Forretningsgang 6: Registrering af udviklingsprojekter 1. Indledning Aktivering af udviklingsprojekter i balancen stiller store krav til styring og pålidelig økonomisk regnskabsopfølgning, fordi disse projekter ofte er risikobetonet med hensyn til den værdimæssige opgørelse. Det indebærer, at udviklingsafdelingerne skal kunne registrere og dokumentere udgifterne afholdt på udviklingsprojekterne pålideligt. Der stilles derfor store krav til, at registreringerne er veldokumenterede og, at den regnskabsmæssige opfølgning og kontrol er beskrevet detaljeret i forretningsgangen. Interne ressource i form af anlægsløn mv. indregnes kun som en del af udviklingsprojektet såfremt der er bevillingsmæssig hjemmel til at afholde på pågældende udgifter på projektet, jf. ØAV regelsættet. Ledelsesmæssige beslutninger: Overordnede retningslinier Den øverste ledelse i institutionen skal tage stilling til, hvorledes der internt og løbende over året rapporteres vedrørende fremdriften på udviklingsprojekterne, herunder om udgifterne til igangværende projekter, som aktiveres og eventuelle behov for nedskrivning. Særlig skal ledelsen være opmærksom på, at forretningsgangen omkring indregning af interne ressourcer i form af intern løn er veldokumenteret for projekter, hvor der er bevillingsmæssig hjemmel til at indregne disse udgifter. Endvidere er det vigtigt, at ledelsen udstikker generelle retningslinier for regnskabskontrol og afstemninger, som skal være på området, idet mange af de værdimæssige opgørelser bygger på skøn og vurderinger, herunder vurdering af færdiggørelsesgrader (stadevurderingen) og nedskrivningsbehovet. Et centralt punkt i tilrettelæggelsen af de nye forretningsgange på dette område er, at ledelsen i decentrale faglige enheder inddrages i beskrivelsen af de nye arbejdsgange, fordi styringen og registreringen foreligger ude i disse enheder. De budgetansvarliges væsentligste opgave er at kontrollere, at den budgetmæssige regnskabsopfølgning foretages. Regnskabsfunktionens vigtigste opgave er at sikre, at udviklingsudgifterne bogføres korrekt og bogføringen er afstemt og i overensstemmelse med registreringen i de enkelte projektregnskaber. En regnskabsinstruks for udviklingsprojekter skal derfor som minimum fastsætte retningslinier for: Hvilke projekter og udgifter, der defineres som udvikling Forretningsgang for budgetudarbejdelse Regnskabsmæssige rutiner for registrering og kontering, samt afstemning til projektregnskab Periodisk opfølgning Det er en forudsætning for styring af udviklingsprojekter, at der foreligger retningslinier for budgetproceduren. Budgetproceduren bør tage udgangspunkt i en projektmodel. En budgetmodel 44
indeholder de budgetterede aktiviteter opdelt på milepæle, udgifter og tidspunkter for periodisk økonomisk opfølgning. Det er vigtigt, at der foreligger retningslinier for, hvorledes afholdte udgifter, herunder særligt intern løn, registreres og konteres og der løbende foretages afstemning mellem projektregnskab og finansbogføring. Uden fastlagte procedurer for registrering og kontering af udgifterne er det ikke muligt at lave en periodisk opfølgning. 2. Regelgrundlag Når en regnskabsinstruks udarbejdes, skal der foreligge retningslinier for hvilke udviklingsprojekter og udgifter, som aktiveres. Disse retningslinier fastsættes ud fra regnskabsreglerne i ØAVregelsættet, der er beskrevet under afsnittet Udviklingsprojekter 3. Tjekliste til en regnskabsinstruks Nye kontroltiltag Hvilke projekter og udgifter som defineres som udvikling Har ledelsen fastlagt hvilke projekter og udgifter som defineres som udvikling (udvikling af software, produkter og processer)? Er der procedure for påbegyndelse af et udviklingsprojekt? Er udviklingsprojektet opdelt i relevante underprojekter, så der er bedre mulighed for regnskabsmæssig opfølgning og kontrol? Er der udarbejdet en detaljeret konteringsmanual, som kan anvendes til at kontere og budgettere udviklingsudgifter i projektbudgettet og projektregnskabet og som er sammenhængende til kontoplanen i finanssystemet? Er det sikret, at konteringsmanualen kan anvendes til kontering på alle typer udviklingsprojekter, så konteringen bliver ensartet for alle udviklingsprojekter? Budgetudarbejdelse Er der udarbejdet forretningsgange for projektbeskrivelser og budgetter, godkendt af ledelsen med specifikation af forventede anvendte ressourcer og tidsplan for opstart og færdiggørelse af aktivet? Er budgettet udarbejdet efter milepælsmodel, der opdeler budgettet i en indledende-, udviklings- og driftsfase således, at det er muligt at foretage for- og efterkalkulationer og hermed budget- og regnskabsmæssig opfølgning og kontrol? Er der etablerede forretningsgange og intern kontrol til håndtering af udviklingsopgaven, herunder godkendelsesprocedurer, kvalitetssikring af delleverancer, faseopdelt budget- og fremdriftsopfølgning Er budgettet specificeret på de forventede udviklingsudgifter, i henhold til konteringsmanualen? Hænger de enkelte projektbudgetter på decentralt niveau sammen med det centrale årsbudget og hvordan foretages afstemninger? Hvordan sikres det, at kun godkendte udviklingsprojekter aktiveres? 45
Registrering, kontering og afstemning med projektregnskab Er der udarbejdet retningsliner for kontering af udviklingsudgifter i finanssystemet som aktiveres, såvel aktiviteter på intern tid som eksterne ydelser? Er der udarbejdet konteringspraksis for udgifterne i projektregnskabet, så afstemning til finansbogføringen kan foretages? Er det sikret at projektmedarbejdere registrere den faktiske tid, de har anvendt på hvert projekt. Registrering bør foretages på timebasis og bør ske en gang om ugen? Er skriftlige procedure for godkendelse og registrering af udgifter og timer etableret? Hvis der i udviklingsprojektet indgår intern løn er der taget stilling til hvorledes tid og lønsats beregnes og registreres? Er der taget stilling til hvor ofte projektregnskabet skal afstemmes med finansbogføringen? Periodisk opfølgning Er der procedure for registrering og godkendelse af tidsforbrug? Er der procedure for registrering og godkendelse af eksterne projektudgifter? Er det beskrevet i budgettet hvor ofte der skal foretages for- og efterkalkulationer? Er der udarbejdet forretningsgange og kriterier for nedskrivning? Hvorledes og hvor ofte skal ledelsen om den løbende aktivering af udviklingsudgifter og eventuelle behov for nedskrivninger på baggrund af budgetoverskridelser? Organisatorisk/ i praksis Hvem afgør om og godkender et udviklingsprojekt før opstart? Hvem udarbejder konteringsmanual for projektbudgetterne og -regnskaberne? Hvem sender projektregnskaberne til bogføring i Regnskabsfunktionen og sikre at konteringen er foretaget korrekt? Hvem foretager afstemninger mellem bogføring og projektregnskaber? Hvem godkender nedskrivninger af udviklingsprojekter? Hvem foretager for- og efterkalkulationer og hvem godkender dem? Hvem godkender, at der skal foretages regulering til forkalkulationer? Hvem informerer ledelsen om eventuelle budgetoverskridelser og behov for nedskrivning? Hvem godkender de interne timer og satser samt eksterne ydelser som indregnes på udviklingsprojekter? Hvem afstemmer finansbogføringen med de enkelte projektregnskaber ved årsafslutning? Anbefalinger Konstruér flow-charts over arbejdsgangen for udviklingsprojekter. Det kan stærkt anbefales at gøre det detaljeret så det frem hvem gør hvad. 46
4. Flow-chart: Registrering af udviklingsprojekter 47
Flow-chart: Udviklingsprojekt Indlednings- og planlægningsfasen <fase> Udviklingsfasen Aktivitetsansvarlig forretningsgange for projektbeskrivelser, budgetudarbejdelse og regnskabsmæssig opfølgning Forretningsgange afstemmes til de regnskabsreglerne i ØAV-regelsættet procedure for registrering af intern tid og eksterne udgifter Leverede ydelser og internt tid i opstartsfasen registreres konteringsmanual der er sammenhængen de til finanskonteringen Registrering af internt tid på projekter udfra timesedler Modtagelse og godkendelse af eksterne leverancer på projekt Sender følgeseddel til Regnskabsenhed forretningsgange for vurdering af nedskrivning Registrering af eksterne ydelser på udviklingsprojekt efterkalkulation hver måned Evt. revision af forkalkulation Regnskabsfunktionen Budgetansvarlig Forretningsgange modtages Registrering af opstartsudgifter godkendes Den regnskabsmæssige kontering fastlægges i relation til forretningsgangene Udgiftsføres i regnskabet Budget og konteringsmanual godkendes Modtagelse af konteringsmanual projekter Oprettelse af anlægskort for nye projekter Godkendelse af registreret tid Omkontering af tid fra løn til anlægsløn Bogføring af anlægsløn på anlægskort Opbevarer følgeseddel Modtager faktura Efterregner og sammenholder med følgeseddel Godkendelse af eksterne leverancer Bogfører faktura på anlægskort Betaling af leverandør Godkendelse af eventuelle rettelser Difference bogføres på anlægskort og finans Ledelsen informeres om den løbende aktiver af udgifter og eventuelle behov 48 for nedskrivning Løbende og status mæssig Afstemning af finansregnskab med projektregnskaber
5. Eksempel på beskrivelse af forretningsgang Ny forretningsgang for registrering af udviklingsprojekter Ud fra ledelsens fastlagte retningslinier for de projekter som kan aktiveres, vurderes det konkret om projektbudgettets udgifter kan aktiveres som udvikling, jf. ØAV-regelsættets retningslinier. Forudbetalinger indregnes i udviklingsprojekter under udførsel. Projekternes budgetterede udgifter er klassificeret ud fra om de vedrører opstarts-, udviklings- eller driftsfasen. Denne klassifikation er foretaget på baggrund af den udarbejdede konteringsmanual for projektregnskaberne. De enkelte projektmedarbejdere registrerer deres anvendte tid på de enkelte projekter ud fra den udarbejdede forretningsgang på området og i overensstemmelse med konteringsmanualen. Den projektansvarlige godkender månedsvis den aktiverede tid og beløb ud fra udfyldte timesedler og jf. godkendte timesatser. Konteringsmanualen er tilsendt Regnskabsfunktionen og anvender den som grundlag for kontering af de afholdte udgifter i finansbogføringen. Den Budgetansvarlige har godkendt konteringsmanualen. På baggrund af konteringsmanual og budget opretter Regnskabsfunktionen et anlægskort for udviklingsprojektet. Udviklingsudgifterne registreres i projektregnskabet (time-sags registreringssystem), hvor det er muligt at foretage for- og efterkalkulationer. Opstarts-/planlægningsfasen Alle udgifter afholdt i planlægningsfasen udgiftsføres i overenstemmelse med ØAV-regelsættet. Udviklingsfasen Et udviklingsprojekt aktiveres i finansbogføringen, når opstartsfasen er afsluttet og beslutning om start af udvikling er truffet. I denne henseende aktiveres udgifterne først i finansbogføringen, når følgende materiale er modtaget: Projektbeskrivelse og projektbudget godkendt af den aktivitetsansvarlige ledelse med specifikation af forventede direkte og indirekte udgifter (intern løn og eksterne ydelser), hvor udgifterne skal konteres samt en tidsplan for færdiggørelse og lancering af systemet Forretningsplan godkendt af ledelsen samt memo, der begrunder aktiveringen af udviklingsprojektet Procedurer for projektopfølgning. Regnskabsfunktionen registrerer intern tid på anlægskort på baggrund af bogføring i projektregnskaberne. Udviklingsafdelingens modtager følgeseddel på eksterne udviklingsydelser og sender godkendt følgeseddel til Regnskabsfunktionen, når ydelsen er modtaget og registreret i projektregnskab. Regnskabsfunktionen sammenholder følgeseddel med faktura, når den kommer og videresender 49
disse til godkendelse hos budgetansvarlig før faktura bogføres på anlægskort og betales. Projektopfølgning De aktivitetsansvarlige foretager budgetopfølgning hver måned. Budgetopfølgningen foretages med henblik på at sikre, at projektet ikke bliver dyrere end oprindeligt planlagt. I forbindelse med budgetopfølgningen vurderes eventuelle behov for nedskrivning eller ændring af forkalkulation. Den aktivitetsansvarlige enhed følger den skriftlige procedure for budgetopfølgning. Giver budgetopfølgningen anledning til at tilrette forkalkulation og behov for nedskrivning. Hvis der skal foretages nedskrivning skal den budgetansvarlig fremsende godkendelse heraf til Regnskabsfunktionen, som foretager nedskrivningen på anlægskortet i finansbogføringen. Regnskabsfunktionen afstemmer hver måned og ved årsregnskabsafslutningen projektregnskabet med finansbogføringen. Eventuelle afstemningsdifferencer godkendes af budgetansvarlig, før den bogføres. Regnskabsfunktionen vurderer endvidere løbende om der er behov for ændring af beregning for timesatser indregnet som intern løn på projekterne. Regnskabsfunktionen har ansvar for at orientere den øverste ledelse om de aktiverede udviklingsudgifter samt om væsentlige bogførte budgetoverskridelser. Færdiggørelse af projektet Projekter som er færdiggjort og klar til at blive taget i brug godkendes af den budgetansvarlige. Når regnskabsfunktionen har modtaget godkendelsen flytter Regnskabsafdelingen udviklingsprojektet til færdiggjorte udviklingsprojekter i finansbogføringen. 50