På valg er Lene Jensen (9.56) og S. Baumgarten (10.53). Begge er villige til at modtage genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg. 7. Valg af to suppleanter: På valg er Anne Margrethe Ladekjær-Mikkelsen (4.13) og Poul Nielsen, (9.51). Anne Margrethe Ladekjær-Mikkelsen ønsker ikke at opstille, og bestyrelsen indstiller, at Poul Nielsen, (9.51) opstilles som førstesuppleant. Bestyrelsen har intet forslag til andensuppleant. 8. Valg af intern kritisk revisor: Hvis foreningen ønsker en intern kritisk revisor, er Steen Ewald-Larsen (9.74) på valg. Bestyrelsen indstiller til genvalg. 9. Valg af revisor: På valg er statsautoriseret revisor Karl Svendsen, BDO Scanrevision AS. Bestyrelsen indstiller til genvalg. 10. Eventuelt Ad. 1. Ejerforeningens formand, Aage Holst Petersen, bød velkommen. Herefter valgte generalforsamlingen advokat Carsten Henriksen til dirigent. Dirigenten konstaterede generalforsamlingens lovlige indvarsling. Af et samlet antal stemmer på 1927, var de 983 repræsenteret.
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10...side 2 Ad. 2. Aflæggelse af årsberetning. Formanden henviste til dels de udsendte referater dels til den udsendte beretning, men supplerede med følgende oplysninger: Hovedformålet med ejerforeningen er at gennemføre selve ejendommens drift og vedligeholdelse. Det gælder også for de grønne områder. Det er udført med en god økonomi, der ikke mindst skyldes, at nogle arbejder er udsat, men dog ikke mere, end at vedligeholdelsesplanen følges. Arbejdet på nordfacaden er udsat, fordi vi kom i den situation, at det først kunne sættes i gang så sent, at vejret hindrede dette. Bestyrelsen har fået udarbejdet en revision af den tilstandsrapport, som Rambøll A/S har udført. Denne rapport danner grundlag for vedligeholdelsesarbejderne i årene fremover. De grønne områder er relativt pæne. Vi har fået en god legeplads bag vestmuren. Bevoksningen på arealet bag vestmuren vil blive udtyndet hen til højen. På den anden side af højen vil arealet gå få et mere rustikt præg i overensstemmelse med de planer, der er fastsat af Århus Kommune. Ejerforeningens bestyrelse har et godt samarbejde med naboejerforeningens bestyrelse. Gennem dette søges det at koordinere vedligeholdelsen af facaderne, så de får et ensartet præg. Desuden er det bestyrelsens opfattelse, at vi kan opnå besparelser ved fælles udbud af vedligeholdelsesarbejderne. Dette gælder desuden opgaver på den daglige drift. Der er et tilbagevendende problem med støjende naboer. Bestyrelsen skal henstille til beboerne at de viser hensyn, så vi kan undgå klager om dette emne. Vores revisionsfirma har gjort opmærksom på, at den lejeindtægt vi får ved udleje af viceværtlejligheden skal betragtes som en skattepligtig indkomst, og ejerforeningen skal betale skat af denne indkomst. Skatten beløber sig til ca. 15-17.000 kr. Der har været diskussion med skattevæsenet om spørgsmålet, men da der for nylig kom en afgørelse, er spørgsmålet forenklet på den måde, at ejerforeningen kan optræde som skattepligtig person. Alternativet ville være, at indtægten skulle indtægtsføres hos den enkelte ejer, som dermed skulle udfylde den udvidede selvangivelse. Den situation har vi heldigvis undgået. Der har været brandsyn i garagerne, som ikke gav anledning til bemærkninger for så vidt angik fællesarealet. Brandinspektøren udtalte dog, at det hvis han ved en senere lejlighed konstaterede, at der var opmagasineret brandbare ting i garagerne ville det blive påtalt overfor den enkelte ejer. Affaldsordningen. Bestyrelsen skal endnu engang henstille til ejerforeningens beboere om at overholde de bestemmelser, der gælder for, hvad man må kaste i affaldsskakten og overholde bestemmelserne om indpakning. Hvis vi ikke gør det, kommer ejerforeningen til at betale ekstraudgifter samtidig med, at det medfører yderligere besvær med, at affaldet ikke bliver afhentet. Bestyrelsen har fået en henvendelse fra Irma Løvstad, som stiller spørgsmål til den beslutning, der er truffet i ejerforeningen for mange år siden om, hvem der skal betale for udskiftning af termoruder. Dirigenten vil redegøre herfor under punktet eventuelt.
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 3 Da der ikke var spørgsmål til beretningen, konstaterede dirigenten, at beretningen var taget til efterretning af generalforsamlingen. Ad. 3. Den interne kritiske revisor, Steen Ewald-Larsen, indledte med at præsentere sig selv og den opgave, han havde med at foretage en gennemgang af regnskabet - ikke for at se om det stemte - det havde ejerforeningen den statsautoriserede revisor til, men for at se om der var afholdt udgifter, der ikke var budgetlagt. Intern kritisk revisor oplyste, at det havde været en kedelig opgave at gennemgå de 321 bilag fordi, der ikke var sket noget, som kunne ophidse ham, men fremhævede følgende punkter i sin beretning: Efter Jytte Viskums død foretages bogføring og revision af samme firma. Man skulle tro, at det ville medføre en besparelse, men det er tvært imod blevet dyrere. Ved gennemgang af regninger fra de kommunale forsyningsselskaber kan det give anledning til undren, at når man betaler f.eks. 2000 kr. for vand, så følger der en masse følgeudgifter med: spildevandsafgift, vandafledningsafgift mv. Inden man ser sig om, er regningen kommet op på 10.000,- kr. En ingeniør har vurderet hvad økonomien i at overgå til individuel el-måling. Var det ikke noget der vedrørte 2002? Faktura fra Arbejdstilsynet. Under eftersynet, der finder sted hvert andet år har Arbejdstilsynet bistand af ejerforeningens el-installatør, der har brugt 3 timer på arbejdet. Jeg har aldrig været ude for, at elevatoren har været 1½ time om at komme fra 7. til 1. etage. Det undrer mig, at der kommer gæster, der stuver så mange personer ind i elevatoren, så de skal have hjælp til at komme ud. De pågældende kan ikke være alt for kvikke, fordi elevatorruden er smadret. Enhver kan da sige sig selv, at man ikke kan komme ud af den lille rude. Vi må forudse, at kablerne skal skiftes i forbindelse med næste eftersyn. Ved en gennemgang af denne art lærer man nye ord. Der er indkøbt en fedtpresse. Hvad bruges den til? Har det noget at gøre med de problemer, der opstår når afløbsrørene tilstoppes på grund af, at der hældes fedt i afløbene fra køkkenerne 1? Den interne kritiske revisor afsluttede med at anbefale ejerforeningens medlemmer at godkende regnskabet for 2003 med henvisning til, at ejerforeningens revisor har givet den reneste revisionspåtegning man kan opnå. Formanden takkede for redegørelsen og var tilfreds med, at der ikke var fundet grundlag for at hidse sig op i forhold til bestyrelsen. Vedrørende revisionsomkostningerne er der tale om et beskedent beløb, der muligvis kunne blive mindre. Ad. 4. Forelæggelse til godkendelse af regnskab for 2003 og budget for 2004. Formanden fremlagde regnskabet, der var udsendt og kommenteret med indkaldelsen til generalforsamlingen. Hovedtrækkene blev gennemgået. Årets resultat er et overskud på små kr. 450.000. I forhold til budgettet er det en væsentlig forbedring, 1 Dirigenten oplyste, at en fedtpresse er beregnet til at smøre lejer f.eks. på traktoren med.
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10...side 4 Budgettet forventes også at holde, den største usikkerhed ligger i udgifterne til de større vedligeholdelsesarbejder. Med den reviderede tilstandsrapport ser det ud til, at ejerforeningen kan fastholde udgiftsniveauet til store vedligeholdelsesarbejder. De kan kun gennemføres ved, at der sker en opsparing mellem de år, hvor der gennemføres støre vedligeholdelsesarbejder. Naboejerforeningen har også fået udarbejdet en tilstandsrapport, men af et andet firma end vi benytter. Da der er tale om ens ejendomme, giver det os en bedre mulighed for at sammenligne tilstandsrapporterne. Der har ikke været afholdt særlige udgifter til større vedligeholdelsesarbejder. Derimod er der brugt flere penge på den del af den normale vedligeholdelse, som med en vis ret kunne henføres til de større vedligeholdelsesarbejder. Det er gjort for at strække tidspunkterne mellem de større vedligeholdelsesarbejder uden, at det går ud over ejendommens stand. På den måde kan ejerforeningen foretage en opsparing, der er nødvendig til den forventede større vedligeholdelsesopgave næste år. Formanden anbefalede generalforsamlingen, at godkende regnskabet for 2003 og budgettet for 2004. Regnskabet gav anledning til nogle spørgsmål om bogføringen af anskaffelsesværdien for aktier og anskaffelsen af ejerforeningens lejligheder. En ejerforening kan bogføre den slags aktiver på en anden måde, end hvis der er tale om firmaer eller privatpersoner, som opgør deres aktiver. Endelig var der et spørgsmål til vandudgifterne, hvor svaret var, at der siden budgetlægningen var sket justeringer af priserne, som på den måde kom til udtryk. Da de stillede spørgsmål var af opklarende art og ikke kritiske, konkluderede dirigenten, at regnskabet for 2003 og budgettet or 2004 var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 5. Forslag om valg af formand: På valg er Aage Holst Petersen, (10.73), der er villig til at modtage genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg Da der ikke var andre kandidater, konstaterede Dirigenten, at Aage Holst Petersen var genvalgt uden afstemning. Ad. 6. Valg af to medlemmer til bestyrelsen: På valg er Lene Jensen (9.56), og Søren Baumgarten (10.53), der begge er villige til at modtage genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg. Da der ikke var andre kandidater, konstaterede Dirigenten, at Lene Jensen og Søren Baumgarten var genvalgt uden afstemning. Ad. 7. Valg af to suppleanter: Bestyrelsen indstiller, Poul Nielsen (9.51) vælges som 1. suppleant. Dirigenten efterlyste kandidater som 2. suppleant. Birgit Frederiksen (4.11) blev foreslået som den eneste kandidat, hvorefter dirigenten konstaterede, at Poul Nielsen (9.51) og Birgit Frederiksen (4.11) var valgt som henholdsvis 1. og 2. suppleant.
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 5
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10...side 6 Ad. 8. Valg af intern kritisk revisor. Dirigenten konstaterede, at Steen Ewald-Larsen genvalgtes, idet der ikke blev foreslået andre kandidater. Ad. 9. Valg af revisor. Dirigenten konstaterede, at statsautoriseret revisor Karl Svendsen genvalgtes, idet der ikke blev foreslået andre kandidater. Ad. 10. Eventuelt. Redegørelse for betaling af udgifter til udskiftning af termoruder v/adv. Carsten Henriksen. Dirigenten fremkom under dette punkt dels med nogle juridiske betragtninger med relation til ejerlejlighedslovgivningen dels med det kronologiske forløb for spørgsmålet om beslutningsgrundlaget for betaling for udskiftning af termoruder i ejerforeningen. Irma Løvstad har i et brev dateret d.15. maj 2003 til bestyrelsen bedt denne svare på, om bestyrelsen i 1983 har truffet en forkert afgørelse ved at tage stilling til udgiftsspørgsmålet, når en senere dirigent ved generalforsamlingen i 1997 er af den opfattelse, at det er et spørgsmål, der kræver enstemmighed. På grund af spørgsmålets juridiske karakter har bestyrelsen fundet det rigtigst at lade ejerforeningens advokat tage sig af besvarelsen. Som udgangspunkt er det ejerforeningen, der har ansvaret for den udvendige vedligeholdelse af klimaskærmen, og dermed også udskiftningen af termoruderne. Dette kan ændres ved aftale. Dette kan synes rimeligt ud fra en betragtning om forsikring og uskiftning i forbindelse med erstatning af punkterede ruder. Derimod kan man argumentere for, at det er den enkelte ejer, der skal betale i de situationer, hvor der er tale om, at denne er årsag til, at ruden går i stykker. Ser man i den juridiske litteratur 2, er der ikke et entydigt svar på, hvad der er det rigtige. Fra foreningens stiftelse og indtil 1983 var termoruderne dækket af en garantiordning, og spørgsmålet har derfor ikke været aktuelt. I 1983 rejses spørgsmålet på en generalforsamling, og det er lidt uklart, på hvilken måde, men under alle omstændigheder stilles der det spørgsmål, om ejerforeningen betaler herfor. Bestyrelsen konkluderede, at betaling for udskiftning af termoruder ikke var et fællesanliggende, og heraf følger, at udgifterne skal afholdes af den enkelte ejer. Der blev ikke foretaget afstemning. Sådan har situationen været siden 1983. Sagen kan måske have været diskuteret i ejerforeningen, men først i 1997 bringes sagen op igen som et beslutningsforslag på generalforsamlingen. Dirigenten var af den opfattelse, at beslutningsforslaget krævede enstemmighed. Det ville indebære en ændring af, hvad der var det juridiske udgangspunkt, og som var praktiseret i ejerforeningen i mindst 14 år. Forslaget blev der for i 1997 trukket tilbage. Siden 1983 har betalingsspørgsmålet ikke været behandlet som et ejerforeningsanliggende dog med den undtagelse, at ejerforeningen har tegnet en glasforsikring. Siden 1983, - og det vil i denne forbindelse sige altid -, har det været den enkelte ejer, der skulle betale for udskiftningen af 2 Peter Blok: Ejerlejligheder, 3. udgave. Jurist- og Økonomforbundets Forlag 1995
Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og 10... side 7 termoruder. Der er med andre ord i de ca. 21 22 år sket en cementering af praksis, som den enkelte ejer er bundet af. Spørgsmålet er da: Kan den ændres? Det kan den godt, men det kræver formentlig enstemmighed eller eventuelt et kvalificeret flertal på 2/3. Dirigentens opfattelse var, at hvis man ændrer den gældende fordeling, er det så tæt på at kræve enstemmighed, som det kan komme. Spørgsmål under Eventuelt På et fællesmøde med naboejerforeningens bestyrelse fremkom et forslag om at forhøre ejerforeningens medlemmer, om der var interesse for et fælles arrangement på det grønne areal bag vestmuren. Det kunne f.eks. være ved, at man selv medbragte mad og så grillede Der var stemning blandt generalforsamlingens deltagere til et sådant arrangement. Et medlem fremkom med et irritationsmoment over, at cykler var parkerede i gården op ad det sorte træværk. Det foresloges, at der opsattes et skilt om, at cykler skal henstilles i de dertil indrettede cykelstativer. Der blev efterlyst en opfølgning på spørgsmålet om individuelle el-målere. Hertil blev det oplyst, at sagen havde været på dagsordenen på den sidste generalforsamling, og at der ikke var nogen form for opbakning. Derfor havde bestyrelsen ikke fulgt op på sagen. Der blev fremsat en anke over en manglende renholdelse i gården i form af manglende fejning, fjernelse af spindelvæv mv. Der fremkom en opfordring til det Grønne Udvalg om at gøre Vestervang lidt mere indbydende. Det blev efterlyst, at elevatordørene blev reparerede, især når der var sket indflytninger, eller efter der havde været håndværkere i ejendommen. En ejer ønskede at få oplyst, hvilke regler der var gældende med henvisning til redegørelsen om brandeftersyn. Hertil blev der svaret, at de garager, der er helt lukkede, er brandsikrede. Her er der ikke særlige krav til, hvad der må opbevares, men i de garager, hvor der kun er hønsenet eller en metalplade, er det ikke tilladt at opbevare noget, der på nogen måde kan brænde. Dirigenten afsluttede generalforsamlingen, da der ikke var flere spørgsmål, hvorefter formanden takkede dirigenten for en god mødeledelse og for den tillid, bestyrelsen blev mødt med, og ikke mindst den gode debat, der havde været. Carsten Henriksen Dirigent, adv. Aage Holst Petersen Formand S. Baumgarten Sekretær