Placering af administrativt hovedkontor

Placering af administrativt hovedkontor Den forberedende bestyrelse for trafikselskabet i Syd- og Sønderjylland behandlede på sit møde den 5. april 2006 et forslag fra ledere og medarbejdere i de 3 nuværende trafikselskaber om placering af trafikselskabets hovedkontor i Kolding eller Vejle. Bestyrelsen ønskede, at den analyse, der blev fremlagt på mødet, også skulle omfatte en placering i Vejen, således at det endelige beslutningsgrundlag kommer til at omfatte: Kolding, Vejle og Vejen. Efter mødet i den forberedende bestyrelse den 5. april 2006 blev der fra medlem af den forberedende bestyrelse Iver Pedersen udtrykt ønske om at medtage en yderligere placering i Kolding, hvorfor placeringen i Vonsild ved Kolding er medtaget efter aftale med formanden. En arbejdsgruppe med medlemmer fra VAT, Rat og Sydbus, har tidligere analyseret forskellige fremtidige placeringer af det administrative hovedkontor for trafikselskabet. Analysearbejde I de tre trafikselskaber i Sydjylland er der i dag administration af kollektiv trafik i hhv. Ribe (Rat), Aabenraa (Sydbus) og Vejle (VAT). Foruden de 3 nuværende "hovedsæder" omfattede analysen også Kolding, Vejen, Lunderskov og Vojens. Disse byer er valgt udfra deres placering midt imellem de nuværende hovedbyer og samtidig har de fornuftige tog- og vejforbindelser. Forudsætningen for analysen var: at trafikselskabet varetager al offentlig servicetrafik i sin del af regionen at trafikselskabet har en og kun én fælles administration. Baggrunden for analysen var følgende 7 kriterier, der var godkendt i styregruppen med deltagelse af repræsentanter fra de 3 kommuneforeninger: 1. Fordeling og størrelse af kollektiv trafik (opgjort som antal busser, antal køreplantimer og antal passagerer i de nuværende selskaber) 2. Nærhed og lokalkendskab, opgjort som afstand til trafikselskabets administration fra kommunerne i trafikselskabets område. 3. Antal nuværende trafikmedarbejdere, der bliver berørt af ny lokalisering (får længere på arbejde eller skal flytte). 4. Mulighed for fastholdelse af de nuværende medarbejdere med henblik på at sikre driften efter overgangen til nyt selskab. 5. Fremtidig rekruttering, dvs. mulighed for at kunne tiltrække Placering af administration, 1. maj 2006 Side 1 af 8

medarbejdere med relevant uddannelsesmæssig eller erhvervsmæssig baggrund. 6. Tilgængelighed til stedet med kollektiv trafik 7. Etableringsomkostninger Fra den samlede analyse er der i dette notat medtaget de oplysninger om Vejen, som fremgår af denne. Alle data er fra den oprindelige analyse. I forhold til den første analyse er der i dette notat inddraget vurdering af konkrete lejemål, og der er indhentet tilbud på disse. I det notat der blev forelagt den forberedende bestyrelse den 5. april 2006 var der tale om priser hentet på udlejernes hjemmesider. Med baggrund i den oprindelige analyse og de opstillede kriterier indstillede ledergruppen i trafikselskabet, at hovedkontoret placeres i Kolding eller Vejle. Oprindelig indstilling For Kolding taler nærhed til kommuner og det forhold at det giver den korteste gennemsnitlige rejseafstand for de nuværende ansatte i trafikselskaberne. For Vejle peger de lavere etableringsomkostninger samt det forhold at ikke alle medarbejdere skal skifte arbejdsplads. Ledelsens forslag til placering af det administrative hovedkontor blev forelagt dialogforum for det kommende trafikselskab i Syd- og Sønderjylland den 22. marts 2006. Medarbejderne i Ribe amts Trafikselskab og Sydbus foretrækker en placering i Kolding. Sammenfattet viser analysen at: 1. Fordeling og størrelse af kollektiv trafik. - VAT har flest køreplantimer og passagerer. - Sydbus har flest busser. - Vejle Kommune har flest køreplantimer af de syv storkommuner der er undersøgt efterfulgt af Esbjerg Kommune og Aabenraa Kommune. - Rat har flest køreplanplantimer i de bybussystemer, der er i den fremtidige Ny-Esbjerg Kommune (Ribe og Esbjerg bybusser). Herefter følger VAT med Kolding og Vejle. - Vejle har flest bybuspassagerer herefter følger Esbjerg/Ribe og Kolding. Passagertallene i de 3 byer er dog næsten ens. Analysens resultat Muligt hovedkvarter Kommune Køreplantimetal Vejle Vejle 172.000 Kolding Kolding* 119.000 Vejen Vejen 63.000 *Heraf 9.000 timer fra nuværende Christiansfeld Kommune Placering af administration, 1. maj 2006 Side 2 af 8

Tabel 1: Køreplantimer i nye kommuner 2. Nærhed og lokalkendskab - Den gennemsnitlige afstand for alle kommuner i selskabets område fremgår af tabel 2 og 3: X Y Indb. tættest på X Indb. tættest på Y I alt Kolding Vejen 429.284 279.000 708.284 Kolding Vejle 529.793 178.491 708.284 Vejen Vejle 529.793 178.491 708.204 Tabel 2. Parvis sammenligning af lokaliseringsmuligheder. Indbyggere i de nye kommuner i Sydog Sønderjylland er tilknyttet den af de to lokaliseringer, der har kortest afstand til kommunens hovedby. X Y Ant. komm. tættest på X Ant. komm. tættest på Y Kolding Vejen 6 6 Kolding Vejle 9 3 Vejen Vejle 9 3 Tabel 3. Parvis sammenligning af lokaliseringsmuligheder. De nye kommuner i Syd- og Sønderjylland er tilknyttet den af de to lokaliseringer, der har kortest afstand til kommunens hovedby. I tabel 2 og 3 er kommunerne sammenlignet parvis. Der er flest indbyggere der bor tættest på Kolding, både i sammenligning med Vejle og Vejen. I sammenligningen mellem Vejle og Vejen bor flest tættest på Vejen 3. Antal nuværende trafikmedarbejdere, der bliver berørt af ny lokalisering - VAT: 16 medarbejdere - Sydbus: 15 medarbejdere - Rat: 12 medarbejdere Ligesom de øvrige data er også oplysningerne om antal medarbejdere fra den oprindelige analyse fra efteråret 2005, og eventuelle ændringer siden da er ikke medtaget. 4. Mulighed for fastholdelse af de nuværende medarbejdere - Sydbus medarbejdere har i dag i gennemsnit 31 km. til arbejde, Rat s har 19 km., og VAT s har 12 km. Til Vejle v. banegården Til Kolding v. Scandic Hotel Til Kolding Essen v. Vonsild Til Vejen v. banegården Fra nuværende administrationsbygning i hhv. Samlet køretid Vejle Ribe Aabenraa 167 km 80 km 87 km 1 t 54 min 59 min 57 min 144 km 26 km 55 km 63 km 1 t 39 min 19 min 41 min 39 min 155 km 37 km 61 km 57 km 1 t 48 min 27 min 45 min 36 min 160 km 49 km 31 km 80 km 1 t 50 min 33 min 28 min 49 min Placering af administration, 1. maj 2006 Side 3 af 8

Tabel 4. Afstand og tidsforbrug ved kørsel i bil fra nuværende hovedsæde til mulige nye placeringer, Kilde www.krak.dk Til VAT's medarbejdere Sydbus' medarbejdere Rat's medarbejdere Total Gst. I alt Gst. I alt Gst. I alt Gst. I alt Vejle 12 192 75 1.125 74 888 51 2.205 Kolding 32 512 56 840 51 612 46 1.964 Vejen 49 784 74 1.110 30 360 52 2.254 Tabel 5: Afstande fra nuværende medarbejderes bopæl i km til bycentrum og ikke de konkrete lokaliteter. I Vejle og Vejen er bycentrum og de konkrete lokaliteter dog sammenfaldende. 5. Fremtidig rekruttering, dvs. mulighed for at kunne tiltrække medarbejdere med relevant uddannelsesmæssig eller erhvervsmæssig baggrund. - Kortest gennemsnitlig afstand i km. fra de uddannelsesbyer; Sønderborg, Kolding, Esbjerg, Odense og Århus vil være til Kolding (66 km.) efterfulgt af Vejle (75 km.) og Vejen (77 km.) - Kortest gennemsnitlig afstand i tid (ved brug af egen bil) fra de 5 udddannelsesbyer vil der være til Kolding (43 minutter) efterfulgt af Vejen (50 minutter) og Vejle (51 minutter) - Bedst adgang med kollektiv trafik fra de 5 uddannelsesbyer vil der være til Vejle efterfulgt af Kolding og Vejen. 6. Tilgængelighed til stedet med kollektiv trafik Et vægtet gennemsnit viser til Vejen en rejsetid på 2 timer og 4 minutter (for 43 personer) og til Vejle 2 timer og 16 minutter. (for 27 personer). Rejsetiderne vil som gennemsnit dog have en sådan størrelse at det for de fleste vil være urealistisk at bruge kollektiv trafik, når der i øvrigt skal tillægges transporttid fra hjem og til banegård/busstation og måske også fra banegård/busstation til kontoret (Kolding). Undtaget herfra er formentlig medarbejdere, der skal fra Vejle til det nordlige Kolding. Til Vejle v banegården Samlet vægtet rejsetid Fra busstation/banegård i hhv. Samlet køretid Vejle Ribe Aabenraa 7t 14 min 1 time 48 min. 1 time 53 min. 06.09 07.57 05.38 07.31 1 time 52 min. 1 time 41 min. 15.48 17.40 15.09 16.50 40 min 34 min 2 t. 16 min. Placering af administration, 1. maj 2006 Side 4 af 8

Til Kolding v. Scandic Hotel Samlet vægtet rejsetid Til Kolding v/ Essen Samlet vægtet rejsetid Til Vejen v. banegården 7 t 45 min 30 min. 07.44 08.14 32 min. 15.35 16.07 Samlet rejsetid 1 t 2 min 2 t. 29 min. 8 t 33 min 56 min. 07.10 08.06 59 min. 15.22 16.21 Samlet rejsetid 1 t 55 min 2 t. 48 min. 6 t 35 min 49 min. 07.02 07.51 51 min. 15.30 16.21 Samlet rejsetid 1 t 40 min 2 t. 5 min. Samlet vægtet rejsetid Tabel 6. Tilgængelighed med kollektiv trafik til mulige hovedsæder 1 time 53 min. 06.09 08.02 1 time 28 min 16.12 17.40 21 min 1 time 45 min. 06.09 07.54 1 time 43 min 15,22 17.05 28 min 48 min. 07.04 07.52 51 min. 15.41 16.33 Samlet rejsetid 1 t 39 min 1 time 45 min. 06.15 08,00 1 time 37 min. 15.13 16.50 22 min 1 time 42 min. 05.55 07.37 1 time 28 min. 15.22 16.50 10 min 1 time 36 min. 06.15 07.51 1 time 25 min. 15.30 16.55 1 min 7. Etableringsomkostninger Laveste flytteomkostninger vil der være ved at vælge Vejle, da kun 27 medarbejdere skal flytte. Ved alle lejemål vil der kunne komme ekstraudgifter i form af engangsudgifter til flytning af vægge, ekstra kabling m.v., men det vurderes at der vil være tale om marginale forskelle de enkelte lejemål imellem. Som udgangspunkt er der regnet med, at der skal være plads til ca. 50 medarbejdere i det nye hovedkontor. En tommelfingerregel siger at der skal regnes med 25m2 per medarbejder incl. fælleslokaler, hvilket givet et lokalebehov på ca. 1.250 m2. For erhvervslejemål er grundreglen, at der skal opkræves moms af lejen, men at denne typisk kan afskrives over 10 år. Momsen kan bortfalde efter 10 år. Dette har betydning for trafikselskabet, idet et trafikselskab ikke kan fratrække moms. Konkret betyder det, at i lejemål der er mindre end 10 år gamle, eller hvor der er foretaget større ombygninger/renovationer inden for de sidste 10 år, skal lejen tillægges moms. I Vejen er der et lejemål i den bygning der i dag rummer SKAT, der flytter til Billund. Bygningen blev renoveret indvendig i forbindelse med SKATs overtagelse i 2003. Lokalebehov Pris Vejen Det mulige lejemål ligger på de 3 øverste etager i en 5 etagers bygning. På øverste etage er der køkken og frokoststue der kan rumme hele Placering af administration, 1. maj 2006 Side 5 af 8

personalet. Lejemålet omfatter primært 1 og 2 mandskontorer og enkelte kontorer til 3-4 personer. Der er mulighed for at flytte indervæggene og derved lave større kontorer. I forbindelse med frokoststuen er det et mødelokale. Der er en foldedør mellem mødelokalet og frokoststuen således at de to lokaler kan slås sammen. Der vil være mulighed for yderligere 1-2 mødelokaler, ligesom 2-3 kontorer vil kunne indrettes med mødebord. Lejemålet er ikke tilgængelig for kørestolsbrugere. Der er 2 elevatorer i ejendommen, men de er så små, at de ikke kan rumme en kørestol. Der vil således ikke kunne ansættes medarbejdere i kørestol, ligesom der ikke kan holdes møder med kørestolsbrugere. Lejemålet inkluderer et lille ekspeditionslokale i stueplan hvortil der vil være adgang med en enkelt kørestol. Depotrum i kælderen. P-pladser i forbindelse med lejemålet. Moms bortfalder i 2013. I Vejle er der et ikke momspligtigt lejemål tæt på banegården i Vejle. Lejemålet ligger på 2. sal i samme bygning som VAT s nuværende lejemål, men indgår ikke i dette lejemål. Der er god elevator til lejemålet. Vejle Lejemålet er i samme plan og p.t. primært indrettet med kontorlandskab og 4 5 kontorer. Der vil være mulighed for at opsætte skillevægge, og derved lave mindre kontorer. Der vil være mulighed for flere mødelokaler, ligesom 3 4 kontorer vil kunne indrettes med mødebord. Der er køkken og frokoststue der kan rumme hele personalet. Depotrum i forbindelse med kontorerne. 250 m til P-pladser. Tilgængelig for kørestolsbrugere. Kolding v. Scandic er nybyggeri med facilitetsdeling omfattede foyer, fuldt udstyrede konferencefaciliteter, mødelokaler, serviceområde, café/kantine/køkken, klimakontrol, adgangskontrol og skalsikring, velfærdsrum og badefaciliteter. Kolding v Scandic Lejemålet vil blive i 2 etager der kan indrettes efter lejerens ønsker. Depotrum i kælderen. P-pladser i forbindelse med lejemålet. Placering af administration, 1. maj 2006 Side 6 af 8

Lejemålet skal nybygges, og ved projektstart primo maj 2006 forventes det leveret klar til indflytning 7. januar 2007. Moms bortfalder i 2016. Tilgængelig for kørestolsbrugere. Placeringen på Essen i Vonsild blev nævnt efter mødet i den forberedende bestyrelse den 5. april 2006, og er medtaget efter aftale med formanden. Kolding, Essen I Vonsild ved Kolding er der et lejemål på 880 m2 i 1 plan. Mulighed for at tilbygge yderligere således at der kan disponeres over den fornødne plads. I følge Ejendomsmægleren vil nybyggeriet kunne stå færdigt ultimo 2006. Køkken og lille frokoststue der ikke kan rumme hele personalet. P.t. indrettet både med storrums kontorer og et antal mindre kontorer og mødelokaler. Depotrum i.f.b.m. lejemålet. P-pladser i.f.b.m. lejemålet. Tilgængelig for kørestolsbrugere. Alle priser i tabel 7 er uden forbrugsafgifter. For alle lejemål gælder det, at der skal betales fællesomkostninger til dækning viceværtfunktion, snerydning, ejendomsskat, forsikring m.v. Fællesudgifterne vurderes at være næsten ens for de forskellige lejemål, dog undtaget Kolding ved Scandic. Her er der tale om facilitetsdeling hvilket medfører at fællesudgifterne har vil være 2-3 gange større end ved de øvrige lejemål. Sted m2 m2 pris Årlig leje incl. moms Bemærkninger Vejen 1.284 560 kr. + moms 898.800 kr. moms bortfalder fra 2013 Vejle 1.372 625 kr.. 857.500 kr. momsfrit 2 lejemål, incl. VAT s nuværende. Vejle 1.335 625 kr.. 834.375 kr. momsfrit Kolding v Scandic 1.184 944 kr. + moms 1.397.120 kr. nyt, facilitetsdeling, moms bortfalder fra 2016 Kolding, Essen 1.250 550 kr. + moms 885.938 kr. delvis nyt Tabel 7. Mulige lejemål. Ledelsen fastholder deres oprindelige indstilling med en placering i Kolding eller Vejle. Forslagene til placering af det administrative hovedkontor har været forelagt MTHSU (Midlertidigt tværgående hovedsamarbejdsudvalg) for det kommende trafikselskab i Syd- og Sønderjylland den 18. april 2006, og alle lokaliteter er besigtiget. Indstiling MTHSU Placering af administration, 1. maj 2006 Side 7 af 8

Udtalelser fra medarbejderne i de 3 selskaber vedlægges. Placering af administration, 1. maj 2006 Side 8 af 8