Easytools Brugervejled ning
Indholdsfortegnelse Introduktion... 3 Hovedmenuen...3 Skemamenuen... 5 Klik på en skemabrik...5 Før fravær...5 Find ledigt lokale til lektionen...5 Aflys lektionen...5 Send SMS til hold...5 Opret lektiebesked...6 Ret lektiebesked... 6 Opret generel besked...6 Ret generel besked...6 Beskeder uden tilknytning... 6 Protokolføringen... 7 Avanceret registrering...8 Simpel registrering...9 Markering af skolehjemselever...9 Før fravær... 10 Sygemelding for studerende... 11 Fraværsføring påkrævet for lærer... 11 Fraværsoversigter... 12 Find synderne... 12 Rapporter... 14 Rapport Stud. Protokol... 15 Rapport Hold protokol... 15 Rapport Holdliste... 15 Rapport Holdfravær... 16 Protokolført, underviser... 16 Ikke protokolførte lektioner... 16 Lektienoter... 16 Rapport - SMS er afsendt i indeværende måned... 16 Rapport SMS er afsendt indenfor defineret periode... 17 Massebesked... 17 Beskedoversigt... 18 Mobilløsning... 19 1
Registrering af mobilnummer... 19 Afsende SMS... 20 Sygemelding via SMS... 20 Skema via SMS... 21 Vis karakter... 21 2
Introduktion itai Easytools er en pakke af netbaserede værktøjer, der bl.a. indeholder visning af det aktuelle skema for studerende og lærere, opslag på lokaler og forskellige fraværsvisninger. itai Easytools bringer også den mest effektive kommunikationsform på banen i form af advisering via SMS. Specielt advisering, når en studerende modtager en fraværsregistrering, er en motiverende faktor for at møde til undervisningen. Skemavisningen er omdrejningspunktet og den direkte adgang til information om tid og sted for undervisning. Både for lærere og studerende. De studerende kan se deres eget skema, deres karakterer samt skema for andre studerende, hold og lærere. Hovedmenuen Menuen giver adgang til alle områder i systemet. Via Søg info kan du fremsøge skema for kolleger, studerende eller hold. Via en kollegas skema kan du bl.a. føre fravær på vegne af denne. Under Vis fravær er der adgang til fraværsoversigter for studerende, som f.eks. kan fremsøges for et givent hold, eller via kontaktlærer. Før fravær anvendes typisk af administrationen til at føre fravær på en studerende. Find synderne anvendes til at fremsøge studerende med fravær, der overstiger en grænse, som du definerer. Under Lokale kan du se, på hvilke lektioner et givent lokale er skemalagt i en valgt uge. Der vises ligeledes detaljeret information om det enkelte lokale. Via Aflys lektion kan man aflyse en given lektion (kan også ske via skemabrik under Mit skema ).
Under Rapporter finder du forskellige rapporter, der kan ses på skærmen, gemmes som pdf eller behandles i regneark. Massebesked anvendes til at sende beskeder til flere hold på én gang. Beskeder kan enten sendes som SMS eller som interne Easytools beskeder. Klik på Mit skema, og du returnerer til udgangspunktet. Menupunktet Administration er kun tilgængeligt for itai Easytools administrator på din skole. 4
Skemamenuen Klik på en skemabrik Når du klikker på en skemabrik, får du en menu, der kan indeholde nedenstående punkter. Før fravær Når du står i klassen foran de studerende, er dette den direkte vej til den elektroniske protokol. Find ledigt lokale til lektionen På en enkel måde kan du se de lokaler, der ikke er skemalagt i tidsrummet for den valgte lektion. Er et ønsket lokale ikke skemalagt, benyttes den normale reservationsrutine på skolen. Aflys lektionen Her kan du aflyse en lektion, og skrive en besked til de studerende, som vises på skemabrikken. Aflyste lektioner vises med rød i skemaet. Funktionen er kun tilgængelig, hvis skolen har aktiveret den. Hvis skolen har aktiveret mobilløsningen, kan de studerende adviseres med en SMS, når en lektion aflyses. Send SMS til hold Hvis din skole har aktiveret mobilløsningen, er det muligt at sende en SMS til alle studerende på holdet for den valgte lektion. Jeres Easytools administrator kan have oprettet en række skabeloner, som du kan tage udgangspunkt i. 5
Opret lektiebesked Hvis din skole har aktiveret funktionen, er det muligt at notere lektier til den enkelte lektion. Beskeden synliggøres med et info-ikon på skemabrikken, og informationen indgår også i de studerendes lektieagenda, som giver dem et samlet overblik over alle lektier. Man kan både skrive beskeder for sig selv og for sine kolleger. Ret lektiebesked Når en lektiebesked er oprettet, ændres menupunktet på skemamenuen til Ret lektiebesked. Klik på menupunktet for at åbne beskeden. Beskeden kan slettes, eller der kan ændres i indholdet. Klik Gem for at gemme ændringen. Opret generel besked Hvis din skole har aktiveret funktionen, er det muligt at tilføje en generel besked på den enkelte skemabrik. Informationen synliggøres med et info-ikon. Man kan både skrive beskeder for sig selv og for sine kolleger. Ret generel besked Når en generel besked er oprettet, ændres menupunktet på skemamenuen til Ret generel besked. Klik på menupunktet for at åbne beskeden. Beskeden kan slettes, eller der kan ændres i indholdet. Klik Gem for at gemme ændringen. Beskeder uden tilknytning Ved visse ændringer af lektioner i EASY-A / Flex slettes den gamle lektion, og der oprettes en ny med et nyt ID. Når dette sker, kan Easytools ikke længere se, hvilken lektion en besked (lektiebesked, generel besked, SMS-besked) tilhører. Underviseren vil i disse tilfælde få følgende besked, når der logges ind: 6
Beskeden vil fremkomme ved hvert login, så længe der er beskeder, der ikke er tilknyttet en lektion. Klik OK og klik derefter på ikonet for skematilknytning: 1. Vælg den besked der skal behandles 2. Vælg den lektion som beskeden skal tilknyttes 3. Klip på Gem tilknytninger eller Slet de valgte beskeder 3 1 2 Protokolføringen Den elektroniske protokol erstatter tidligere papirprotokoller, så elevadministrationen ikke skal indskrive data i EASY-A manuelt. Registreringer på de enkelte lektioner gemmes i EASY-A, og præsenteres i detaljerede fraværsoversigter her i itai Easytools. Der er 2 forskellige protokolvisninger: simpel og avanceret. Der skiftes mellem de 2 visninger via linket i øverste højre hjørne. Er du i avanceret visning, står der 7
Brug simpel registrering. Er du i simpel visning, står der Brug avanceret registrering. Du kan vælge hvilken visning, du ønsker at anvende som standard ved at klikke på knappen Vælg. Knappen vises kun på den visning, du ikke pt. har som standard. Ved forsøg på at registrere fravær på en lektion, der ligger efter dags dato, modtager brugeren en advarsel om, at man skal til at føre fravær frem i tiden. Der klikkes OK for at fortsætte. Avanceret registrering I avanceret registrering registreres fraværet for en enkelt lektion ad gangen. For hver enkelt studerende markeres fraværet under den ønskede fraværstype. Ved For sent angives desuden, hvor mange minutter eleven er kommet for sent. Når markeringen er sat, kan der skrives en note ved at klikke på blyanten. Tryk Gem for at registrere fraværet. Hvis der er flere ens lektioner efter hinanden, kan knappen Næste lektion / Forrige lektion i bunden af skærmbilledet anvendes til at bladre mellem lektionerne. Hvis alle de studerende er til stede, klikkes på Gem for at markere at der er ført protokol. Slet registrering er kun tilgængelig, hvis skolen har aktiveret denne mulighed. Er funktionen tilgængelig, kan fraværet slettes x antal dage tilbage i tid alt efter skolens 8
politik. Tiden tæller fra det tidspunkt, du har registreret fraværet på den enkelte studerende. Benytter din skole f.eks. kun fraværstypen Ikke godkendt fravær, kan de andre fraværstyper slås fra af skolens Easytools administrator. Når en studerende registreres fraværende, kan der automatisk sendes en SMS til den studerende, om at skolen har registreret fraværet. Den studerende modtager kun påmindelsen ved den første registrering den pågældende dag. Simpel registrering I simpel registrering kan fraværet registreres for en, flere eller alle lektioner ad gangen. Der anvendes enten godkendt eller ikke godkendt som fraværstype på samtlige registreringer. Det er kun muligt at anvende simpel registrering, hvis skolen har aktiveret denne funktion. Markering af skolehjemselever I alle oversigter over studerende er skolehjemselever markeret med (SKH) efter den studerendes navn. I søgninger, hvor navn anvendes (Søg info, Vis fravær, Før fravær), kan (SKH) anvendes som søgeparameter i efternavn. 9
Før fravær Via menupunktet Før fravær er der mulighed for at føre en studerende fraværende for en hel dag eller på valgte lektioner. Denne funktion kan f.eks. bruges af administrationen, i stedet for at føre fravær direkte i EASY-A. Der er mulighed for opslag via fornavn, efternavn eller CPR-nummer Når en eller flere lektioner er markeret, kan der angives en note ved klik på blyanten. Fraværsnoter kan udskrives på listeform, hvis man fremsøger en studerende via fanebladet Vis fravær. 10
Sygemelding for studerende De studerende kan selv melde sig syge ved på sygedagen at gå ind i systemet og klikke på termometer ikonet Sygemeld i dag. Sygemeldingen omsættes til fraværsregistreringer på alle dagens lektioner, og der skrives en note herom på fraværet med teksten Den studerende har sygemeldt sig selv. Skolen kan indstille i hvilket tidsrum, de studerende kan sygemelde sig. F.eks. indtil kl. 9.00. Funktionen er også tilgængelig for den studerende i mobilversionen og eleven kan desuden sygemelde sig via SMS. Fraværsføring påkrævet for lærer Hvis skolen i administrationsmodulet har markeret Fraværsregistrering er påkrævet, vil lektioner, der skemamæssigt burde være afholdt, fremstå med en gul markering, hvis der ikke er ført protokol. I Mit skema kan ses en protokoloversigt over de skemalagte lektioner på månedsbasis. Her kan man hurtigt se, om der er ført protokol for alle lektioner. Klik på ikonet i øverste højre hjørne for at se protokoloversigten. 11
Fraværsoversigter De studerendes fravær kan fremsøges via funktionerne Vis fravær og Find synderne. Vis fravær anvendes, når man ønsker at se fraværet for udvalgte studerende. Find synderne anvendes til at fremsøge studerende, der har overskredet en angivet fraværstærskel. Find synderne Sådan gør du 1. Afgræns evt. søgning til en bestemt lokation, et ansvarsområde eller en afdeling. 2. Angiv et datointerval. Indeværende semester / skoleår vil være forudfyldt. 3. Søg blandt alle fag eller på et bestemt fag. 4. Angiv evt. holdnavn eller dele heraf. Det vil af oversigten fremgå, hvilke hold der indgår i søgningen. 5. Angiv den tærskelværdi der skal søges efter, og vælg om det er procent, lektioner eller minutter. 6. Vælg hvilke studerende der skal medtages i søgningen: a. Alle studerende for de uddannelser, der benytter itai Easytools (er valgt som standard). b. Kun de studerende du selv underviser. c. Kun de studerende du er kontaktlærer for. Oversigten over de fremsøgte studerende kan sorteres ved at klikke på overskrifterne for kolonnerne. 12
Der vises 20 linier pr. side. Der kan bladres i siderne via pilene eller der kan vælges en specifik side. Ved at klikke på en studerende fås detaljerede oplysninger om vedkommendes fravær samt fordelingen af fraværet via linkene Fremmødeskema og Fraværsfordeling. Fraværsoversigt viser i skemaform, i hvilke lektioner den studerende har været fraværende de lektioner der er markeret med rødt. Der kan vælges, fra hvilken uge fraværet skal vises, og hvor mange uger der skal vises i oversigten. 13
Fraværsoversigten viser, hvordan fraværet fordeler sig på ugedage og lektioner, og kan bl.a. vise om der er systematik i fraværet. Oversigten kan afgrænses med datointerval og fag. De studerende har kun mulighed for at se de aktuelle fraværsprocenter, antal lektioner samt fremmødeoversigten. Rapporter Med rapportmodulet er der adgang til mere avancerede og krævende rapporter, som efterfølgende kan udskrives eller eksporteres til PDF eller regneark til videre bearbejdning. Der er en række standardrapporter, som alle skoler har adgang til. Derudover kan skolerne få designet specielle rapporter, som kun den enkelte skole har adgang til. Der vil til de enkelte rapporter være forskellige kriterier, der skal indtastes som udtrækskriterier. Når disse er valgt klikkes på knappen Generer rapport. 14
I rapportens værktøjslinje er der adgang til at: bladre i siderne vælge størrelsesforhold søge i teksten eksportere rapporten til excel-, pdf-eller word-format udskrive rapporten Rapport Stud. Protokol Rapporten viser protokollen for en enkelt studerende for den valgte periode. Rapport Hold protokol Rapporten viser protokollen for et hold for den valgte periode. Der er sideskift mellem hver studerende. Rapport Holdliste Holdlisten er en fleksibel liste, hvor man selv kan tilpasse en del af indholdet. Angiv holdnavn eller dele heraf og vælg mellem de hold der vises på listen. Listen vil altid indeholde elevernes for- og efternavn, men derudover kan du vælge om følgende oplysninger skal med på listen: billede mobilnummer adresse 1-15 ekstra tomme kolonner 15
Rapport Holdfravær Rapporten Holdfravær viser det ugentlige fravær i antal lektioner for elever på et hold for et halvt år ad gangen. Den afgrænses med hold (Angiv hele holdnavnet eller dele heraf og vælg mellem de hold der vises på listen) eller 2. halvår Fraværstype (alle, godkendt, ikke godkendt, for sent) Vis statistik - hvis feltet markeres vises nederst en linie med sum og en linie med det gennemsnitlige antal lektioner holdet har været fraværende pr. uge. Vis cpr. - hvis feltet markeres vises eleverne cpr.nr. Protokolført, underviser Rapporten viser alle lektioner for en underviser for et valgt tidsrum med angivelse af om der er ført protokol for lektionen og hvem der gjort det (initialer) Ikke protokolførte lektioner Rapporten viser hvilke lektioner der endnu ikke er ført protokol for et valgt tidsrum. Lektienoter Rapporten viser de lektienoter, der er angivet på et hold for en given periode. Rapport - SMS er afsendt i indeværende måned Rapporten viser hvor mange sms er der er afsendt pr. dag i indeværende måned og inden for hvilke kategorier de er anvendt. Rapporten indeholder følgende kolonner: Dato Beskeder: Antal beskeder (SMS + massebeskeder) der er afsendt Modt: Antal SMS'er der er registreret modtaget fra teleselskabet EjBekr: Antal SMS'er er ikke er bekræftet modtaget fra teleselskabet Fejl: Antal SMS'er der er fejlet. F.eks. på grund af forkeret mobilnr. Af: Antal SMS'er afsendt vedr. aflysning af lektioner Fr: Antal SMS'er afsendt vedr. første fraværsregistrering Pe: Antal SMS'er afsendt til enkelt elever Ho: Antal SMS'er afsendt som holdbeskeder Ma: Antal SMS'er afsendt som massebesked Sk: Antal SMS'er afsendt med skema for dags dato SY: Antal SMS'er afsendt som bekræftelse på sygemelding An: Andre SMS'er 16
Rapport SMS er afsendt indenfor defineret periode Rapporten viser hvor mange sms er der er afsendt pr. dag i den valgte periode og inden for hvilke kategorier de er anvendt. Rapporten indeholder samme kolonner som rapporten SMS er afsendt i indeværende måned. Massebesked Med massebeskeder kan der dels sendes SMS'er til flere hold på én gang, og dels sendes interne beskeder til de studerende. Modtagere af massebeskeden kan vælges ud fra lokation, ansvarsområde, afdeling, fag, skolehjemsstuderende, de studerende man underviser, eller de studerende man er kontaktlærer for. Når afgrænsning er foretaget klikkes på Udfør søgning. Herefter vises nederst hvilke elever massebeskeden sendes til. Som standard sendes til alle elever, der matcher filtreringen, men man kan fravælge at sende til enkelte elever på listen. Nu kan kan beskeden skrives. Når beskeden er skrevet, vælges om den skal sendes som SMS, eller om der skal oprettes en Easytoolsbesked. 17
Hvis beskeden sendes som SMS, vil de studerende, der er tilmeldt med et mobilnummer, modtage SMS'en samt kunne se den i deres beskedoversigt. Øvrige studerende vil kunne se beskeden i deres beskedoversigt. Hvis beskeden sendes som Easytoolsbesked, vil de studerende kunne se den i deres beskedoversigt. Beskedoversigt Beskedoversigten vises ved siden af den studerendes skema - også når man som medarbejder ser en studerendes skema. Når musen holdes over en besked vises hele teksten i beskeden, og når man klikker på en besked åbnes en oversigt over alle beskeder, som den pågældende elev har modtaget. Der vises følgende beskeder: Massebesked afsendt som SMS Massebesked afsendt som Easytoolsbesked SMS sendt til den enkelte studerende 18
Mobilløsning Med Mobilløsning kan itai Easytools anvendes af både lærere og studerende fra mobiltelefoner med adgang til internettet. Adgangen foregår via siden http://mobil.eaytools.dk. Her logger man sig på eller anmoder om password, hvis man ikke har et i forvejen eller har glemt det. Password sendes med det samme til brugeren i en SMS. Der er følgende funktioner til rådighed: Lærere Visning af skema Se detaljerede informationer om en lektion Registrering af fravær Studerende Visning af skema Se detaljerede informationer om en lektion Sygemelding Oprette besked Sende SMS til hold Detaljerede informationer om en lektion vises ved at klikke på skemabrikken. Registrering af fravær foregår ved at klikke på en skemabrik og klikke på Før fravær. Der vises en oversigt over studerende med fotos. Studerende der er fraværende markeres, og der klikkes på Før fravær. Oprette besked: Vælg om det er en generel besked eller en lektiebesked. Indtast beskeden i tekstboksen og klik på Gem besked. Sende SMS til hold: Indtast teksten i tekstboksen og klik på Send besked. Registrering af mobilnummer For at kunne anvende mobilløsningen skal man registrere sit mobilnummer under Mit skema. Danmark er som standard valgt som land, men ved udenlandske mobilnumre vælges først land. Herefter angives mobilnummeret, og der klikkes på Registrer. Når man har registreret sit mobilnummer, modtager man en SMS med oplysning om mulighed for adgang via mobiltelefon samt adgangskode. En ny adgangskode kan desuden bestilles via mobil-siden. 19
Afsende SMS SMS er kan afsendes på følgende måder: Når en studerende registreres fraværende, afsendes der automatisk en SMS til den studerende herom. Der sendes kun en SMS ved den første fraværsregistrering den pågældende dag. Funktionen kan slås til/fra i administrationsmodulet. Fra en lærers skemabrik kan der sendes en SMS til hele holdet. Dvs. til de studerende på holdet, som har tilmeldt sig SMS-tjenesten. Fra Vis fravær kan der sendes en SMS-besked til den enkelte studerende. Ved aflysning af en lektion kan der sendes en SMS til de studerende på holdet. Der er udfyldt en standardtekst om hvilken lektion, der aflyses. Teksten kan suppleres med valgfri tekst. Via Massebesked kan der sendes SMS-beskeder afgrænset ud fra lokation, ansvarsområde, afdeling, fag, skolehjemsstuderende, de studerende man underviser, eller de studerende man er kontaktlærer for. Sygemelding via SMS Elever kan sygemelde sig ved at sende en SMS til 1204 med teksten Syg. Beskeden koster almindelig SMS-takst. Som svar på dette modtager eleven en bekræftelse på SMS med teksten: Du er nu sygemeldt for i dag. Sygemeldingen registreres i Easytools med en note med teksten: Eleven har sygemeldt sig selv via SMS. Skolen angiver under fanebladet Administration inden for hvilket tidsrum eleverne kan sygemelde sig. F.eks. inden kl. 9:00. Skolen skal under Administration angive om funktionen skal kunne benyttes ved afkrydsning af feltet "Tillad sygemelding via SMS" En forudsætning for at kunne benytte denne funktion er, at eleven / læreren har angivet sit mobilnr. i Easytools. Annoncerer du funktionen med bestillingen af sygemelding via SMS, skal du være opmærksom på, at teksten Det koster almindelige SMS-takst skal stå sammen med telefonummer og kode. Eksempelvis Meld dig syg via SMS ved at sende en SMS til 1204 med teksten Syg. Det koster almindelig SMS-takst. Overholdes reglen ikke, kan Telebranchens kontroludvalg udskrive en bøde. 20
Skema via SMS Elever og lærere kan rekvirere dagens skema ved at sende en SMS til 1204 med teksten Skema. Beskeden koster almindelig SMS-takst Man modtager herefter en SMS med dagens skema som f.eks. kunne se således ud: Skema for 27-04-2012 08:15-09:15 Dansk 09:20-10:20 Dansk 10:30-11:30 Biologi 12:00-13:00 Biologi 13:10-14:10 Samfundsfag 14:15-15:15 Samfundsfag En forudsætning for at kunne benytte denne funktion er, at eleven / læreren har angivet sit mobilnr. i Easytools. Skolen skal under Administration angive om funktionen skal kunne benyttes ved afkrydsning af feltet "Tillad bestilling af skema via SMS". Annoncerer du funktionen med bestillingen af skema via SMS, skal du være opmærksom på, at teksten Det koster almindelige SMS-takst skal stå sammen med telefonummer kode. Ekspempelvis Få dit skema via SMS ved at sende en SMS til 1204 med teksten Skema. Det koster almindelig SMS-takst. Overholdes reglen ikke, kan Telebranchens kontroludvalg udskrive en bøde. Vis karakter Karakterer vises for de studerende på et særskilt faneblad. Lærerne kan se karaktererne via den studerendes skema, som findes under fanebladet Søg info. I søgeresultatet vil der dels være link til skemaet og dels til karakterer. Skolen angiver på administrationssiden, om funktionen skal være tilgængelig. 21