INDHOLDSFORTEGNELSE Brug af Business Intelligence til at overhale konkurrenterne 1 Business Intelligence til mellemmarkedessegmentet og virksomheder i vækst 1 Business Analytics til Microsoft Dynamics NAV 2 Økonomisk ydeevne 3 Kundeforhold 3 Organisatorisk produktivitet 4 Håndtering af driften 4 Forstå Business Intelligence 6 Komponenterne i en Business Intelligence Solution 6 Konklusion 6 Om Microsoft Dynamics 6
BRUG AF BUSINESS INTELLIGENCE TIL AT OVERHALE KONKURRENTERNE Medarbejderne i din organisation har adgang til så mange oplysninger, som man for år tilbage slet ikke kunne forestille sig. Succes eller fi asko kan i stor udstrækning tilskrives om medarbejderne kan bruge disse oplysninger til hurtigt at træffe de rigtige beslutninger. Men uden muligheden for at fi nde hoved og hale i alle oplysningerne vil der komme til at mangle viden i virksomheden, og det eneste man som medarbejder kan gøre, er at gætte eller følge sin intuition. Med Business Intelligence kan du afkode og udlæse mening fra data, så du kan foretage velfunderede beslutninger. I dag anvender mange virksomheder business intelligence til at undgå, at der kommer til at mangle viden, fremme væksten og forøge overskuddet på bundlinjen. BUSINESS INTELLIGENCE TIL MELLEMMARKEDES-SEGMENTET OG VIRKSOMHEDER I VÆKST Hvis din virksomhed samler kundedata, transaktions-data, overskudsog margental, salgsrapporter og andre virksomhedsoplysninger kan du højst sandsynligt få stor fordel af Business Intelligence. Ved hjælp af Business Intelligence bliver du en bedre leder, fordi du kan holde styr på økonomien, kunder og din virksomhed samt give mulighed for virksomhedsindsigt, hvilket gør din virksomhed endnu mere succes rig. Det kan afsløre tendenser og mønstre i dine kunders vaner og indsigt i økonomien i dine operationer Business Intelligence har længe været tilgængelig sammen med avanceret Data Warehousing og virksomhedsløsninger. Mellemstore virksomheder og virksomheder i vækst oplever dog ofte, at analysefunktionerne i deres eksisterende programmer ikke opfylder behovene i forbindelse med virksomhedsdata af følgende grunde: Rapporter er udetaljerede. Det er muligt at få vist oplysninger om en enkelt del af virksomheden, men ikke i forhold til andre dele. Resultatet er et snævert overblik i stedet for et overordnet billede af hele virksomheden. Rapporter er statiske. De indeholder foruddefi nerede oplysninger men indeholder ikke fl eksibiliteten til at få vist detaljer og fi nde sammenhænge. Det er svært at få adgang til rapporter. Det kræver speciel viden - enten fra en IT-medarbejder eller en analysemedarbejder. Fordelene ved Business Intelligence, og med anden ny teknologi, skal afvejes nøje imod omkostningerne til installation, vedligeholdelse og brug af de nye værktøjer. Business Intelligence-løsninger til mellemmarkedet og virksomheder i vækst skal: Give alle i organisationen adgang til den Business Intelligence, som de har behov for, herunder muligheden for at danne sig et overordnet billede af virksomheden fra alle vinkler og muligheden for at udforske data ud fra forskellige dimensioner og kriterier. Arbejde med eksisterende systemer og processer. Ideelt set skal en Business Intelligence-løsning kører i dit nuværende miljø. Forøge produktiviteten. Brugere skal i gang med Business Intelligence-værktøjerne med mindst mulig afbrydelse af deres arbejdsrutiner. Business Intelligence-applikationer bør kunne integrere med dit eksisterende desktopmiljø, kræver minimal instruktion og er ligeså intuitivt og brugervenligt som et e-mail- eller tekst behandlingsprogram. Fremme samarbejde. Business Intelligence-værktøjer bør fremme samarbejde ved at give brugere mulighed for at samarbejde med analyser og dele deres viden. Du har muligvis hørt, at Business Intelligence-løsninger af denne kaliber er dyre og tidskrævende at implementere, hvilket forsinker forrentningen og forøger de samlede egenkapitalomkostninger (TCO). Med Business Analytics til Microsoft Business Solutions Navision (Business Analytics) får mellemstore virksomheder og virksomheder i vækst nu mulighed for at drage fordel af Business Intelligence. BUSINESS ANALYTICS TIL MICROSOFT DYNAMICS NAV Business Analytics er udviklet specielt til mellem-markedet og virksomheder i vækst, og det giver dig og dine medarbejdere mulighed for at udføre målrettede analyser af detaljerede oplysninger genereret af Microsoft Navision. Med Business Analytics får du den nødvendige kontrol over virksomheden uden omfattende uddannelsesprogrammer eller afbrydelse af driften. Business Analytics kommer i to versioner: Basis og Advanced. Det kræver ikke lang tid at implementere Business Analytics Basis, og de foruddefi nerede forespørgsler og anden indbygget funktionalitet betyder, at du hurtigt kan drage fordel af Business Intelligence. Af andre fordele kan nævnes følgende: Adgang til oplysninger. Med Business Analytics kan du få et komplet billede af virksomhedens ydeevne. Business Analytics giver ikke blot et hurtigt overblik over dine virksomhedsdata på den måde, som du ønsker det. Det sikrer også, at alle i organisationen anvender de samme opdaterede data til at få indsigt i virksomheden i forbindelse med strategiske og driftsmæssige beslutninger. Integration Business Analytics integreres med dit eksisterende Microsoft Navision-system, hvilket giver dig mest muligt ud af adgangen til lagrede data. Business Analytics fungerer med de kunde-
data og andre virksomhedsdata, som du indsamler og vedligeholder på nuværende tidspunkt. Det er dog fl eksibelt nok til at kunne vokse og ændres i takt med virksomheden. Forøget produktivitet. Grænsefl aden i Business Analytics Advanced er enkel og intuitiv og er baseret på Microsoft Outlook -klienten, hvilket vil være velkendt for mange brugere. Derfor vil mange medarbejdere være trygge ved at bruge Business Analytics allerede efter én dag. Ved at give medarbejdere onlineadgang til Business Intelligence når som helst og hvor som helst via Business Analytics Web Viewer, fremmer Business Analytics produktiviteten yderligere. Medarbejdere kan også få vist og analysere data ved hjælp af Microsoft Offi ce Excel. Forbedret samarbejde. Med Business Analytics Web Viewer kan med arbejdere dele viden med kolleger, uanset hvor de befi nder sig. I det følgende beskrives Business Analytics til Microsoft Navision og dets fordele yderligere. ØKONOMISK YDEEVNE Det er nødvendigt, at du forstår dine kunder og kunde-emner. Ved hjælp af Business Analytics kan du identifi cere leads, planlægge målrettede marketing-kampagner og evaluere resultaterne af disse. Scenarie: En virksomhed havde ikke værktøjerne til at fi nde frem til, om kampagner tiltrak nye potentielt rentable kunder, eller om de kun tiltrak mindre rentable kunder. Umiddelbart efter en bestemt kampagne anvendte salgschefen sin netop implementerede Business Intelligence -applikation til at sammenligne nye kundekøb efter tre måneder og efter seks måneder. Med denne viden kunne hun vurdere kampagnens succes og foretage eventuelle ændringer til kampagnens, før den blev kørt igen. Tag styringen Når du vil sikre dig, at dyre kampagner og marketinginitiativer rent faktisk giver udbytte, kan du bruge Business Analytics til at fi nde frem til resultatet af dine investeringer i marketing. Business Analytics kan give dig de nødvendige oplysninger til at planlægge og ændre strategier for produkter og serviceydelser samt for de markedsføringsog salgskanaler, som du anvender. Informer om beslutninger i hele virksomheden Informationsmedarbejdere på alle niveauer i virksomheden har gavn af Business Analytics. Chefer og ledere kan træffe vidtrækkende beslutninger, planlægge fremtiden og håndtere og forbedre produktiviteten og effektiviteten blandt medarbejdere og i arbejdsprocesser. Arbejdere i hele organisationen kan reagere på problemer og træffe beslutninger på et mere velfunderet grundlag med den brugervenlige software. KUNDEFORHOLD Kundecentrerede organisationer har nemt ved at drukne i kundedata. Med Business Analytics kan du få mest muligt ud af disse data og vedligeholde et komplet overblik over kunders præferencer og opførsel, uanset om det er kontakt- eller leveringsoplysninger, ikkebetalte beløb, nylig aktivitet eller livslang værdi og loyalitet. Scenarie: En virksomhed havde to store kunder, som udgjorde omkring 40% af virksomhedens omsætning. Begge kunder havde forhandlet væsentlige betingelser ind i deres kontrakter med angivelse af kundeserviceniveau, tilpasset fakturering og andre emner, som ligger uden for virksomhedens normale praksis. Begge kunder var meget tilfredse med virksomheden. Virksomheden havde haft begge kunder i to år. På et tidspunkt bruger en nyligt ansat leder Business Intelligence-systemet til at sammenligne omkostninger til kundeservice direkte med overskuddet fra disse to kunder og fandt ud af, at virksomheden tabte penge på begge kunder - og havde tabt penge på dem i to år! De resterende 60 % af kunderne var alle meget rentable. Med disse oplysninger overvejede virksomheden, om de skulle justere priserne for disse to kunder, yde support via mere effektive kanaler og implementere andre ændringer, så de kunne komme til at tjene penge på kunderne. Med Business Analytics får du en forståelse for kundernes behov, forøger salgseffektiviteten, yder bedre kundeservice og opbygger rentable og vedvarende forhold til dine kunder. Tilpasning af kundeforhold. Udnyt Data Mining-teknologi til at oprette kundesegmenteringer og profi ler. Giv dine kundeservicemedarbejdere og sælgere mulighed for at identifi cere og arbejde på svage punkter. Fastlæg hurtigt kundeservicebehov. Gå i detaljer med kundeprofi ler for at få øjeblikkelig adgang til kunde-kontrakter, garantier og serviceoplysninger, og fi nd nemt frem til præferencer inden for servicetekniker, serviceåbningstider, faktureringsfunktioner osv. Forøgelse af salgseffektiviteten. Mulighed for at få vist salgstal, f.eks. pr. område eller pr. sælger, så du kan få et klart billede af dit kundepotentiale.
ORGANISATORISK PRODUKTIVITET Dine medarbejdere er eksperter på deres felter, så det er uden tvivl en god idé at give dem hurtig og nem adgang til oplysninger, som er vigtige for deres roller i organisationen. Medarbejdere kan udføre deres egne forespørgsler og analyser, og du behøver derfor ikke ansætte yderligere IT-konsulenter eller analyseeksperter til formålet Scenarie: En virksomhed med fl ere kontorer brugte regneark til rapportering. Medarbejderne på hovedkontoret samlede disse regneark og indtastede tallene i en samlet virksomhedsrapport. Unøjagtige rapporter var meget almindelige, og de manuelle arbejdsgange betød, at der var fejl i materialet. Processen var desuden langsommelig - den krævede fl ere timers arbejde hver eneste uge. Regnearkene og de manuelle rapporteringsproces blev erstattet, da virksomheden implementerede et Business Intelligence-system. Ved at automatisere denne proces og andre rapporteringsopgaver i hele virksomheden kunne medarbejderne nu fokusere på at analysere og bruge dataene til at opnå succes i virksomheden. Med Business Analytics kan du maksimere produktiviteten og reagere hurtigt på markedsændringer uden at skulle afbryde driften. På denne måde får alle i virksomheden frihed til at fokusere på virksomhedens drift: Informationer til alle. Business Analytics er et yderst praktisk værktøj, der giver dig og dine medarbejdere mulighed for at udføre analyser, der indtil for nylig var forbeholdt it-specialister og virksomhedsanalytikere. Ved at udvide rapporteringsfunktionerne til fl ere medarbejdere fjernes fl askehalse, der opnås besparelser, og folk får mulighed for at fokusere på deres jobfunktioner. Adgang anset hvor du befinder dig. Med Business Analytics bliver dine Microsoft Navision-virksomheds-data til vigtige virksomhedsoplysninger, som du og dine medarbejdere har adgang til når som helst og fra en hvilken som helst placering. Business Analytics Web Viewer giver medarbejdere adgang til de nøjagtige og opdaterede oplysningers, som de har brug for, når de skal træffe beslutninger, uanset hvor medarbejderne befi nder sig. Velkendt udseende og grænseflade. Du får Business Analytics-data præsenteret i en velkendt Outlook-lignende brugergrænsefl ade. Der kan du få vist de analyser, du ønsker, ved hjælp af brugervenlige analyseværktøjer. HÅNDTERING AF DRIFTEN For at mindske driftsomkostninger har du brug for at kunne forbinde medarbejdere, leverandører og kunder i forbindelse med håndtering af produktion, distribution, lager og indkøb. En Outlook-baseret grænsefl ade reducerer behovet for oplæring ligesom det opfordrer til brug, hvilket øger afkastningsgraden. Med Business Analytics kan du optimere måden du driver forretning på ved at integrere data og oplysninger i et sammenhængende og håndterbart flow. Ved hjælp af Business Analytics kan du håndtere og planlægge nuværende og fremtidige behov for kapacitet og infrastruktur. Forbedring af konkurrenceevnen Business Analytics giver dig mulighed for at identifi cere kundernes behov meget nøjagtigt og strømline lager-fl eksibiliteten, så den passer til markedssvingninger. Ved hjælp af Business Analytics kan ledere indsamle data fra mange forskellige kilder og: få indblik i konstant skiftende kundebehovsmønstre håndtere kortere og kortere produktlivscyklusser kombinere tidligere tendenser og mønstre med fremadrettede indikatorer koordinere med forsyningskædeplanlægning og ledelsen mindske planlægningstiden. Scenarie: Scenarie: I en virksomhed inden for forbrugsvarer kører forsyningskæden med mere end 95% nøjagtighed, baseret på planlægning. Virksomheden var dog drevet af efterspørgselsprognoser, som var mindre end 50% nøjagtige. Denne skævhed betød, at der var 30% af lageret, som var forældet, og at virksomheden var gået glip af uendeligt mange salg og muligheder for kampagnefremstød. Efter at have implementeret en proces- og Business Intelligence-løsning kunne virksomheden øjeblikkeligt reducere lageret af færdigvarer med 20%.
Business Analytics kan hjælpe virksomheder til at optimere forsyningskæden og dermed sikre rettidige leveringer og passende lagerniveauer. I den anden ende af transaktionskæden kan Business Analytics hjælpe med at holde distributionsnetværket på et passende niveau og forøge hastigheden og effektiviteten i forbindelse med udførelse. Forbind informationer og processe Business Analytics mindsker de administrative om-kostninger og forøger driftseffektiviteten. Processer, som før blev udført manuelt, f.eks. indsamling og sortering af data, kan nu automatiseres, hvilket sparer tid, forøger produktiviteten og giver medarbejdere mulighed for at foretage sig mere meningsfyldte og vigtige opgaver som f.eks. analysearbejde. Scenarie: Direktøren for virksomhedsudvikling var tidligere ikke glad for den årlige efterspørgselsplanlægningsproces, fordi det var svært at få fat i alle data og få dem samlet på en logisk måde. Hun og hendes personale brugte meget tid på at indsamle data og aldrig rigtig få analyseret dem. Med den nye Business Intelligence-løsning har de nu en måde at indsamle alle nødvendige data på og derefter udføre avancerede strategiske analyser til prognoser og håndtering af efterspørgsel. Det er nu lettere for alle afdelinger, herunder Supply Chain Management, at deltage og holde sig informerede. Med Business Analytics mindskes de administrative omkostninger og den administrative arbejdsbyrde ved automatisering af opgaver som f.eks. generering af dokumenter og rapporter, og ved forenkling af adgangen til oplysninger og brugen af rapporteringsfunktioner. Forøg kontrollen Brug Business Analytics til at få bedre styr på kritiske hændelser, potentielle faldgruber og produktionsprocesser. Du kan proaktivt håndtere driften og udgifterne og samtidig: Forbedre udførelsen af ordrer. Brug Business Analytics til at identifi cere mangler i forsyningskæden og forbedre planlægningen af ressourcer, salg og udgifter. Forenkling af adgang til oplysninger og rapportering. Guider giver ikke tekniske medarbejdere mulighed for at oprette rapporter fra bunden, mens et åbent udviklingsmiljø giver mulighed for hurtige og effektive tilpasninger af rapporter og analyser. Analyser de data, du ønsker, på den måde, som du ønsker det. Fleksible og grafi ske datavisninger gør det nemt at sortere, fi ltrere og analysere salgs- og rentabilitetstendenser, lagerbevægelser, Med en rapportguide har du mulighed for at få adgang til de oplysninger, som du har behov for. ordrer og udførelse osv. Lav rå data om så de kan danne grundlag for beslutninger. Uden at skulle forlade et velkendt Microsoft Offi ce-lignende miljø kan brugere arbejde med intuitive analyseværktøjer i formater som tager højde for behovene i specifi kke målgrupper. Tildel karakteristika til de oplysninger, som du registrerer i dit daglige arbejde. Få indsigt i nøgle-områderne i din virksomhed med en dybdegående analyse af detaljerede karakteristika. Opret dimensioner, værdier og hierarkier. Opret regler og standarder, så de afspejler dine rapporterings- og regnskabsbehov, hvilket sikrer, at oplysninger er konsistente og relevante. FORSTÅ BUSINESS INTELLIGENCE Business intelligence er processen til udlæsning af data fra en database for derefter at analysere disse data til oplysninger, som du kan bruge i forbindelse med virksomhedsbeslutninger og -handlinger. Vi vil gerne klargøre nogle få vigtige og ofte anvendte elementer i Business Intelligence. KOMPONENTERNE I EN BUSINESS INTELLIGENCE SOLUTION I en almindelig Business Intelligence-løsning indgår tre vigtige kom ponenter: databasen, OLAP (Online Analytical Processing) og værktøjer. Online Analytical Processing: Behandlingsenheden For at forøge hastigheden af forespørgsler anvender Business Intelligence-applikationen teknologien OLAP (Online Analytical Processing). OLAP forudbehandler dataene i en informationsenhed, som kaldes en kube, hvilket gør det hurtigere og nemmere for dig at fi nde
frem til det, som du søger efter. I Microsoft Navision udføres OLAP af Microsoft SQL ServerTM Analysis Services, en funktion, som er en del af SQL Server 2000. Business Analytics indeholder foruddefi nerede OLAP-kuber til de fl este af de forespørgsler du kunne få behov for. Du kan også oprette brugerdefi nerede kuber, som opfylder de specifi kke virksomhedsbehov og oplysningsbehov. Rapporter og værktøjer: Bearbejdning af oplysninger til brug ved beslutningstagen Værktøjerne i en Business Intelligence-løsning gør det muligt at kompilere, analysere og få adgang til data. Med disse værktøjer kan du og alle andre i virksomheden stille spørgsmål og få dem besvaret hurtigt, uanset om du har brug for enkel rapportering, muligheden for at foretage prognoser eller muligheden for at gå i detaljer med data. Med Business Intelligence-applikationer kan du oprette standard-rapporter, og de fl este af dem indeholder en lang række foruddefi nerede rapporter og rapport-skabeloner. Sådanne rapporter kan bruges til at informere en bestemt målgruppe med jævnlige opdaterede op lysninger baseret på de nyeste data. Din områdesalgschef kører eksem pelvis fl ere gange om dagen en forespørgsel med salgstal pr. land, område og by. Denne rapport kan gøres tilgængelig for andre på en placering, som er bedst egnet til områdechefer, i et Microsoft Excel-regneark, via brugergrænsefl aden i din Business Intelligenceløsning eller via en webgrænsefl ade. KONKLUSION Med Business Analytics får du den nødvendige indsigt til at have fuld kontrol over din virksomhed, styrke din konkurrencemæssige fordel og forretning. Du får de værktøjer du har brug for til at fi nde alle oplysninger om kunder, transaktioner, fi nans, salg og andre data. Med Business Analytics kan du træffe velfunderede beslutninger, få forretningsindsigt og foretage hurtigere og mere velovervejede beslutninger. Hvis du vil vide mere om, hvordan Business Analytics kan give dig mere frihed til at fokusere på din forretning, kan du besøge Microsoft Navisions websted på: www.microsoft.dk/navision OM MICROSOFT DYNAMICS Microsoft Dynamics, der inkluderer Great Plains, Microsoft bcentral og det tidligere Navision a/s, tilbyder en lang række virksomhedsapplikationer, der gør det muligt for små og mellemstore virksomheder at blive tættere forbundet til kunder, medarbejdere, partnere og leverandører. Microsoft Dynamics applikationer optimerer strategiske forretningsprocesser inden for fi nansstyring, analyse, human resources, projektstyring, CRM, fi eld service, supply chain management, e-handel, produktion og detailstyring. Ap plikationerne er udviklet til at give indsigt, så kunder kan gøre deres virksomhed til en succes. Yderligere oplysninger om Microsoft Dynamics fi nder du på: www.microsoft.dk/mbs Business Intelligence-løsninger giver desuden fl eksibilitet til at skræddersy rapporter, undersøge bestemte dimensioner mere grundigt eller få vist analyser på forskellig måder. FÅ MERE AT VIDE OM MICROSOFT NAVISION: www.microsoft.dk/navision