Netpublikationer på minutter - en introduktion til NetPub IT- og Telestyrelsen Februar 2003
Baggrund * Læs mere om WAI på http://www.w3.org/wai/ about.html IT- og Telestyrelsen har i samarbejde med virksomheden Value Soft udviklet et værktøj kaldet NetPub. Dette værktøj sætter brugeren i stand til at skabe netpublikationer ud fra Word- og PDFdokumenter. Disse netpublikationer skabes hurtigt og uden at man skal have kendskab til html. Det sker online via internettet, og der er sikkerhed for, at resultatet lever op til alle retningslinier i statens standard for netpublikationer. Demokrati og information for alle Man undervurderer ofte hvor mange mennesker, der i større eller mindre grad er afskåret fra at anvende traditionel (offentlig) information, herunder statslige publikationer. Det drejer sig ikke blot om cirka 12.000 blinde og svagtsynede, men også om cirka 250.000-500.000 læsehandicappede i alle aldre. Publikationerne udgør ofte en vigtig del af beslutningsgrundlaget i den offentlige forvaltning og politiske proces, og selv den smalleste statslige publikation bør derfor være tilgængelig for alle borgere. NetPub tager både behørigt hensyn til brugere med funktionsnedsættelse, samtidig med, at publikationerne i langt de fleste tilfælde også vil være lettere at anvende for andre. USA, EU og Danmark I USA har man længe haft fokus på dette forhold, og har derfor indført U.S. Section 508 Guidelines, som har mange af de samme tilgængelighedskrav som WAI* stiller. Disse retningslinier gælder, i USA, for både offentlige såvel som private organisationer. EU har indført WAI* som standard for alle offentlige hjemmesider og publikationer. Allerede i slutningen af 90 erne fik de danske myndigheder øjnene op for disse forhold. For at sikre den bredest mulige tilgængelighed har IT- og Telestyrelsen på grundlag af WAI* udarbejdet en standard for, hvordan elektroniske publikationer skal kodes og bygges op. Denne standard sikrer også, at publikationerne er fremtidssikret. Hvem er omfattet? Som udgangspunkt skal alle publikationer fra ministerier, departementer, styrelser og direktorater publiceres elektronisk i overensstemmelse med denne standard ifølge en regeringsbeslutning fra 1996: For at fremme tilgængeligheden og effektivisere distributionen af offentligt informationsmateriale skal nye publikationer udgivet af ministerier og styrelser fra 1997 offentliggøres elektronisk parallelt med papirudgaven. (Initiativ 1.5: Offentlig information på internettet). Dette gælder uanset publikationernes omfang og målgrupper. Pligten omfatter også publikationer, som er udgivet på cd-rom og disketter. Om IT- og Telestyrelsen og samarbejdet IT- og Telestyrelsen har som hovedopgave at udvikle og gennemføre initiativer inden for de centrale områder af regeringens it-politiske strategi. En strategi, der har til formål at sikre optimale it- og telemæssige rammer og forudsætninger for, at borgere, virksomheder og den offentlige sektor kan realisere netværkssamfundet. Value Soft er et dansk softwarehus med domicil i København, der har den nødvendige kompetence indenfor publicering, konvertering og automatisering. Parterne har besluttet i fællesskab, på eksklusiv basis, at etablere og udbygge NetPub centralt, således at den let og rentabelt, via internettet, kan benyttes af den offentlige sektor, som IT- og Telestyrelsen i øvrigt betjener og rådgiver. 2
Om NetPub NetPub gør det muligt at lave en netpublikation uden at have nogen kompetence indenfor området. - Kan man benytte sig af Word, kan man også betjene sig af NetPub. Sådan arbejder NetPub Programmet kører på en webserver og kan betjenes af alle via en normal internetforbindelse. Man skal altså ikke installere programmet på sin egen computer, men kan blot gå ind på www.netpub.dk og konvertere sine dokumenter til netpublikationer. De automatiske fordele: Forsidebillede. Konverterer dokumentet til html. Renser kode ifølge W3Cs standard. Indsætter korrekte Metadata i koden. Pligtaflevering. NetPub er en blanding af automatiske og manuelle processer. Statens standard for netpublikationer kræver for eksempel, at der er alternative billedtekster på alle billeder i en publikation. Disse tekster er en kort objektiv beskrivelse af det enkelte billede og denne funktion kan kun udføres af brugeren af NetPub. NetPub har blot gjort det let, hurtigt og ubesværet at overholde denne del af standarden. Indsætter billeder. Indsætter brugerens billedtekster. Opretter filstruktur. Genererer forside og kapitler. Genererer kolofon. Indsætter design og navigation. Genererer klikbar indholdsfortegnelse. 3
Fra Word- eller PDF-fil til netpublikation 4
Andre fordele Da NetPub er etableret som en central løsning og ikke skal installeres hos hver offentlig instans, er omkostningerne helt i bund. Men besparelser er ikke det eneste, der er værd at lægge mærke til. Her er nogle andre fordele: Slut med tidskrævende pligtaflevering! NetPub gør pligtaflevering til en bagatel, der ordnes ved tryk på en knap. Systemet er i direkte kontakt med Det Kongelige Bibliotek og danmark.dk s netboghandel og sørger selv for at afstemme oplysningerne på en ny publikation. Garanti for korrekte publikationer. Når statens standard bliver ændret, opdateres NetPub, sådan at dine publikationer løbende vil overholde statens standarder. Logistikken er klaret. Med NetPub uploader man den, for opgaven, relevante fil. Hvad enten man vælger at færdiggøre opgaven selv eller betale sig fra det, er logistikken klaret. Hvis man selv bruger lidt tid på at færdiggøre netpublikationen så spares den efterfølgende korrekturlæsning - hvorfor ikke læse korrektur, mens man laver netpublikationen? Fuld kontrol. Med NetPub som værktøj kan man uden speciel programmeringsviden hurtigt skabe den perfekte publikation, samtidigt med at man har fuld kontrol over processen og kender alle omkostninger fra starten - formler, tabeller og andet fordyrer ikke pludseligt produktionen. Høj hastighed. Fra tanke til handling: Nu kan man arbejde på alle tider af døgnet overalt på jorden via en browser. Skal noget på nettet hurtigt for eksempel før et pressemøde eller andet, så er det blot et spørgsmål om at bruge den smule tid, der skal til at lægge resultatet på hjemmesiden. uheldige fejl, det kan være en alt-tekst, der mangler på et billede, eller en htmlkode der ikke er korrekt. Nu skabes publikationen via et system og en proces, hvor menneskelige forglemmelser ikke er mulige - alt bliver ensartet og korrekt. Bedre borgerservice. Det er muligt at tilføre sin netpublikation ekstra funktionalitet. For eksempel tilbyder NetPub også en mulighed for at medtage en flot 1:1 konvertering (dette kan også direkte bruges til PowerPoint og Excelfiler), efterhånden som ny teknologi kommer til og behovene opstår, vil systemet blive udbygget med den ønskede funktionalitet. Fra Word til PDF. Via NetPub kan en Word-fil direkte omdannes til en netpublikation, samtidig skabes der en PDF-fil, hvorfra man kan vælge at trykke eller printe en papirudgave. Tidsbesparelser. Procedure og workflow omkring publikationsfremstilling kan være svært at få harmoniseret i en stor organisation. Ved implementering af NetPub i organisationen opnås samtidigt et godt fundament til at ensrette sin publikationsfremstilling og hele logistikken omkring denne. Print-on-demand. Når man tilbyder borgerne fuldt tilgængelige publikationer via internettet, kan man spare på det trykte materiale. Man skal blot sikre sig at materialet på nettet lever op til retningslinierne, før man er sikker på, at alle kan være med. Når det er på plads, er der ofte meget sparet ved at skifte til en print-on-demand løsning. Kvaliteten altid I top. I de fleste håndlavede publikationer er der i dag 5
Priser Da NetPub er en central løsning for hele den offentlige sektor er det meget overkommeligt at komme i gang med at bruge systemet. Intet forbrug - ingen udgift Der er ingen løbende udgifter til licenser, opgraderinger og support. Der betales et engangsbeløb til oprettelsen i systemet, derefter betales for det reelle forbrug. Etableringspris: DKK 14.000 Forbrug: DKK 25 pr. side Tillæg ved håndtering: DKK 10 pr. side I nedenstående beregningseksempel vises besparelsen over 3 år ved forskellige forbrugsmængder. Eksemplet er beregnet ud fra en af de billigste priser på markedet, nemlig DKK 52 /pr. side. Denne pris er sammenlignet med NetPub s pris til forbrug og opstartsgebyr. Ressourcer Udover etableringsgebyr og det løbende forbrug skal der påregnes lidt tid til oplæring af den/de personer i virksomheden, der skal bruge NetPub. Disse personer skal naturligvis have adgang til internettet. Tidsforbruget de skal beregne til at lave en netpublikation er forskelligt alt efter publikationens natur. Nedenfor ses gennemsnitlige tal for tidsforbruget. * Estimeringen er baseret på tests Estimeret tidsforbrug* : 100 sider på 15 minutter Enkeltspaltede publikationer med få visuelle virkemidler 6
Estimeret tidsforbrug* : 100 sider på 30 minutter Flerspaltede publikationer med mange visuelle virkemidler Estimeret tidsforbrug* : 10 sider på 30 minutter Aviser og foldere med mange spalter og meget design 7
Kom i gang Der er ikke langt fra beslutningen er taget til du kan gå i gang. Ring til IT- og Telestyrelsen og bed om et opstartsmøde. Her er en oversigt over de ting, der skal klares i forbindelse med opstarten. 1. Aftalen oprettes Kontrakten sikrer og beskriver følgende ydelser: Implementering af et eget design. Oprettelse af standardoplysninger. Fri adgang til NetPub 24 timer i døgnet. Fri hotline og support. Op til 5 brugerprofiler. Oplæring inklusiv manual til systemet. 2. Implementering af design Såfremt der allerede er et publikationsdesign, implementeres dette i NetPub. Har i ikke noget design laver Value Soft et i samråd med jer - dette er inkluderet i opstartsydelsen. Alle standardoplysninger omkring organisationen registreres i NetPubs database og der oprettes brugere i systemet. 3. Der sættes en dag af til undervisning af medarbejdere De medarbejdere der får berøring med systemet bliver inviteret til en dag med grundig introduktion til NetPub. Undervisningsdagen ser ud som følger: Introduktion og baggrund. Trinvis og grundig demonstration af NetPub. Pause. Gennemgang af manual. Praksis - Deltagerne skaber selv 3-4 netpublikationer hver. Spørgsmål - afslutning. 4. Fri hotline og support I aftalen er inkluderet fri hotline og support. Mellem 9.00 og 16.00 på alle hverdage er det muligt at ringe og få svar på spørgsmål med det samme. Kontakt IT- og Telestyrelsen Holsteinsgade 63 2100 København Ø. Att.: Giri Raman E-Mail: gr@itst.dk Telefon: 33 379 274 Kontakt angående: Generel information. Demo og informationsmøde. Spørgsmål til retningslinierne. Value Soft ApS Nørre Farimagsgade 62 1364 København K. Att.: Claus Levin Sepstrup E-mail: info@valuesoft.dk Telefon: 70 230 230 Kontakt angående: Etablering af aftale. Oprettelse i system. Hotline og Support. 8