fra Generalforsamlingen Torsdag d. 16. april 2015.

Transkript

1 Referat fra Generalforsamlingen Torsdag d. 16. april Generalforsamlingen, der fandt sted på Lokalcenter Vestervang, havde følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent, stemmetællere og referent Bestyrelsen foreslår advokat Carsten Henriksen fra advokatfirmaet Lett som dirigent, som stemmetællere Bjørn Søby, lejl og Carsten Friis Hansen, lejl og som referent Søren Baumgarten, lejl Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år 3. Intern kritisk revisors beretning 4. Forelæggelse af årsregnskab med revisors påtegning til godkendelse Revideret årsregnskab for 2014 er udsendt. 5. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse Forslag til vedligeholdelsesplan for 2015 og senere er udsendt. 6. Indkomne forslag Ingen forslag. 7. Forelæggelse af budget til godkendelse Forslag til korrigeret budget 2015 og korrigeret overslagsbudget for budgetåret Valg af formand til bestyrelsen i lige år 9. Valg af to medlemmer til bestyrelsen Troels Haahr Graugaard, lejl og Carsten Petersen, lejl opstiller. 10. Valg af to suppleanter til bestyrelsen Der skal vælges én 1. suppleant og én 2. suppleant for en 1-årig periode. Claus Bjerre-Christensen, lejl og Peter Lyngmose Nielsen, lejl er på valg. 11. Valg af revisor På valg er statsautoriseret revisor Bo Sørensen, BDO ScanRevision AS. 12. Valg af intern kritisk revisor Hvis foreningen ønsker en intern kritisk revisor, er Steen Ewald-Larsen, lejl på valg. 13. Eventuelt

2 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 2 Ad. 1. Ejerforeningens formand, Lene Jensen, bød velkommen. Herefter valgte generalforsamlingen advokat Carsten Henriksen til dirigent. Bjørn Søby, 6.21; Carsten Friis Hansen, 10.43, blev valgt til stemmetællere og Søren Baumgarten blev valgt til referent. Dirigenten konstaterede generalforsamlingens lovlige indvarsling. Generalforsamlingen var beslutningsdygtig til den fremsendte dagsorden. Af et samlet antal fordelingstal på 1927, var de 916 repræsenteret, og af 130 lejligheder var de 58 repræsenterede. Ad. 2. Bestyrelsens beretning for det senest forløbne år. Formanden henviste dels til de udsendte referater dels til den udsendte beretning. Formanden supplerede/fremhævede med følgende oplysninger fra årets arbejde: Facadepartierne. Udskiftning af facadepartierne er uden tvivl den største opgave, både arbejds- og ressourcemæssigt, sidste år, i år og næste år. Som vi har skrevet, har vi af tids- og økonomiske årsager været nødt til at gå i gang tidligt på året. Indtil videre forløber alt som det skal. Vi har kun fået positive tilbagemeldinger fra de ejere, der har fået skiftet. Der har kun været nogle uundgåelige småting, der skulle rettes til, hvilket altid vil ske i så stort et projekt. På et tidspunkt skal vi have spurgt de ejere, der i første omgang ikke ønskede udskiftning, om de har ændret mening, med henblik på at få lagt en plan for de pågældende lejligheder. Lejlighederne i 1. etage skal også have mulighed for forbedrede facader. Fyrretræerne. Vi har fået lavet en meget fin rapport om fyrretræernes tilstand. Den vil efter generalforsamlingen blive lagt på hjemmesiden 1. Der er en beskrivelse af de enkelte træers sundhedstilstand. Der er i dag blevet fældet 3 træer; ét hos os, og 2 i Øst. Bestyrelserne foretager så en ny vurdering i efteråret Bekæmpelse af rotterne i kloaksystemet. Vi er i gang med at bekæmpe rotterne. Derfor skal kloakkerne i gården sikres med rottespærrer, overvågning og et alarmsystem, så vi skulle blive garanteret blive helt fri for kloakrotter. Garantien dækker selvfølgelig ikke de rotter, der kommer direkte fra Botanisk Have. Afsnit 1 har installeret samme type, og det har vist sig at være meget effektivt. Dér er området blevet kloakrottefrit. Tilbagekøbsklausulen. Der er ikke meget nyt om tilbagekøbsklausulen. Informationsmaterialet er under udarbejdning. Afsnit 1 er heldigvis med i denne gruppe. Det første udkast fra kommunen var ikke særlig brugbart, så det afventer en ændret udgave. Men det ændrer ikke ved, at det for tiden ikke er attraktivt at indgå aftale om frikøb. Rengøring og vinduespudsning. Vi arbejder på en fælles aftale med Øst om rengøring og vinduespudsning. Den ny ordning træder i kraft 1. juli Så vil parkerede cykler på fællesarealer i opgange og på reposerne blive fjernet. 1 Det har efterfølgende vist sig, at det af tekniske grunde (filstørrelse) ikke er muligt at lægge rapporten om fyrretræerne på hjemmesiden. De, der har interesse i at se den, kan henvende sig til bestyrelsen og få den at se.

3 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 3 Husordenen. Det er desværre endnu en gang nødvendigt at henlede opmærksomheden på husordenen. Der er nogle regler, som vi må indrette os efter, når vi bor i et fællesskab. Det er ikke i orden, når der er larm fra støjende værktøj om aftenen og i weekender, hvor mange har gæster. Det er heller ikke småting, der bliver lagt i eller ved siden af papircontainerne. Det er både glasvaser, store flamenco- og papkasser, der ikke umiddelbart kan være i containeren. Her i påsken var der nogle, der ville til at dyrke motion på et stepbræt og til at støvsuge. Begge dele kan jo være helt fornuftige, men motionen kunne så begynde med, at den store papemballage blev skåret i stykker, så de kunne være i containeren. Det er helt urimeligt at forvente, at en anden ordner det. Det samme gør sig gældende for køkkenaffald. Det er rystende at se, hvad der bliver smidt i affaldsskakterne i dårlig emballage. Brug dog de affaldsposer, der er til rådighed. Vaskepladsen i garagen er kun for foreningens beboere, og ikke en halvoffentlig vaskeplads for familie og venner. Samarbejde. Det var et rigtig godt valg at ansætte Ivan. Der synes næsten ingen grænser for de opgaver, Ivan kan påtage sig at løse, bl.a. den kæmpeopgave med rensning af facaden mod syd. Det daglige samarbejde fungerer også godt. Det gælder både i relation til Øst og Afsnit 1. Der har specielt Jørgen Leth og Jens-Erik Lolck trukket et stort læs i forbindelse med møderne med de andre foreninger og kommunen om tilbagekøbsklausulen. Vi er også meget glade for samarbejdet med Jørgen om vedligeholdelse og alle mulige andre fælles opgaver. Jeg ved slet ikke, hvordan det ellers skulle gå, hvis vi skulle klare det selv. Jeg vil også gerne sige tak til bestyrelsen og suppleanterne for jeres engagement og velvillighed til at stille op til diverse møder og diskussioner. Vi finder ud af det på en både seriøs og gemytlig måde. Her med overgiver jeg beretningen til debat og godkendelse. Der fremkom en forespørgsel, om der kunne blive tvang til at få udskiftet facadepartierne. Hvordan vil man håndhæve udsagnet om, at uvedkommende ikke må bruge vaskepladserne. Formanden svarede, at det er den enkelte ejer, der skal afholde udgifterne til udskiftning af ruderne, men i de tilfælde, hvor der er råd i træværket, er ejerforeningen forpligtet til at fortage reparationer/udskiftninger heraf. Med hensyn til brugen af vaskepladserne skal man rette henvendelse til de uvedkommende brugere, og gøre opmærksom på, hvem, der kan bruge faciliteterne. Da der ikke var yderligere kommentarer eller spørgsmål til beretningen, konstaterede dirigenten, at beretningen var taget til efterretning uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 3. Den interne kritiske revisor, Steen Ewald-Larsen, indledte med at præsentere sig selv. Hans opgave var dagen taget i betragtning at foretage en gennemgang af, om de kroner ejerforeningen havde forbrugt, var sket på en fornuftig måde. Det var sket ved en gennemgang af to digre ringbind med konto- og regningsbilag. Intern kritisk revisor fremhævede - blandt andre - følgende punkter i sin beretning:

4 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 4 Havde funderet over timesatsen hos de håndværkere, som ejerforeningen var faste brugere af. De lå typisk i intervallet kr./t. Elevatorservice var betydeligt større. Havde undret sig over en årsopgørelse fra AffaldvarmeAarhus, hvor der var betalt 64,- kr. fordi der var indberettet for sent. Det havde reelt betydet, at der var trukket en rente nota på kr. I betragtning af, at vi skulle have penge tilbage, virkede dette ikke rimeligt. Ejerforeningen havde brugt kr. på at få drænet rampen til garagekælderen. Opfordrede bestyrelsen til at etablere en helligkilde med henblik på ad den vej at få indtægter til gunst for ejerforeningens økonomi. Kom med nogle understregede intern kritisk revisor økonomiske betragtninger om eventuelle fordele ved sammenlægning af ejerforeningerne. I forhold til den store samhandel, der fandt sted med naboejerforeningen - et lokalt indre marked. Mente at de fraflyttede lejere af viceværtlejligheden i højere grad burde have betalt udgifterne til istandsættelsen af denne, end det havde været tilfældet. Påtalte, at bestyrelsen burde have imødegået efterbetaling i forbindelse med beskatning af indtægterne fra viceværtlejligheden ved at fortage en forskudsindbetaling af skat. Den kritiske revisor afsluttede sit indlæg med den supplerende oplysning, at ejerforeningens statsautoriserede revisor i sin revisionsbemærkning har skrevet, at han fandt ejerforeningens forretningsgang betryggende, og at påtegningen er anmærkningsfri. På den baggrund kunne han anbefale ejerforeningens medlemmer at godkende regnskabet. Dirigenten konstaterede herefter, at intern kritisk revisors beretning var taget til efterretning. Ad. 4. Forelæggelse af årsregnskab for 2014 med revisors påtegning til godkendelse. Ejerforeningens formand fremlagde regnskabet, der var udsendt og kommenteret med indkaldelsen til generalforsamlingen. Formanden supplerede med at oplyse, at den lønstigning, der havde fundet sted, var begrundet i en stigning af statens løntrin, som lønningerne er bundet op på. Den afvigelse, der er mellem budgettet og regnskabet kunne stort set henføres til et mindre varmeforbrug. De øvrige poster balancerede med ganske små afvigelser. Årets resultat er et overskud på kr. i mod et budgetteret overskud på ,- kr. Ejerforeningens formue er blevet placeret i forskellige pengeinstitutter, så foreningen ikke vil komme til at lide tab, hvis der skulle ske ubehagelige ting på finansmarkedet. Ejerforeningens statsautoriserede revisor har i sin revisionsbemærkning skrevet, at han fandt ejerforeningens forretningsgang betryggende, og at påtegningen er så fin som den kan være. Formanden anbefalede generalforsamlingen, at godkende regnskabet for 2015.

5 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 5 Der fremkom følgende kommentarer/spørgsmål til regnskabet med følgende synsvinkler: Hvad er begrundelsen for afvigelsen mellem budget og regnskab for advokatbistand? Formanden oplyste, at vi ved budgetlægningen havde vurderet, at det ville være nødvendigt at kalkulere med advokatudgifter i forbindelse med tilbagekøbsklausulen. Udviklingen havde vist, at det ikke havde været nødvendigt, jf. bemærkningerne om den manglende aktualitet i at forfølge denne sag. Da der ikke var yderligere bemærkninger, konstaterede dirigenten, at regnskabet for 2014 var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 5. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for ejendommen til godkendelse. Udgangspunktet for vedligeholdelsesplanen er nedenstående principper, der har været gældende i de senneste år, og har været fremlagt for generalforsamlingen i bestyrelsens beretning. Der budgetteres ud fra de langsigtede omkostninger, de løbende tilstandsrapporter udviser behov for. I år er budgettet til større vedligeholdelser justeret i forhold til tidligere år. Det forudsættes, at vedligeholdelsesarbejderne tilrettelægges, så bestyrelsen kan udarbejde en tidsplan og en økonomisk prioritering i forhold til tilstandsrapporten under hensyn til de givne økonomiske rammer. Der budgetteres med kr. til større vedligeholdelser. Der budgetteres med kr. til reparationer i øvrigt. Udgangspunktet vil fortsat være den politik, der har været praktiseret i de senere år, hvor der hyppigere end tidligere foretages mindre arbejder (f.eks. afrensninger mv.). Dette har til formål: o o at vedligeholde og sikre bygningens udseende, og at forlænge perioden mellem de meget store vedligeholdelsesarbejder så meget som forsvarligt. Formanden gennemgik den udsendte vedligeholdelsesplan til generalforsamlingen. Et enkelt forhold var opstået akut: kloakprojektet, men bestyrelsen ville i givet fald arbejde med et større underskud. Det er der ingen problemer i, da vi har pengene. Da der ikke var yderligere bemærkninger konstaterede dirigenten, at vedligeholdelsesplanen for 2015 og senere var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 6. Indkomne forslag. Der var ikke indkommet forslag til behandling på generalforsamlingen. Ad. 7. Forelæggelse af korrigeret budget til godkendelse. Forslag til et korriggeret budget 2015 og korrigeret budgetoverslag for 2016 er udsendt med materialet til generalforsamlingen. Budgetoverslaget for 2016 er et maskinbudget, der i henhold til vedtægterne skal foreligge, men bestyrelsen vil gå det efter i sømmene ved budgetlægningen til efteråret. Bestyrelsen har fulgt en ejers henstilling således, at beløbet fra vedligeholdelsesplanen kan genfindes i budgettet. Derfor er posten på kr. forhøjet med kr. til i alt kr. som anført i planen.

6 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 6 Det betyder, at vi som en konsekvens heraf budgetterer med et underskud på kr., da vi ikke ændrer i det beløb, vi opkræver pr. fordelingstal. Underskuddet dækkes af formuen. Det samme gælder de udgifter, vi får i forbindelse med at gøre kloaksystemet rottefrit. Bestyrelsen har ikke ønsket at forhøje fællesudgifterne mere end de 3 kr. pr. fordelingstal, som omtalt i budgetmaterialet fra december 2014 svarende til den almindelige prisudvikling for de løbende udgifter. Formanden anbefalede generalforsamlingen at stemme for det korrigerede budget for 2015 og det korrigerede budgetoverslag for Da der ikke var bemærkninger, konkluderede dirigenten, at det korrigerede budgettet for 2015 var godkendt uden afstemning af generalforsamlingen. Ad. 8. Forslag om valg af formand: Dette behandles ikke. Ad. 9. Valg af to medlemmer til bestyrelsen: På valg er Flemming Svendsen, lejl , og Rune Siepmann, lejl 4.02: Da de ikke ønsker at genopstille forslår bestyrelsen, at Troels Haahr Graugaard, lejl og Carsten Petersen, lejl vælges til bestyrelsen for en 2-årig periode. Begge er villige til at lade sig vælge. Da der ikke var andre kandidater, konstaterede dirigenten, at Troels Haahr Graugaard og Carsten Petersen var valgt uden afstemning. Ad. 10. Valg af to suppleanter: Claus Bjerre-Christensen, lejl. 9.72, og Peter Lyngmose Nielsen, lejl , har tilbudt at stille op som suppleanter. Da der ikke var andre kandidater, konstaterede Dirigenten, at Peter Lyngmose Nielsen valgtes som 1. suppleant og som 2. suppleant valgtes Claus Bjerre-Christensen uden afstemning. Ad. 11. Valg af revisor. Dirigenten konstaterede, at statsautoriseret revisor Bo Sørensen, BDO ScanRevision AS genvalgtes, idet der ikke blev foreslået andre kandidater. Ad. 12. Valg af intern kritisk revisor. Dirigenten konstaterede, at Steen Ewald-Larsen genvalgtes, idet der ikke blev foreslået andre kandidater. Ad. 13. Eventuelt. Under dette punkt fremkom følgende kommentarer: Yderdørene er meget stramme, kan de ikke justeres? En ejer fremkom med et ønske om at få forbedre adgangen ved indgangsdørene for rollatorer dels fra dørene ud mod parkeringspladserne dels på de enkelte etager ud mod altangangene.

7 Ejerforeningen Vestervang 4,5,6,9 og side 7 Hvordan ligger fordelingen mellem fællesel og individuel el, og hvordan er udviklingen i dette forbrug? Der var et spørgsmål, om det var muligt at sætte 3-lags termoruder i facaderne, således man ville opnå en yderligere varmebesparelse. Formanden oplyste, at vi ville se på de praktiske forhold, der er blevet fremhævet, og se hvad vi kan gøre. Sekretæren supplerede med at svare på spørgsmålet om fordelingen af el ved at oplyse, at den oprindelige antagelse om en fordeling på 25/75 % mellem fællesel/individuel el. Denne fordeling har vist sig at kunne holde, og aktuelt for 1024 er 25,1/74,9 %. Ejerforeningens driftsansvarlige bidrog med at oplyse, at vores ingeniørrådgiver havde frarådet at sætte 3-lags termoruder i facadeelementerne af vægtmæssige grunde. Den aktuelle udskiftning af facadeelementerne med 2-lags termoenergiruder ville betyde en varmebesparelse på 65 %. En 3-lags termoruder ville give en yderligere besparelse. Da der ikke var flere spørgsmål, afsluttede dirigenten generalforsamlingen, hvorefter formanden rettede en særlig tak til bestyrelsen samt de afgående bestyrelsesmedlemmer, bød den nye bestyrelse og suppleanter velkommen, dirigenten for en god mødeledelse og for den tillid, bestyrelsen blev mødt med. Formanden rettede en tak til intern revisor Steen Ewald-Larsen. Carsten Henriksen Dirigent, advokat Lene Jensen Formand S. Baumgarten Sekretær Navnene på de personer, som har underskrevet generalforsamlingsreferatet, vil kunne ses på hjemmesiden og i mails. Dokumenter med underskrifterne kan ved ønske ses på kontoret.