Offentligt EU-udbud 03-03-2014 1
Indholdsfortegnelse: UDBUDSBETINGELSER... 3 1.1 Indledning... 3 1.2 Den ordregivende myndighed... 3 1.3 Beskrivelse af opgaven... 3 1.3.1 Delaftaler... 4 1.3.2 Kontraktperioden... 6 1.3.3 Optioner... 6 1.4... 7 1.4.1 Udbudsprocedure... 7 1.4.2 Udvælgelseskriterier... 7 1.4.2.1 Den juridiske person... 7 1.4.2.2 Tilbud afgivet af konsortium... 7 1.4.2.3 Anvendelse af underleverandører... 8 1.4.2.4 Betingelser for at deltage... 8 1.4.2.5 Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed... 8 1.4.2.6 Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed... 9 1.4.3 Tilbudsvurdering... 10 1.5 Tilbudsbetingelser... 11 1.5.1 Tilbudsfrist m.v.... 11 1.5.2 Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv.... 12 1.5.3 Sprog... 12 1.5.4 Kontraktgrundlag... 12 1.5.5 Underretning og standstill-periode... 12 1.5.6 Annullation... 13 1.5.7 Omkostninger ved deltagelse... 13 1.5.8 Alternative tilbud... 13 1.5.9 Forbehold... 13 1.6 Spørgsmål, rettelser og informationsmøde... 14 1.7 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt... 14 1.8 Forhandlingsforbud... 15 1.9 Tidsplan... 15 1.10 Bilagsliste... 16 2
UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning Dette udbudsmateriale uddyber bekendtgørelse i EU-tidende nummer: 2014/S 047-078961. Udbudsforretningen gennemføres som offentligt udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. 1.2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er Miljøministeriet Naturstyrelsen, Driftscentret Gjøddinggård Førstballevej 2 7183 Randbøl I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver. Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen skal rettes til: Naturstyrelsen, Driftscentret Att.: Dennis Robertson E-mail: dro@nst.dk. Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. 1.3 Beskrivelse af opgaven Nærværende udbud omfatter følgende: Der udbydes 8 delaftaler om landevejstransport af flis fra bilfast vej i NST s skove til danske fjernvarmeværker samt til og fra flisdepoter. 3
Transportøren skal indgå i og i stort omfang forestå koordinering ved både afhentning og aflevering af flisen. Leverancerne skal herunder typisk koordineres med øvrige leverandørers leverancer og i forhold til fjernvarmeværkernes forbrug og driftsforhold. Der kan derfor ikke påregnes kontinuerlig kørsel, men skal forventes både kortere og længere tidsperioder, som kan være både dage, uger og måneder, uden kørsel. Der garanteres således ikke et bestemt antal kørselsdage pr. år. Se nærmere herom i kravspecifikationen. Der gøres særligt opmærksom på, at det er et kontraktvilkår, at Transportøren skal overholde ordregivers arbejdsklausul om løn- og arbejdsforhold. Klausulen fremgår af kontraktens afsnit 14 og udspringer af ILO-konvention nr. 94. Inden der kan indgås kontrakt, skal den Transportør, som har vundet en delaftale, underskrive en entrepriseindehavererklæring om overholdelse af denne arbejdsklausul. Underskrevet erklæring er en forudsætning for, at kontrakten kan indgås. I de tilfælde, hvor tilbudsgiver har tiltrådt eller indgået gældende dansk overenskomst, skal der desuden yderligere afleveres dokumentation herfor. Der skal afleveres samme dokumentation for eventuelle underentreprenører. Hvis tilbudsgiver og eventuelle underentreprenører ikke har tiltrådt eller indgået gældende dansk overenskomst, skal der udfyldes en arbejdstagererklæring særskilt for hver arbejdstager, der beskæftiges med opgaven. Arbejdstagererklæring(-er) skal først afleveres i forbindelse med indgåelse af kontrakten eller forud for konkrete kørselsaftaler. Bemærk, at entrepriseindehaver- og arbejdstagererklæring således ikke skal vedlægges tilbuddet. Der gøres endvidere opmærksom på, at Transportøren i hele kontraktens løbetid skal opretholde fragtføreransvarsforsikring og erhvervsansvarsforsikring. Se nærmere herom i kontraktudkastet. Inden der kan indgås kontrakt, skal den Transportør, som har vundet en delaftale, fremsende dokumentation for opfyldelse af forsikringskravene. Denne dokumentation skal ikke vedlægges tilbuddet. En detaljeret beskrivelse og kravene til den udbudte opgave fremgår af vedlagte kravspecifikation for opgaven jf. bilag 2. 1.3.1 Delaftaler Udbuddet er opdelt i 8 geografiske delaftaler. Der kan frit bydes på én eller flere delaftaler. Delaftalernes omtrentlige geografiske udstrækning er vist i nedenstående figur: 4
For hver delaftale garanteres en årlig minimumsmængde. Den årlige, garanterede minimumsmængde for alle 8 delaftaler tilsammen er 255.000 kfm svarende til ca. 729.000 rm ved et fastmassetal på 0,35, første år dog 262.500 kfm. Fastmassetallet kan svinge, og garantien går derfor alene på antallet af kubikmetre. Garantimængden for de enkelte delaftaler fremgår af kontraktudkastet og varierer meget fra delaftale til delaftale. Kørslen vil fortrinsvis ske inden for det geografiske område, delaftalen omfatter, men der vil også kunne forekomme transport af flis uden for delaftalens geografiske område. Det kan fx være til kunder med adresse i områder omfattet af andre delaftaler eller transport af flis fra skove beliggende i andre delaftalers geografiske områder til kunder både inden for og uden for det af kontrakten omfattede område. En Transportør har således ikke eneret på hverken skove eller kunder i det 5
geografiske område, hans delaftale omfatter, og Transportøren skal være villig til at påtage sig transportopgaver uden for delaftalens geografiske område. Det er muligt at byde på flere delaftaler, end tilbudsgiver har mulighed for eller ønske om at udføre. Denne mulighed gives for at øge konkurrencen på de enkelte delaftaler og for at øge tilbudsgivers mulighed for at få tildelt en kontrakt. Tilbudsgiver skal, hvis der bydes på mere end én delaftale og på mere end, hvad tilbudsgiver har mulighed for eller ønske om at udføre, i tilbudsskemaet anføre den maksimalt ønskede garantimængde i kfm flis pr. sæson (1. juli til 30. juni), som tilbudsgiver ønsker at få tildelt kontrakter på, samt en prioriteringsrækkefølge af de delaftaler tilbudsgiver har budt på, således at den delaftale, tilbudsgiver først og fremmest ønsker, prioriteres højest og så fremdeles. Såfremt tilbudsgiver vinder flere delaftaler end den anførte maksimale garantimængde, vil tilbudsgiver kun få tildelt kontrakter, der tilsammen ikke overstiger den maksimale garantimængde. Ved tildelingen vil ordregiver så vidt muligt tage hensyn til tilbudsgivers prioritering, men det vil være ordregiver, der endeligt afgør, hvilke vundne delaftaler inden for den maksimale garantimængde, tilbudsgiver tildeles. Dette vil ske ud fra, hvad der efter en samlet betragtning er mest fordelagtig for ordregiver. Ved bedømmelsen af, hvor mange delaftaler en tilbudsgiver kan overkomme, skal der tages højde for, at den Transportør, der indgås kontrakt med, vil være forpligtet til at køre en mængde svarende til garantimængden, og at Transportøren derudover kan forpligtes til at køre op til yderligere 50 % oven i garantimængden, såfremt ordregiver måtte ønske dette. Se nærmere herom i kontraktudkastets afsnit 5. Eksempel: Såfremt en tilbudsgiver anfører en maksimalt ønsket garantimængde på 60.000 kfm pr. sæson og byder på og vinder to delaftaler, fx delaftale 4 og 5, hvis samlede garantimængder overstiger de 60.000 kfm, og tilbudsgiver samtidigt giver højeste prioritet til delaftale 4, så vil ordregiver tildele delaftale 4 til tilbudsgiveren i henhold til dennes ønske, hvis dette ud fra en samlet betragtning er mest fordelagtigt for ordregiver, men vil også kunne vælge at tildele delaftale 5 til tilbudsgiveren. Tilbudsgiveren vil herefter være forpligtet til at indgå aftale om delaftale 5 og må acceptere, at delaftale 4 går til den tilbudsgiver, der afgav den næstlaveste pris. 1.3.2 Kontraktperioden Kontrakterne for delområde 1-2 og 4-8 gælder for perioden den 1. juli 2014 og løber til den 30. juni 2016, hvorefter de ophører uden yderligere varsel. Kontrakten for delområde 3 gælder for perioden 1. juli 2015 og løber til den 30. juni 2016, hvorefter den ophører uden yderligere varsel. 1.3.3 Optioner Ordregiver har option på at forlænge kontrakten i tre gange et år til uændrede priser, idet der dog sker prisregulering i henhold til kontraktens bestemmelser herom. Ordregiver kan med et skriftligt varsel til transportfirmaet på 3 måneder forlænge kontrakten for et år ad gangen. 6
1.4 1.4.1 Udbudsprocedure Ved et offentligt udbud kan alle interesserede tilbudsgivere afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal indgås kontrakt med. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af afsnittet Tildelingskriterium. 1.4.2 Udvælgelseskriterier 1.4.2.1 Den juridiske person Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Oplysningen skal angives i bilag 5. Tilbudsgiver skal her også give en kort beskrivelse af virksomheden. Det er tilladt at give denne beskrivelse i separat følgeskrivelse. I givet fald henvises i bilag 5 til den separate beskrivelse. 1.4.2.2 Tilbud afgivet af konsortium Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt Kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for Kontraktens opfyldelse. At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse en opgave, som ville have været for stor at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af opgaven er ikke et konsortium. I det omfang tilbudsgiver er et konsortium, skal de neden for angivne erklæringer og oplysninger under Betingelser for at deltage, Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed og Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Konsortiet skal samlet set kunne opfylde mindstekravene i udbudsbetingelserne. Oplysninger om konsortium skal afgives på bilag 6. 7
1.4.2.3 Anvendelse af underleverandører Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes. Angivelse skal ske i bilag 13. Der skal for hver underleverandør vedlægges attestation for, at underleverandøren står til rådighed for Kontraktens opfyldelse. Der skal benyttes den rådighedserklæring, der fremgår af bilag 14. De nedenfor angivne erklæringer og oplysninger skal ikke afleveres for underleverandører, da leverandøren er ansvarlig og hæfter for eventuelle underleverandørers arbejde. 1.4.2.4 Betingelser for at deltage Ordregiver vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomiske egnethed og tekniske egnethed. Tilbudsgivere, der er dømt for én eller flere af de former for kriminalitet, der er nævnt i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, eller som er omfattet af et eller flere af de forhold, der er nævnt i udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra a-c, vil blive udelukket fra udbudsforretningen. Tilbudsgiver skal derfor underskrive den i bilag 7 vedlagte tro og love-erklæring om udelukkelsesgrunde, hvormed det bekræftes, at tilbudsgiver ikke er dømt for eller omfattet af nogle af disse forhold. Herudover skal tilbudsgiver, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger, underskrive den i bilag 8 vedlagte tro og love-erklæring om gæld til det offentlige. Ordregiver kan efterfølgende kræve, at den tilbudsgiver, man ønsker at indgå aftale med, fremsender en fuld serviceattest udstedt af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen som yderligere dokumentation, inden Kontrakten underskrives. Serviceattesten må tidligst være udstedt 3 måneder før tilbudsfristens udløb. 1.4.2.5 Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed vedlægge følgende: 1. Erklæring om virksomhedens økonomiske nøgletal: Erklæringen omfatter nettoomsætning, resultat efter skat og egenkapital for de tre seneste disponible regnskabsår. Tallene skal kunne genfindes i virksomhedens årsregnskab. Ordregiver kan til enhver tid udbede sig virksomhedens årsregnskab for at kontrollere rigtigheden af de afgivne oplysninger. Tilbudsgiver skal mindst have en nettoomsætning på 1 mio. kr. i det senest disponible regnskabsår og mindst 1 mio. kr. i mindst ét af de to øvrige regnskabsår. 8
Tilbudsgiver skal som minimum have et positivt resultat efter skat i et af de tre seneste disponible regnskabsår. Tilbudsgiver skal som minimum have en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår. Oplysningerne skal afgives i bilag 9 (erklæring om virksomhedens økonomiske nøgletal). 2. Erklæring om ændringer i virksomhedens økonomiske situation: Erklæringen kan afgives af ejer, administrerende direktør, økonomichef eller af tilbudsgivers bank eller revisor under strafansvar efter Straffelovens 163. Erklæringen vil blive sammenholdt med de af virksomheden oplyste seneste regnskabstal fra Erklæring om virksomhedens økonomiske nøgletal og har til formål at give et samlet billede af virksomhedens aktuelle økonomiske situation. Erklæringen er vedlagt som bilag 10. Såfremt tilbudsgiver ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, skal tilbudsgiver søge sin økonomiske og finansielle egnethed godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. Tilbudsgiver skal i givet fald henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. 1.4.2.6 Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed vedlægge følgende: 1. Virksomhedens referencer: Der skal vedlægges mindst 1 og maksimalt 5 referencer for tilsvarende opgaver, som tilbudsgiver har udført inden for de seneste 3 år. Med tilsvarende menes økonomisk og mængdemæssigt betydelige transportopgaver med et ikke ubetydeligt element af logistikstyring. Referencelisten skal indeholde følgende oplysninger: Kort beskrivelse af opgaven. Kontaktperson og -kontaktoplysninger hos den virksomhed, opgaven er udført for. Kontraktperiode. Kontraktværdi i hele kontraktperioden. Oplysningerne skal afgives i bilag 11. Såfremt tilbudsgiver af gyldig grund, f.eks. at virksomheden er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation for referencer, skal tilbudsgiver søge sin tekniske kapacitet godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. I så fald skal tilbudsgiver også henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for at berigtige indholdet. 9
2. Beskrivelse af det materiel og tekniske udstyr, virksomheden råder over til at udføre opgaven: Der skal herunder foreligge en opgørelse over antal egnede forvogne, hængere og containere. Tilbudsgiver skal kunne redegøre for at råde over tilstrækkelig kapacitet. Underleverandørers kapacitet indgår ved vurderingen af, hvad der er tilstrækkelig kapacitet, og underleverandørers materiel skal derfor også anføres. Oplysningerne skal afgives i bilag 12 (materiel). 1.4.3 Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af det neden for angivne tildelingskriterium med henblik på at identificere det vindende tilbud. Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet laveste pris. Der skal gives en pris pr. kubikmeter flis, der skal transporteres. Prisen skal opgives pr. km inden for et antal afstandszoner for hver delaftale, der bydes på. Prisen for de enkelte zoner vil herefter blive vægtet med de vægte, der fremgår af tilbudsskemaet. Betydningen af tilbuddet kan illustreres på følgende måde: Hvis der fx bydes ind med 40 kr. i afstandszonen 31-40 km, vil Transportørens pris herefter være 40 kr. pr. kfm i alt for at transportere flisen, såfremt afstanden mellem læssested og aflæssested er mellem 31 og 40 km. Desuden skal der gives en pris pr. kfm flis for læsning fra flisdepot. Prisen på læsning fra depot omfatter alene den operation, der består i at flytte flisen fra jorden op i containeren, idet kørslen væk fra depotet afregnes efter de tilbudte km-priser. Laveste pris vil blive beregnet på følgende måde: Den tilbudte, gennemsnitlige, vægtede transportpris pr. kfm vil blive ganget med det garanterede antal kfm i den maksimalt 5-årige kontraktperiode (for delaftale 3 dog maksimalt 4-årige kontraktperiode) på en delaftale (dvs. for hele kontraktperioden plus de tre år, ordregiver har option på, men ikke behøver at benytte sig af). Den tilbudte pris pr. kfm på læsning fra depot vil blive ganget med det antal kfm, der forventes at skulle læsses i den maksimalt 5-årige kontraktperiode (for delaftale 3 dog maksimalt 4-årige kontraktperiode) på en delaftale (dvs. for hele kontraktperioden plus de tre år, ordregiver har option på, men ikke behøver at benytte sig af). Summen af disse to tal udgør herefter tilbudsprisen på en delaftale. I nedenstående skema er garantimængden i den maksimale kontraktperiode vist i kolonne 2, og i kolonne 3 ses, hvor mange kfm flis på hver enkelt delaftale der forventes at skulle læsses fra depot. 10
Det understreges, at fordelingen i praksis kan være helt anderledes. Den forventede fordeling skal alene bruges til at beregne tilbudsprisen. Garantimængde i kfm i alt Mængde i kfm fra depot Delaftale 1 Vendsyssel 150.000 45.000 Delaftale 2 Læsø 17.500 0 Delaftale 3 Thy 120.000 18.000 Delaftale 4 Vestjylland 220.000 44.000 Delaftale 5 Østjylland 205.000 41.000 Delaftale 6 Sønderjylland og 365.000 91.250 Fyn Delaftale 7 Sjælland, Lolland 200.000 60.000 og Falster Delaftale 8 - Bornholm 5.000 5.000 1.5 Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Endelig kontrakt indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt (bilag 1). 1.5.1 Tilbudsfrist m.v. Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest d. 28/4 2014 kl. 14:00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning, og vil blive returneret uåbnet. Tilbud skal sendes eller indleveres til: Naturstyrelsen, Driftscentret Gillelejevej 2 B 3230 Græsted Tilbud kan ikke sendes elektronisk. Tilbud mærkes: Tilbud på flistransport og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbud skal afleveres i 1 papireksemplar samt en elektronisk udgave (Cd-rom eller USB stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale. 11
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakterne er underskrevet. 1.5.2 Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning mv. Det fremsendte tilbud skal indeholde korrekt udfyldt tilbudsblanket (bilag 3) og bilag 4-14. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne tilbud i overensstemmelse med 12 i BEK nr. 712 af 15/06/2011. Indeholder det afleverede tilbud flere referencer end det anførte maksimum, forbeholder ordregiver sig ret til at tage kontakt til tilbudsgiver med henblik på fremsendelse af korrekt referenceliste inden for en af ordregiver fastsat kort tidsfrist. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter m.v., der måtte mangle i den originale papirudgave, men som forefindes i det øvrige materiale indleveret med tilbuddet, herunder i den elektroniske kopi. 1.5.3 Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk. 1.5.4 Kontraktgrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt jf. bilag 1. Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Det bemærkes, at de grundlæggende vilkår i udkastet til kontrakten ikke kan ændres. Tilbudsgivers standardvilkår eller branchespecifikke standardvilkår som fx NSAB (Nordisk Speditørforbunds Almindelige Betingelser) vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder, uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering m.v. vedlægger disse betingelser. 1.5.5 Underretning og standstill-periode Når ordregiver har identificeret det vindende tilbud, skal ordregiver underrette alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Underretningen sker samtidigt og vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen samt hvornår standstill-perioden udløber. 12
I henhold til Lov om håndhævelse af udbudsreglerne, lov nr. 492 af 12/05/2010 underskriver ordregiver først kontrakten med den / de valgte tilbudsgivere 10 dage efter, at underretningen er afsendt til samtlige tilbudsgivere pr. mail. Sendes underretningen pr. brev, er standstill-perioden 15 dage. Beregningen af standstill-perioden regnes fra dagen efter den dag, hvor underretningen er sendt til tilbudsgiverne. Kontrakten kan altså underskrives på 11. eller 16. dagen. Standstillperiodens frister opgøres i kalenderdage. Hvor fristen ender på en lørdag, søndag eller helligdag, forlænges fristen til førstkommende hverdag ved midnat. En klage får automatisk midlertidig opsættende virkning, når den er indgivet til Klagenævnet for Udbud inden standstill-periodens udløb, og der må således ikke underskrives kontrakt, før Klagenævnet har haft mulighed for at se på sagen. 1.5.6 Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet og herefter evt. gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. 1.5.7 Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmateriale vil ikke blive returneret til tilbudsgiver. 1.5.8 Alternative tilbud Det er ikke tilladt at afgive alternative tilbud. 1.5.9 Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Forbehold vedrørende den afgivne pris, fastsatte tidsfrister, tidsplaner mv. betragtes altid som væsentlige forbehold. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil kunne blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har dog ret til ikke at tage disse tilbud i betragtning. Eventuelle forbehold skal angives tydeligt i bilag 4. 13
1.6 Spørgsmål, rettelser og informationsmøde Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Der afholdes informations- og spørgemøde om udbudsmaterialet fredag d. 28/3 2014 kl. 11:00-13:00. Mødet afholdes hos Naturstyrelsen Odense, C.F. Tietgens Boulevard 40, 5220 Odense SØ i mødelokale C 1.08. Tilmelding skal ske på mail til Dennis Robertson på dro@nst.dk senest d. 24/3 2014 kl. 12 med angivelse af firmanavn samt antal deltagere. Spørgsmål bedes i videst muligt omfang fremsendt skriftligt inden mødets afholdelse. På mødet vil der være mulighed for at stille supplerende spørgsmål. Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår opgavens udførelse Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på adressen http://www.naturstyrelsen.dk/annonceringer/udbud/flistransport.htm Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 1.7 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængigt af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. 14
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 1.8 Forhandlingsforbud Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): "Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgivere bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. 1.9 Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: 3/3 2014 Afsendelse af udbudsbekendtgørelse 28/3 2014 kl. 11:00 Informationsmøde Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål, 14/4 2014 dog jf. punkt 1.6 28/4 2014 kl. 14:00 Tilbudsfrist 15
Uge 20 2014 Uge 21/22 2014 Forventet ordretildeling Stand still periode - 10 dage / 15 dage. Forventet kontraktindgåelse Kontraktens ikrafttræden: - Delaftale 1-2 og 4-8: 1/7 2014 - Delaftale 3: 1/7 2015 1.10 Bilagsliste Det samlede udbudsmateriale består af nærværende udbudsbetingelser samt følgende bilag: Bilag 1: Kontraktudkast. Bilag 2: Kravspecifikation. Bilag 3: Tilbudsblanket. Bilag 4: Eventuelle forbehold. Bilag 5: Generelle oplysninger. Bilag 6: Oplysninger om konsortium. Bilag 7: Tro og love-erklæring om udelukkelsesgrunde. Bilag 8: Tro og love-erklæring om gæld til det offentlige. Bilag 9: Erklæring om virksomhedens økonomiske nøgletal. Bilag 10: Erklæring om ændringer i virksomhedens økonomiske situation. Bilag 11: Virksomhedens referencer. Bilag 12: Materiel. Bilag 13: Underleverandører. Bilag 14: Rådighedserklæring. 16