AFDELING 6 LILLERØD BOLIGFORENING 31/8 2013. REFERAT FRA AFDELINGSBESTYRELSESMØDET DEN 29/8 2013 Til stede : Kurt Hansen (KH) - Jette Lambrecht (JL) - V.B.Larsen (VB). Afbud : Jette Petersen (JP). Øvrig deltager (under punkt 13) : Maria Jensen, Boligkontoret Danmark (BDK). Følgende pkt. til behandling / orientering : 1. Godkendelse af referatet fra mødet den 20/6 2013 : Ingen bem. 2. Til-og fraflytninger : Ingen. Lejligheden i nr. 13. 2. er ikke udlejet endnu trods flere udbud. Der er konstateret fugtskader på skråvæggene. Istandsættelsen er anslået til kr. 25.000,- -30.000,-kr. 3. Navneoversigt udkast :. Navneoversigt for de enkelte lejemål.. Nummeroplysninger for de enkelte kælderrum.. Navneoversigt for lejede af garager.. Navneoversigt for lejere med kummerfrysere i nr. 11. VB forelagde et udkast med ovennævnte oplysninger. Foreslog endv. følgende tilføjelser : Indflytningsdatoer og antal rum til de enkelte lejemål. VB arbejder videre med udfærdigelsen. 4. Nye jordledninger, projekt er igangsat uge 32 (uge 23/24 iflg. Aktivitetsliste fra Fællesdriften) Arbejdet udføres nu efter det planlagte projekt../2
../2 5. Manglende varmt vand 18. 20. og 21. august. Beboerne var informeret om stop for varmt vand den 19. 20. august fra kl. 07.30 15.00. Alligevel har der 3 gange ikke været varmt vand udenfor den periode entreprenøren har informeret om. Formanden informerer om henvendelsen til administrationen. Entreprenøren er af BDK pålagt en bedre løbende orientering om afbrydelser. 6. Rasmus Buhrmann (RB) ansat som ny lokalinspektør i Fællesdriften. RB afløser Rebecca Dyrby som lokalinspektør. Formanden gennemgår Aktivitetslisten fra Fællesdriften (se pkt. 18) med RB den 16/9 2013 kl. 16.30 for en ajourføring af tidl. planlagte aktiviteter. 7. Evt. nyt cykelstativ i forbindelse med nye jordledninger. Formanden har aftalt møde med RB til den 5/9 2013 kl. 07.15 ved nr. 7 vedr. opsættelsen af et cykelstativ mellem ydermuren i nr. 7 og skralderummet i en bue, som både vil afrunde stedet og give mange cykelstativer. 8. Rammeaftaler artikler fra BDK-NYT. Referatet fra mødet den 9/3 2013 blev gennemgået af formanden. 9. Fryserum i nr. 11.. Manglende rengøring.. Evt. ny måling af EL-forbrug på de enkelte kummefrysere. Formanden har kontaktet den pgl. beboer og foreholdt vedkommende den gentagne manglende rengøring. Beboeren tilskrives af formanden, at manglende rengøring fremover medfører ophør af lejemålet.../3
../3 Der vil efterfølgende blive foretaget en ny måling af EL-forbruget, som foretages af Charlotte og VB. Afdelingsbestyrelsen gør nye beboere opmærksom på, at der er mulighed for opstilling af en kummefryser i kælderen i nr. 11. 10. Formandsmøde mandag den 24. juni 2013- orientering om emner og drøftelser. 1. Ny driftschef. 2. Rammeaftaler indkøb hvor langt er vi nået. 3. Fællesdriften behov for serviceaftale, information, kommunikation og samarbejdskultur (se pkt. 12). 4. Hovedbestyrelsens sammensætning afdelingernes repræsentation. 5. Nyt fra Hovedbestyrelsen (EON-sagen). Formanden redegjorde nærmere for de enkelte pkt. 11. Forbrug EL, gas og vand. månedsopgørelse ikke modtaget information fra administrationen om ny metode til information for bestyrelser. Den nye metode forventes iværksat fra 1. oktober 2013. 12. Serviceaftale Fællesdriften Formandsmødet nedsatte udvalg af formænd, der skal udarbejde udkast til serviceaftale, der beskriver rammerne for den service, der ydes af Fællesdriften information om det foreløbige udkast og gruppens arbejde, herunder mandat til formanden. Formanden forelagde udkastet til en serviceaftale med Fællesdriften. Mandat givet til formanden til videre udarbejdelse af en serviceaftale med Fællesdriften. /4
./4 13. Udskiftning af vinduespartier/dørpartier information om status. Projektleder og arkitekt Maria Jensen (MJ), BDK, forelagde og gennemgik oplæg vedr. gennemgang og beslutningsgrundlag forud for en udskiftning af vinduer og altandøre i afdelingen. MJ forelagde endv. et udkast til et Anlægsbudget hvori indgår lån over 20 år og 30 år, som har indflydelse på størrelsen af en lejeforhøjelse. Desuden blev følgende forelagt :. Erfaringsregistrering i 2 tidl. byggesager vedr. vinduesudskiftning.. Udpluk af referencer fra 5 forskellige boligforeninger vedr. udskiftning af vunduer og døre.. MJ`s udarbejdede tidsplan på 14 pkt. for arbejdets udførelse. Bygningsingeniør Thomas Eriksen, fa Gaihede a/s, sender en medarbejder til et møde med Afdelingsbestyrelsen den 16/9 2013 kl. 15.00. 14. Udgift til istandsættelser af nr. 13., 2., forinden den udbydes anslået udgift 25.000, kr. - 30.000,- kr. (se pkt. 2) 15. Anmodning fra beboer i nr. 5 st.th. om pasning af hund 21/8 31/8 2013. Tilladelse er givet. 16. Udkast til regnskab for 2012/2013. I forbindelse med modtagelsen af udkastet til regnskabet for 2012/2013 har afdelingsbestyrelsen den 10/7 2013 tilsendt BDK 9 spørgsmål til regnskabet. Der er nu modtaget svar på alle spørgsmålene, som blev gennemgået af formanden. 17. Lej dig til muligheder arrangeret den 5. oktober det /5
../5 nye ejendomskontor/fællesdrift Ørnevang. Formanden og Jette Lambrecht deltager fra bestyrelsen. 18. Evt. orientering fra Fællesdriften.. Aktivitetsliste. Øvrigt. Da den nye Aktivitetsliste (6 sider) først blev modtaget 2 timer før mødet, blev en gennemgang udsat til næste møde. 19. Eventuelt. 1. Invitation til BDK`s workshops og kurser for efteråret 2013 modtaget. 2. Efter en henvendelse til Allerød kommune vedr. den ulovlige parkerede trailer (uden nummerplader og afmærkning) ud for nr. 15/17 er den blevet fjernet af politiet den 29/8 2013. 3. Driftschef Sv.Aa.ansens sidste arbejdsdag på Boligkontoret er den 13/9 2013. Der siges farvel til Sv.Aa. på kontoret samme dag fra kl. 13.00 15.00. KH og VB repræsenterer afdeling 6. 4. Der er konstateret henlagt køkkenaffald i den store kontainer. Nærmere herom ved brev til samtlige lejemål. 20. Dato for næste møde. Afholdes den 26/9 2013 kl. 19.00. På afdelingsbestyrelsens vegne Med venlig hilsen Kurt Hansen